CIRCULAR 25 DE 2022
(octubre 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Servidores Públicos y contratistas de la Defensoría del Pueblo |
| De: | Secretario General |
| Referencia: | Directrices para legalización de comisiones y autorizaciones de desplazamiento - pago de viáticos y gastos de viaje. |
Respetuoso saludo,
Por medio del artículo décimo segundo de la Resolución No. 1330 de 2020, el Defensor del Pueblo delegó en el Secretario General de la Defensoría del Pueblo la función de “[...] autorizar y ordenar el gasto y reconocer el pago de viáticos, gastos de viaje y avances de los mismos para tos funcionarios de los Niveles Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial de la planta de personal de la Defensoría del Pueblo y ordenar el gasto y pago de desplazamientos, transporte y avances de los mismos para los contratistas de prestación de servicios de la Entidad, siempre y cuando en el respectivo contrato se hubiere estipulado esta condición, previo visto bueno del respectivo supervisor del mismo y cumplimiento de los trámites internos”.
Con base en la citada prescripción, se expidió, aprobó y publicó el denominado "INSTRUCTIVO SOBRE LINEAMIENTOS PARA SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO”, Código: AD-102, Versión:03; documento que se encuentra vigente y tiene por objetivo ofrecer a los funcionarios y contratistas de la Defensoría del Pueblo una herramienta que oriente los procedimientos inherentes a la adecuada operación de las comisiones y autorizaciones de desplazamiento que se requieren para garantizar la buena marcha de la entidad y la correcta prestación de los servicios a su cargo.
En virtud de lo anterior, La Secretaría General requiere a los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo y a los contratistas a dar debido y oportuno cumplimiento a los lineamientos establecidos en el referido instructivo, dando observancia y aplicación a los parámetros que se indican a continuación:
1. Directriz transitoria para las solicitudes de legalización radicadas en el aplicativo de solicitud de comisión en línea con anterioridad al 11 de octubre de 2022:
Se ha ordenado y realizado la verificación por parte de la Subdirección Financiera de las comisiones en proceso de legalización, encontrándose como resultado que, a la fecha, en el aplicativo de solicitud de comisión en línea reposa un número considerable de comisiones y autorizaciones de desplazamiento pendientes de culminar su proceso de legalización, razón por la cual es preciso exhortara los jefes de los funcionarios comisionados y a los supervisores de los contratistas autorizados a desplazarse para que, de manera prioritaria, actúen en la revisión de los documentos respectivos y, con base en los mismos, expidan una certificación que dé cuenta y permita constatar el cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto en el numeral 3.4 del Instructivo(1) sobre el correspondiente viaje de trabajo.
Dicha certificación tiene la finalidad de servir como soporte para agilizar la culminación de los procesos de legalización pendientes sobre las comisiones y autorizaciones de desplazamiento que se llevaron a cabo hasta el 11 de octubre de 2022, inclusive, esperando con ello agilizar el procedimiento de pago de los viáticos y gastos de viaje a que hubiere lugar.
La mencionada certificación debe ser enviada al correo electrónico institucional legaliza.viaticos@defensoría.gov.co. Se adjunta formato de certificación como Anexo 1 a la presente Circular.
Una vez presentada la mencionada certificación suscrita por el jefe del funcionario comisionado o el supervisor del contratista autorizado para desplazarse, según corresponda, la misma será sometida a visto bueno de la Subdirección Financiera respecto del cargue completo y correcto de la documentación en el aplicativo, según se indica en el numeral 3.4 del Instructivo.
En el evento en que no se cuente con alguno de los soportes requeridos para legalizar las comisiones y autorizaciones de viaje pendientes, aspecto que daría lugar a que los mismos no pudieran ser adjuntados correctamente en el aplicativo, dicha circunstancia deberá plasmarse en la certificación expedida por el jefe del funcionario comisionado o del supervisor del contratista autorizado para desplazarse, quien, en todo caso y bajo su responsabilidad, constatará que el correspondiente viaje de trabajo se hubiere cumplido según el objeto para el cual fue autorizado y en los términos respectivos.
Dado el caso en que las comisiones y desplazamientos autorizados no se hubieren llevado a cabo, es necesario que el funcionario y su jefe o el contratista y su supervisor, según corresponda, suscriban el formato de revocatoria adjunto a la presente Circular con el fin de allegarlo a la Subdirección Financiera y adelantar el trámite correspondiente. Al igual que la certificación de cumplimiento -Anexo 1-, el formato de revocatoria debe ser enviado al correo electrónico legaliza.viaticos@defensoria.gov.co. De resultar necesaria la remisión de ambos documentos, los mismos deben adjuntarse en el mismo correo electrónico.
La presentación de las certificaciones por parte de los jefes de los funcionarios comisionados y de los supervisores de los contratistas autorizados para desplazarse, cuyos respectivos viajes de trabajo se hubiesen realizado hasta el 11 de octubre de 2022, inclusive, así como de los formatos de revocatoria para los casos en que no se llevó a cabo el viaje de trabajo aprobado, es de carácter obligatorio y deberá realizarse y hacerse llegar a la dirección de correo electrónico antes indicada, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición de la presente Circular.
2. Directriz para el pago de viáticos y gastos de viaje en adelante:
A partir del primero (1o) de noviembre de 2022, se aplicará preferiblemente y como regla general para el pago de viáticos y gastos de viaje, la modalidad de pago por avance de que trata el numeral 3.1. del Instructivo(2). Así, una vez se realice la solicitud de comisión para funcionarios y/o autorización de desplazamiento para contratistas y se verifique su aprobación en el aplicativo por parte del Secretario General de la Defensoría del Pueblo, iniciará el proceso para el pago de los viáticos o gastos de viaje, según corresponda, sujeto al respectivo Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-.
De este modo, la Administración busca garantizar que los funcionarios comisionados y los contratistas autorizados para desplazarse cuenten antes del viaje con los recursos necesarios para cumplir con las actividades a realizar. A este respecto, se hace un llamado a los responsables de la programación de comisiones y autorizaciones de desplazamiento para que realicen una debida y oportuna planeación de las comisiones de acuerdo con los lineamientos y condiciones dispuestas en los numerales 1.1 y 1.2 del Instructivo, en aras de contar oportunamente con el respectivo PAC y lograr un flujo adecuado sobre el trámite interno de las solicitudes que se radiquen en el aplicativo.
Procede resaltar que, tal como lo establece el numeral 3.3 del Instructivo, los gastos de transporte que hubieren tenido lugar en el marco de la comisión o desplazamiento autorizado, serán cancelados por la Subdirección Financiera una vez culminado el correspondiente proceso de legalización, habiéndose verificado el cumplimiento de requisitos sobre los documentos cargados en el aplicativo.
La legalización de la comisión y/o autorización de desplazamiento es responsabilidad de los servidores públicos que la han solicitado, quién es tienen el deber de adelantar los trámites de legalización respectivos. Igualmente, se insiste en que, de no realizarse la legalización dentro de los cinco (5) días hábiles de finalizada la comisión o desplazamiento autorizado, se iniciará el proceso de revocatoria establecido en los numerales 4.2 y 4.3 del Instructivo, con las implicaciones administrativas, fiscales y disciplinarias a que haya lugar.
Lo anterior sin perjuicio de resaltar que, en el evento en que no se legalice una comisión y/o autorización de desplazamiento en el plazo perentorio antes indicado, será causal suficiente para la negación de la próxima solicitud de comisión y/o autorización de desplazamiento.
Por último, la Secretaría General destaca que la programación, solicitud y trámite de las comisiones y autorizaciones de desplazamiento requeridas para garantizar el cumplimiento délas atribuciones constitucionales y legales asignadas a la Defensoría del Pueblo, debe ceñirse en un todo a los requisitos y plazos establecidos en el “INSTRUCTIVO SOBRE LINEAMIENTOS PARA SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO”, obedeciendo siempre a criterios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
Bajo las consideraciones e instrucciones expuestas en esta Circular, se requiere a tos involucrados en el flujo de aprobación para que evalúen y promuevan alternativas diferentes al traslado o desplazamiento físico, tales como la asistencia remota en uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones o el apoyo de la Sede de la Defensoría del Pueblo que se ubique en el lugar del viaje o sus cercanías, para cumplirlas finalidades que pretenden satisfacerse.
Cordialmente,
OSCAR VALENCIA LOAIZA
Secretario General
1. "3.4. LEGALIZACIÓN
La comisión y/o autorización de desplazamiento deberá legalizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a las fecha de su terminación. La no legalización oportuna de las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento puede ser causal para la negación de una proxima.
Para proceder a la legalización el funcionamiento y/o contratista deberá digitalizar en un solo archivo PDF y subir en la opción "legalizar" de la plataforma de comisiones los siguientes documentos:
1. Cumplido o Certificado de permanencia de comisión y/o desplazamiento expedido por la autoridad competente del sitio en el cual fue realizada la comisión de servicios o la autorización del desplazamiento. Se exceptúan de este requisito el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales y el Secretario General.
Los investigadores, peritos y médicos forenses pueden ser certificados por el defensor píblico que solicitó la misión del trabajo.
2. Pasabordos de embarques tanto de ida como de regreso según sea el caso.
3. Facturas o Comprobantes de transporte, en caso de que se trate de transporte fluvial, transporte terrestre en lugares apartados o de dificil acceso y no sea posible la expedición de recibos o pasajes, el comprobante debe contener: nom,bre claro, cédula de cuidadania o NIT y el teléfono de quien presto el servicio de transporte , además de la ruta, destino, fecha y hora del desplazamiento. El beneficiario del servicio debe ser el comisionado o contratista que utilizó el servicio.
Los vales, recibos y demas documentos soporte deberán estar claros y no presentar tachaduras, enmendaduras o repizados. Sin estos requisitos enunciados, los gastos de transporte no seerán pagados por la Entidad.
Cuando los documentos aportados por el funcionario y contratista no cumplan con los requisitos definidos para su diligenciamiento o no cuenten con los debidos soportes, los mismos serán devueltos por la Subdirección Financiera para que se efectuen las moficicaciones a que haya lugar y se reinicie el trámite correspondiente, modificándose asi el plazo para desembolso".
2. "3.1. MODALIDADES DE PAGO
"La gestión de pagos de viaticos se puede realizar mediante dos formas: Pago por avance o pago por reconocimiento.
Por avance. Realizar el pago de manera previa a la ejecución de la comisión permitiendo que el comisionado tenga de manera anticipada el valor de los viáticos y/o gastos de viaje según corresponda. Una vez finalizada la comisión se da el proceso de legalización solo el ordenador del gasto autorizará el pago por avance".
