CIRCULAR 6 DE 2021
(enero17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| RARA: | DESPACHO DEL DEFENSOR DE PUEBLO, VICEDEFENSOR DEL PUEBLO, DIRECTORES NACIONALES, DEFENSORES DELEGADOS, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, RESPONSABLES DE GRUPO Y DEFENSORÍAS REGIONALES |
| DE: | ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA SECRETARIO GENERAL |
| ASUNTO: | INSTRUCCIONES PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA DECISIÓN TOMADA POR EL COMITÉ DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI- CON RELACIÓN A PETICIONES SIN RESPUESTA DENTRO DE LOS TÉRMINOS LEGALES |
A la fecha, en la Entidad se evidencia un número elevado de PQRSDF sin respuesta dentro del término legal, incumpliéndose de esta manera lo establecido en la Ley 1755 de 2015, la Resolución 772 de 20201, y la Circular 022 de 20202. Así las cosas, el Comité de Gestión Institucional SIGI, en reunión llevada a cabo el pasado 11 de febrero de 2021, con el propósito de dar cumplimiento al Procedimiento DE-PO43, adoptó la decisión de establecer que, en caso de incumplimiento en la respuesta oportuna de las peticiones, ello “será informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario". Con base en estos antecedentes, se comunican las siguientes instrucciones para dar cumplimiento al proceso de PQRSDF por parte de los servidores públicos de la Entidad encargados de dar respuesta a las mismas:
1. Es obligación de los Jefes de Dependencia incluidos Defensores Regionales, realizar seguimiento permanente a la respuesta oportuna de las PQRSDF, conforme lo establece el procedimiento DEP -04.
2. Los Jefes de Dependencia y Defensores Regionales, deberán dar respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos en la Ley y el incumplimiento de ello, será informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario, conforme lo establece el procedimiento de PQRSDF.
3. Las dependencias o Defensorías Regionales que no hayan dado respuesta a las peticiones dentro de los términos legales deberán estar al día, teniendo en cuenta que el Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano realiza seguimiento permanente a las mismas y remitirá a la Oficina de Control Interno Disciplinario la información relacionada con las dependencias que no hayan dado respuesta dentro del término legal o que lo hayan hecho de manera extemporánea, en cumplimiento de la decisión tomada en la reunión del Comité SIGI del pasado 11 de febrero de 2021.
4. Los funcionarios de la Defensoría del Pueblo, deberán hacer uso del sistema de gestión documental para dar respuesta a las PQRSDF (Circular 08 de 2019 y Circular 022 de 2020).
5. La respuesta a las PQRDSF se debe evidenciar en el sistema de gestión documental ORFEO, garantizando la atención del 100% de las mismas, incluidas aquellas que actualmente se encuentran con términos vencidos.
6. Es necesario que todas las dependencias y regionales promocionen e incentiven el formulario único de peticiones de la página web para el recibo de PQRSDF, teniendo en cuenta que las peticiones registradas en este canal llegan radicadas a ORFEO y cuentan con número de RUP del Sistema Misional VisionWeb.
7. Toda petición o respuesta que llegue a través de la cuenta de correo personal/institucional deberá ser remitida a la cuenta establecida para radicar en el Sistema ORFEO y posteriormente al funcionario, quien deberá registrar la petición en el Sistema Misional VisionWeb para su gestión y seguimiento; asimismo, realizar el trámite documental y de archivo en ORFEO.
8. Los funcionarios que radican las PQRDSF, deberán clasificar en debida forma el tipo de petición dentro del sistema de gestión documental. Igualmente, el servidor que la reciba, deberá verificar que el tipo de petición corresponda con su contenido. Es necesario precisar que la indebida clasificación en beneficio propio o de terceros de una PQRSDF se encuentra establecido como un riesgo de corrupción.
9. El Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano en conjunto con el Grupo de Gestión Documental, se encuentran capacitando en el uso del sistema de gestión documental, Resolución 772 de 2020 y de derecho de petición, e iniciarán un nuevo ciclo de capacitaciones, comenzando con las dependencias que presentan un número elevado de peticiones vencidas.
10. Así mismo se recalca la importancia de la aplicación permanente de las encuestas a satisfacción por parte de los servidores públicos que atienden a los usuarios que acuden a la Defensoría del Pueblo, con el fin de medir el grado de satisfacción de las personas que han sido atendidas y establecer el plan de mejoramiento al interior de cada dependencia.
En virtud de lo anterior, resulta necesario dar respuesta a las PQRSDF en los términos de ley, por lo que es indispensable contar con la participación activa por parte de los servidores públicos de la Entidad.
Por último, se invita a socializar el contenido de la presente circular al interior de sus dependencias y dar cumplimiento a cada uno de los lineamientos establecidos.
Cordialmente,
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
Secretari
