RESOLUCIÓN 0062 DE 2014
(enero 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023>
Por la cual se crean unos Grupos Internos de Trabajo en algunas dependencias del Área Administrativa y se les asignan funciones.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 1 y 25 del artículo 5o del Decreto 025 de 2014 y,
CONSIDERANDO:
Que la Defensoría del Pueblo es la institución responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos mediante las siguientes acciones integradas: promover, ejercer, divulgar, proteger y defender los derechos humanos y prevenir sus violaciones; fomentar la observancia del derecho internacional humanitario; atender, orientar y asesorar en el ejercicio de sus derechos a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior; y proveer el acceso a la administración de justicia, en los casos señalados en la Ley.
Que con ocasión de la expedición del Decreto 025 del 2014, se modificó la estructura orgánica, se estableció la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.
Que el numeral 25 del artículo 5o del Decreto 025 del 10 de enero de 2014, determinó como facultad del Defensor del Pueblo “Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio grupos internos de trabajo y comités internos para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas."
Que para lograr el cabal desarrollo de las funciones a cargo de las dependencias de la Defensoría del Pueblo, se hace necesaria la creación de Grupos Internos de Trabajo de carácter permanente, en cabeza de las Oficinas, la Secretaría General y las Subdirecciones de Gestión del Talento Humano, Administrativa y Financiera, con el fin de soportar administrativamente al área misional en la atención de las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
UBICACIÓN Y CREACIÓN.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 281 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Créanse los siguientes grupos internos de trabajo ubicados en la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo, así:
1. DESPACHO DEL DEFENSOR
1.1. Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional.
1.1.1. Grupo de Comunicaciones Internas.
1.1.2. Grupo de Comunicaciones Externas.
2. SECRETARIA GENERAL.
2.1. Grupo de Contratación.
2.2. Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)
2.3. Grupo de Gestión Documental.
2.4. Grupo de Transparencia y Servicio al Ciudadano.
3. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 235 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
3.1. Grupo de Bienes
3.2. Grupo de Servicios.
4. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA.
4.1. Grupo de Contabilidad.
4.2. Grupo de Presupuesto.
4.3. Grupo de Tesorería.
PROPÓSITO Y FUNCIONES.
OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN INSTITUCIONAL.
ARTÍCULO 2o. PROPÓSITO DEL GRUPO COMUNICACIONES INTERNAS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Comunicaciones Internas tendrá como propósito ejecutar planes, programas y acciones relacionadas con la divulgación de información de interés público y manejo de medios de comunicación interna, para garantizar el fortalecimiento y cumplimiento de los objetivos institucionales, legales y constitucionales.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL GRUPO COMUNICACIONES INTERNAS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Comunicaciones Internas tendrá las siguientes funciones:
1. Ejecutar los proyectos de comunicaciones internas de la Defensoría del Pueblo.
2. Orientar al Defensor del Pueblo en lo referente a la imagen institucional, en medios internos.
3. Divulgar información pública a todos los funcionarios para que conozcan la información en los medios sobre la Entidad y sobre los derechos humanos.
4. Implementar planes y proyectos para mejorar la información al interior de la Entidad.
5. Elaborar notas y noticias para ofrecer a todos los funcionarios información sobre la Entidad.
6. Publicar en los medios de comunicación internos los actos administrativos de conformidad con las disposiciones legales en coordinación con la Secretaría General.
7. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO 4o. PROPÓSITO DEL GRUPO COMUNICACIONES EXTERNAS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Comunicaciones Externas tendrá como propósito ejecutar planes, programas y acciones relacionadas con la divulgación de información de interés público y manejo de medios de comunicación externa, para garantizar el fortalecimiento y cumplimiento de los objetivos institucionales, legales y constitucionales
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL GRUPO COMUNICACIONES EXTERNAS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Comunicaciones Externas tendrá las siguientes funciones:
1. Orientar al Defensor del Pueblo en lo referente a la imagen institucional en medios externos, para optimizar y fortalecer la misma.
2. Divulgar información pública en los medios de comunicación externos sobre la Entidad y sobre los Derechos Humanos.
3. Elaborar notas y noticias en para ofrecer al público en general información sobre la Entidad.
4. Elaborar contenidos periodísticos para prensa, televisión, radio e internet con fin de mantener informados a los medios de comunicación sobre la labor defensorial.
5. Monitorear los medios masivos de comunicación (radio, televisión, prensa, revistas, etc.) sobre aspectos que interesen a la Defensoría del Pueblo.
6. Coordinar la elaboración de publicaciones periódicas.
7. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
SECRETARÍA GENERAL.
ARTÍCULO 6o. PROPÓSITO DEL GRUPO CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1408 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El grupo de Contratación tendrá como propósito desarrollar las actividades relacionadas con los procesos contractuales que adelante la Defensoría del Pueblo, para la adquisición de bienes obras y servicios, de conformidad con la normatividad y reglamentación establecida para este fin; salvo en los casos en que los trámites de contratación se encuentren asignados a otra dependencia.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL GRUPO CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1408 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El grupo de Contratación tendrá las siguientes funciones:
1. Organizar, adelantar y coordinar el proceso de contratación para la adquisición de bienes obras y servicios que requiera la Defensoría del Pueblo a nivel nacional, a excepción de los trámites de contratación designados a otra dependencia.
2. Adelantar las actividades necesarias, de conformidad con lo establecido en los procedimientos y Manual de Contratación de la entidad, para la ejecución del proceso de contratación, en sus etapas precontractual, contractual y post contractual, con el fin de adquirir los bienes, obras y servicios requeridos por la Entidad, sin consideración de la cuantía o naturaleza de los mismos, a excepción de los trámites de contratación designados a otra dependencia.
3. Asesorar y elaborar conceptos para las distintas dependencias de la Entidad en temas afines a la contratación, en especial en la elaboración de los estudios previos y de oportunidad y conveniencia, para la contratación de bienes obras y servicios, acorde con sus necesidades y de los soportes técnicos, financieros o de cualquier otra índole que las mismas elaboren.
4. Brindar acompañamiento jurídico que soliciten los responsables de adelantar el procedimiento de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, o las normas que la sustituyan, complementen o adicionen.
5. Proyectar las respuestas a las consultas y peticiones en materia contractual, sin perjuicio de la obligación que les asiste a los supervisores de los contratos.
6. Aprobar las garantías requeridas en los contratos.
7. Elaborar los informes requeridos en materia de contratación por órganos internos y/o por autoridades externas.
8. Brindar asesoría y acompañamiento a los supervisores e interventores en la elaboración de las actas de liquidación de los contratos suscritos por la Defensoría del Pueblo.
9. Expedir las certificaciones a los contratistas y ex-contratistas de la entidad, acerca de la ejecución de los contratos.
10. Mantener actualizados y sistematizados los archivos producidos a raíz de los procesos contractuales adelantados y la documentación relativa a los asuntos relacionados con el grupo de trabajo y velar por su correcto archivo y conservación.
11. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO 8o. PROPÓSITO DEL GRUPO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TIC'S). <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 281 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El grupo tendrá como propósito contribuir a la mejora continua de los sistemas de información misionales y de apoyo de la Entidad, en tecnologías de la información y comunicaciones, en la administración, soporte y mantenimiento de hardware y software a nivel nacional, en capacitación de sistemas de información ofimática y otros; con el fin de satisfacer las expectativas y facilitar las labores realizadas por la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL GRUPO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TIC'S). <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 281 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Grupo tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer, desarrollar e implementar sistemas de información que apoyen la gestión de las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad.
2. Desarrollar, directamente o por medio de terceros, el software necesario para los procesos de sistematización de información y definir un marco de referencia para su desarrollo y/o adquisición.
3. Emitir conceptos técnicos para la adquisición y mantenimiento de hardware y software relacionados con el procesamiento de información.
4. Elaborar, en coordinación de la Oficina de Planeación, el Plan de Desarrollo informático de la Entidad.
5. Diseñar, programar y documentar los aplicativos que requieran diferentes dependencias de la Entidad, aplicando las mejores prácticas en términos de seguridad, administración, reusabilidad y comunicación en cada uno de los componentes y prototipos de los servicios de información.
6. Elaborar y mantener las metodologías necesarias para el desarrollo de sistemas de información, la administración de equipos, redes de comunicación y la prestación de servicios de soporte al usuario.
7. Adelantar los procesos de mantenimiento de hardware y software, para solucionar problemas detectados e implementar mejoras al mismo.
8. Cumplir con las políticas y estrategias del Gobierno Nacional en materia de tecnologías de información y comunicaciones TIC.
9. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales instrumentos técnicos y documentos similares que deban elaborarse o analizarse en desarrollo de las funciones asignadas al grupo, para garantizar la existencia de los manuales del software y hardware de la entidad.
10. Diseñar, mantener y aplicar las políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Defensoría del Pueblo.
11. Administrar las redes de comunicaciones, servidores y bases de datos dentro de las normas establecidas para garantizar la eficaz prestación de servicios técnicos y de apoyo.
12. Administrar las bases de datos de la Defensoría del Pueblo.
13. Operar el sistema de computación central y mantener el sistema disponible para los usuarios.
14. Desarrollar las actividades de soporte a los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo para el uso correcto de los equipos asignados.
15. Mantener informado al Secretario General sobre el funcionamiento de los servicios tecnológicos de la Defensoría del Pueblo.
16. Investigar, probar y analizar los productos de hardware y software disponibles en el mercado, que pueden ser utilizadas para el cumplimiento del Plan Estratégico de Gestión de Información y Tecnología.
17. Participar en la definición, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, planes y programas relacionados con los temas de su competencia.
18. Presentar los informes que sean requeridos por el Secretario General, los organismos de control y demás entidades, relacionados con las funciones asignadas al grupo interno de trabajo.
19. Mantener en buen estado de operatividad y funcionamiento la telefonía IP, los sistemas de scanner- torniquetes, arcos y controles de acceso a la Entidad al igual que los cuartos de control.
20. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO 10. PROPÓSITO DEL GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA REGIONALES. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA REGIONALES. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.
ARTÍCULO 12. PROPÓSITO DEL GRUPO CARRERA ADMINISTRATIVA. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL GRUPO CARRERA ADMINISTRATIVA. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
ARTÍCULO 14. PROPÓSITO DEL GRUPO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
ARTÍCULO 15. FUNCIONES DEL GRUPO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
ARTÍCULO 16. PROPÓSITO DEL GRUPO GESTIÓN TÉCNICA DEL TALENTO HUMANO. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
ARTÍCULO 17. FUNCIONES DEL GRUPO GESTIÓN TÉCNICA DEL TALENTO HUMANO. <Artículo revocado por el artículo 10 de la Resolución 183 de 2020>
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.
ARTÍCULO 18. PROPÓSITO DEL GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 922 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El Grupo de Gestión Documental tendrá como propósito la administración del patrimonio documental de la Defensoría del Pueblo, mediante la aplicación de buenas prácticas de gestión documental y archivística de conformidad con la Ley General de Archivos y demás normatividad vigente. Así mismo liderará el diseño, la aplicación y el mantenimiento del programa de gestión documental en su integridad, a través de servicios que faciliten el acceso a los documentos de archivo en condiciones de eficacia.
ARTÍCULO 19. FUNCIONES DEL GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 922 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El Grupo de Gestión Documental, tendrá las siguientes funciones:
1. Definir los lineamientos de gestión documental en concordancia a la normatividad archivística del Archivo General de la Nación del país y las demás que regulen la gestión documental del país, realizando la actualización permanente de los procesos, procedimientos, e instructivos que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
2. Diseñar y desarrollar proyectos tendientes a innovar y mejorar la gestión documental, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos.
3. Determinar las necesidades presupuéstales que se requieren para el desarrollo de las actividades del proceso de Gestión Documental
4. Elaborar, coordinar e implementar el programa de gestión documental y sus programas específicos con el Plan de Acción Anual.
5. Realizar la actualización de los instrumentos archivísticos de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación, normatividad vigente y recomendaciones del Comité Integrado de Gestión Institucional.
6. Brindar asesoría y capacitación a las dependencias de la entidad en la implementación del proceso de gestión documental, lineamientos internos y el uso y funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), en la Entidad
7. Administrar la ventanilla única de correspondencia del nivel central, y orientar las de las Defensorías Regionales de acuerdo con la normatividad y los procedimientos establecidos, velando por la eficiente prestación del servicio.
8. Recibir, analizar y direccionar a las dependencias internas, entidades gubernamentales o particulares, la correspondencia que se reciba en la Sede Centro por escrito, vía correo electrónico, página web y redes sociales.
9. Recibir, registrar, radicar y distribuir en el nivel central las comunicaciones oficiales recibidas por los diferentes canales de atención.
10. Coordinar las actividades de administración de la correspondencia y la prestación de los servicios de envíos de objetos postales y de transporte de carga.
11. Responder las consultas de los usuarios internos y externos, respecto a la gestión y el trámite de las comunicaciones oficiales envidadas o recibidas por el Grupo de Gestión Documental.
12. Presentar al Grupo de Sistemas los requerimientos funcionales que, en materia tecnológica, la entidad necesite para la optimización de la gestión documental, de conformidad con las disposiciones del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación.
13. Coordinar acciones con el Grupo de Sistema, para cumplir con los elementos esenciales de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos, garantizando que mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida.
14. Recibir, clasificar, organizar y sistematizar los documentos y expedientes que remitan las diferentes dependencias del nivel central para el archivo de gestión centralizado.
15. Resolver las consultas del archivo de gestión de conformidad con los requerimientos realizados por los usuarios internos y externos. (Cuando iniciemos este modelo de operación lo incluimos en el procedimiento e instructivo, aquí no)
16. Proteger la integridad y confidencialidad de la información en documentos físicos y electrónicos que se encuentran bajo su custodia, responsabilidad y administración.
17. Coordinar la realización de las transferencias documentales primarias y secundarias de archivos físicos y electrónicos, de conformidad con el cronograma anual de transferencias y los procedimientos establecidos.
18. Resolver las consultas del archivo central de conformidad con los requerimientos de los usuarios internos y externos.
19. Aplicar la disposición final de los documentos físicos y electrónicos de conformidad a lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), atendiendo las normas establecidas por el Archivo General de la Nación y recomendaciones del Comité Integrado de Gestión Institucional.
20. Realizar seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos en los procedimientos del proceso de gestión documental de la entidad y la implementación de los instrumentos archivísticos.
21. Responder las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias en los términos de ley.
22. Vigilar la actualización del contenido de la página web de gestión documental.
23. Realizar seguimiento a los riesgos de gestión y corrupción establecidos en el Subsistema de Gestión Documental.
24. Actualizar la información normativa, doctrinal y jurisprudencial que resulte necesaria para el cumplimiento de la función archivística en la Entidad.
25. Implementar y gestionar los mecanismos de firma electrónica para usuarios autorizados en la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 20. PROPÓSITO DEL GRUPO BIENES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 235 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El grupo interno de trabajo de Bienes tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos, relacionados con la ejecución de las actividades de almacén, inventarios y pólizas de seguros de la institución.
ARTÍCULO 21. FUNCIONES DEL GRUPO BIENES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 235 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El Grupo tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir y almacenar los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características, verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o servicio) expedido por la Entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donación o compra por caja menor.
2. Registrar en el aplicativo de inventarios vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o traspaso, y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias y demás información de cada elemento, de acuerdo con la clasificación y codificación establecida, al igual que en el kárdex de almacén y en el estante mediante “tarjeta de identificación del bien”.
3. Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, por los menos dos (2) veces al año, en junio y diciembre o de acuerdo con las necesidades de la Entidad.
4. Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicios, por lo menos una vez al año.
5. Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo.
6. Tramitar los pedidos de los elementos devolutivos y de consumo de las dependencias, y efectuar su despacho, previo análisis y seguimiento de consumos.
7. Clasificar, relacionar y presentar para el trámite respectivo, los bienes que se deben dar de baja en la entidad.
8. Proyectar y elaborar el plan de seguros (pólizas de seguros).
9. Coordinar los procesos de adquisición de bienes cuando su cuantía no requiera contrato con formalidades plenas.
10. Velar porque las bajas definitivas de bienes de la Defensoría del Pueblo se efectúen con el lleno de los requisitos establecidos en los procedimientos administrativos y fiscales.
ARTÍCULO 22. PROPÓSITO DEL GRUPO SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo incluído por el artículo 4 de la Resolución 235 de 2021.El nuevo texto es el siguiente:> El grupo interno de trabajo de Servicios tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos, relacionados con la ejecución actividades de mantenimiento y reparación en las dependencias de la Entidad. Así como, tramitar las solicitudes de viáticos y gastos de viaje, y coordinar lo relacionado con la correcta operación de los vehículos, el servicio de vigilancia y servicios generales de la Entidad, con el fin de cubrir las necesidades de las dependencias en estos asuntos.
ARTÍCULO 23. FUNCIONES DEL GRUPO SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo incluído por el artículo 5 de la Resolución 235 de 2021.El nuevo texto es el siguiente:> El Grupo tendrá las siguientes funciones:
1. Controlar el mantenimiento de las instalaciones y equipos, así como la reparación de equipos.
2. Efectuar regularmente inspecciones a las instalaciones de las diferentes sedes de la Entidad, para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes.
3. Planificar, coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos, sanitarios, electrógenos, hidráulicos y de ventilación de las instalaciones de la Entidad en coordinación y orientación de la Subdirección Administrativa.
4. Tramitar los requerimientos de compra de materiales de mantenimiento y reparaciones.
5. Asegurar la correcta operación de los vehículos de la Entidad y propender por su mantenimiento y conservación.
6. Realizar las actividades concernientes del proceso de remodelación y mantenimiento de las oficinas de la Defensoría del pueblo a nivel nacional conforme al Manual de Especificaciones Técnicas y de mobiliario para construcción y dotación de las sedes nacionales y regionales de la Entidad, buscando la optimización de las mismas.
7. Realizar labores de mantenimiento, reparación, traslado y adecuación de muebles, mobiliario, divisiones, puertas y elementos de oficina, y de cerraduras y llaves que se requieran en los bienes muebles e inmuebles de las instalaciones físicas de la Entidad.
8. Supervisar y efectuar el seguimiento de los contratos y órdenes de servicio que se celebren para asegurar su adecuada ejecución y el normal desarrollo de las actividades del personal de servicios generales, incluido el personal de planta.
9. Colaborar con la Subdirección de Gestión del Talento Humano en la implementación de medidas de seguridad industrial y de seguridad y salud en el trabajo en las instalaciones de la Entidad, especialmente en la adopción de las recomendaciones de adecuaciones locativas y de ergonomía.
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA.
ARTÍCULO 24. PROPÓSITO DEL GRUPO CONTABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Contabilidad tendrá como propósito elaborar y presentar con veracidad, confiabilidad, razonabilidad y oportunidad los estados financieros de la Defensoría del Pueblo, que permitan el registro, revelación y análisis de la información contable, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la información. Así como, hacer el control financiero de los convenios celebrados con organismos de cooperación internacional, y de los demás Fondos a cargo de la Entidad.
ARTÍCULO 25. FUNCIONES DEL GRUPO CONTABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Contabilidad tendrá las siguientes funciones:
1. Identificar y clasificar los hechos económicos y financieros de la Entidad.
2. Revisar y aprobar los registros contables y ajustes para la incorporación de la información.
3. Elaborar, certificar y presentar los estados financieros para la entrega de quien lo requiera.
4. Analizar los estados contables para definir sobre la situación y resultado financiero de la Entidad.
5. Coordinar, elaborar y presentar informes y requerimientos a la DIAN e impuestos de Industria y Comercio para el cabal cumplimiento de la normatividad vigente en la materia.
6. Coordinar, elaborar y analizar la Contabilidad de los proyectos de inversión de la Defensoría del Pueblo.
7. Asesorar los procesos de sostenibilidad contable a realizar en la entidad.
8. Administrar los sistemas de información financiera utilizados en la Entidad.
9. Conciliar con la Subdirección Administrativa los activos adquiridos y entregados a la Entidad por cualquiera de las figuras que posibilitan este traspaso.
10. Recibir para codificación y registro de las órdenes de pago en el software designado para tal efecto.
11. Mantener actualizado los manuales de procesos del grupo de acuerdo a las modificaciones que se presenten.
12. Realizar conciliación con las entidades que se tienen operaciones recíprocas o que exista la necesidad de conciliar obligaciones.
13. Velar por la organización, custodia y archivo de los soportes, libros y demás documentos de la Contabilidad de la Defensoría del Pueblo.
14. Realizar las certificaciones de saldos, tributarias y relacionadas, solicitadas por las entidades de control o usuarios internos y externos.
15. Realizar las conciliaciones bancarias de la entidad.
16. Conciliaciones mensuales entre el paralelo y el sistema SIIF mediante archivo plano.
17. Coordinar el módulo contable del Sistema de Información SIIF y elaborar las conciliaciones con el paralelo.
18. Elaborar la liquidación de retenciones de los compromisos de la entidad.
19. Realizar arqueos de Tesorería y cajas menores, presentando los informes y sugerencias de mejoramiento.
20. Obligar las cuentas en SIIF.
21. Coordinar con las demás dependencias la ejecución del Cierre Anual en el Sistema de Información de Contabilidad y en SIIF.
22. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO 26. PROPÓSITO DEL GRUPO PRESUPUESTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Presupuesto tendrá como propósito preparar las adiciones, reservas y traslados presupuéstales, y en general todas las actividades relacionadas con el manejo del presupuesto de la entidad y ante la Dirección General del Presupuesto Público nacional del Ministerio de Hacienda y afectar las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual de la Defensoría del Pueblo, de manera ágil y oportuna, cumpliendo con los requisitos establecidos en el estatuto orgánico de presupuesto y demás normas complementarias.
ARTÍCULO 27. FUNCIONES DEL GRUPO PRESUPUESTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Presupuesto tendrá las siguientes funciones:
1. Planear, organizar, dirigir, supervisar y controlar las operaciones y de presupuesto de la Defensoría del Pueblo.
2. Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento, y en coordinación con las demás dependencias.
3. Realizar la incorporación del presupuesto de la Entidad anualmente para su respectiva ejecución de acuerdo a la Ley.
4. Revisar y aprobar los certificados de disponibilidad, registros presupuéstales, para el control de la ejecución de los registros.
5. Estudiar, verificar y solicitar vigencias futuras y expiradas ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para cumplir con los compromisos adquiridos.
6. Constituir la Reserva Presupuestal para su aprobación ante el Ministerio de Hacienda y su posterior ejecución.
7. Efectuar el ingreso de la información presupuestal en el aplicativo autorizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para este fin.
8. Asesorar y orientar a las diferentes dependencias en los asuntos de su competencia, y diseñar con las dependencias competentes los procedimientos para la ejecución y control del presupuesto.
9. Gestionar ante el Ministerio de Hacienda las modificaciones presupuéstales.
10. Velar por el desarrollo de las actividades de cierre de vigencias y constitución de reservas y de apropiación.
11. Rendir los informes que por disposición legal deban presentarse a los Organismos de Control.
12. Emitir los conceptos técnicos que en materia presupuestal correspondan.
13. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
ARTÍCULO 28. PROPÓSITO DEL GRUPO TESORERÍA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El grupo de Tesorería tendrá como propósito vigilar el manejo de los recursos de la entidad y realizar los pagos en general, elaborar el programa anual de caja PAC, sus modificaciones y reservas de caja, a través del registro y control de los recaudos de dineros que ingresan a la Defensoría por diferentes conceptos, con el fin de clasificarlos en sus respectivos centros de costos para cumplir con las obligaciones adquiridas y pagar cuentas que se generan por el funcionamiento de la Entidad.
ARTÍCULO 29. FUNCIONES DEL GRUPO TESORERÍA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023. Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 183 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El grupo de Tesorería tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir, consignar y custodiar los recursos financieros asignados a la Entidad.
2. Coordinar y controlar el ingreso de registro de datos en los Sistemas de Información Financiera como cumplimiento de la normatividad.
3. Analizar, controlar y manejar el portafolio de inversiones (TES) para garantizar el manejo de los recursos financieros de la Entidad.
4. Manejar y controlar el Módulo del Plan Anual de Caja mensualizado (PAC) en el sistema SIIF para su eficiente ejecución.
5. Realizar los pagos de acuerdo con la situación de los dineros enviados por la Dirección del Tesoro controlando el promedio en bancos.
6. Revisar las órdenes de pago por todo concepto verificando que la aplicación de los descuentos de ley esté de acuerdo con las normas tributarias.
7. Coordinar y revisar los pagos de nómina de los servidores públicos y contratistas, y tramitar las consignaciones y los cheques correspondientes.
8. Registrar conforme a las normas vigentes todas las operaciones contables en libros, boletines y hojas de cálculo, controlando, verificando y conciliando permanentemente.
9. Responder por el manejo de las cuentas bancarias.
10. Responder por la aplicación de los descuentos de ley, embargos judiciales, libranzas y efectuar los giros a las personas naturales o jurídicas beneficiarías.
11. Rendir información a entidades fiscales y del gobierno.
12. Atender las reclamaciones que en materia de pagos o descuentos eleven los funcionarios.
13. Expedir constancias por concepto de descuentos a empleados, ex empleados y contratistas, lo mismo que los certificados de ingresos y retención en la fuente.
14. Elaborar las órdenes de pago por todo concepto.
15. Responder por el manejo de la caja menor de materiales y suministros conforme con las normas de carácter administrativo, fiscal y presupuestal, y tramitar los requerimientos relacionados con los mismos.
16. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al propósito de creación del grupo interno de trabajo.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 30. CONFORMACIÓN DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Los Grupos Internos de Trabajo, creados mediante la presente Resolución, estarán conformados por empleos distribuidos por el Defensor del Pueblo en cada uno de ellos, mediante acto administrativo, dependiendo de las necesidades del servicio, planes, proyectos y programas institucionales por desarrollar en las dependencias asignadas.
ARTÍCULO 31. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. <Artículo derogado por el artículo 3 de la Resolución 262 de 2022>
ARTÍCULO 32. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deja sin efecto los actos administrativos que le sean contrarios.
Dada en Bogotá, D.C., el 20 de enero de 2014
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
JORGE ARMANDO OTALORA GÓMEZ
Defensor de Pueblo.