CIRCULAR 12 DE 2016
(junio 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | SERVIDORES PÚBLICOS DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO |
| DE: | SECRETARIA GENERAL |
| ASUNTO: | POLÍTICA DE USO RACIONAL Y EFICIENTE DEL PAPEL Y TONER DE OBLIGATORIO ACATAMIENTO POR TODOS LOS SERVIDORES DE LA ENTIDAD |
De conformidad con las recomendaciones de Gobierno en Línea, (Min Tic) se hace necesario generar una estrategia que permita racionalizar el uso de papel y tóner mediante la producción de documentos a través de herramientas tecnológicas y el uso eficiente del correo electrónico(1).
El objetivo principal de este documento es proporcionar a la Defensoría del Pueblo, un conjunto de herramientas, que incluye un componente cultural, con el cual la entidad podrá reducir su actual consumo de papel y tóner, buscando:
-Promover entre los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y uso adecuado de los recursos.
-Establecer como herramientas transversales de trabajo:
-El uso y manejo de archivos digitales.
-La lectura y revisión documental digital.
-El envío y recibo de comunicaciones internas digitales.
-Promover entre los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo un sentido de responsabilidad con el medio ambiente y con el desarrollo sostenible.
En este orden, a continuación se detallan las políticas que se deben seguir para el uso eficiente y racional del papel y tóner.
POLÍTICAS PARA EL USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL PAPEL Y TONER
1. Comunicaciones Internas
- Las comunicaciones internas son todas aquellas “que producen las dependencias de la Defensoría del Pueblo y tienen como destino otras dependencias o sedes regionales"(2). Con el fin de racionalizar el uso de papel y tóner, a partir de la fecha las comunicaciones internas que adjunten documentos electrónicos o digitales y que no requieran firma ni trámite en físico, no se imprimirán ni distribuirán en papel. En consecuencia se deben enviar a través de correo electrónico respetando la siguiente estructura:
De: El sistema registra automáticamente el nombre del remitente.
Fecha y hora: Asignada automáticamente.
Para: Establecer a través del listado de contactos del aplicativo, el nombre y correo electrónico de la persona a la cual está dirigido el comunicado interno. Así mismo se relacionarán aquellas personas a las que se remitirá copia del comunicado.
Asunto: Constituye la síntesis del comunicado interno. Cuando se esté dando respuesta a un comunicado, se debe registrar al número y la fecha del radicado de entrada o la fecha y hora del comunicado interno, según corresponda.
Adjunto: Corresponde a archivos que se anexan, relacionados con el asunto del comunicado interno.
Saludo: Expresión breve de cortesía, seguida de punto (.), (Por ejemplo: Respetado Doctor, reciba un cordial saludo.).
Mensaje: Se escribe a un espacio entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y exponiendo sólo un asunto por comunicado.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve, seguida de coma (,) (Ejemplo: Atentamente, Cordialmente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Ejemplo: Agradecemos su gentil colaboración.)
Firma del remitente, nombre completo y cargo: Las comunicaciones electrónicas que se realicen por este medio deberán ser firmadas de acuerdo a la siguiente estructura, para mantener la unidad en la imagen institucional que se proyecta a través del correo electrónico.
NOMBRE DEL SERVIDOR(A) PÚBLICO
Cargo – Dependencia
Defensoría del Pueblo
Dirección XXXXXXXX, Oficina: XXX
Tel: XXXXXXXX ext. XXX
Antes de imprimir este mensaje, por favor verifique si es necesario hacerlo. El uso racional y eficiente de papel es compromiso de todos. Cuidemos nuestros recursos naturales.
Anexos electrónicos: Escribir el nombre y cantidad de archivos
Datos de quien proyecta y revisa: Escribir el nombre y apellido de quien proyecta, seguido de slash (/) y un nombre y apellido de quien revisa.
- Las comunicaciones internas que requieren adjuntar elementos tangibles como por ejemplo cajas o documentos no electrónicos, continuarán su trámite impreso utilizando el formato de memorando con las firmas autorizadas en la resolución 085 de 2014.
2. Es obligación de todos los servidores públicos de la entidad realizar permanente revisión, lectura y gestión de los correos electrónicos recibidos en su cuenta institucional. El Grupo de Sistemas mantendrá el listado de contactos actualizado.
3. Lectura y revisión de documentos: A partir de la fecha todos los documentos previa impresión deberán ser revisados en forma electrónica. De requerirse aprobación y/o edición por parte de diferentes funcionarios, se debe utilizar el correo electrónico para su envío, de esta manera solo se imprime la versión final del documento para firma y/o radicación. Para los documentos en Word se recomienda utilizar la opción de control de cambios.
4. No utilizar negrillas ni sombreados en la impresión de documentos.
5. Configurar correctamente las páginas: antes de realizar la impresión de los documentos se debe asegurar que la configuración del papel y las márgenes sea la correcta (vista previa de los documentos), garantizado de esta forma la adecuada utilización del papel.
Así mismo, se deberá hacer uso de impresiones en escalas de grises o a blanco y negros de los documentos tales como presentaciones en Power Point y otro tipo de informes, lo cual reducirá el consumo excesivo de tóner.
6. Imprimir y fotocopiar a doble cara: cuando los equipos asignados para este fin lo permitan, los servidores públicos y contratistas deberán realizar la impresión y fotocopiado de documentos a doble cara, exceptuando aquellos casos en los que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad, Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
7. Solo se deben imprimir documentos a color cuando estos contengan imágenes que requieran ser visualizadas por entidades externas.
8. Evitar copias e impresiones de documentos electrónicos que no requieren firma ni trámites en físico, ejemplo: normatividad que se puede consultar en línea, presentaciones institucionales en Power Point, cuadros de seguimiento en Excel, etc.
9. Reutilizar el papel impreso por una cara: Se deben utilizar las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, documentos de trabajo, entre otros.
Nota: No se debe utilizar este tipo de papel para la impresión o copia de documentos de conservación en los archivos de gestión de la entidad o envío de documentos a entidades externas.
10. Reciclar: Depositar en las cajas de reciclaje ubicadas en cada una de las dependencias de la entidad, el papel utilizado por ambas caras que no se requiera para posterior consulta, estos no deben contener ganchos, ni elementos diferentes al papel.
11. Citaciones a reuniones y comités mediante el uso del Calendario: A partir de la fecha, toda citación a reuniones de trabajo, comités y demás, deberá realizarse a través de la herramienta CALENDARIO que se encuentra incorporada en el Office 365 - Outlook y no deberá imprimirse.
12. Formatos de solicitudes: las dependencias deberán revisar los registros definidos en sus procedimientos que requieran formatos impresos para trámites internos, con el fin de que estos sean enviados a través de correo electrónico, ejemplo: solicitud de certificaciones, solicitud elementos de almacén, solicitud de servicio etc.
13. El Grupo de Sistemas deberá realizar el monitoreo a las impresiones realizadas en todas las dependencias y regionales de la entidad.
14. La Subdirección Administrativa realizará el monitoreo del consumo de papel y tóner.
15. El Grupo de Sistemas deberá capacitar a los servidores públicos de la Entidad, en el manejo de impresoras y fotocopiadoras con el fin de racionalizar tanto el uso del papel como del tóner.
Cordialmente,
FELIPE VARGAS RODRIGUEZ
Secretario General.
NOTAS AL FINAL:
1. Memorandos internos, Actas, Resoluciones, Órdenes Administrativas, Circulares, Oficios, formatos y démas documentos de apoyo. En un alto porcentaje estos documentos tienen como soporte fisico el papel, desde su creación y/o recibo y en los procesos de distribución generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos.
2. Instructivo de Correspondencia y Archivo de la Defensoria del Peublo AD-102
