RESOLUCIÓN 1692 DE 2013
(noviembre 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018>
Por medio de la cual se deroga la Resolución 349 de 2010 y se adopta el Sistema de Información y Control de Gestión STRATEGOS como la herramienta para el seguimiento y control del Plan Estratégico, del Plan Operativo Estratégico y de los Planes de Acción Anuales de las Dependencias de la Defensoría del Pueblo.
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las otorgadas por la Ley 24 de 1992 y la Resolución 036 de 2013 y
CONSIDERANDO:
Que conforme a las Leyes 87 de 1993 y 190 de 1995, se deben definir y ejecutar un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación para el debido control y evaluación de las labores asignadas a la Defensoría del Pueblo por la Constitución y la ley.
Que el artículo primero de la Resolución 349 de 2010 adoptó el Sistema de Control de Gestión STRATEGOS para el seguimiento y control del Plan Estratégico, del Plan Operativo Estratégico -POE- y del Plan de Acción Funcional -PAF-, de cada una de las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
Que mediante Resolución 1014 de 2013 se adoptó el Plan Estratégico de la Defensoría del Pueblo para la vigencia 2013 - 2016.
Que es necesario ajustar las responsabilidades y la estructura contenida en la Resolución 349 de 2010 a las nuevas necesidades institucionales.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. ADOPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018> Adoptar el Sistema de Información STRATEGOS como la herramienta complementaria para el seguimiento y control del Plan Estratégico - PE, del Plan Operativo Estratégico - POE, y del Plan de Acción Anual -PAA de las Dependencias de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018> Para facilitar la adecuada comprensión de lo contenido en la presente resolución, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
-Strategos: es un Sistema de Información de apoyo a los procesos de planificación estratégica y control de gestión.
-Plan Estratégico - PE: Es el principal referente para el diseño, ejecución y evaluación de los planes, programas y proyectos de la Entidad en el cumplimiento de sus funciones estratégicas, misionales y de apoyo; comprende la Misión y Visión de la Defensoría del Pueblo, fija las acciones que orientan la gestión de la Entidad, a través de los énfasis de acción, objetivos estratégicos y resultados para un periodo determinado.
-Plan Operativo Estratégico - POE: Contiene el registro de las actividades y productos estratégicos que desarrolla una dependencia para el logro de los objetivos y resultados incluidos en el Plan Estratégico - PE, el cual es elaborado por los responsables o jefes de las dependencias con la participación de los miembros de su equipo.
-Plan de Acción Anual - PAA: Contiene los procesos, actividades y variables que el responsable o jefe de la dependencia propone llevar a cabo durante la vigencia, en desarrollo de las funciones legales y reglamentarias asignadas a la Entidad.
-Reporte de Control: Contiene el cumplimento de las actividades y productos estratégicos propuestos por los responsables o jefes de las dependencias en el Plan Operativo Estratégico - POE y el cumplimiento de actividades en el Plan de Acción Anual - PAA, durante un período determinado, el cual es elaborado por la Oficina de Planeación con destino a la Alta Dirección.
-Alta Dirección: Defensor del Pueblo, Secretario Privado y Secretario General.
-Responsable o jefe de la dependencia. Directores Nacionales, Delegados, Defensores Regionales, Subdirectores y Jefes de Oficina.
ARTÍCULO 3. RESPONSABILIDADES: <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018> se establecen las siguientes responsabilidades frente al sistema de control de gestión, para el logro de los objetivos institucionales:
1. Alta Dirección:
-Revisar los informes emitidos por la Oficina de Planeación del Plan Operativo Estratégico - POE y Plan de Acción Anual de las Dependencias, esto con el fin de conocer el avance de la ejecución de lo planeado institucionalmente.
2. De los responsables o jefes de dependencia:
-Elaborar con la participación de los funcionarios que conforman la dependencia el Plan Operativo Estratégico POE y el Plan de Acción Anual - PAA- de conformidad con los lineamientos del Plan Estratégico y las funciones propias de la dependencia que lidera y enviarlo a la Oficina de Planeación para su consolidación y parametrización, a más tardar el 15 de noviembre de cada año.
-Realizar seguimiento mensual con la participación de los funcionarios de la dependencia del avance de las actividades propuestas en el Sistema de Información STRATEGOS, tanto del Plan Operativo Estratégico como del Plan de Acción Anual, dejando constancia en un acta en la que se manifieste los logros y las acciones correctivas del proceso y la firma de quienes participaron.
-Designar un operador del Sistema de Información STRATEGOS en la dependencia, quién será el responsable de registrar mensualmente la información de avance de ejecución del Plan Operativo Estratégico - POE y el Plan de Acción Anual - PAA.
-Registrar en el Sistema de Información STRATEGOS la ejecución de las actividades realizadas junto con las acciones correctivas a más tardar el quinto día hábil de cada mes.
-Presentar solicitudes a la Oficina de Planeación de ajustes al Plan Operativo Estratégico - POE y al Plan de Acción Anual -PAA- a que haya lugar.
3. De los funcionarios:
-Realizar las actividades planeadas y asignadas dentro de su área o dependencia.
-Preparar dentro de su área o dependencia la información de sus logros, para las reuniones de seguimiento mensual a la gestión.
-Allegar al archivo de la dependencia, los soportes documentales de la información suministrada con ocasión de la gestión desarrollada durante el mes.
4. De la Oficina de Planeación
-Coordinar la elaboración del Plan Estratégico con la Alta Dirección y recomendar acciones a emprender para el logro de las metas y objetivos institucionales.
-Realizar un análisis de coherencia, pertinencia del Plan Operativo Estratégico-POE- propuesto por las dependencias en el marco del Plan Estratégico Institucional adoptado.
-Proponer a la Alta Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno directrices y acciones orientadas al logro de los objetivos estratégicos institucionales a partir del análisis de los informes de desempeño.
-Realizar los requerimientos necesarios para el mantenimiento y actualización del Sistema de Control de Gestión STRATEGOS de la Entidad.
-Verificar la oportunidad y la calidad de la información suministrada por las dependencias con ocasión del Plan Operativo Estratégico -POE- y del Plan de Acción Anual- PAA-.
-Rendir un informe cada dos meses del estado de avance del Plan Operativo Estratégico - POE y un informe mensual de avance del Plan de Acción Anual- PAA-, con destino a la Alta Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno.
Administrar y parametrizar en el Sistema de Información de Control de Gestión STRATEGOS El Plan Estratégico, los Planes Operativos Estratégicos - POE y el Plan de Acción Anual -PAA-.
-Brindar capacitación y soporte funcional a los usuarios que lo requieran sobre el Sistema de Información STRATEGOS.
-Solicitar la suscripción del contrato de mantenimiento con el proveedor del Software STRATEGOS.
5. De la Oficina de Sistemas
-Garantizar que la totalidad de los usuarios del Sistema de Información cuenten con la conexión permanente al servidor donde se encuentre instalado el Sistema de Información STRATEGOS.
-Garantizar la integridad de los datos registrados en el sistema de Información durante los procesos de migración o actualización del Software.
-Realizar el soporte técnico requerido por el servidor donde esté instalado el Sistema de Información STRATEGOS.
-Realizar las copias de seguridad de la base de datos del Software de conformidad con los protocolos de seguridad de la información definidos por la Oficina de Sistemas.
-Atender los requerimientos de actualización del software solicitados por la Oficina de Planeación.
6. De la Oficina de Control Interno
En los roles de auditoría, evaluación y seguimiento:
-Realizar seguimiento al cumplimiento del Plan Estratégico -PE-, al Plan Operativo Estratégico -POE- y al Plan de Acción Anual -PAA-.
-Verificar que la información registrada en el Sistema de Información STRATEGOS sea la correspondiente a la gestión realizada por las dependencias.
ARTÍCULO 4. ALERTAS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018> El cumplimiento de las actividades será calificado con bandas de control definidas para las metas programadas bajo el modelo del semáforo, en el Plan Operativo Estratégico -POE- rigen los siguientes parámetros:
Zona Verde: 90% - 100%
Zona Amarilla: 80% - 89%
Zona Roja: 0%- 79%
Para el Plan de Acción Anual -PAA los indicadores se miden bajo el control de banda por meta o programado con el porcentaje del 10% para zona verde y zona amarilla.
ARTÍCULO 5. DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018> La presente resolución deroga la Resolución 349 del año 2010.
ARTÍCULO 6. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1361 de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. el 28 de noviembre de 2013
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General