RESOLUCIÓN 772 DE 2020
(junio 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio del derecho de petición y el trámite interno de las peticiones misionales y administrativas presentadas ante la Defensoría del Pueblo y el acceso a la información pública.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1, 8 y 13 del artículo 5o del Decreto Ley 025 de 2014, en concordancia con el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 y,
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia, en sus artículos 20, 23 y 74, consagró los derechos fundamentales de petición y acceso a la información pública, con fundamento en los cuales toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades administrativas por motivos de interés general o particular, a obtener pronta respuesta dentro de los términos establecidos en la ley y al acceso a la información y a los documentos públicos, salvo en los casos que lo prohíba la Constitución o las leyes.
Que con fundamento artículo 282 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 24 de 1992 y el Decreto 025 de 2014, “La Defensoría del Pueblo es la institución responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos mediante las siguientes acciones integradas: promover, ejercer, divulgar, proteger y defender los derechos humanos y prevenir sus violaciones; fomentar la observancia del derecho internacional humanitario; atender, orientar, asesorar en el ejercicio de sus derechos a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior; y, promover el acceso a la administración de justicia, en los casos señalados en la Ley”
Que los numerales 1, 8 y 13 del artículo 5o del Decreto 025 de 2014, establecen como funciones del Despacho del Defensor definir las políticas, impartir los lineamientos y las directrices para el trámite de las peticiones allegadas a la Entidad.
Que la Ley 1755 de 2015 regula el derecho fundamental de petición, así como la presentación y radicación de las peticiones que se puedan realizar a través de los medios idóneos establecidos para la comunicación o trasferencia de datos.
Que de conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011, se debe reglamentar el trámite interno de las peticiones que les corresponda resolver a las autoridades administrativas y la manera de atender las quejas para garantizar su funcionamiento.
Que mediante la Ley 1712 de 2014 reglamentada por el Decreto 103 de 2015, se creó la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional con el objeto de regular los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, su adecuada publicación, divulgación, recepción y respuesta a solicitudes de acceso, su clasificación y reserva, la elaboración de instrumentos de gestión de información y seguimiento.
Que el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto 2461 de 2012, contempla que en todas las entidades públicas deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.
Que mediante la Resolución 898 del 29 de junio de 2017 el señor Defensor Del Pueblo adoptó el Sistema Integrado de Información Misión “VisionWeb” para la Entidad a nivel nacional.
Que de acuerdo a la Circular 008 de 2019, se establece la Responsabilidad sobre el uso del Sistema de Gestión Documental ORFEO, el cual es de carácter obligatorio para todos los servidores públicos de la entidad a nivel central y regional, teniendo en cuenta que la Defensoría del Pueblo debe velar por el cumplimiento de la legislación archivística del país y la atención de los derechos de petición en los términos establecidos en la Ley.
Que, de conformidad con lo expuesto, se hace necesario que la Defensoría del Pueblo adopte una resolución que defina los lineamientos internos para el trámite de las peticiones de carácter misional y funcional de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
GENERALIDADES.
ARTÍCULO 1. PRINCIPIOS. Las actuaciones administrativas y misionales de la Defensoría del Pueblo deberán desarrollarse de acuerdo con los principios del debido proceso, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad, conforme a lo establecido en el Título I del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Así mismo, con observancia en los preceptos de la función administrativa señalados en el artículo 209 de la Constitución Política y de conformidad con los principios orientadores que rigen la acción defensorial tales como cultura del servicio, calidad, eficiencia, efectividad, articulación y enfoque diferencial.
ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a nivel nacional conforme la estructura y organización contenida en el decreto 025 de 2014, Resolución 916 del 9 de julio de 2019 y las demás normas que modifiquen y adicionen las anteriores disposiciones.
ARTÍCULO 3. ALCANCE. De conformidad con las facultades asignadas por la ley y las normas vigentes en materia de derecho de petición, la Defensoría del Pueblo atenderá y tramitará las siguientes peticiones:
a) Las peticiones misionales y administrativas respetuosas de interés general o particular que presente cualquier persona en relación con los asuntos que son de competencia de la entidad, sin perjuicio de los procedimientos y trámites especiales establecidos en la legislación vigente, de conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y la Ley 1755 de 2015.
b) Las quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones que se presenten por el funcionamiento de los servicios a cargo de la Defensoría del Pueblo, en concordancia con la Ley 1474 de 2011.
c) Las solicitudes de acceso a la información en los términos de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 4. EJERCICIO DEL DERECHO DE PETICIÓN ANTE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante la Defensoría del Pueblo por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta respuesta, las cuales deberán ser tramitadas conforme a los lineamientos y al procedimiento previsto en la Ley 1755 de 2015, Ley 1712 de 2014 y demás normas que la sustituyan, modifiquen, complementen, aclaren o deroguen.
Toda actuación que inicie cualquier persona ante la Defensoría del Pueblo implicará el ejercicio del derecho de petición sin necesidad de invocarlo.
La atención del derecho de petición es gratuita y salvo disposición constitucional o legal en contrario, podrá ejercerse sin necesidad de representación de abogado o de persona mayor cuando se trate de niños, niñas y adolescentes, para el pleno ejercicio de sus derechos fundamentales.
En consecuencia, cualquier persona podrá presentar peticiones verbales o escritas, solicitar la intervención de la entidad, el suministro de información, la prestación de un servicio, copia de documentos e interponer recursos, entre otros, con el fin de prevenir y proteger el ejercicio y alcance de sus derechos. Igualmente, podrá interponer quejas, reclamos, denuncias, sugerencias, consultas y felicitaciones frente a la actuación desarrollada por la Defensoría del Pueblo.
La Defensoría del Pueblo no podrá negarse a la recepción y radicación de las solicitudes y peticiones, salvo cuando están sean irrespetuosas, oscuras o reiterativas, caso en el cual se procederá a su rechazo, de conformidad y en los términos de que trata el artículo 19 de la Ley 1755 de 2015.
Si la Defensoría del Pueblo no es competente para atender y resolver la petición, informará inmediatamente al peticionario, si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción si lo hizo por escrito, correo electrónico o por medio de la página web. Dentro del término señalado, remitirá la petición al competente, por la vía más expedita y por el mismo medio informará al peticionario, de conformidad con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se precisan las siguientes definiciones:
Asesoría: Consiste en orientar e instruir al peticionario en el ejercicio y defensa de los derechos humanos, ante las autoridades competentes o ante las entidades de carácter privado.
Consulta: Es la solicitud presentada ante las autoridades competentes para que emitan un concepto o expongan su criterio respecto de materias relacionadas con el ejercicio de sus funciones, la competencia correspondería de acuerdo a la especificidad de la materia misional a la respectiva Defensoría Delegada y/o Dirección.
Denuncia: Es la puesta en conocimiento de una conducta posiblemente irregular para que se adelante, la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal o administrativa sancionatoria.
Derecho de Información: Todo usuario tiene derecho a consultar los documentos que reposen en la Defensoría del Pueblo, siempre que dichos documentos no tengan reserva, conforme a lo señalado por la Constitución y la ley. Las copias deben ser sufragadas por el solicitante.
Felicitación: Reconocimiento, congratulación, elogio, que manifiesta el usuario frente a los servicios que se presta o un aspecto de la gestión institucional.
Queja (Misional): Es aquella petición que contiene manifestaciones de disconformidad, reclamación o denuncia sobre amenaza o vulneración de los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, que provengan de omisiones o acciones irregulares de servidores públicos en ejercicio de sus funciones o de un particular a quien se le haya atribuido la prestación de un servicio público o cualquier otro particular.
Queja (funcional): Es la manifestación de insatisfacción (protesta, censura, descontento, inconformidad) hecha por una persona natural o jurídica o su representante, con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad en desarrollo de sus funciones.
Reclamo: Manifestación de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica, sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad o su prestación indebida.
Petición: Es toda solicitud verbal o escrita que se presenta en forma respetuosa a la Defensoría del Pueblo, por razones de interés individual, colectivo o general, con el fin de requerir la prestación de sus servicios de acuerdo con sus competencias para impulsar la efectividad de los derechos humanos, bajo la garantía de obtener una respuesta oportuna, clara, completa y de fondo. El derecho de petición se ejerce con la presentación de la petición, a través de cualquier canal de atención, siempre y cuando reúna los mínimos requisitos de presentación señalados por la ley.
Peticiones análogas: Requerimientos formulados por diez (10) o más personas, que se refieran a los mismos hechos.
Solicitud: Se define como aquella petición donde se requiere la intervención, mediación, coadyuvancia, conciliación y acompañamiento de la Defensoría del
Pueblo, con el fin de promover el respeto, la protección y garantía de los derechos humanos.
Sugerencia: Manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad.
ARTÍCULO 6. CANALES DE ATENCIÓN OFICIALES DEFINIDOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PETICIONES. La Defensoría del Pueblo cuenta para la presentación y radicación de las peticiones con los siguientes canales oficiales idóneos:
-Virtual: A través de la página institucional de la entidad www.defensoria.gov.co ingresando al link: Servicios en Línea, y diligenciando en su totalidad el Formulario Único de Recepción de Peticiones.
-Escrito: Presentado en medio físico en las ventanillas de correspondencia del nivel central y de las Defensorías Regionales y a través de los buzones dispuestos en esas dependencias.
-Presencial: En el nivel central en el Centro de Atención al Ciudadano - CAC- adscrito a la Defensoría del Pueblo Regional Bogotá; a nivel territorial en las Defensorías Regionales y en las jornadas de atención descentralizadas en las que participa y/o adelanta la Entidad.
-Telefónico: En el nivel central y en las Defensorías Regionales a través de las líneas telefónicas dispuestas por la Entidad y los teléfonos de contacto disponibles en el Directorio Institucional publicado en la página web de la entidad, incluyendo las Defensorías Regionales de Bogotá y Cundinamarca.
ARTÍCULO 7. REGISTRO Y DIRECCIONAMIENTO DE LAS PETICIONES. Las peticiones que reciba la Defensoría del Pueblo se registran de forma inmediata en el Sistema de Gestión Documental (ORFEO) y en el Sistema de Información Misional - VisiónWeb módulo - RUP, y se direccionan al módulo misional correspondiente. En caso de no ser competencia de la Defensoría del Pueblo se deberá remitir a la autoridad competente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción; cuando sea procedente se coadyuvarán y de lo anterior, se informará en el acuso de recibo al peticionario.
Peticiones escritas: Las peticiones escritas recibidas en las ventanillas de correspondencia se registran en el Sistema de Gestión Documental ORFEO y se remiten a las dependencias competentes, para su trámite en el Sistema de Información Misional - VisiónWeb módulo - RUP- y direccionamiento a los módulos misionales según el asunto y competencias.
Las peticiones telefónicas misionales - (quejas, asesorías y solicitudes): Se registran inmediatamente en el Sistema de Información Misional - VisionWeb módulo Registro Único de Peticiones -RUP- y se direccionan al módulo correspondiente según el asunto y competencias para continuar con el registro de su trámite.
Las peticiones recepcionadas por página Web a través del “Servicio en Línea” en el Formato Único de Recepción de Peticiones: Reciben de manera automática un número de radicación que a vuelta de correo se comunica al usuario. Estas peticiones las recibe el Grupo de Gestión Documental y las direcciona a la dependencia competente según el asunto para que se continúe con el registro en el módulo misional correspondiente y con su respectivo trámite.
Las peticiones recibidas mediante correo electrónico: Se registran por las dependencias en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, se le realizará la asignación al funcionario que tramitará la misma, quien posteriormente deberá continuar con el registro en el sistema de información VisionWeb -RUP- y se direcciona al módulo correspondiente según el asunto y competencias para continuar con su trámite.
Las peticiones verbales presenciales atendidas en las Defensorías Regionales o en el Centro de Atención al Ciudadano -CAC: Se registran en el Sistema de Información Misional VisionWeb módulo -RUP- y se direccionan al respectivo módulo según el asunto y competencias para continuar con el registro de su trámite, así mismo se procederá a hacer el registro en el Sistema de Gestión Documental ORFEO.
En caso de que el peticionario manifieste no saber escribir o estar impedido para hacerlo, el servidor que recepciona la petición dejará constancia indicando los nombres completos del peticionario y del funcionario que recibe la petición.
PARÁGRAFO: Las Direcciones Nacionales o Defensorías Delegadas que asuman el conocimiento de una petición o problemática de oficio, a petición de parte o por delegación del señor Defensor del Pueblo, la registraran en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, la asignarán al servidor encargado de adelantar el correspondiente tramite, quien continuará con su ingreso y registro en el Sistema VisionWeb -RUP- y la direccionará al módulo según el asunto y competencia para continuar con el registro de su trámite.
ARTÍCULO 8. TÉRMINO PARA COMUNICAR EL TRÁMITE O LA GESTIÓN. El trámite o gestión impartida a las peticiones misionales debe ser comunicado al interesado en un término máximo de siete (7) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la petición en la Defensoría de Pueblo, indistintamente del canal de recepción. En los casos que la petición no sea competencia de la Defensoría dicha actuación debe realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la petición.
PARÁGRAFO 1. Se exceptúan del anterior término las peticiones relacionadas con la prestación de servicios misionales que requieran una gestión urgente o prioritaria, en razón al sujeto, la naturaleza de los derechos involucrados o la gravedad de los hechos, en virtud de los dispuesto en el artículo 20 de la ley 1755 de 2015. En estos casos, la gestión defensorial adelantada será informada inmediatamente al peticionario por el servidor público asignado.
PARÁGRAFO 2. En el nivel regional, las Defensorías Regionales se encargarán de adelantar el proceso de registro, radicación, análisis, gestión, seguimiento y cierre de las peticiones, de acuerdo con lo señalado en el procedimiento establecido para la atención y trámite de peticiones contenido en el mapa de procesos.
ARTÍCULO 9. DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO. La Secretaria General se encargará de recibir y tramitar peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones -PQRSDF- que formulen los ciudadanos en relación con la calidad de la prestación de los servicios defensoriales, para ello aplicará el procedimiento caracterizado como gerencia del servicio.
PARÁGRAFO 1: Cuando se reciba información a través de las redes sociales tales como Facebook, Instagram, Twitter o LinkedIn, se deberá enviar una respuesta al ciudadano(a), en la cual se indicará que será remitido a la página institucional de la entidad www.defensoria.gov.co, donde podrá acceder al link: servicios en líneas y diligenciar el Formato Único de Recepción de Peticiones, para atender las peticiones a que haya lugar.
ARTÍCULO 10. PETICIONES ADMINISTRATIVAS O NO MISIONALES. Las peticiones que no tienen que ver con los servicios misionales de la Defensoría del Pueblo serán registradas en el Sistema de Información de la Entidad y en el Sistema de Gestión documental ORFEO, se remitirán para su atención al área administrativa correspondiente, y se dará respuesta en los términos del artículo 4 de la presente resolución.
ARTÍCULO 11. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. El horario de atención al público para la presentación de las peticiones, es el siguiente:
Para las peticiones escritas presentadas en la ventanilla de correspondencia, en el nivel central el horario es de lunes a viernes 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Las peticiones verbales presentadas de manera presencial, en el Centro de Atención al Ciudadano -CAC-, de la Defensoría del Pueblo Regional Bogotá, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
En el caso de las Defensorías Regionales, el horario de atención puede ser consultado en la página web www.defensoria.gov.co.
La atención vía telefónica en el nivel central es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; y en las Defensorías Regionales de lunes a viernes de acuerdo al horario que se encuentra publicado en la página web www.defensoria.gov.co.
Para la atención virtual, la página www.defensoria.gov.co, está disponible las veinticuatro (24) horas del día.
PARÁGRAFO 1. Los horarios de atención podrán ser modificados por el Defensor del Pueblo, de conformidad con la jornada laboral que se establezca para los servidores públicos de la Entidad.
Ante cualquier modificación, el horario de atención será publicado a través de la página web de la entidad, el cual podrá ser consultado por todos los interesados e interesadas.
ARTÍCULO 12. FECHA DE RECEPCIÓN. Para todos los efectos legales y trámites internos, se tendrá como fecha de recepción de la petición escrita, la que se indique en el sticker o sello de recibido por parte de la Entidad. Así mismo, las peticiones que se reciben por medio de correo electrónico, se tendrán como fecha de recibo la del correo institucional.
Para todos los efectos legales, se entenderá que comienza a regir los términos para dar respuestas a las peticiones, al día siguiente hábil de la fecha indicada en su recepción o de recibo en el correo electrónico.
PARÁGRAFO 1. Las peticiones recibidas tanto de forma física, como por medio del correo institucional deberán ser registradas en el Sistema de Gestión Documental ORFEO diariamente de acuerdo al orden en que son recibidas.
PARÁGRAFO 2. Las peticiones que sean recibidas directamente al correo institucional de los servidores públicos, por medio de WhatsApp o que se tengan conocimiento de oficio, que contengan intrínsecos vulneraciones o amenazas a los derechos humanos o transgresiones al derecho internacional humanitario, deberán ser remitidas de forma inmediata al correo institucional de la persona encargada en cada una de las Direcciones, Delegadas y Regionales, con el fin de realizar el correspondiente enrutamiento a través del sistema de gestión documental y se asigne al funcionario que se estime indicado para realizar el correspondiente trámite.
ARTÍCULO 13. ATENCIÓN DE PETICIONES PRIORITARIAS Y PREFERENTES. De conformidad con el artículo 20 de la Ley 1755 de 2015, la Defensoría del Pueblo dará atención prioritaria e inmediata a las peticiones en que se solicite el reconocimiento de un derecho fundamental y su atención busque evitar un perjuicio irremediable. Cuando por razones de salud o de seguridad personal se encuentre en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, se adoptarán las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.
PARÁGRAFO 1. En los casos de peticiones realizadas por periodistas para el ejercicio de su actividad las mismas se tramitarán preferencialmente.
PARÁGRAFO 2. Cuando un servidor del nivel central reciba una petición que requiera atención prioritaria o preferente, deberá registrarla de forma inmediata en el sistema de gestión documental, continuar con el registro en el sistema VisiónWeb-RUP y continuar en el módulo correspondiente, para seguir de manera inmediata con el trámite a la Dependencia interna y/o externa competente con anotación de trámite prioritario o preferencial, verificando su recibo y quien además deberá proceder a registrarla, de conformidad a los lineamientos del proceso de atención y trámite de peticiones.
PARÁGRAFO 3. En el caso de los servidores adscritos a las Defensorías Regionales que tengan conocimiento de una petición con trámite prioritario o preferente, deberá comunicarla de manera inmediata al Defensor Regional, quien dirigirá el trámite y/o atenderá la petición abogando por la solución de la misma bajo los lineamientos definidos por las Direcciones Nacionales, las Defensorías Delegadas y la Vicedefensoría del Pueblo, dependencias que lideran el proceso de atención, previo registro en el sistema de gestión documental.
DEL DERECHO DE PETICIÓN DE INTERÉS GENERAL O PARTICULAR.
ARTÍCULO 14. CONTENIDO DE LAS PETICIONES. Cualquier modalidad de petición deberá contener, por lo menos, la siguiente información:
1. Designación de la Entidad a la que se dirige y, de ser posible, la dependencia que corresponda dentro de la entidad.
2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es del caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección física o electrónica donde reciba la correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.
3. Objeto de la petición.
4. Razones en que se fundamenta o apoya su petición.
5. En los casos que lo requieran, se deberán detallar los documentos que se deseen presentar para iniciar el trámite. Si alguno de los documentos necesarios para recibir o resolver la petición reposan en la Defensoría del Pueblo, se deberá indicar tal circunstancia, así como la regional o dependencia que los posee; lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012.
6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.
PARÁGRAFO 1. La inexistencia o inadecuada fundamentación o la falta de documentos no impedirán su radicación, teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1755 de 2015.
PARÁGRAFO 2. En los eventos en que se actúe a través de apoderado se deberá anexar el respectivo poder, conforme a lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1564 de 2012 - Código General del Proceso y demás normas que la modifiquen, adicionen, aclaren, deroguen o sustituyan.
ARTÍCULO 15. TRÁMITE DE PETICIONES DE INFORMACIÓN RESERVADA. Cuando la información solicitada por el peticionario tenga carácter reservado conforme a la Constitución y la Ley, en especial al artículo 24 de la Ley 1755 de 2015, el servidor competente encargado de tramitarla acusará recibo y manifestará la negación o imposibilidad de acceder a la petición de información, consulta de documentos y expedición de copias mediante la plantilla de respuesta negativa a solicitudes de información que se encuentra en el proceso de gestión documental adoptado por la entidad, fundamentando la decisión e indicando que contra esta procede el recurso de insistencia, la cual deberá notificarse al peticionario.
En la diligencia de notificación o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, el peticionario deberá interponer y sustentar, por escrito, el recurso de insistencia. Una vez presentado el recurso por el peticionario, el servidor público deberá remitirlo al tribunal o juez administrativo en un plazo no superior a tres (3) días.
ARTÍCULO 16. INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas ni administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA.
ARTÍCULO 17. DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información pública y/o consultar y pedir copias de los documentos que reposan en la Defensoría del Pueblo, salvo que dicha información tenga carácter de clasificada o reservada conforme a la Constitución y las leyes, en los términos de los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y demás normas concordantes.
La información relacionada con la estructura, la contratación, los procedimientos y el funcionamiento de la Defensoría del Pueblo, podrá ser consultada, de manera directa, en la Página web www.defensoria.gov.co, link de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
ARTÍCULO 18. MEDIOS IDÓNEOS PARA RECIBIR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA. En atención a lo dispuesto por el artículo 16 del Decreto 103 de 2015, se consideran medios idóneos para la recepción de solicitudes de información los siguientes:
1. Personalmente, por escrito o vía oral, en los espacios físicos destinado por la Defensoría del Pueblo para la recepción de solicitudes de información pública.
2. Telefónicamente, al número fijo o móvil destinado por la Defensoría del Pueblo para la recepción de solicitudes de información pública.
3. Correo físico o postal, en la dirección destinada por la Defensoría del Pueblo para la recepción de solicitudes de información pública.
4. Correo electrónico institucional destinado por la Defensoría del Pueblo para la recepción de solicitudes de información pública.
5. Formulario electrónico dispuesto en el sitio web oficial de la Defensoría del Pueblo, en un formato que siga los lineamientos definidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la estrategia de Gobierno en Línea.
ARTÍCULO 19. PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE SOLICITUD CON IDENTIFICACIÓN RESERVADA. El peticionario que considere que la solicitud de información pone en riesgo su integridad o la de su familia, podrá solicitar ante la Defensoría del Pueblo el procedimiento especial de solicitud con identificación reservada. Para la recepción y trámite de solicitudes de información pública bajo el procedimiento especial con identificación reservada, previsto en el parágrafo del artículo 4o de la Ley 1712 de 2014, la Defensoría del Pueblo dispone de un formulario electrónico adicional a los medios ordinarios de recepción de solicitudes de información, de conformidad con el artículo 18 del Decreto 103 de 2015. El registro deberá realizarse en el sistema de gestión documental o el que adopte la entidad, de conformidad a los lineamientos del proceso de atención y trámite de peticiones y el trámite de dichas peticiones estará a cargo de la Oficina Jurídica.
PARÁGRAFO. Es deber de la Defensoría del Pueblo entregar en debida forma las respuestas a las peticiones formuladas con solicitud de identificación reservada a las que se refiere este artículo, de conformidad con el literal k) del artículo 23 de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 20. FACILITACIÓN. En virtud del principio de facilitación previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, no podrán exigirse requisitos que obstruyan o impidan la presentación de solicitudes de acceso a la información.
PARÁGRAFO 1. En ningún caso podrán ser rechazadas solicitudes de acceso a la información por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.
ARTÍCULO 21. ATENCIÓN A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN. Las solicitudes de información presentadas ante la Defensoría del Pueblo deberán ser resueltas por la Dependencia que haya tenido conocimiento o conozca del asunto objeto de la petición o en la cual reposen los documentos cuya copia o consulta se solicita.
Cuando se trate de solicitudes de información que deban ser resueltas exclusivamente a través de la consulta de la base de datos de los sistemas institucionales, la dependencia encargada de emitir la respuesta se apoyará en el Grupo de Tecnologías y la Información, a través de una incidencia que se interpondrá en el Sistema del Gestor de Incidentes.
ARTÍCULO 22. TRÁMITE Y RESPUESTA A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN RESERVADA. Las respuestas a solicitudes de acceso a información clasificada o reservada deberán ser resueltas, por escrito, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, atendiendo los criterios de conformidad con lo establecido en los artículos 18, 19, 26 y 28 de la Ley 1712 de 2014 y artículos 24,25 y 26 de la Ley 1755 de 2015. Cuando la dependencia que tenga bajo su responsabilidad los documentos reservados niegue la solicitud de información, lo señalará al interesado, antes del vencimiento del término citando las disposiciones legales pertinentes. Para ello se utilizará el formato de respuesta negativa a solicitudes de información (publicada en mapa de procesos - proceso de gestión documental).
PARÁGRAFO 1. Para verificar si la información solicitada se encuentra exceptuada de acceso, el servidor consultará el índice de información clasificada y reservada de la Entidad que se encuentra publicado en el link de Transparencia y Acceso a la Información en la página web de la entidad. Toda vez que este documento es orientador y contiene las directrices respecto a este tema.
ARTÍCULO 23. DIVULGACIÓN PARCIAL. Tal como lo señala el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014, aquellos casos en los que la totalidad de la información solicitada no esté protegida por una excepción contenida en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, se entregará solo la información que no tenga reserva. En todo caso no podrá negarse la existencia de documentos en poder de la entidad.
Las excepciones de acceso a la información no aplican en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, siempre que se protejan los derechos de las víctimas de dichas violaciones.
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 24. TÉRMINOS GENERALES PARA RESOLVER EL DERECHO DE PETICIÓN. Salvo lo dispuesto en norma especial, las peticiones presentadas ante la Defensoría del Pueblo y que sean de su competencia, se resolverán internamente dentro de los siguientes términos, contados a partir del día siguiente de su recepción:
1. Las peticiones de interés general y las de interés particular, se resolverán dentro de los quince (15) días hábiles, siguientes a la radicación. El proyecto de respuesta que da contestación a la petición deberá ser presentado por el servidor asignado a más tardar al décimo (10o) día del vencimiento del mismo, para su correspondiente revisión y firma.
2. Las peticiones de información, certificaciones o expedición de copias de documentos, se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles a la radicación. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, las copias se entregarán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, como lo dispone el artículo 14 numeral 1 de la Ley 1755 de 2015. El proyecto de respuesta debe ser presentado dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
3. Las peticiones de información o de copia de documentos que formule una entidad pública se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su radicación. El proyecto de respuesta debe ser presentado dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
4. Las consultas se resolverán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su radicación o recepción. El proyecto de respuesta deberá ser presentado por el servidor al que haya sido asignado, dentro de los veinte (20) días siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
5. Las solicitudes que versen sobre el cumplimiento de normas aplicables con fuerza material de ley o actos administrativos, se procederá a resolver dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 393 de 1997. El proyecto de respuesta que da contestación a la petición deberá ser presentado por el servidor a más tardar dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
6. Las solicitudes del Congreso de la República, de conformidad con el artículo 258 de la Ley 5a de 1992, se deben dar respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al radicado de la misma. El proyecto de respuesta debe ser presentado por parte del servidor al que haya sido asignado, dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
7. De conformidad con el artículo 260 de la Ley 5a de 1992, las solicitudes de documentos efectuadas por las cámaras legislativas, se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción o radicación. El proyecto de respuesta que da contestación a la petición deberá ser presentado por el servidor a más tardar al tercer (3er) día del vencimiento del mismo, para su correspondiente revisión y firma.
PARÁGRAFO 1. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver las peticiones en los plazos anteriormente señalados, el funcionario asignado para dar respuesta a la petición, debe informar esa circunstancia al interesado antes del vencimiento del respectivo término y se expresarán los motivos del atraso y el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder el doble del inicialmente previsto.
PARÁGRAFO 2. Los términos internos dispuestos en la presente Resolución, deberán cumplirse de forma inexorable, independientemente de los plazos que se señalan en el Sistema de Gestión Documental ORFEO.
PARÁGRAFO 3. Las solicitudes relacionadas con designación de defensor público deben ser atendidas en los términos del numeral primero de este artículo. El Director Nacional de Defensoría Pública podrá establecer términos inferiores a los aquí establecidos de acuerdo con las necesidades de prestación del servicio de esa Dirección.
Toda solicitud de defensor público deberá tener un acuso de recibo al peticionario, donde se le indicará el trámite impartido a la petición.
ARTÍCULO 25. TRASLADO POR COMPETENCIA. Si la Defensoría del Pueblo no es competente para atender y resolver la petición, informará inmediatamente al peticionario, si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción, si lo hizo por escrito. Dentro del término señalado, remitirá la petición al competente, por la vía más expedita y por el mismo medio informará al peticionario, de conformidad con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015.
ARTÍCULO 26. PETICIONES DE CARÁCTER MISIONAL CUYA RESPUESTA INVOLUCRE VARIAS DEPENDENCIAS. Cuando una petición deba ser resuelta por varias dependencias, la que reciba la petición la ingresará de forma inmediata al Sistema de Gestión Documental ORFEO, y la remitirá a las dependencias correspondientes, para que resuelvan lo pertinente.
PARÁGRAFO 1. La coordinación de la respuesta estará a cargo de la dependencia que recibe inicialmente la petición o de la dependencia que deba liderar la respuesta por indicación del despacho del Defensor del Pueblo y ésta la registrará en el sistema de información de la entidad.
PARÁGRAFO 2. Cuando las comunicaciones oficiales (salidas e internas) deban salir firmadas por una o varias dependencias, las mismas deberán ser recaudadas de forma física o por correo electrónico oficial por fuera del Sistema de Gestión Documental ORFEO y la dependencia que tenga asignado el radicado deberá incluir en la pestaña de documentos anexos copia en PDF de la comunicación generada y dejar la trazabilidad en el sistema. Para este caso, si la petición ingresa con términos se deberá solicitar el cambio del tipo de petición, con el fin de finalizarla en el Sistema de Gestión Documental ORFEO.
ARTÍCULO 27. PETICIONES DIRIGIDAS A OTRAS ENTIDADES CON COPIA O SIN COPIA A LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. Cuando se radiquen peticiones en la Entidad dirigidas a otras instituciones, indistintamente que vengan dirigidas con copia o no a la Defensoría del Pueblo, las mismas serán tramitadas y se deberá analizar si se encuentra implícito una vulneración o amenaza a un derecho(s) humano(s) o trasgresiones al derecho internacional humanitario, que permita ser atendida(s) y registrada(s) como solicitud(es) de coadyuvancia. De ser así, adicional a remitirla(s) a la(s) entidades competentes se coadyuvará la petición; en caso contrario se remitirá y se solicitará dar respuesta de fondo y en términos legales con copia a la Defensoría. En cualquier caso, se debe dar acuso recibo al peticionario informándole el trámite realizado.
ARTÍCULO 28. PETICIONES ANÁLOGAS. Cuando diez (10) o más usuarios formulen peticiones de información análogas, la Defensoría del Pueblo podrá dar una única respuesta que se publicarán en página web institucional y entregará copias de la misma a quienes la soliciten.
ARTÍCULO 29. PETICIONES INCOMPLETAS, IRRESPETUOSAS, OSCURAS O REITERATIVAS. En estos eventos se debe dar aplicación a los artículos 17, 18 y 19 de la Ley 1437 de 2011.
ARTÍCULO 30. EXPEDICIÓN Y COSTO DE COPIAS. La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas de conformidad con el valor fijado por la Defensoría del Pueblo, a través de resolución o las disposiciones que la complementen, modifiquen o deroguen.
Cuando la solicitud de expedición de copias provenga de un ciudadano que se encuentre en situación de desplazamiento, no procederá el cobro de las mismas, siempre que la solicitud tenga una justificación y este dentro de los límites de la razonabilidad.
Lo señalado, no se aplicará cuando la expedición de las fotocopias haya sido decretada oficiosamente por una autoridad judicial.
ARTÍCULO 31. PROCEDIMIENTOS REGULADOS POR NORMAS ESPECIALES. Los términos consagrados en procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por ellas, y en lo previsto se aplicará las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las normas que lo modifiquen o sustituyan, en cuanto resulten compatibles.
ARTÍCULO 32. SANCIONES. El incumplimiento de las disposiciones que regulan el derecho de petición será objeto de las sanciones previstas en el Código Disciplinario y demás normas que la modifiquen o complementen.
ARTÍCULO 33. DISPOSICIONES APLICABLES. Los aspectos no contemplados en esta resolución y en cuanto resulte necesario, se regirán por las disposiciones de las leyes 1581 de 2012, 1712 de 2014 y 1437 de 2011 y en las demás que las modifiquen, adicionen, aclaren o sustituyan.
ARTÍCULO 34. VIGENCIA. La presente Resolución tiene vigencia a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarios.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., el 26 de junio de 2020
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo