CIRCULAR 0004 DE 2020
(marzo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | DEFENSORES DEL PUEBLO REGIONALES |
| DE: | CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA - DEFENSOR DEL PUEBLO |
| ASUNTO: | LINEAMIENTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA -COVID 19 |
| FECHA: | 18 de marzo de 2020 |
Atendiendo la situación de emergencia sanitaria declarada en el país por el Ministerio de Salud y Protección Social, y de conformidad con los lineamientos institucionales impartidos por el Defensor del Pueblo, se comunican las siguientes instrucciones en torno a la prestación del servicio de defensoría pública, en cumplimiento a las directivas trazadas por el Gobierno Nacional, frente a las medidas de protección y cuidado en salud:
-Medidas Generales:
1. Se deben adoptar medidas idóneas, eficaces y oportunas que salvaguarden la salud y bienestar de todos los funcionarios y contratistas de la Entidad, conforme a las Circulares 02 y 03 del 16 y 17 de marzo de 2020, respectivamente.
2. Se debe coordinar con todas las entidades e instituciones relacionadas con el servicio de administración de justicia dentro de su respectiva jurisdicción, a fin de que las entrevistas a usuarios, asistencia a audiencias, visitas carcelarias, entre otras diligencias y actividades, se realicen de manera virtual o por video llamada, entre otras herramientas tecnológicas y de comunicación.
3. En atención a lo dispuesto en la Circular 03 del 17 de marzo de 2020, se ratifica la no atención al público en las sedes de las Defensorías Regionales, por lo que se debe dar aviso a través de los medios más expeditos a las personas que requieran el servicio, que las solicitudes pueden ser enviadas al correo institucional de la respectiva regional, para su posterior asignación.
4. El Operador del Sistema Nacional de Defensoría Pública que deba asistir a las URIS y Centros de Servicios Judiciales, deberá tomar las medidas de prevención necesarias, atendiendo los procedimientos de prevención que deben ser adoptados por la autoridad administrativa competente a cargo de dichas instalaciones. De no adoptarse por parte de la autoridad las medidas referidas, se deberá entonces, implementar el uso de las tecnologías de la información, para lo cual el Defensor Regional atenderá lo dispuesto en el numeral 2 de esta circular.
5. Quedan suspendidos los turnos presenciales de atención en establecimientos de reclusión, así como las brigadas jurídicas integrales, en atención a las medidas adoptadas por el INPEC y las autoridades penitenciarias y carcelarias competentes.
6. Los turnos de atención a personas privadas de libertad, se realizarán de manera virtual, y/o a través de escritos de los internos con sus inquietudes, que remitan las oficinas jurídicas de los establecimientos de reclusión a la Defensoría Regional que corresponda, con el objeto de que desde allí se realice la asignación al contratista a efectos de brindar la asistencia técnica requerida.
7. Se gestionará la habilitación de correos electrónicos institucionales con los demás operadores judiciales, para la remisión de solicitudes, respuestas, demandas, y demás gestiones judiciales y/o extrajudiciales que deban radicar los defensores públicos y/o funcionarios de la Entidad.
8. Se deben establecer las demás acciones que permitan garantizar el acceso a la administración de justicia y el derecho de defensa, en cumplimiento de las medidas de protección sanitarias a las que haya lugar.
-Respecto a obligaciones contractuales:
9. Los defensores públicos deben estar atentos a sus correos electrónicos institucionales y teléfonos celulares, para atender los casos que les sean asignados y cumplir, en el caso que sea requerido, con los turnos virtuales que les indique su supervisor.
10. Respecto a las obligaciones contractuales referidas a la comunicación con los usuarios y visitas, éstas no tienen que realizarse de manera personal, sino que se hará uso de las herramientas tecnológicas y de comunicaciones con que cuente (virtualidad, video llamada, llamada telefónica, correo electrónico, comunicación escrita.)
11. En lo que tiene que ver con las barras académicas, las mismas se suspenden temporalmente, en atención a lo dispuesto en la Circular 03 de 2020.
12. En cuanto a las misiones de trabajo, se recibirán y gestionarán únicamente aquellas que no impliquen labores de campo.
13. Teniendo en cuenta que, para los pagos mensuales el contratista deberá enviar los siguientes archivos por separado:
a) Constancia de pago de seguridad social mes vencido, e
b) informes mensuales de ejecución contractual con sus respectivos anexos, acompañado de la estadística de los procesos; tales documentos deben radicarse antes del 26 de marzo de 2020, a efectos de que se emita la certificación requerida, para proceder a realizar el pago de honorarios antes de entrar en vacancia con ocasión de la semana santa (domingo 5 al sábado 11 de abril/20).
14. Los documentos relacionados en el numeral anterior, correspondientes al mes de marzo, deben allegarse a través de correo institucional por parte de los contratistas a sus supervisores.
15. Los contratistas deben informar a su ARL, las condiciones actuales frente al cumplimiento de sus obligaciones contractuales, a fin de que tomen las medidas a que haya lugar, asegurando cobertura y prevención del riesgo.
En estos términos se entregan lineamientos generales, los cuales se adoptarán en la medida que la situación de emergencia sanitaria lo requiera; frente a lo cual la Entidad estará en permanente observación y análisis.
Atentamente,
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo
