RESOLUCIÓN 412 DE 2015
(Marzo 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental y la actualización del manual de archivo versión No.2 de la Defensoría del Pueblo.
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las contenidas en el Artículo 19 del Decreto 025 de 2014 y en ejercicio de la delegación de funciones hecha por el Defensor del Pueblo mediante Resolución 030 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el Articulo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, Ley General de Archivos, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.
Que el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo No. 04 del 15 de marzo de 2013, reglamentó parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y modificó el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
Que el artículo 14 del Acuerdo 04 de 2013, establece que las Tablas de Retención Documental deben actualizarse cuando: existen cambios en la estructura orgánica de la entidad, cuando existen cambios en las funciones, cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión, o liquidación, cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, cuando se generen nuevas series y tipos documentales, cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soporte documental y procedimientos que afecten la producción documental.
Que mediante Decreto 025 del 10 de enero de 2014, se modificó la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo y se estableció su organización y funcionamiento.
Que mediante contrato de prestación de servicios 242 de 2014 suscrito entre la Defensoría del Pueblo y el contratista Informática Documental SAS; se contrató el servicio de Actualización de las Tablas de Retención Documental, de conformidad con la normatividad vigente que rige la materia.
Que el Comité de Archivo de la Defensoría del Pueblo en sesión del 19 de febrero de 2015, aprobó mediante Acta No. 01 de la misma fecha, las Tablas de Retención Documental de la entidad, entregadas y presentadas por el contratista Informática Documental SAS.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Aprobar y Adoptar las Tablas de Retención Documental y Manual de Archivo, versión No.02, actualizados y aprobadas mediante Acta de Comité de Archivo No. 001 del 19 de febrero de 2015, como instrumentos archivísticos esenciales para la normalización de la Gestión Documental de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenar la implementación de las Tablas de Retención Documental, de conformidad con lo establecido en el Artículo No. 13 del Acuerdo No. 004 de 2013 del AGN.
ARTÍCULO TERCERO. Ordenar a la Subdirección Administrativa realizar la difusión, socialización capacitación y aplicación de las Tablas de Retención Documental y Manual de Archivo versión No.02, a todos los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, con el apoyo del órgano asesor en esta materia, como lo es el Comité Interno de Archivo.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Bogotá D.C., el 09 marzo de 2015
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General