Circular 23 de 2022 DP

CIRCULAR 23 DE 2022

(septiembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

La Administración teniendo en cuenta que se aproximan las festividades de Navidad y año nuevo, ha considerado disponer de tres (3) turnos de descanso de CARÁCTER VOLUNTARIO, en las fechas que se relacionan a continuación:

El empleado público que desee acceder a los turnos citados deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

1 Las horas compensadas solo podrán otorgarse en tiempo de descanso, por lo que en ningún momento serán otorgadas en dinero.

2 Los días compensados no se concederán en fechas distintas a las establecidas previamente, con excepción de los servidores que laboran en la Secretaría General, Grupo de Contratación, Subdirección Financiera, así como los adscritos a la Dirección Nacional de Defensoría Pública (nivel central) y, a los Profesionales Administrativos y de Gestión, Grado 19, a nivel nacional, que intervienen en el proceso de cierre de vigencia fiscal 2022; situación que deberá ser informada a la Subdirección de Gestión del Talento Humano por los superiores jerárquicos de cada dependencia. Dichos servidores podrán disfrutar los turnos de descanso de manera continua o ininterrumpida (no se aceptará fraccionamiento), antes del 30 de junio de 2023.

3 De compensar los días y de presentarse durante el turno elegido incapacidad médica expedida por el médico tratante de su E.P.S. o ARL, superior a dos (2) días, el funcionario deberá disfrutar los días una vez finalice su incapacidad médica, sin que en ningún caso supere el 31 de enero de 2023.

4 Para optar por cualquiera de los turnos de descanso, cada servidor deberá compensar cuarenta (40) horas, equivalentes a cinco (5) días, única y exclusivamente dentro del periodo comprendido entre el 3 de octubre y el 9 de diciembre de 2022.

En caso de no haber compensado la totalidad de las horas requeridas, se podrá otorgar turno de descanso por tiempo compensatorio inferior a cuarenta (40) horas, previa concertación con el superior jerárquico de la dependencia.

En consecuencia y de conformidad con el horario de la jornada laboral dispuesto para los servidores de la Defensoría del Pueblo, se deberá compensar el tiempo de acuerdo con las siguientes opciones:

a) Una (1) hora antes de iniciar la jornada laboral

b) Una (1) hora después de culminar la jornada laboral

c) Cinco (5) sábados, de jornada de ocho (8) horas laborales cada uno, previamente coordinados con el superior jerárquico y de acuerdo con un cronograma de actividades definido para cada uno de estos.

d) En el caso de los empleados con horario de la jornada laboral con dos horas de almuerzo, podrán compensar durante una (1) hora de estas.

Nota. El servidor puede compensar el tiempo de acuerdo con las opciones relacionadas en forma mixta.

5 Aquellos servidores que tengan compensatorio por tiempo adicional trabajado los días domingos o festivos, o por laborar en los días de vacancia de Semana Santa 2022, pendientes por disfrutar al 9 de diciembre de 2022, podrán solicitar a la Subdirección de Gestión del Talento Humano que se les tenga en cuenta dichos compensatorios para cumplir con el requisito de tiempo compensado para el turno de descanso de navidad y fin de año de 2022, para lo cual deberán presentar solicitud escrita junto con certificación del superior inmediato de la cantidad de horas trabajadas fuera de la jornada laboral, previa verificación del cumplimiento de la Resolución No. 550 de 2014 y aquellas que le han modificado.

Para los funcionarios que desempeñen los empleos de Conductor, que tengan compensatorios ocasionados de horas extras sin disfrutar a 15 de noviembre de 2022, se tendrán en cuenta estas horas para la compensación de los turnos de descanso de navidad y fin de año.

Nota. Solo se reconocerá hasta un máximo de doce (12) horas por cada domingo o festivo.

No se tendrán en cuenta compensatorios y/o permisos, generados por días laborados diferentes a los indicados en este numeral (con excepción de los funcionarios que desempeñen los empleos de Conductor), o concedidos u otorgados por otros motivos o circunstancias.

6 Los servidores que programaron sus vacaciones con la debida antelación, y deseen acceder a un turno de descanso, podrán modificar la fecha de disfrute, solo y únicamente por una vez remitiendo a la Subdirección de Gestión del Talento Humano la solicitud de modificación de programación de vacaciones vigencia 2022, a más tardar con dos (2) meses de antelación al inicio del disfrute, como fue establecido por la Resolución No. 1327 de 2021. En todo caso la servidora o servidor público debe iniciar el disfrute de sus vacaciones en la presente vigencia, es decir, 2022.

7 Los turnos de descanso deberán hacerse de manera equitativa y concertada con el superior jerárquico de la dependencia, con el fin de que no se vea interrumpida la prestación continua del servicio, para lo cual el superior verificará que en cada turno de descanso laboren como mínimo dos (2) servidores públicos.

8 Los servidores de nivel directivo que deseen acceder a uno de los turnos de descanso, deberán coordinar lo pertinente con el Despacho del Defensor.

9 Los superiores jerárquicos de cada dependencia remitirán a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, la relación de los turnos escogidos y concertados por los servidores públicos a su cargo, a más tardar el 30 de septiembre de 2022.

En caso de no ser recibida información de los turnos escogidos se entenderá que ninguno de los servidores públicos de la dependencia quiere hacer uso de los turnos escogidos.

10 Los superiores jerárquicos de cada dependencia, remitirán a más tardar el 14 de diciembre de 2022, la certificación en la cual conste el cumplimiento de la compensación de los turnos de descanso de los empleados a su cargo. Los superiores jerárquicos de cada dependencia establecerán los mecanismos necesarios para verificar el cumplimiento de la compensación de las cuarenta (40) horas, por parte de cada uno de los empleados públicos a su cargo.

11 Con el fin de garantizar la efectiva, eficiente y eficaz prestación del servicio defensorial, no se autorizarán permisos remunerados o compensatorios de uno (1) a tres (3) días durante el periodo comprendido entre el 16 de diciembre de 2022 y el 10 de enero de 2023.

Nota. los compensatorios ocasionados durante el mes de diciembre de 2022, podrán ser disfrutados máximo hasta el 28 de febrero de 2023.

12 Se les recuerda a los empleados, que, durante los turnos de descanso de navidad y fin de año, no se pueden firmar documentos, responder ni tramitar correos electrónicos, y en general desarrollar cualquier actividad relacionada con el ejercicio de sus funciones, pues se encuentran separados temporalmente de sus empleos, con ocasión del permiso compensatorio concedido.

Igualmente se deberá garantizar que, durante su ausencia temporal, sus bandejas de ORFEO y demás sistemas de gestión asociados al trámite de solicitudes y PQRSDF, se encuentren completamente al día, asegurando la gestión y finalización de trámite oportuno de cada uno de los radicados asignados.

Es responsabilidad de cada servidor público tramitar la incidencia correspondiente en el gestor de incidencias (https://atenas.defensoria.gov.co/login _page.php) para solicitar el cierre temporal de sus bandejas y así evitar el posible vencimiento de PQRSDF, incumplimiento en la prestación del servicio de cara al ciudadano y posibles sanciones legales.

13 Los superiores jerárquicos de cada dependencia serán los encargados de difundir el contenido de la presente Circular a todos los empleados públicos de su dependencia, así como, verificar el cumplimiento del horario y garantizar la prestación del servicio durante los turnos de descanso, para lo cual se solicita realizar una coordinación consciente del disfrute del turno de descanso y vacaciones, por cuanto una vez programados no habrá lugar a interrupción o aplazamiento de las mismas.

Cordialmente,

CARLOS CAMARGO ASSIS

Defensor del Pueblo