RESOLUCIÓN 2587 DE 1995
(octubre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000>
Por la cual se adopta el manual de calificación de servicios de la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
en uso de sus atribuciones legales y especialmente las concedidas en la Ley 24 de 1992 y.
CONSIDERANDO.
1 Que la Ley 201 de 1995 establece el régimen de carrera administrativa de la Defensoría del Pueblo.
2 Que el régimen legal referido es de carácter general y requiere de reglamentación al interior del Organismo.
RESUELVE.
ARTÍCULO PRIMERO. CONCEPTO DE LA CALIFICACIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> La calificación de servicios es el medio para evaluar el rendimiento, la calidad del trabajo y el comportamiento laboral de los servidores públicos nombrados en periodo de prueba o inscritos en el escalafón de la carrera de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO SEGUNDO. FINES. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> La calificación de servicios deberá tenerse en cuenta para los siguientes objetivos:
a) Constituir factor de puntaje en los concursos de ascenso.
b) Escalafonar en Carrera.
c) Conceder estímulos a los empleados.
d) Formular programas de capacitación.
e) Determinar la permanencia o el retiro del servicio.
f) Autorizar comisiones de estudio acordes con las funciones del Ministerio Público y la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO TERCERO. COMPETENCIA PARA CALIFICAR. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> Compete al superior inmediato la calificación de servicios de los servidores públicos bajo su dirección o a quien ejerza la supervisión directa del servidor por calificar.
PARÁGRAFO. Cuando el calificado se haya desempeñado en varias dependencias del Organismo, su calificación será el promedio de las dadas por los diferentes jefes inmediatos.
ARTÍCULO CUARTO. PERIODICIDAD DE LA CALIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> Los servidores públicos de Carrera deberán ser calificados ordinariamente por períodos anuales, dentro de los últimos cinco días hábiles del mes de Octubre, o extraordinariamente cuando lo disponga el Defensor del Pueblo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 160 de la Ley 201 de 1995.
Deberán ser calificados, además, una vez terminado el período de prueba con el fin de determinar el escalafonamiento en el Régimen de Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo o la insubsistencia del nombramiento de guíen obtuvo calificación insatisfactoria.
Por una sola vez, dentro de loa primeros cinco días hábiles del mes de noviembre de 1995 deberán ser calificados los actuales servidores de la Defensoría del Pueblo, que desempeñan cargos de carrera de acuerdo con los artículos 136 y 154 de la Ley 201 de 1995. Esta calificación comprenderá el tiempo de servicio desde la fecha de su posesión del servidor hasta la fecha de su calificación.
ARTÍCULO QUINTO INSCRIPCIÓN EN EL RÉGIMEN DE CARRER. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> Terminado el período de prueba, el superior inmediato calificará al servidor si la calificación de servicios fuere satisfactoria, el Secretario General del Organismo dispondrá su inscripción en el escalafón de la carrera y lo comunicará al nominador para que se produzca su nombramiento en propiedad Sí por el contrario la calificación fuere insatisfactoria, así lo informará al nominador para que se declare insubsistente el nombramiento mediante acto administrativo motivado.
PARÁGRAFO. Es obligación del profesional encargado de las funciones de personal llevar el escalafón de todos los servidores inscritos en la carrera administrativa de la Defensoría del Pueblo y registrar todas las anotaciones y actualizaciones correspondientes.
ARTÍCULO SEXTO. PROHIBICIÓN DE INSCRIBIR EN EL ESCALAFÓN. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> No podrán ser inscritos en el Régimen de Carrera, los servidores que reúnan los requisitos para gozar de pensión de jubilación, invalidez o vejez.
ARTÍCULO SEPTIMO. RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> La calificación de servicios para ingreso al régimen de Carrera Administrativa de los actuales servidores de la Defensoría del Pueblo tendrá únicamente recurso de apelación ante la Comisión de Administración de Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo.
Contra las demás calificaciones de servicios proceden los recursos de reposición ante el calificador y de apelación ante la Comisión de Administración de la Carrera Administrativa.
ARTÍCULO OCTAVO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1255 de 2000> Adoptase para el Organismo el siguiente "MANUAL DE CALIFICACIÓN DE SERVICIOS DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO".
PRESENTACIÓN
El presente manual está dirigido a los responsables de la Defensoría del Pueblo que tienen la misión de calificar el desempleo de los servidores públicos del Organismo a su cargo, permitiéndoles realizarla objetiva y responsablemente.
La calificación de servicios es el medio para evaluar el rendimiento, la calidad del trabajo y el comportamiento laboral de los servidores públicos nombrados en período de prueba o inscritos en el escalafón de la carrera de la Defensoría del Pueblo (art. 157 de la Ley 201 de 1995).
La calificación de servicios es el mecanismo que garantiza la estabilidad de los servidores de la Defensoría del Pueblo que hayan demostrado idoneidad en el desempleo de sus funciones y es factor relevante en los concursos de ascenso. El logro de mejores resultados en el cumplimiento de las metas trazadas por el Organismo, debe ser consecuencia directa de este proceso.
Se requiere, entonces, del compromiso de quienes tendrán a su cargo la calificación de servicios a través de la revisión objetiva y constructiva de las fortalezas y debilidades en el desempleo del trabajo de los servidores públicos. Por esta razón, la calificación de servicios se debe realizar siempre, mediante la confrontación entre el desempleo del servidor con las funciones del cargo que ejerce.
La calificación de servicios debe ser una labor serla, objetiva y sobretodo responsable de quien la realiza. Debe hacerse con los siguientes propósitos fundamentales:
1 Un propósito de control, orientado a garantizar que el Organismo cuente con personal idóneo en el desempleo de sus funciones, definiendo la permanencia, el ascenso o el retiro de los empleados.
2 Un propósito de evaluación general, útil para definir estrategias de capacitación mediante la determinación de las deficiencias de conocimientos y habilidades de los servidores de la Defensoría del Pueblo.
3 Un propósito de evaluación individual, para determinar con cada uno de los servidores evaluados sus fortalezas y sus deficiencias y así lograr la mejor ubicación del personal dentro del Organismo y la corrección de lo ineficiente para lograr el ajuste entre el desempleo del empleado y las metas establecidas por la Defensoría.
4 Un propósito de motivación, para buscar la excelencia de los servidores de la Defensoría mediante el otorgamiento de estímulos y de becas a quienes denoten un desempeño laboral sobresaliente.
Definir la permanencia de un empleado en su cargo y garantizar a la sociedad, eficiencia en el cumplimiento de la misión impuesta a la Defensoría del Pueblo son los factores que deben impulsar el compromiso y la responsabilidad de quien debe realizar la calificación de Servicios.
La calificación debe ser tan acertada, que permita neutralizar las reacciones negativas de los calificados, dando una explicación clara y contundente de cada puntuación otorgada al servidor evaluado.
JUSTIFICACIÓN
La Constitución Política obliga a que el ingreso y permanencia a los cargos de carrera dependan del cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes y de la calificación de servicios (artículo 125 de la C.P.C.).
Para desarrollar esta norma constitucional, la Ley 201 del 28 de Julio de 1995, reglamentó lo concerniente al Régimen de Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo.
En desarrollo de esta Ley y en lo relacionado con la calificación de servicios, el Defensor del Pueblo profirió la presente Resolución mediante la cual se establecen los mecanismos para realizarla al momento del ingreso establecido en el artículo 154 de la ley 201 de 1995, durante el período de prueba de quienes ingresaron mediante concurso de méritos y la calificación de servicios anual.
IMPORTANCIA
La Calificación de Servicios de los servidores de la Defensoría del Pueblo es de trascendental importancia tanto para el Organismo- como para el servidor público. La Institución necesita saber sí cada uno de sus miembros trabaja eficiente y eficazmente en el cumplimiento de sus funciones para lograr la misión impuesta, con miras a establecer correctivos donde se necesiten, a reforzar las conductas laborales adecuadas y a establecer mecanismos de motivación para lograr la excelencia.
Para el calificado es importante saber como está realizando su trabajo, y si sus expectativas están relacionadas con las metas del Organismo donde labora.
El Calificador ostenta, el deber de responderle tanto a la Defensoría como, al servidor calificado, buscando que el objetivo de eficiencia y eficacia en el trabajo sea una realidad.
ETAPAS PARA LA CALIFICACIÓN DE SERVICIOS
Para lograr el propósito de control, establecido en la Calificación de Servicios, de la manera más objetiva posible, se deben cumplir las siguientes etapas:
1 Evaluación del desempeño de cada servidor, medido a través de loa factores previamente definidos (se explicarán en la siguiente sección de este manual).
2 Comparación del desempeño en cada uno de los factores definidos, con lo establecido en el manual de funciones y en la reglamentación interna existente para cada cargo con miras a cumplir la Misión encomendada.
3 Otorgamiento del puntaje en cada factor dependiendo de la comparación entre el desempeño real y el esperado para cada cargo. Estos puntajes están definidos en la tabla de factores que encontrará más adelante.
4 Obtención del puntaje final con la suma de los puntajes parciales en cada factor, para determinar: el nivel en el cual se ubica el evaluado, y la calificación satisfactoria o insatisfactoria parp efectos de su permanencia en el Organismo.
5 Notificación de la Calificación al interesado, señalando los recursos legales a que tiene derecho.
6 Absolución de dudas sobre la calificación, si lo requiere el interesado.
7 Análisis general de la calificación de sus subalternos para llevar a cabo los propósitos señalados anteriormente.
Para llevar a cabo las etapas antes definidas, el primer paso consiste en identificar las funciones del cargo que desempeña el servidor a evaluar. En el segundo paso se analizan los factores valorados en el instrumento para que el mecanismo de calificación sea pertinente, válido y confiable.
La definición de funciones está dada en la Constitución, las Leyes, y los reglamentos internos de la Defensoría del Pueblo.
IDENTIFICACIÓN DE FACTORES
Los factores que conforman el proceso laboral y que deben ser tenidos en cuenta en la calificación de servicios fueron definidos y debatidos ampliamente por quienes conocen de cerca loa cargos de la Defensoría del Pueblo. Por ello se puede garantizar la pertinencia de los mismos.
La calificación de servicios de cada servidor se debe realizar confrontando el desempeño de las funciones del cargo con las metas trazadas, a través de los siguientes factores:
1 RESPONSABILIDAD. Asunción de las funciones, obligaciones y compromisos propios del cargo y de las consecuencias de estas acciones.
2 INICIATIVA. Capacidad para encontrar, aportar y poner en práctica soluciones que mejoren las condiciones de trabajo y la calidad del mismo.
3 RELACIONES INTERPERSONALES. Capacidad para establecer relaciones de colaboración, respeto y armonía con las personas con las que interactúa.
4 DESEMPEÑO GENERAL: Medida en que conoce las funciones del cargo y las normas que se deben seguir para desempeñarlas.
Capacidad para administrar el tiempo y cumplimiento en el desempeño de su trabajo. Precisión en el cumplimiento de sus funciones.
Cuando se evalúan servidores que ocupan cargos con funciones de supervisión y coordinación, a éste factor deben agregarse dos aspectos más en la calificación: el de la capacidad para guiar las actividades del personal a su cargo, hacia los objetivos propuestos, y el de la ejecución y manejo de los métodos, procesos y actividades para el aprovechamiento de los recursos en atención a la ejecución de las metas y objetivos del área asignada.
5 ACTITUD FRENTE AL TRABAJO Y DISPONIBILIDAD. Medida en que demuestra interés para ejercer las funciones del cargo. Sensibilidad y capacidad de servicio. Colaboración y aceptación para prestar el servicio tanto en el horario habitual como en horarios extraordinarios.
6 ACTUALIZACIÓN. Realización de actividades para adquirir nuevos conocimientos que posibiliten su propio desarrollo y el mejoramiento de su trabajo.
7 ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD. Asistencia al lugar de trabajo y cumplimiento de los horarios establecidos.
Con los factores establecidos se debe realizar la evaluación del desempeño, la cual debe ser comparada con los parámetros de calidad establecidos por el Organismo y puntuada de acuerdo con las opciones de calificación dadas en la tabla de factores anexa.
La escala de calificación que se presenta define los parámetros de calidad establecidos por la Entidad y va en un continuo de 00 a 100 puntos, divididos en cuatro (4) rangos de valoración, así:
INEFICIENTE. (Entre 00 y 49 puntos)
Se ubican en este rango los servidores que no satisfacen las exigencias mínimas para el desempeño del cargo. Quien se ubique en este rango, obtiene calificación insatisfactoria.
REGUIAR. (Entré 70 y 69 puntos)
El nivel del empleado que se ubica en este rango apenas cumple con las exigencias mínimas para el desempeño del cargo.
BUENO. (Entre 70 y 89 puntas)
Los servidores que se ubican en este nivel poseen un desempeño satisfactorio.
EXCELENTE. (Entre 90 y 100)
Quienes se ubican en este rango poseen un nivel de desempeño sobresaliente.
PROCESO DE CALIFICACIÓN
El proceso de calificación de servicios debe ser constante, objetivo y justo, basado en los mismos parámetros unificados para todos los calificadores. Este proceso es responsabilidad del superior inmediato del servidor calificado, por ser él quien conoce directamente el desempeño laboral de sus colaboradores y el nivel requerido en cada uno de los factores.
Cómo es un proceso de trascendencia tanto para el Organismo como para el empleado, se requiere del compromiso y objetividad del calificador, quien debe basarse solamente en la observación del desempeño del servidor y evitar al máximo que interfieran aspectos subjetivos en su evaluación.
El proceso de calificación de servicios individual comienza con la observación directa del desempeño del trabajo del servidor teniendo en cuenta cada uno de los factores establecidos, así:
1 Se hace una evaluación particular y directa del desempeño del servidor en cada factor.
2 Se compara este resultado con loa parámetros de calidad establecidos por la Entidad y sintetizados en las opciones de calificación de la tabla de factores.
3 De la comparación se determina el nivel (excelente, bueno, regular o ineficiente) en el cual se encuentra el desempeño del calificado.
4 Decidido el nivel en el cual se ubica el servidor en cada factor observado, debe decidir cuál es la puntuación que le corresponde dentro del rango.
5 Esta puntuación debe ser escrita en el instrumento de calificación en original y copia en el formato correspondiente para cada empleado calificado.
Este instrumento es de uso obligatorio.
RESULTADOS
Este manual de Calificación de Servicios es apto para ser aplicado en la calificación del desempeño de ingreso al régimen de carrera administrativa de la Defensorio que trata el artículo 154 de la ley 201 de 1995, así como para las calificaciones durante el período de prueba y las anuales. Los resultados obtenidos en todas estas calificaciones pueden ser
1 CALIFICACIÓN SATISFACTORIA. Quien obtenga 50 puntos o más en el puntaje total, tendrá una calificación satisfactoria y la oportunidad de ingresar al régimen de carrera sí cumple con los demás requisitos exigidos. Cuando se evalúe un servidor de carrera le permitirá que continúe en su cargo.
Esta calificación satisfactoria puede estar ubicada en los niveles regular, bueno o excelente. La calificación y el puntaje total obtenidos en cada nivel son importantes en el momento de participar en un concurso de ascenso o en el otorgamiento de becas u otros estímulos.
2 CALIFICACIÓN INSATISFACTORIA. Quien obtenga 49 puntos o menos tendrá una calificación insatisfactoria que no le permitirá ingresar al régimen de carrera de la Defensoría. Si es un empleado de carrera dará lugar a una insubsistencia motivada y al retiro del empleado. Esta calificación se ubica únicamente en el nivel ineficiente.
El resultado de la calificación debe ser notificado personalmente al interesado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la calificación, quien debe firmar el original y recibir la respectiva copia.
En la calificación de servicios para ingreso al régimen de carrera contemplado en el artículo 154 de la Ley 201 de 1995 procede únicamente el recurso de apelación ante la Comisión de Administración de Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo. Para los demás casos proceden los recursos que agotan la vía gubernativa (el de reposición ante el mismo calificador y el de apelación ante la Comisión de la Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo).
PAUTAS PARA EL CALIFICADOR
1 Lleve algún tipo de control continuo de las actuaciones de sus empleados, para que al momento de realizar la calificación anual no deje todo a la memoria o al comportamiento de los últimos días.
2 Concéntrese en calificar a cada servidor frente a las funciones de su cargo y no permita que elementos subjetivos como el agrado o el desprecio que pueda sentir por una persona, o por el nivel del cargo que ocupa, interfieran en la calificación.
3 Sea Justo al evaluar a sus empleados, limítese a observar el desempeño a través de los factores. No trate de "ayudar" o “perjudicar", ni tema comprometerse. El éxito de la calificación depende en gran parte de su compromiso al hacerla.
4 Califique cada factor independientemente, así considere que puede haber alguna relación entre ellos.
5 Dedique suficiente tiempo para realizar la calificación de sus empleados, sólo así podrá evaluar y analizar adecuadamente el desempeño de cada uno de ellos y podrá estar seguro de que la calificación asignada es objetiva y Justa.
Las dudas que surjan de la lectura de este Manual pueden ser consultadas a la Comisión de Carrera Administrativa, o a la dependencia de personal del Organismo.
ARTÍCULO OCTAVO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a los 2 de octubre de 1995
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
JAIME CÓRDOBA TRIVIÑO
Defensor del Pueblo
JOSÉ MARTIN HERNÁNDEZ MALDONADO
Secretario General