RESOLUCIÓN 383 DE 1999
(abril 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001>
Por la cual se adopta y reglamenta el sistema de control interno en la defensoría del pueblo
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
en ejercicio de sus facultades legales y constitucionales en especial las contenidas en el artículo 9o. De la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en sus artículos 209 y 269 obligan a las Entidades Públicas en todos sus órdenes a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno consultando los principios de Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad y Valoración de los costos ambientales, mediante la descentralización, la delegación y la descentralización de las funciones.
Que el Defensor del Pueblo debe velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, acorde con las necesidades propias de la Entidad en el marco de las normas básicas definida por la Ley 87 de 1993 y demás disposiciones vigentes,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO.- DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de métodos, planes, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Defensoría del Pueblo con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Todo lo anterior, consultando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, publicidad y valorización de los costos ambientales.
PARAGRAFO PRIMERO.- El Control Interno debe concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea inherente al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Entidad y en particular a las asignadas a quienes tengan responsabilidad de mando.
PARAGRAFO SEGUNDO.- La Defensoría del Pueblo cuenta con una Oficina de Control Interno para efectos de ejercer acciones como asesoría, verificación, prevención, supervisión y demás condiciones que garanticen la operatividad, oportunidad y eficacia del mismo.
ARTÍCULO SEGUNDO.- CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> El Sistema de Control Interno adoptado en esta resolución será aplicable en toda la estructura organizacional de la Defensoría del Pueblo entre otros, a funcionarios, documentos, áreas, procesos, actividades y operaciones.
ARTÍCULO TERCERO.- <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> Los funcionarios de la Defensoría del Pueblo cumplirán sus tareas con sujeción a los siguientes criterios:
1. Promoción, protección y defensa de los Derechos Humanos
2. Difusión del conocimiento de la Constitución Política, especialmente sobre los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales, colectivos y del ambiente.
3. Interponer acciones públicas en defensa de la Constitución Nacional, de la Ley, del interés general, y de los particulares.
4. Prestación del servicio de Defensoría Pública en favor de las personas de quienes se acredite que se encuentran en imposibilidad económica o social de proveer por sí misma la defensa de sus derechos.
5. Trámite en forma oportuna de oficio o a petición de cualquier persona, de las solicitudes y quejas sobre violación a los Derechos Humanos
6. Elaboración y transmisión de información fidedigna, adecuada, oportuna y real en los niveles de dirección y ejecución.
7. Institucionalización del Autocontrol como proceso permanente en todas las actividades.
8. Simplificación de procesos y agilización de trámites.
ARTÍCULO CUARTO.- OBJETIVOS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> El Sistema de Control Interno adoptado en la presente resolución se orientará al logro de los siguientes objetivos:
1. Proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
2. Verificar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los registros e informes de cada una de las dependencias.
3. Garantizar la eficiencia, la eficacia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión y objetivos de la Defensoría.
4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad en el manejo de la información.
6. Establecer mecanismos para prevenir los posibles riesgos que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
7. Garantizar la producción de la información financiera, administrativa y de gestión veraz, oportuna, y objetiva a los niveles adecuados.
8. Velar porque todos las actividades y recursos de la Defensoría del Pueblo estén dirigidos al cumplimiento de su misión y objetivos en el marco político institucional
9. Asegurar el cumplimiento de la misión, objetivos, metas, y políticas institucionales, impulsando la elaboración, ejecución y evaluación de los planes, programas y presupuestos.
ARTÍCULO QUINTO.- RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> Los funcionarios que ejerzan cargos de dirección y manejo en los distintos niveles jerárquicos y los que reciban delegación de autoridad serán por extensión solidariamente responsables con la Oficina de Control Interno en el diseño, aplicación, mantenimiento, y observancia del Sistema de Control Interno de la Defensoría, sin perjuicio de la responsabilidad que cada uno tenga frente al ejercicio de las funciones propias de su cargo.
ARTÍCULO SEXTO.- EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> Corresponde a la Oficina de Control Interno como parte integral del Sistema, asesorar y apoyar al Defensor del Pueblo y la alta dirección de la entidad en el ejercicio de las funciones de evaluación, verificación, mantenimiento y operación de procedimientos.
ARTÍCULO SÉPTIMO.- <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> El Sistema de Control Interno a implantar en la Defensoría del Pueblo contará mínimo con los siguientes elementos
1. Plan Estratégico: Directriz que orienta nuestra entidad hacia el próximo milenio.
2. Misión: La Misión de la Defensoría es liderar con objetividad la promoción, la divulgación, el ejercicio y la defensa de los Derechos Humanos en todo el territorio nacional y de los colombianos que viven en el exterior, así como ejercer la Magistratura de Opinión para contribuir a una convivencia pacífica y el fortalecimiento de la democracia.
3. Planeación: La Planeación es una exigencia y herramienta básica del sistema de Control Interno para determinar y evaluar el cumplimiento de los resultados.
4. Organización: Se fundamenta en un plan lógico de funciones organizacionales, donde se determinan sus componentes, se definen con claridad la asignación y segregación de las funciones y la determinación de responsabilidades a nivel de cada área y funcionario para un adecuado cumplimiento de los objetivos.
5. Recurso Humano.- La Defensoría contará con procedimientos adecuados de selección, inducción, contratación, entrenamiento, capacitación, promoción y motivación. Los funcionarios de cada dependencia deberán acreditar el perfil, formación, y experiencia exigidos por el manual de requisitos y funciones.
6. Verificación: Todos los servidores de la entidad que ejerzan funciones de dirección y manejo en los diferentes niveles jerárquicos, verificarán permanentemente los resultados de las operaciones, aplicando estándares de mejoramiento y calidad previamente definidos y comunicados a ellos.
7. Registro: Los procedimientos de registro de las operaciones, actividades, resultados de la gestión y demás que se establezcan, deben ser idóneos y asegurar el suministro oportuno de datos veraces.
8. Registros Contables - Los registros de todas las operaciones, se harán con sujeción a las normas dictadas por la Contaduría General de La Nación. Para garantizar el adecuado registro contable, la Defensoría contará con personal idóneo suficiente en el área financiera, quiénes responderán por la entrega oportuna y veraz de la información contable.
9. Información: La acción de Control Interno deberá estar soportada en Sistemas de Información que suministren cifras y datos confiables para la toma de decisiones sobre las operaciones de la entidad.
Se contemplan los siguientes aspectos en particular:
9.1 Correcta administración de los recursos computacionales, minimizando los riesgos que los afecten;
9.2 Eficaz interventoría en los contratos de adquisición de recursos en el área de informática;
9.3 Establecer y definir los planes de contingencia respectivos;
9.4 Mejoramiento de la seguridad de los procesos de información y la adecuada utilización de los recursos de equipos.
10. Comunicación: El Sistema de Control Interno contará con adecuados canales de comunicación, en los diferentes niveles jerárquicos de la organización con el fin de garantizar su oportuna divulgación y conocimiento por parte de los funcionarios responsables de su aplicación.
11. Evaluación y Verificación: El Sistema de Control Interno deberá incorporar los procedimientos para efectuar evaluaciones, verificaciones y ajustes del funcionamiento del mismo
ARTÍCULO OCTAVO.- MANUALES DE PROCEDIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> El Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo dispondrá de un conjunto de manuales que en forma ordenada y sistemática expongan, informen y señalen procedimientos existentes en cada una de las dependencias.
Su concepción, diseño, elaboración y actualización será responsabilidad de cada una de las dependencias y áreas funcionales con la asesoría de la Oficina de Planeación.
En términos generales los manuales estarán orientados a asegurar:
1. Que el desarrollo de las operaciones se lleve a cabo de manera adecuada y de acuerdo con las condiciones previamente determinadas.
2. Que el registro y las operaciones se realicen en forma fidedigna, eficaz, eficiente y económica para que la información sea veraz y oportuna, confiable y objetiva.
3. Que los recursos administrativos, técnicos, físicos, humanos y financieros estén debidamente protegidos contra la pérdida, el mal uso, el uso no autorizado o el fraude.
Todo manual de procedimiento debe contemplar entre otros los siguientes aspectos:
1. Descripción de los pasos que se realicen usualmente en la operación con la relación de las personas que participan en los mismos (qué, cómo, cuándo, quién, dónde y para qué).
2. Flujogramas de procedimiento donde se muestran los puntos de Autocontrol.
3. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso.
4. Medios de Seguridad y Control Interno aplicables al procedimiento.
5. Informes que se deriven del procedimiento como: económicos, financieros, estadísticos de labores y autocontrol.
6. Mecanismo de autocontrol.
ARTÍCULO NOVENO.- FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> - Estas serán de carácter asesor y conceptual:
1. Verificar que el sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la Defensoría del Pueblo, que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de sus funciones a todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad general y de mando.
2. Informar al Señor Defensor del Pueblo acerca del estado del control interno en la Entidad.
3. Verificar que el establecimiento del sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo esté de acuerdo con la legislación vigente.
4. Fomentar en la entidad la formación de la cultura del Control Interno para contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de su misión.
5. Verificar la correcta administración de los recursos, bienes, los sistemas de información y comunicación, minimizando sus riesgos.
6. Planear, dirigir y garantizar la eficacia y eficiencia y economía del Control Interno de la Defensoría del Pueblo para obtener los resultados esperados.
7. Rendir informes al comité de coordinación del sistema de Control Interno.
8. Presentar un informe semestral de Evaluación del Control Interno Contable en lo que tiene que ver con los procesos del manejo de los recursos, bienes, y los sistemas de información y si el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de La Nación. El cual deberá acompañarse en los Estados Contables para los cortes de Junio 30 y 31 de Diciembre.
PARAGRAFO PRIMERO.- Control Interno Contable - El informe de Control Interno Contable, está asociado a la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garantizan que la información financiera, económica y social cumple con los requisitos a que se refiere el Capítulo 5. Del Plan General de Contabilidad Pública, revelando sin ambigüedades y con adecuada precisión, tanto la situación como los resultados de las operaciones efectuadas.
PARÁGRAFO SEGUNDO.- Contenido del Informe - El informe requerido es el resultado de los procesos y procedimientos adoptados por la Defensoría del Pueblo para la evaluación del sistema de control interno contable y podrá contener como mínimo: la fecha de emisión; el destinatario; la identificación de las fuentes de la evidencia obtenida; las limitaciones en el alcance si las hubiere; concepto sobre la confiabilidad de la información financiera, económica y social de la Defensoría; breve descripción sobre el estado de implantación del Sistema, indicando las debilidades de mayor significación o materialidad, en aspectos tales como:
1. Ambiente de Control Interno Contable
2. Operacionalización de los elementos del Sistema
3. Documentación
4. Retroalimentación y mejoramiento continuo
ARTÍCULO DECIMO.- <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> El Comité de Coordinación del sistema de Control Interno, estará integrado por:
El Defensor del Pueblo o su delegado
Secretario General
Director Nacional de Acciones y Recursos Judiciales
Defensor Regional de Cundinamarca
Subdirector Financiero
Jefe de Oficina de Planeación
Jefe de Oficina de Control Interno
Jefe de la Oficina Jurídica
ARTÍCULO UNDÉCIMO.- <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 281 de 2001> Funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno:
1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo.
2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad dentro de los planes y políticas propuestos y recomendar los correctivos necesarios.
3. Asesorar al Defensor del Pueblo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.
4. Recomendar prioridades para la adopción, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.
5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad.
6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad.
7. Coordinar con las demás dependencias de la Defensoría el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.
8. Presentar a consideración del Defensor del Pueblo propuestas de modificación de normas sobre control interno vigentes.
9. Las demás que le sean asignadas por el Defensor del Pueblo
PARÁGRAFO.- El comité se reunirá trimestralmente de manera ordinaria, dentro de los diez (10) primeros días del respectivo mes y será convocado por el Defensor del Pueblo o su delegado y de manera extraordinaria cuando así lo disponga el Defensor del Pueblo o el Secretario General,
El Comité será presidido por el Defensor del Pueblo o su delegado.
A las reuniones del Comité podrán ser invitados los directivos que se consideren necesarios para el análisis de las gestiones respectivas.
El Jefe de la Oficina de Control Interno cumplirá las funciones de secretario del Comité.
ARTÍCULO DUODÉCIMO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a los 22 días diez meses de Abril de 1999
NELSON CAICEDO RODRIGUEZ
Defensor del Pueblo (E),