MEMORANDO 20190215 DE 2019
(febrero 15)
<Fuente: Archivo entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Servidores Defensoría del Pueblo. |
| De: | Subdirectora Administrativa (ET) |
| Referencia: | Actualización procesos y procedimientos – Manual integrado para el manejo de los bienes |
Respetados Servidores:
En consecuencia a la actualización de los procedimientos y el Manual Integrado para el Manejo de Bienes de la Defensoría del Pueblo, la Subdirección Administrativa - Grupo de Bienes, describe algunos de los puntos más relevantes y reitera procedimientos que deben ser de conocimiento y aplicación para el desarrollo de las actividades relacionadas con los inventarios en la entidad:
- Capitulo II
1.3... Bienes en Comodato y/o Donación...
“1.3.3 Ingreso de bienes por donación
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos recibidos en donación, requiere un registro en el SIAFII, basado en los documentos base de donación como son los contratos de donación y/o comunicaciones dirigidas a la Defensoría del Pueblo como ofrecimiento de los bienes en donación.
1.3.4 Ingreso de bienes en comodato
El proceso de ingreso de bienes devolutivos en comodato o préstamo, requiere un registro en el SIAF II, basado en los documentos base como son el contrato de comodato y/o comunicaciones dirigidas a la Defensoría del Pueblo como ofrecimiento de los bienes en comodato o préstamo.”
1.3.7 Ingreso por Legalización de Bienes en Comodato o en Donación
... “El proceso de “Legalización de bienes”, corresponde a bienes que son recibidos directamente por las dependencias y que físicamente no son recibidos por el Almacén General, para el cual se requieren los siguientes documentos: Copia del contrato respectivo o en su defecto, la comunicación del donante o comodatario, copia de la Aceptación de Oferta, fotocopia de la factura comercial donde se relacionan los bienes, recibido a satisfacción firmada por el responsable de la dependencia y comunicación interna donde se autorice el ingreso a los activos de la Entidad, se relacionen los documentos aportados y se especifique que los bienes deben ser contabilizados a nombre de la dependencia que los recibe.
La Circular 012 del 15 de marzo de 2013, suscrita por el Secretario General, establece que los únicos servidores públicos que se encuentran autorizados para celebrar contratos, convenios y acuerdos de entendimiento o cooperación, que vinculen en cualquier forma a la Defensoría del Pueblo, son: el Señor Defensor del Pueblo y el Secretario General. De igual manera, no se podrán recibir bienes, ayudas o donaciones, en nombre y/o representación de la Entidad, sin el previo visto bueno y autorización del Sr Defensor del Pueblo o del Secretario General Los bienes entregados en calidad de donación o comodato deben ser incluidos en la póliza de seguros de la Entidad, por lo que se solicita a todos (os Directores, Delegados, Subdirectores, Jefes de Oficina, Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Código: AD-M02 Versión: 05 Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de la Defensoría del Pueblo Vigente desde: 10/12/2018 22 Coordinadores y Defensores Regionales que tramiten donaciones o comodatos con proyectos de cooperación u otra entidad, son los responsables de allegar al Almacén General copia de los documentos, requeridos para su respectiva legalización”.
- Capitulo IV
3 Inventarios...
3.1 Toma Física de Bienes Devolutivos e Identificación de Necesidades de Mantenimiento (Formato Toma Física AD-P01-F54 Defensoría del Pueblo)
3.1.1 descripción de las actividades
1. Cada Regional y Dependencia debe realizar anualmente la toma física de sus inventarios, es responsabilidad de cada Defensor Regional y jefe, velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos al grupo de trabajo que dirige, razón por la cual, el Grupo de Bienes, hace llegar a las Regionales y Dependencias en la segunda quincena del mes de marzo de cada vigencia, el archivo plano de los inventarios, y el formato de tomas físicas. (Ver Notas 1 y 2).
2. Cada Jefe de Dependencia del nivel central y Regional, es responsable de que se lleve a cabo la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su Área, para lo cual cuenta con el apoyo de un líder, y del responsable de cada bien, con el fin de facilitar la misma. (Ver Noto 1).
3. En la segunda quincena del mes de marzo de cada vigencia, los líderes de la dependencia y profesionales administrativos de las regionales, deberán realizar la toma física de (os bienes devolutivos, con el apoyo de cada Responsable del bien..."
3.3 Traslados de Bienes entre Servidores Públicos de la Misma Área
Es el proceso mediante el cual previo solicitud, o través del SIAF II, se cambio de responsable, un bien dentro de las mismas Dependencias y/o Regionales de la Entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Para lo cual el servidor público responsable, solicita el traslado de los bienes que no requiere para su uso, a través del Formato de Traslado Interno No. Código: AD-P01-F22, a un servidor adscrito a la misma dependencia o regional; El Grupo de Bienes, registra en el SIAF II, genera el comprobante de traslado, el cual se encuentran relacionadas las características del (los) bien(es) a trasladar.
.... Los Servidores Públicos por parte del Grupo de Bienes, una vez genere el respectivo formato Comprobante de Traslado entre Responsables, los envía a la respectiva dependencia o regional mediante Memorando Interno, para que sea firmada por el servidor que recibe el bien o los bienes, la copia se debe entregar al servidor firmante y una vez plasmada la firma en el original, este debe ser devuelto al Grupo de Bienes para su respectivo archivo y/o evidencia del consecutivo de traslado.
3.4 Traslados por Retiro o cese de funciones de Servidores Públicos
“Este tipo de traslados se genera mediante la novedad de retiro o traslado de dependencia de servidores. Para lo cual se debe tener en cuenta los siguientes requisitos:
1. Cuando un servidor público de una Regional o Dependencia cese en sus funciones, por retiro o traslado a otra dependencia, tiene la obligación de hacer entrega de los elementos devolutivos que tenía a su cargo y que aparecen relacionados en la Intranet bajo su nombre a su sucesor y/o jefe inmediato, lo cual debe quedar plasmada mediante el Formato de Acta de Entrega de bienes devolutivos por Retiro o Traslado, en el cual se encuentra todo lo relacionado a la entrega y la firma tanto del servidor que entrega como del servidor que recibe los bienes, importante entregar formato con dichas firmas, de lo contrario no será recibido por parte del Grupo de Bienes.
En caso de que el funcionario que cesa sus funciones en la entidad sea un Defensor Regional o jefe de Dependencia, éste deberá hacer entrega formal de los bienes devolutivos a su cargo al funcionario que sea designado, temporalmente, por la entidad para ejercer dichas funciones o en su defecto se debe hacer entrega de dichos bienes al profesional(es) Administrativo(s) responsable, (líder). Lo anterior debe hacerse mediante el Formato de Acta de Entrega de bienes, la cual deberá ser firmada por ambas partes (quien entrega y quien recibe). Para tal efecto, la Subdirección de Gestión de Talento Humano, deberá especificar, en la comunicación enviada al Grupo de Bienes, el nombre y el cargo del funcionario al que se le asignaran temporalmente las funciones de Defensor Regional.
2. Si el servidor público es desvinculado de la Entidad o trasladado a otra dependencia, el Subdirector de Gestión de Talento Humano deberá comunicar inmediatamente al Profesional Responsable del Grupo de Bienes, para que se realice el trámite respectivo de seguimiento del trámite de traslado de inventarios.
3. Subdirector de Gestión de Talento Humano, comunicará por escrito al servidor público, la obligación de entregar los elementos bajo su cargo.
4. El Jefe de la Oficina donde se presente la cesación o traslado, deberá cerciorarse que los elementos sean debidamente entregados, y debe ir el acta en mención con su visto bueno, y con copia al Grupo de Bienes.
5. El Responsable, una vez reciba el Formato de Acta de Entrega, comunicará al Grupo de Bienes, para que verifique la correcta entrega de los elementos en el sistema.
6. Si el inventario y la entrega fueron correctos, se procede a la elaboración de la constancia en la cual se verifica la entrega de los bienes por parte del servidor público, posteriormente el Grupo de Bienes remite directamente a la Subdirección de Gestión Talento Humano la constancia de entrega de bienes; de lo contrario, el servidor encargado de hacer la entrega formulará las observaciones que sean del caso en cuanto a foliantes o estado de los bienes y, en ambos casos firmará la diligencia con la persona que recibe el inventario, se remitirá a la cuenta de responsabilidades en proceso. ”
Estos numerales cuentan con notas especificas dentro del Manual para mejor entendimiento de las circunstancias que se puedan presentar, adicionalmente, se implemento el Formato de Entrega de Bienes Devolutivos por Retiro o Traslado AD-P01-F55, el cual se puede descargar dentro del Mapa de Procesos, Procesos de Apoyo y Gestión de Servicios Administrativos. (Ver notas 1,2 y 3)
- Capítulo V
4 Asignación de bienes muebles
4.1 Asignación de bienes muebles a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo el Jefe de la dependencia en la cual ha sido nombrado el servidor, debe comunicar al Grupo de Bienes qué elementos le será asignado, para realizar la respectiva actualización. Si en la dependencia no se cuenta con algunos de los elementos, el Jefe debe solicitar por escrito al Grupo de Bienes para que se asignen los mismos, lo cual estará sujeto a disponibilidad que se tenga por parte de inventarios o existencia del almacén central...
4.4 Bajas
4.5.1 Comité de baja de bienes nivel central Créase el comité de bajas de bienes en el nivel central, el cual estará integrado por los siguientes servidores:
- El Secretario General o su Delegado, quien lo presidirá
- El Jefe de la Oficina Jurídica o su Delegado
- El Subdirector Administrativo o su Delegado
- El Subdirector Financiero o su Delegado
- El Jefe de la Oficina de Control Interno o su Delegado
- El Responsable del Grupo de Sistemas o su Delegado
- Jefe Oficina de Planeación, o su delegado quien actuará como Secretario El Jefe de la Oficina de Control Interno, harán parte del Comité con voz pero sin voto
Mediante Resolución 371 del 21 de febrero de 2017, se modificó la composición del comité de bajas, de la Defensoría del Pueblo Nivel Central, en la cual se excluyó a la Oficina de Control Interno Disciplinario. El Responsable del Grupo de Sistemas hará parte del Comité de bajas, con voto, cuando dicho comité se ocupe de temas tecnológicos.
4.5.3 Comité de Bajas Regionales Créase el comité de bajas de las Defensorías Regionales, el cual estará integrado por los siguientes servidores públicos:
- El Defensor Regional, quien lo presidirá.
- Profesional Universitario o Profesional Especializado
- Profesional o profesionales Administrativos (Profesional Universitario Grado 15 y/o Profesional Especializado Grado 19).
Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Código: AD-M02 Versión: 05 Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de la Defensoría del Pueblo Vigente desde: 10/12/2018 43
- El Servidor público que desempeñe el cargo de Secretario y/o Auxiliar en la Regional, quién actuará como Secretario del Comité.
En todos los casos, el Defensor Regional deberá convocar como mínimo a dos servidores públicos de la Oficina, para conformar el comité de Bajas de la Regional.
(Ver funciones del comité de bajas y procedimientos para la baja)
6. Procedimiento para baja de bienes por pérdida o hurto...
“1. En el caso de un hurto, el servidor responsable del bien debe informar mediante una comunicación escrita al jefe inmediato, aportando documentación básica y anexar original del denuncio interpuesto ante la Fiscalía General de la Nación, informe sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos.
El Defensor Regional o jefe de área, deberá informar al Grupo de Bienes lo sucedido mediante memorando interno, anexando la documentación entregada por el servidor. Este reporte se debe entregar dentro de los 30 (Treinta) días calendario de que sucedieron los hechos.
Nota 1: La aseguradora no acepta denuncios ante la Policía Nacional, sólo ante la Fiscalía General.
Nota 2: Si el hurto es un equipo celular, se recuerda que mediante memorando 50/010 del 3 de febrero de 2017, suscrito por el Secretario General de la Entidad, se informó “ Que los valores que se deriven por pérdida, hurto, daño, servicio técnico y/o o cambio tecnología, estos deberán ser asumidos en su totalidad por el servidor público a quien se le asignó el equipo y línea celular, en ningún caso se puede realizar reclamación por reposición ante la Compañía de Seguros contratada por la Defensoría del Pueblo”.
2. El Grupo de Bienes, una vez reciba la documentación completa, procede a enviar mediante comunicación, al Supervisor del contrato de seguros, Oficina de Control Interno Disciplinario, y contabilidad; copia del informe, denuncio junto con la documentación: el reporte de valor en libros y depreciación, reporte de especificaciones, Fotocopia de la impresión de responsabilidad en proceso, pantallazo del bien, con el respectivo ajuste por retiro de inventarios (Rl).
3. El supervisor del contrato de seguros envía la documentación al intermediario de seguros/aseguradora para empezar el trámite de siniestro.
4. Estudiado el siniestro por la compañía aseguradora envía a la Defensoría del Pueblo la liquidación de indemnización del siniestro para que sea firmado por el ordenador del gasto.
5. El Subdirector Administrativo, solicita el ingreso del bien al Almacén general, mediante comunicación interna para el trámite respectivo.
6. El proveedor de la aseguradora, hace entrega del bien a reponer al Almacén General en presencia del intermediario de seguros y en caso de que sean equipos de cómputo se solicita la presencia del Grupo de Sistemas.
7. En el evento en que por algún motivo no haga reposición del bien por parte de la aseguradora, el pago o reposición del mismo debe provenir de una acción voluntaria del servidor público o de la imposición de una sanción fiscal, de una orden judicial después de un proceso penal o de reparación directa.
Nota 1: En el caso de pérdida de un bien y el servidor desconoce el paradero del elemento, ya sea por diferentes motivos como, extravío, descuido, mal manejo, entre otras, y definitivamente, se da por hecho, por parte del Servidor Público, que el elemento no se encuentra físicamente dentro de las instalaciones, éste deberá reponer el elemento de la siguiente manera:
1. Presentando físicamente el bien con las mismas especificaciones
2. Pagando el valor de reposición del bien...”
(Ver los procedimientos 7. PARA BAJA DE BIENES POR DAÑO, 8. BAJA DE BIENES POR PERMUTA, 9. BAJA DE BIENES POR DONACIÓN, 10. BAJA POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR)
Es importante indicar, que desde inicio de año, algunos de los formatos para el manejo y reporte de asuntos relacionados a inventarios cambiaron, algunos siendo modificados, como es el caso del Formato de Traslados Internos y otros fueron creados como el caso del Formato de Entrega de Bienes, que deben ser usados a esta fecha.
Finalmente, el presente memorando pretende poner en conocimientos los lineamientos más sobresalientes del Manual Integrado para el Manejo de Bienes, más debe ser leído en su totalidad para comprender de fondo, las actividades y compromisos que tienen todos los servidores que se les asignen bienes, este manual puede ser descargado del Mapa de Procesos que se encuentra en la Intranet.
Cordialmente
ÁNGELA MARÍA MEDELLIN MUÑOZ
Subdirectora Administrativa (ET)
