RESOLUCIÓN 349 DE 2010
(marzo 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1692 de 2013>
Por medio de la cual se adopta el Sistema de Control de Gestión “STRATEGOS” para el seguimiento y control del Plan Estratégico Institucional, del Plan Operativo Estratégico POE y del Plan de Acción Funcional PAF de cada una de las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial la conferida en el Artículo 9 numerales 2 y 18 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO
Que la Defensoría del Pueblo es una institución del Estado colombiano responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos en el marco del Estado social de derecho, democrático, participativo y pluralista. Lo anterior lo logra mediante las siguientes acciones integradas: a) promoción y divulgación de los derechos humanos, b) defensa y protección de los derechos humanos, y c) divulgación y promoción del derecho internacional humanitario.
Que conforme a las Leyes 87 de 1993 y 190 de 1995, se deben definir y ejecutar un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación para el debido control y evaluación de las labores asignadas a la Defensoría del Pueblo por la Constitución y la ley.
Que, en aras de desarrollar este mandato, y con el fin de responder a los nuevos desafíos, la entidad realizó un proceso de ajuste a la planeación estratégica institucional para el período 2009-2012.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO 1. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1692 de 2013> Adóptese el Sistema de Control de Gestión “STRATEGOS” para el seguimiento y control del Plan Estratégico Institucional, del Plan Operativo Estratégico - POE- y del Plan de Acción Funcional -PAF-, de cada una de las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
ARTICULO 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1692 de 2013> Para facilitar la adecuada comprensión de lo contenido en la presente resolución, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones.
Plan Estratégico Institucional: Define la Misión y Visión de la Defensoría del Pueblo y fija las acciones que orientan la gestión de la entidad, la cual se realiza a través de las líneas de visión, señalando objetivos y metas para un período determinado.
El Plan Estratégico Institucional se convierte en el principal referente para el diseño, ejecución y evaluación de los planes de trabajo de la entidad en el cumplimiento de sus funciones.
Plan Operativo Estratégico POE: Comprende los proyectos o actividades que desarrolla una dependencia para el logro de los objetivos y metas estratégicas incluidas en el plan estratégico institucional.
Plan de Acción Funcional PAF: Comprende las actividades que cada dependencia lleva a cabo anualmente en desarrollo de las funciones asignadas legal y reglamentariamente.
Director del Sistema de Control de Gestión “STRATEGOS”: El Jefe de la Oficina de Planeación, encargado de planear, implementar, hacer seguimiento y controlar el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Estratégico y el Plan de Acción Funcional. De igual manera verificará el correcto funcionamiento del Sistema de Control de Gestión.
Analista del Sistema de Control de Gestión “STRATEGOS”: Servidor público encargado de administrar funcional y técnicamente el Sistema de Control de Gestión.
Jefe de la Dependencia: Comprende los cargos de Director Nacional, Defensor Delegado, Defensor Regional o Jefe de Oficina.
Operador del Sistema de Control de Gestión “STRATEGOS” en las dependencias: Servidor público designado en cada dependencia, encargado del registro de la información de gestión de su dependencia en el Sistema de Control de Gestión.
Facilitador de la Oficina de Planeación: Servidor público de la Oficina de Planeación designado por el Jefe de la misma, para asesorar a los Jefes de Dependencia y Operadores del Sistema de Control de Gestión en todo lo relacionado con el Plan de Acción Funcional PAF. Para cada dependencia se designará un Facilitador en la Oficina de Planeación, quien tendrá a cargo una o varias dependencias.
Líder de Proyecto o Actividad: Es todo servidor público designado por el Jefe de la Dependencia respectiva, para la gestión de un proyecto o actividad estratégica o funcional.
Responsable de acciones: Es todo servidor público que hace parte o gestiona alguna o todas las acciones de las actividades estratégicas formuladas por la dependencia, el cual deberá suministrar la información o los datos resultantes de su gestión al Jefe de la misma y al Operador de Sistema de Control de Gestión en la dependencia.
Registro de Información: Es el ingreso de datos reales, de indicadores y del avance de las acciones que componen las actividades estratégicas y funcionales, durante un período determinado.
Análisis de Información: Se refiere al estudio y examen respecto al comportamiento y resultado de los indicadores y de las actividades estratégicas.
Reunión de Análisis Estratégico Nivel 1 (RAE 1): Se entenderá, como RAE Nivel 1, la reunión de análisis estratégico que realiza el Comité Directivo, con frecuencia trimestral, liderada por el Defensor del Pueblo, para la toma de decisiones y correctivos, con base en un informe consolidado por el Director del Sistema de Control de Gestión.
Reunión de Análisis Estratégico Nivel 2 (RAE 2): Se entenderá como RAE Nivel 2, fa reunión de análisis estratégico que deben realizar las dependencias trimestralmente, para analizar el avance de las actividades estratégicas y tomar las acciones o correctivos del caso.
ARTÍCULO 3. RESPONSABILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN “STRATEGOS”. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1692 de 2013> Se establecen las siguientes responsabilidades frente al Sistema de Control de Gestión.
DEL DIRECTOR DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN “STRATEGOS”
1. Coordinar la elaboración del Plan Estratégico Institucional y recomendar acciones a emprender para el logro de las metas y objetivos.
2. Coordinar la revisión y evaluación de los planes estratégicos y funcionales incluyendo recursos, tiempos y presupuestos, así como, su inclusión en el Sistema de Control de Gestión.
3. Organizar el despliegue del Plan Estratégico Institucional por vectores, articulando las dependencias vinculadas con el tema, con el fin de construir el Plan Operativo Estratégico -POE-.
4. Liderar el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Control de Gestión de la entidad.
5. Consolidar un informe de cumplimiento del Plan Estratégico de la entidad, con base en los reportes del Sistema de Control de Gestión.
6. Liderar el seguimiento y control a las metas e indicadores establecidos por las dependencias.
7. Proponer al Comité Directivo directrices y acciones orientadas al (ogro de los objetivos estratégicos institucionales a partir del análisis de los informes de desempeño.
DEL ANALISTA DE “STRATEGOS”
1. Administrar funcionalmente el sistema de control de gestión “Strategos”.
2. Parametrizar los Planes Operativos Estratégicos y Planes de Acción Funcional, de las dependencias en el Sistema de Control de gestión.
3. Dar soporte técnico a los usuarios del Sistema de Control de Gestión.
4. Realizar un monitoreo constante con los Operadores del Sistema de Control de Gestión para buscar las soluciones a las dificultades que se presenten en el registro de datos e información en el Sistema de Control de Gestión.
5. Participar en la elaboración de los informes que se requieran en la entidad o por los entes de control u otras entidades respecto a la información contenida en el Sistema de Control de Gestión.
6. Asesorar y orientar a los usuarios del Sistema de Control de Gestión en temas relacionados con registro, actualización, consulta o modificación de datos.
7. Hacer seguimiento al Plan Estratégico Institucional y reportar al Director del Sistema de Control de Gestión.
8. Asesorar, revisar y hacer seguimiento a los Planes Operativos Estratégicos formulados por las dependencias.
9. Evaluar y aprobar las solicitudes de modificaciones y los ajustes a los Planes Operativos Estratégicos presentadas por los Jefes de las Dependencias.
10. Analizar los resultados generados por Sistema de Control de Gestión en relación con el Plan Operativo Estratégico.
11. Identificar resultados significativos obtenidos, potencialidades de los proyectos o actividades y recomendar acciones para su mejoramiento.
12. Preparar informes sobre incumplimientos recurrentes de las metas en los Planes Operativos Estratégicos y entregar al Director del Sistema de Control y Gestión para su evaluación por el Comité Directivo.
DE LOS JEFES DE LAS DEPENDENCIAS.
1. Elaborar en compañía de la totalidad de los servidores públicos asignados a la dependencia, el Plan de Acción Funcional -PAF-, para la vigencia fiscal siguiente y enviarlo a la Oficina de Planeación a más tardar el 30 de octubre de cada año.
2. Participar en el despliegue del Plan Operativo Estratégico -POE- por vectores.
3. Realizar periódicamente con los servidores públicos asignados a la dependencia, el seguimiento a la ejecución de las actividades o acciones propuestas en los respectivos planes, teniendo como base los resultados de la gestión individual y de la dependencia.
4. Verificar junto con el Operador del Sistema de Control de Gestión de la dependencia el cumplimiento de procedimientos, términos y fechas, definidos por la Oficina de Planeación.
5. Desarrollar las acciones necesarias para dar cumplimiento a las metas establecidas en los planes.
6. Designar a uno de los servidores de su dependencia como Operador del Sistema de Control de Gestión “Strategos” y comunicar a la Oficina de Planeación sobre su asignación.
7. Solicitar a la dependencia competente los recursos logísticos para que el Operador del Sistema de Control de Gestión, pueda ingresar la información bajo el procedimiento y en la oportunidad que se defina.
8. Solicitar a los servidores públicos asignados a su dependencia reportar al Operador del Sistema de Control de Gestión la información generada individual o grupalmente, para que sea registrada en el sistema.
9. Velar por la veracidad de la información que su dependencia registre en el Sistema de Control de Gestión.
DE LOS OPERADORES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN “STRATEGOS” EN LAS DEPENDENCIAS.
1. Diligenciar el formato (físico o electrónico) establecido por la Oficina de Planeación con la información del Plan Operativo Estratégico -POE- y del Plan de Acción Funcional -PAF- de la dependencia.
2. Tramitar la solicitud de modificaciones y ajustes detectados por la dependencia, resultado del seguimiento periódico del plan propuesto, ante el facilitador -PAF- o ante el Analista -POE-, previa aprobación del Jefe de la Dependencia.
3. Registrar en el Sistema de Control de Gestión en los plazos establecidos, la información recibida de cada uno de los servidores y/o líderes de proyecto de su dependencia.
4. Asesorar al Jefe de la Dependencia en la revisión periódica del -POE- y el -PAF- para validar el nivel de cumplimiento de los objetivos, actividades estratégicas y acciones, así como para identificar alertas que permitan tomar los correctivos del caso.
5. Elaborar los informes que el Jefe de la Dependencia solicite apoyado en el Sistema de Control de Gestión.
6. Orientar a los servidores públicos de la dependencia en las consultas de datos registrados y en la elaboración de análisis relacionados con el comportamiento de los indicadores y actividades estratégicas.
DE LOS FACILITADORES DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN
1. Asesorar, revisar y hacer seguimiento a los Planes de Acción Funcional formulados por las dependencias a cargo.
2. Evaluar y aprobar las solicitudes de modificaciones y los ajustes a los Planes de Acción Funcional presentadas por los Jefes de las Dependencias.
3. Analizar los resultados generados por el Sistema de Control de Gestión en relación con el Plan de Acción Funcional.
4. Identificar resultados significativos obtenidos, potencialidades de las acciones y recomendar acciones para su mejoramiento.
5. Preparar informes sobre incumplimientos recurrentes de las metas en los Planes de Acción Funcional y entregar al Director del Sistema de Control y Gestión para su evaluación por el Comité Directivo.
PARÁGRAFO: Para los casos donde no exista conectividad u otro medio de comunicación que permita el acceso al Sistema de Control de Gestión “Strategos”, el Facilitador de la Oficina de Planeación y el Analista del Sistema de Control de Gestión deberán acordar con el Operador del Sistema de Control de Gestión la forma, términos y medio de envío de los datos, para su registro oportuno en “Strategos”.
DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN.
1. La Oficina de Planeación impartirá lineamientos e instrucciones y asesorará la elaboración de los Planes Operativos Estratégicos y Planes de Acción Funcional, el registro, seguimiento y modificación de la información en el Sistema de Control de Gestión.
2. Definir procedimientos, instructivos y formatos necesarios para asegurar que los Planes Operativos Estratégicos y los Planes de Acción Funcional se elaboren de acuerdo a la metodología establecida.
3. Consolidar los Planes Operativos Estratégicos y Planes de Acción Funcional de la entidad anualmente.
4. Realizar acompañamiento a las diferentes dependencias en el seguimiento periódico de la gestión, soportado en el Sistema de Control de Gestión.
5. Revisar el Plan Estratégico Institucional anualmente, tomando como insumos:
a. Las solicitudes de modificación presentadas por las dependencias.
b. Las mejoras propuestas por el Comité Directivo.
c. Los análisis y verificación de cumplimiento de los vectores y actividades estratégicas.
6. Asignar perfiles y claves, a los Operadores del Sistema de Control de Gestión en las dependencias.
7. Capacitar continuamente a los Operadores del Sistema de Control de Gestión en el manejo, registro y análisis de los datos y en la formulación de los -POE- y -PAF-.
8. Garantizar el soporte funcional a los usuarios finales del Sistema de Control de Gestión para facilitar el uso del mismo como apoyo a la gestión de las dependencias.
9. Distribuir entre los facilitadores de la Oficina de Planeación las dependencias que tendrán a su cargo, en materia del Sistema de Control de Gestión.
DE LA OFICINA DE SISTEMAS.
1. Asumir el soporte técnico del Sistema de Control de Gestión “Strategos”, con el objetivo de solucionar a la mayor brevedad los problemas, requerimientos que la institución solicite y actualización del aplicativo, siguiendo estándares de reconocimiento mundial.
2. Garantizar la conectividad al servidor de aplicativos donde reside el del Sistema de Control de Gestión “Strategos" de las dependencias del orden nacional y regional.
3. Garantizar la instalación del software y la integridad de los datos registrados en el Sistema de Control de Gestión.
4. Realizar las copias de Backup de datos y del aplicativo.
5. Establecer las medidas de seguridad que faciliten el ingreso vía Web de los Operadores del Sistema de Control de Gestión, tanto en las dependencias del nivel central como en el nivel territorial.
6. Garantizar que los Operadores del Sistema de Control de Gestión en las dependencias tengan las licencias del software requeridas por la plataforma “Strategos” para su adecuada producción y la respectiva actualización.
7. Garantizar la integralidad de los datos durante los procesos de migración de la información o actualización de la misma.
8. Mantener una comunicación fluida y permanente con el Analista del Sistema de Control de Gestión.
DE LOS SERVIDORES DE LA ENTIDAD CON EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN “STRATEGOS”.
1. Adoptar en sus prácticas de trabajo como instrumentos de medición, el uso permanente de herramientas tecnológicas para el registro de los resultados de su gestión individual en los procedimientos y proyectos que tenga a cargo en el desempeño de sus funciones en la entidad.
2. Consolidar los datos de su gestión individual e informar veraz y oportunamente al Operador del Sistema de Control de Gestión de la dependencia, en los términos y forma indicados.
3. Guardar los soportes documentales de la información suministrada al Operador del Sistema de Control de Gestión de la dependencia, que podrán ser verificados en cualquier momento por la Oficina de Control Interno y otras instancias competentes.
4. Las personas que prestan sus servicios profesionales con cargo a proyectos de inversión o de cooperación internacional, deben reportar las actividades de su gestión al Jefe de la Dependencia que los coordina, para que los datos del resultado de su gestión sean consolidados y suministrados al Operador del Sistema de Control de Gestión en la respectiva dependencia.
ARTÍCULO 4. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1692 de 2013> La Oficina de Control Interno auditará el funcionamiento y operación del Sistema de Control de Gestión “Strategos”, el cumplimiento de los Planes Operativos Estratégicos -POE-, Planes de Acción Funcional -PAF- y verificará el cumplimiento de la presente resolución.
ARTÍCULO 5. TÉRMINOS PARA REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA “STRATEGOS”. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1692 de 2013> Las fechas definidas para el registro y comunicación de la ejecución de las actividades y acciones estratégicas y el resultado de los indicadores propuestos en los Planes Operativos Estratégicos anuales, son:
| CICLOS DE REVISIÓN | REGISTRO INFORMACIÓN: - POE - Indicadores - Actividades - Estratégicas | ANÁLISIS INFORMACIÓN: - Indicadores - Actividades - Estratégicas - Objetivos | RAE NIVEL 2 (Jefes de Dependencia) | RAE NIVEL 1 (Comité Directivo) |
| Enero - Marzo | 5 al 15 de abril | 15 al 20 de abril | 21 al 23 de abril | 27 al 29 de abril |
| Abril - Junio | 1 al 10 de julio | 12 al 15 de julio | 21 al 23 de julio | 24 al 27 de julio |
| Julio- Septiembre | 1 al 9 de octubre | 11 al 15 de octubre | 19 al 22 de octubre | 25 al 27 de octubre |
| Octubre - Diciembre | 10 al 19 de enero | 20 al 23 de enero | 24 al 27 de enero | 1 al 3 de febrero |
| Reuniones para la revisión del Plan Estratégico Institucional | N.A. | 1 de septiembre al 15 de octubre | N.A. | 25 al 30 de noviembre |
PARÁGRAFO. El registro de los datos del Plan de Acción Funcional se debe realizar todos los meses, en los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente.
ARTÍCULO 6. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá D.C. el 15 de marzo de 2010
VOLMAR ANTONIO PÉREZ ORTÍZ
Defensor del Pueblo