MEMORANDO 10-021-22 DE 2022
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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | Servidores Públicos del nivel central y Regional Bogotá |
| DE: | CARLOS CAMARGO ASSIS - Defensor del Pueblo |
| REFERENCIA: | Instructivo Jornada Electoral Elección Presidente y Vicepresidente de la República (primera vuelta), 29 de mayo de 2022, Período Constitucional 2022-2026. |
Respetados(as) servidores(as) públicos(as), reciban un cordial saludo:
Con el fin de coordinar las acciones tendientes al normal desarrollo del proceso electoral, para la elección de Presidente y Vicepresidente de la República, la Defensoría del Pueblo velará por el cumplimiento de la jornada de participación democrática prevista para el próximo 29 de mayo de la presente anualidad, según lo dispuesto en la resolución N°. 4371 del 18 de mayo de 2021, emitida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
En consecuencia, cabe recordar y señalar el protocolo y las acciones establecidas para garantizar una efectiva intervención defensorial durante el proceso electoral, las cuales se señalan a continuación:
i) FASE PREVIA A LA JORNADA ELECTORAL
Esta fase comprende la planeación, diseño, formulación de estrategias y acciones para garantizar el despliegue y cobertura de los servidores(as) públicos(as) en las localidades de Bogotá que cubrirá la Defensoría del Pueblo. En este sentido se contempla un cronograma con cinco (5) etapas así:
Etapa 1. Localidades que cubrirá la Defensoría del Pueblo.
Las localidades asignadas a la Defensoría del Pueblo y sobre las cuales se deberá distribuir el personal son:
- Tunjuelito (localidad # 6).
- Engativá (localidad # 10).
- Candelaria (localidad # 17).
- Rafael Uribe (localidad # 18).
- Ciudad Bolívar (localidad # 19).
Así mismo, se realizará cobertura en los siguientes puntos especiales:
-- Corferias.
-- Puestos de Mando Unificado (Ministerio del Interior, Policía, Alcaldía Mayor y Procuraduría).
-- Cárceles (Distrital, Modelo, Picota y Buen Pastor).
-- Presencia permanente en los puntos de atención, mesa de justicia.
Se informa que el cupo disponible para el registro de los funcionarios en cada localidad para realizar el acompañamiento de la Defensoría del Pueblo se encuentra limitado, en razón a la capacidad de los puestos y mesas de votación instalados.
Etapa 2. Convocatoria a servidores(as) públicos(as).
Los servidores públicos que hayan sido designados como jurados de votación, y expresen su voluntad de participar en el proceso de intervención o gestión defensorial, deberán informarlo de manera inmediata al correo kfajardo@defensoria.gov.co,para enviar el listado a la Registraduría Nacional del Estado Civil y ser exceptuados de la designación como jurado de votación. Es deber de los funcionarios verificar en la plataforma www.registraduria.gov.co si fueron designados como jurados de votación.
Teniendo en cuenta las localidades de Bogotá donde la Defensoría del Pueblo desplegará la acción defensorial, se aprobó un total de 450 funcionarios para laborar durante el certamen electoral en el Distrito Capital. El proceso de designación del personal se dividirá en dos (2) procedimientos: procedimiento principal y procedimiento residual.
-- Procedimiento principal: se convocará a los servidores(as) públicos(as) para que, a través de su inscripción en un formulario online, manifiesten la intención de participar en la jornada electoral, para tal efecto, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
-- Si para el 29 de mayo el servidor(a) público(a) se encuentra en periodo de vacaciones, no se aceptará la inscripción. Por lo cual, en caso de presentar dicha situación administrativa, el funcionario se abstendrá de registrarse.
-- Quien realice la inscripción no podrá desistir de su participación y deberá asumir el encargo en el lugar asignado.
-- Después de notificados, no habrá lugar a cambios de lugar asignado.
-- La asignación de los puestos de votación se realizará teniendo en cuenta el orden de inscripción.
-- En caso de no alcanzar los 450 servidores(as) inscritos(as) para esta labor, se procederá a aplicar el procedimiento residual.
-- Procedimiento residual: se aplicará el siguiente procedimiento de no alcanzar 450 inscritos mediante el procedimiento principal:
-- La Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas reportará a la Subdirección de Gestión del Talento Humano el número de servidores(as) públicos(as) faltantes para completar los 450 inscritos.
-- La Subdirección de Gestión del Talento Humano designará de manera aleatoria el personal faltante para completar la cobertura total.
-- Se notificará la designación correspondiente a las personas seleccionadas el 23 de mayo de 2022.
-- Se recibirán hasta el 17 de mayo de 2022 las excepciones ha lugar, sólo se resolverán favorablemente las que se encuentren debidamente soportadas y acreditadas ante la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
-- La Subdirección de Talento Humano se pronunciará sobre las excepciones y si se tendrán en cuenta o no.
Etapa 3. Ubicación del personal en puestos de votación.
Definidos los 450 servidores(as) públicos(as) que laborarán en la jornada electoral, se realizará la asignación de éstos a los puestos de votación, la distribución del personal se hará de acuerdo al orden de inscripción. Posteriormente, se notificará por correo electrónico el listado de ubicación del personal.
Es importante señalar que se debe dar cobertura a todos los puestos bajo la responsabilidad de la Defensoría del Pueblo y el funcionario deberá asistir al puesto asignado.
El 29 de mayo de 2022 se notificará en los correos institucionales la información de los puestos establecidos para laborar en la jornada electoral.
Etapa 4. Inducción electoral.
Con el objeto de precisar el alcance de la gestión defensorial en los comicios, así como explicar los formatos a diligenciar en la jornada de elecciones, se realizará una jornada de inducción electoral a los(as) servidores(as) seleccionados(as) para participar en la jornada electoral. Al respecto, se remitirá correo electrónico con el lugar y la hora de la celebración de esta jornada que tiene carácter obligatorio.
Etapa 5. Inscripción para votar en el puesto de trabajo asignado.
Los(as) servidores (as) públicos(as) convocados(as) a trabajar en la jornada electoral, al margen del lugar a nivel nacional donde se encuentre inscrita su cédula para ejercer el derecho al voto, podrán hacerlo en la mesa del puesto de votación donde se encuentren asignados para la prestación del servicio, siempre y cuando estén registrados en el censo electoral. Para tal efecto, serán convocados en la entidad para diligenciar el formulario E-12 en el lugar y horario dispuesto por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el(la) funcionario(a) tiene inscrita la cédula en la localidad donde va a laborar, no se expedirá el formato E-12 y se autorizará a votar en el puesto designado por la Registraduría antes de llegar al puesto donde va a laborar.
(ii) FASE DE EJECUCIÓN DE LA JORNADA ELECTORAL.
Los(as) servidores(as) públicos(as) deberán presentarse en los respectivos lugares, portando carné y chaqueta o chaleco institucional que los identifique plenamente como personal vinculado a la Defensoría del Pueblo. Quienes no tengan asignada chaqueta o chaleco deberán portar camisa o camiseta blanca y mantener en todo momento el carné visible.
Para efectos de la organización del despliegue defensorial, se dividió el área de cobertura de la Defensoría del Pueblo en diecisiete (17) grupos, cada uno contará con un coordinador quien será el responsable de recepcionar las novedades presentadas en cada puesto de votación. A continuación, se presenta la distribución de los grupos:
ROCESO ELECTORAL
DISTRIBUCIÓN POR GRUPOS DE COBERTURA
| No | GRUPO | UBICACIÓN | # PUESTOS |
| 1 | GRUPO 1: TUNJUELITO A | 50% LOCALIDAD DE TUNJUELITO | 9 |
| 2 | GRUPO 2: TUNJUELITO B | 50% LOCALIDAD DE TUNJUELITO | 7 |
| 3 | GRUPO 3: ENGATIVA A | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 12 |
| 4 | GRUPO 4: ENGATIVA B | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 12 |
| 5 | GRUPO 5: ENGATIVA C | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 11 |
| 6 | GRUPO 6: ENGATIVA D | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 10 |
| 7 | GRUPO 7: ENGATIVA E | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 10 |
| 8 | GRUPO 8: CANDELARIA A | LOCALIDAD CANDELARIA | 5 |
| 9 | GRUPO 9: RAFAEL URIBE A | UNA TERCERA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 13 |
| 10 | GRUPO 10: RAFAEL URIBE B | UNA TERCERA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 12 |
| 11 | GRUPO 11: RAFAEL URIBE C | UNA TERCERA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 9 |
| 12 | GRUPO 12: CIUDAD BOLIVAR A | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 8 |
| 13 | GRUPO 13: CIUDAD BOLIVAR B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 8 |
| 14 | GRUPO 14: CIUDAD BOLIVAR B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 10 |
| 15 | GRUPO 15: CIUDAD BOLIVAR B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 7 |
| 16 | GRUPO 16: CÁRCELES | E.C. MODELO PICOTA DISTRITAL BUEN PASTOR | 4 |
| 17 | GRUPO 17: CORFERIAS | MESAS DE LA 120 A LA 240 | 100 |
| TOTAL | 148 | ||
De manera general, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones durante la jornada electoral:
1. Inicio y cierre de jornada.
Presencia en la apertura y cierre de las urnas en la jornada electoral: los(as) servidores(as) designados(as) para ejercer el control electoral en los puestos de votación deberán presentarse en sus puntos a las 7:00 a.m. para verificar que los jurados inicien actividades oportunamente y que la jornada pueda comenzar a las 8:00 a.m. Deberán permanecer en el puesto cumpliendo sus labores hasta el cierre de la misma, entendida como el momento en el que se realizará el conteo de votos (escrutinio de mesa) y se introduzca el material electoral en los sobres (bolsas) dirigidos a los claveros.
Cabe subrayar que para efectos de la fase del preconteo será dispuesto y enviado un enlace o link en el cual se recolectará la información específica de esa etapa con miras a desarrollar especial seguimiento de las actividades surtidas luego del cierre de las votaciones.
Presencia permanente en los puntos de atención (mesa de justicia), PMU y Centros de Reclusión: en el puesto de votación, se dispone de una mesa de justicia para que los ciudadanos puedan acercarse a instaurar sus solicitudes y quejas, por tanto, debe garantizarse la presencia permanente y continua de la Defensoría del Pueblo. En consecuencia, los(as) servidores(as) públicos(as) de cada punto deberán coordinar su horario de almuerzo a fin de garantizar la prestación continua del servicio.
Adicionalmente, se designará funcionarios para los Puestos de Mando Unificado (Procuraduría, Alcaldía Mayor, Puesto de Policía Distrital, Policía Nacional).
Se hará presencia en los puestos de votación instalados en los Centros de Reclusión propendiendo porque los internos interesados y habilitados para sufragar cuenten con las garantías para ello.
Garantizar la participación de los testigos electorales: los testigos electorales y misiones de observación electoral nacionales e internacionales cumplen un papel importante en la veeduría por la trasparencia electoral, razón por la cual la Defensoría vigilará para que su labor no sea afectada.
2. Funciones y formatos a diligenciar.
Las recomendaciones generales a tener en cuenta son:
Se deberá informar al coordinador de grupo sobre los hechos relevantes o dificultades que se presenten y atenderán en jornada continua para recibir y tramitar las peticiones misionales. También indicarle al ciudadano que puede ingresar a la página de la Defensoría del Pueblo e ingresar su petición en Servicio en Línea - Registro Único de Peticiones - RUP- en el portal web.
Adicionalmente, todo el personal que en representación de la Defensoría del Pueblo esté haciendo presencia en puestos de votación deberá presentar según las necesidad o hechos puntuales y, en todo en caso, como mínimo tres (3) reportes al día: uno a las 9:00 a.m., sobre la apertura de la jornada; otro la 1:00 p.m. sobre el desarrollo de la jornada y otro a las 4:30 p.m., al concluir la jornada electoral.
En los días previos al certamen electoral, se informará el correo electrónico al que se deberá reportar la información. Es pertinente acotar que, de manera similar a la jornada del 13 de marzo de 2022, se podrán utilizar herramientas tecnológicas que faciliten el diligenciamiento y obtención de datos. Las instrucciones en tal sentido se remitirán días previos al 29 de mayo de 2022.
Es importante recordar las responsabilidades y funciones del Ministerio Público en los puestos de votación:
-- Verificar que todas las autoridades asistan puntualmente a los sitios de votación asignados.
-- Constatar que todos los documentos electorales (kit electoral) lleguen completos a los sitios y en las condiciones previstas, y en el evento en que se presente alguna anormalidad, lo informarán a los funcionarios delegados de la Registraduría.
-- Verificar que los seis (6) jurados se presenten en cada mesa de votación, antes de las 8:00 a.m., y que quienes se encuentren presentes sean los ciudadanos que han sido nombrados para el desempeño de esta función.
-- Verificar que los remplazos que se produzcan, se realicen con los jurados remanentes.
-- Verificar que las urnas sean examinadas antes de dar inicio a la jornada electoral y constatar que se hallen completamente vacías, se cierren y sellen con el autoadhesivo correspondiente.
-- Constatar que el paquete contentivo de las tarjetas electorales no sea abierto antes de las 8:00 a.m., momento en el cual deberá darse inicio a las votaciones.
-- Comprobar que en cada mesa de votación permanezcan siempre, cuando menos, dos de los seis integrantes del jurado de votación.
-- Constatar que los jurados de votación diligencien adecuadamente los documentos electorales.
-- Permanecer pendientes de cualquier maniobra fraudulenta que atente contra la transparencia del proceso electoral y dispondrán lo necesario para evitar que se consuman esas irregularidades, requiriendo el apoyo de la fuerza pública para el logro de este propósito, si fuere necesario.
-- Mantenerse vigilantes para que no se presente la indebida intervención por parte de los servidores públicos, de conformidad con lo establecido en las normas constitucionales y legales y en las resoluciones y directivas de la Procuraduría General de la Nación. Además, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes ese tipo de hechos anómalos, con el fin de evitar su consumación o de obtener la judicialización de los responsables.
-- Verificar la asistencia de los jurados de votación por lo menos dos veces al día.
-- Verificar que las autoridades adopten las medidas pertinentes para que se garantice el ejercicio del derecho al sufragio por parte de todos los ciudadanos.
-- Constatar que durante toda la jornada electoral los jurados de votación realicen adecuadamente el proceso de identificación del votante, de conformidad con el procedimiento establecido por el artículo 114 del Código Electoral Colombiano; hagan entrega de las tarjetas electorales debidamente firmadas y no permitan el acompañamiento del votante al cubículo, salvo que se trate de personas que padezcan limitaciones y dolencias físicas que les impidan valerse por sí mismos o personas mayores de 80 años o quienes padezcan problemas avanzados de visión; entreguen las tarjetas en sistema Braille a los invidentes; tomen las medidas de seguridad para impedir que se sustraigan tarjetas sin marcar o se introduzcan elementos distintos a las tarjetas electorales en las urnas.
-- Constatar que a las 4:00 p.m. se cierren las mesas de votación y, en consecuencia, la posibilidad de sufragar.
-- Verificar que las autoridades garanticen la presencia de los testigos electorales en las condiciones señaladas por la ley.
-- Estar atentos para que una vez cerradas las votaciones, la primera actividad que realicen los jurados antes de abrir las urnas, sea destruir y depositar las tarjetas inservibles y sobrantes en el sobre plástico destinado para ello y hagan lo propio con los certificados electorales sobrantes.
-- Estar atentos a que las nuevas tecnologías utilizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil para plena identificación en las entradas de los puestos de votación, no ocasionen congestión que retrase de manera grave el proceso de votación a los ciudadanos (largas filas). Evento en el cual se solicitará al funcionario de la Organización Electoral se tomen las medidas correctivas pertinentes.
-- Velar por que no se les impida el derecho a los testigos electorales de acompañar los pliegos electorales del puesto de votación al puesto de escrutinio
Las anteriores actividades son las que se deberán reportar en las matrices que serán diligenciadas según las instrucciones que se impartirán en la semana previa al proceso electoral, las cuales serán enviadas por correo electrónico.
Ahora bien, con el propósito de que la Subdirección de Gestión del Talento Humano pueda conocer y constatar la presencia de cada funcionario en los puestos de votación, se diligenciará exclusivamente el formato denominado:
Formato de Control de Puesto de Votación. Es de carácter obligatorio, el cual debe ser diligenciado individualmente por cada servidor(a) público(a), y en el que, entre otros tópicos, se reseñará: nombre del funcionario, documento de identidad, el número del puesto de votación, la ubicación y número de mesas, etc.
Una vez se surta el acompañamiento al proceso electoral, se expedirá el cumplido correspondiente y será notificado a la Subdirección de Talento Humano para la aprobación y autorización del compensatorio de cada servidor(a) público(a). Para el registro en la plataforma electrónica de los formularios, se disponen el siguiente link: https://forms.gle/coiLp11kPT9v6ApHA
Cabe mencionar que es obligatoria la participación en la jornada de inducción y capacitación electoral, con el fin aclarar dudas y lograr un excelente desempeño en este proceso.
Por otro lado, se enviará enlace o link de acceso a la matriz N°. 1, denominada de INICIO Y DESARROLLO DE JORNADA ELECTORAL (de color azul), la cual se utilizará desde las 8:00 a.m. hasta las 4:00 p.m. del 29 de mayo de 2022. Igualmente, se remitirá enlace o link para ser diligenciada la matriz N°. 2, denominada ACOMPAÑAMIENTO AL PRECONTEO, la cual será diligencia después de las 4:00 p.m., a medida que avance dicha fase de la jornada electoral. En la semana previa al 29 de mayo se enviará un instructivo con los lineamientos que deberán seguirse para diligenciar ambas matrices.
Reconocimiento de compensatorios.
Los servidores públicos que desarrollen actividades en el marco de la jornada electoral y realicen el procedimiento anteriormente descritos, se les concederá el compensatorio a que haya lugar, de conformidad con lo previsto en la resolución N°. 1328 de 2015 y 224 de 2018.
(iv) LABORES DEL SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS DEL NIVEL NACIONAL
El Defensor Delegado para la Prevención de Riesgos de Violaciones de DDHH y DIH dispondrá la asistencia presencial de las coordinaciones operativas, analistas nacionales (incluyendo analista para personas defensoras de DD.HH.), un georreferenciador y una secretaria a la sede nacional de la Defensoría del Pueblo, durante la jornada electoral en mención, en jornada de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Los analistas del Sistema de Alertas Tempranas del nivel regional deberán presentarse en las sedes de las respectivas regionales, ejerciendo sus funciones de acuerdo a lo preceptuado en el Decreto 2124 de 2017.
Durante la jornada electoral, cada analista regional remitirá tres (3) reportes en el que se identificarán los hechos de violencia que pongan en riesgo la vida, libertad de los votantes, candidatos y desarrollo de las elecciones. En ese lapso, coordinaciones operativas y analistas nacionales recibirán, retroalimentarán y compilarán los reportes regionales de la siguiente manera:
a. Primer reporte: a partir de la información allegada a las 8:30 a.m. por los analistas regionales, se consolidará un reporte nacional a las 9:00 a.m., el cual será remitido al Defensor Delegado y de allí al Defensor del Pueblo.
b. Segundo reporte: a partir de la información allegada a las 12:30 p.m. por los analistas regionales, se consolidará un reporte nacional a la 1:00 p.m., el cual será remitido al Defensor Delegado y de allí al Defensor del Pueblo.
c. Reporte final: a partir de la información allegada a las 4:30 p.m. por los analistas regionales, se consolidará un reporte nacional a las 5:00 p.m., el cual será remitido al Defensor Delegado y de allí al Defensor Nacional.
De requerirse, cada reporte puede acompañarse de mapas y/u otras herramientas visuales y gráficas.
Finalmente, el Defensor Delegado puede disponer la participación de otros/as funcionarios de dicha dependencia en la jornada electoral en los puestos de votación señalados al inicio el presente memorando, lo cual informará a la Dirección Nacional de ATQ.
Importante mencionar que en el evento que se lleve a cabo la segunda vuelta, continuarán los mismos funcionarios asignados en puestos y mesas de votación de esta primera vuelta presidencial.
Se precisa que es obligatoria la participación en la jornada de inducción electoral, con el fin aclarar dudas y lograr un excelente desempeño en este proceso. Dichas jornadas se programarán y serán convocadas por las áreas competentes.
En caso de presentar duda o inquietud la misma será atendida en la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas o al correo kfajardo@defensoria.gov.co.
Les agradezco de antemano su compromiso institucional en esta jornada democrática.
Cordialmente,
CARLOS CAMARGO ASSIS
DEFENSOR DEL PUEBLO
