RESOLUCIÓN 2004 DE 2010
(diciembre 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se reestructura la Oficina de Prensa en la Defensoría del Pueblo
LA SECRETARIA GENERAL CON ASIGNACIÓN DE FUNCIONES COMO DEFENSOR DEL PUEBLO
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los numerales 12 y 18 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992 y las contenidas en el parágrafo del artículo 18 de la misma Ley y
CONSIDERANDO
Que dado el reconocido esfuerzo de la Defensoría del Pueblo por lograr el liderazgo como Entidad defensora de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario, es necesario realizar un amplio e intenso trabajo de información pública que permita el posicionamiento de la Entidad a través del conocimiento de los resultados de gestión y el reconocimiento de su efectividad y oportunidad en la defensa de los derechos fundamentales de los sectores vulnerables de la población colombiana.
Que es necesario institucionalizar la comunicación como un eje estratégico y transversal a la estructura organizacional y a la manera como se da cumplimiento al principio constitucional de la publicidad y a la figura de la rendición de cuentas. Por lo que se constituye en tarea importante develar una Defensoría del Pueblo, eficiente y efectiva, fortaleciendo el imaginario colectivo a través de oportunos resultados de gestión, lo que impulsará la credibilidad de la comunidad alrededor del reconocimiento de la Entidad y a la exigencia del respeto de sus derechos.
Que para el cumplimiento de las funciones que la Constitución y la Ley le asignan al Defensor del Pueblo, en coherencia con el ejercicio de la Magistratura Moral, y para desarrollar las actividades mencionadas, es necesario reorganizar el grupo profesional de comunicadores sociales y periodistas que coordine las tareas del posicionamiento institucional en el ámbito nacional e internacional, mediante actividades propias de la comunicación social y el periodismo institucional a través de las cuales rinde cuentas a la sociedad, informa sobre lo que hace, sobre los resultados de su gestión misional y socializa la información y el saber institucional.
Que mediante Resolución No. 1921 - 15 DIC 2010 se suprimió la Defensoría Delegada para la comunicación, información y apoyó de los asuntos del Despacho del Defensor del Pueblo.
Que para el logro de los fines antes propuestos, se hace necesario reorganizar la estructura de funcionamiento de la Oficina de Prensa de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. Organizar la Oficina de Prensa de la Defensoría del Pueblo en cinco grupos de trabajo así:
1) Grupo de Comunicación Externa.
2) Grupo de Comunicación Interna.
3) Grupo Community Manager (Responsable de la Comunidad).
4) Grupo de Coordinación de Satélites.
5) Grupo de Apoyos Multimedia.
ARTÍCULO SEGUNDO. La oficina de Prensa estará bajo la responsabilidad del Jefe de Prensa de la Entidad y para cada uno de los cinco Grupos de Trabajo podrán ser nombrados funcionarios de la Defensoría del Pueblo como responsables de los cinco subprocesos, o personal con el que se haya suscrito contrato de prestación de servicios, para su asesoría.
ARTÍCULO TERCERO. El Grupo de Comunicación Externa, será responsable de cumplir con la Política Global enmarcada en el Plan Estratégico de la Entidad en el sentido de que “los pronunciamientos e intervenciones del Defensor del Pueblo deben ser oportunos, visibles y fomentar la cultura y el respeto de los derechos humanos y del Derecho Internacional Humanitario (DIH)". Igualmente, deberá cumplir con el objetivo estratégico de “elaborar, difundir, hacer seguimiento y evaluar los pronunciamientos fundamentados para orientar e incidir en la realización efectiva de los derechos humanos y del DIH”.
ARTÍCULO CUARTO. Para el desarrollo de los anteriores propósitos, el Grupo de Comunicación Externa desarrollará y cumplirá las siguientes actividades:
1) Mantener actualizada la página Web de la Entidad con los elementos noticiosos y de actualidad que sean de su responsabilidad,
2) Coordinar las relaciones de la Defensoría con los medios de comunicación. Atender las solicitudes que diariamente presentan los diferentes medios de comunicación sobre información de la Defensoría del Pueblo o de declaraciones del señor Defensor sobre temas específicos, e informar al Defensor del pueblo sobre el particular,
3) Coordinar, programar y hacer posible la emisión de programas televisivos producidos por la Defensoría del Pueblo, dependiendo del presupuesto destinado para ello y la disponibilidad de los equipos necesarios,
4) Realizar, coordinar, programar y hacer posible la emisión de programas de radio, producidos por la Defensoría del Pueblo, dependiendo del presupuesto destinado para ello,
5) Coordinar la realización y edición general de la revista institucional (Su Defensor) de la Defensoría del Pueblo, dependiendo del presupuesto destinado para ello,
6) Realizar productos multimedia que sean difundidos al exterior de la Entidad, como aquellos que deban presentarse en la página Web de la Defensoría del Pueblo o los que se elaboren para ser transmitidos mediante los programas institucionales de televisión o radio,
7) Proyectar y revisar los comunicados de prensa que se difundirán en los medios de comunicación masivos, los cuales serán emitidos previa autorización del Defensor del Pueblo,
8) Realizar las gestiones que sean necesarias para la publicación de columnas de opinión en las páginas editoriales de diarios regionales, nacionales y/o publicaciones especializadas,
9) Coordinar las actividades que permitan, a la Defensoría y al Defensor del Pueblo, mantener una cercanía estratégica con los medios de comunicación y con los grupos especiales determinados en la Estrategia de Comunicaciones aprobada,
10) Garantizar el flujo oportuno de información al Defensor del Pueblo sobre la actualidad noticiosa del país, teniendo como insumo el proyecto de monitoreo de medios,
11) Coordinar la logística de la realización de eventos institucionales externos (Campañas y mensajes institucionales y de cooperación internacional; Audiencias Defensoriales y de Rendición de Cuentas; Teleconferencias, y Presentación de libros, estudios e investigaciones, entre otros),
12) Ejecutar y actualizar el Plan de Comunicaciones de la Defensoría en lo relacionado con la Comunicación Externa y la estrategia definida para tal fin,
13) Crear y ejecutar un proyecto de inversión sujeto al presupuesto que para ello se destine, para atender el correcto desarrollo de las actividades del grupo. Dicho proyecto de inversión deberá ser elaborado de manera conjunta con la Oficina de Planeación,
14) Responsabilizarse por el desarrollo y aplicación de la estrategia de comunicación de crisis adoptada, y
15) Las demás que le sean asignadas.
ARTÍCULO QUINTO. Para el cabal cumplimiento de las actividades que deberá desarrollar el Grupo de Comunicación Externa, el mismo contará con funcionarios de la Defensoría del Pueblo que se designen para tal efecto, los cuales tendrán dedicación permanente y exclusiva, o podrá ser apoyado por personal con el cual se haya suscrito contrato de prestación de servicios, conforme lo decida el Defensor del Pueblo.
PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de que el Grupo de Comunicación Externa se encuentre bajo la responsabilidad de un funcionario de la Defensoría del Pueblo, éste deberá cumplir las siguientes tareas:
1) Coordinar y controlar, las actividades propias del grupo;
2) Elaborar el plan de actividades que desarrollará el grupo;
3) Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas;
4) Distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y supervisar su cumplimiento y,
5) Las demás que le sean asignadas.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que el Grupo de Comunicación Externa se encuentre asesorado por una persona con la cual se haya suscrito contrato de prestación de servicios, ésta podrá:
1) Aconsejar y asesorar al Grupo de Comunicación Externa y al Defensor del Pueblo, respecto de las políticas y actividades que se deben adelantar para cumplir con las tareas y funciones, y para alcanzar los propósitos estratégicos institucionales fijados en materia de comunicación pública.
2) Aconsejar al Grupo y al Defensor del Pueblo sobre la forma como se podría ejecutar el plan de comunicaciones externas, para que éstos adopten el plan de actividades a desarrollar y distribuyan el trabajo del Grupo.
ARTÍCULO SEXTO. Para el cabal funcionamiento del Grupo de Comunicación Externa y el óptimo cumplimiento de sus funciones y actividades, éste asesor tendrá como obligación coordinar con el Jefe de Prensa de la Entidad, las acciones necesarias tendientes al correcto cumplimiento y desarrollo de las políticas de información y comunicación externa de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO SÉPTIMO. El Grupo de Comunicación Interna, se hará responsable de los procesos comunicativos e informativos que se originen en la gestión de las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo, por intermedio de la efectiva emisión, publicación y socialización de la información, a través de los diferentes medios de comunicación internos con que cuente la Entidad.
ARTÍCULO OCTAVO. Para el desarrollo del anterior fin, el Grupo de Comunicación Interna desarrollará y cumplirá las siguientes actividades:
1) Liderar e impulsar, con el concurso técnico de los webmasters, una Intranet que no solo permita informar a los funcionarios sobre las novedades de la Entidad, sino también que permita hacer trámites internos y explotar todas las posibilidades de una red interna institucional,
2) Asesorar al Defensor del Pueblo en todo lo referente a la imagen institucional,
3) Con el apoyo del Grupo Multimedia, difundir la información interna, no solo enviando o publicando textos sobre los actos administrativos sino realizando campañas internas y piezas de comunicación visual, cuando sea necesario, para garantizar la interiorización de los contenidos de los grandes proyectos de la Defensoria.
4) Dirigir y coordinar la Red de Carteleras, como un canal de comunicación interno directo, actual y eficaz. Adoptar las medidas necesarias para extender el proyecto de manera que tenga cobertura nacional y reglar su manejo.
5) En el marco del proyecto de Gobierno en Línea, desarrollar funciones específicas asignadas por el Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea de la Defensoria del Pueblo.
6) Monitorear y mantener informado al Defensor del Pueblo y a todas las áreas que así lo requieran, acerca del contenido del material difundido por los medios de comunicación, sobre la Entidad y sobre temas de su competencia, tanto en el campo de la información como en el de la opinión. Diariamente, en la medida de las posibilidades, el Grupo de Comunicación Interna emitirá un boletín interno de monitoreo con el registro de noticias publicadas por los medios de comunicación. Dicho producto será enviado por Internet a toda la Entidad, se incluirá en intranet, y una versión más extensa con las noticias más importantes será incluida en la red de carteleras.
7) Proyectar y realizar Productos Multimedia, no solamente para Intranet, sino también para los centros de atención al público, para campañas internas institucionales y para cubrir cualquier necesidad de comunicación interna de la Entidad.
8) Emitir periódicamente Boletines Internos a través de los cuales los servidores de todo el país podrán conocer los temas institucionales que son de su interés, y mantendrá un espacio para temas sociales.
9) Divulgar y ejecutar el plan de comunicaciones internas de la Entidad, y optimizarlo y actualizarlo de acuerdo a las posibilidades y avances técnicos de la Entidad, y
10) Las demás que le sean asignadas.
ARTÍCULO NOVENO. Para el cabal cumplimiento de las actividades que deberá desarrollar el Grupo de Comunicación Interna, el mismo contará con los funcionarios de la Defensoría del Pueblo que se designen para tal efecto, los cuales tendrán dedicación permanente y exclusiva. Así mismo este Grupo podrá ser asesorado por personal con el cual se haya suscrito contrato de prestación de servicios.
PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de que el Grupo de Comunicación Interna se encuentre bajo la responsabilidad de un funcionario de la Defensoría del Pueblo, éste deberá cumplir las siguientes tareas:
1) Coordinar y controlar las actividades propias del Grupo;
2) Elaborar el plan de actividades que desarrollará el Grupo;
3) Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas cuando le sean solicitados;
4) Distribuir el trabajo entre los miembros del Grupo y supervisar su cumplimiento y,
5) Las demás que le sean asignadas.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que el Grupo Comunicación Interna se encuentre asesorado por una persona con la cual se haya suscrito contrato de prestación de servicios, ésta podrá:
1) Aconsejar y asesorar al Grupo de Comunicación Interna, respecto de las políticas y actividades se deben adelantar para cumplir con sus tareas y funciones, y para alcanzar los propósitos estratégicos institucionales fijados en materia de comunicación interna.
2) Aconsejar al Grupo sobre la forma como se podría ejecutar el plan de comunicaciones internas, para que éstos adopten el plan de actividades a desarrollar y distribuyan el trabajo del Grupo.
ARTÍCULO DÉCIMO. Para el cabal funcionamiento del Grupo de Comunicación Interna y el óptimo cumplimiento de sus actividades, éste asesor tendrá como obligación coordinar con el Jefe de Prensa de la Entidad, las acciones necesarias tendientes al correcto cumplimiento y desarrollo de las políticas de información y comunicación interna de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. El Responsable del Grupo de Comunicación Externa, el Responsable del Grupo de Comunicación Interna y el Jefe de la Oficina de Prensa, desarrollarán conjuntamente las siguientes actividades:
1) Hacer seguimiento a las políticas generales de comunicación interna y externa de la Defensoría del Pueblo y coordinar los planes de acción a seguir para el cumplimiento de las mismas.
2) Coordinar las actividades necesarias para garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de las políticas de comunicación de la Defensoría del Pueblo.
3) Velar por la ejecución del Plan de Comunicaciones adoptado, así como de las estrategias tanto de comunicación como de crisis; actualizándolas, de acuerdo a los avances tecnológicos y a la dinámica de las comunicaciones, según las posibilidades institucionales.
4) Coordinarán las actividades logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades de comunicación interna y externa.
5) Compartir la información que provenga del ejercicio de las actividades de Comunicación Interna y Externa para facilitar y complementar la gestión general de la Oficina de Prensa y Comunicaciones.
6) Realizar reuniones una vez a la semana para planear, coordinar y decidir sobre actividades a desarrollar en cumplimiento del las Políticas Institucionales de Comunicación Publica, del Plan de Comunicaciones y las estrategias vigentes.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. El Grupo de Apoyos Multimedia tendrá a su cargo todo lo relacionado con Audio, Video, Fotografía, Monitoreo de Medios, Diseño, Protocolo, Suscripciones (televisión y medios impresos), Memoria Institucional, y Archivo de la Entidad (Imagen, Audio e impresos), entre otros.
ARTÍCULO DECIMO TERCERO. El Grupo de Coordinación de Satélites coordinará a todos los funcionarios (as), contratistas y/o practicantes que al interior de la Entidad desarrollen funciones o actividades de comunicadores o periodistas en otras dependencias de la Entidad (Defensorías Regionales, Direcciones, Delegadas, Oficinas especializadas, etc.).
ARTÍCULO DECIMO CUARTO. El Grupo de Community Manager o Responsable de Comunidad, se encargará de gestionar, construir y moderar comunidades y redes sociales (Twetter y Facebóok, entre otras) en torno a la Defensoría del Pueblo en Internet. Trabajará con el soporte técnico de los Webmasters, con el apoyo del responsable del Grupo de Comunicaciones Externas y bajo la supervisión del Jefe de Prensa de la Entidad.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el artículo primero de la Resolución No. 631 de fecha 28 de septiembre de 2004.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 31 DIC. 2010
GLORIA ELSA RAMÍREZ VANEGAS
Secretaria General con funciones asignadas de Defensor del Pueblo