RESOLUCIÓN 150 DE 2009
(febrero 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014>
Por la cual se establece el procedimiento para conferir y legalizar comisiones de servicios en la Defensoría del Pueblo
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas en el numeral 18 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 13 de la Ley 1169 de 2007, prohíbe “tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos";
Que el numeral 18 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992, le otorga al Defensor del Pueblo la atribución de "dictar los reglamentos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo, lo relacionado con la organización y funciones internas y la regulación de trámites administrativos en lo no previsto en la ley”;
Que en mérito de lo expuesto este despacho:
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> El Secretario General de la Defensoría del Pueblo conferirá las comisiones de servicio de los funcionarios públicos y autorizará los desplazamientos de los contratistas al servicio de la entidad, siempre que éstas respondan a actividades que desarrollen en forma adecuada el Plan Operativo Estratégico de la entidad y las actividades relevantes del Plan de acción, en el marco de la misión constitucional y legal de la Entidad, sujeto a la disponibilidad presupuestal con que cuente la entidad al momento de la solicitud de la respectiva comisión.
ARTÍCULO SEGUNDO. SOLICITUD DE COMISIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> El Defensor del Pueblo, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales, el Veedor, la Secretaría Privada, la Secretaria General, los Subdirectores, los Jefes de Oficina, los Coordinadores de Proyectos Especiales y los Defensores Regionales y Seccionales, son los únicos funcionarios autorizados para solicitar comisiones de servicios para el personal adscrito a su despacho, y serán los responsables de ejercer la vigilancia de las labores a desarrollar por el comisionado.
ARTÍCULO TERCERO. OPORTUNIDAD. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Los funcionarios mencionados en el artículo Segundo deberán remitir y confirmar su recibo en la Subdirección Administrativa, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de la programación de las solicitudes de comisión de servicios o autorización de desplazamientos del mes siguiente, a efecto de expedir el respectivo acto donde se procederá al reconocimiento y pago oportuno de viáticos y gastos de viaje.
PARÁGRAFO 1. Ante la necesidad de desplazamientos urgentes o imprevisibles, el formato individual de comisión de servicio deberá ser remitido con un tiempo de antelación no inferior a tres (3) días a la realización de la misma o en forma inmediata, según sea el caso, por el medio más expedito a la Subdirección Administrativa, la cual presentará a consideración de la Secretaría General quien decidirá sobre la pertinencia de otorgar la comisión de servicios.
PARÁGRAFO 2. Es responsabilidad del funcionario que debe solicitar la comisión, de conformidad con el presente artículo, del envío oportuno de la programación y de las solicitudes de la comisión. Fuera del término consagrado en éste artículo, no se recibirán programaciones de comisiones.
PARÁGRAFO 3. De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Presupuesto General de la Nación, y los lineamientos de la Contraloría General de la República todas las comisiones de servicio requieren previa disponibilidad presupuestal, Está totalmente prohibido adelantar comisiones en nombre de la entidad sin haberse surtido el necesario acto administrativo que la confiere.
ARTÍCULO CUARTO. EXCEPCIONES A LA PROGRAMACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Podrá presentarse solicitud de comisión de servicios fuera de la programación establecida en el artículo tercero, cuando exista necesidad urgente de intervención del funcionario en hechos relacionados con situaciones de orden público, presunta violación de Derechos Humanos o de infracción al Derecho Internacional Humanitario o gestiones humanitarias.
También se consideran excepcionales, las comisiones que no hayan sido programadas dentro de los términos antes señalados, debido a razones de fuerza mayor o caso fortuito o a necesidades urgentes del servicio, y aquellas generadas por hechos que fueron conocidos por la Entidad fuera de las fechas establecidas para la Programación y de carácter urgente o extraordinario.
En estos casos el Jefe de cada dependencia o el responsable designado para el trámite de viáticos deberá remitir, con una antelación no menor a veinticuatro (24) horas, solicitud de comisión a la Subdirección Administrativa con la información indicada en el artículo quinto de la presente resolución. Dicha solicitud será únicamente autorizada por la Secretaría General.
ARTÍCULO QUINTO. TRÁMITE. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Las solicitudes de comisiones de servicios deben ser remitidas y confirmadas a la Subdirección Administrativa en el formato establecido por la entidad para este evento, el cual debe estar completamente diligenciado y encontrarse suscrito. Adjunto con dicho documento se debe enviar la justificación de la solicitud de comisión en la cual se especifique:
a) Fecha y hora a partir de la cual se inicia, y fecha y hora de retorno a la sede de trabajo. (Cuando se trate de Comisiones de Servicios que impliquen la expedición de tiquetes aéreos, esta información estará sujeta a los itinerarios de vuelos disponibles)
b) Lugar de la comisión
c) Si los gastos son sufragados por una institución distinta a la Defensoría del Pueblo, por un proyecto de cooperación, debe indicarse los mismos: transporte, hospedaje, alimentación, otros, y el nombre de la entidad que los sufraga.
d) Objeto de la comisión, en la cual deben especificarse las diligencias que van a realizarse, el objeto de las visitas especiales, la clase de intervención a realizarse, la descripción del evento o reunión en el que se participa, etc.
e) En la justificación de la comisión debe establecerse las circunstancias que hacen indispensable la participación del comisionado o comisionados. Igualmente deberán indicarse las razones por las cuales la comisión de servicios no se solicitó dentro de la programación mensual establecida en el artículo tercero de la presente Resolución.
f) Cuando el desplazamiento requiera la expedición de tiquetes aéreos, los vuelos de ida y regreso al lugar de comisión se deberán efectuar, preferiblemente en la tarifa más económica existente y en el primer vuelo programado en la ruta respectiva, salvo que por necesidades del servicio, expresamente manifestadas en la solicitud de comisión de servicios, el funcionario comisionado deba desplazarse en horarios diferentes.
g) Dependencia que solicita la Comisión.
h) Información del comisionado; nombres, apellidos, cédula de ciudadanía y lugar de su expedición, número de teléfono celular, cargo que desempeña, grado y dependencia, incluyendo sede de trabajo del funcionario que se comisiona.
i) Junto con la solicitud de la comisión, debe anexarse los soportes de Ja misma, esto es, misiones de trabajo, citaciones, invitaciones o cualquier documento que justifique la necesidad de realizar la comisión, de lo contrario la misma no será tramitada.
j) Toda comisión debe remitirse con el Visto Bueno del funcionario del nivel directivo correspondiente. En el caso que el comisionado preste sus servicios en alguna coordinación o unidad operativa, la comisión debe contar con la aprobación del respectivo coordinador nacional y el Jefe de la Dependencia.
PARÁGRAFO.- Las comisiones que no cumplan con los requisitos establecidos en el presente artículo no serán tenidas en cuenta y no se les dará el trámite respectivo.
ARTÍCULO SEXTO. SITUACIONES EN LAS QUE NO PROCEDE EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> No habrá lugar al reconocimiento y pago de viáticos cuando los gobiernos extranjeros, las entidades nacionales o internacionales, públicas o privadas, o las organizaciones no gubernamentales que programen el acto que origina la comisión sufraguen los respectivos costos o cuando éstas se desarrollen dentro de la sede habitual de trabajo.
PARÁGRAFO. Por sede habitual de trabajo se entiende que es el área metropolitana, ciudad, población, localidad, sector o área de mantenimiento comprendida en un área no superior a sesenta (60) kilómetros carreteables, contados a partir del límite o perímetro urbano de dicha área y en la cual el servidor público ha sido oficialmente designado para que desempeñe permanentemente las funciones del cargo.
ARTÍCULO SEPTIMO. EL ACTO QUE CONFIERE LA COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> El ordenador del gasto autoriza con su visto bueno las solicitudes descritas en el “Formato Relación de Solicitudes de Comisión", el cual se anexa a la presente Resolución y lo remite a la subdirección administrativa, para que proyecte la Resolución que confiere la comisión y ordena el reconocimiento y pago de viáticos y/o gastos de viaje, o, se adelanten los trámites de registro en el libro de la caja menor o se expida el certificado de disponibilidad presupuestal respectivo y se efectúe el registro presupuestal del compromiso, según sea el caso.
El acto administrativo que imparta la comisión deberá expresar: nombres y apellidos completos del comisionado, su identificación, cargo que desempaña, su remuneración mensual, valor de los viáticos, lugar donde se cumplirá la comisión, término y objeto de la comisión, fecha de iniciación de la misma y la entidad o programa que sufragará los gastos cuando a ello hubiere lugar.
PARÁGRAFO.- Los actos administrativos que ordenen comisión de servicios a los servidores públicos de la entidad, podrán ser revisados en la eventualidad de presentarse hechos no previstos, que incidan en el valor de los viáticos y gastos de viaje ordenados con anterioridad.
ARTÍCULO OCTAVO. TÉRMINO DE LA COMISIÓN Y PRÓRROGA. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> El término de cada comisión no puede ser superior a dos (2) días. Excepcionalmente podrá prorrogarse o concederse por un número de días superior cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deben realizarse, previo el envío del plan de trabajo detallado. Para efectos de la prórroga debe enviarse una comunicación dirigida a la Subdirección Administrativa, donde se indiquen los motivos de la prórroga y el número de días. Su remisión debe hacerse dentro de los dos (2) días hábiles anteriores al vencimiento del término inicial de la comisión; dicha prórroga queda sujeta a autorización de la Secretaría General, lo cuál debe ser confirmado por el funcionario que se encuentre en comisión.
ARTÍCULO NOVENO. DEL RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Sólo se reconocerá el valor completo de los viáticos si el comisionado, por estrictas necesidades del servicio, pernocta en el lugar de la comisión.
Cuando el servidor público le sea autorizado comisión de servicios y no pernocte en el sitio de su desplazamiento, se le reconocerá únicamente el cincuenta por ciento (50%) del valor de los viáticos.
PARÁGRAFO.- Si el funcionario comisionado o su Jefe inmediato cancelan la comisión, modifican el lugar del desplazamiento o las fechas de su realización, una vez ésta haya sido autorizada, y de estos hechos se deriva la aplicación de penalidades a la Entidad por la cancelación de vuelos, el servidor responsable de la cancelación deberá asumir el pago de la multa en cuestión, siempre y cuando no medien razones de fuerza mayor o caso fortuito, o la decisión responda a la determinación exclusiva de la administración.
ARTÍCULO DÉCIMO. SISTEMAS DE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Las comisiones serán reconocidas y pagadas a través del sistema de Avance por Caja Menor.
Los avances por Caja Menor procederán para las comisiones del Nivel Central de la Entidad que hayan sido tramitadas dentro de los plazos señalados en el artículo tercero o dentro de las excepciones consagradas en el artículo Noveno de la presente Resolución, siempre y cuando hayan sido solicitadas con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> La legalización de las comisiones de servicios autorizadas y de los viáticos y gastos de viaje generados en su cumplimiento deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su terminación, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias y fiscales a que haya lugar.
PARÁGRAFO.-No se pagarán viáticos reconocidos para una nueva comisión mientras no se hayan legalizado los derivados de una comisión anterior.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Una vez cumplida la comisión y dentro del plazo establecido en el artículo anterior, se legalizará la misma presentando ante la Subdirección Administrativa los siguientes documentos:
1. La constancia de permanencia en el lugar de la comisión, el cuál deberá ser suscrito u expedido por la autoridad competente donde se llevó a cabo la comisión.
2. Certificación de cumplimiento de la comisión, la cuál debe ser expedida por el Defensor Regional o Seccional o por el Jefe de Oficina o de Dependencia, exceptuando el nivel ejecutivo y directivo.
3. Informe detallado de la comisión.
4. Originales de los pasabordos, tanto de salida como de regreso, si la comisión implica tiquete aéreo.
5. Originales de los vales o pasajes, los cuales deberán presentarse en papel membreteado o con sello de fa compañía transportadora, salvo que se trate de medios de transporte inusuales, chalupa o vehículos particulares que ofrezcan este servicio, en zonas de difícil acceso para el transporte público. Dicho comprobante deberá contener: nombre, NIT o cédula de ciudadanía, firma de quien prestó el servicio, teléfonos de la compañía, fecha y hora del desplazamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO.- La comisión no será cancelada en el evento en que los tiquetes no se hayan utilizado en su totalidad; salvo que se haya informado por escrito a la Subdirección Administrativa con antelación; igualmente si los vales o pasajes presentados no cumplen con los requisitos mencionados anteriormente no serán tenidos en cuenta para su legalización.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Si habiéndose ordenado una comisión ésta no pudiere llevarse a cabo, quien la solicitó deberá informarlo por escrito a la subdirección Administrativa a más tardar el día anterior a aquel en que debía iniciarse la comisión, para las diligencias a que haya lugar. Si ya se hubieren pagado los viáticos y gastos de viaje deberán reintegrarse de inmediato al responsable de la Caja Menor.
El Subdirector Administrativo proyectará para firma del Secretario General las resoluciones de revocatoria o modificación de las comisiones proferidas, siempre que se solicite con la anticipación descrita en este artículo.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. GASTOS DE TRANSPORTE EN CASO DE TRASLADO. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> Sólo habrá lugar al reconocimiento de gastos de transporte para el funcionario, su cónyuge, compañero o compañera permanente, hijos y padres que dependan económicamente del servidor, cuando exista un traslado que implique el cambio de sede de trabajo, siempre que sea una decisión oficiosa de la Entidad. Por tanto, no habrá lugar a este reconocimiento si el traslado proviene de solicitud del servidor, cuando se efectúe un nuevo nombramiento, incluyendo aquel en período de prueba, ni para encargo o comisión.
Los gastos de transporte comprenderán los necesarios para la movilización de sus muebles y enseres. Para su trámite, el interesado deberá presentar solicitud acompañada de las respectivas cotizaciones, a la Subdirección Administrativa. No se reconocerá el pago de los gastos ocasionados por el traslado, sin autorización previa del Secretario General.
PARÁGRAFO. El estado civil se demostrará con el respectivo registro; la dependencia económica de los padres e hijos mayores de edad, así como la condición de ser compañero o compañera permanente, con la afirmación escrita del servidor.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. DEROGATORIA Y VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 134 de 2014> La presente Resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 10 FEB. 2009
VOLMAR PÉREZ ORTIZ
Defensor del Pueblo