RESOLUCIÓN 1255 DE 2000
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 641 de 2001>
Por la cual se adopta el Manual de Calificación de Servicios de la Defensoría del Pueblo
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
En uso de sus atribuciones legales en especial las conferidas en la Ley 24 de 1992 y la Ley 201 de 1995, y
CONSIDERANDO
Que mediante Resolución No. 2587 del 2 de octubre de 1995, el Defensor del Pueblo, adoptó el Manual de Calificación de Servicios de la Defensoría del Pueblo.
Que se considera necesario adoptar un nuevo manual de calificación de servicios que responda a la concertación previa de objetivos entre.evaluador y evaluado, teniendo en cuenta factores objetivos, medibles, cuantificables y verificables.
En mérito de la anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 641 de 2001> Como el instrumento contentivo de procedimiento para la evaluación del desempeño de los servidores de carrera del Organismo, y los nombrados en período de prueba se adopta el siguiente "Manual de Calificación de Servicios", para la Defensoría del Pueblo.
1. CONCEPTO DE CALIFICACIÓN: La calificación de servicios es el medio para evaluar el rendimiento, la calidad del trabajo y el comportamiento laboral de los servidores públicos nombrados en periodo de prueba o inscritos en el escalafón de la Carrera Administrativa de la Detersoria del Pueblo.
2. FINES DE LA CALIFICACIÓN DE SERVICIOS: La calificación de servidos deberá tenerse en cuenta para los siguientes objetivos:
1. Constituir factor de puntaje en los concursos de ascenso
2. Escalafonar en carrera
3. Conceder estímulos á los empleados
4. Formular programas de capacitación
5. Determinar la permanencia o el retiro del servicio, y
6. Autorizar comisiones de estudio acorde con las funciones del Ministerio Público y Ia Defensoría del Pueblo.
3. COMPETENCIA PARA CALIFICAR: Corresponde at superior inmediato ta calificación de servidos de los servidores públicos bajo su dirección o quien ejerza la supervisión directa del servidor por calificar.
Se entienden por superiores inmediatos, los empleados que ejercen funciones de dirección, supervisión respecto del servida a calificar, es decir, los Defensores Regionales, los Directores Nacionales, los Defensores Delegados, el Veedor, el Secretario General, el Secretario Privado, los Subdirectores, los Jefes de Oficina, y donas profesionales a quienes mediante acto administrativo se le haya asignado la fundón de supervisión del empleado calificado. Con relación a los servidores que prestan servicios en el Despacho del Defensa, la calificación se surtirá la parte del Secretario Privado.
4. PERIODICIDAD DE LA CALIFICACIÓN: Los servidores de Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo, serán calificados ordinariamente por periodos anuales.
5. PERIODO ANUAL: A partir de (a vigencia de la presente Resolución la anualidad para efectos de evaluar el desempeño de los servidores inscritos en Carrera Administrativa de la Entidad» será el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del respectivo año.
6. OPORTUNIDAD PARA CALIFICAR: Los servidores de la Defensoría del Pueblo serán calificados
1. Por períodos anuales, según lo señalado en el precitado numeral. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año objeto de calificación, se evaluarán los servicios correspondientes al periodo laborado, cuando éste sea superior a treinta (30) días calendario. Si el empleado durante la anualidad ha desempeñado por encargo, empleos de carrera, su calificación definitiva comprenderá el término de duración del encargo.
2. Extraordinariamente cuando lo disponga el Defensor del Pueblo, en cualquier época.
3. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del periodo objeto de calificación, se calificarán los servicios correspondientes al periodo laboral, siempre y cuando éste sea superior a treinta (30} días, los periodos inferiores se computarán con el periodo siguiente.
4. Al vencimiento del periodo de prueba. En este evento si la calificación es satisfactoria, el Secretario General, mediante acto administrativo, inscribirá al servidor en el Régimen de la Carrera Administrativa. En caso contrario, se remitirá al Defensor del Pueblo, para que declare insubsistente el nombramiento en periodo de prueba.
7. EVALUACIONES PARCIALES: Se entenderán por evaluaciones parciales las que deban ser efectuadas a los servidores inscritos en carrera en los siguientes casos:
1. Por cambio de Jefe.
2. Por traslado
3. Por separación temporal del ejercicio de las funciones propias del cargo, con ocasión de suspensión, comisión o licencia, en caso de que el término sea superior a treinta (30) días. En estos eventos, exterminó de duración de las referidas situaciones administrativas no se tendrá en cuenta para la ponderación del periodo anual.
4. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación pardal y el final de periodo, asi éste sea inferior a treinta (30) días.
8. CALIFICACIÓN DEFINITIVA. La calificación definitiva será el resultado de la evaluación del desempeño del periodo anual o de la suma de la ponderación de las evaluaciones parciales que haya sido necesario efectuar, ponderación que se hará con base en la proporción de tiempo a la cual correspondió la evaluación pardal, teniendo en cuenta la siguiente fórmula;
CD = Calfficac. Definitiva = 
(PEP)
PEP = Ponderado evaluación parcial (E*n )/N
E = Total evaluación parcial n=Periodo de la evaluación parcial
N= Periodo total
En igual sentido se procederá cuando se evalúe el desempeño del periodo de prueba.
9. OBLIGATORIEDAD DE CALIFICAR: Los servidores públicos responsables de calificar los servidos de los funcionarios a su cargo, deberán hacerlo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al 31 de diciembre del respectivo año, esto es, el vencimiento del período anual establecido en la presente Resolución.
Sí la calificación no se surte en el precitado término, el servidor a evaluar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del referido término, deberá solicitar al superior de quien ha debido calificar, que ésta se produzca. En este evento el responsable de evaluar el desempeño del servidor deberá proferir la calificación dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del requerimiento, Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias a que haya lugar con ocasión del Incumplimiento.
En estos eventos el Profesional Responsable de las Funciones de Personal, informará lo pertinente a la Veeduría del Organismo.
Cuando se encuentre vacante et empleo del responsable de la dependencia, o del superior inmediato del funcionario que ha debido ser calificado, éste último, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del periodo anual, solicitará al superior que por jerarquía sigue al cargo vacante, que designe el funcionario que debe calificar, dentro del término de quince (15) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud. El designado deberá proferir la evaluación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Cuando el responsable de calificar, se retire de la entidad sin efectuar las evaluaciones que le correspondan, éstas deberán ser realizadas por su superior inmediato o por el empleado que para el efecto sea designado por el Defensor del Pueblo. En caso de permanecer en la entidad, conserva la obligación de hacerlo, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que procedan por el incumplimiento.
En el evento en que la calificación no se produzca dentro de los términos antes establecidos, y el servidor no la haya solicitado, el puntaje asignado será el mínimo aprobatorio, que de conformidad con el numeral 10.7. del presente Manual, es de seiscientos cincuenta (650) puntos.
10. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Para efectos de evaluar el desempeño de ios servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, se adoptarán ios siguientes formularios según la naturaleza de las funciones y de las responsabilidades asignadas, que variarán según el nivel en que se encuentren los cargos de los servidores a evaluar asi:
10.1. CLASIFICACIÓN DE LOS GRUPOS
GRUPO A: Empleados que pertenecen al nivel ejecutivo y Asesor con personal a cargo.
GRUPO B: Empleados que pertenecen al nivel Asesor sin personal a cargo.
GRUPO C: Empleados del nivel técnico con personal a cargo, o que tengan funciones de dirección, coordinación y/o supervisión,
GRUPO D: Empleados del nivel técnico y administrativo sin personal a cargo.
10.2. INDICADORES DE EVALUACIÓN
Para la valoración de los factores se tendrán en cuenta los siguientes indicadores de evaluación, según el grupo en que se encuentre ubicado el cargo del empleado a evaluar.
GRUPO A
Areas de Productividad, Administración de Personal y de Comportamiento Laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar
1. Planeación.
2. Utilización de tos recuraos
3. Calidad
4. Competencia técnica
5. Responsabilidad
AREA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Factores a evaluar:
1. Liderazgo
2. Toma de decisiones
3. Supervisión
4. Delegación
5. Trabajo en equipo
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar
1. Compromiso institucional
2. Relaciones Interpersonales
3. Iniciativa
4. Tratamiento de la información
GRUPO B
Area de Productividad y de Comportamiento laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar:
1. Planeación.
2. Utilización de los recursos
3. Calidad
4. Oportunidad
5. Responsabilidad
6. Competencia técnica
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar
1. Compromiso institucional
2. Tratamiento de la información
3. Trabajo en equipo
4. Relaciones Interpersonales
5. Iniciativa
GRUPO C
Areas de Productividad, Administración do Personal y de Comportamiento Laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar
1. Planeación
2. Utilización de los recursos
3. Calidad
4. Oportunidad
5. Competencia técnica
6. Responsabilidad
AREA DE ADMINISTRACIÓN OE PERSONAL:
Factores a evaluar
1. Liderazgo
2 Trabajo en equipo
3. Organización
4. Evaluación
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar
1. Compromiso Institucional
2. Confiabilidad
3. Relaciones Interpersonales
4. Iniciativa
5. Atención al usuario
GRUPO D
Areas de Productividad y de Comportamiento Laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar
1. Utilización de los recursos
2. Calidad
3. Oportunidad
4. Cantidad
5. Responsabilidad
6. Conocimiento del trabajo
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar
1. Compromiso institucional
2. Relaciones Interpersonales
3. Iniciativa
4. Colaboración
5. Confiabilidad
6. Atención al usuario
La valoración de cada factor se encuentra establecida en los instrumentos de evaluación que se adoptan con el presente Manual.
10.3. COMPONENTES DEL FORMULARIO: El instrumento de evaluación para cada uno de los grupos señalados anteriormente, estará integrado por tres (3} formularios, discriminados asi:
1. Formulario de concertación de Objetivos
2. Evaluación de seguimiento
3. Evaluación cuantitativa
Los formatos se clasificarán según el nivel y harán parte integrante del presente Manual de Calificación de Servicios.
10.4. ETAPAS DE LA EVALUACIÓN.
1. ETAPA DE CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS: Debe realizarse durante del mes de enero de la respectiva anualidad. Esta etapa tiene por objeto establecer conjuntamente entre el evaluador y el evaluado los objetivos que se van a asumir como un compromiso para éstos, la dependencia, y la misión defensorial. Debe constituirse como un propósito compartido para lograr el-resultado esperado. El evaluador y el evaluado acordarán los objetivos a alcanzar, los logros esperados y el valor porcentual de cada uno de ellos en múltiplos de cinco (5) sobre un total de cien (100).
2. SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOS; La etapa de seguimiento deberá realizarse en la mitad del período, tiene como propósito determinar el grado de avance de los objetivos para tomar ios correctivos que sean necesarios en pro de garantizar su cumplimiento, lo que conlleva a un seguimiento permanente del desempeño laboral del servidor, quien conjuntamente debe autoevaluarse y recibir retroalimentación de su jefe inmediato sobre la forma como se observa el 'progreso hacia el logro de los objetivos concertados al comienzo del periodo, A esta valoración no se te asignará puntaje, pero se tendrá en cuenta para el resultado de la evaluación definitiva.
3. EVALUACIÓN DEFINITIVA: Esta etapa se surtirá al final del periodo, dentro de la cual se cuantifica la calificación del evaluado teniendo en cuenta el resultado alcanzado por éste frente a los objetivos que se concertaron al inicio del período.
10.5. ESCALAS DE VALORACIÓN: la valoración del logro de los objetivos tendrá un peso porcentual del 65% del total de la calificación y ¡a valoración de los factores del desempeño el 35% restante. La calificación definitiva será Ia sumatoria de estos dos porcentajes que se expresará en una escala de cien (100) a mil (1000) puntos.
Para la puntuación tanto de los objetivos como de los factores de desempeño se procederá asi:
1. El grado de cumplimento de cada uno de los objetivos se valorará con un puntaje dentro de la escala de 1 a 100, y dicho puntaje se multiplicará por el peso porcentual asignado al objetivo. El total de estos resultados se multiplicará por 10 para convertirlo a la escala de!1000 y se ponderará por 65%, según lo previsto en et precitado numeral.
2. Cada factor se calificará independientemente de los otros, con el puntaje que a juicio del evaluador mejor represente el desempeño del evaluado dentro del intervalo en que haya sido ubicado, de acuerdo con los siguientes grados de valoración:
- Por encima
- Adecuado
- Por debajo
- Muy por debajo
3. La sumatoria de estos puntajes se ponderará por 35% de conformidad con lo señalado en el numeral 10.5
10.6. PUNTAJE SATISFACTORIO: Cuando el resultado de la evaluación total sea igual o superior a 650 puntos.
10.7. PUNTAJE INSATISFACTORIO: Cuando el resultado total de la evaluación sea inferior a 650 puntos
11. NOTIFICACIONES: La calificación definitiva se notificará personalmente al servidor. En el evento en que ésta no sea posible, copia de la misma se le enviará por correo certificado a ta última dirección que repose en su Hoja de Vida. Para estos efectos, por fecha de notificación se entenderá la de introducción al correo.
12. RECURSOS: Contra las evaluaciones parciales no procede recurso alguno. Contra la calificación definitiva procede recurso de reposición ante el último evaluador; y de apelación y queja ante la Comisión de la Carrera Administrativa, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la notificación personal de Ia calificación.
13. COMPETENCIA PARA RESOLVER LOS RECURSOS: En lo que se refiere a los recursos de reposición, éstos serán resueltos por el superior inmediato en tratándose de una sola calificación anual, o por et último evaluador en caso de que la misma resulte de la ponderación de las evaluaciones parciales. '
Si el empleado competente para resolver el recurso se ha retirado de la Entidad será resuelto por el empleado de la misma o superior jerarquía del calificador saliente que designe el Defensor del Pueblo. Sí el calificador ha pasado a desempeñar otro cargo dentro de la Entidad, conserva la competencia para resolver el recurso.
Los recursos de apelación y queja serán resueltos por la Comisión de la Carrera Administrativa, con sujeción ai procedimiento previsto en el Acuerdo 003 de 1995 - Reglamento de la Comisión -
En uno u otro evento se aplicará el principio de la reformatio in pejus, esto es, que la calificación objeto del recurso no podrá ser desmejorada.
14. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES: A los empleados a quienes les corresponda calificar tos servicios, le serán aplicables las causales de impedimento y recusación consagradas en el Código Contencioso Administrativo y las señaladas en el Código de Procedimiento Civil.
ARTÍCULO SEGUNDO.- RÉGIMEN DE TRANSICIÓN: <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 641 de 2001> Teniendo en cuenta que el periodo anual de calificación de conformidad con la Resolución 2587 de 1995, finalizó el 31 de octubre de 2000, ta calificación correspondiente a la anualidad de 1999 -2000, se extenderá hasta el 31 de diciembre de 2000. No obstante lo anterior, el superior inmediato del servidor evaluado con sujeción a lo dispuesto en la Resolución 2587 de 1995, podrá, de considerarlo necesario, evaluar el rendimiento laboral del servidor durante el lapso comprendido entre el 1 de noviembre y el 31 de diciembre de 2000.
PARAGRAFO. En este último caso, la evaluación proferida se entenderá como parcial y se ponderará con la que se otorgó en la anualidad 1999-2000. En estos eventos la calificación definitiva será susceptible de los recursos de reposición y apelación en tos términos de la Resolución 2587 de 1995.
ARTÍCULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga a partir del 1 de enero de 2001, en su totalidad la Resolución 2587 del 2 de octubre de 1995.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 29 DIC, 2000
EDUARDO CIFUENTES MUÑOZ
Defensor del Pueblo