RESOLUCIÓN 0183 DE 2020
(enero 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023>
Por la cual se modifica la Resolución 062 del 20 de enero de 2014, y se revoca la Resolución 579 del 30 de marzo de 2016.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 1 y 25 del artículo 5o del Decreto 025 de 2014 y,
CONSIDERANDO:
Que con ocasión de la expedición del Decreto 025 del 2014, se modificó la estructura orgánica, se estableció la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.
Que el numeral 25 del artículo 5o del mencionado Decreto determinó como función del Defensor del Pueblo la de: “Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio grupos internos de trabajo y comités internos para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas."
Que el artículo 8o del Decreto No. 2489 de 2006, en relación a la conformación de los grupos internos de trabajo, dispone:
“Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente. "(Negrilla fuera de texto)
Que en desarrollo de las citadas normas mediante Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, se crearon unos Grupos Internos de Trabajo en algunas dependencias del Área Administrativa y se les asignaron funciones.
Que mediante comunicación del 7 de enero de 2020, la doctora Sara Moreno Nova Subdirectora de Gestión del Talento Humano, solicitó la supresión de los Grupos Internos de Trabajo existente al interior de la Subdirección con el fin de dar cumplimiento a las necesidades existentes y facilitar la gestión de los documentos que se asignan en las dependencia, teniendo en cuenta la implementación del Sistema de Gestión Documental ORFEO, en el cual las peticiones se reciben por una ventanilla única, y el reparto se efectúa a través del sistema a los profesionales de las dependencia de acuerdo con las competencias que tengan asignadas, motivo por el cual es más eficiente contar con una estructura plana y sin grupos internos de trabajo.
Que el doctor Juan Manuel Quiñones Pinzón, Secretario General, manifestó la necesidad de suprimir el Grupo de Gestión Administrativa para Regionales, por cuanto las funciones asignadas a este fueron asumidas directamente por la Secretaria General; de la misma manera se presenta la necesidad de unificar el Grupo de Bienes con el Grupo de Servicios de la Subdirección de Servicios Administrativos, y definir con base en los cambios culturales y conceptuales, el Grupo de Sistemas como Grupo de Tecnologías de la Información (Grupo TIC'S).
Que con la Resolución 579 del 30 de marzo de 2016, se creó el Grupo de Servicios, Transparencia y Participación del Ciudadano, a cargo de la Secretaria General, el cual requiere, se actualice su propósito, funciones y denominación.
Que por necesidades actuales del servicio, frente a temas administrativos, se requiere realizar una adición a las funciones de los Grupos de Tecnologías de la Información y el Grupo de Tesorería, adscritos a la Secretaría General.
Que en consecuencia, se hace necesario revocar la Resolución 579 de 2016, modificar la Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, en el sentido de suprimir los Grupos Internos de Trabajo adscritos a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, el Grupo de Gestión Administrativa para Regionales de la Secretaria General, unificar el Grupo de Bienes con el Grupo de Servicios de la Subdirección de Servicios Administrativos, y adicionar una función al Grupo de Tecnologías de la Información (antes denominado “Grupo de Sistemas”) y al Grupo de Tesorería.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 1o de la Resolución 062 de 2014, el cual quedará así:
Artículo 1o. Creación. Créanse los siguientes grupos internos de trabajo ubicados en la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo, así:
1. DESPACHO DEL DEFENSOR
1.1. Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional,
1.1.1. Grupo de Comunicaciones Internas.
1.1.2. Grupo de Comunicaciones Externas.
2. SECRETARIA GENERAL.
2.1. Grupo de Contratación.
2.2. Grupo de Tecnologías de la Información (TIC'S).
2.3. Grupo de Gestión Documental.
2.4. Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano.
3. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
3.1. Grupo de Bienes y Servicios.
4. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA.
4.1. Grupo de Contabilidad.
4.2. Grupo de Presupuesto.
4.3. Grupo de Tesorería.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 8o de la Resolución No. 062 de 2014, el cual quedará así:
Artículo 8o. Propósito del Grupo de Tecnologías de la Información (TIC'S).
El grupo de Tecnologías de la Información tendrá como propósito contribuir a la mejora continua de los sistemas de información misionales y de apoyo de la Entidad, en tecnologías de la información y comunicaciones, en la administración, soporte y mantenimiento de hardware y software a nivel nacional, en capacitación de sistemas de información ofimática y otros; con el fin de satisfacer las expectativas y facilitar las labores realizadas por la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 9o de la Resolución 062 de 2014, el cual quedará así:
Artículo 9o. Funciones del Grupo de Tecnologías de la Información (TIC'S).
El grupo de Sistemas tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer, desarrollar e implementar sistemas de información que apoyen la gestión de las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad.
2. Desarrollar, directamente o por medio de terceros, el software necesario para los procesos de sistematización de información y definir un marco de referencia para su desarrollo y/o adquisición.
3. Emitir conceptos técnicos para la adquisición y mantenimiento de hardware y software relacionados con el procesamiento de información.
4. Elaborar, en coordinación de la Oficina de Planeación, el Plan de Desarrollo informático de la Entidad.
5. Diseñar, programar y documentar los aplicativos que requieran diferentes dependencias de la Entidad, aplicando las mejores prácticas en términos de seguridad, administración, reusabilidad y comunicación en cada uno de los componentes y prototipos de los servicios de información.
6. Elaborar y mantener las metodologías necesarias para el desarrollo de sistemas de información, la administración de equipos, redes de comunicación y la prestación de servicios de soporte al usuario.
7. Adelantar los procesos de mantenimiento de hardware y software, para solucionar problemas detectados e implementar mejoras al mismo.
8. Cumplir con las políticas y estrategias del Gobierno Nacional en materia de tecnologías de información y comunicaciones TICs.
9. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales instrumentos técnicos y documentos similares que deban elaborarse o analizarse en desarrollo de las funciones asignadas al grupo, para garantizar la existencia de los manuales del software y hardware de la entidad.
10. Diseñar, mantener y aplicar las políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Defensoría del Pueblo.
11. Administrar las redes de comunicaciones, servidores y bases de datos dentro de las normas establecidas para garantizar la eficaz prestación de servicios técnicos y de apoyo.
12. Administrar las bases de datos de la Defensoría del Pueblo,
13. Operar el sistema de computación central y mantener el sistema disponible para los usuarios.
14. Desarrollar las actividades de soporte a los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo para el uso correcto de los equipos asignados.
15. Mantener informado al Secretario General sobre el funcionamiento de los servicios tecnológicos de la Defensoría del Pueblo.
16. Investigar, probar y analizar los productos de hardware y software disponibles en el mercado, que pueden ser utilizadas para el cumplimiento del Plan Estratégico de Gestión de Información y Tecnología.
17. Participar en la definición, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, planes y programas relacionados con los temas de su competencia.
18. Presentar los informes que sean requeridos por el Secretario General, el Director de Gestión de Información y Tecnología, los organismos de control y demás entidades, relacionados con las funciones asignadas al grupo interno de trabajo.
19. Mantener en buen estado de operatividad y funcionamiento la telefonía IP, los sistemas de scanner- torniquetes, arcos y controles de acceso a la Entidad al igual que los cuartos de control.
20. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 20 de la Resolución 062 de 2014, el cual quedará así:
Artículo 20. Propósito del Grupo de Bienes y Servicios. El grupo interno de trabajo de Bienes y Servicios tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos, relacionados con la ejecución de las actividades de almacén, inventarios, pólizas de seguros de la institución, actividades de mantenimiento y reparaciones en las dependencias de la Entidad, así como tramitar las solicitudes de viáticos y gastos de viaje, y coordinar lo relacionado con la correcta operación de los vehículos, el servicio de vigilancia y de servicios generales de la Entidad con el fin de cubrir las necesidades de las dependencias en estos asuntos.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 21 de la Resolución No. 062 de 2014, el cual quedará así:
Artículo 21. Funciones del Grupo de Bienes y Servicios. El Grupo tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir y almacenar los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características, verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o servicio) expedido por la entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donación o compra por caja menor.
2. Registrar en el aplicativo de Inventarlos vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o traspaso, y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias y demás Información de cada elemento, de acuerdo con la clasificación y codificación establecida, al Igual que en el kárdex de almacén y en el estante mediante "tarjeta de Identificación del bien.
3. Elaborar el Inventarlo físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, por lo menos dos (2) veces al año, en junio y diciembre o de acuerdo con las necesidades de la Entidad.
4. Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al año.
5. Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo.
6. Tramitar los pedidos de los elementos devolutivos y de consumo de las dependencias, y efectuar su despacho, previo análisis y seguimiento de consumos.
7. Clasificar, relacionar y presentar para el trámite respectivo, los bienes que se deben dar de baja en la entidad.
8. Elaborar la proyección y elaboración del plan de seguros (pólizas de seguros).
9. Coordinar los procesos de adquisición de bienes cuando su cuantía no requiera contrato con formalidades plenas.
10. Velar porque las bajas definitivas de bienes de la Defensoría del Pueblo se efectúen con el lleno de los requisitos establecidos en los procedimientos administrativos y fiscales.
11. Controlar el mantenimiento de las Instalaciones y equipos, así como la reparación de equipos.
12. Efectuar regularmente Inspecciones a las Instalaciones de las diferentes sedes de la Entidad, para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes.
13. Planificar, coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de las Instalaciones, equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos, sanitarios, electrógenos, hidráulicos y de ventilación de las Instalaciones de la Entidad en coordinación y orientación de la Subdirección Administrativa.
14. Tramitar los requerimientos de compra de materiales de mantenimiento y reparaciones.
15. Asegurar la correcta operación de los vehículos de la Entidad y propender por su mantenimiento y conservación.
16. Realizar las actividades concernientes del proceso de remodelación y mantenimiento de las oficinas de la Defensoría del Pueblo a nivel nacional conforme al Manual de Especificaciones Técnicas y de mobiliario para la construcción y dotación de las sedes nacionales y regionales de la Entidad, buscando la optimización de las mismas.
17. Realizar labores de mantenimiento, reparación, traslados y adecuación de muebles, mobiliario, divisiones, puertas y elementos de oficina, y, de cerraduras y llaves que se requieran en los muebles e inmuebles de las instalaciones físicas de la Entidad.
18. Supervisar y efectuar el seguimiento de los contratos y órdenes de servicio que se celebren para asegurar su adecuada ejecución y el normal desarrollo de las actividades del personal de servicios generales, incluido el personal de planta.
19. Colaborar con la Subdirección de Gestión del Talento Humano en la implementación de medidas de seguridad industrial y de seguridad y salud en trabajo en las instalaciones de la Entidad, especialmente en la adopción de las recomendaciones de adecuaciones locativas y de ergonomía.
20. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 29 de la Resolución No. 062 de 2014, el cual quedará así:
Artículo 29. Funciones del Grupo de Tesorería. El grupo de Tesorería tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir, consignar y custodiar los recursos financieros asignados a la Entidad.
2. Coordinar y controlar el ingreso de registro de datos en los Sistemas de Información Financiera como cumplimiento de la normatividad.
3. Analizar, controlar y manejar el portafolio de inversiones (TES) para garantizar el manejo de los recursos financieros de la Entidad.
4. Manejar y controlar el Módulo del Plan Anual de Caja mensualizado (PAC) en el sistema SIIF para su eficiente ejecución.
5. Realizar los pagos de acuerdo con la situación de los dineros enviados por la Dirección del Tesoro controlando el promedio en bancos.
6. Revisar las órdenes de pago por todo concepto verificando que la aplicación de los descuentos de ley esté de acuerdo con las normas tributarias.
7. Coordinar y revisar los pagos de nómina de los servidores públicos y contratistas, y tramitar las consignaciones y los cheques correspondientes.
8. Registrar conforme a las normas vigentes todas las operaciones contables en libros, boletines y hojas de cálculo, controlando, verificando y conciliando permanentemente.
9. Responder por el manejo de las cuentas bancarias.
10. Responder por la aplicación de los descuentos de ley, embargos judiciales, libranzas y efectuar los giros a las personas naturales o jurídicas beneficiarías.
11. Rendir información a entidades fiscales y del gobierno.
12. Atender las reclamaciones que en materia de pagos o descuentos eleven los funcionarios.
13. Expedir constancias por concepto de descuentos a empleados, ex empleados y contratistas, lo mismo que los certificados de ingresos y retención en la fuente.
14. Elaborar las órdenes de pago por todo concepto.
15. Responder por el manejo de la caja menor de materiales y suministros conforme con las normas de carácter administrativo, fiscal y presupuestal, y tramitar los requerimientos relacionados con los mismos.
16. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Propósito del Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano, Tendrá como propósito formular, orientar y coordinar los planes y programas para incorporar atributos de buen servicio y atención oportuna, participación ciudadana, rendición de cuentas, transparencia y accesibilidad a la información pública en la Entidad.
ARTÍCULO OCTAVO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Funciones del Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano. El Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano tendrá las siguientes funciones:
1. Coordinar y liderar a nivel nacional la implementación y permanente funcionamiento del modelo de transparencia, cultura y servicio al ciudadano para el mejoramiento continuo de la gestión en la Entidad.
2. Articular acciones al interior de la Entidad en aras de mejorar los servicios misionales.
3. Gestionar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones de los ciudadanos de acuerdo con las competencias de la Entidad y los términos legales establecidos.
4. Realizar seguimiento a la respuesta oportuna de las peticiones, quejas y reclamos, relacionadas con el servicio al ciudadano, participación ciudadana, recibidas por la Entidad en aras de garantizar la trasparencia.
5. Remitir a la Oficina de Control Interno Disciplinario las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que presuntamente sean constitutivas de falta disciplinaria.
6. Implementar el Modelo de Atención al Ciudadano de acuerdo con las necesidades identificadas, los estándares de calidad establecidas por la Entidad.
7. Procesar la información del Servicio al Ciudadano con base en los criterios establecidos y sistemas de información institucionales, así como la elaboración de informes y recomendaciones con base en los criterios establecidos y/o requerimientos de información,
8. Realizar estudios e investigaciones relacionadas con la percepción de satisfacción y confianza frente a los servicios que presta la Entidad.
9. Coordinar la implementación y seguimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información pública o aquellas que la adicionen, modifiquen o deroguen total o parcialmente.
10. Diseñar instrumentos para suministrar información a los ciudadanos acorde con la normatividad vigente, sus derechos y deberes, trámites y servicios, los protocolos de acceso a información e interacción; de acuerdo con los Z canales de atención establecidos.
11. Definir las estrategias de divulgación y publicación de información institucional.
12. Velar por la implementación y desarrollo de sistemas de información relacionados con la prestación de servicios al ciudadano.
13. Verificar la disponibilidad y accesibilidad de la información publicada en la página web en el botón de transparencia.
14. Desarrollar e implementar el modelo de seguimiento y control que garantice las mediciones permanentes de la calidad y oportunidad de los servicios en los diferentes canales de servicio al ciudadano.
15. Desarrollar la estrategia para rendición de cuentas a nivel Nacional.
16. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente.
ARTÍCULO NOVENO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Para efectos de la conformación y coordinación del Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano, se deberá remitir a los artículos 30 y 31 de la Resolución 062 de 2014.
ARTÍCULO DÉCIMO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y revoca la Resolución 579 del 30 de marzo de 2016 y los artículos 10, 11 12, 13, 14, 15, 16, 17, 22 y 23, y el parágrafo del artículo 31, de la Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, de conformidad con la parte considerativa del presente acto administrativo.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., el 30 de enero de 2020
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo.