CIRCULAR 8 2019
(febrero 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Despacho Del Defensor, Despacho Del vicedefensor, Jefes De Oficina, Directores nacionales, Defensores delegados, Defensores regionales, Subdirectores Y Responsables De Grupo. |
| De: | Doctor Juan Manuel Quiñones Pinzón, Secretario General. |
| Asunto: | Responsabilidad sobre el uso del sistema de gestión documental ORFEO |
La conformación de los archivos de la Defensoría del Pueblo se genera a partir de las, comunicaciones oficiales y documentos internos de la entidad, por ende, la Defensoría del Pueblo debe velar por el cumplimiento de la legislación archivística del país y la atención de los derechos de petición en términos de Ley.
En este orden y teniendo en cuenta que:
- El Artículo 19 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos establece que “Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático".
- El artículo tercero del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación “por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas", señala lo siguiente:
Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
' Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el ' control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los. principios que rigen la administración pública.
- La Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece en el Artículo 13. “Objeto y modalidades del derecho de petición ante autoridades. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma”.
- En cumplimiento de la directriz establecida en el Comité de Archivo del 28 de diciembre de 2016, se estableció la adopción del Sistema de Gestión Documental Orfeo como una herramienta para la producción, recepción, distribución, trámite, organización, conservación y disposición final de los documentos de archivo de la entidad.
- La Defensoría del Pueblo ha destinado recursos financieros para la adquisición de equipos de cómputo, el desarrollo, la parametrización e implementación del Sistema de Gestión Documental Orfeo, desde septiembre de 2017 hasta la fecha.
- La Secretaría General a través de los Grupos de Gestión Documental y Sistemas, ha venido implementando el Sistema de Gestión Documental ORFEO, de forma progresiva en algunas defensorías regionales y dependencias del nivel central, y en efecto continuará realizando las capacitaciones y demás actividades necesarias para culminar la fase de implementación en toda la entidad.
- El Sistema de Gestión Documental ORFEO, no solamente contempla la radicación de comunicaciones oficiales y el vencimiento de términos, sino la aplicación de tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes de archivo, que obedezcan a los lineamientos del proceso de gestión documental en su integridad.
- La Circular 046 de 2017 "Responsabilidad sobre la organización, conservación, uso y manejo de ' los documentos de archivo”, concluye que las actividades relacionadas con la aplicación de los procedimientos de gestión documental, y el archivo de documentos conforme a las normas del Archivo General de la Nación y Tablas de Retención Documental, le corresponden todos los servidores públicos de la entidad, toda vez que, son quienes conocen el contenido de los documentos que producen.
- La Defensoría del Pueblo mediante la Resolución 327 de 2018 reglamentó el ejercicio del derecho de petición y el trámite interno de las peticiones misionales presentadas ante la entidad y el acceso a la información Pública.
Es importante recordar que la adopción y uso del Sistema de Gestión Documental Orfeo, es de carácter obligatorio para todos los servidores públicos de la entidad en el nivel central y regional, por tanto:
1. Los Defensores del Pueblo Regionales deberán designar servidores públicos para la atención de la unidad de correspondencia de la Regional (registro y radicación de comunicaciones físicas y correos electrónicos), atendiendo lo establecido en el procedimiento Gestión de Comunicaciones Oficiales GD-P01.
2. Todas las comunicaciones oficiales (entrada, salida e internos), que se reciben de manera física o por el correo electrónico institucional de cada dependencia, se deberán registrar y radicar en el Sistema de Gestión Documental Orfeo.
3. Los jefes de las dependencias que ya cuenten con el Sistema de Gestión Documental ORFEO implementado, así como los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales, no deberán volver a firmarlas en físico, sino únicamente con la firma digital correspondiente a través del sistema, en el cual se evidenciará toda la trazabilidad realizada por la entidad.
4. Es obligatorio dar respuesta a los derechos de petición, acciones judiciales etc., en los términos de Ley, por tanto los jefes de dependencia (Despacho del Defensor, Despacho del Vicedefensor, Jefes de Oficina, Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales, Subdirectores y Responsables de Grupo), deberán realizar seguimiento y control permanente del vencimiento de términos de las comunicaciones oficiales en el sistema.
5. Los tiempos para el vencimiento de términos, cuentan a partir del momento en que el ciudadano radica sus comunicaciones en las ventanillas o unidades de correspondencia, en consecuencia, el sistema enviará notificación de recibido al correo electrónico del ciudadano, mediante el cual podrá hacer seguimiento del estado de su trámite en la Defensoría del Pueblo.
En consecuencia es responsabilidad de cada funcionario, revisar permanentemente su buzón en el sistema, realizando lectura y análisis de las comunicaciones oficiales recibidas, evaluar su competencia, y en el evento de identificarse que no es de su responsabilidad, realizar la devolución de la comunicación o la asignación de la misma al funcionario que le competa a través del sistema, con el argumento correspondiente.
6. Una vez implementado el Sistema de Gestión Documental ORFEO, la comunicaciones oficiales de salida únicamente se imprimirán en original para el envío al destinatario, mas no se deben imprimir copias adicionales para conformar carpetas de consecutivos de correspondencia.
Las comunicaciones oficiales internas (Memorandos), no se volverán a imprimir ni a entregar o recibir en físico, debido a que transitarán a través del sistema entre dependencias y allí quedará registrada la trazabilidad del recibido y los trámites que se adelanten. Exceptuando los casos en los cuales se remitan anexos tangibles.
7. Las comunicaciones oficiales recibidas en las unidades de correspondencia, se continuarán entregando en físico a todos los funcionarios responsables del trámite, quienes deberán aplicar el procedimiento de organización de archivos GD-P02, conformando carpetas físicas aplicando las Tablas de Retención Documental de su dependencia, las cuales deben coincidir con los expedientes creados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO.
No obstante, la recepción inmediata o no de los documentos físicos, no eximirá la responsabilidad de iniciar el trámite a que haya lugar en el Sistema.
8. Es responsabilidad de todos los servidores públicos de la entidad, realizar la clasificación documental de todas las comunicaciones oficiales tanto recibidas como enviadas en el sistema, conforme a la Tabla de Retención Documental de su dependencia, así como conformar y/o alimentar expedientes, asignando asuntos coherentes con la información archivada, y finalizar los trámites de cada radicado una vez agotadas las actividades que demande efectuar cada comunicación oficial.
9. En el evento de presentarse una situación administrativa de desvinculación definitiva o temporal, traslados o cambio de cargo, es obligación dejar el Sistema de Gestión Documental Orfeo con todos los trámites finalizados y archivados, actividad que será validada por el Grupo de Gestión Documental.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General.
