RESOLUCIÓN 281 DE 2001
(abril 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005>
Por medio de la cual se Reglamenta el Sistema de Control Interno en la Defensoría del Pueblo de conformidad con la legislación vigente y se asignan responsabilidades.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de sus facultades legales y constitucionales en especial las contenidas en los artículos 9o y 20 de la Ley 24 de 1992, y los artículos 6o, y 11 de la ley 87 de 1993.
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en sus artículos 209 y 269 obligan a las Entidades Públicas en todos sus órdenes a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno consultando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de las funciones.
Que el artículo sexto de la Ley 87 de 1993 ordena, al Señor Defensor del Pueblo como responsable del Sistema de Control Interno, velar por el establecimiento formal de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión, acorde con las necesidades propias de la Entidad.
Que no obstante existir normatividad sobre el Sistema de Control interno en la Defensoría del Pueblo, se hace necesario ajustar la estructura de algunos de los elementos del Sistema, a los mandatos contenidos en la Ley 87 de 1993 y los Decretos Reglamentarios 2145 de 1999, y 2539 de 2000
Que así mismo se hace necesario ajustar las funciones asignadas al Jefe de Control Interno de la Defensoría del Pueblo que se encuentran previstas en la Resolución No. 475 del 14 de mayo de 1998.
RESUELVE:
CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO PRIMERO.- DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> Se entiende por Control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de las partes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
ARTÍCULO SEGUNDO.- OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El Sistema de Control Interno adoptado en la presente Resolución se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:
a) Proteger sus recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misión Institucional;
c) Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la Entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, y
h) Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
ARTÍCULO TERCERO.- POLÍTICAS, OBJETIVOS Y METAS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> Los Directivos de la Defensoría del Pueblo, determinarán en sus Dependencias las Políticas, Objetivos y Metas a alcanzar durante los periodos Constitucionales y Legales correspondientes, y las mismas serán el Marco de Referencia para la definición de los Planes Indicativos y de Acción de cada Dependencia y de cada Funcionario de la Entidad los cuales deberán estar acordes con las Políticas establecidas por el Defensor del Pueblo.
En materia de Control Interno se seguirán las siguientes políticas:
1. El control Interno se debe enmarcar siempre dentro del respeto del ser humano.
2. El Control debe ser el elemento intrínseco del proceso de Planeación y Gestión Institucional, por lo tanto debe estar inmerso en toda actividad desarrollada por los Servidores Públicos de la Entidad.
3. El autocontrol debe ser inherente a cada funcionario, para que contribuya a elevar la responsabilidad y el compromiso institucional,
4. La función de control y evaluación es responsabilidad del nivel Directivo, que debe liderar el autocontrol en cada una de las Dependencias a cargo.
5. El Control interno aplicado por cada uno de los Directivos debe conducir a la eficiencia, a aumentar la productividad, a la simplificación y racionalización de trámites y procesos administrativos.
6. El control interno debe ser una herramienta gerencil que permita producir una información oportuna, confiable, precisa y útil, para que el Defensor y sus Directivos puedan tomar decisiones de carácter preventivo, ejecutivo y consecutivo.
ARTÍCULO CUARTO. COBERTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El Control Interno se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO.
ARTÍCULO QUINTO. - MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo dispondrá de un conjunto de manuales que en forma ordenada y sistemática expongan, informen y señalen funciones y procedimientos específicas para cada una de las Dependencias.
Su concepción, diseño, elaboración y actualización será responsabilidad de cada una de las dependencias y áreas funcionales con la asesoría de la Oficina de Planeación.
RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO SEXTO.- RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> Son responsables del Control Interno:
1) El Comité de Coordinación del Sistema de Control interno institucional,- Este será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada dependencia de la Defensoría del Pueblo
2) Directivos y demás jefes de Dependencia,- En cada Dependencia de la organización, el Jefe de la misma será responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la Defensoría del Pueblo.
3) Funcionarios de la Defensoría, - Cada uno de los Servidores Públicos de la Defensoría como ejes del Sistema de Control Interno, tendrá la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
ARTÍCULO SÉPTIMO. RESPONSABILIDADES DE LOS DIRECTIVOS. - <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> Los Directivos son responsables de implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno:
a) Establecer objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios;
b) Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;
c) Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
d) Delimitar en forma precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
e) Adoptar normas para la protección y utilización racional de los recursos;
f) Dirigir y administrar el personal conforme al sistema de méritos y sanciones establecido en la Defensoría;
g) Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno;
h) Establecer mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de la entidad,
i) Establecer los sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;
j) Organizar métodos confiables para la evaluación de la gestión;
k) Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad, y
l) Simplificar procedimientos y actualizar a los funcionarios sobre la normatividad vigente.
RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO OCTAVO.- RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El jefe de la oficina de Control interno como componente del sistema de control interno, de nivel gerencial o directivo, será responsable:
1. De medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, y proponer al Defensor del Pueblo las recomendaciones para mejorar el sistema de control interno.
2. Asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de correctivos.
3. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno;
4. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
5. Evaluar el proceso de planeación, en toda su extensión;
6. Evaluar que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro de este contexto.
7. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;
8. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;
9. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
10. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;
11. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
12. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de valores y de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
13. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente
14. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
15. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas, y
16. Presentar a consideración del Defensor del Pueblo propuestas de modificación de normas sobre control interno vigentes.
17. Las demás que le asigne el Defensor del Pueblo, de acuerdo con el carácter de sus funciones.
PARÁGRAFO PRIMERO.–El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, no podrá ejercer el control previo ni participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.
PARÁGRAFO SEGUNDO. - El Jefe de Control Interno deberá presentar al Defensor del Pueblo semestralmente un informe resumen de las actividades y resultados obtenidos en el ejercicio de sus funciones de conformidad con el método establecido por el Consejo Asesor para el Informe Ejecutivo Anual y antes del 10 de enero de cada año deberá presentar al Defensor del Pueblo el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno, para la correspondiente remisión al Consejo Asesor.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO NOVENO.- INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, estará integrado por
a) El Defensor del Pueblo.
b) El Secretario General.
c) El Director Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos
d) El Defensor Delegado para la Salud y Seguridad Social.
e) Un Defensor Regional Cundinamarca.
h) El Jefe de la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO DECIMO. REUNIONES. - <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El comité se reunirá trimestralmente de manera ordinaria, dentro de los cinco (5) primeros días del respectivo mes y será convocado por el Defensor del Pueblo. El Comité se reunirá de manera extraordinaria cuando así lo disponga el Defensor del Pueblo o quién haga sus veces con un (1) día de anticipación. El Comité será presidido por el Defensor del Pueblo.
A las reuniones del Comité podrán ser invitados los directivos o funcionarios que se consideren necesarios para el análisis de las gestiones respectivas.
El Jefe de la Oficina de Control Interno cumplirá las funciones de secretario del Comité y actuará en el mismo con voz pero sin voto. Habrá quorum para deliberar con la mayoría simple de los integrantes del Comité que se encuentren habilitados para tomar decisiones. Existirá quorum para decidir con la mayoría simple de los miembros presentes una vez se constituya el respectivo quorum deliberatorio.
PARÁGRAFO.- La inasistencia injustificada al comité de coordinación de control interno o a los subcomités que se constituyan será considerada causal de mala conducta.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> Serán funciones del Comité:
1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo.
2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad dentro de los planes y políticas propuestos y recomendar los correctivos necesarios.
3. Asesorar al Defensor del Pueblo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.
4. Recomendar prioridades para la adopción, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información de la Dirección, estadística, financiera, de planeación y evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.
5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad.
6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad.
7. Coordinar con las demás dependencias de la Defensoría el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.
8. Velar porque todas las dependencias ejerzan sus funciones de conformidad con los manuales de procedimiento y verificar su permanente adecuación a las nuevas necesidades.
9. Expedir su reglamento interno.
10. Las demás que siendo concordantes con su naturaleza le sean asignadas por el Defensor del Pueblo
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO.- SUBCOMITÉS.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 998 de 2005> El Defensor del Pueblo podrá integrar Subcomités Centrales o Regionales de Coordinación del Sistema de Control interno, los cuales tendrán su propio reglamento y funciones y objetivos similares a los señalados para el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Integrarán los Subcomités el respectivo Director Nacional, Defensor Delegado o Defensor Regional, Veedor, según sea el caso, quien lo presidirá. Ei Subcomité se integrará, teniendo en cuenta la estructura de la entidad, de la dependencia así como las funciones del respectivo Subcomité.
ARTÍCULO DECIMO TERCERO.- VIGENCIA.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga totalmente la Resolución No. 383 de 1999 y el artículo primero de la Resolución 475 del 14 de mayo de 1.998 y demás normas que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, a los
EDUARDO CIFUENTES MUÑOZ
Defensor del Pueblo