MEMORANDO 10-007-22 DE 2022
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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | Servidores Públicos del Nivel Central y Regional Bogotá |
| DE: | CARLOS CAMARGO ASSIS - Defensor del Pueblo |
| REFERENCIA: | Instrucciones Participación Defensoría en la Jornada de Elección Congreso de la República, Circunscripciones Especiales de Paz y Consultas Interpartidistas. |
Respetados(as) servidores(as) públicos(as), reciban un cordial saludo:
La Defensoría del Pueblo realiza acompañamiento y seguimiento a los procesos electorales en aras de velar por el cumplimiento de la participación democrática, de acuerdo con el marco de competencias legales y constitucionales, específicamente las señaladas en los artículos 118 y 282 de la Constitución Política, atinentes al ejercicio de las competencias y funciones propias de órgano de control del Ministerio Público y en concordancia con la ley 24 de 1992 y el decreto N° 025 de 2014.
En este sentido, y de conformidad con la resolución N° 2098 de 12 de marzo de 2021 “por la cual se fija el calendario electoral para las elecciones de Congreso de la República que se realizarán el 13 de marzo de 2022”, expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil y lo indicado en la resolución N° 9857 del 10 de septiembre de 2021, “por la cual se establece el calendario para las elecciones de los Representantes a la Cámara de las Circunscripciones Transitorias Especiales de Paz a celebrarse el 13 de marzo de 2022”, de manera atenta me permito informarles que la Defensoría del Pueblo intervendrá en los comicios que se llevarán a cabo el 13 de marzo de 2022, para las votaciones correspondientes a la elección de Congreso de la República.
De esta manera, a continuación, se informa sobre el protocolo y las acciones establecidas para garantizar una efectiva intervención defensorial durante el proceso electoral referido en cada una de sus fases, a saber: (i) Fase previa a la jornada electoral; (ii) Fase de ejecución de la jornada electoral; y (iii) Fase posterior a la jornada electoral.
i) FASE PREVIA A LA JORNADA ELECTORAL.
Esta fase comprende la planeación, diseño, formulación de estrategias y acciones para garantizar el despliegue y cobertura de los servidores(as) públicos(as) en las localidades de Bogotá que cubrirá la Defensoría del Pueblo. En este sentido se contempla un cronograma con cinco (5) etapas que se comunica a continuación:
Alianza Global de las Instituciones Nacionales de Derechos Humanos
Etapa 1. Localidades que cubrirá la Defensoría del Pueblo:
Las localidades asignadas a la Defensoría del Pueblo y sobre las cuales se deberá distribuir el personal son:
- Tunjuelito (localidad # 6).
- Engativá (localidad # 10).
- Candelaria (localidad # 17).
- Rafael Uribe (localidad # 18).
- Ciudad Bolívar (localidad # 19).
Así mismo, se realizará cobertura en los siguientes puntos especiales:
- Corferias.
- Puestos de Mando Unificado (Ministerio del Interior, Policía, Alcaldía Mayor y Procuraduría).
- Cárceles (Distrital, Modelo, Picota y Buen Pastor).
- Presencia permanente en los puntos de atención, mesa de justicia.
Se informa que el cupo disponible para el registro de los funcionarios en cada localidad para realizar el acompañamiento de la Defensoría del Pueblo se encuentra limitado, en razón a la capacidad de los puestos y mesas de votación instalados.
Etapa 2. Convocatoria a servidores(as) públicos(as)
Los servidores públicos que hayan sido designados como jurados de votación, y expresen su voluntad de participar en el proceso de intervención o gestión defensorial, deberán informarlo de manera inmediata al correo kfajardo@defensoria.gov.co,para enviar el listado a la Registraduría Nacional del Estado Civil, y ser exceptuados de la designación como jurado de votación. Es deber de los funcionarios verificar en la plataforma www.registraduria.gov.co si fueron designados como jurados de votación.
Considerando las localidades de Bogotá donde la Defensoría del Pueblo desplegará la acción defensorial, se aprobó un total de 450 servidores públicos para laborar durante el certamen electoral en el Distrito Capital. El proceso de designación del personal se dividirá en dos (2) procedimientos: Procedimiento principal y Procedimiento residual.
Procedimiento Principal: Se convocará a los servidores(as) públicos(as) para que a través de su inscripción en un formulario online, manifiesten la intención de participar en la jornada electoral, para tal efecto, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
- Si para el 13 de marzo el servidor(a) público(a) se encuentra en periodo de vacaciones, no se aceptará la inscripción. Por lo cual, en caso de presentar dicha situación administrativa el funcionario se abstendrá de registrarse.
- La inscripción se realizará en el link https://forms.gle/hHkhC3rFx8LVAmgFA que estará habilitado hasta el 23 de febrero de 2022.
- Quien realice la inscripción no podrá desistir de su participación y deberá asumir el encargo en el lugar asignado.
- La asignación de los puestos de votación se realizará teniendo en cuenta el orden de inscripción.
- No podrán inscribirse quienes hayan sido designados como jurados de votación y no hayan informado lo pertinente.
- En caso de no alcanzar los 450 servidores(as) inscritos(as) para esta labor, se procederá a aplicar el procedimiento residual.
- Procedimiento residual: Se aplicará el siguiente procedimiento de no alcanzar 450 inscritos mediante el procedimiento principal:
- La Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas reportará a la Subdirección de Gestión del Talento Humano la cifra de servidores(as) públicos(as) faltantes para completar los 450 inscritos.
- La Subdirección de Gestión del Talento Humano designará de manera aleatoria el personal faltante para completar la cobertura total.
- Se notificará la designación correspondiente a las personas seleccionadas el 25 de febrero de 2022
- Se recibirán solicitudes de exclusión en el correo kfajardo@defensoria.gov.cohasta el 01 de marzo de 2022, solo se resolverán favorablemente las que se encuentren debidamente soportadas y acreditadas ante la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
Etapa 3. Ubicación del personal en puestos de votación:
Definidos los 450 servidores(as) públicos(as) que laborarán en la jornada electoral, se realizará la asignación de estos a los puestos de votación, la distribución del personal se realizará de acuerdo al orden de inscripción. Posteriormente, se notificará por correo electrónico el listado de ubicación del personal.
Es importante señalar que se debe dar cobertura a todos los puestos bajo la responsabilidad de la Defensoría del Pueblo y el funcionario deberá asistir al puesto asignado.
El 28 de febrero de 2022 se notificará en los correos institucionales la información de los puestos asignados para laborar en la jornada electoral.
Etapa 4. Inducción electoral
Con el objeto de precisar el alcance de la gestión defensorial en los comicios, así como explicar los formatos a diligenciar en la jornada de elecciones, se realizará una jornada de inducción electoral a los(as) servidores(as) seleccionados(as) para participar en la jornada electoral. Al respecto, se remitirá correo electrónico con el lugar y la hora de la celebración de esta jornada que tiene carácter obligatorio.
Etapa 5. Inscripción para votar en el puesto de trabajo asignado.
Alianza Global de las Instituciones Nacionales de Derechos Humanos
Los(as) servidores (as) públicos(as) convocados(as) a trabajar en la jornada electoral, al margen del lugar a nivel nacional donde se encuentre inscrita su cédula para ejercer el derecho al voto, podrán hacerlo en el puesto de votación donde se encuentren asignados para la prestación del servicio. Lo anterior, siempre y cuando estén registrados en el censo electoral; para tal efecto, serán convocados en la entidad para diligenciar el formulario E-12 en el lugar y horario dispuesto por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
(ii) FASE DE EJECUCIÓN DE LA JORNADA ELECTORAL.
Los(as) servidores(as) públicos(as) deberán presentarse en los lugares asignados portando carné y chaqueta o chaleco institucional, que los identifique plenamente como personal vinculado a la Defensoría del Pueblo. Quienes no tengan asignada chaqueta o chaleco deberán portar camisa o camiseta blanca y mantener en todo momento el carné visible.
Para efectos de la organización del despliegue defensorial, se dividió el área de cobertura de la Defensoría del Pueblo en diecisiete (17) grupos, cada uno contará con un coordinador quien será el responsable de recepcionar las novedades presentadas en cada puesto de votación. A continuación se presenta la distribución de los grupos:
ROCESO ELECTORAL
DISTRIBUCIÓN POR GRUPOS DE COBERTURA
| No | GRUPO | UBICACIÓN | # PUESTOS |
| 1 | GRUPO 1: TUNJUELITO A | 50% LOCALIDAD DE TUNJUELITO | 9 |
| 2 | GRUPO 2: TUNJUELITO B | 50% LOCALIDAD DE TUNJUELITO | 9 |
| 3 | GRUPO 3: ENGATIVA A | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 12 |
| 4 | GRUPO 4: ENGATIVA B | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 12 |
| 5 | GRUPO 5: ENGATIVA C | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 11 |
| 6 | GRUPO 6: ENGATIVA D | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 11 |
| 7 | GRUPO 7: ENGATIVA E | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVA | 11 |
| 8 | GRUPO 8: CANDELARIA A | LOCALIDAD CANDELARIA | 5 |
| 9 | GRUPO 9: RAFAEL URIBE A | UNA TERCERA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 13 |
| 10 | GRUPO 10: RAFAEL URIBE B | UNA TERCERA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 12 |
| 11 | GRUPO 11: RAFAEL URIBE C | UNA TERCERA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 12 |
| 12 | GRUPO 12: CIUDAD BOLIVAR A | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 11 |
| 3 | GRUPO 13: CIUDAD BOLIVAR B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 11 |
| 14 | GRUPO 14: CIUDAD BOLIVAR B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 11 |
| 15 | GRUPO 15: CIUDAD BOLIVAR B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLIVAR | 10 |
| 16 | GRUPO 16: CÁRCELES | E.C. MODELO PICOTA DISTRITAL BUEN PASTOR | 4 |
| 17 | GRUPO 17: CORFERIAS | MESAS DE LA 120 A LA 240 | 120 |
| TOTAL | 284 | ||
De manera general, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones durante la jornada electoral:
1. Inicio y cierre de jornada.
Presencia en la apertura y cierre de las urnas en la jornada electoral: los(as) servidores(as) designados(as) para ejercer el control electoral en los puestos de votación deberán presentarse en sus puntos a las 7:00 a.m., para verificar que los jurados inicien actividades oportunamente y que la jornada pueda comenzar a las 8:00 a.m.; deberán permanecer en el puesto cumpliendo sus labores hasta el cierre de la misma, entendida como el momento en el que se realizará el conteo de votos y se introduzca el material electoral en los sobres (bolsas) dirigidos a los claveros.
Presencia permanente en los puntos de atención (mesa de justicia), PMU y Centros de Reclusión.
En el puesto de votación, se dispone de una mesa de justicia para que los ciudadanos puedan acercarse a instaurar sus solicitudes y quejas, por Io cual, debe garantizarse la presencia permanente y continua de la Defensoría del Pueblo. En consecuencia, los(as) servidores(as) públicos(as) de cada punto deberán coordinar su horario de almuerzo a fin de garantizar la prestación del servicio.
Adicionalmente, se designará funcionarios para los Puestos de Mando Unificado (Procuraduría, Alcaldía Mayor, Puesto de Policía Distrital, Policía Nacional).
Se hará presencia en los puestos de votación instalados en los Centros de Reclusión propendiendo porque los internos interesados y habilitados para sufragar cuenten con las garantías para ello.
Garantizar la participación de los testigos electorales: Los testigos electorales y Misiones de Observación Electoral Nacionales e Internacionales, cumplen un papel importante en la veeduría por la trasparencia electoral, razón por la cual la Defensoría, vigilará para que su labor no sea afectada.
Funciones y formatos a diligenciar.
Las recomendaciones generales a tener en cuenta son:
Se deberá informar al coordinador de grupo sobre los hechos relevantes o dificultades que se presenten y atenderán en jornada continua para recibir y tramitar las peticiones misionales. También indicarle al ciudadano que puede ingresar a la página de la Defensoría del Pueblo e ingresar su petición en Servicio en Línea - Registro Único de Peticiones - RUP- en línea.
Adicionalmente, se deberán presentar tres (3) reportes al día: uno a las 9:00 a.m., sobre la apertura de la jornada; a la 1:00 p.m. sobre el desarrollo de la jornada y otro a las 4:30 p.m., al concluir la jornada electoral, al correo kfajardo@defensoria.gov.copara consolidar la información en la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas.
Las responsabilidades y funciones de los(as) servidores(as) del Ministerio Público asignados a los puestos de votación serán las siguientes:
-- Verificar que todas las autoridades asistan puntualmente a los sitios de votación asignados.
-- Constatar que todos los documentos electorales (kit electoral) lleguen completos a los sitios y en las condiciones previstas, y en el evento en que se presente alguna anormalidad, lo informarán a los funcionarios delegados de la Registraduría.
-- Verificar que los seis (6) jurados se presenten en cada mesa de votación, antes de las 8:00 a.m., y que quienes se encuentren presentes sean los ciudadanos que han sido nombrados para el desempeño de esta función.
-- Verificar que los remplazos que se produzcan, se realicen con los jurados remanentes.
-- Verificar que las urnas sean examinadas antes de dar inicio a la jornada electoral y constatar que se hallen completamente vacías, se cierren y sellen con el autoadhesivo correspondiente.
-- Constatar que el paquete contentivo de las tarjetas electorales no sea abierto antes de las 8:00 a.m., momento en el cual deberá darse inicio a las votaciones.
Comprobar que en cada mesa de votación permanezcan siempre, cuando menos, dos de los seis integrantes del jurado de votación.
-- Constatar que los jurados de votación diligencien adecuadamente los documentos electorales.
-- Permanecer pendientes de cualquier maniobra fraudulenta que atente contra la transparencia del proceso electoral y dispondrán lo necesario para evitar que se consuman esas irregularidades, requiriendo el apoyo de la fuerza pública para el logro de este propósito, si fuere necesario.
-- Mantenerse vigilantes para que no se presente la indebida intervención por parte de los servidores públicos, de conformidad con lo establecido en las normas constitucionales y legales y en las resoluciones y directivas de la Procuraduría General de la Nación. Además, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes ese tipo de hechos anómalos, con el fin de evitar su consumación o de obtener la judicialización de los responsables.
-- Verificar la asistencia de los jurados de votación por lo menos dos veces al día.
-- Verificar que las autoridades adopten las medidas pertinentes para que se garantice el ejercicio del derecho al sufragio por parte de todos los ciudadanos.
-- Constatar que durante toda la jornada electoral los jurados de votación realicen adecuadamente el proceso de identificación del votante, de conformidad con el procedimiento establecido por el artículo 114 del Código Electoral Colombiano; hagan entrega de las tarjetas electorales debidamente firmadas y no permitan el acompañamiento del votante al cubículo, salvo que se trate de personas que padezcan limitaciones y dolencias físicas que les impidan valerse por sí mismos o personas mayores de 80 años o quienes padezcan problemas avanzados de visión; entreguen las tarjetas en sistema Braille a los invidentes; tomen las medidas de seguridad para impedir que se sustraigan tarjetas sin marcar o se introduzcan elementos distintos a las tarjetas electorales en las urnas.
-- Constatar que a las 4:00 p.m. se cierren las mesas de votación y en consecuencia, la posibilidad de sufragar.
-- Verificar que las autoridades garanticen la presencia de los testigos electorales en las condiciones señaladas por la ley.
-- Estar atentos para que una vez cerradas las votaciones, la primera actividad que realicen los jurados antes de abrir las urnas, sea destruir y depositar las tarjetas inservibles y sobrantes en el sobre plástico destinado para ello y hagan lo propio con los certificados electorales sobrantes.
-- Estar atentos a que las nuevas tecnologías utilizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil para plena identificación en las entradas de los puestos de votación, no ocasionen congestión que retrase de manera grave el proceso de votación a los ciudadanos (largas filas). Evento en el cual se solicitará al funcionario de la Organización Electoral se tomen las medidas correctivas pertinentes.
Para la verificación de los asuntos anteriormente señalados, se deberán diligenciar los siguientes formatos el día de la jornada laboral:
1. Formato de Control de Puesto de Votación. Es de carácter obligatorio, debe ser diligenciado individualmente por cada servidor(a) público(a), resume la verificación de situaciones encontradas en durante la jornada en Alianza Global de las Instituciones Nacionales de Derechos Humanos el rango de mesas asignadas para el control. Se sugiere llevar 1 impresión por cada servidor público.
2. Formato de Recepción Único de Peticiones. Se debe diligenciar en los casos en los que los ciudadanos deseen instaurar una petición a la Defensoría del Pueblo o por los servicios y/o acompañamiento prestado por los funcionarios de esta entidad. Es necesario diligenciar completamente la información requerida por los formatos respectivos. Se sugiere que cada servidor(a) público(a) lleve diez formatos impresos de recepción de peticiones.
Cabe mencionar, que es obligatoria la participación en la jornada de inducción electoral, con el fin aclarar dudas y lograr un excelente desempeño en este proceso.
(iii) FASE POSTERIOR A LA JORNADA ELECTORAL.
1. Entrega de informes finales y cumplido de la jornada laboral.
Durante la jornada laboral se diligenciarán de manera física los formatos señalados anteriormente, estos deberán transcribirse a la plataforma electrónica de registro de cada formulario a más tardar el 18 de marzo de 2022. Una vez realizada esta actividad, se expedirá el cumplido de la jornada laboral y será notificado la Subdirección de Talento Humano para la aprobación y autorización del compensatorio de cada Servidor(a) Público(a).
Para el registro en la plataforma electrónica de los formularios, se disponen los siguientes Link:
a) Formato de Control de Puesto de Votación:
https://forms.gle/uNwZgdyGHfphWqhJ7
b) Formato de Recepción Único de Peticiones:
https://forms.gle/nw71XAxVvpLrbXth9
Los servidores(as) públicos(as) que no registren la información en la plataforma electrónica de cada formulario no serán incluidos en el listado a enviar a la Subdirección de Talento Humano y, hasta tanto realicen dicha actividad, no se les autorizará el disfrute del compensatorio correspondiente.
2. Reconocimiento de compensatorios.
Los servidores públicos que desarrollen actividades en el marco de la jornada electoral y realicen el procedimiento anteriormente descritos, se les concederá el compensatorio a que haya lugar, de conformidad con lo previsto en la resolución N° 1328 de 2015 y 224 de 2018.
(iv) LABORES DEL SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS DEL NIVEL NACIONAL
El Defensor Delegado para la Prevención de Riesgos de Violaciones de DD.HH y DIH dispondrá la asistencia presencial de las coordinaciones operativas, analistas nacionales (incluyendo analista para personas defensoras de DD.HH), un georreferenciador y una secretaria a la sede nacional de la Defensoría del Pueblo, durante la jornada electoral en mención, en jornada de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Los analistas del Sistema de Alertas Tempranas del nivel regional deberán presentarse en las sedes de las respectivas regionales, ejerciendo sus funciones de acuerdo a lo preceptuado en el Decreto 2124 de 2017.
Durante la jornada electoral, cada analista regional remitirá tres (3) reportes en el que se identificarán los hechos de violencia que pongan en riesgo la vida, libertad de los votantes, candidatos y desarrollo de las elecciones. En ese lapso, coordinaciones operativas y analistas nacionales recibirán, retroalimentarán y compilarán los reportes regionales de la siguiente manera:
a. Primer reporte: A partir de la información allegada a las 8:30 a.m. por los analistas regionales se consolidará un reporte nacional a las 9:00 a.m., el cual será remitido al Defensor Delegado y de allí al Defensor Nacional.
b. Segundo reporte: A partir de la información allegada a las 12:30 m. por los analistas regionales, se consolidará un reporte nacional a la 1:00 p.m., el cual será remitido al Defensor Delegado y de allí al Defensor Nacional.
c. Reporte Final: A partir de la información allegada a las 4:30 p.m. por los analistas regionales, se consolidará un reporte nacional a las 5:00 p.m., el cual será remitido al Defensor Delegado y de allí al Defensor Nacional.
De requerirse, cada reporte puede acompañarse de mapas y/u otras herramientas visuales y gráficas.
Finalmente, el Defensor Delegado puede disponer la participación de otros/as funcionarios de dicha dependencia en la jornada electoral en los puestos de votación señalados al inicio el presente memorando, lo cual informará a la Dirección Nacional de ATQ.
Cualquier duda o inquietud con gusto será atendida en la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas o al correo kfajardo@defensoria.gov.co
Agradezco a todos(as) los(as) servidores(as) públicos(as) su compromiso institucional en esta jornada democrática.
Cordialmente,
CARLOS CAMARGO ASSIS
DEFENSOR DEL PUEBLO
