RESOLUCIÓN 898 DE 2017
(junio 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Información Misional "VISION WEB”
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1 y 13 del artículo 5o del Decreto Ley 025 de 2014,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
Que el artículo 4o del Decreto-Ley 019 de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", establece que las Entidades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible".
Que el Decreto 025 de 2014 “por el cual se modifica la estructura orgánica y se establece la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo", dispone en su artículo 12, numeral 17, que es una función del Despacho del Vicedefensor del Pueblo “Impartir los lineamientos para diseñar un sistema integrado de información de estadística de la Defensoría del Pueblo en procura del cumplimiento de su misión”.
Que la Entidad mediante Resolución 194 de 30 de enero de 2017 adoptó el Plan Estratégico para la vigencia 2017-2020, constituyéndose en el instrumento que orienta la misión defensorial, con base en los lineamientos generales que articulan las labores misionales y administrativas de la Institución siendo prioridad en éste el Fortalecimiento Institucional.
Que la Defensoría del Pueblo cuenta con el sistema de información misional Visión web, el cual está integrado por los módulos: Registro Único de Peticiones - RUP, Promoción y Divulgación, Atención y Trámite de Quejas ATQ, Recursos y Acciones Judiciales - RAJ, Recursos y Acciones Populares - RAP, Recursos y Acciones de Grupo - RAG, Defensoría Pública, y los sistemas Alertas Tempranas, e Interinstitucional de Justicia Transicional - SIIJT, por medio de los cuales las diferentes dependencias registran información de los usuarios, la actuación adelantada y se generan datos estadísticos para la elaboración de informes.
Que se hace necesario adoptar el Sistema Integrado de Información Misional -Visión Web y establecer como ruta única para el ingreso de la información básica de los usuarios el módulo de Registro Único de Peticiones - RUP; con la finalidad de dar claridad a los procesos y procedimientos, mejorar los servicios generando valor a nuestros usuarios, optimizar procesos, promover el trabajo de manera sistémica y articulada, y obtener información estadística confiables como insumo para la toma de decisiones.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. ADÓPTESE EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN MISIONAL - VISIÓN WEB. Como herramienta para el registro de la gestión misional.
El Sistema permite capturar, procesar, almacenar, distribuir información y controlar la gestión misional. La información registrada en el sistema servirá como la única fuente de información institucional.
ARTÍCULO 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN MISIONAL - VISIÓN WEB. El Sistema cuenta con la siguiente estructura:
Módulo Registro Único de Peticiones - RUP: Herramienta de gestión diseñada exclusivamente para capturar los datos básicos de los peticionarios que acceden a los servicios de la Defensoría del Pueblo a través de los diferentes canales de atención, y direccionarlas al proceso correspondiente. Es la única fuente de información misional institucional sobre las peticiones recibidas.
Módulo Atención y Trámite de Quejas - ATQ: Herramienta de gestión diseñada para clasificar, y gestionar las peticiones relacionadas con la vulneración y/o amenaza de los Derechos Humanos.
Módulo Defensoría Pública - DP: Herramienta de gestión diseñada para registrar las actuaciones y atender las peticiones en materia de Defensoría Pública.
Modulo Registro Acciones Populares y de Grupo - RAP: Herramienta que contiene el registro público de acciones populares y de grupo que se tramitan a nivel nacional, en cumplimiento del artículo 80 de la Ley 472 de 1998 contiene la información registrada en el sistema antiguo.
Módulo Registro Acciones Judiciales - RAJ: Herramienta en la cual se registran las actuaciones realizadas en desarrollo del litigio defensorial y el ejercicio de las acciones constitucionales tramitadas.
Modulo Registro Acciones Populares y de Grupo - RPG: Herramienta que contiene el registro público de acciones populares y de grupo, en cumplimiento del artículo 80 de la Ley 472 de 1998, contiene las acciones que se tramitan en el país y que no se encuentren ingresadas en el Módulo Registro Acciones Populares y de Grupo.
Módulo Víctimas: Herramienta que permite registrar las orientaciones y/o asesorías que por competencia se trasladan al Sistema de Información Interinstitucional de Justicia Transicional (SIIJT).
Modulo del Sistema de Información de Aletas Tempranas - SAT: Herramienta que permite ingresar al Sistema de Alertas tempranas donde se acopia, verifica y analiza, de manera técnica información relacionada con situaciones de vulnerabilidad y riesgo de la población civil, como consecuencia del conflicto armado, y advierte a las autoridades concernidas con deber de protección para que se coordine y brinde una atención oportuna e integral a las comunidades afectadas
ARTÍCULO 3. INTEROPERABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN MISIONAL - VISIÓN WEB. Los módulos del Sistema Integrado de Información Misional Visión Web de la Defensoría del Pueblo, deberán contar con una infraestructura que garantice la interoperabilidad entre los módulos que lo integran, así como con sistemas de información de otras entidades de acuerdo a las necesidades del caso, e incorporar estándares de intercambio de información y herramientas que permitan la integración, interacción, el acceso transparente y oportuno a la información.
ARTÍCULO 4. LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN MISIONAL - VISIÓN WEB. Las diferentes dependencias de la Entidad que participan en el proceso misional de Atención y Trámite, atenderán los lineamientos y competencias que por razón y con ocasión de las funciones sean asignadas a cada una de ellas.
Las competencias de los servidores públicos usuarios del Sistema Integrado de Información Misional - Visión Web, serán definidas por el proceso de Gestión del Talento Humano, y las de los contratistas por el líder de proceso misional correspondiente, los Directores Nacionales, los Defensores Delegados y/o Defensores Regionales.
ARTÍCULO 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución se aplicará por todas las dependencias del nivel nacional, que en desarrollo de los procesos misionales reciban por los diferentes canales de atención peticiones.
ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Son responsables de la información frente a su calidad, veracidad y oportunidad, todos los servidores públicos y/o contratistas que tengan asignado usuario para ingreso, actualización y gestión de la información. En todo caso, los líderes de proceso, Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales y responsables de grupo, velarán por que los servidores públicos y/o contratistas bajo su cargo, registren las peticiones misionales en el Sistema Integrado de Información Misional - Visión Web, por su uso permanente y la administración eficiente.
ARTÍCULO 7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Todas las dependencias usuarias del Sistema Integrado de Información Misional - Visión Web, que participen en el reporte de información o que tengan acceso a la consulta de la misma, serán responsables del cumplimiento de las políticas de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, y se harán responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada por los usuarios de la Entidad, así como de los datos a los que tenga acceso. Las dependencias y usuarios finales, velarán por la calidad del registro de la información de las peticiones misionales.
ARTÍCULO 8. SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO. El soporte técnico y el mantenimiento al Sistema Integrado de Información Misional - Visión Web, será realizado por el proceso de Tecnologías de la Información y las comunicaciones, quien apoyará de manera oportuna y eficiente las necesidades de los usuarios en el marco de los servicios informáticos y tecnológicos.
ARTÍCULO 9. DISPONIBILIDAD Y ACCESO. El proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC garantizará la integridad, inalterabilidad, accesibilidad, de registros y/o documentos electrónicos del Sistema Integrado de Información Misional - Visión Web, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
ARTÍCULO 10. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN MISIONAL. Todas las iniciativas de actualización, requerimientos, modificación o ajuste al Sistema Integrado de Información Misional - Visión Web, requeridos por parte de líderes de procesos, Direcciones Nacionales, Defensorías Delegadas o Defensorías Regionales, así como las controversias técnicas, de funcionamiento y competencias, serán atendidas por la Vicedefensoría del Pueblo, con el acompañamiento de Secretaría General y el proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ARTÍCULO 12. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga los actos administrativos o directrices internas que le sean contrarios.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. el 29 de junio de 2017
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor Del Pueblo