RESOLUCIÓN 327 DE 2018
(marzo 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio del derecho de petición y el trámite interno de las peticiones misionales presentadas ante la Defensoría del Pueblo y el acceso a la información pública.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1, 8 y 13 del artículo 5o del Decreto Ley 025 de 2014, en concordancia con lo señalado en la Resolución 061 de 2014, modificada parcialmente por la Resolución 132 de 2017 en su artículo 12 y conforme lo establecido en la Resolución 898 de 2017,
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia, en sus artículos 20, 23 y 74, consagró los derechos fundamentales de petición y acceso a la información pública, con fundamento en los cuales toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades administrativas por motivos de interés general o particular, a obtener pronta respuesta dentro de los términos establecidos en la Ley y al acceso a la información y a los documentos públicos salvo en los casos que lo prohíba la Constitución o las leyes.
Que la Ley 1755 de 2015 regula el derecho fundamental de petición, así como la presentación y radicación de las peticiones que se puedan realizar a través de los medios idóneos establecidos para la comunicación o trasferencia de datos.
Que de conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 1755 de 2015, se debe reglamentar el trámite interno de las peticiones que les corresponda resolver a las autoridades administrativas y la manera de atender las quejas para garantizar su funcionamiento.
Que mediante la Ley 1712 de 2014 reglamentada por el Decreto 103 de 2015, se creó la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional con el objeto de regular los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, su adecuada publicación, divulgación, recepción y respuesta a solicitudes de acceso, su clasificación y reserva, la elaboración de instrumentos de gestión de información y seguimiento.
Que el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto 2641 de 2012, contempla que en todas las entidades públicas deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.
Que con fundamento en el artículo 282 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 24 de 1992 y el Decreto 025 de 2014, “La Defensorio del Pueblo es la institución responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos mediante las siguientes acciones integradas; promover, ejercer, divulgar, proteger y defender los derechos humanos y prevenir sus violaciones; fomentar la observancia del derecho internacional humanitario; atender, orientar y asesorar en el ejercicio de sus derechos a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior; y, proveer el acceso a la administración de justicia, en tos casos señalados en la Ley”.
Que los numerales 1, 8 y 13 del artículo 5o del Decreto 025 de 2014, establecen como funciones del Despacho del Defensor definir las políticas, impartir los lineamientos y las directrices para el trámite de las peticiones allegadas a la Entidad.
Que según lo señalado en el artículo 12 de la Resolución 132 de 2017, el propósito del Grupo de Recepción y Análisis Nacional - GRAN es; “Recibir, (sic) clasificar y analizar la admisión o rechazo de todas las peticiones o casos relacionados con amenaza y vulneración de derechos, que se reciban en la sede central en forma escrita, telefónica, correo electrónico, redes o página web de la Entidad, de conformidad con los criterios institucionales y tos determinados por la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, con el fin de direccionarlas a la Dependencia o instancia gubernamental o no gubernamental, que te corresponda para que se le dé el trámite de gestión o de respuesta efectiva y con oportunidad”.
Que mediante la Resolución 898 del 29 de junio de 2017 el señor Defensor Del Pueblo adoptó el Sistema Integrado de Información Misión “Visión Web” para la Entidad a nivel nacional.
Que, de conformidad con lo expuesto, se hace necesario que la Defensoría del Pueblo adopte una resolución que defina los lineamientos internos para el trámite de las peticiones de carácter misional y funcional de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE;
GENERALIDADES.
ARTÍCULO 1. PRINCIPIOS. Las actuaciones administrativas de la Defensoría del Pueblo deberán desarrollarse de acuerdo con tos principios del debido proceso, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, económica y celeridad, conforme a lo establecido en el título primero del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Asimismo, observando los preceptos de la función administrativa señalados en el artículo 209 de la Constitución Política y de conformidad con los principios orientadores que rigen la acción defensorial talles como cultura del servicio, calidad, articulación y enfoque diferencial.
ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a nivel Nacional conforme la estructura y organización contenida en el Decreto 025 de 2014 y las demás normas que lo modifiquen y adicionen.
ARTÍCULO 3. ALCANCE. De conformidad con las facultades asignadas por la ley y las normas vigentes en materia de derecho de petición, la Defensoría del Pueblo atenderá y tramitará las siguientes peticiones:
a) Las peticiones respetuosas en interés general o particular que presente cualquier persona en relación con los asuntos que son de competencia de la Defensoría, sin perjuicio de los procedimientos y trámites especiales establecidos en la legislación vigente, de conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y la Ley 1755 de 2015.
b) Las quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones que se presenten por el funcionamiento de los servicios a cargo de la Defensoría del Pueblo, en concordancia con la Ley 1474 de 2011.
c) Las solicitudes de acceso a la información en los términos de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 4. EJERCICIO DEL DERECHO DE PETICIÓN ANTE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante la Defensoría del Pueblo por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta respuesta, las cuales deberán ser tramitadas conforme al procedimiento previsto en la Ley 1755 de 2015 y demás normas que la sustituyan, modifiquen, complementen, aclaren o deroguen.
Toda actuación que inicie cualquier persona ante la Defensoría del Pueblo implicará el ejercicio del derecho de petición sin necesidad de invocarlo.
La atención del derecho de petición es gratuita y salvo disposición constitucional o legal en contrario, podrá ejercerse sin necesidad de representación de abogado o de persona mayor cuando se trate de niños, niñas y adolescentes, para el pleno ejercicio de sus derechos fundamentales.
En consecuencia, cualquier persona podrá presentar peticiones verbales o escritas, solicitar la intervención de la entidad, el suministro de información, la prestación de un servicio, copia de documentos e interponer recursos, entre otros, con el fin de prevenir y proteger el ejercicio y alcance de sus derechos. Igualmente, podrá interponer quejas, reclamos, denuncias, sugerencias, consultas y felicitaciones frente a la actuación desarrollada por la Defensoría del Pueblo.
La Defensoría del Pueblo no podrá negarse a la recepción y radicación de las solicitudes y peticiones, salvo cuando éstas sean irrespetuosas, oscuras o reiterativas, caso en el cual se procederá a su rechazo, de conformidad y en los términos de que trata el artículo 19 de la Ley 1755 de 2015.
Si la Defensoría del Pueblo no es competente para atender y resolver la petición, informará Inmediatamente al peticionario, si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción si lo hizo por escrito. Dentro del término señalado, remitirá la petición al competente, por la vía más expedita y por el mismo medio informará al peticionario, de conformidad con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se precisan las siguientes definiciones:
Asesoría; Consiste en orientar e instruir al peticionario en el ejercicio y defensa de los derechos humanos, ante las autoridades competentes o ante las entidades de carácter privado.
Consulta: Es la solicitud presentada ante las autoridades competentes para que emitan un concepto o expongan su criterio respecto de materias relacionadas con el ejercicio de sus funciones, la competencia correspondería de acuerdo a la especificidad de la materia misional a la respectiva Defensoría Delegada y/o Dirección.
Denuncia: Es la puesta en conocimiento de una conducta posiblemente irregular para que se adelante, la correspondiente investigación penal, disciplinaría, fiscal o administrativa sancionatoria.
Derecho de Información: Todo usuario tiene derecho a consultar los documentos que reposen en la Defensoría del Pueblo, siempre que dichos documentos no tengan reserva, conforme a lo señalado por la Constitución y la ley. Las copias deben ser sufragadas por el solicitante.
Felicitación: Reconocimiento, congratulación, elogio, que manifiesta el usuario frente a los servicios que se presta o un aspecto de la gestión institucional.
Queja (Misional): Es aquella petición que contiene manifestaciones de disconformidad, reclamación o denuncia sobre amenaza o vulneración de Los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, que provengan de omisiones o acciones irregulares de servidores públicos en ejercicio de sus funciones o de un particular a quien se le haya atribuido la prestación de un servicio público o cualquier otro particular.
Queja (funcional): Es la manifestación de insatisfacción (protesta, censura, descontento, inconformidad) hecha por una persona natural o jurídica o su representante, con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad en desarrollo de sus funciones.
Reclamo: requerimiento presentado a la autoridad con el propósito de que se apliquen correctivos a la conducta considerada presuntamente irregular.
Petición: Es toda solicitud verbal o escrita que se presenta en forma respetuosa a la Defensoría del Pueblo, por razones de interés individual, colectivo o general, con el fin de requerir la prestación de sus servicios de acuerdo con sus competencias para impulsar La efectividad de los derechos humanos, bajo la garantía de obtener una respuesta oportuna, clara, completa y de fondo. El derecho de petición se ejerce con la presentación de la petición, a través de cualquier canal de atención, siempre y cuando reúna los mínimos requisitos de presentación señalados por la Ley.
Peticiones análogas: Requerimientos formulados por diez (10) o más personas, que se refieran a los mismos hechos.
Solicitud; Se define como aquella petición donde se requiere la intervención, mediación, coadyuvancia, conciliación y acompañamiento de la Defensoría del Pueblo, con el fin de promover el respeto, la protección y garantía de los derechos humanos.
Sugerencia; Propuesta formulada a una entidad de carácter público o privado, con la finalidad de que se adopten medidas para el mejoramiento del servicio.
ARTÍCULO 6. CANALES DE ATENCIÓN OFICIALES DEFINIDOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PETICIONES. La Defensoría del Pueblo cuenta para la presentación y radicación de las peticiones con los siguientes canales oficiales idóneos:
-Virtual: A través de la página institucional de la entidad www.defensoria.gov.co ingresando al link: Servicios en Línea, y diligenciando en su totalidad el Formulario Único de Recepción de Peticiones y/o a través del correo institucional atencionciudadano@defensoria.gov.co
-Escrito: Presentado en medio físico en las ventanillas de correspondencia del nivel central y de las Defensorías Regionales y a través de los buzones dispuestos en esas dependencias.
-Presencial: En el nivel central en el Centro de Atención al Ciudadano -CAC- adscrito a la Defensoría del Pueblo Regional Bogotá; a nivel territorial en las Defensorías Regionales y en las jornadas de atención descentralizadas en las que participa y/o adelanta la Entidad.
-Telefónico: En el nivel central a través de la línea de atención 018000914814 y los PBX 3144000 y 3147300 extensiones 2403, 2513 y 2603. En las Defensorías Regionales a través de los teléfonos de contacto disponibles en el Directorio Institucional publicado en la página web de la entidad, incluyendo las Defensorías Regionales de Bogotá y Cundinamarca.
ARTÍCULO 7. REGISTRO Y DIRECCIONAMIENTO DE LAS PETICIONES. Las peticiones que recibe la Defensoría del Pueblo se registran en el sistema de información, se direccionan al módulo misional correspondiente o se remiten a la autoridad competente.
Peticiones escritas: Las peticiones escritas recibidas en las ventanillas de correspondencia se registran en el Sistema de Gestión Documental y se remiten a las dependencias competentes, para su trámite en el Sistema de Información Misional - Visión Web módulo - RUP- y direccionamiento a los módulos misionales según el asunto y competencias.
Las peticiones telefónicas misionales (quejas, asesorías y solicitudes)- se registran inmediatamente en el Sistema de Información Misional - Visión Web módulo Registro Único de Peticiones -RUP- y se direccionan al módulo correspondiente según el asunto y competencias para continuar con el registro de su trámite.
Las peticiones recibidas por página Web a través del “Servicio en Línea” en el Formato Único de Recepción de Peticiones, de manera automática reciben un número de radicación que a vuelta de correo se comunica al usuario. Estas peticiones las recibe el Grupo de Recepción y Análisis y las direcciona a la dependencia competente según el asunto para que se continúe con el registro de su trámite.
Las peticiones recibidas mediante correo electrónico en las Defensorías Regionales se registran por esas dependencias en el Sistema de Información Visión Web Misional -RUP- y se direccionan al módulo correspondiente según el asunto y competencias para continuar con el registro de su trámite.
Las peticiones verbales presenciales atendidas en las Defensorías Regionales o en el Centro de Atención al Ciudadano -CAC- se registran en el Sistema de Información Misional Visión Web módulo -RUP- y se direccionan al respectivo módulo según el asunto y competencias para continuar con el registro de su trámite.
En caso de que el peticionario manifieste no saber escribir o estar impedido para hacerlo, el servidor que recepciona la petición dejará constancia indicando los nombres completos del peticionario y del funcionario que recibe la petición.
PARÁGRAFO: Las Direcciones Nacionales o Defensorías Delegadas que asuman el conocimiento de una petición o problemática de oficio la registraran en el Sistema Visión Web -RUP- y la direccionaran al módulo según el asunto y competencia para continuar con el registro de su trámite.
ARTÍCULO 8. TÉRMINO PARA COMUNICAR EL TRÁMITE O LA GESTIÓN. El trámite o gestión impartida a las peticiones misionales debe ser comunicado al interesado en un término máximo de siete (7) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la petición en la Defensoría de Pueblo, indistintamente del canal de recepción.
PARÁGRAFO 1. Se exceptúan del anterior término las peticiones relacionadas con la prestación de servicios misionales que requieran una gestión urgente o prioritaria, en razón al sujeto, la naturaleza de los derechos involucrados o la gravedad de los hechos. En estos casos, la gestión defensorial adelantada será informada inmediatamente al peticionario por el servidor público asignado.
PARÁGRAFO 2. En el nivel regional, las Defensorías Regionales se encargarán de adelantar el proceso de registro, radicación, análisis, gestión, seguimiento y cierre de las peticiones, de acuerdo con lo señalado en el procedimiento establecido para la atención y trámite de peticiones contenido en el mapa de procesos.
ARTÍCULO 9. DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES. La Secretaria General se encargará de recibir y tramitar peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones -PQRSDF- que formulen los ciudadanos en relación con la calidad de la prestación de los servicios defensoriales, para ello aplicará el procedimiento caracterizado como gerencia del servicio.
PARÁGRAFO 1: Cuando se reciban derechos de petición a través de las redes sociales tales como Facebook: Facebook.com/Defensoría del Pueblo o Twitter: @defensoriacol, deberán ser remitidas al Grupo de Recepción y Análisis Nacional para su registro en el Sistema de Información Misional - Visión Web y realizar el trámite que corresponda.
ARTÍCULO 10. PETICIONES NO MISIONALES. Las peticiones que no son competencia de la Defensoría del Pueblo serán registradas en el Sistema de Información adoptado por la entidad, y remitidas por la Defensoría Regional o el Grupo de Recepción y Análisis -GRAN, en el nivel central, a la autoridad competente para su atención y trámite, en los términos del artículo 4o. del presente acto.
La solicitud de orientación que no verse sobre Derechos Humanos ni Derecho Internacional Humanitario será absuelta de manera inmediata por la Defensoría Regional, el Centro de Atención al Ciudadano -CAC- o el Grupo de Recepción y Análisis -GRAN-, en el nivel central, y registrarse en el Sistema de Información Visión Web módulo Registro Único de Peticiones -RUP- indicando la orientación brindada.
ARTÍCULO 11. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. El horario de atención al público para la presentación de las peticiones, es el siguiente:
Para las peticiones escritas presentadas en la ventanilla de correspondencia, en el nivel central el horario es de lunes a viernes 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Las peticiones verbales presentadas de manera presencial, en el Centro de Atención at Ciudadano -CAC-, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
En el caso de las Defensorías Regionales, el horario de atención puede ser consultado en la página web www.defensoria.gov.co.
La atención vía telefónica en el nivel central es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; y en las Defensorías Regionales de lunes a viernes de acuerdo al horario que se encuentra publicado en la página web www.defensoría.gov.co.
Para la atención virtual, la página www.defensoria.gov.co, está disponible las veinticuatro (24) horas del día.
PARÁGRAFO 1. Los horarios de atención podrán ser modificados por el Defensor del Pueblo, de conformidad con la jornada laboral que se establezca para los servidores públicos de la Entidad.
ARTÍCULO 12. FECHA DE RECEPCIÓN. Para todos los efectos legales y trámites internos, se tendrá como fecha de recibo de la petición escrita la que se registre en el sistema de gestión documental. Así mismo las peticiones que se recibe por medio de correo electrónico, se tendrá como fecha de recibo la del correo institucional.
ARTÍCULO 13. ATENCIÓN DE PETICIONES PRIORITARIAS Y PREFERENTES. De conformidad con el artículo 20 de la Ley 1755 de 2015, la Defensoría del Pueblo dará atención prioritaria a las peticiones en que se solicite el reconocimiento de un derecho fundamental y su atención busque evitar un perjuicio irremediable. Cuando por razones de salud o de seguridad personal se encuentre en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, se adoptarán las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.
PARÁGRAFO 1. En los casos de peticiones realizadas por periodistas para el ejercicio de su actividad las mismas se tramitarán preferencialmente.
PARÁGRAFO 2. Cuando un servidor del nivel central reciba una petición que requiera atención prioritaria o preferente, deberá remitirla inmediatamente vía electrónica a la Dependencia interna y/o externa competente con anotación de trámite prioritario o preferencial, verificando su recibo y quien además deberá proceder a registrarla de conformidad a los lineamientos del proceso de atención y trámite de peticiones.
PARÁGRAFO 3. En el caso de los servidores adscritos a las Defensorías Regionales que tengan conocimiento de una petición con trámite prioritario o preferente, deberá comunicarla de manera inmediata al Defensor Regional, quien dirigirá el trámite y/o atenderá la petición abogando por la solución de la misma bajo los lineamientos definidos por las Direcciones Nacionales, las Defensorías Delegadas y la Vicedefensoría del Pueblo, dependencias que lideran el proceso de atención.
DEL DERECHO DE PETICIÓN DE INTERÉS GENERAL O PARTICULAR.
ARTÍCULO 14. CONTENIDO DE LAS PETICIONES. Cualquier modalidad de petición deberá contener, por lo menos, la siguiente información:
1. Designación de la Entidad a la que se dirige y, de ser posible, la dependencia que corresponda dentro de la entidad.
2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es del caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección física o electrónica donde reciba la correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.
3. Objeto de la petición.
4. Razones en que se fundamenta o apoya su petición.
5. En los casos que lo requieran, se deberán detallar los documentos que se deseen presentar para iniciar el trámite. Si alguno de los documentos necesarios para recibir o resolver la petición reposan en la Defensoría del Pueblo, se deberá indicar tal circunstancia, así como la regional o dependencia que los posee; lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012.
6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.
PARÁGRAFO 1. La inexistencia o inadecuada fundamentación o la falta de documentos no impedirán su radicación, en atención a la previsión contenida en el artículo 15 de la 1755 de 2015”
PARÁGRAFO 2. En tos eventos en que se actúe a través de apoderado se deberá anexar el respectivo poder, conforme a lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1564 de 2012 - Código General del Proceso y demás normas que la modifiquen, adicionen, aclaren, deroguen o sustituyan.
ARTÍCULO 15. TRÁMITE DE PETICIONES DE INFORMACIÓN RESERVADA. Cuando la información solicitada por el peticionario tenga carácter reservado conforme a la Constitución y la Ley, en especial al artículo 24 de la Ley 1755 de 2015, el servidor competente encargado de tramitarla acusará recibo y manifestará la negación o Imposibilidad de acceder a la petición de información, consulta de documentos y expedición de copias mediante la plantilla de respuesta negativa a solicitudes de información que se encuentra en el proceso de gestión documental adoptado por la entidad, fundamentando la decisión e indicando que contra esta procede el recurso de insistencia, la cual deberá notificarse al peticionario.
En la diligencia de notificación o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, el peticionario deberá interponer y sustentar, por escrito, el recurso de insistencia. Una vez presentado el recurso por el peticionario, el servidor público deberá remitirlo al tribunal o juez administrativo en un plazo no superior a tres (3) días.
ARTÍCULO 16. INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas ni administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 17. DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información pública y/o consultar y pedir copias de los documentos que reposan en la Defensoría del Pueblo, salvo que dicha información tenga carácter de clasificada o reservada conforme a la Constitución y las leyes, en los términos de los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y demás normas concordantes.
La información relacionada con la estructura, la contratación, los procedimientos y el funcionamiento de la Defensoría del Pueblo, podrá ser consultada, de manera directa, en la Página web www.defensoria.gov.co, link de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE SOLICITUD CON IDENTIFICACIÓN RESERVADA. El peticionario que considere que la solicitud de información pone en riesgo su integridad o la de su familia, podrá solicitar ante la Defensoría del Pueblo el procedimiento especial de solicitud con identificación reservada. Para la recepción y trámite de solicitudes de información pública bajo el procedimiento especial con identificación reservada, previsto en el parágrafo del artículo 4o de la Ley 1712 de 2014, la Defensoría del Pueblo dispone de un formulario electrónico adicional a los medios ordinarios de recepción de solicitudes de información, de conformidad con el artículo 18 del Decreto 103 de 2015. El registro deberá realizarse en el sistema de gestión documental o el que adopte la entidad, de conformidad a los lineamentos del proceso de atención y trámite de peticiones.
ARTÍCULO 19. FACILITACIÓN. En virtud del principio de facilitación previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, no podrán exigirse requisitos que obstruyan o impidan la presentación de solicitudes de acceso a la información.
PARÁGRAFO 1. En ningún caso podrán ser rechazadas solicitudes de acceso a la información por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.
ARTÍCULO 20. ATENCIÓN A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN. Las solicitudes de información presentadas ante la Defensoría del Pueblo deberán ser resueltas por la Dependencia que haya tenido conocimiento o conozca del asunto objeto de la petición o en la cual reposen los documentos cuya copia o consulta se solicita.
Cuando se trate de solicitudes de información que deban ser resueltas exclusivamente a través de la consulta de la base de datos de los sistemas institucionales, la dependencia encargada de emitir la respuesta se apoyará en el grupo de sistemas.
ARTÍCULO 21. TRÁMITE Y RESPUESTA A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN. Las solicitudes de información y documentos se deberán resolver en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, siguiendo el orden cronológico de recepción, salvo que la naturaleza de la solicitud lo impida o cuando se trate de peticiones presentadas por periodistas o de información requerida por jueces en desarrollo de las acciones de tutela o cumplimiento.
Las respuestas a solicitudes de acceso a información clasificada o reservada deberán ser resueltas, por escrito, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, atendiendo los criterios de conformidad con lo establecido en los artículos 18, 19, 26 y 28 de la Ley 1712 de 2014. Cuando la dependencia que tenga bajo su responsabilidad los documentos reservados niegue la solicitud de información, lo señalará al interesado, antes del vencimiento del término citando las disposiciones legales pertinentes. Para ello se utilizará el formato de respuesta negativa a solicitudes de información (publicada en mapa de procesos - proceso de gestión documental).
PARÁGRAFO 1. Para verificar si la información solicitada se encuentra exceptuada de acceso, el servidor consultará el índice de información clasificada y reservada de la Entidad que se encuentra publicado en el link de Transparencia y Acceso a la Información de la pública. En caso de duda sobre la clasificación o reserva de la información solicitada, el servidor deberá consultar el índice de información reservada y clasificada toda vez que este documento es orientador y contiene las directrices respecto a este tema.
ARTÍCULO 22. DIVULGACIÓN PARCIAL. Tal como lo señala el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014, aquellos casos en los que la totalidad de la información solicitada no esté protegida por una excepción contenida en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, se entregará sólo la información que no tenga reserva. En todo caso no podrá negarse la existencia de documentos en poder de la entidad.
Las excepciones de acceso a la información no aplican en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, siempre que se protejan los derechos de las víctimas de dichas violaciones.
ARTÍCULO 23. RECURSOS. En los casos de respuestas que invoquen la reserva constitucional y legal por motivos de defensa y seguridad nacional o relaciones internacionales, el solicitante podrá presentar el recurso de reposición el cual deberá interponerse por escrito y sustentado en la diligencia de notificación o dentro de los tres (3) días siguientes a ella.
El servidor tendrá un plazo máximo de diez (10) días hábiles para resolver el recurso, en caso de negarlo deberá indicarle al solicitante que procede el recurso de insistencia, tal como se señala en el artículo 11 de la presente resolución.
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 24. TÉRMINOS GENERALES PARA RESOLVER EL DERECHO DE PETICIÓN. Salvo lo dispuesto en norma especial, las peticiones presentadas ante la Defensoría del Pueblo y que sean de su competencia, se resolverán dentro de los siguientes términos, contados a partir del día siguiente de su recepción:
1. Las peticiones de interés general y las de interés particular, se resolverán dentro de los quince (15) días hábiles, siguientes a La radicación. El proyecto de respuesta que da contestación a la petición deberá ser presentado por el servidor asignado a más tardar al décimo (10) día del vencimiento del mismo, para su correspondiente revisión y firma.
2. Las peticiones de información, certificaciones o expedición de copias de documentos, se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación o recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, las copias deberán ser entregadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, como lo disponer el artículo 14 numeral 1 de la Ley 1755 de 2015.
3. Las peticiones de información o de copia de documentos que formule una entidad pública se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su radicación o recepción. El proyecto de respuesta debe ser presentado dentro de los 6 días hábiles siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
4. Las consultas se resolverán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su radicación o recepción. El proyecto de respuesta deberá ser presentado por el servidor al que haya sido asignado, dentro de Los veinte (20) días siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
5. Las solicitudes que versen sobre el cumplimiento de normas aplicables con fuerza material de ley o actos administrativos, se procederá a resolver dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 393 de 1997. El proyecto de respuesta que da contestación a la petición deberá ser presentado por el servidor a más tardar dentro de los 6 días hábiles siguientes a la recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
6. Las solicitudes del Congreso de la República, de conformidad con el artículo 258 de la Ley 5a de 1992, se deben dar respuesta dentro de Los cinco (5) días hábiles siguientes al radicado de la misma. El proyecto de respuesta debe ser presentado por parte del servidor al que haya sido asignado, dentro de los 3 días siguientes a La recepción o radicación en la Defensoría del Pueblo, para su correspondiente revisión y firma.
7. De conformidad con el artículo 260 de la Ley 5a de 1992, las solicitudes de documentos efectuadas por las cámaras legislativas, se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción o radicación. El proyecto de respuesta que da contestación a la petición deberá ser presentado por el servidor a más tardar al tercer (3) día del vencimiento del mismo, para su correspondiente revisión y firma.
PARÁGRAFO 1. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver las peticiones en los plazos anteriormente señalados, el funcionario asignado para dar respuesta a la petición, debe informar esa circunstancia al interesado antes del vencimiento del respectivo término y se expresarán los motivos del atraso y el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder el doble del inicialmente previsto.
PARÁGRAFO 2. La respuesta dada a las peticiones debe observar las siguientes condiciones: "Claridad, Precisión, Congruencia, Consecuencia”, conforme a lo preceptuado por la Corte Constitucional en Sentencia C-007 de enero 18 de 2017 y concordantes.
ARTÍCULO 25. TRASLADO POR COMPETENCIA. Si la Defensoría del Pueblo no es competente para atender y resolver la petición, informará inmediatamente al peticionario, si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción, si lo hizo por escrito. Dentro del término señalado, remitirá la petición al competente, por la vía más expedita y por el mismo medio informará al peticionario, de conformidad con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015.
ARTÍCULO 26. PETICIONES DE CARÁCTER MISIONAL CUYA RESPUESTA INVOLUCRE VARÍAS DEPENDENCIAS. Cuando una petición deba ser resuelta por varias dependencias, la que reciba la petición la remitirá inmediatamente, por el medio más expedito, a las dependencias correspondientes, para que resuelvan lo pertinente.
PARÁGRAFO 1. La coordinación de la respuesta estará a cargo de la dependencia que recibe inicialmente la petición y ésta la registrará en el sistema de información de la entidad.
ARTÍCULO 27. PETICIONES ANÁLOGAS. Cuando diez (10) o más usuarios formulen peticiones de información análogas, la Defensoría del Pueblo podrá dar una única respuesta que se publicará en un diario de amplia circulación, la pondrá en su página web y entregará copias de la misma a quienes la soliciten.
ARTÍCULO 28. PETICIONES IRRESPETUOSAS, OSCURAS O REITERATIVAS. Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Sólo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición ésta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. En ningún caso se devolverán peticiones que se consideren inadecuadas o Incompletas.
Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, el funcionario de la Defensoría del Pueblo le informará al peticionario sobre este hecho, señalando la fecha de respuesta de la misma y posteriormente se procederá al archivo de la petición.
Lo anterior, siempre y cuando no se trate de derechos imprescriptibles, o de peticiones que se hubieren negado por no acreditar requisitos, siempre que en la nueva petición se subsanen.
ARTÍCULO 29. EXPEDICIÓN Y COSTO DE COPIAS. La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas de conformidad con el valor fijado por la Defensoría del Pueblo, a través de resolución o las disposiciones que la complementen, modifiquen o deroguen.
Cuando la solicitud de expedición de copias provenga de un ciudadano que se encuentre en situación de desplazamiento, no procederá el cobro de las mismas, siempre que la solicitud tenga una justificación y este dentro de los límites de la razonabilidad.
Lo señalado, no se aplicará cuando la expedición de las fotocopias haya sido decretada oficiosamente por una autoridad judicial.
ARTÍCULO 30. PROCEDIMIENTOS REGULADOS POR NORMAS ESPECIALES. Los términos consagrados en procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por ellas, y en lo previsto se aplicará las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las normas que lo modifiquen o sustituyan, en cuanto resulten compatibles.
ARTÍCULO 31. SANCIONES. El incumplimiento de las disposiciones que regulan el derecho de petición será objeto de las sanciones previstas en el Código Disciplinario y demás normas que la modifiquen o complementen.
ARTÍCULO 32. DISPOSICIONES APLICABLES. Los aspectos no contemplados en esta resolución y en cuanto resulte necesario, se regirán por las disposiciones de las leyes 1581 de 2012, 1712 de 2014 y 1755 de 2015 y en las demás que las modifiquen, adicionen, aclaren o sustituyan.
ARTÍCULO 33. VIGENCIA. La presente Resolución tiene vigencia a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarios.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, el 6 de marzo de 2018
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor Del Pueblo