RESOLUCIÓN 1133 DE 2016
(julio 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se adopta el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
VICEDEFENSOR EN EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1, 8 y 15 del artículo 5o del Decreto Ley 025 de 2014,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Igualmente, señala que "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado".
Que la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" dispone en su artículo 4o, numeral i) que como uno de los elementos para el Sistema de Control Interno es, “Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control"
Que la Ley 594 de 2000 “por la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” en su Artículo 4o, numeral h) dispone “El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos".
Que el Artículo 6 de la Ley 962 de 2005 señala “Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas".
Que el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, brinda recomendaciones en cuanto a la necesidad de reconocer la seguridad informática como un factor primordial para la apropiación de las TIC.
Que el numeral 1 del artículo 5 del Decreto 025 de 2014, establece como función del Defensor del Pueblo. “Definir las políticas, impartir los lineamientos, directrices y adoptar los reglamentos y demás mecanismos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo".
Que la Defensoría del Pueblo requiere contar con un Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETIC que soporte las necesidades de todas las dependencias de la entidad en Sistemas de Información, infraestructura computacional y de redes.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. OBJETO. Adóptese el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones-PETIC-, cuyos lineamientos generales, objetivos y resultados se encuentran definidos a continuación:
LINEAMIENTOS GENERALES:
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se han convertido en un componente trascendental para las entidades del sector público en todos sus ámbitos. El PETIC tiene como objetivo fundamental servir como guía para la toma de decisiones en materia de tecnologías de la comunicación y de la información. Lo anterior implica que debe ser un insumo primordial para el proceso de gestión estratégico institucional. El PETIC, será un instrumento sujeto a mejora y, por lo tanto, será sometido a revisiones y modificaciones conforme se requiera.
La presente resolución establece los cinco ejes estratégicos para el desarrollo de los sistemas de información y las comunicaciones de la Defensoría del Pueblo.
1. Gobierno de las Tecnologías de la Información -TI-:
El Gobierno de las TI es el sistema a través del cual se dirige y controla la utilización de las TI actuales y futuras. Se encarga de la dirección y evaluación de los planes de utilización de las TI que den soporte a la organización y la monitorización de dicho uso para alcanzar lo establecido en los planes de la organización, e incluye las estrategias y políticas de uso de las TI dentro de la misma.
OBJETIVO ESTRATÉGICO. Definir e implementar el modelo de gobierno de Tecnologías de la Información TI y los mecanismos que aseguren que las actividades asociadas a la gestión de TI.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Diseñar el modelo de Gobierno de TI para la Defensoría del Pueblo.
2. Implementar el Gobierno de TI, con base en los marcos de referencia [1], procesos, procedimientos y herramientas definidas en el proyecto.
3. Establecer, validar y definir los roles, responsabilidades e insumos que se entregarán a otras áreas.
4. Asegurar alineamiento de TI con el gobierno corporativo, controlar la información y el entorno de TI y asegurar el cumplimiento regulatorio.
5. Definir indicadores de desempeño, métricas de los procesos de gobierno de TI e identificar e implementar acciones de mejoramiento del desempeño.
RESULTADO
Se cuenta con un modelo de gobierno de TI mediante la implementación de los procesos estratégicos, el ajuste del mapa de procesos de TI y la metodología de gestión de riesgos de TI.
2. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
La Gestión de la Información consiste en tomar decisiones operativas dentro del gobierno de las TI, es decir, se refiere a los aspectos operativos para el suministro de productos y servicios de TI en la forma más eficaz. Por lo tanto, los responsables de los procesos organizacionales, determinan la realidad de los mismos y pasan al Grupo de Sistemas los lineamientos para su ejecución.
OBJETIVO ESTRATÉGICO: Proporcionar información confiable y consistente, para integrar de forma transparente las aplicaciones dentro de los procesos de la organización, a través de un modelo de datos organizacional que incluya un esquema de clasificación de la información que garantice la integridad y consistencia de los datos de la misma.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar las necesidades de información y diseñar los informes y reportes críticos.
2. Analizar la capacidad de hardware y software actual, y de las herramientas de inteligencia de negocios que posee la Entidad.
3. Gestionar de forma eficiente la información, uno de los activos más importantes de la organización.
4. Contar con información confiable para la toma de decisiones y tener la trazabilidad e integridad de la información registrada.
5. Contar con una arquitectura de información base.
6. Contar con un proceso de gestión de arquitectura de la información y generación de reportes.
7. Elaborar un diccionario corporativo que contenga las reglas de sintaxis de los datos de la organización, el esquema de clasificación de datos y los niveles de seguridad.
RESULTADO
Se desarrolla un modelo de inteligencia de negocio a nivel táctico y operativo, junto con el establecimiento de la nueva arquitectura empresarial, que apoye la toma de decisiones.
3. SOLUCIONES DE INFORMACIÓN MISIONALES
La Defensoría del Pueblo requiere un esquema que le permita definir una arquitectura de sistemas de información sólida respondiendo a un conjunto de lineamientos establecidos en una arquitectura de referencia. Para tal fin es necesario validar las necesidades globales de los procesos misionales frente al modelo de operación que actualmente soportan los aplicativos misionales.
OBJETIVO ESTRATÉGICO. Desarrollar una arquitectura integrada de procesos y sistemas de información que sirva de referencia para el diseño e implementación de soluciones para los procesos misionales con la cual se pretende dar acceso directo a los usuarios de la Entidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Establecer la arquitectura objetivo de datos y aplicaciones de la Defensoría del Pueblo y formalizar la estructura de datos de la organización en cumplimiento de la arquitectura establecida por el Gobierno de TI.
2. Unificar los requerimientos de negocio que responden a las necesidades de los sistemas misionales de información.
3. Construir las modificaciones en los aplicativos misionales que respondan al nuevo esquema de arquitectura.
4. Fortalecer el grupo de desarrollo de software en la aplicación de arquitectura, metodologías de desarrollo y ejecución de pruebas de software.
RESULTADO
Se desarrolla un sistema de información Misional para cumplir con la nueva arquitectura tecnológica establecida y los nuevos requerimientos de la Entidad.
4. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Los sistemas de información de la Defensoría del Pueblo deben estar soportados por una infraestructura tecnológica que garantice la seguridad y el máximo aprovechamiento de la capacidad tecnológica. La institución debe desarrollar y promover el uso de conexiones más rápidas, la transmisión eficiente de voz, la optimización de los canales de acceso a Internet y otros servicios de conectividad, que permitan el acceso óptimo.
OBJETIVO ESTRATÉGICO Implementar la arquitectura base de la infraestructura de TI que permita administrar con efectividad la operación de todos los activos informáticos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Generar un plan para adquirir, implementar y mantener la infraestructura tecnológica, alineado con los objetivos de Gobierno de TI.
2. Establecer e implementar la arquitectura tecnológica que permita cumplir con los estándares de desempeño, disponibilidad, residencia, seguridad y eficiencia requeridos por la Entidad.
3. Implementar las mejoras de las redes de datos y cableado estructurado requeridas por la Entidad.
4. Establecer el plan de contingencia y recuperación de desastres de la plataforma tecnológica requerida por la Entidad.
RESULTADO
Se cuenta con la plataforma tecnológica para cumplir con los acuerdos de niveles de servicio, los requerimientos en seguridad de la información, recuperación de desastres y continuidad del negocio, y capacidad requerida actual y a futuro, por parte de la Entidad.
5. TALENTO HUAAANO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
La gestión del Talento Humano de Tecnologías de la Información es un enfoque estratégico de dirección cuyo objetivo es obtener la máxima creación de valor para la Defensoría del Pueblo, a través de una conjugación de acciones dirigidas a disponer en todo momento del nivel de conocimientos capacidades y habilidades en la obtención de los resultados institucionales.
OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desarrollar las actividades necesarias para que el Grupo de Sistemas esté en capacidad de soportar adecuadamente los requerimientos de TI de la Defensoría del Pueblo, teniendo como referente la estructura organizacional propuesta.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Establecer la estructura organizacional requerida por el grupo de sistemas en función del modelo de gobierno de TI y los procesos.
2. Hacer un levantamiento de información de estimación de tiempos (horas- hombre) requeridos por rol (de negocio y técnico) para cada una de los servicios de TI teniendo en cuenta el proceso que soportan, el número de usuarios, dispersión geográfica y actividades de intervención requeridas.
3. Definir los perfiles, roles y responsabilidades enmarcados en la estructura organizacional propuesta y los procesos de TI.
RESULTADO
Se implementa una estructura organizacional establecida en función del modelo de gobierno de TI y los procesos definidos para cumplir con los requerimientos del modelo de gobierno y arquitectura de TI establecidos.
ARTÍCULO 2. DIFUSIÓN. La difusión del PETIC de la Defensoría del Pueblo estará bajo la responsabilidad del Grupo de Sistemas, para lo cual, con el apoyo y acompañamiento de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, desarrollará las campañas de difusión que se requieran.
PARÁGRAFO: El PETIC será publicado en los diferentes canales de información con que cuenta la Entidad.
ARTÍCULO 3. EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN. La ejecución e implementación de los proyectos definidos dentro del PETIC es responsabilidad de cada una de las áreas que directamente se beneficiará con la ejecución de cada proyecto; esto debe entenderse como el hecho de que la gerencia del proyecto deberá ser asumida por el área líder del proceso que será soportado por la Vicedefensoría, la Secretaría General y el Grupo de Sistemas. El Grupo de Sistemas brindará el soporte técnico requerido para la ejecución del proyecto, designando para cada uno de ellos un líder técnico, quien reportará al gerente del respectivo proyecto.
ARTÍCULO 4. ACTUALIZACIÓN DE PETIC. El PETIC deberá ser ajustado anualmente, una vez hechos los análisis necesarios, teniendo como base nuevos requerimientos, mejoras y recomendaciones de la alta dirección y las dependencias de la Entidad.
ARTÍCULO 5. DOCUMENTOS ANEXOS. Forman parte integral de esta Resolución, el documento denominado "Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Defensorio del Pueblo", así como los demás documentos y anexos que lo desarrollan.
ARTÍCULO 6. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., el 15 de julio de 2016
ALFONSO CAJIAO CABRERA
VICEDEFENSOR EN EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE DEFENSOR DEL PUEBLO
1. Es el instrumento para implementar la Arquitectura TI en las organizaciones