RESOLUCIÓN 53 DE 2023
(enero 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se dispone la apertura de la caja menor asignada a la Secretaria General, para la vigencia fiscal 2023 y se asigna su manejo.
EL SECRETARIO GENERAL
En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en los artículos 2.8.5.2 y 2.8.5.3 del Decreto 1068 de 2015, el numeral 19 del artículo 19 del Decreto Ley 025 de 2014 y la Resolución No. 1330 modificada por la 1362 de 2020, y,
CONSIDERANDO QUE:
El numeral 19 del artículo 19 del Decreto Ley 25 de 2015, le corresponde al Secretario General “ordenar, por delegación del Defensor del Pueblo, los gastos de acuerdo con las atribuciones respectivas y ejercer el control y evaluación del mismo a través de la Subdirección Financiera, cuando la ordenación del gasto se delegue en otros empleados de la Entidad”.
Con Resolución No. 1330 modificada por la 1362 de 2020, el Defensor del Pueblo delegó la ordenación del gasto en el Secretario General de la entidad.
El Título 5 de la Parte 8 del Libro 1 del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015“por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Hacienda y Crédito Público”, regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores, precisando en los artículos 2.8.5.2 y 2.8.5.3. y dispone que las cajas menores se constituirán mediante resolución del Jefe del respectivo órgano, quien deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación.
La Defensoría del Pueblo requiere constituir una Caja Menor para la Secretaría General, para atender los siguientes gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, los cuales tienen el carácter de urgente e impredecible:
| Rubro Presupuestal | Valor | |
| A-02-02-01-003-002 | PASTA O PULPA, PAPEL Y PRODUCTOS DE PAPEL; IMPRESOS Y ARTÍCULOS RELACIONADOS | 1.250.000 |
| A-02-02-01-003-003 | PRODUCTOS DE HORNOS DE COQUE; PRODUCTOS DE REFINACIÓN DE PETRÓLEO Y COMBUSTIBLE NUCLEAR | 4.350.000 |
| A-02-02-01-003-005 | OTROS PRODUCTOS QUÍMICOS; FIBRAS ARTIFICIALES (O FIBRAS INDUSTRIALES HECHAS POR EL HOMBRE) | 900.000 |
| A-02-02-02-005-004 | SERVICIOS DE LA CONSTRUCCIÓN SERVICIOS GENERALES DE CONSTRUCCIÓN DE EDIFICACIONES NO RESIDENCIALES | 5.000.000 |
| A-02-02-02-006-003 | ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTROS DE COMIDAS Y BEBIDAS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS | 4.000.000 |
| A-02-02-02-006-008 | SERVICIOS POSTALES Y DE MENSAJERÍA | 100.000 |
| A-02-02-02-008-002 | SERVICIOS JURÍDICOS | 200.000 |
| A-02-02-02-008-003 | OTROS SERVICIOS PROFESIONALES, CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS | 1.500.000 |
| A-02-02-02-008-005 | SERVICIOS DE SOPORTE | 250.000 |
| A-02-02-02-008-007 | SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN E INSTALACIÓN (EXCEPTO SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN) | 11.450.000 |
| A-02-02-02-009-007 | OTROS SERVICIOS SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD, SOCIALES Y PERSONALES (OTROS SERVICIOS DIVERSOS NCP- TRANSPORTES FLETES) | 1.500.000 |
| TOTAL | 30.500.000 | |
El artículo 2.8.5.6. del Decreto 1068 de 2015 dispuso que “el Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público”.
La póliza de Manejo Global vigente No. 930-64-994000000128 con vigencia hasta el 23 de abril de 2023 y Transporte de Valores No. 930-91 994000000059 de Aseguradora Solidaria con vigencia hasta 23 de abril de 2023, se encuentra afianzado el manejo de los recursos asignados para la caja menor de la Secretaria General para la vigencia fiscal 2023.
Conforme a lo anterior, para amparar la apertura de la Caja Menor, se cuenta con los recursos financieros de conformidad con el certificado de disponibilidad No. 26823 del 16 de enero de 2023 expedido por el profesional responsable del grupo de presupuesto, fueron asignados los dineros para el funcionamiento de la caja menor de la Secretaria General.
El manejo y las operaciones que se realicen a través de la caja menor, serán registradas por el responsable de ésta. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, reembolso y legalización para el cierre de la caja menor.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Autorícese la constitución y funcionamiento de una Caja Menor asignada a la Secretaria General cuyo monto se fija en la suma de TREINTA MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($30.500.000) M/CTE.
ARTÍCULO SEGUNDO. El manejo de los fondos de caja menor cuya constitución y funcionamiento se autoriza mediante esta resolución, se asigna a la Secretaria General.
ARTÍCULO TERCERO. Designar al funcionario responsable de la administración de la caja menor que por esta Resolución se constituye, al funcionario Felipe De La Espriella Gómez, identificado con Cédula de Ciudadanía No. 1.136.887.318 de Bogotá, en su condición de Profesional Especializado, Código 2010, Grado 17, adscrito a la Secretaría General. El funcionario se encuentra debidamente afianzado con póliza Global de Manejo, No. 930-64-994000000128 de Aseguradora Solidaria, vigente hasta el 23 de abril de 2023.
PARÁGRAFO. La administración de la caja menor asignada al señor De La Espriella Gómez se realiza de manera personal, por lo que, cuando éste se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el ordenador del gasto, mediante acto administrativo encargará a otro funcionario debidamente afianzado para el manejo de la misma mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.
ARTÍCULO CUARTO. Autorícese al Pagador de la Defensoría del Pueblo, para que, una vez cumplidos los requisitos de orden legal y fiscal, gire a nombre de la cuenta corriente abierta para el manejo especifico de fondos de caja menor asignado a la Secretaria General, las sumas que se especifican a continuación:
| Rubro Presupuestal | Valor | |
| A-02-02-01-003-002 | PASTA O PULPA, PAPEL Y PRODUCTOS DE PAPEL; IMPRESOS Y ARTÍCULOS RELACIONADOS | 1.250.000 |
| A-02-02-01-003-003 | PRODUCTOS DE HORNOS DE COQUE; PRODUCTOS DE REFINACIÓN DE PETRÓLEO Y COMBUSTIBLE NUCLEAR | 4.350.000 |
| A-02-02-01-003-005 | OTROS PRODUCTOS QUÍMICOS; FIBRAS ARTIFICIALES (O FIBRAS INDUSTRIALES HECHAS POR EL HOMBRE) | 900.000 |
| A-02-02-02-005-004 | SERVICIOS DE LA CONSTRUCCIÓN SERVICIOS GENERALES DE CONSTRUCCIÓN DE EDIFICACIONES NO RESIDENCIALES | 5.000.000 |
| A-02-02-02-006-003 | ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTROS DE COMIDAS Y BEBIDAS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS | 4.000.000 |
| A-02-02-02-006-008 | SERVICIOS POSTALES Y DE MENSAJERÍA | 100.000 |
| A-02-02-02-008-002 | SERVICIOS JURÍDICOS | 200.000 |
| A-02-02-02-008-003 | OTROS SERVICIOS PROFESIONALES, CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS | 1.500.000 |
| A-02-02-02-008-005 | SERVICIOS DE SOPORTE | 250.000 |
| A-02-02-02-008-007 | SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN E INSTALACIÓN (EXCEPTO SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN) | 11.450.000 |
| A-02-02-02-009-007 | OTROS SERVICIOS SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD, SOCIALES Y PERSONALES (OTROS SERVICIOS DIVERSOS NCP- TRANSPORTES FLETES) | 1.500.000 |
| TOTAL | 30.500.000 | |
ARTÍCULO QUINTO. La caja menor autorizada, funcionará contablemente como fondo fijo, a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes, bajo la responsabilidad del funcionario facultado el cual se encuentra debidamente afianzado. Se podrá manejar en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO SEXTO. No se podrá realizar con fondos de caja menor las operaciones que están expresamente prohibidas en el artículo 2.8.5.8 del Decreto No. 1068 del 26 de mayo de 2015, tales como:
- Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
- Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización.
- Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
- Cambiar cheques o efectuar préstamos.
- Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en el almacén o depósito de la entidad.
- Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.
- Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia la caja menor que por este acto se constituye, quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la misma haya sido legalizada en su totalidad.
ARTÍCULO SÉPTIMO. Se autoriza la apertura de libros auxiliares para la contabilización de la caja menor, en donde se registrarán diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, módulo de Caja Menor.
ARTÍCULO OCTAVO. Cada vez que se realice un pago con cargo a la caja menor, el titular deberá registrar:
- Rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable.
- Su monto bruto.
- Las deducciones practicadas, concepto y monto.
- El monto líquido pagado.
- La fecha de pago.
- El NIT del beneficiario.
- Los demás datos que consideren necesarios.
ARTÍCULO NOVENO. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más del (70%) lo que ocurra primero, de algunos o todos los rubros presupuéstales afectados.
ARTÍCULO DÉCIMO. Tanto para la legalización de la caja menor como para el reembolso, se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas, y se exige el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuéstales, bien sea el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con la identificación del nombre o razón social, número del documento de identidad, dirección, teléfono, objeto y cuantía de gasto.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
PARÁGRAFO: No se efectuará reembolso de la caja menor, mientras no se cumplan los requisitos contemplados en el presente artículo.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. La legalización definitiva se hará antes del 22 de diciembre de la presente vigencia fiscal, y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentra a su cargo.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha, sin perjuicio de lo previsto para el cambio de responsable en la presente resolución.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. La Oficina de Control Interno de la Defensoría del Pueblo efectuará arqueos periódicos y sorpresivos, independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los distintos órganos y de las oficinas de auditoría, a efectos de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan a los gastos efectuados. Asimismo, control interno lo ejercerá el respectivo despacho del Secretario General y la oficina destinada para tal fin. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de enero de 2023
ÓSCAR JULIÁN VALENCIA LOAIZA
Secretario General