MEMORANDO 5020572 DE 2018
(noviembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.,
| Para: | Funcionarios y contratistas Defensoría del Pueblo |
| De: | Ángela María Medellín Muñoz, Subdirectora Administrativa (E) |
| Asunto: | Comisiones de servicio |
Por medio de la presente, y con el objeto de atender oportunamente cada uno de los requerimientos del asunto, realizados por Ustedes, respetuosamente me permito recordar que:
- Para el trámite comisiones y/o desplazamiento de servicio, la Entidad cuenta con una plataforma digital a través de la Intranet, para que los funcionarios realicen las solicitudes de comisión y apoyen a los contratistas a radicar las solicitudes de desplazamiento.
- Estas solicitudes deben realizarse MÍNIMO cinco días antes al inicio de la comisión, para que una vez surta el ciclo de aprobaciones, sea recibida en el grupo de viáticos de la Subdirección Administrativa con suficiente tiempo para el trámite de Resolución de Comisión y/o desplazamiento.
Sistema de Comisiones
Viáticos
- Estas solicitudes están sujetas a la previa programación del jefe del área donde laboren y a la disponibilidad de recursos, ya que la Entidad cuenta con varios rubros de inversión, transferencia y funcionamiento.
- Los servidores públicos, deben hacer el seguimiento de sus solicitudes a través de la plataforma de Intranet, consultado el número de radicado de la comisión, cada vez que avanza, cambia de color las pestañas
Sistema de Comisiones
Consulta estado de Comisiones
* Código solicitud 22453
Solicitud 22463
Nota: si la solicitud de comisión no está aprobada por el Ordenador del Gasto, no se puede continuar con el trámite de la misma.
Una vez la comisión ha pasado todos los filtros y es aprobada por el ordenador del gasto, pasa al grupo de viáticos, el botón de Comisión cambia a color naranja.
El grupo de viáticos, una vez recibe las solicitudes de comisión aprobadas, elabora la Resolución y la remite a la Subdirección Financiera para la expedición del registro presupuestal cuando esto sucede cambian de color los botones Resolución y Compromiso.
Sistema de Comisiones
Consulta estado de Comisiones
Código solicitud 21719
- Para que el Funcionario pueda viajar es INDISPENSABLE que la comisión, además de la Resolución, tenga su respectivo REGISTRO PRESUPUESTAL; es deber de los funcionarios verificar el cumplimiento de este requisito.
- Cuando la Comisión requiere tiquete aéreo, se procede a solicitar la reserva; ésta se envía al correo electrónico institucional para que el o los comisionados revisen la información, y si están de acuerdo confirmen la emisión del tiquete o si requieren ajustes, lo indiquen respondiendo al correo electrónico: tiquetesdp@gmail.com dentro de las 18 horas al envió de la reserva, de lo contrario no se emitirá, ni se tramitará la Resolución de Comisión; el numeral 6 de la Circular 012 de 2018, especifica que es obligación del comisionado confirmar por escrito la emisión del tiquete.
- Cualquier modificación que requieran realizar a una solicitud ya radicada, que ya cuenta con Resolución y compromiso, pueden hacerla por la plataforma de solicitudes, consultando el radicado; si aún no tiene Resolución, cualquier cambio requiere la aprobación de Secretaría General, por lo que deben enviar la petición por correo electrónico, con la aprobación del jefe inmediato y la justificación del cambio. Si es un cambio a un tiquete ya emitido, debe ser autorizado por el Supervisor del Contrato de tiquetes y el Secretario General, previa justificación del cambio y verificando el costo que se genere de dicho cambio.
- La legalización de las comisiones debe hacerla a través de la plataforma de Intranet, digitalizando los documentos obligatorios, estos documentos se encuentran detallados en la Resolución 1499 de 2015, éstos se deben digitalizar en un solo archivo en formato PDF. El formato de informe de comisión lo podrán descargar de la Intranet en el mapa de procesos del Sistema de Gestión de Calidad, Gestión de Servicios Administrativos- Viáticos.
- Una vez el funcionario ha anexado los documentos, el estado de la comisión pasa a legalizada, y la Subdirección Financiera realiza el respectivo proceso de revisión y pago de viáticos y/o gastos de viajes.
- De acuerdo con lo establecido en la Resolución 1499 de 2015, el comisionado tendrá cinco (5) días hábiles, una vez finalizada la comisión, para legalizar, de lo contrario, el grupo de legalizaciones de la Subdirección Financiera reportará al grupo de viáticos de la Subdirección Administrativa, para la Revocatoria de la comisión.
NORMATIVIDAD:
- Resolución 1499 de 2015: "Por la cual se establece el procedimiento para solicitar, conferir y legalizar comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento en la Defensoría del Pueblo".
- Resolución 1010 del 27 de julio de 2017 "por la cual de adopta la tabla de honorarios de los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión que celebre la Defensoría del Pueblo, se define los criterios para su aplicación y se regula la tabla de gastos de desplazamiento y manutención de estos contratistas"
- Resolución No. 431 del 13 de abril de 2018, "Por la cual se establece la escala para el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de viaje en la Defensoría del Pueblo.
- Circular 030 de 2017, nueva plataforma para la solicitud de comisión de servicios y/o desplazamiento.
- Circular 012 del 22 de marzo de 2018, Instrucciones acerca de la solicitud de tiquetes aéreos.
- Circular 024 del 28 de junio de 2018, Política de viajes.
- Circular 031 del 31 de octubre de 2018, Recomendaciones para el reconocimiento de comisiones y desplazamientos.
Cordialmente:
ÁNGELA MARÍA MEDELLÍN MUÑOZ
Subdirectora Administrativa (E).
