RESOLUCIÓN 298 DE 1998
(marzo 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014>
Por la cual se establecen los criterios para la expedición de Resoluciones, Oficios, Telegramas y Circulares en la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 9o, numeral 18 de la Ley 24 de 1992,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Adóptese el Manual de Archivo de la Defensoría del Pueblo, que se anexa a la presente resolución y hace parte integral de la misma.
ARTÍCULO 2o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Encárguese al Secretario General de mantener actualizado el Manual de Archivo de la Defensoría del Pueblo, para lo cual podrá hacer las modificaciones que considere necesarias.
ARTÍCULO 3o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Establézcanse los siguientes códigos para las diferentes dependencias que conforman la Entidad:
10 DESPACHO DEL DEFENSOR
1010 SECRETARIA PRIVADA
1020 VEEDURIA
1030 GRUPO DE ATENCION A DESPLAZADOS
<Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 826 de 1999. El nuevo texto es el siguiente:> 1040 - OFICINA DE CONTROL INTERNO
<Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> 1040 SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS-SAT.
20 SECRETARIA GENERAL
2001 JUNTA DE LICITACIONES
2002 COMISION DE CARRERA ADMINISTRATIVA
<Código adicionado por el artículo 2 de la Resolución 872 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> 2003 DESPLAZADOS (ADSCRITO A LA SECRETARIA GENERAL)
2010 OFICINA DE PERSONAL
201001 GRUPO DE CARRERA ADMINISTRATIVA
2020 OFICINA DE BIENESTAR SOCIAL
2030 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
203001 ALMACEN
203002 ARCHIVO
203003 BIENES Y SERVICIOS
203004 CORRESPONDENCIA
203005 GRUPO DE PASAJES Y VIATICOS
203006 INVENTARIOS
203007 TRANSPORTES
2040 SUBDIRECCION FINANCIERA
204001 PRESUPUESTO
204002 CONTABILIDAD
204003 PAGADURIA
2050 OFICINA DE PLANEACION
<Código eliminado por el artículo 2 de la Resolución 826 de 1999>
2060 OFICINA DE PRENSA
2070 OFICINA DE SISTEMAS
2080 OFICINA JURIDICA
<Código adicionado por el artículo 2 de la Resolución 872 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> 2090 ESTADÍSTICA (ADSCRITO A LA SECRETARIA GENERAL)
30 DIRECCIONES NACIONALES
3010 ATENCION Y TRAMITE DE QUEJAS
3020 DEFENSORIA PUBLICA
3030 RECURSOS Y ACCIONES JUDICIALES
3040 PROMOCION Y DIVULGACION DE DERECHOS HUMANOS
304001 CENTRO DE DOCUMENTACION
<Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> 304002 RED NACIONAL DE PROMOTORES DE DERECHOS HUMANOS
40 DEFENSORIAS DELEGADAS
4010 PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES
4020 PARA EL DERECHO A LA PARTICIPACION CIUDADANA
4030 PARA LA POLITICA PENAL Y PENITENCIARIA
4040 PARA LA SALUD Y LA SEGURIDAD SOCIAL
4050 PARA LOS DERECHOS COLECTIVOS Y DEL AMBIENTE
<Código adicionado por el artículo 2 de la Resolución 872 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> 405001 FONDO DE ACCIONES COLECTIVAS Y DE GRUPO (ADSCRITO A LA DEFENSORÍA DELEGADA PARA LOS DERECHOS COLECTIVOS Y DEL MEDIO AMBIENTE)
4060 PARA LOS DERECHOS DEL NIÑO, LA MUJER Y EL ANCIANO
4070 PARA LOS DERECHOS SOCIALES, ECONOMICOS Y CULTURALES
4080 PARA LOS INDIGENAS Y LAS MINORIAS ETNICAS
50 DEFENSORIAS REGIONALES
5001 ANTIOQUIA
5002 ATLANTICO
5003 BOLIVAR
5004 BOYACA
5005 CALDAS
5006 CAUCA
5007 CORDOBA
5008 CUNDINAMARCA
5009 CHOCO
5010 HUILA
5011 MAGDALENA
5012 MAGDALENA MEDIO
5013 META
5014 NARIÑO
5015 NORTE DE SANTANDER
5016 PUTUMAYO
5017 QUINDIO
5018 RISARALDA
5019 SANTA FE DE BOGOTA, D.C.
501901 CENTRO DE ATENCION CIUDADANA - C.A.C.
5020 SANTANDER
5021 TOLIMA
5022 VALLE
60 OFICINAS SECCIONALES
6001 AMAZONAS
6002 ARAUCA
6003 CAQUETA
6004 CASANARE
6005 CESAR
6006 GUAINIA
6007 GUAJIRA
6008 GUAV1ARE
6009 SUCRE
6010 VAUPES
6011 VICHADA
6012 URABA
<Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 1171 de 1999. El nuevo texto es el siguiente:> 6013 ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA
ARTÍCULO 4o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Todos los documentos que se expidan en cualquiera de las dependencias deberán identificarse con el código de origen y numerarse en forma consecutiva, de lo cual se dejará constancia en un libro radicador que se abrirá en cada una de ellas, para estos efectos.
ARTÍCULO 5o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Toda Resolución o Circular expedida por la Defensoría del Pueblo deberá llevar un epígrafe, el cual debe ser un resumen fiel de las disposiciones contenidas en ella.
ARTÍCULO 6o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Se acudirá a utilizar el mecanismo de circulares internas en los eventos en que el contenido de las mismas esté dirigido a informar de una manera general a los funcionarios de la Defensoría del Pueblo sobre la implementación de políticas generales, la aplicación de las normas de la entidades o sobré cualquier otro aspecto similar, de interés para la entidad.
Las circulares externas solo se expedirán cuando estén dirigidas al público en general.
ARTÍCULO 7o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Cuando las Resoluciones consten de varías hojas, éstas deberán ser numeradas a partir de la segunda hoja y en el encabezamiento de cada una deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.
ARTÍCULO 8o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Están facultados para firmar Circulares los siguientes funcionarios:
a) El Defensor del Pueblo;
b) El Secretarío General;
c) El Director Nacional de Defensoría Pública.
ARTÍCULO 9o.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Están facultados para firmar Oficios y Telegramas en lo relacionado con las funciones que deben cumplir, los siguientes funcionarios:
a) El Defensor del Pueblo
b) El Secretario General
c) Los Defensores Delegados
d) Los Directores Nacionales
e) El Veedor
f) El Secretario Privado
g) Los Defensores Regionales
h) Los Profesionales Responsables de las Oficinas Seccionales
i) Los Subdirectores
j) Los Jefes de Oficina
k) El Coordinador del Grupo de Desplazados por la Violencia
l) El Presidente de la Comisión de Carrera Administrativa o, en su defecto, el secretario de la misma
m) Los profesionales responsables de las Oficinas de Personal y Bienestar Social
n) El Pagador
<Literal adicionado por el artículo 2 de la Resolución 643 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> o) Coordinador del Centro de Atención ciudadana CAC
<Literal adicionado por el artículo 2 de la Resolución 643 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> p) Coordinador del proyecto “Red Nacional de Promotores de Derechos Humanos”
<Literal adicionado por el artículo 2 de la Resolución 643 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> q) Coordinador del Sistema de Alertas Tempranas-SAT
PARAGRAFO: En caso de ausencia temporal de alguno de los funcionarios anteriormente señalados, podrá firmar los oficios y telegramas, el funcionario que haya sido debidamente encargado de cumplir las funciones del titular o a quien el titular, en casos excepcionales y con causa justificada, haya autorizado. En estos casos, el funcionario que autoriza será responsable por los actos, hechos u omisiones que, de acuerdo con el documento, puedan derivarse de su cumplimiento.
ARTÍCULO 10.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Toda Circular, Oficio, Memorando o Telegrama, con excepción de los emitidos por las Defensorías Regionales Santa Fe de Bogotá y Cundinamarca, deberán ser numerados consecutivamente y fechado.
a) La numeración y control cronológico de las resoluciones y circulares corresponde asignarlo y llevarlo a la Secretaría General, a quien deberá remitírsele el original para su archivo;
b) Tratándose de oficios y telegramas, incluidos los de las Defensorías Regionales de Santa Fe de Bogotá y Cundinamarca, deberán ser numerados por la Oficina de Correspondencia, la cual, una vez numerado y fechado, devolverá una copia a la oficina que lo expida.
ARTÍCULO 11.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> Las comunicaciones internas de simple trámite, tendrán el carácter de memorandos y serán suscritas por los responsables de las oficinas o dependencias relacionadas en el artículo 3 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 12.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> El Secretario General podrá, mediante simple comunicación, autorizar a otros servidores de la Defensoría del Pueblo, la suscripción de oficios, telegramas externos o memorandos internos.
ARTÍCULO 13.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> La codificación que se adopta en la presente resolución, deberá ser, utilizada en cualquier proceso o procedimiento administrativo o financiero de entidad.
ARTÍCULO 14.- <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 85 de 2014> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 164 del 17 de febrero de 1998.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., el 17 MAR 1998
NELSON CAICEDO RODRIGUEZ
Ciudadano Defensor del Pueblo (E)