RESOLUCIÓN 164 DE 1998
(febrero 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 298 de 1998>
Por la cual se adopta el Manual de Archivo de la Defensoría del Pueblo y se establecen los criterios para la expedición de Resoluciones, Oficios, Telegramas y Circulares.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y, en especial, las que le confiere, el artículo 9, numeral 18 de la Ley 24 de 1992,
CONSIDERANDO:
Que el archivo central de la DEFENSORÍA DEL PUEBLO, reúne los documentos que hacen parte del patrimonio documental del país.
Que es necesario establecer las directrices para el manejo de loe archivos documentales, el manejo de la información que reposa en la entidad y para la expedición de los documentos y actos administrativos de la misma.
Que el Manual de Archivo ha sido aprobado en todas y cada una de sus partes por el Comité de Archivo de la entidad y deberá ser difundido por las personas que manejan archivos, por los funcionarios del archivo y por los servidores públicos de la institución.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Adoptase el Manual de Archivo de la DEFENSORIA DEL PUEBLO, que se anexa en la presente resolución y hace parte integral de la misma.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Encárguese al Secretario General de mantener actualizado/ el Manual de Archivo de la DEFENSORIA DEL PUEBLO, para lo cual podrá hacer las modificaciones que considere necesarias.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Establézcanse los códigos de las diferentes dependencias que conforman la Entidad:
10 DESPACHO DEL DEFENSOR
1010 SECRETARÍA PRIVADA
1020 VEEDURÍA
1030 GRUPO DE ATENCIÓN DE DESPLAZADOS POR LA VIOLENCIA
20 SECRETARÍA GENERAL
2001 JUNTA DE LICITACIONES
2002 COMISIÓN DE CARRERA ADMINISTRATIVA
2010 OFICINA DE PERSONAL
201001 GRUPO DE CARRERA ADMINISTRATIVA
2020 OFICINA DE BIENESTAR SOCIAL
2030 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
203001 ALMACÉN
203002 ARCHIVO
203003 BIENES Y SERVICIOS
203004 CORRESPONDENCIA
203005 GRUPO DE PASAJES Y VIÁTICOS
203006 INVENTARIOS
203007 TRANSPORTES
2040 SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
204001 PRESUPUESTO
204002 CONTABILIDAD
204003 PAGADURÍA
2050 OFICINA DE PLANEACIÓN
205001 PROYECTO CONTROL DE GESTIÓN
2060 OFICINA DE PRENSA
2070 OFICINA DE SISTEMAS
2080 OFICINA JURÍDICA
30 DIRECCIONES NACIONALES
3010 ATENCIÓN Y TRÁMITE DE QUEJAS
3020 DEFENSORA PÚBLICA
3030 RECURSOS Y ACCIONES JUDICIALES
3040 PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN DE DERECHOS HUMANOS
304001 CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
40 DEFENSORÍAS DELEGADAS
4010 PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES
4020 PARA DERECHO A LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA
4030 PARA LA POLÍTICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA
4040 PARA LA SALUD Y LA SEGURIDAD SOCIAL
4050 PARA LOS DERECHOS COLECTIVOS Y DEL AMBIENTE
4060 PARA LOS DERECHOS DEL NIÑO, MUJER Y ANCIANO
4070 PARA LOS DERECHOS SOCIALES CULTURALES Y ECONÓMICOS
4080 PARA LOS INDÍGENAS Y LAS MINORÍAS ÉTNICAS
50 DEFENSORÍAS REGIONALES
5001 ANTIOQUIA
5002 ATLÁNTICO
5003 BOLÍVAR
5004 BOYACÁ
5005 CALDAS
5006 CAUCA
5007 CÓRDOBA
5008 CUNDINAMARCA
5009 CHOCO
5010 HUILA
5011 MAGDALENA
5012 MAGDALENA MEDIO
5013 META
5014 NARIÑO
5015 NORTE DE SANTANDER
5016 PUTUMAYO
5017 QUINDÍO
5018 RISARALDA
5019 SANTA FE DE BOGOTÁ
501901 CENTRO DE ATENCIÓN CIUDADANA - C.A.C.
5020 SANTANDER
5021 TOLIMA
5022 VALLE
60 OFICINAS SECCIONALES
6001 AMAZONAS
6002 ARAUCA
6003 CAQUETÁ
6004 CASANARE
6005 CESAR
6006 GUAINÍA
6007 GUAJIRA
6008 GUAVIARE
6009 SUCRE
60010 VAUPÉS
60011 VICHADA
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Todos los documentos que se expidan en cualquiera de las dependencias deberán identificarse con el código de origen, numerarse en forma consecutiva de lo cual se dejará constancia en un libro radie ador que se abrirá para estos efectos,
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Toda Resolución expedida por la Defensoría del Pueblo deberá llevar un epígrafe, el cual debe ser un resumen fiel de las disposiciones contenidas en ella.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Se acudirá a utilizar el mecanismo de circulares internas solamente en los eventos en que el contenido de las mismas esté dirigido a informar de una manera general a los funcionarios de la Defensoría del Pueblo.
Las circulares externas solamente se expedirán cuando estén dirigidas de manera general al público.
ARTÍCULO SEPTIMO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Cuando las Resoluciones consten de varias hojas, éstas deberán ser numeradas a partir de la segunda hoja y en el encabezamiento de cada una deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.
ARTÍCULO OCTVAVO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Están facultados para firmar Resoluciones y Circulares, en el ámbito de su competencia, los siguientes funcionarios:
a) El Defensor del Pueblo
b) El Secretario General
c) El Director Nacional de Defensoría Pública
ARTÍCULO NOVENO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Están facultados para firmar Oficios y Telegramas, relacionados con las funciones que le corresponde cumplir, los siguientes funcionarios;
a) El Defensor del Pueblo
b) El Secretario General
c) Los Defensores Delegados
d) Los Directores Nacionales
e) Los Defensores Regionales y
f) Los Profesionales Responsables de las Oficinas Seccionales
g) Los Subdirectores
h) Los Jefes de Oficina
PARAGRAFO: En caso de ausencia temporal de alguno de los funcionarios anteriormente señalados, podrá firmar los oficios y telegramas el funcionarios que haya sido debidamente encargado de cumplir las funciones del titular.
ARTÍCULO DECIMO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Toda Circular; Oficio, Memorando o Telegrama, con excepción de loe emitidos por las Defensorías Regionales Santa Fe de Bogotá y Cundinamarca, deberá ser numerados consecutivamente y fechado.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 298 de 1998> Para la expedición de Resoluciones y Circulares 4 Internas o Externas, se seguirá el siguiente trámite:
1. La numeración y control cronológico corresponde asignarlo y llevarlo a la Secretaría General a quien se le deberá remitir el original para su archivo.
2. Tratándose de oficios y telegramas deberán ser remitidos a la Oficina de Correspondencia, la cual, una vez numerado y fechado, devolverá una copia a la oficina que lo expida,
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Santafé de Bogotá D.C. el 17 de febrero de 1998
JOSE FERNANDO CAYCEDO
Ciudadano Defensor del Pueblo