Circular 46 de 2017 DP

CIRCULAR 46 DE 2017

(diciembre 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Respetados servidores públicos:

Con el propósito de aclarar algunas dudas frente a las responsabilidades que asumimos los servidores públicos en el ejercicio de nuestras funciones relacionadas con el tema de gestión documental en el marco del Manual Específico de Funciones, nos permitimos hacer las siguientes precisiones:

- La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", menciona en el numeral d) del artículo 4o sobre la Responsabilidad, que: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

- El artículo 2o del acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación, señala que todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará, según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.

- Adicionalmente el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, establece en su Artículo 3o, sobre la Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas, que: “las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público”.

- El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece que “es deber de todo servidor público: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”

- Toda ley, decreto o normatividad de orden superior al Manual de Funciones es vinculante y por lo tanto de obligatorio cumplimiento independientemente de que esté escrita o no en el Manual de Funciones de la Entidad; de hecho, es impropio y redundante sobrescribirla en este o en documentos similares.

De acuerdo a las precisiones anteriores, hay dos aspectos que deben ser analizados en lo referente a las funciones que como servidores públicos debemos desarrollar:

1. Las funciones inherentes al cargo; y

2. Las responsabilidades derivadas del ejercicio de la función pública.

Las funciones inherentes al cargo, hacen referencia a aquellas funciones que definen la naturaleza de un cargo, su propósito o razón de ser. En este sentido, encontramos cargos que por definición tienen como funciones esenciales la gestión documental y de archivo, como es el caso de los técnicos cuya experticia es la gestión documental y archivística, y todo el nivel asistencial, pues están orientados a producir resultados en esta materia. Por lo tanto encontraremos dichas funciones esenciales en sus descriptores de cargo o fichas de manual de funciones.

Por otro lado, las responsabilidades derivadas del ejercicio de la función pública, son aquellas que obedecen a un orden superior al manual de funciones, y están en consonancia con las políticas institucionales, la cultura del servidor público, el compromiso institucional y la Ley. En este caso, la Ley General de Archivos nos obliga a todos los servidores públicos a organizar, conservar y hacer un uso y manejo adecuado de los documentos. En este sentido, la gestión documental y de archivo es una responsabilidad transversal que se deriva del ejercicio de la función pública y es superior al Manual de Funciones.

Por lo anterior, la Resolución No.065 de 2014 “Por la cual se adopta el manual Específico de Funciones por Competencias laborales, Requisitos y Equivalencias de empleos de la Planta de personal de la Defensorio del Pueblo” contempla en el artículo 13, dentro de las funciones y criterios de desempeño generales de todos los servidores públicos, el apoyo a la gestión documental de la dependencia.

Así las cosas, se concluye que las actividades relacionadas con la aplicación de los procedimientos de gestión documental, y el archivo de documentos conforme a las normas del Archivo General de la Nación y tablas de retención documental, le corresponden a todos los servidores públicos de la entidad, toda vez que, son quienes conocen el contenido de los documentos que se producen.

Cordialmente,

JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN

Secretario General