RESOLUCIÓN 514 DE 2003
(junio 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se adopta el módulo de formación en aplicación de la Tabla de Retención Documental (T.R.D.) y en el manejo de archivos de gestión y se establecen otras disposiciones.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 9, numeral 18 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que mediante acuerdo 26 del 03 de marzo de 2000, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental (T.R.D.) de la Defensoría del Pueblo.
Que mediante Resolución 364 del 27 de marzo de 2000, la Defensoría del Pueblo adoptó la Tabla de Retención Documental en la organización de los archivos.
Que el Acuerdo 039 del 31 de octubre del 2002, en su Artículo 1 regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, acuerdo en el que se estipuló que la unidad de archivo capacitará a todos los servidores públicos de la entidad, así como elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del Artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es deber de los servidores públicos, custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo, de conformidad con el numeral 13 del Artículo 35 Ibidem, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Que el Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la Administración Pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; en los cuales se encuentra comprendida la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Que de conformidad con el Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, es obligación de las entidades de la Administración Pública, elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Que los archivos ganan importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman prestan un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión y son imprescindibles para la toma de decisiones basada en antecedentes, aunado a que, como centros de información institucional, contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de la entidad en el servicio al ciudadano.
Que con el fin de dar cabal cumplimiento a las directrices de la precitada Ley, se hace necesario adoptar un módulo de formación en la aplicación de la Tabla de Retención Documental, específicamente en el manejo de los archivos de gestión, dirigida a todos los funcionarios de la institución.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. Adopción del módulo de formación: Adóptese el módulo de formación en la aplicación de la Tabla de Retención Documental y en el manejo de los archivos de gestión, dirigido a todos los funcionarios de la Defensoría del Pueblo, siendo su cumplimiento de carácter obligatorio en todos los niveles jerárquicos.
PARÁGRAFO PRIMERO.Unidades de aprendizaje: El módulo de formación tendrá tres unidades de aprendizaje distribuidos de la siguiente forma:
1. Conocimientos básicos de archivos, terminología archivística, marco legal.
2. Tabla de Retención Documental, definición, importancia, elementos y características.
3. Procesos archivísticos, valoración documental, transferencias primarias, eliminación, actualización de la tabla de retención documental.
PARÁGRAFO SEGUNDO.-Intensidad de la capacitación: La intensidad horaria del módulo de formación será de mínimo 1 hora y máximo 3 horas para los cargos directivos; para los demás cargos será de tres horas.
Los funcionarios de la oficina de Archivo Central, capacitarán a todos los funcionarios de la entidad, para la aplicación de la Tabla de Retención Documental, así mismo se elaborarán los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
Estará a cargo de los funcionarios de la Oficina de Archivo Central, coordinar y establecer los horarios, el lugar y la conformación de los grupos de capacitación.
ARTÍCULO SEGUNDO. Obligatoriedad de la capacitación: La capacitación para la aplicación de la Tabla de Retención Documental y el manejo del Archivo de Gestión es de carácter obligatorio para los funcionarios de todos los niveles. Por ningún motivo los funcionarios podrán omitir esta capacitación, y deberán aplicar la Tabla de Retención Documental en el archivo de gestión.
ARTÍCULO TERCERO. Responsabilidad: Los servidores públicos serán responsables de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Es así como al ser vinculados, trasladados o desvinculados del cargo, deberán recibir y/o entregar, según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
PARÁGRAFO: La entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, de acuerdo con el instructivo establecido por la oficina de archivo.
ARTÍCULO CUARTO. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas: Las unidades administrativas de la entidad deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
1. Cada jefe de dependencia será responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia de los archivos a su cargo.
2. El Subdirector de Servicios Administrativos de la entidad, deberá llevar un control sobre la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo.
ARTICULO QUINTO. Vigencia: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Bogotá, D.C. el 18 de junio de 2003
EDUARDO CIFUENTES MUÑOZ
Defensor del Pueblo