RESOLUCIÓN 1416 DE 2020
(noviembre 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se adopta el instructivo sobre lineamientos para la solicitud de comisiones de servicios y/o desplazamientos al interior y exterior del país, de los Servidores Públicos y Contratistas de la Defensoría del Pueblo.
EL SECRETARIO GENERAL
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 19 del Decreto 025 de 2014 y por la delegación de funciones otorgada por el Defensor del Pueblo mediante Resolución 1330 del 20 de octubre de 2020.
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, establecen que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse de acuerdo con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad a través de la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que la Defensoría del Pueblo es la institución responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos mediante acciones integradas de promoción, divulgación, protección y defensa los derechos humanos y prevenir sus violaciones; fomentar la observancia del derecho internacional humanitario; atender, orientar y asesorar en el ejercicio de sus derechos a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior; y, proveer el acceso a la administración de justicia, en los casos señalados en la Ley.
Que el Decreto 1083 de 2015 en su Artículo 2.2.5.5.21 establece que “El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior”.
Que a su vez el Artículo 2.2.5.5.27 del decreto 1083 de 2015 indica que “El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional. Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad”.
Que en atención a lo señalado en el artículo 2.8.3.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015 “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos”.
Que, atendiendo la necesidad de servidores públicos y contratistas de desplazarse dentro y fuera del territorio nacional para dar cumplimiento las funciones constitucionales de la Entidad, así como las actividades contractuales por parte de los contratistas la Entidad, considera necesario establecer los lineamientos para el trámite de comisiones de servicio, autorizaciones de desplazamientos al interior y exterior, así como el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de desplazamiento.
Que con la adopción del instructivo sobre los lineamientos para la solicitud de comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento se señalan las responsabilidades de los beneficiarios y el correcto trámite de las comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el instructivo “Lineamientos para la Solicitud de Comisiones de Servicios y/o autorizaciones de desplazamiento al interior y exterior del país, de los servidores Públicos y contratistas de la Defensoría del Pueblo”.
ARTÍCULO 2o. Cuando se requieran hacer ajustes a los lineamientos de comisiones de servicios y desplazamientos, se realizarán sobre el instructivo y se remitirá a la Oficina de Planeación para su revisión, aprobación y e incorporación en el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI de la Entidad.
ARTÍCULO 3o. El instructivo anexo es de cumplimiento general para todos los empleados públicos y contratitas de la Defensoría del Pueblo que efectúan viajes al interior o exterior del País, así como para el personal externo de apoyo (escoltas) y aplica para la autorización, liquidación y pago de viáticos o gastos de desplazamiento, de acuerdo con el marco legal vigente.
ARTÍCULO 4o.Ordenar a la Oficina de Comunicaciones e imagen institucional de la Entidad, la publicación del instructivo en la Intranet.
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga en su totalidad la Resolución 1499 de 2015.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., 17 NOV. 2020
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
secretario general
CONTROL DE CAMBIOS
| VERSIÓN | DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO | FECHA DEL CAMBIO |
| 1 | Creación del instructivo para solicitud de comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento | 13-nov-2020 |
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OBJETIVO GENERAL:
Con la elaboración del presente instructivo el Grupo de Viáticos busca ofrecer a todas las regionales y dependencias de la Entidad una herramienta que oriente a los funcionarios y contratistas de la Entidad sobre los procedimientos para la adecuada operación de las comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento al interior y exterior del País.
DEFINICIONES:
Comisión de Servicios. Es la situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del cual es titular.
Viáticos: Es el valor en dinero que se reconoce a los servidores públicos que están en comisión de servicios con el fin de cubrir los gastos en que éstos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo.
Gastos de Viaje o Desplazamiento: Es el reconocimiento que la entidad realiza a los contratistas por concepto de alojamiento, servicio de suministro de comidas y bebidas o transporte, cuando en desarrollo de su objeto contractual deban desplazarse a un lugar distinto al señalado como lugar de ejecución del contrato. En los gastos de viaje se incluyen los transportes desde y hacia el aeropuerto cuando este se encuentre fuera del perímetro urbano.
Autorización de Desplazamiento: Es la situación en la que el contratista es autorizado por la entidad, cuando en desarrollo de su objeto contractual deban desplazarse fuera del lugar de trabajo.
Resolución de Comisión de Servicios y/o Desplazamiento: Es el acto administrativo mediante el cual se otorga una comisión de servicio/desplazamiento a un funcionario o contratista.
Gastos de Transporte: es el reconocimiento en dinero que se realiza a funcionarios y contratistas para cubrir los gastos de transporte terrestre, fluvial, férreo, aéreo no comercial, entre otros (Transporte Público Individual o Colectivo), en que incurran cuando se desplacen a un lugar diferente a su sede habitual de trabajo y/o prestación del servicio.
Registro Presupuestal: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados para otro fin.
Informe de Comisión y/o Desplazamiento: Se denominará informe de comisión al formato establecido en el Sistema de Gestión de Calidad, que deben presentar los funcionarios y contratistas una vez finalizada la comisión o el desplazamiento, donde se deberán especificar las actividades desarrolladas durante el plazo establecido en el acto administrativo de autorización.
DESARROLLO Y/O ACTIVIDADES:
Para el cumplimiento de las funciones constitucionales de la Defensoría del Pueblo, es común que los funcionarios en ejercicio de sus funciones y los contratistas en el desarrollo de las actividades propias del objeto contractual deban realizar desplazamientos a diferentes zonas del país, actividad que genera comisión de servicio y/o desplazamiento, lo que da derecho al pago de viáticos y/o gastos de viaje para soportar los gastos en que incurran.
Es por esto que la Entidad cuenta con el procedimiento AD-P04 Viáticos, que hace parte del proceso de gestión de servicios administrativos ubicado en el mapa de procesos de la Intranet: http: / /intranet.defensoria.gov.co/new/?pageid=30892
Para atender de forma óptima los requerimientos de comisiones de servicio y/o autorización de desplazamiento de las diferentes dependencias de la Entidad se requieren trazar los siguientes lineamientos:
Capítulo I Procedimiento de Comisiones de Servicio y/o Autorizaciones de Desplazamiento Capítulo II Procedimiento para la solicitud de tiquetes.
Capítulo III Liquidación y Pago de Comisiones y/o Gastos de Viaje
Capítulo IV Revocatoria de Comisiones de Servicio y/o Autorizaciones de Desplazamiento
I. PROCEDIMIENTO DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO
Objetivo
Indicar al servidor público como debe ingresar al aplicatívo de solicitud de comisión en línea, herramienta de consulta permanente para realizar solicitudes de comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento a nivel nacional e internacional y realizar el respectivo seguimiento para comprobar su aprobación y respectivo trámite.
1.1 PROGRAMACIÓN DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO.
Será responsabilidad de El Defensor del Pueblo, el Vicedefensor, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales, los Jefes de Oficina, el Secretario Privado, el Secretario General, los subdirectores, los Defensores Regionales, y los Responsables de Grupo, programar las comisiones y desplazamientos en aplicación de los principios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
Igualmente son los únicos servidores que pueden autorizar en la plataforma de la Entidad las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento para el personal adscrito a su despacho, y ejercerán control y vigilancia de las labores a desarrollar por el comisionado.
Cuando surjan comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento de carácter urgente en fines de semana o días festivos, podrán ser registradas el día hábil siguiente a su inicio, igualmente en caso de presentarse una comisión que requiere su trámite de manera inmediata y se produzca indisponibilidad de los sistemas tanto internos como externos de la Entidad, se tramitaran el día hábil siguiente una vez superada la contingencia.
El Secretario General de la Defensoría del Pueblo conferirá las comisiones de servicio a los funcionarios públicos y autorizará los desplazamientos de los contratistas de la entidad mediante acto administrativo.
Las comisiones al Exterior sólo serán autorizadas por el Despacho del Defensor y además de la agenda de trabajo también se debe anexar la invitación del organizador del evento e indicar quién cubrirá los gastos de hospedaje, alimentación y transporte.
Cuando alguna dependencia organice un evento, debe remitir con la debida anticipación (mínimo siete días antes del inicio del evento) al grupo de viáticos una matriz en Excel con la información detallada de los participantes al evento (nombre completo del funcionario, contratista o invitado, cargo, No. de cédula, No. de celular, correo electrónico, ruta (origen- destino-origen), fecha de salida, fecha de regreso, No. de solicitud de comisión, y especificar si requieren tiquetes aéreos, viáticos y/o gastos de viaje o transporte.
Nota: Para los eventos coordinados por el operador logístico, es importante reportar al grupo de viáticos una matriz en Excel, con la misma información de los eventos, adicionando datos como nombre del evento, nombre del hotel, fechas de estadía y servicios prestados en el hotel.
1.2 PLAZO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUDES DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO.
Las solicitudes de comisión y/o autorizaciones de desplazamiento deberán corresponder con actividades que se desarrollen en el Plan Operativo Estratégico de la Entidad, en el marco de la misión institucional y que corresponden a actividades necesarias para el funcionamiento de la administración, por lo cual es necesario anexar el formato de agenda de trabajo solicitud de comisión AD-P04-F56.
Las solicitudes deben ser radicadas a través del módulo de comisiones de la intranet de la Defensoría del Pueblo: http://intranet.defensoría.gov.co/new/?page_id=30892 con un mínimo de siete (7) días hábiles de anticipación.
1.3 CLASIFICACIÓN DE LAS COMISIONES Y DESPLAZAMIENTOS:
Ordinarias. Son las comisiones o autorizaciones de desplazamiento que se radican en el aplicativo web en el plazo estipulado para su trámite.
Urgentes. Cuando por circunstancias de orden público, emergencias, situaciones de derechos humanos graves, ayuda humanitaria y otras circunstancias de orden misional o administrativas, que ameriten el acompañamiento de servidores y/o contratistas de la Entidad de forma prioritaria, se podrán tramitar en un tiempo inferior a una comisión ordinaria.
Los profesionales adscritos a Secretaría General apoyarán al titular del Despacho en el análisis y visto bueno de las solicitudes comisiones o autorizaciones de desplazamiento.
1.4 HERRAMIENTA DE SOLICITUD DE COMISIÓN DE SERVICIOS Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO.
La solicitud, aprobación, cancelación y legalización de comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento deben ser realizadas a través del módulo solicitud de comisión de servicios y/o desplazamiento que se encuentra en la Intranet de la Entidad.
El formulario de solicitud de comisión de servicios y/o desplazamiento debe ser diligenciado en todos sus campos.
Los servidores públicos, deben hacer seguimiento a sus solicitudes a través de la plataforma de Intranet, consultado el número de radicado asignado al momento de grabar la solicitud, cada vez que avanza, las pestañas van cambiando de color.
Una vez la comisión ha pasado todos los filtros y es aprobada por el ordenador del gasto el botón de Comisión cambia a color naranja, como lo muestra la imagen.
El grupo de viáticos una vez recibe las solicitudes de comisiones aprobadas, realiza los trámites para generar el acto administrativo y remitir a la Subdirección Financiera para la expedición del registro presupuesta!, cuando esto sucede los botones cambian de color como lo indica la imagen:
Cuando la comisión de servicios o el desplazamiento se realice utilizando vehículos institucionales, en la solicitud se debe indicar la placa del vehículo para el reconocimiento de gastos de peajes y combustible, si el vehículo está asignado a una regional se reconocerán estos valores siempre y cuando en la respectiva Regional no esté contratado el suministro de combustible o se demuestre que por las condiciones del lugar de destino es necesario el abastecimiento en lugar diferente.
En caso de que se requiera contratar un servicio especial para realizar el recorrido en zonas de difícil acceso, en la solicitud de comisión y /o autorización de desplazamiento deberá manifestarse esta situación y adjuntar la ruta del viaje y la respectiva cotización.
Si el desarrollo de la comisión requiere más de un destino, se debe especificar en el campo de ruta de la solicitud de comisión, así mismo, si requiere más de una modalidad de transporte este debe estar detallado en la solicitud registrando en gastos adicionales el valor estimado del servicio de transporte a utilizar.
Si la solicitud de comisión registra más de un comisionado y requieren gastos de viaje, se debe especificar cómo requieren distribuir el valor para cada uno.
El ordenador de gasto podrá modificar el valor de gastos de viaje y los días de la comisión solicitados, según las circunstancias lo ameriten.
Nota: Los servidores públicos y contratistas asumirán los riesgos que se puedan generar al ejecutar la comisión sin acto administrativo que lo autorice y sin el respaldo presupuestal del caso, como es el no pago de los viáticos y gastos de viaje, entre otras.
1.5 DURACIÓN Y PRÓRROGA DE COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE
Las comisiones al exterior se conferirán por el término estrictamente necesario para el cumplimiento de su objeto, más un día de ida y otro de regreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comisión considere que estos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba cumplirse y su regreso al país, en cuyo caso podrá ser autorizada en el término que se considere necesario.
La comisión de servicios al interior se otorgará hasta por el término de treinta (30) días, prorrogable por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más.
Queda prohibida toda comisión de servicio de carácter permanente.
Cuando en cumplimiento de una comisión de servicios y/o desplazamiento se determine que la duración inicialmente concedida no es suficiente para cumplir a cabalidad el objetivo propuesto y se requiera permanecer en el lugar de la comisión tiempo adicional al aprobado, la solicitud de prórroga deberá ser tramitada ante la Secretaria General, con anticipación de veinticuatro (24) horas al vencimiento del término de la misma, mediante correo electrónico avalado por el funcionario que inicialmente autorizó la comisión o desplazamiento, acompañado de los respectivos soportes.
II. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE TIQUETES
Objetivo:
Brindar información clara acerca del procedimiento para la solicitud de tiquetes aéreos con el fin de minimizar errores, cambios innecesarios en los tiquetes ya emitidos y otras situaciones que puedan generar riesgos y mayores costos para la Entidad.
1. La comisión que requiera tiquete aéreo debe indicarse en el formulario de solicitud en forma clara el destino, fechas de viaje, trayecto de ida y/o regreso.
2. El Secretario General autorizará cambios en los tiquetes emitidos en casos de fuerza mayor, ya que todo cambio genera costos adicionales (penalidad y cargo administrativo)
3. En caso de que el funcionario y/o contratista realice modificación de itinerario en las fechas y destinos directamente con la aerolínea para utilizarlos en asuntos no relacionados con la Entidad, asumirá bajo su entera responsabilidad los riesgos y/o peligros que se puedan presentar (accidentes, fallecimiento, riesgos de seguridad).
4. La elección de la Aerolínea y del itinerario debe garantizar: (a) la puntual asistencia del servidor público o contratista a la reunión o evento; (b) la optimización del tiempo del servidor público o contratista, (c) la tarifa más favorable para la entidad. La condición de viajero frecuente del comisionado no constituye condición para la elección de aerolínea o itinerario.
El comisionado debe realizar la confirmación o rechazo de la reserva al correo electrónico enviado dentro del plazo establecido para la emisión del tiquete, sin esta acción no será expedido ningún tiquete aéreo.
III. LIQUIDACION Y PAGO DE COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE
Objetivo
Optimizar la utilización de los recursos haciendo un uso racional de ellos con el fin de garantizar el normal desarrollo de las labores dentro del presupuesto asignado para cada vigencia; así como establecer las acciones necesarias para el trámite y registro de documentos con el fin de cumplir con la legalización de la comisión de forma oportuna y efectiva.
3.1 MODALIDADES DE PAGO
La gestión de pago de viáticos se puede realizar mediante dos formas: pago por avance o pago por reconocimiento.
Por avance. Realizar el pago de manera previa a la ejecución de la comisión permitiendo que el comisionado tenga de manera anticipada el valor de los viáticos y lo gastos de viaje según corresponda. Una vez finalizada la comisión se da el proceso de legalización, solo el ordenador del gasto autorizará el pago por avance.
El desembolso de viáticos y gastos de viaje o de manutención y desplazamiento será efectuado por el Grupo de Gestión Financiera, siempre y cuando se cumplan los términos establecidos en relación con la solicitud de la comisión de servicios; este trámite no exceptúa a la administración de cumplir los requisitos presupuéstales (CDP disponible con saldo de apropiación, acto administrativo y registro presupuestal).
Si el servidor público no llegare a ejecutar la comisión o se efectué de manera parcial, debe realizar el reintegro de los recursos no utilizados a la entidad en un tiempo no mayor a tres (3) días hábiles.
Por reconocimiento. El pago se realiza una vez finalizada la comisión cuando el comisionado registre a través de la plataforma de solicitud de comisiones los documentos de legalización de forma completa, correcta y en el plazo establecido.
Por lo tanto, el pago de la comisión se realiza posterior a la legalización de la misma y su giro depende de la aprobación del PAC por parte del ministerio de Hacienda. En todo caso, la Entidad tiene 30 días para realizar el pago de la comisión o autorización de desplazamiento, término que se debe contar a partir de la legalización que efectúe el funcionario o contratista.
3.2. LIQUIDACIÓN VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO
El valor de los viáticos ocasionados por comisiones de servicio y/o autorización de desplazamiento se liquidará con base en la escala vigente expedida por Secretaría General de la Entidad, en armonía con lo estipulado en el Decreto emanado del Gobierno Nacional.
Sólo se reconocerá el 50% del valor autorizado de la escala de viáticos o los gastos de desplazamiento cuando el comisionado o contratista no pernocte en el lugar señalado para la comisión o desplazamiento.
Nota: Cuando la comisión o autorización de desplazamiento deba realizarse a municipios cercanos, con una distancia menor o igual a sesenta (60) kilómetros solo se reconocerá el pago de los gastos de transporte.
3.3 TRÁMITE DE GASTOS DE VIAJE
Cuando los funcionarios y/o contratistas requieran utilizar algún servicio de transporte (aéreo vuelos locales, terrestre o fluvial) para el desarrollo de la comisión y/o desplazamiento, deben informarlo en la solicitud de comisión y anexar la respectiva cotización.
Taxis desde y hacia el aeropuerto: Los gastos de transporte en que incurran los comisionados con ocasión de los desplazamientos que realicen entre su residencia, oficina o lugar de alojamiento y los aeropuertos que estén ubicados fuera de la ciudad, serán reconocidos siempre y cuando sean incluidos en la solicitud de la comisión y/o desplazamiento y en el momento de legalización sean anexados los respectivos soportes.
En caso de utilizar taxi como opción de transporte al aeropuerto y viceversa, se cubrirá hasta un máximo teniendo en cuenta la siguiente tabla:
| CIUDAD | VALOR IDA Y REGRESO |
| PASTO, CALI, BUCARAMANGA, BARRANQUILLA, APARTADÓ, SINCELEJO, MOCOA | Hasta 3 SMDLV |
| MEDELLIN(Aeropuerto josé María Córdova) | Hasta 6 SMDLV |
Otros Gastos de Transporte: A los vehículos de propiedad de la Defensoría del Pueblo se les reconocerá el valor de peajes y combustible que se requieran para el desarrollo de la comisión siempre y cuando sean requeridos en la solicitud de comisión.
Nota 1: No se reconocerán o pagarán como gastos de viaje las sumas destinadas a cubrir pago de transporte especial.
Nota 2: Cuando los desplazamientos se realicen en vehículos propios o alquilados por el comisionado no se procederá reconocimiento alguno por estos conceptos.
3.4 LEGALIZACIÓN
La comisión y/o autorización de desplazamiento deberá legalizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su terminación.
La no legalización oportuna de las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento puede ser causal para la negación de una próxima.
Para proceder a la legalización el funcionario y/o contratista deberá digitalizar en un solo archivo PDF y subir en la opción “legalizar” de la plataforma de comisiones los siguientes documentos:
1. Cumplido o certificado de permanencia de comisión y/o desplazamiento expedido por la autoridad competente del sitio en el cual fue realizada la comisión de servicios o la autorización de desplazamiento. Se exceptúa de este requisito el Defensor del Pueblo.
Los investigadores, peritos y médicos forenses pueden ser certificados por el defensor público del circuito que solicitó la misión de trabajo.
2. Pasa bordos de embarque tanto de ida como regreso según sea el caso.
3. Facturas o comprobantes de gastos de viaje. En caso de que se trate de transporte fluvial, transporte terrestre en lugares apartados o de difícil acceso y no sea posible la expedición de recibos o pasajes, el comprobante debe contener: nombre claro, cédula de ciudadanía o NIT y teléfono de quien prestó el servicio de transporte, además la ruta, destino, fecha y hora del desplazamiento. El beneficiario del servicio debe ser el comisionado o contratista que utilizó el servicio.
Los vales, recibos y demás documentos soporte deberán estar claros y no presentar tachaduras, enmendaduras o repisados. Sin estos requisitos enunciados, los gastos no serán pagados por la Entidad.
Cuando los documentos aportados por el funcionario o contratista no cumplan con los requisitos definidos para su diligenciamiento o no cuenten con los debidos soportes, los mismos serán devueltos por la Subdirección Financiera para que se efectúen las modificaciones a que haya lugar y se reinicie el trámite correspondiente, modificándose así el plazo para el desembolso.
En el caso de avance y/o anticipo de para los viáticos y gastos de desplazamiento, pagados y no utilizados, se deben reembolsar de forma inmediata a la cuenta bancaria que indique la Subdirección Financiera de la Defensoría del Pueblo, y remitir el respectivo soporte al grupo de Tesorería.
IV. REVOCATORIA DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO
Objetivo
Establecer las acciones pertinentes para el manejo y control de los recursos asignados para los rubros de viáticos y/o gastos de viaje y salvaguardar el presupuesto público liberando del registro presupuestal de aquellas comisiones de servicio y/o autorizaciones que no se realizaron o no se legalizaron.
4.1 CANCELACIÓN DE COMISIONES:
Cuando por necesidades del servicio o caso fortuito, el servidor y/o contratista no le fuere posible efectuar la comisión o desplazamiento autorizada y conferida, deberá antes de la fecha de inicio reportar la cancelación en la plataforma de comisiones en la opción “legalizar” digitalizando el formato de revocatoria AD-P04-F06 el cual debe contar con el visto bueno del jefe de la dependencia.
4.2 COMISIONES NO LEGALIZADAS
Si una vez cumplido el plazo fijado de cinco (5) días hábiles de finalizada la comisión y/o autorización de desplazamiento para la legalización y este proceso no se haya surtido por parte del servidor o contratista, la Subdirección Financiera envía una relación de las resoluciones no legalizadas dentro del término establecido por las normas internas de la entidad para su revocatoria.
4.3 PROCESO DE REVOCATORIA
El grupo de viáticos revisa la información remitida por la Subdirección Financiera y genera los actos administrativos de revocatorias, los cuales re remiten para revisión y firma del ordenador del gasto.
Una vez firmadas por el ordenador del gasto, se remite al grupo de Presupuesto de la Subdirección Financiera mediante comunicación interna la relación de las resoluciones revocadas para que procedan a reducir los registros presupuéstales del acto administrativo que la concedió, y reintegren su valor al respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.