MEMORANDO 20215020020166363 DE 2021
(diciembre 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Servidores públicos, defensoría del pueblo |
| De: | Diana Patricia Marrugo Otero, subdirectora administrativa |
| Referencia: | Control de inventarios |
Respetados servidores públicos:
Como es de su conocimiento, las políticas y los procedimientos son una parte esencial de cualquier organización, dado que proporcionan una hoja de ruta para las operaciones diarias; aseguran el cumplimiento de las leyes y regulaciones, brindan orientación para la toma de decisiones y simplifican los procesos internos.
En virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta los procesos y procedimientos del Grupo de Bienes, a continuación, se describen algunos temas relevantes de bienes, que se contemplan en el Manual Integrado para el Manejo de Bienes de la Defensoría del Pueblo, para el desarrollo de las actividades que deben ser de conocimiento y aplicación por cada uno de los funcionarios de la Entidad
CAPÍTULO II.
2.2 REGISTRO DE EGRESOS
Los egresos de almacén se realizan con base en el procedimiento descrito en instructivo para Solicitud, Despacho y almacenamiento de Bienes de la Defensoría del Pueblo AD-I01.
La entrega de elementos se surte mediante la generación del comprobante de egreso el cual va dirigido a cargo del funcionario responsable del uso y custodia del elemento devolutivo o del defensor regional, director de oficina o jefe de dependencia cuando se trata de elementos de consumo. Ningún servidor público del Grupo de Bienes podrá variar el destinatario, el lugar de destino o remplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor, el suministro de elementos se debe equilibrar con los valores asignados en el presupuesto de cada vigencia para garantizar una distribución equitativa entre todas las dependencias.
El comprobante de egreso no debe contener tachones ni enmendaduras, solamente tendrán validez las anotaciones que se registren originalmente en el SIAF II de la entidad.
En el caso de que se presente alguna novedad, esta deberá ser informada mediante memorando al Grupo de Bienes, con el fin de hacer un efectivo seguimiento a la respuesta y atención de la situación presentada.
FIRMA DEL COMPROBANTE. El comprobante de egreso generado por el SIAF II es el documento que acredita la salida del elemento del inventario de la entidad y por lo tanto es el único documento válido como soporte en los registros del almacén general y en contabilidad, solo se perfecciona mediante la firma de recibido, el documento firmado siempre debe ser auténtico, entendiendo que un documento es auténtico cuando existe certeza sobre las personas que lo han elaborado, manuscrito o firmado, la firma de recibido del comprobante de egreso solo es válida en los siguientes casos:
Elementos devolutivos. Teniendo en cuenta que estos elementos son cargados al inventario individual solo se acepta la firma del funcionario destinatario y a cargo de quien ha sido asignado dicho elemento, en el evento en que el funcionario se encuentre ausente al momento de realizar la entrega, el elemento deberá ser guardado en lugar seguro para ser entregado al regreso del funcionario.
Si se probare que la firma de recibido del comprobante de egreso no corresponde a la firma del destinatario se rendirá informe ante la oficina de control interno disciplinario para poner en conocimiento dicha situación.
Elementos de consumo. El destinatario del comprobante de egreso de estos elementos será el defensor regional, jefe de oficina o jefe de dependencia; por tratarse de elementos que deben ser suministrados a todas las oficinas y usuarios internos para el normal desarrollo de las labores, la firma de estos comprobantes estará a cargo del defensor regional, jefe de oficina, jefe de dependencia o el funcionario autorizado para recibir este tipo de elementos. En cualquiera de los casos, la firma del comprobante dará fe de haber recibido a satisfacción los elementos. (...)
La generación y despacho del comprobante de egreso es autorizado por el Técnico administrativo del almacén o el Responsable del Grupo de Bienes y siempre deberá estar respaldado por el proceso que lo origina teniendo en cuenta los siguientes 2 conceptos:
Para atención de pedidos. Aplica para los comprobantes que se producen para atender solicitudes realizadas a través del formato de solicitud de elementos al almacén general AD-P01-F08 el cual debe estar debidamente diligenciado con la firma del defensor regional, jefe de oficina o jefe de dependencia autorizando dicha solicitud, la cual se anexa al comprobante como soporte.
Los elementos de protección personal EPPS, elementos ergonómicos y elementos que sean adquiridos con una destinación específica solo serán suministrados por intermedio y con la firma de la subdirección de talento humano o de la oficina que haya adelantado el proceso de adquisición.
BIENES EN COMODATO Y/O DONACIÓN.
1.3.5 Ingreso de bienes por reposición de seguros
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos por reposición de seguros, requiere un registro en el SIAF II, basado en los documentos base para la reposición de bienes dañados, perdidos o hurtados, para lo cual se requiere copia de la factura respectiva, acta de entrega de los bienes, fotocopia del denuncio respectivo en caso de bienes extraviados o hurtados, fotocopia del concepto técnico en caso de daño de los equipos, fotocopia del memorando de la Subdirección Administrativa donde se autorice la inclusión en el SIAF II y la entrega al servidor púbico responsable.
1.3.7 Ingreso por Legalización de Bienes en Comodato o en Donación Bienes donados:
Son aquellos elementos transferidos de una persona a otra sin contraprestación alguna El comodato o préstamo de uso: El Código Civil, define el contrato de comodato en los siguientes términos: “ART.2200. Es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa” El proceso de “Legalización de bienes”, corresponde a bienes que son recibidos directamente por las dependencias y que físicamente no son recibidos por el Almacén General, para el cual se requieren los siguientes documentos: Copia del contrato respectivo o en su defecto, la comunicación del donante o comodatario, copia de la Aceptación de Oferta, fotocopia de la factura comercial donde se relacionan los bienes, recibido a satisfacción firmada por el responsable de la dependencia y comunicación interna donde se autorice el ingreso a los activos de la Entidad, se relacionen los documentos aportados y se especifique que los bienes deben ser contabilizados a nombre de la dependencia que los recibe (...)
CAPÍTULO IV.
INVENTARIOS.
3.1 Toma Física de Bienes Devolutivos e Identificación de Necesidades de Mantenimiento (Formato Toma Física AD-P01-F54AD-P01-F54 Defensoría del Pueblo)
3.1.1 descripción de las actividades
1 cada Regional y Dependencia debe realizar anualmente la toma física de sus inventarios, es responsabilidad de cada Defensor Regional y jefe, velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos al grupo de trabajo que dirige, razón por la cual, el Grupo de Bienes, hace llegar a las Regionales y Dependencias en la segunda quincena del mes de marzo de cada vigencia, el archivo plano de los inventarios, y el formato de tomas físicas. (Ver Nota 1).
2 cada jefe de Dependencia del nivel central y Regional, es responsable de que se lleve a cabo la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su Área, para lo cual cuenta con el apoyo de un líder, y del responsable de cada bien, con el fin de facilitar la misma. (Ver Nota 1).
3 cuando se realicen visitas a las Regionales, el Grupo de Bienes, dará instrucciones para llevar a cabo el levantamiento y actualización de los inventarios, pero es el Defensor Regional quien debe cumplir con la entrega final de esta actividad
3.3 Traslados de Bienes entre Servidores Públicos de la Misma Área
Es el proceso mediante el cual previa solicitud, a través del SIAF II, se cambia de responsable, un bien dentro de las mismas Dependencias y/o Regionales de la Entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Para lo cual el servidor público responsable, solicita el traslado de los bienes que no requiere para su uso, a través del Formato de Traslado Interno No. Código: AD-P01-F22, a un servidor adscrito a la misma dependencia o regional; El Grupo de Bienes, registra en el SIAF II, genera el comprobante de traslado, el cual se encuentran relacionadas las características del (los) bien(es) a trasladar.
Los Servidores Públicos por parte del Grupo de Bienes, una vez genere el respectivo formato Comprobante de Traslado entre responsables, los envía a la respectiva dependencia o regional, mediante Memorando Interno, para que sea firmada por el servidor que recibe el bien o los bienes, la copia se debe entregar al servidor firmante y una vez plasmada la firma en el original, este debe ser devuelto al Grupo de Bienes para su respectivo archivo y/o evidencia del consecutivo de traslado.
3.4 Traslados por Retiro o cese de funciones de Servidores Públicos
1. cuando un servidor público de una Regional o Dependencia cese en sus funciones, por retiro o traslado a otra dependencia, tiene la obligación de hacer entrega de los elementos devolutivos que tenía a su cargo y que aparecen relacionados en la Intranet bajo su nombre a su sucesor y/o jefe inmediato, lo cual debe quedar plasmada mediante el Formato de Acta de Entrega de bienes devolutivos por Retiro o Traslado, en el cual se encuentra todo lo relacionado a la entrega y la firma tanto del servidor que entrega como del servidor que recibe los bienes, importante entregar formato con dichas firmas, de lo contrario no será recibido por parte del Grupo de Bienes. En caso de que el funcionario que cesa sus funciones en la entidad sea un Defensor Regional o jefe de Dependencia, éste deberá hacer entrega formal de los bienes devolutivos a su cargo al funcionario que sea designado, temporalmente, por la entidad para ejercer dichas funciones o en su defecto se debe hacer entrega de dichos bienes al profesional(es) Administrativo(s) responsable, (líder). Lo anterior debe hacerse mediante el Formato de Acta de Entrega de bienes, la cual deberá ser firmada por ambas partes (quien entrega y quien recibe). Para tal efecto, la Subdirección de Gestión de Talento Humano, deberá especificar, en la comunicación enviada al Grupo de Bienes, el nombre y el cargo del funcionario al que se le asignaran temporalmente las funciones de Defensor Regional.
2. si el servidor público es desvinculado de la Entidad o trasladado a otra dependencia, el subdirector de Gestión de Talento Humano deberá comunicar inmediatamente al Profesional Responsable del Grupo de Bienes, para que se realice el trámite respectivo de seguimiento del trámite de traslado de inventarios.
3. subdirector de Gestión de Talento Humano, comunicará por escrito al servidor público, la obligación de entregar los elementos bajo su cargo.
4. el jefe de la Oficina donde se presente la cesación o traslado, deberá cerciorarse que los elementos sean debidamente entregados, y debe ir el acta en mención con su visto bueno, y con copia al Grupo de Bienes.
5. el responsable, una vez reciba el Formato de Acta de Entrega, comunicará al Grupo de Bienes, para que verifique la correcta entrega de los elementos en el sistema.
6. si el inventario y la entrega fueron correctos, se procede a la elaboración de la constancia en la cual se verifica la entrega de los bienes por parte del servidor público, posteriormente el Grupo de Bienes remite directamente a la Subdirección de Gestión Talento Humano la constancia de entrega de bienes; de lo contrario, el servidor encargado de hacer la entrega formulará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y, en ambos casos firmará la diligencia con la persona que recibe el inventario, se remitirá a la cuenta de responsabilidades en proceso. (Ver Notas 1,2 y 3)
CAPÍTULO V
ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES
4.1 Asignación de bienes muebles a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo
El jefe de la dependencia en la cual ha sido nombrado el servidor, debe comunicar al Grupo de Bienes qué elementos le será asignado, para realizar la respectiva actualización. Si en la dependencia no se cuenta con algunos de los elementos, el jefe debe solicitar por escrito al Grupo de Bienes para que se asignen los mismos, lo cual estará sujeto a disponibilidad que se tenga por parte de inventarios o existencia del almacén central.
4.4 Bajas - 4.4.1 Clasificación de los bienes a dar de baja
Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las características de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes servibles o inservibles, como criterio básico para determinar su destino, teniendo como alternativas la venta directa o en pública subasta, la transferencia a otras entidades de derecho público o la entrega de bienes dados de baja según sus características de acuerdo a los lineamientos dados por el responsable de Gestión Ambiental de la entidad.
4.5 Procedimientos para dar de Baja
Créase el comité de bajas de bienes en el nivel central, el cual estará integrado por los siguientes servidores:
- El secretario general o su delegado, quien lo presidirá
- El jefe de la Oficina Jurídica o su delegado
- El subdirector Administrativo o su delegado
- El subdirector Financiero o su delegado
- El jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado
- El responsable del Grupo de las TIC o su delegado
- jefe Oficina de Planeación, o su delegado quien actuará como secretario
El jefe de la Oficina de Control Interno, hará parte del Comité con voz, pero sin voto Mediante Resolución 371 del 21 de febrero de 2017, se modificó la composición del comité de bajas, de la Defensoría del Pueblo Nivel Central, en la cual se excluyó a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
El responsable del Grupo de las TIC hará parte del Comité de bajas, con voto, cuando dicho comité se ocupe de temas tecnológico.
4.5.3 Comité de Bajas Regionales
Créase el comité de bajas de las Defensorías Regionales, el cual estará integrado por los siguientes servidores públicos:
- El Defensor Regional, quien lo presidirá.
- Profesional Universitario o Profesional Especializado
- Profesional o profesionales Administrativos (Profesional Universitario Grado 15 y/o Profesional Especializado Grado 19).
- El Servidor público que desempeñe el cargo de secretario y/o Auxiliar en la Regional, quién actuará como secretario del Comité.
En todos los casos, el Defensor Regional deberá convocar como mínimo a dos servidores públicos de la Oficina, para conformar el comité de Bajas de la Regional. (Ver funciones del comité de bajas y procedimientos de baja)
6. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA O HURTO
1. en el caso de un hurto, el servidor responsable del bien debe informar mediante una comunicación escrita al jefe inmediato, aportando documentación básica y anexar original del denuncio interpuesto ante la fiscalía general de la Nación, informe sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos. El Defensor Regional o jefe de área, deberá informar al Grupo de Bienes lo sucedido mediante memorando interno, anexando la documentación entregada por el servidor. Este reporte se debe entregar dentro de los 30 (Treinta) días calendario de que sucedieron los hechos.
Nota 1: La aseguradora no acepta denuncios ante la Policía Nacional, sólo ante la Fiscalía.
Nota 2: Si el hurto es un equipo celular, se recuerda que mediante memorando 501010 del 3 de febrero de 2017, suscrito por el Secretario General de la Entidad, se informó “ Que los valores que se deriven por pérdida, hurto, daño, servicio técnico y/o o cambio de tecnología, estos deberán ser asumidos en su totalidad por el servidor público a quien se le asignó el equipo y línea celular, en ningún caso se puede realizar reclamación por reposición ante la Compañía de Seguros contratada por la Defensoría del Pueblo”.
2. el Grupo de Bienes, una vez reciba la documentación completa, procede a enviar mediante comunicación, al Supervisor del contrato de seguros, Oficina de Control Interno Disciplinario, y contabilidad; copia del informe, denuncio junto con la documentación: el reporte de valor en libros y depreciación, reporte de especificaciones, Fotocopia de la impresión de responsabilidad en proceso, pantallazo del bien, con el respectivo ajuste por retiro de inventarios (RI).
3. el supervisor del contrato de seguros envía la documentación al intermediario de Seguros/aseguradora para empezar el trámite de siniestro.
4. estudiado el siniestro por la compañía aseguradora envía a la Defensoría del Pueblo la liquidación de indemnización del siniestro para que sea firmado por el ordenador del gasto.
5. el subdirector Administrativo, solicita el ingreso del bien al Almacén general, mediante comunicación interna para el trámite respectivo.
6. el proveedor de la aseguradora, hace entrega del bien a reponer al Almacén General en presencia del intermediario de seguros y en caso de que sean equipos de cómputo se solicita la presencia del Grupo de las TIC.
7. en el evento en que por algún motivo no haga reposición del bien por parte de la aseguradora, el pago o reposición del mismo debe provenir de una acción voluntaria del servidor público o de la imposición de una sanción fiscal, de una orden judicial después de un proceso penal o de reparación directa.
Nota 1: En el caso de pérdida de un bien y el servidor desconoce el paradero del elemento, ya sea por diferentes motivos como, extravío, descuido, mal manejo, entre otras, y definitivamente, se da por hecho, por parte del Servidor Público, que el elemento no se encuentra físicamente dentro de las instalaciones, éste deberá reponer el elemento de la siguiente manera:
1. Presentando físicamente el bien con las mismas especificaciones
2. Pagando el valor de reposición del bien
7. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR DAÑO
1 el servidor público responsable del bien debe informar mediante una comunicación al subdirector Administrativo, las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos sobre el daño, aporta documentación básica como el concepto técnico, y hace entrega física de dicho bien. Nota: En caso que los bienes sean objeto de reparación por parte de la aseguradora, no son objeto de baja, razón por la cual se realiza un ajuste por revalorización del bien en el SIAF II (se acumula el valor histórico de compra más el valor del repuesto), y en este caso, no se realiza ajuste por (RI) retiro de inventario.
Sólo se realiza la baja mediante ajuste (RI) retiro de inventarios, cuando el bien tiene daño total.
12. AUTORIZACIÓN SALIDA PROVISIONAL DE BIENES NIVEL CENTRAL (FORMATO ADP01-F32)
1. el Grupo de Bienes, recibe el formato solicitud de salida provisional de bienes devolutivos, con la respectiva firma del responsable del bien El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un día antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el subdirector Administrativo y el responsable del Grupo de Bienes.
2. el Grupo de Bienes verifica en el sistema, que la información del bien descrito corresponda, al responsable del bien que se relaciona y que venga la firma respectiva
3. si la información es correcta se coloca en el formato respectivo el visto bueno por el Grupo de Bienes y se relaciona en el formato AD-P01-F07- de Seguimiento autorización de salida provisional de elementos, luego se pasa para la firma del responsable del Grupo de Bienes /subdirector Administrativo.
4. si la información no corresponde, se devuelve el formato al servidor responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
5. una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad y registra en la bitácora.
NOTA 1: En caso de que el bien sea de propiedad del servidor público y que permanezca en las instalaciones de la entidad más de 24 horas, se debe diligenciar el mismo formato, y el Grupo de Bienes una vez constate en el SIAF II, dejará una observación de que el bien no pertenece al patrimonio de la Entidad. Este formato debe constar igualmente de las 3 firmas.
Finalmente, el presente memorando pretende poner en conocimiento los lineamientos más sobresalientes del Manual Integrado para el Manejo de Bienes, más debe ser leído en su totalidad para comprender de fondo las actividades y compromisos que tienen todos los servidores que se le asignen bienes, este manual puede ser descargado del Mapa de Procesos que se encuentra en la Intranet
13. AUTORIZACIÓN SALIDA PROVISIONAL DE BIENES REGIONALES (FORMATO AD-P01-F33)
1. El Defensor(a) Regional, recibe la solicitud de salida provisional de bienes devolutivos.
2. El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un día antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el responsable del bien.
3. El o los profesionales administrativos responsables de inventarios de la Regional verifica que la información del bien descrito corresponda, al responsable del bien que se relaciona y que venga la firma respectiva.
4. Si la información es correcta se firma el formato respectivo por el responsable de inventarios y se relaciona en el formato AD-P01-F07- de Seguimiento autorización de salida provisional de elementos, luego se pasa para la firma del Defensor(a) Regional.
5. Si la información no corresponde, se devuelve el formato al servidor responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
6. Una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad.
7. El o los profesionales administrativos responsables de inventarios de la Regional, realizan seguimiento teniendo en cuenta la fecha de reintegro del bien, a través de una llamada telefónica al servidor respectivo para que presente físicamente el bien y firma el Formato de Seguimiento autorización de salida provisional de elementos.
Nota: En caso de que el bien sea de propiedad del servidor público y que permanezca en las instalaciones de la entidad más de 24 horas, se debe diligenciar el mismo formato, y el Grupo de Bienes - Inventarios una vez constate en el sistema la información, dejará una observación de que el bien no pertenece al patrimonio de la Entidad. Este formato debe constar igualmente de las 3 firmas.
Finalmente, se reitera la importancia de consultar el Manual Integrado para el Manejo de los bienes y de esta manera lograr una adecuada comunicación y una línea única de acción entre los actores involucrados, para que puedan realizar su trabajo organizada y sistemáticamente.
DIANA MARRUGO OTERO
Grupo de Bienes
