RESOLUCIÓN 603 DE 2013
(abril 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adopta de forma articulada el Modelo Estándar de Control Interno- MEC11000:2005 y el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP: 1000:2009.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en los numerales 2 y 18 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley",
Que el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia determina que "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley".
Que el numeral 12 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992 establece que el Defensor del Pueblo tendrá las siguientes atribuciones: "...Expedir los actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la entidad...”
Que la Resolución interna 552 del 17 de abril de 2013, le asignó funciones pro tempore de Defensor del Pueblo al Secretario General.
Que la Ley 87 de 1993, en su artículo octavo, establece que "cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad".
Que el artículo 1 del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005", establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado Decreto.
Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su Artículo 34, Numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público: "Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.
Que el Gobierno Nacional mediante la Ley 872 de 2003, creó el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva y otras entidades prestadoras de servicios, y en su artículo 1 estableció que el Sistema de Gestión de Calidad debe ser "una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente".
Que el artículo 2 de la mencionada Ley dispone que el “sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarios del Estado".
Que el Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la norma técnica de calidad en la gestión pública, en su artículo 1 expresa lo siguiente: “adoptase la norma técnica de calidad en la gestión pública, NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de 2003"
Que la parte considerativa del Decreto 2913 de 2007, señala que “el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario"
Que el numeral 1.3 del Modelo Estándar de Control Interno MECI, el cual es parte integrante del Decreto 1599 de 2005, sobre compatibilidad con otros sistemas de gestión, señaló que “el Sistema de Control Interno es complementario con el Sistema de Gestión de Calidad"
Que el Decreto 4485 de 2009 adoptó la actualización de la Norma NTCGP 1000, versión 2009.
Que la Defensoría del Pueblo adoptó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, mediante Resolución 1047 de 2006.
Que la Defensoría del Pueblo es un organismo que hace parte del Ministerio Público, autónomo e independiente respecto de las tres ramas del poder público, por lo tanto, no le es obligatorio implementar la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009.
Que, para el logro de sus objetivos estratégicos, el mejoramiento continuo y la satisfacción de sus usuarios, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, la alta dirección decidió adoptar la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009 en la Defensoría del Pueblo.
Que es preciso propender por el impulso y desarrollo las actividades inherentes a la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Modelo Estándar de Control Interno - MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad -SGC- en la Defensoría del Pueblo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
GENERALIDADES DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 1. ADOPCIÓN DEL MÓDELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MEC11000:2005. Adoptar para la Defensoría del Pueblo el Modelo Estándar de Control Interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen:
1. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
2. De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
3. De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
ARTÍCULO 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes:
1. Objetivos de control interno de cumplimiento. Constituyen objetivos de control al cumplimiento de la función administrativa de la Defensoría del Pueblo los siguientes:
a) Establecer las acciones que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable.
b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la entidad, con base en el principio de autorregulación.
c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.
2. Objetivos de control estratégico. Constituyen objetivos de control estratégico de la Defensoría de Pueblo los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la entidad sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.
b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.
c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la entidad cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.
3. Objetivos de control de ejecución. Constituyen objetivos de control de ejecución de la Defensoría del Pueblo los siguientes:
a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia y economía.
b) Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.
c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad.
d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.
4. Objetivos de control de evaluación. Constituyen objetivos de control de evaluación de la Defensoría del Pueblo los siguientes:
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.
b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del control interno.
c) Garantizar la existencia de la función de la evaluación independiente de la Oficina de Control Interno, auditorías internas o quien haga sus veces sobre la Entidad pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del control interno.
d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de control fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.
5. Objetivos de control de información. Constituyen objetivos de control a la información de la Defensoría del Pueblo los siguientes:
a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.
b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que, por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo.
c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad.
d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas.
ARTÍCULO 5. ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los artículos 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, a fin de permitir el cumplimiento de lo anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la Entidad, configurándose para este fin los subsistemas, componentes y elementos que, interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una Estructura de Control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Defensoría del Pueblo así:
1. SUBSISTEMAS DE CONTROL ESTRATÉGICO.
1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL.
ELEMENTOS DE CONTROL:
1.1.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos.
1.1.2. Desarrollo del talento humano.
1.1.3. Estilo de dirección.
1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.
ELEMENTOS DE CONTROL:
1.2.1. Planes y programas.
1.2.2. Modelo de operación por procesos.
1.2.3. Estructura organizacional.
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
ELEMENTOS DE CONTROL:
1.3.1. Contexto estratégico.
1.3.2. Identificación del riesgo
1.3.3. Análisis del riesgo.
1.3.4. Valoración del riesgo.
1.3.5. Políticas de administración del riesgo.
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL.
ELEMENTOS DE CONTROL:
2.1.1. Políticas de operación.
2.1.2. Procedimientos.
2.1.3. Controles.
2.1.4. Indicadores.
2.1.5. Manual de procedimientos.
2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN.
ELEMENTOS DE CONTROL:
2.2,1 Información primaria.
2.2.2. Información secundaria.
2.2.3. Sistemas de información.
2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA.
ELEMENTOS DE CONTROL:
2.3.1. Comunicación organizacional.
2.3.2. Comunicación informativa.
2.3.3. Medios de comunicación.
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN.
3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN.
ELEMENTOS DE CONTROL:
3.1.1. Autoevaluación del control.
3.1.2. Autoevaluación de cestión.
3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.
ELEMENTOS DE CONTROL:
3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno.
3.2.2. Auditoría interna.
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO.
ELEMENTOS DE CONTROL:
3.3.1. Plan de mejoramiento institucional.
3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
3.3.3. Planes de mejoramiento individual.
PARÁGRAFO: Los artículos siguientes definen los subsistemas, los objetivos de los componentes y los criterios básicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operación del Sistema de Control Interno.
SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO.
ARTÍCULO 6. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el conjunto de componentes de control que, al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 7. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. Conjunto de elementos de control que, al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la Defensoría del Pueblo influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.
ARTÍCULO 8. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. El componente ambiente de control está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: elemento de control, que define el estándar de conducta de la Defensoría del Pueblo. Establece las declaraciones explícitas que, en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad social del Estado.
2. Desarrollo del Talento Humano: elemento de control, que define el compromiso de la Defensoría del Pueblo con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del estado.
3. Estilo de Dirección: elemento de control, define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacía el cumplimiento de su misión, en el contexto de Ios fines sociales del Estado.
ARTÍCULO 9. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Conjunto de elementos de control que, al interrelacionarse, establece el marco de referencia que orienta la Defensoría del Pueblo hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.
ARTÍCULO 10. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. El componente direccionamiento estratégico está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Planes y programas: elemento de control, que permite modelar la proyección de la Defensoría del Pueblo a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
2. Modelo de operación por procesos: elemento de control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Defensoría del Pueblo, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
3. Estructura Organizacional: elemento de control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión.
ARTÍCULO 11. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. Conjunto de elementos de control que, al interrelacionarse, permiten a la Defensoría del Pueblo evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permiten identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.
ARTÍCULO 12. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. El componente administración del riesgo está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Contexto estratégico: elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
2. Identificación de Riesgos: elemento de control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control de la Defensoría del Pueblo, que ponen en riesgo el logro de la misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
3. Análisis del Riesgo: elemento de control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Defensoría del Pueblo para su aceptación y manejo.
4. Valoración del Riesgo: elemento de control, que determina el nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.
5. Políticas de Administración de Riesgos: elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Defensoría del Pueblo.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 13. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidades correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Defensoría del Pueblo, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.
ARTÍCULO 14. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. Conjunto de elementos de control, que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la Defensoría del Pueblo, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
ARTÍCULO 15. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. El componente actividades de control está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Políticas de operación: elemento de control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Defensoría del Pueblo; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo previamente definidos por la entidad.
2. Procedimientos: elementos de control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Defensoría del Pueblo. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.
3. Controles: elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Defensoría del Pueblo.
4. Indicadores: elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de la Defensoría del Pueblo. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstas.
5. Manual de Procedimientos: elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Defensoría del Pueblo, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
ARTÍCULO 16. COMPONENTE INFORMACIÓN. Conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de Interés de la Defensoría del Pueblo a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.
ARTÍCULO 17. ELEMENTOS DEL COMPONENTE INFORMACIÓN. El componente información está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Información primaria: elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la Defensoría del Pueblo, pero que afectan su desempeño.
2. Información secundaria: elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Defensoría del Pueblo, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad.
3. Sistemas de información: elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 18. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. Conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Defensoría del Pueblo con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
ARTÍCULO 19. ELEMENTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. El componente comunicación pública está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Comunicación organizacional: elemento de control, que orienta la fusión de políticas y la información generada al interior de la Defensoría del Pueblo para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
2. Comunicación informativa: elemento de control, que garantiza la difusión de información de la Defensoría del Pueblo sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.
3. Medios de comunicación: elemento de control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la defensoría del Pueblo para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido hacia los diferentes grupos de interés.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN.
ARTÍCULO 20. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la defensoría del Pueblo; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública.
ARTÍCULO 21. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. Conjunto de elementos de control, que, al actuar en forma coordinada en la defensoría del Pueblo, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a sus cargos y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
ARTÍCULO 22. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. El componente autoevaluación está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Autoevaluación del control: elemento de control, que, basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.
2. Autoevaluación a la gestión: elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la Defensoría del Pueblo, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ARTÍCULO 23. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Conjunto de elementos de control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la Defensoría del Pueblo por parte de la Oficina de Control Interno.
Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetos específicos de evaluación el control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento de la entidad.
ARTÍCULO 24. ELEMENTOS DEL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. El Componente evaluación independiente está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Evaluación del Sistema de Control Interno: elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la Defensoría del Pueblo.
2. Auditoría interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independencia de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Defensoría del Pueblo. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
ARTÍCULO 25. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
ARTÍCULO 26. ELEMENTOS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. El Componente planes de mejoramiento está integrado por los siguientes elementos de control:
1. Plan de mejoramiento institucional: elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la Defensoría del Pueblo. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos o componentes corporativos debe operar la entidad para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la Ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés.
2. Planes de mejoramiento por procesos: elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y los resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
3. Planes de mejoramiento individual: elemento de control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La alta dirección de la Defensoría del Pueblo debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de control interno, estén definidos y comunicados dentro de la entidad.
El Defensor del Pueblo, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales, el Secretario General, los Defensores Regionales y Seccionales, el Veedor, el Subdirector de Servicios Administrativos, el Subdirector Financiero, los jefes de oficina, los jefes de dependencia y los demás servidores públicos de la entidad son responsables del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno, así como de la aplicación de los, métodos y procedimientos que contribuyan a la eficiencia y eficacia del control interno. La Oficina de Control Interno verificará y evaluará el Sistema de Control Interno en cumplimiento de sus funciones.
ARTÍCULO 28. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias orientadas al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, basado en el Modelo Estándar de Control Interno contenido en el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005, el Defensor del Pueblo en su calidad de Representante Legal de la entidad, podrá delegar dicha función en un funcionario del nivel directivo, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD.
A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad.
ARTÍCULO 29. COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO MECI - CALIDAD. El Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir entre otras con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999.
ARTÍCULO 30. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo y los particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
ARTÍCULO 31. OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno de la Defensoría del Pueblo, es responsable por realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la gestión de la entidad, así como del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha, según lo señalado en los artículos 3 numeral d), 9 y 12 de la Ley 87 de 1993.
FUNCIONALIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DENTRO DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 32. FUNCIÓN DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Es el examen autónomo del Sistema de Control Interno y de las acciones llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno, será adelantada por personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana, y cuya neutralidad les permite emitir juicios objetivos sobre los hechos de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 33. FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: cumplimiento, soporte organizacional, gestión y resultados.
ARTÍCULO 34. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN. El grupo evaluador de la Oficina de Control Interno, para llevar a cabo la evaluación del control interno, de la gestión y resultados de la entidad, así como el seguimiento a los planes de mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del estado y órgano de control fiscal correspondiente.
ARTÍCULO 35. INFORMES A PRESENTAR POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, presentará al Defensor del Pueblo de la Entidad, y al Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD, los siguientes informes relacionados con la evaluación independiente del control interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de la Defensoría del Pueblo.
1. Informe ejecutivo anual de evaluación del Sistema de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar al Defensor del Pueblo a más tardar el 30 de enero de cada año, el informe ejecutivo anual de evaluación del Sistema de Control Interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 8 del Decreto 2145 de 1999. Así mismo, también lo deberán presentar a los funcionarios directivos que determine el Comité de Coordinación de Control Interno MECI -CALIDAD.
De otra parte, el Defensor del Pueblo a su vez, remitirá al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 16 de febrero de cada año, copia del informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, conforme a lo establecido en el artículo 5 del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el informe que sobre el avance de control interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.
2. Informes de Auditoría Interna: El Jefe de la Oficina de Control Interno, reportará al Defensor del Pueblo y al Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la Defensoría del Pueblo.
Tomará como base las normas de auditoría generalmente aceptadas, los métodos y herramientas de auditoría Interna que permiten una evaluación independiente cierta sobre la gestión y los resultados de la entidad. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el plan de auditoría establecido y ejecutado formalmente por la Oficina de Control Interno y validado por el Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD.
ARTÍCULO 36. FORMA Y ARCHIVO DE LOS INFORMES. Los informes de evaluación de control interno y de auditoría interna, elaborados y presentados por la Oficina de Control Interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de la entidad y los órganos de control externos cuando estos lo requieran.
Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder de la Oficina de Control Interno y del archivo general de la entidad, conforme a los criterios sobre tablas de retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidas en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
ARTÍCULO 37. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno, comunicará oportunamente por escrito al Defensor del Pueblo y al Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD, los resultados de la evaluación del control interno de la entidad con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
ARTÍCULO 38. DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Con base en lo establecido en el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el Defensor del Pueblo, los directivos y el Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del control interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de auditoría externa de los órganos de control fiscal.
DISPOSICIONES VARIAS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 39. NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. La Defensoría del Pueblo se acogerá a la reglamentación que, sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados en informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la entidad para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.
ARTÍCULO 40. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. La Defensoría del Pueblo, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente Resolución, expedirá a través de un acto administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control de Sistema de Control Interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
ARTÍCULO 41. ADOPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. La Defensoría del Pueblo decide adoptar el Sistema de Gestión de la Calidad -SGC- de acuerdo con la estructura establecida en la Ley 872 de 2003 y sus decretos reglamentarios.
ARTÍCULO 42. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. El Sistema de Gestión de Calidad -SGC- es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.
El Sistema de Gestión de la Calidad en la Defensoría del Pueblo, está enmarcado en sus planes estratégicos y de desarrollo y se encuentra basado en el enfoque por procesos que se surte en su interior y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de las funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.
ARTÍCULO 43. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. El sistema se desarrolla de manera Integral, intrínseca, confiable, económica y técnica y es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores públicos de Defensoría del Pueblo, con el ánimo de garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios.
PARÁGRAFO. Este sistema es complementario al Sistema de Control Interno, por lo tanto, podrá integrársele en cada uno de sus componentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Presidente de la República.
ARTÍCULO 44. PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. El Sistema de Gestión de Calidad de la Defensoría del Pueblo, contemplará los principios determinados en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, así:
a) Enfoque hacia el usuario: la razón de ser de la Defensoría del Pueblo es prestar un servicio dirigido a satisfacer las necesidades de los usuarios: por lo tanto, es fundamental que la entidad comprenda cuáles son las necesidades actuales y futuras de los usuarios, que cumpla con sus requisitos y que se esfuerce por exceder sus expectativas.
b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de la Defensoría del Pueblo es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de esta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.
d) Enfoque basado en procesos: En la Defensoría del Pueblo existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
e) Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
f) Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en la Defensoría del Pueblo. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las actividades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las Defensoría del Pueblo y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus usuarios y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
j) Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que Defensoría del Pueblo garantice el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.
ARTÍCULO 45. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. El Sistema de Gestión de Calidad en la Defensoría del Pueblo debe permitir:
a) Detectar y corregir oportunamente y en su totalidad las desviaciones de los procesos que puedan afectar negativamente el cumplimiento de sus requisitos y el nivel de satisfacción de los usuarios, destinatarios o beneficiarios.
b) Controlar los procesos para disminuir la duplicidad de funciones, las peticiones por incumplimiento, las quejas, reclamos, denuncias y demandas.
c) Registrar de forma ordenada y precisa las estadísticas de las desviaciones detectadas y de las acciones correctivas adoptadas.
d) Facilitar control político y ciudadano a la calidad de la gestión de las entidades, garantizando el fácil acceso a la información relativa a los resultados del sistema.
e) Ajustar los procedimientos, metodologías y requisitos a los exigidos por normas técnicas internacionales sobre gestión de la calidad.
ARTÍCULO 46. REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 872 de 2003, la Defensoría del Pueblo debe como mínimo:
a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones.
b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos.
c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el sistema explícitamente en cada entidad.
d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control.
e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad.
f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio.
g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados.
h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos.
i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
PARÁGRAFO 1. Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.
PARÁGRAFO 2. Cuando una entidad contrate externamente alguno de los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad, deberá asegurar la existencia de control de calidad sobre tales procesos.
ARTÍCULO 47. NORMALIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, la Defensoría del Pueblo aplicará la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
ARTÍCULO 48. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. En el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de Calidad se identifican las siguientes fases básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemática para lograr el propósito:
a) Diagnóstico: corresponde a una evaluación inicial del estado de la entidad respecto a los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009;
b) Planeación; en esta fase se determinan las actividades a efectuar para subsanar las diferencias entre lo que tiene la entidad y lo que debe tener según la norma NTCGP 1000:2009. El producto resultante de la misma es un plan detallado de actividades con sus responsables, tiempos, ejecución y plazos;
c) Diseño: corresponde a la definición de soluciones para cumplir con los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009. En esta fase se realiza la identificación y definición del mapa de procesos, la interacción entre estos, elaboración del soporte documental (manual del sistema de gestión calidad, planes de calidad, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) requeridos para dar cumplimiento a dichos requisitos;
d) Implementación: se realiza la divulgación y aplicación del soporte documental elaborado en la fase de diseño;
e) Verificación: el objetivo de esta fase es evaluar si el SGC ha sido implementado de manera eficaz y cumple con los propósitos para el cual fue diseñado. Esto se realiza a través de la auditoría interna de calidad y las demás auditorías externas que la entidad establezca de manera voluntaria, por ejemplo, una preauditoria a través de una firma externa especializada. (1)
ARTÍCULO 48. AUDITORÍAS DE CALIDAD. Las auditorías de calidad, se realizarán una vez se encuentre implementado el Sistema de Gestión de Calidad y se llevarán a cabo de conformidad a lo señalado en la Norma ISO19011:2011 directrices para la auditoría de sistemas de gestión.
ARTÍCULO 49. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD. Una vez implementado el sistema y cuando la entidad considere pertinente podrá certificar su Sistema de Gestión de la Calidad con base en las normas internacionales de calidad.
ARTÍCULO 50. INSTANCIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN. La implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Defensoría del Pueblo, se llevará a cabo a través de las siguientes instancias:
a) Defensor del Pueblo: máxima instancia del Sistema de Gestión de Calidad, encargado de direccionar su implementación.
b) Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD: órgano de coordinación y asesoría que actúa bajo la dirección del Defensor del Pueblo.
c) Representante de la Alta Dirección: responsable del diseño, implementación, desarrollo y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
d) Equipo Operativo MECI - Calidad: soporte técnico y operativo de la entidad, en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
e) Líderes de los procesos: responsables de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en sus procesos a cargo.
f) Oficina de Control Interno: encargada de la evaluación independiente al Sistema de Gestión de Calidad.
ARTÍCULO 51. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN. La presente Resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales de la Defensoría del Pueblo y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de los actos administrativos que adopten: conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación, así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.
ARTÍCULO 52. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1047 de 2006.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., el 25 de abril de 2013
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General.
1. Departamento Administrativo de la Función Pública -Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites. Guía de Diagnóstico para implementar el Sistema de Gestión de Calidad en la Gestión Pública.