MEMORANDO 20210624 DE 2021
(junio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Vicedefensor del Pueblo. Defensores Delegados. Defensores Regionales. Directores Nacionales. Subdirectores. Jefes de Oficina. Supervisores de Contratos de Prestación de Servicios |
| De: | Secretario General. Director Nacional de Defensoría Pública. |
| Referencia: | Pago honorarios contratistas dirección nacional de Defensoría Pública. |
Cordial saludo.
Mediante memorando del 08 de julio de 2017 (se adjunta copia), se precisó que "los tres (3) primeros últimos días del plazo para entregar el informe, corresponden a la entrega del mismo y a la respectiva suscripción de la certificación por parte del supervisor del contrato.” (resaltado fuera de texto). Se reitera la necesidad de cumplir el plazo ya establecido, pues su inobservancia impacta negativamente el proceso de pago de honorarios.
De la mano con lo establecido en la Circular 019 del 31 de mayo de 2021, y con el ánimo de lograr el pago de los honorarios a los operadores de la Defensoría Pública, de manera atenta se solicita cumplir las siguientes indicaciones, que entrarán en vigencia a partir del mes de julio de 2021:
A. Si el Proceso contractual no está registrado en el sistema SECOP II:
En cumplimiento de sus obligaciones como supervisores de los contratos los PAG's, con visto bueno de los Defensores Regionales, remitirán mediante el sistema Orfeo a la Subdirección Financiera de la Defensoría del Pueblo las certificaciones para pago. Se insiste que dichas certificaciones deberán ser remitidas a más tardar el último tercer día hábil de cada mes.
Se recuerda a los supervisores la obligación que les asiste de revisar el cumplimiento de todos los requisitos para pago de acuerdo a la normatividad vigente.
B. Si el proceso contractual se encuentra registrado en el sistema SECOP II:
Se debe continuar con el cumplimiento de los procesos y términos ya establecidos.
Para tal fin, y a más tardar el último tercer día hábil de cada mes, los supervisores deberán en cumplimiento de sus responsabilidades, tramitar y revisar en SECOP II el estricto diligenciamiento y cargue de los siguientes documentos, ya establecidos en el formato Código: FI-P02-F13:
- Formato para pago Contratistas (Código FI-P09-F12) firmado por el Supervisor con el sello de recibido del Grupo de Contratación.
- Contrato de Prestación de Servicios Profesionales (únicamente primer pago)
- Acta de Inicio de Actividades - únicamente primer pago (según contrato)
- Registro Presupuestal de Compromiso Firmado - únicamente primer pago.
- Póliza de Garantía (según contrato)
- Informe de actividades realizadas en el período a cancelar.
- Factura Original solo SI pertenece al Régimen común.
- Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes (Salud, Pensión y ARL) con sello de "PAGADO ” o “CONSIGNACIÓN "
- Como beneficio tributario, adjuntar para cada pago los soportes que disminuirán la base de retención en la fuente, en el caso que el contratista así lo requiera (registro civil o certificado de dependientes económicos, certificado de pago de Intereses por créditos de vivienda, o certificado de medicina prepagada del año inmediatamente anterior)
- Declaración Juramentada de Seguridad Social (Código FI-P02-07) - Sin enmendaduras, tachones, totalmente diligenciada y firmada.
Cabe resaltar que, en virtud de la normatividad legal vigente, para aquellos casos en que proceda, se debe adjuntar la Factura Electrónica, copia de la cual debe reposar en la plataforma Olimpia del SIIF Nación.
Debido a que el proceso de pago requiere el cargue masivo de la información en la plataforma SIIF Nación tanto para los procesos registrados como los no registrados en SECOP II, en el evento de no cumplirse los términos establecidos, la subdirección financiera notificará a la oficina de Control Disciplinario y a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, aquellas dependencias que no cumplan el envío o adecuado cargue de la información, en los términos establecidos.
Los pagos solicitados extemporáneamente o que requieran ajustes en la plataforma SECOP II fuera de los términos ya mencionados, se realizarán una vez sean subsanados a más tardar en la última semana del mes y estarán sujetos al PAC.
Cordialmente,
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA.
Secretario General
JULIO ENRIQUE ACOSTA DURÁN.
Director Nacional de Defensoría Pública
