RESOLUCIÓN 1296 DE 2014
(septiembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1012 de 2017>
Por la cual se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del Pueblo.
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 31 de la Ley 24 de 1992, la Resolución 030 de 2014, Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007; en el Decreto 1510 de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que las autoridades administrativas coordinen sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que la Defensoría del Pueblo como parte que, del Ministerio Público, al tenor de lo dispuesto en el artículo 281 de la Constitución Política, en materia de contratación estatal se rige por el Estatuto General de Contratación y en particular por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, los Decretos Reglamentarios y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5o del Decreto 025 de 2014, corresponde al Defensor del Pueblo, como parte de sus atribuciones “Celebrar contrato y expedir actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la Entidad (...)"
Que el literal b) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 establece que es responsabilidad de los directivos de toda entidad pública, implementar procedimientos para la ejecución de sus procesos, como uno de los elementos básicos del Sistema de Control Interno.
Que en dicho contexto las entidades públicas deben adoptar procesos y procedimientos que se adecúen a las mencionadas disposiciones, definiendo competencias y responsabilidades por desconcentración de funciones.
Que el Sistema de Control Interno se complementa con el Sistema de Gestión de Calidad - SGC-, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3 de la Ley 872 de 2003.
Que los procesos y procedimientos contractuales que se pretenden adoptar en el presente acto administrativo, responden a una dinámica particular, articulada al cumplimiento de la misión institucional, en pos del mejoramiento continuo, con sujeción a la normatividad vigente.
Que, a través de los procesos y procedimientos determinados en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del Pueblo, se establecen y delimitan los niveles de responsabilidad frente a las actividades que deben realizar los funcionarios de la entidad designados como supervisores y aquellos particulares contratados como interventores en materia contractual.
Que la adopción del Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del Pueblo tiene como propósito principal la agilización de las actuaciones administrativas, dar transparencia y claridad a los procesos y garantizar el debido proceso y el cumplimiento de principios constitucionales y legales en materia de contratación pública.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1012 de 2017> ADOPTAR. el Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del Pueblo anexo a esta resolución, el cual hace parte de la misma y contiene las directrices para adelantar en debida forma la actividad de supervisión y de interventoría de los contratos suscritos por la entidad.
y estándares aplicables a la actividad y gestión contractual de la Entidad, asigna funciones en materia contractual por desconcentración de funciones y determina responsabilidades en cada una de sus etapas.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1012 de 2017> ORDENAR a la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional de la Defensoría del Pueblo la publicación del presente manual en la intranet institucional y en la página Web de la Defensoría del Pueblo www.defensoria.qov.co
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1012 de 2017> Los debidos procesos sancionatorios contractuales en curso continuarán su trámite con base en las normas vigentes en la fecha de su iniciación.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1012 de 2017> Deróguense las disposiciones internas que sean contrarias a las establecidas en el manual adoptado.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1012 de 2017> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Dada en Bogotá D.C., el 23 de septiembre de 2014
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General
MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORÍA DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO
SECRETARIA GENERAL
SEPTIEMBRE DE 2014
MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORÍA DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO
| MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORÍA DE LA……………….............. | 1 | |
| DEFENSORIA DEL PUEBLO………………………………………………............... | 1 | |
| CAPITULO PRIMERO………………………………………………………................ | 4 | |
| GENERALIDADES………………………………………………………..................... | 4 | |
| 1 | OBJETIVO…………………………………………………………………............ | 4 |
| 2 | ALCANCE…………………………………………………………………............ | 4 |
| 3 | REFERENCIAS NORMATIVAS …………………………………………........... | 4 |
| 4 | DEFINICIONES……………………………………………………………............ | 4 |
| 5 | DOCUMENTOS ASOCIADOS………………………………………….............. | 7 |
| CAPITULO SEGUNDO……………………………………………………….............. | 8 | |
| EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN………………………............... | 8 | |
| 6 | MARCO PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN………………………………………………………………...... | 8 |
| 6.1 | ASPECTOS GENERALES……………………………………………............ | 8 |
| 6.2 | DESIGNACIÓN, INICIO Y DURACIÓN DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN. ……………………………………………………………........ | 9 |
| 7. | ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN……………………………………........... | 10 |
| 8 | SUPERVISOR EN LA ETAPA CONTRACTUAL………………………........ | 15 |
| 8.1 | FUNCIONES RELACIONADAS CON LA EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL …………………………………………………..................... | 16 |
| 8.2 | FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON ASPECTOS PRESUPUESTALES DEL CONTRATO…......……………………………… | 18 |
| 8.3 | FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS BIENES O SERVICIOS CONTRATADOS……………….…………………………...... | 18 |
| 8.4 | FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS PAGOS AL CONTRATISTA…………………………………………………………….. | 19 |
| 8.5 | FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS GASTOS DE DESPLAZAMIENTO…………..........................…………………………… | 20 |
| 8.6 | FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LAS MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS………………………………....... | 21 |
| 8.7 | FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO…………………………………………...... | 21 |
| 9 | IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES………………………………………………………......... | 22 |
| 9.1 | PROCEDIMIENTO……………………………………………………............... | 22 |
| 9.2 | DELEGACIÓN DE FUNCIONES……………………………………................ | 22 |
| 9.3 | PROCEDIMIENTO POR PRESUNTO INCUMPLIMIENTO O DEFICIENCIA DEL SERVICIO……………………………………………...... | 23 |
| 9.4 | INICIO DEL PROCEDIMIENTO PARA LOS CASOS DE INCUMPLIMIENTO……………………………………………………….......... | 24 |
| 9.5 | SITUACIONES EN QUE DEBE INICIARSE INVESTIGACIÓN………………………………………………………….......... | 24 |
| 9.6 | ARCHIVO ANTES DEL DEBIDO PROCESO…………………….................. | 24 |
| 10 | MEDIDAS QUE PROCEDEN ANTE EL INCUMPLIMIENTO………........... | 24 |
| 10.1 | REGLAS QUE DEBEN OBSERVARSE PARA LA APLICACIÓN DE LAS MULTAS PACTADAS ………………………………………………................ | 24 |
| 10.2 | TASACIÓN DE MULTAS……………………………………………................ | 25 |
| 11 | DECLARACIÓN DE INCUMPLIMIENTO……………………………............. | 26 |
| 12 | EN LA ETAPA POSTCONTRACTUAL………………………………............ | 27 |
| CAPITULO TERCERO……………………………………………………................... | 28 | |
| INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN…………….................. | 28 | |
| 13 | CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN………………………................................................................. | 28 |
| 13.1 | RESPONSABILIDAD CIVIL…………………………………………............... | 28 |
| 13.2 | RESPONSABILIDAD FISCAL………………………………………............... | 29 |
| 13.3 | RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL……………………………….............. | 29 |
| 13.4. | RESPONSABILIDAD PENAL………………………………………............... | 29 |
| 13.5. | RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA………………………….................... | 29 |
| 13.6. | RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES E INTERVENTORES……………………………………………………….......... | 31 |
| CAPITULO CUATRO…………………………………………………….................... | 31 | |
| REFORMA, AJUSTES Y ACTUALIZACION; VIGENCIA Y DEROGACIÓN DEL MANUAL…………………………………………......................................................... | 31 | |
| 14. | REFORMA, AJUSTES y ACTUALIZACIÓN…………………………............. | 31 |
| 15. | VIGENCIA……………………………………………………………................... | 31 |
| 16. | DEROGATORIAS………………………………………………………............. | 32 |
GENERALIDADES.
1 OBJETIVO
El presente manual fija las pautas, criterios y responsabilidades en el ejercicio de la supervisión de los contratos y convenios suscritos por la Defensoría del Pueblo.
2. ALCANCE
Este manual deberá ser aplicado por todos los funcionarios de LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO que sean designados como supervisores y para las personas que sean contratadas como interventores, así como por todas las dependencias que tengan relación con la actividad de supervisión.
3 REFERENCIAS NORMATIVAS
- Ley 80 de 1993
- Ley 610 de 2000
- Ley 678 de 2001
- Ley 734 de 2002
- Ley 1150 de 2007
- Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción
- Decreto Ley 019 de 2012 Ley Anti trámites
- Decreto 1510 de 2013
- Resolución Interna No. 565 de 2014
4. DEFINICIONES
Para los fines de este Manual y en general para la interpretación de las normas aplicables a los contratos que celebre la entidad, en cualquiera de sus etapas, a menos que expresamente se estipule de otra manera, las expresiones que aquí se usan tendrán el significado asignado a las mismas en esta sección del Manual de Supervisión e Interventoría. Los títulos de los numerales y capítulos se incluyen con fines de referencia y de conveniencia, pero de ninguna manera limitan, definen o describen el alcance de este Manual acorde con lo dispuesto por las normas legales y reglamentarias aplicables.
Las palabras técnicas o científicas que no se encuentren expresamente definidas en este Manual, tendrán los significados que les corresponda según la técnica o ciencia respectiva y las demás palabras se entenderán en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas. Para efectos de este Manual se establecen las siguientes definiciones de uso frecuente en la actividad contractual de la Defensoría del Pueblo, las cuales podrán ser usadas tanto en singular como en plural:
-Acta: Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución. Las mismas deben numerarse siguiendo el respectivo orden cronológico.
-Acta de entrega y recibo final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes, obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Entidad.
-Acta de fijación de precios no previstos: Acta en la cual se fijan precios unitarios no previstos y necesarios para cumplir con el objeto del contrato, consignando las razones por las cuales son requeridos. La fijación de precios no previstos que solicite el contratista o que demande la Entidad, requiere de la revisión inicial de cada ítem por parte del supervisor o del interventor, según se trate y la posterior revisión del responsable del proyecto con el fin de acordar el precio unitario.
Al definir los precios unitarios, se consigna en el acta una relación de las cantidades requeridas de cada ítem. En el acta de fijación de precios no previstos se deberá dejar constancia de:
-Si es necesario ampliar el valor fiscal del contrato, para lo cual se requiere adición del contrato o contrato adicional, o si por el contrario las cantidades inicialmente previstas cubren el valor relacionado en la misma. Si no aumenta el valor del contrato se deja constancia de este hecho en el acta diciendo que la disminución de cantidades inicialmente previstas compensa las actividades o ítems extras que se están aprobando.
-De acuerdo con estas dos condiciones se pueden generar las siguientes actas: Cuando NO modifica el valor fiscal del contrato se denominará “Acta de Fijación de Precios no Previstos”, y será firmada por el contratista y el Supervisor.
-Cuando modifica el valor del contrato, el supervisor deberá gestionar, la solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal y una vez se tenga el documento, se solicitará al Grupo de Contratación la elaboración de la correspondiente adición o contrato adicional, según corresponda, dentro de los límites previstos en la ley.
-Acta de inicio y/o aprobación de pian o cronograma de actividades: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor, en el cual se deja constancia del cumplimiento de todos los requisitos establecidos que permiten la iniciación formal de actividades, registrando la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato y la expresa constancia de aprobación del programa de trabajo que el contratista desarrollará en la ejecución de los trabajos, con el fin de controlar el avance mensual de actividades e inversión acumulada.
-Acta de reinicio: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor o interventor, por medio del cual se reanuda la ejecución del contrato después de una suspensión.
- Acta de suspensión: Documento suscrito entre el contratista, el supervisor o interventor y el ordenador del gasto, mediante el cual se suspende de manera temporal el contrato, de común acuerdo entre las partes o por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha probable de reinicio y los demás aspectos que se consideren pertinentes; entre ellos, la obligación del contratista de modificar la garantía única de cumplimiento y las demás que se hayan constituido de acuerdo con el contrato, para garantizar la cobertura de los riesgos dentro de los plazos allí previstos.
Avance del contrato: Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
-Contrato de ejecución instantánea: Son contratos de ejecución instantánea los que originan una obligación de un tracto único, los que son susceptibles de cumplimiento total e inmediato de cada una de las obligaciones, es decir, que se cumplen en un solo momento, siendo indiferente que se cumpla desde el momento mismo de la celebración del contrato o con posterioridad a él y por ambas partes, si el contrato es bilateral. Lo que caracteriza es el hecho de que las obligaciones de las partes se cumplen en un solo acto, de golpe.
-Contrato de tracto sucesivo: El contrato es de tracto sucesivo cuando las obligaciones de las partes o de una de ellas a lo menos, consisten en prestaciones periódicas o continuas. Se caracteriza porque una de las obligaciones de las partes a lo menos se desarrolla continuamente en el tiempo, las prestaciones que ella envuelve se van desarrollando a medida que el tiempo transcurre. Es de absoluta necesidad que el tiempo transcurra para que la prestación se pueda cumplir.
A diferencia del contrato de ejecución instantánea en el que la obligación se cumple en el momento preciso en que la prestación se ejecuta, en los contratos de tracto sucesivo, es menester el transcurso del tiempo, porque la obligación consiste en proporcionar a la otra parte el goce eficaz, en un espacio de tiempo donde se desarrolla.
-Garantía: Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades públicas con ocasión de la presentación de los ofrecimientos o propuestas, los contratos y su liquidación, así como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pública contratante, derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Puede consistir en: Póliza de seguros; Fiduciaria mercantil en garantía; Garantía bancaria a primer requerimiento; Endoso en garantía de títulos valores, Depósito de dinero en garantía, Cartas de crédito stand y expedidas en el exterior para el caso de extranjeros no domiciliados en Colombia.
-Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la Defensoría del Pueblo a través de un proceso de selección por concurso de méritos o por mínima cuantía, para ejercer la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación en los contratos de obra con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba asumir la entidad como consecuencia de la ejecución de la obra, actividad o servicio contratado.
-Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato.
.Supervisor: Es el funcionario designado por el ordenador del gasto, para ejercer no sólo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciación, ejecución y liquidación de un contrato o convenio específico, sino además para prevenir posibles riesgos que deba asumir la entidad frente al contratista.
-Valor final del contrato: Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los reajustes.
5 DOCUMENTOS ASOCIADOS
La supervisión es una actividad inherente al proceso contractual. Por lo tanto, este Manual adopta, en lo pertinente, el proceso de contratación y los pasos a seguir en la contratación a través de las siguientes modalidades:
-Licitación pública,
-Selección abreviada
-Concurso de méritos.
-Contratación de mínima cuantía.
-Contratación Directa.
Así mismo, la supervisión se encuentra relacionada con las actividades concernientes a la elaboración y legalización de contratos tales como la adición, prórroga, modificación, suspensión, debido proceso contractual, terminación anticipada, cesión de contratos, y liquidación de los mismos.
EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
6 MARCO PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN
6.1 ASPECTOS GENERALES
La función de supervisión estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, Eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se ejercerá con plena autonomía en total coordinación con el Ordenador del Gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso contractual, en particular, el Grupo de Contratación.
La vigilancia y control de la iniciación, ejecución y liquidación de los contratos en LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO se realizará a través de la supervisión y la Interventoría, en los casos en que aplique.
El interventor, es la persona natural o jurídica contratada a través de un proceso de selección por concurso de méritos o por mínima cuantía, para Ejercer la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación en los contratos de obra con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba asumir la entidad como consecuencia de la ejecución de la obra contratada.
El supervisor, es el funcionario encargado por LA DEFENSORIA DEL PUEBLO para ejercer no sólo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciación, ejecución y liquidación de un contrato o convenio específico, sino además para prevenir posibles riesgos que deba asumir la entidad frente al contratista.
La interventoría y la supervisión tienen el mismo fin, vigilar y controlar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a cabalidad, y en los dos Eventos, la persona que desarrolla la vigilancia contractual, debe tener la competencia básica y funcional, que se relacionen directamente con el objeto contractual; por ello los interventores de obra, generalmente, son profesionales en el área de la construcción o afines, o personas jurídicas conformadas por éstos y acreditadas como consultores. Igualmente, en el caso de los supervisores debe tenerse en cuenta para su designación, que la persona cuente con las respectivas funciones y/o los conocimientos que le permitan dar el concepto frente al cumplimiento del objeto contractual. Igualmente, los supervisores podrán recibir apoyo para el ejercicio de sus obligaciones en el personal de planta de la Defensoría o en personas contratadas para este fin.
6.2 DESIGNACIÓN, INICIO Y DURACIÓN DE LA FUNCIÓN DE
SUPERVISIÓN.
Corresponde al ordenador del gasto designar la actividad en el contrato, la cual se comunica mediante memorando escrito o electrónico expedido por el responsable del Grupo de Contratación. El supervisor iniciará su actividad una vez se encuentre perfeccionado el contrato, esto es, suscrito, registrado y con aprobación de la póliza respectiva, si a ello hubiere lugar. No obstante, quien haya sido designado supervisor de un contrato por parte de la dependencia respectiva, deberá estar atento y realizar el seguimiento correspondiente para que el contrato se encuentre debidamente registrado y que el contratista allegue, dentro del término señalado en el contrato, los mecanismos de cobertura solicitados.
El Responsable del Grupo de Contratación, remitirán al supervisor un memorando o correo electrónico en el cual Informará la fecha de perfeccionamiento del contrato a supervisar, para que inicia su actividad a partir de la fecha de tal comunicación.
Teniendo en cuenta que la supervisión recae sobre el cargo situado en una dependencia, en el evento en que se presente la ausencia por entre otras causas (vacaciones, permiso, comisión, licencia y retiro de la entidad), la supervisión recaerá automáticamente en el Jefe Inmediato del supervisor o en el funcionario que sea encargado de las funciones de su cargo, en los casos en que se realice dicho encargo.
Una vez el Grupo de Contratación haya creado el expediente correspondiente es responsabilidad del supervisor enviar los documentos de la ejecución de cada contrato, al expediente único de contratación, documentos tales como informes, actas, listas de asistencia de reuniones, ayudas de memoria y todos aquellos que se hayan expedido durante la ejecución contractual.
En todos los casos, el supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo de su vigencia. Esta función sólo cesará una vez expire el plazo, de ejecución previsto en el contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato - en los casos en que está se requiera o en los términos establecidos en el artículo 37 del Decreto 1510 de 2013, o en la norma que la modifique o sustituya.
Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que continúen vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías, las cuales comprenden el mantenimiento preventivo de los bienes adquiridos, repuestos y demás actividades que se hayan contemplado dentro de estas garantías ofrecidas por el contratista. Así mismo, estará a cargo del supervisor adelantar las gestiones pertinentes relacionadas con la confidencialidad de la información y los trámites de derechos de autor en los casos en que aplique, para lo cual deberá solicitar asesoría del Grupo de Contratación de LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
7. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
1. La comunicación entre el supervisor y/o interventor y el contratista, y de este último, con el supervisor y/o interventor, es absolutamente formal es decir siempre, deberá constar por escrito y debe estar debidamente radicada en el Grupo de Contratación, con el fin de que repose en el expediente contractual.
2. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los hay. Además, deben estar acompañados de sus soportes y estar archivados en la carpeta del contrato que para el efecto lleve el Grupo de Contratación, en forma secuencial, foliados y registrados.
3. El supervisor y/o interventor debe erigirse como el interlocutor válido y actuar como conducto regular de las relaciones entre la Entidad y el contratista.
4. El supervisor y/o interventor revisará que los sitios de entrega de elementos, y ubicación de materiales, localizaciones, etc., corresponda al señalado en los pliegos de condiciones o en las invitaciones públicas, según corresponda.
5. Las actas que surjan en desarrollo del contrato serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento.
6. En ningún caso el supervisor y/o interventor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato.
7. Cuando sea preciso la adición del valor contractual, se deberá gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la correspondiente modificación del valor. El supervisor presentara la solicitud de adición acompañada de la respectiva cotización suscrita por el contratista. En todo caso, la Adición debe ser suscrita por el ordenador del gasto.
8. Para las adiciones en valor debe darse estricto cumplimiento a lo regulado por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, esto es, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarlos mínimos legales mensuales, salvo en el evento previsto por el inciso primero del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, que señala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de supervisión y vigilancia, el contrato de interventoría podrá ajustarse sin que resulte aplicable la limitación prevista por la citada norma. Para efectos de determinar si se observa o no el tope máximo legal de la adición, bastará con traducir el valor del contrato inicial a salarios mínimos legales mensuales vigentes para la fecha en que se celebró el contrato, pues este último es el criterio adoptado por el artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Vale decir entonces, que la adición no se hará en términos del valor del contrato, sino de los salarios mínimos a que ascendía este; significa ello que el tope máximo de la adición, no está dado por el valor del contrato, sino por su conversión a salarios mínimos legales mensuales vigentes para la época en que se efectúa la adición, siendo esa la razón por la cual, en ocasiones la adición puede superar el 50% del valor contable del contrato inicial.
9. Aquellos contratos que se suscriban en virtud de la Ley 1508 de 2012, por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, las adiciones no podrán superar el veinte por ciento (20%) del valor del contrato originalmente pactado. (Artículo 13).
10. En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor y/o interventor dará traslado de las peticiones al ordenador del gasto para decidir conjuntamente al respecto, dentro de sus competencias legales y contractuales.
11. El supervisor y/o interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio.
12. Los recibos parciales del objeto contratado, se consideran realizados a satisfacción; por lo tanto, el supervisor y/o interventor es responsable frente a la Defensoría del Pueblo por los recibos que realice, sin que ello implique eximir al contratista de sus responsabilidades, por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o en todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial.
13. En todos los contratos de tracto sucesivo, (aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y en los demás que lo requieran), se suscribirán actas de iniciación, terminación, recibo definitivo y liquidación. En los contratos de compraventa sólo se requiere la orden de pedido y el acta de recibo en la que conste que éste se dio a satisfacción. De conformidad con el articulé 217 del Decreto Ley 019 de 2012, en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no será obligatoria la liquidación.
14. Informar oportunamente al ordenador del gasto, los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al principio del debido proceso, de conformidad con el procedimiento establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. En todo caso la supervisión debe elaborar un informe, estableciendo y justificando su concepto, allegando los soportes probatorios relacionados con el presunto incumplimiento.
15. Controlar la vigencia de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales y solicitar su modificación cuando sea necesario.
16. Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones.
17. Apoyar al grupo de contratación y a la Oficina Jurídica en la atención de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliación y demandas, que se originen con ocasión del contrato objeto de supervisión y/o interventoría, presentando los informes que se le requieran, así como los soportes documentales necesarios para fundamentar la decisión que adopte la Entidad.
18. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato dentro del término pactado en el mismo.
19. El supervisor y/o interventor deberá verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se estipule en el contrato.
20. Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas por el contratista en el curso de la ejecución del contrato a la mayor brevedad posible, evitando que se configure el silencio administrativo positivo previsto por el artículo 25 numeral 16 de la Ley 80 de 1993 y de las sanciones que ello conlleva.
21. El supervisor y/o interventor realizará evaluación previa a la finalización de los trabajos, bienes y/o servicios, e indicará al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el período restante para el vencimiento del plazo contractual.
22. Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada, memorias y/o manuales de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexarán al control de supervisión
23. Exigir al contratista al finalizar la obra, actividad, servicio o en general la ejecución del contrato, adecuar la póliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, según el caso, ampliación de la póliza de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobación por parte del grupo de contratación, previa suscripción del acta de liquidación del contrato.
24. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello (Acta). Lo anterior debe efectuarse dentro del término señalado en el pliego de condiciones o en el contrato. Corresponde al supervisor y/o interventor, según sea el caso, realizar la confrontación de la obra, del bien o servicio que recibe, con respecto a lo contratado.
25. Informar a la Compañía Aseguradora o Garante cualquier modificación que sufra el contrato y varíe las condiciones del riesgo: Notificar por escrito al asegurador los hechos o circunstancias no previsibles que sobrevengan con posterioridad a la celebración del contrato y que, conforme al criterio consignado en el inciso primero del artículo 1058, del Código de Comercio signifiquen agravación del riesgo o variación de su identidad local. (Artículo 1060 Código de Comercio).
26. Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado. Para lograr la ejecución oportuna del proyecto, el supervisor y/o interventor, según sea el caso, exigirá al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo y/o cronograma de actividades con el contratista.
27. Llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios.
28. Elaborar y presentar al ordenador del gasto, los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución.
29. Exigir para la ejecución del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estén conformes con las normas y especificaciones establecidas en los pliegos de condiciones. De igual forma debe verificar que el contratista suministre la marca ofrecida y no permitir cambios sin su autorización.
30. Reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que Se estén ejecutando en forma irregular, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato.
31. Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá analizar y conceptuar sobre las alternativas de solución propuestas, a efectos de que sean aprobadas por el Ordenador del Gasto.
32. Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, será reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, según sea el caso, por otro de las mismas o mejores Calidades profesionales y técnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisión y/o interventoría del contrato.
33. Verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto.
34. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra o la actividad de que se trate, previniendo accidentes para quienes allí laboran y de quienes ocasionalmente transiten en los alrededores de la obra o del lugar donde se esté llevando a cabo la actividad contratada.
35. Constatar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos laborales (ARL) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. Para lo cual deberá tener en cuenta, en los contratos de prestación de servicios, que guando el contratista perciba ingresos por varios contratos, deberá cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningún caso el ingreso base de cotización sea inferior a un salario mínimo mensual Vigente ni superior a veinticinco salarios mínimos mensuales vigentes.
36. Así mismo, en caso de que el término del contrato de prestación de servicios sea superior a un (1) mes, es obligatoria la afiliación al sistema de riesgos laborales; su afiliación estará a cargo del contratante y el pago a cargo del contratista, de conformidad con lo previsto por el Decreto Nacional 723 de 2013. En cuanto a los contratos que suponen actividades denominadas de alto riesgo, la afiliación y el pago correrá por cuenta del contratante, así lo dispuso la Ley 1562 de 2012, “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”.
37. Para la autorización del último pago pactado, el contratista deberá aportar los certificados de paz y salvo del personal que utilizó para su desarrollo.
38. Velar por la seguridad y conservación de los productos generados en los contratos de consultoría.
39. Informar al Responsable de Almacén, para su correspondiente incorporación en el inventario de la Defensoría del Pueblo, marcación y aseguramiento si es el caso.
40. Velar porque una vez terminado el plazo del contrato, no se continúe con la prestación del servicio.
41. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual.
42. Una vez ocurrido un siniestro, el supervisor y/o interventor, según sea el caso, informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia, al ordenador del gasto, para que inicie las acciones correspondientes, contando para ello con la asesoría del grupo de contratación. Para el efecto de la Defensoría Pública se aplicará lo previsto en el artículo 74.1 Delegación de Funciones, del manual de contratación de la Defensoría del Pueblo.
43. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.
44. Enviar a la respectiva compañía aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.
8. SUPERVISOR EN LA ETAPA CONTRACTUAL
Al supervisor le corresponde la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan. Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes del contrato a suscribir, los derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.
Así mismo, le corresponde al supervisor desarrollar las actividades necesarias para evitar la ocurrencia de riesgos que puedan comprometer a la entidad frente al contratista.
8.1 FUNCIONES RELACIONADAS CON LA EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL
El supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista, cuando así se pacte en el contrato y dentro del término establecido en el mismo, las actas de iniciación, de recibo de bienes o prestación de servicios, según el caso. Cuando se suscriban las actas antes mencionadas en los contratos en que así se pacte, el supervisor deberá enviar el original de las mismas al grupo de contratación de la Defensoría del Pueblo, con el fin de que sean incluidas en los expedientes contractuales.
Igualmente, cuando se pacten cronogramas ya sea por la entrega de productos o para la realización de actividades con el contratista durante la ejecución del objeto del contrato, en el evento en que se deban modificar fechas, el supervisor deberá solicitar las modificaciones respectivas ante el Ordenador de Gasto correspondiente, con el fin de que tramite el otrosí, para estos pasos, el supervisor deberá justificar la modificación a los mismos, cuando por razones técnicas o, dada la naturaleza del contrato, resulte necesario.
El supervisor, cuando tenga dudas sobre los términos de ejecución del contrato o lo considere necesario para garantizar su normal ejecución, deberá citar a reuniones al contratista, al Responsable del Grupo de Contratación y a los funcionarios o interventores que tengan interés directo en la ejecución del contrato, o hayan participado en la elaboración del pliego de condiciones y/o en la de la minuta del contrato. Así mismo, el supervisor deberá resolver todas las consultas que realice el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes.
El supervisor deberá revisar que los informes de los contratistas contengan como mínimo lo siguiente:
-Nombre completo del contratista.
-Número del contrato.
-Fecha de inicio del contrato: Fecha de expedición del registro presupuestal y/o fecha de aprobación de la póliza y/o acta de iniciación, si hay lugar a ella.
-Fecha de terminación del contrato: De acuerdo con la cláusula de plazo del contrato
-Periodo del informe: día, mes y año de inicio y de terminación del periodo.
-Objeto del contrato: Copiar textualmente la cláusula del contrato.
-Actividades contractuales: Copiar textual las actividades del contrato.
-Actividades desarrolladas en el periodo del informe: Referirse una a una a las actividades realizadas durante el periodo del informe resumiendo para cada una, la gestión realizada, soportándola cuando a ello hubiere lugar, con la Indicación de los documentos, archivos y/o gestión, resultado de las actividades desarrolladas (1).
-Nombre y firma del contratista.
Cuando el supervisor manifieste su desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en el contrato, o con los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todas las observaciones por escrito al contratista con copia al Ordenador del Gasto, documentos que deberán enviarse igualmente al grupo de contratación para su incorporación en el expediente contractual.
Dichas objeciones deberán ser motivadas, fundadas en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y comprenderán todas las observaciones y objeciones correspondientes. Además, realizará las recomendaciones que considere necesarias y oportunas para la normal ejecución del contrato.
Con el fin de determinar con precisión el cumplimiento y calidad del objeto contractual, el supervisor podrá solicitar a la dependencia o dependencias técnicas de la Defensoría del Pueblo que considere competentes, la emisión de conceptos técnicos en tal sentido.
Cuando se aprecien graves irregularidades e incumplimientos en la ejecución de un contrato que amenacen su paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos, al Grupo de Contratación y al Director o Jefe de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, con el fin de iniciar las acciones correspondientes, documento que deberá enviarse al Grupo de Contratación y para su incorporación en el expediente contractual.
En los eventos de discrepancias frente a la ejecución del contrato, el supervisor está en la obligación de acatar las observaciones y recomendaciones jurídicas que, por escrito, señale el Grupo de Contratación y no podrá expedir recibidos a satisfacción para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable de esta dependencia.
Igualmente, el supervisor deberá constatar, a la fecha de vencimiento del contrato, que éste se cumplió en su totalidad. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final, hasta tanto tenga certeza de su cumplimiento.
1 Nota: Para el caso de documentos que reposen en archivos virtuales p correos electrónicos, se pueden indicar las rutas de acceso para la consulte de los mismos.
8.2 FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON ASPECTOS PRESUPUESTALES DEL CONTRATO
a. Registro Presupuestal. Antes de iniciar la ejecución de cualquier contrato, el supervisor debe verificar la expedición del respectivo Registro Presupuestal. Nunca se podrá autorizar la prestación de ningún Servicio o suministro de bienes sin cumplirse con este requisito.
El supervisor deberá verificar que se expidan los respectivos Registros Presupuestales para las adiciones, modificaciones y cesiones de los contratos a su cargo. Para los casos de contratos que se ejecutan en más de una vigencia, se debe verificar que el primer día hábil de cada vigencia se expida el respectivo Registro Presupuestal para garantizar que el contrato no se encuentre desamparado.
b. PAC. Con el fin de realizar una correcta programación del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, los supervisores deben informar al Grupo de Presupuesto el plan de pagos del contrato y velar porque las solicitudes de desembolso se ajusten a lo programado. De igual manera deben reportar mensualmente, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes las modificaciones del PAC para el mes siguiente.
8.3 FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS BIENES O SERVICIOS CONTRATADOS
Si la naturaleza del contrato lo requiere y así se estipuló en el mismo, el supervisor junto con el contratista, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios.
En ningún caso, el valor de la sumatoria de las entregas parciales, podrá superar el valor total del contrato. El original de estas actas deberá ser remitido por el supervisor al Grupo de contratación para lo de su competencia. El supervisor debe verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes entregados o los servicios prestados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato. Para tal fin, realizará inspecciones y controles de calidad sobre los bienes suministrados, los servicios prestados, los trabajos ejecutados y los materiales entregados, con el propósito de establecer si ellos cumplen con las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas, informando al Grupo de Contratación, cuando no cumplan con la calidad requerida o exigida por la entidad.
Cuando se presenten dudas en relación con los estándares de cumplimiento de las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas en el contrato, el supervisor deberá formularlas por escrito, a la dependencia solicitante del bien o servicio con copia al Grupo de Contratación y al Ordenador del gasto.
La dependencia solicitante del bien o servicio deberá, dentro de un plazo razonable, aclarar por escrito al supervisor la situación planteada. Si al supervisor le persiste la duda, deberá informar, en el menor tiempo posible, al Ordenador del Gasto correspondiente para su concepto y decisión con copia al Grupo de Contratación.
El supervisor se abstendrá de expedir recibo a satisfacción si los bienes entregados o los servicios prestados no corresponden a las calidades y especificaciones exigidas.
8.4 FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS PAGOS AL CONTRATISTA
El supervisor deberá:
- Autorizar los pagos de acuerdo con el Programa Anual de Caja, e informar la variación de los pagos que se presenten en la ejecución y liquidación de los contratos a su cargo.
- Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y autorizar su pago.
- Autorizar el pago de anticipo previa aprobación del plan de manejo del anticipo cuando a ello hubiera lugar.
- Verificar el pago de salud y pensión del contratista para el respectivo periodo.
- Expedir el recibo a satisfacción, previa revisión del informe y/o producto presentado por el contratista, con el respectivo pronunciamiento expreso sobre la calidad del informe y/o producto presentado o bien adquirido.
- Evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse por la demora en la remisión de los documentos necesarios para efectuar el pago de las obligaciones de orden económico.
- Elevar las consultas Internas que sean necesarias para resolver asuntos que entorpezcan el flujo normal de los pagos.
Radicar en Subdirección Financiera, para efectuar los pagos a los contratistas, los documentos que se relacionan a continuación:
-La constancia de entrega de informes y/o productos, en el cuál consta que el contratista, entregó dentro del término el informe o producto respectivo.
-La factura presentada por el contratista, cuando a ello haya lugar. Esta factura deberá revisarse previamente por la Subdirección Financiera, con el fin de no retrasar el pago a los contratistas.
-Los recibidos a satisfacción.
-Copia de los recibos de pago de los aportes a los sistemas de seguridad social efectuados por el contratista o la certificación sobre el tema según sea el caso (por ejemplo, los pensionados).
-El recibo o los recibos de entrada de los bienes al almacén de LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO, si es del caso.
Los demás documentos que de acuerdo con las cláusulas establecidas en cada contrato se requieran para hacer efectivo los pagos.
Para la realización de pagos y/o desembolsos de contratos de ejecución de proyectos o administración de recursos, los supervisores deberán velar por el cumplimiento de los plazos establecidos en los contratos, para lo cual deberán tramitar oportunamente ante la Subdirección Financiera lo correspondiente.
En el caso que los pagos y/o desembolsos no puedan cumplirse de acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato, los Supervisores deberán solicitar la modificación de dichas condiciones mediante comunicación escrita y debidamente justificada al Ordenador del Gasto, con el fin de tramitar el otrosí respectivo.
8.5 FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS GASTOS DE DESPLAZAMIENTO
Los supervisores son los encargados de autorizar y llevar el control del presupuesto asignado al contrato para gastos de desplazamiento. Para los casos en los cuales los contratos no tienen un valor asignado específico de gastos de desplazamiento, toda vez que estos son asumidos por LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO, las autorizaciones deben ser remitidas con antelación al desplazamiento con el fin de realizar los trámites presupuéstales pertinentes.
Para el pago de los gastos de desplazamiento, el supervisor debe verificar que la legalización de los mismos, se haga dentro de los cinco (5) días siguientes al regreso del contratista.
8.6 FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LAS
MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS
Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que afecten alguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, el supervisor deberá solicitar oportunamente la adición, prórroga, modificación o cesión, con un término mínimo de tres (3) días hábiles a la fecha en que se pretende que se realice la modificación del contrato según el caso. Antes de hacer la solicitud, el supervisor debe tener en cuenta que la adición o modificación no puede cambiar sustancialmente el objeto inicial del contrato de forma tal que se termine convirtiendo en un nuevo contrato. Para efectos de solicitar una cesión de contrato, el supervisor deberá enviar junto con el memorando de solicitud de cesión, la carta presentada por el contratista, en la cual manifiesta su imposibilidad de seguir ejecutando el contrato, toda la documentación del cesionario, y deberá evidenciar que el mismo cumple con igual o superior perfil al solicitado en los estudios previos.
Es importante que el supervisor haga la solicitud una vez tenga conocimiento de la situación que de origen a la adición, prórroga o modificación, según el caso, con el fin de que se puedan realizar, de acuerdo con lo establecido en el subproceso, todas las actividades conexas a la misma tales como: Evaluar la solicitud, revisar los documentos soporte, convocar al comité de contratación cuando sea necesario, elaborar la minuta, realizar los trámites para su perfeccionamiento, tales como ampliación de la póliza, en los casos a que haya lugar, y el registro presupuestal.
8.7 FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LA SUPENSIÓN DEL CONTRATO
El supervisor, con el apoyo del Grupo de Contratación, podrá, si es necesario, y mediante documento escrito de justificación dirigido al Ordenador del gasto correspondiente, solicitar la suspensión temporal de la ejecución del contrato para que se tramite el documento respectivo. Esta solicitud de suspensión se justifica si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecución. Sería el caso, por ejemplo, de un contrato en el que se establece que el inicio de una de las actividades a desarrollar por el contratista, depende de la entrega de una información específica por parte de una entidad diferente a LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO, sin la cual el contratista no puede continuar con la ejecución del mismo.
Si el Ordenador del Gasto aprueba la suspensión del contrato, remitirá la solicitud al Grupo de Contratación de la Defensoría del Pueblo quien elaborará el acta de suspensión, y enviará copia de la misma al supervisor del contrato para lo de su competencia y a la Subdirección Financiera.
El supervisor deberá solicitar al Ordenador del Gasto, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del contrato, la reiniciación del contrato siempre que en el acta de suspensión no se haya incluido la cláusula de reinicio automática. El Ordenador del Gasto remitirá la solicitud al Grupo de Contratación de LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO con el fin de que elabore el acta de reiniciación en la que se deje constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.
9 IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS
CONTRACTUALES
Las Funciones de supervisión relacionadas con la Imposición de sanciones por incumplimientos contractuales, así:
9.1 PROCEDIMIENTO.
La actuación aplicable o procedimiento en los casos de incumplimiento de las obligaciones contractuales o presunta deficiencia en la prestación del servicio para ejercer la actividad sancionatoria, que comprende la facultad de imponer multas, hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, declarar la caducidad por vía administrativa, o el incumplimiento del contrato, se observará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.
9.2 DELEGACIÓN DE FUNCIONES.
Delegar las funciones que el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 asignó al Defensor del Pueblo, en materia de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, en los funcionarios que adelante se relacionan, según cada caso, así:
1. En los contratos de prestación de servicios profesionales, asociados a los servicios de Defensoría Pública, según lo establecido en el artículo 74.1 del Manual de Contratación de la Defensoría del Pueblo.
2. En los casos no contemplados en los literales anteriores el Defensor del Pueblo hará la respectiva delegación.
9.3 PROCEDIMIENTO POR PRESUNTO INCUMPLIMIENTO O DEFICIENCIA DEL SERVICIO
Para el desarrollo del debido proceso se seguirán los siguientes pasos:
1. Informe del interventor o supervisor avisando la anormalidad, presentada en ejecución de un contrato, este informe se debe acompañar de los anexos pertinentes para que la regional correspondiente adelante la actuación.
2. Citación al contratista y su garante especificando:
a. Los hechos que soportan la audiencia.
b. El informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación.
c. Las normas o cláusulas posiblemente violadas.
d. Las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en
desarrollo de la actuación.
e. Señalar el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia.
A la audiencia se deberá citar igualmente al interventor o supervisor del contrato con el fin de contribuir en la misma.
3. Celebración de la audiencia de debido proceso con el siguiente orden:
a. Lectura de la citación.
b. Traslado de la palabra al contratista y su garante.
c. Práctica de las pruebas que resulten conducente si hubiera lugar a ellas y consideración de las aportadas por el contratista o su garante.
d. Toma de la decisión que corresponda.
e. Contra la decisión adoptada por la administración solo procede el recurso de reposición que se interpondrá sustentar y decidirá en la misma audiencia.
4. Ejecución del acto administrativo. La decisión adoptada por la administración, deberá ser comunicada al interventor o supervisor, para lo de su competencia.
5. Reporte a:
a. Cámara de comercio en caso de RUP.
b. Reporte al SECOP.
9.4 INICIO DEL PROCEDIMIENTO PARA LOS CASOS DE INCUMPLIMIENTO
El procedimiento para los casos de Incumplimiento deberá iniciarse en los siguientes eventos:
1. De oficio por el Interventor o Supervisor en desarrollo de su gestión de control y vigilancia de la ejecución del contrato, en los eventos en que advierta inconsistencias o irregularidades en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del operador del servicio.
2. Por denuncia de un usuario del servicio o de un tercero que en su nombre denuncie irregularidades que afecten o incidan directamente la prestación del servicio o la ejecución misma del contrato.
3. Por solicitud del Defensor del Pueblo, del Defensor Regional o del Director Nacional de Defensoría Pública.
9.5 SITUACIONES EN QUE DEBE INICIARSE INVESTIGACIÓN
Cuando se advierta que existe Incumplimiento del objeto contractual, o las obligaciones pactadas, o cuando incurra en la violación al régimen de prohibiciones establecidas en la Constitución, la Ley o el contrato.
9.6 ARCHIVO ANTES DEL DEBIDO PROCESO
Procede el archivo en el correspondiente expediente bajo la manifestación realizada por el supervisor donde conste la actuación desplegada sin traslado alguno, cuando recibida una queja o reclamo sobre el actuar del contratista en las primeras verificaciones se logra determinar: (i) que la actuación no existió o (ii) que aun existiendo no fue realizada por el contratista o (iii) incluso Existiendo y siendo cometida por el contratista no es violatorio de norma o clausulé alguna.
10 MEDIDAS QUE PROCEDEN ANTE EL INCUMPLIMIENTO
Las medidas que proceden frente al incumplimiento contractual son:
1. Multa.
2. Declaración de incumplimiento.
3. Terminación unilateral anticipada.
4. Declaratoria de caducidad.
10.1 REGLAS QUE DEBEN OBSERVARSE PARA LA APLICACIÓN DE LAS MULTAS PACTADAS.
1. Su objetivo es conminar al contratista al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
2. Deben sujetarse a los montos establecidos en esta reglamentación
3. Su decreto sólo procede durante la vigencia del contrato.
4. Debe agotarse previamente el procedimiento de audiencia previa del contratista establecido para garantizar el derecho de defensa y el procedimiento establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
5. Sin perjuicio de la audiencia, debe concederse la oportunidad de aportar las pruebas que soporten su defensa.
6. La reiteración del Incumplimiento, aunque no se trate de la misma causal, podrá dar lugar a la declaratoria de incumplimiento o caducidad o terminación del contrato, a juicio de la entidad, dependiendo de la gravedad y sus Implicaciones en la prestación del servicio o la Imagen institucional.
7. Deben tenerse en cuenta las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito como eximentes de responsabilidad, debidamente comprobadas.
10.2 TASACIÓN DE MULTAS
El Incurrir en alguno de los eventos que a continuación se señalan, dará lugar a la imposición de una multa de 10 S.M.D.L.V. (Salarios mínimos legales diarios vigentes):
1. Reincidencia en la no presentación de los informes consolidados
2. No asistir a las actividades de capacitación, programadas por la Escuela de Defensoría Pública
3. Reincidencia en la no asistencia a las sesiones de la Barra de Defensores convocadas por el Coordinador Académico de la Regional o quien haga sus veces.
4. No asumir de manera Inmediata y hasta su terminación, previa verificación de la situación socioeconómica del usuario, la defensa en los casos que le sean asignados.
5. Reincidencia en la no asistencia, en los días y horas hábiles y no hábiles, al lugar en donde se encuentren ubicados los jueces de control de garantías, de acuerdo con la distribución realizada por el Supervisor del contrato, para atender oportunamente la asignación de casos y diligencias que le sean repartidos
6. Reincidencia en la no asistencia los días y horas hábiles, al lugar designado por el Supervisor del contrato para la atención de posibles usuarios del servicio.
7. Reincidencia en la no alimentación de manera completa, oportuna y veraz, a partir de la fecha de su entrada en funcionamiento, el Sistema Nacional de Información, de manera que se refleje al final de cada mes el estado de todos los procesos asignados.
8. No asistir a las audiencias programadas dentro de los procesos judiciales a él asignados, sin que medie justificación alguna y que con dicho actuar no se haya violado derecho fundamental alguno al usuario del servicio.
9. La reincidencia en no visitar al usuario privado de la libertad en el Centro donde se encuentre recluido y, en caso de estar recluido en una ciudad diferente de aquélla en la cual se está adelantando el proceso, rio enviar comunicación escrita informando al interno, por lo menos una vez al mes, sobre el estado del proceso.
10. En los casos de reincidencia, deberá existir el requerimiento, por parte del Supervisor, cuando el evento se haya presentado por primera vez.
11 DECLARACIÓN DE INCUMPLIMIENTO
La declaración de incumplimiento procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, o de la norma que la modifique, reemplace o sustituya. La ocurrencia del siniestro de incumplimiento se deberá declarar en forma unilateral, mediante acto administrativo motivado en el cual se ordenará hacer efectiva la garantía. Igualmente, se podrá decretar multas sucesivas, en cuyo caso, su cuantía se descontará de los saldos a favor del contratista o mediante cobro coactivo, si no fuere posible mediante la efectividad de la garantía de cumplimiento.
El supervisor debe requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas. Cuando el contratista no atienda los requerimientos satisfactoria u oportunamente, el supervisor deberá enviar al Grupo de Contratación con copia al Ordenador del Gasto, un memorando en el cual se expliquen las situaciones presentadas durante la ejecución del contrato y que ha Incidido en su normal desarrollo, con el fin de que se cite al contratista a la audiencia del debido proceso señalado en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, para escuchar sus argumentos y con base en esto la entidad tomará la decisión pertinente.
Esto significa que al contratista se le debe dar la oportunidad de controvertir los requerimientos que se le formulen, de ser oído y de hacer valer sus puntos de vista sobre el particular.
Como colorario de la audiencia de debido proceso sancionatorio contractual, es posible que se resuelva sancionar el contratista, hecho que se debe sustentar en un acto administrativo debidamente motivado que, para la Defensoría del Pueblo, consistirá en una Resolución, caso en el cual se procederá así:
1. Si la delegación efectuada por el Defensor del Pueblo, recae sobre un funcionario del sector central, se procederá de conformidad con la Resolución 085 de 2014, o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
2. En los contratos de prestación de servicios profesionales, asociados a los servicios de Defensoría Pública, en el Defensor Regional del Pueblo respectivo, solicitará a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, el número de resolución bajo el cual el Defensor Regional impondrá la respectiva sanción, de ser recurrida la decisión en los términos establecidos en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, el Defensor Regional solicitara otro número de Resolución con el fin de dar respuesta al recurso propuesto.
3. Para los efectos previstos en este numeral la Dirección Nacional de Defensoría Pública, será la encargada de la numeración, fecha y archivo de las respectivas resoluciones siendo igualmente de su soporte la custodia y el archivo físico y virtual de las resoluciones que, por concepto del debido proceso sancionatorio contractual, se produzcan respecto de los defensores públicos sancionados o absueltos.
12 EN LA ETAPA POSTCONTRACTUAL
El supervisor deberá solicitar el acta de terminación del contrato y su liquidación - en los casos en que esta sea necesaria, una vez finalice el mismo y se expida el último recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.
En la solicitud de liquidación, el supervisor deberá indicar si los documentos soporte se encuentran debidamente digitalizados en el Sistema de Gestión Documental - Orfeo e incluidos en el expediente contractual correspondiente, en caso contrario, deberá remitir la solicitud de liquidación con los documentos soporte que no se encuentren en el expediente. Adicionalmente, la solicitud de liquidación deberá incluir:
- El análisis de las condiciones técnicas de los bienes recibidos o de los servicios prestados por el contratista.
- El Balance económico del contrato.
- Los demás documentos necesarios para la verificación de cumplimiento y liquidación del contrato.
Para efectos del trámite del último pago del contrato, el supervisor deberá verificar que el contratista que tenga documentos de la dependencia a su cargo los haya entregado previamente, así como verificar que el contratista haya realizado el archivo de todos los documentos en los expedientes correspondientes.
En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de conformidad con lo señalado en el Artículo 217 de Decreto Ley 019 de 2012, la liquidación no es obligatoria, razón por la cual, los supervisores de estos tipos de contratos, no solicitarán la liquidación del mismo, sin perjuicio del deber que les corresponde de elaborar un informe final sobre la gestión, incluyendo el balance económico del contrato, señalando su valor total, valor pagado y saldo a liberar. De la misma manera, en este informe el supervisor señalará brevemente las modificaciones que haya tenido lugar durante la ejecución del contrato, tales como prórrogas, adiciones, modificaciones, suspensiones, cesiones o si la terminación se llevó a cabo de forma anticipada.
El Grupo de Contratación enviará al contratista, al supervisor del contrato, copia del acta definitiva de liquidación o del acta de archivo definitivo.
INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
13 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
Dada la Importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal, y disciplinariamente de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011.
13.1 RESPONSABILIDAD CIVIL
Cuando la Defensoría del Pueblo sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión, quienes tenían a cargo estas labores responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.
13.2 RESPONSABILIDAD FISCAL
Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su Inobservancia puede dar lugar a la imposición de sanciones fiscales.
Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario.
Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que causen daño a los contratistas, caso en el cual la entidad podrá ser condenada a pagar el daño emergente y el lucro cesante. (Ley 610 de 2000).
13.3 RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL
Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes señaladas, los supervisores e interventores, puede ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del mismo modo, ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra de la Entidad. (Artículo 90 de la Constitución Política y Ley 678 de 2001).
13.4. RESPONSABILIDAD PENAL
Cuando la acción u omisión del supervisor o interventor se constituya en delito, éstos podrán ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) años de prisión. Es el caso, por ejemplo, del interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales.
13.5. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
Cuando el supervisor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que impliquen incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e Incompatibilidades, impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de sanciones tales como: Destitución del cargo e inhabilidad para desempeñar cargos públicos entre 10 y 20 años, suspensión en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses, multa hasta de 90 días de salario o amonestación escrita con copia a la hoja de vida, previo proceso disciplinarlo que garantice su derecho a la defensa.
De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, el régimen disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2002 “Código Disciplinarlo Único”.
La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los Interventores y supervisores, las siguientes:
1) No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias.
2) Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
3) Omitir el deber de Informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el Incumplimiento.
Para el caso de las supervisiones adelantadas por funcionarlos públicos, se aplica el régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público.
4) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución; los tratados Internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.
5) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.
Así mismo, la Ley 1474 de 2011 artículo 45 modificó el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cuáles de las conductas en las que pueden incurrir los Interventores, constituyen faltas disciplinarias gravísimas.
Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 “El servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de seguridad Social, en los términos antes dichos, Incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinarlo vigente”.
13.6. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES E
INTERVENTORES
Establece el parágrafo 3o del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que SERÁN SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daños que le sean imputables.
1) El interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible Incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor o supervisor.
2) El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.
REFORMA, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN; VIGENCIA Y DEROGACIÓN DEL MANUAL.
14. REFORMA, AJUSTES y ACTUALIZACIÓN.
El presente manual será reformado o ajustado por el Ordenador del Gasto. Será labor del asesor en contratación de la Secretaría General de la Defensoría, el permanente seguimiento a la expedición, modificación o derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en aras de mantenerlo actualizado y velar por que las actuaciones de la administración en materia contractual, se ajusten a derecho.
15. VIGENCIA
Esta reglamentación se entiende incorporada a todos los contratos celebrados por la DEFENSORIA DEL PUEBLO, a partir de la fecha de su publicación. Será difundida en las dependencias involucradas en los procesos contractuales, en las barras de abogados y en la página Web de la entidad.
16. DEROGATORIAS.
Las reglamentaciones Internas que sean contrarias a lo dispuesto en este Manual, quedan derogadas.