RESOLUCIÓN 1746 DE 1997
(septiembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
Por la cual se adopta el Reglamento del Manejo Administrativo de los bienes de la Defensoría del Pueblo.
EL SECRETARIO GENERAL
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por la delegación de <texto ilegible> del Defensor del Pueblo mediante Resolución No. 159 de 1.994, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo establecido en el inciso 2o. del art. 1o. de la Ley 24 de 1.992, la Defensoría del Pueblo tiene autonomía administrativa y presupuestal.
Que es competencia del Defensor del Pueblo, la administración de los bienes y recursos <texto ilegible> funcionamiento de la entidad.
Que es necesario proceder a la reglamentación del trámite relacionado con el manejo Administrativo de los bienes de la Defensoría del Pueblo, diseñando, unificando y determinando los métodos para su custodia, manejo, registro control.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. REGLAMENTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Adoptar el reglamento para el Manejo Administrativo de <texto ilegible> de la Defensoría del pueblo, que se establece en la presente resolución
MANEJO DE LOS BIENES.
ARTÍCULO 2o. DISTRIBUCION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Se entiende por Nenes los elementos materiales <texto ilegible> que posee la Defensoría del Pueblo, excluyendo el dinero en efectivo.
Con el fin de identificar y unificar la denominación de los mismos en la entidad, los bienes <texto ilegible> clasificarán por la cuenta de PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS, de acuerdo con la <texto ilegible> distribución:
1. Terrenos
2. Bienes muebles en bodega
2.1. Devolutivos: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioran.
2.2. Consumo: Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque sí agregarlos o aplicados a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia Independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros.
3. Edificaciones
4. Maquinaria y equipos
4.1. Equipos de construcción
4.2 Armamento y equipo reservado
4.3. Equipos de perforación
4.4. Maquinaria industrial
4.5. Equipos de música
4.6. Equipos de recreación y deporte
4.7. Equipos agrícolas
4.8. Equipos de enseñanza
4.9. Armamento de vigilancia
4.10. Herramientas y accesorios
4.11. Equipos centro de control
4.12. Otros
5. Muebles, enseres y equipos de oficina
5 1. Muebles y enseres
5.2 Equipos y máquinas de oficina
5.3. Otros muebles, enseres y equipos de oficina
6. Equipos de comunicaciones y computación
6.1, Equipos de comunicaciones
6.2 Equipos de computación
6.3 Líneas telefónicas
6.4. Satélites y antenas
6.5. Otros equipos de comunicaciones y computación
7. Equipos de transporte, tracción y elevación
7.1. Aéreo
7.2 Terrestre
7.3. Férreo
7.4. Marítimo y fluvial
7.5 De tracción
7.6. De elevación
7.7 Otros equipos de transporte, tracción y elevación
8. Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería
8.1. Maquinaria y equipo de hotelería
8.2. Maquinaria y equipo de restaurante y cafetería
8.3. Maquinaria y equipo de calderas
8.4. Maquinaria y equipo de lavandería
8.5. Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería
MOVIMIEMTO DE ALMACEN.
ARTÍCULO 3o. ENTRADA DE BIENES AL ALMACEN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> La entrada de bienes al Almacén se <texto ilegible> con el Comprobante de Entrada que es el documento que acredita la entrada de los bienes o elementos a la entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los <texto ilegible> en Almacén y Contabilidad.
El Comprobante de entrada debe ser elaborado por el almacenista en original para el <texto ilegible> y dos (2) coplas para la Oficina de Contabilidad y el proveedor.
<texto ilegible> documento debe contener la siguiente información básica:
3.1. Lugar y fecha;
3.2. Número de orden en forma ascendente y continua.
3.3 Concepto de la transacción y número del documento soporte.
3.4. Nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de identidad o NiT
3.5. Nombre y código del elemento;
3.6. Unidad de medida y cantidad de bienes recibidos;
3.7 Valor unitario, valor total por elementos y valor total por comprobante;
3.8 Fima del almacenista.
ARTÍCULO 4o. ENTRADA DE SIENES DE ACUERDO CON SU ORIGEN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> La entrada de <texto ilegible> según su origen puede producirse por adquisiciones, donaciones, traslados, <texto ilegible>, recuperación, reposición y sobrantes, teniendo en cuenta para ello los Imites criterios:
ARTÍCULO 5o. ADQUISICIONES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> son las operaciones mercantiles a través de las cuales la unidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las normalidades y el reglamento de la entidad.
5.1 Legalizada la adquisición de los bienes, la oficina responsable remitiré copia de la orden de compra o del contrato y sus posibles novedades, para el control de Almacén.
5.2. Cuando el almacenista reciba los elementos y firma la factura o comprobante de recibo, independiente de su pago, debiendo previamente confrontar las características físicas de los bienes entrantes referente a cantidad, ciase, marca, estados y las demás que sean pertinentes, de acuerdo con te factura y el documento que legalice la adquisición.
5.3 Una vez recibidos los bienes, el almacenista elabora el comprobante de entrada y envía copia a la Oficina de Contabilidad, para su respectiva contabilización.
ARTÍCULO 6o. NORMAS GENERALES DE ENTRADAS PARA LAS ADQUISICIONES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
6.1. Los bienes deben recibirse en el almacén, bodegas o depósitos según lo pactado en el contrato o pedido, salvo en el caso de elementos de difícil movilización y otros, bienes que según tes necesidades del servicio requieran de ese tratamiento que. podrán recibirse directamente en el lugar en que se van a utilizar.
6.2 En los contratos o pedidos en que se estipulen especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos que deban verificarse por peritos mediante ensayos, la recepción en si Almacén se hace a título de depósito y en forma condicional, mientras se produce el concepto pericial o el resultado de las pruebas requeridas.
6.3. Los bienes recibidos en demostración, solo ingresarán al almacén cuando se autorice su adquisición y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o a su servicio.
6.4. Está prohibido guardar bienes de propiedad participar dentro del almacén.
6.5. Los bienes adquiridos sin descripción o valor en la factura, como los recibidos embalados en una importación y los bienes que se encuentren dentro del almacén pero sin que aparezcan registrados en los inventarios, es decir no especificados o valorizados, se identificarán conforme a las agrupaciones existentes en la Defensorio. En estos casos, deberá reportarse inmediatamente a la Subdirección Administrativa la entrega de los bienes para que ésta haga un avalúo comercial de los bienes, con el fin de dejar constancia en el comprobante de entrada.
6.6. Cuando los bienes se envíen a dependencias de la Defensorio fuera de Santa Fé de Bogotá, D. C., el funcionario responsable de la sede deberá dejar constancia de sus características físicas y condición en que lo recibe, en el recibo o comprobante de entrega respectivo.
6.7. El funcionario responsable de la sede deberá remitir dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, una certificación de recibido a satisfacción al Almacén en Santa Fé de Bogotá, D. C.
6.8. El funcionario responsable del Almacén podrá recibir parcialmente los bienes adquiridos en calidad de depósito, hasta la entrega total de los mismos, de acuerdo con lo estipulado en el contrato u orden de compra o con autorización expresa de quien haya ordenado el gasto o del Interventor del contrato.
ARTÍCULO 7o. CAJAS MENORES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Son adquisiciones de bienes a través del sistema de bretes fijos reembolsadles. En la compra de elementos devolutivos por este sistema, así como los de consumo cuyo objeto sea aumentar las existencias, el funcionario responsable teto compra debe enviar copia de la factura al almacenista para que este produzca el comprobante de entrada y de salida a nombre del funcionario que recibió el bien.
ARTÍCULO 8o. DONACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Hay donación cuando conforme a la voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del funcionario administrativo competente. Al efecto se tendré en cuenta que:
8.1. Cuando la entidad reciba bienes a título de donación, el almacenista elaborará el comprobante de entrada, efectuará el registro correspondiente, e informará a la Oficina de Contabilidad para efecto de su registro.
8.2 Si te donación proviene de entidad oficial el comprobante de entrada se hace con base en el acta de bajá de la entidad donante debidamente diligenciada, la cual debe contener la relación de los elementos por grupos.
8.3 Si proviene la donación de entidad o persona particular, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de recibo, y el precio estimado por el donante.
ARTÍCULO 9o. TRASLADOS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física tos bienes dentro de las dependencias de la entidad, transfiriéndose la responsabilidad de quien los entrega a quien tos recibe. Cuando el traslado se verifica entre Defensorías ¡granates o en las Oficinas Seccionales, la persona responsable de la recepción se verificará en presencia del transportador las características y cantidades contra la relación en el comprobante de salida del almacén de origen y la orden de traslado, para lo cual tendrá en cuenta lo siguiente:
9.1 En los casos en que no concordaren las características de los bienes, se abstendrá de recibirlos.
9.2 el número de unidades es menor al relacionado, se procederá a la recepción, dejando constancia en la planilla del transportador.
9.3 Si los bienes se encuentran conforme al despacho, se dejará constancia en Su planilla o guía.
9.4 En todos los casos enunciados y so pena de deducir responsabilidad administrativa y fiscal, el funcionario responsable del manejo de los bienes debe informar por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, al funcionario administrativo correspondiente, enviando copia del comprobante de entrada y de la planilla o guía del transportador.
ARTÍCULO 10. REINTEGROS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Es la devolución al almacén, de los bienes que no se <texto ilegible> en una dependencia para el cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados: de la dependencia, obsolescencia etc., pidiendo la entidad optar por la afiliación redistribución o baja, para lo cual se aplicarán las siguientes reglas:
10.1 El empleado o contratista que necesite devolver al almacén elementos devolutivos en uso, deberá dirigir una solicitud de autorización al almacenista donde se especifiquen claramente las características del bien a devolver, contempladas en el inventario mediante el cual recibió.
10.2 almacenista al recibidos, debe constatar su estado y características de acuerdo al comprobante de salida conque fueron entregados.
10.3 Al encontrar conforme el bien el almacenista le dará entrada mediante el respectivo Comprobante.
10.4 En caso de no concordar los bienes, o hayan sido sustituidos o tengan especificaciones, marcas o números diferentes, se abstendrá de recibidos e informaré al ordenador para la investigación correspondiente.
10.5 Por ningún motivo el almacenista aceptará sustitución o reemplazo de bienes entregados Inicialmente, por otros diferentes o aceptar bienes dañados deteriorados, con roturas o avería sin haber determinado responsabilidad.
ARTÍCULO 11. RECUPERACION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Se entiende por recuperación de bienes, la reaparición <texto ilegible> estos, una vez han sido descargados de los registros de inventarios y contables cuya pérdida fue asumida por la entidad. Para ello se tendrá en cuenta:
11.1 El almacenista deberá producir nuevamente el comprobante de entrada, con las especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida, salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física, caso en el cual se calculará su valor por un funcionario administrativo facultado para ello, dejando constancia en el comprobante de entrada.
11.2 Si hubiere juicio de responsabilidad fiscal en curso, informará para que cese o varíe Su valor.
ARTÍCULO 12. REPOSICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causa derivada del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de características.
12.1. Para dar la entrada de bienes por reposición cuando el responsable haga entrega en igualdad de condiciones, de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
12.2 Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de estos.
12.3 Aceptación de la administración para que surta la reposición, una vez oído el concepto técnico del almacenista de que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los faltantes.
12.4. Acta de recibo firmada por los actuantes, que servirá de base para hacer el comprobante de entrada.
ARTÍCULO 13. SOBRANTES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Hay sobrantes de inventarios o pruebas selectoras cuando <texto ilegible> momento de practicarse se encuentre que el número de elementos es superior a los <texto ilegible> reflejan en los registros. Esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, <texto ilegible> la causal que los ocasionó, para lo cual el almacenista elabora en forma <texto ilegible> el comprobante de entrada por sobrante.
[<texto ilegible> el sobrante es detectado en inventarios o pruebas selectivas de devolutivos en servicio <texto ilegible> las dependencias de la entidad, el funcionario que haya practicado la diligencia, deberá <texto ilegible> las investigaciones pertinentes y elaborar el acta respectiva detallando las características y unidades de los sobrantes, para que sirva de base a! almacenista en la <texto ilegible> del comprobante de entrada y a la vez el de salida a nombre del funcionario <texto ilegible> bien e informará a la dependencia encargada de inventarios, calculando el <texto ilegible> los bienes de acuerdo con el de bienes de iguales características.
ARTÍCULO 14. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> El comprobante de salida de bienes <texto ilegible> almacén, es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y <texto ilegible> bien cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad <texto ilegible> custodia, administración, conservación etc., por parte del almacenista y quedando en <texto ilegible> funcionario destinatario.
ARTÍCULO 15. NORMAS GENERALES PARA LA SALIDA DE BIENES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> El comprobante de <texto ilegible> debe elaborarse por el almacenista en forma simultánea a la entrega de bienes, con <texto ilegible> la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada.
15.1. El comprobante de salida debe contener la siguiente Información básica:
15.1.1 Lugar y fecha de emisión;
15.1.2 Numeración en forma ascendente y continua;
15.1.3 Concepto de salida especificando: dependencia destinataria, nombre y código de <texto ilegible> unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe de la dependencia <texto ilegible>, firma del almacenista o quien haga sus veces, firma del empleado que <texto ilegible> su identificación, número y fecha de la solicitud del pedido;
15.1.4. Descripción de cada elemento.
15.2 Cuando las existencias disponibles sean Insuficientes, en relación con las solicitadas, <texto ilegible> el almacenista deberá anotar en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando constancia en la solicitud de pedido.
15.3 El almacenista no debe variar el destinatario ni el lugar de destino en el comprobante de salida, ni cambiar o reemplaza- elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.
15.4 El comprobante de salida no debe contener tachones enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones y cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizados por el funcionario administrativo competente.
15.5. Almacenista debe admitir como constancia de recibo, la firma del jefe de la oficina o dependencia correspondiente con anotación del número de su cédula.
15.6 Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas jurídicas, la firma y cédula del representante legal o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos.
Los despachos que haga el almacenista para oficinas de fuera de su localidad, se comprueban con la guía o planilla de la empresa transportadora, sin perjuicio de exigir el comprobante esté firmado por el jefe de la dependencia a quien van destinados.
El almacenista no puede hacer firmar el comprobante de salida por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en el figuren, como tampoco expedirles constancias de que queda debiendo o que posteriormente le entrega determinados elementos.
El comprobante de salida es el documento soporte para registros de movimientos por en los listados o tarjetas de almacén, control de inventarios de devolutivos en servicios y asientos contables.
ARTÍCULO 16. DEFINICION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase <texto ilegible> que integran el patrimonio de la Defensoría del Pueblo.
<texto ilegible> permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad un control razonable de las existencias reales y así evitar errores, pérdidas, <texto ilegible>, deterioro y desperdicios de los elementos.
ARTÍCULO 17. BIENES EN DEPOSITO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Es el conjunto de bienes utilizables, tanto nuevos como usados, en almacenes y bodegas de la entidad.
<texto ilegible> el registro de los bienes en depósito, responde administrativa y fiscalmente el <texto ilegible>y lo debe llevar a través de listados o tarjetas de kardex, en donde se
<texto ilegible> como mínimo los siguientes aspectos:
1. Nombre y detalle del elemento:
2. Agrupación y subagrupación;
3. Unidad de medida;
4. Detalle de la operación;
5. Fecha día, mes, año;
6. Procedencia o destino (documento soporte);
7. Número de unidades (entrada o salida);
8. Entradas (cantidad);
9. Valores: Unitario, total;
10. Saldo: cantidades;
11. Valores: unitario y total.
<texto ilegible> registros se efectúan únicamente a través de comprobantes de entrada diligenciados <texto ilegible> el responsable del manejo de inservibles y de las actas de entrega para la baja.
ARTÍCULO 18. BIENES EN SERVICIO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en <texto ilegible> diferentes oficinas y dependencias de la entidad.
<texto ilegible> almacén a través de listados o tarjetas de kardex, debe llevar el registro por <texto ilegible> o a título individual de los bienes devolutivos en servicio para facilitar el <texto ilegible> y eficaz control de los bienes y para determinar las responsabilidades a que haya <texto ilegible>.
18.1. REGISTROS POR DEPENDENCIAS
<texto ilegible> contener como mínimo:
18.1.1 Nombre de la dependencia y
18.1.2 Detalle de la operación:
18.1.3. Fecha
18.1.4. Suministro
18.1.5. Reintegro
18.1.6. Número del comprobante
18.1.7. Detalle del elemento de acuerdo con lo contemplado en el comprobante: grupo, subgrupo. Características, valor, código interno, saldo por elementos.
18.2 REGISTROS INDIVIDUALES
18.2 <texto ilegible> contener como mínimo:
18.2.1 Nombre de la dependencia
18.2.2 Hombre del funcionado responsable
18.2.3 Detalle de los elementos: grupo, subgrupo, características, valor, código interno.
18.3. REGISTRO DE INMUEBLES
<texto ilegible> entidad debe llevar registro detallado de los inmuebles de su propiedad, en donde se talle la siguiente información:
18.3.1 Clase de inmueble
18.3.2. Localización
18.3.3 Nomenclatura
18.3.4 Titulación y detalle del registro
18.3.5. Áreas
18.3.6 Uso que se destina
18.3.7. Detalle de su composición (inventario de accesorios, Muyendo líneas telefónicas)
<texto ilegible> registro de Inmuebles se efectúa con base en la escritura pública registrada.
ARTÍCULO 19. NORMAS GENERALES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
19.1 El registro debe hacerse únicamente a través de los comprobantes de salida para el caso de suministro; de entradas para el caso de reintegros y de actas para los casos de entregas, previa tramitación administrativa.
19.2 No se aceptan descargos de los registros de inventarios de devolutivos en servicio con documentos diferentes al comprobante de entrada al almacén, de contabilidad para responsabilidades, o de actas para la entrega.
19.3 registro de inventario debe permanecer actualizado, conservando los comprobantes de almacén y los informes por daños o pérdidas que afecten la responsabilidad del empleado por los bienes a su cargo, cuya información debe ser suministrada por escrito a Contabilidad.
ARTÍCULO 20. INVENTARIO VALORIZADO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> La Oficina de Contabilidad de la Defensoría del Pueblo debe llevar el registro permanente y valorizado de los bienes inmuebles.
<texto ilegible> devolutivos y consumo en depósito, servibles e inservibles y devolutivos en que <texto ilegible> conforman el patrimonio de la entidad, de acuerdo con las normas de <texto ilegible> posibilidades prescritas en lo referente a las operaciones que afectan el manejo de <texto ilegible>.
ARTÍCULO 21. INVENTARIOS PARA ENTREGA DE ALMACENES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
21.1 ENTREGA NORMAL. Para la entrega normal se debe tener en cuenta:
21.1.1 EI acto administrativo que designa al funcionario que recibe: en el mismo documento se debe indicar el tiempo aproximado que durará la entrega.
21.1.2. Que el funcionario que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre constituida y vigente la póliza de seguros o garantía bancada, que ampare el manejo del almacén.
21.1.3 La Subdirección Administrativa será responsable de exigir la renovación de la mencionada garantía al vencimiento de la misma y de mantenerla actualizada en su valor.
21.1.4 Verificado lo anterior, se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo que se encuentren en existencia por grupos de inventario, registrando en el inventario con toda claridad las características de los mismos, marca, modelo, cantidad, valores unitario y total y el estado de conservación. Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en los listados o tarjetas de kárdex.. Los borradores de los inventarios que se levanten, deben ser suscritos por quien entrega y los recibe, lo mismo que las demás personas que intervienen en la diligencia.
21.1.5. El funcionario de manejo también debe entregar por inventario, fes elementos devolutivos que tenga en servicio en su dependencia y aquellos que haya entregado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de él.
21.1.6. Cuando el almacenista lleve el control de los elementos devolutivos en servicio, la entrega se limita a efectuar la comparación de los saldos de fes inventarios parciales de devolutivos en servicio de las dependencias de la entidad, contra el saldo total que arrojen fes registros en el almacén por grupos de inventario, les cuales deben coincidir.
21.1.7. El almacenista saliente no debe hacer inventario o entrega de elementos devolutivos que se encuentren en servicio, porque estos se encuentran bajo la responsabilidad de los jefes de las dependencias, que firmaron el comprobante de salida.
21.1.8. La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de todas las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas.
21.2 ENTREGA DE ALMACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA.
21.2.1. En estos casos, el Secretario General designa al funcionario administrativo que debe realizar el inventario físico y la entrega de existencias al nuevo empleado de manejo, al tiempo que solicita por escrito a la Compañía que aseguró al almacenista saliente, fa designación de un representante.
21.2.2. Si se conoce el paradero del almacenista saliente se notifica personalmente; en caso contrario por edicto, que se fija en lugar visible, indicando la fecha y hora en que comienza la diligencia de entrega.
21.2.3. Si el almacenista saliente concurre, se adelanta la entrega en forma normal. Si este no asiste, o mismo que el representante de la compañía, se deja constancia en el acta y se inicia la diligencia de entrega con la intervención del funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista y un funcionario de la Veeduría.
21.2.4. En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y tallantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con el de los registros actualizados de listados y tarjetas del kárdex.
21.2.5. Si los registros o tarjetas de kárdex de inventario permanente se encuentran desactualizados o el empleado de manejo saliente no las pone a disposición de la comisión de entrega, se registran en el Inventario tas cantidades físicas de cada elemento que se verifique y sobre este inventario abre tarjetas el nuevo almacenista.
21.2.6. Si alguno de los elementos se requiere con urgencia, será necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguen durante la diligencia, serán recibidos por el almacenista entrante y registrados en forma separada para ser integrados al término del proceso.
21.2.7. La diligencia de entrega y recibo no puede exceder en ningún caso de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de posesión del empleado entrante. Si el almacenista enfrente inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad, que se puedan presentar.
ARTÍCULO 22. INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE SIENES POR FUNCIONARIO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
22.1. Cuando un funcionario se retire de la entidad o de la dependencia en que labora, debe hacer entrega de los elementos devolutivos en servicio al funcionario de la Subdirección Administrativa responsable del Registro de Control e Inventarios. El funcionario responsable del Registro de Control e inventarios realizará el corteo de los bienes y lo cruzará contra el detalle contemplado en registros; si encuentra faltantes, inservibles o bienes de características diferentes, descarga dichos bienes de los registros, solicitando a la oficina de contabilidad su cargo a la cuenta de responsabilidades, tomando como soporte el acta de la diligencia tramitada.
22.2. En caso de sobrantes hace entrega de ellos al almacenista, exigiendo la expedición del comprobarte de entrada, el que se elabora de acuerdo con el acta.
22.3. El funcionario encargado del control de Inventarios hace entrega de los bienes al funcionario entrarte mediarte acta, que puede ser la misma de recibo, perfeccionándose la actuación mediarte su firma.
ARTÍCULO 23. INVENTARIOS ACTUALIZADOS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
23.1. Para verificar registros y consolidar inventarios, el funcionario encargado del control de inventarios debe llevar el inventario valorizado de los bienes de la - entidad discriminado por dependencias y por funcionario.
23.2. El funcionario encargado del control de inventarios debe enviar a todas las oficinas y dependencias de la entidad, por lo menos una vez al año relación valorizada y plenamente identificada de los bienes en servicio para que previas las confrontaciones del caso, cada responsable certifique su conformidad.
23..3 Si el responsable del registro de control e inventarios encuentra inconsistencias entre la relación y los bienes que le han sido suministrados, comunica por escrito las diferencias (fáltenles, sobrantes etc.) al funcionario encargado del control de inventarios para que se inicie la investigación o trámite pertinente.
23.4. Los inventarlos individuales se elaboran en dos ejemplares: uno para el funcionario responsable y otro para la entidad.
BAJA DE SIENES.
ARTÍCULO 24. DEFINICION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Es el proceso mediante el cual la Administración decide te un bien definitivamente del patrimonio de la entidad.
<texto ilegible> baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de <texto ilegible> y el cumplimiento de los requisitos exigidos para cada caso, según el hecho que <texto ilegible> origen.
ARTÍCULO 25. CLASES DE BAJA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014>
25.1 DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades; o de aquellos que estando en servicio o depósito han <texto ilegible>, respecto de los cuates, mediante trámite administrativo de investigación, se <texto ilegible> la no responsabilidad por pérdida de parte del funcionario que tos tenia a cargo o estableciéndose responsabilidad, se efectuó su pago o reposición.
25.2 DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes por su desgaste, <texto ilegible> u obsolescencia física, no son útiles para el servicio al cual se hayan destinado.
25.3. BAJAS POR EXONERACION DE RESPONSABILIDAD FISCAL
25.3.1. Cuando, como resultado del Proceso de Responsabilidad Fiscal por Exoneración, se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante, se tramita la baja descargando su valor de la cuenta de responsabilidades.
25.3.2 Cuando dentro del proceso, el responsable efectué el pago del bien, se produce la baja descargando dicho valor de la cuenta de responsabilidades.
25.3.3 Cuando el fallo sea con responsabilidad y el responsable fiscal efectué la reposición el bien por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor del bien de la cuenta Responsabilidades y dando entrada al almacén del bien recibido; no obstante, el responsable puede reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso.
23.3.4. Cuando la Compañía Aseguradora cubra el valor del bien, la baja se produce descargando su valor de la cuenta de Responsabilidades: si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto no se cubra el valor total del bien.
ARTÍCULO 26. VENTA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Ordenada Ja baja de bienes, por la Secretaría General, la subdirección Administrativa, debe proceder a ordenar un avalúo comercial que permita establecer el valor unitario o monto total de los bienes para venta por lotes. En el evento de <texto ilegible> en la entidad no haya un funcionario capacitado para efectuar dicho avalúo, debe gratarse el servicio de, un perito experto en la materia.
<texto ilegible> que resulte del avalúo efectuado determinaré la modalidad del procedimiento para, pudiendo ser directa o a través de pública subasta, de acuerdo con las <texto ilegible> que fije la ley.
ARTÍCULO 27. VENTA DIRECTA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Cuando el valor de los bienes dados de baja no supere establecido para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los <texto ilegible> formalidades plenas, de conformidad con el art. 24 numeral 1o., literal a) y <texto ilegible> del art. 39 de la Ley 80 de 1.993 respectivamente, se efectúa la venta directa <texto ilegible> al siguiente procedimiento:
<texto ilegible> fija un aviso durante dos (2) días, en lugar visible al público, en la Subdirección administrativa de la entidad, en la Oficina del Bienestar Social o en la Defensoría regional o la Oficina Seccional según el caso, indicando la descripción de los bienes, Tildad, fecha y hora para su Inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y alquiler otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones.
<texto ilegible> el valor de los bienes objeto de la venta de menor cuantía supere los <texto ilegible> los cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales, la invitación se <texto ilegible> en un medio de comunicación de amplia circulación en el lugar en donde se <texto ilegible> la venta.
ARTÍCULO 28. PUBLICA SUBASTA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Cuando avaluados comercialmente tos bienes dados <texto ilegible>excedan el monto previsto para tos contratos de menor cuantía, se procede a <texto ilegible> la venta de estos por eI procedimiento de subasta pública, para lo cual debe <texto ilegible> por lo menos a dos (2) entidades financieras aprobadas por la Superintendencia <texto ilegible>, con capacidad para realizar la comercialización de dichos bienes a través del <texto ilegible> martillo.
<texto ilegible> representante de la Defensoría envía a dichas entidades financieras solicitud de <texto ilegible> de los servicios de martillo anexando para ello una relación detallada de bienes a vender con sus respectivos precios base de remate, que es precio <texto ilegible> de venta aceptable para la entidad, sitio de almacenamiento de tos bienes <texto ilegible> su exhibición y copia de la resolución que autorizó la baja de tos elementos, escogencia de la entidad que realice la oferta pública se hace atendiendo el <texto ilegible> de selección objetiva establecido en la Ley.
ARTÍCULO 29. DONACION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Únicamente podrá haber donación de bienes dados de baja, <texto ilegible> que, a juicio del Defensor del Pueblo, estos deban entregarse a otra entidad Para tal efecto el representante legal de la entidad donataria manifestará el interés <texto ilegible>. En todo caso la donación se sujeta a las disposiciones que regulan la <texto ilegible>.
ARTÍCULO 30. DESTRUCCION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes <texto ilegible>s baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo <texto ilegible> su venta o no la haga aconsejable, se procederé a su destrucción.
ARTÍCULO 31. REPOSICION. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Cuando comercialmente sea aconsejable, podrán darse <texto ilegible> en especie tos bienes dados de baja para su reposición por otros iguales o de <texto ilegible> características. En todo caso los bienes que constituyan la reposición deberán <texto ilegible>en el plan de compras.
<texto ilegible> deben ser registrados y tramitado el comprobante de entrada.
RESPONSABILIDADES.
ARTÍCULO 32. RESPONSABILIDAD DE BIENES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Defensoría del Pueblo de otras entidades o de particulares puestas a servicio de la entidad.
ARTÍCULO 33. DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> En todos los casos, la responsabilidad por pérdida, daño, deterioro y disminución por mal uso de los bienes, se determinará a través del proceso de responsabilidad fiscal y del Proceso Disciplinario, adelantado por la Veeduría de La Defensoría del Pueblo respectivamente.
ARTÍCULO 34. COMPENSACIONES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Cuando en la práctica de constataciones físicas de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en depósito, así como devolutivos en servicio, se encuentren elementos sobrantes los cuales hayan podido confundirse con otros semejantes o similares en apariencia, clase, naturaleza y precio y habiendo cantidades faltantes, podrán hacerse compensaciones, previa autorización de la Subdirección Administrativa, después de evaluar las causales y los bienes motivo de la compensación.
La compensación se perfecciona con la autorización del Subdirector Administrativo, la elaboración de los comprobantes de entrada y salida y la incorporación de los bienes a los registros.
PARAGRAFO. No son susceptibles de compensaciones, los bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, ejemplo las máquinas, vehículos etc., ya que su registro se individualiza mediante un número de serie.
ARTÍCULO 35. DELEGACION DE FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Las funciones de almacenista y responsable del registro y control de inventarios, serán ejercidas por el Defensor Regional o el Profesional Responsable de la Oficina Seccional, de acuerdo con lo establecido en la presente resolución, pero podrán delegarse en un funcionario del nivel profesional, con autorización escrita del Secretario General.
ARTÍCULO 36. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2014> Esta Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Santafé de Bogotá 23 SET 1997
NELSON CAICEDO RODRIGUEZ
Secretario General