RESOLUCIÓN 208 DE 2014
(febrero 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se adopta el Reglamento Interno para la elección de los miembros del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en uso de sus facultades Legales, y en especial las conferidas en el numeral 10 del Artículo 5o del Decreto No. 025 de 2014,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 9 de 1979 y el Decreto 614 de 1984, determinan las bases de organización y administración gubernamental y privada de la Salud Ocupacional del país y, establecen como obligación de los empleadores, responder por la ejecución permanente del programa de salud ocupacional en los lugares de trabajo, a través de la constitución y funcionamiento de los comités paritarios de Salud Ocupacional, entre otras actividades propias y relacionadas con la salud ocupacional.
Que la Resolución No. 2013 de 1986 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, establece que todas las Empresas e instituciones privadas que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores, están obligadas a conformar un comité de Medicina Higiene y Seguridad industrial.
Que el artículo 2o de la referida Resolución, establece:
“Cada Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, así:
| De 10 a 49 Trabajadores, un representante por cada una de las partes De 50 a 499 Trabajadores, dos representantes por cada una de las partes De 500 a 999 Trabajadores, tres representantes por cada una de las partes De 1000 o más Trabajadores, cuatro representantes porcada una de las partes |
Que el artículo 4o ibidem, prevé:
“La empresa que posea dos o más establecimientos de trabajo podrá conformar varios comités de Medicina Higiene y Seguridad Industrial para el cumplimiento de lo dispuesto en esta Resolución, uno por cada establecimiento, teniendo en cuenta su organización interna".
Que a partir de la expedición del Decreto Extraordinario 1295 de 1994 se determinó que la denominación del Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial sería la de Comité Paritario de Salud Ocupacional.
Que el artículo 1o de la Ley 1562 de 2012, estableció que, en adelante la Salud Ocupacional, se entendería como Seguridad y Salud en el Trabajo.
Que el Decreto 723 de 2012, “Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones”, establece en su artículo 15 como obligación de los empleadores, entre otras, incluir a las personas vinculadas mediante un contrato de prestación de servicios en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, reportar a la Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como Investigar todos los Incidentes y accidentes de trabajo, que estos sufran, permitirles participar en las capacitaciones que realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para cumplir con la actividad contratada.
Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario conformar Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo en las Defensorías Regionales que cuenten con diez (10) o más servidores públicos y contratistas; para esto el nivel central se contará como una sede de trabajo.
Que las Defensorías Regionales que tengan vinculados menos de diez (10) servidores públicos y contratistas, seleccionarán un (1) vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo que cumplirá las mismas funciones de los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Que en caso de que la planta de personal de la Defensoría del Pueblo se modifique o se aumente la cantidad de contratistas, el número de representantes por sede será el que se encuentra establecido en el artículo 2o de la Resolución No. 2013 de 1986 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que, en cumplimiento de las mencionadas disposiciones, y en razón a la naturaleza del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, se hace necesario adoptar un nuevo reglamento y procedimiento para su conformación, así como su funcionamiento.
Que teniendo en cuenta lo anterior,
RESUELVE:
ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS EN EL COMITÉ PARITARIO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
ARTÍCULO 1. DEL COMITÉ PARITARIO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO -COPASST-. En cada Defensoría Regional que cuente como mínimo con diez (10) servidores públicos y contratistas, se deberán conformar Comités Paritarios de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de conformidad con lo prescrito en el artículo 2o de la Resolución No. 2013 de 1986 expedida por Ministerio de Salud y Protección Social.
PARÁGRAFO 1. El nivel central, Incluidas las Regionales de Bogotá y Cundinamarca, se contará como una sola sede de trabajo
PARÁGRAFO 2. En aquellas sedes donde se cuente con menos de diez (10) servidores públicos y contratistas, se elegirá un vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, quien cumplirá las mismas funciones previstas para los Comités Paritarios de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
PARÁGRAFO 3. En caso que la planta de personal de la Defensoría del Pueblo del nivel central o regional se modifique o aumente la cantidad de contratistas, el número de representantes será el establecido en el artículo 2o de la referida Resolución.
ARTÍCULO 2. DE LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES. Los representantes de los servidores y contratistas en el Comité Paritario de la Segundad y Salud en el Trabajo, con sus respectivos suplentes, serán elegidos por voto directo de los servidores públicos y contratistas que se encuentren vinculados en cada una de las sedes de la Defensoría del Pueblo para el día de las elecciones.
ARTÍCULO 3. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 667 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La elección pública de los representantes de los servidores públicos y contratistas, y sus suplentes tendrá el siguiente procedimiento:
1. Convocatoria: El Secretario General mediante circular convocará a todos los servidores públicos que quieran postularse para ser elegidos a integrar el Comité Paritario de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, quienes deberán inscribirse de conformidad con el procedimiento establecido en la convocatoria.
Para lo anterior, la Subdirección de Gestión del Talento Humano, definirá el cronograma de las elecciones e informará oportunamente del mismo a las Regionales. La elección de los representantes y los suplentes de los servidores públicos y contratistas de la Defensoría del Pueblo, en el Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo se hará el mismo día en todas las sedes de la Entidad y, se abrirá y cerrará en las horas previstas en la convocatoria.
Durante el periodo de inscripción se adelantará una campaña de socialización a nivel nacional, de la importancia y las funciones desarrolladas por el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de motivar a los servidores públicos de la Entidad, a participar de la convocatoria y la elección.
2. Calidades: Podrán aspirar quienes acrediten las siguientes calidades:
- Tener una relación legal y reglamentaria con la Entidad.
- Tener una antigüedad mínima de un (1) año al servicio de la Defensoría del Pueblo.
- No haber sido sancionado disciplinariamente durante los últimos cinco (5) años.
Las calidades relacionadas serán verificadas por la Subdirección de Gestión del Talento Humano, quien deberá aprobar o negar la solicitud de inscripción, situación que será comunicada oportunamente al aspirante.
3. Inscripción: La solicitud de inscripción se hará ante el Subdirector de Gestión del Talento Humano, de acuerdo con el procedimiento establecido en la convocatoria de inscripción, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la divulgación de la convocatoria y contendrá la siguiente información:
- Nombres y apellidos completos del candidato y su suplente.
- Cargo que desempeña y nombre de la dependencia a la cual pertenece, candidato y su suplente.
- Documento de identidad del candidato y su suplente.
- Firma del candidato y su suplente.
Si dentro de dicho término no se inscribieren el número mínimo de candidatos requeridos para la sede de trabajo más uno, o los inscritos no acreditaren los requisitos exigidos, el término para la inscripción se prorrogará en quince (15) días hábiles.
Si a su vencimiento continuare alguno de los hechos previstos, se realizará una nueva campaña de socialización a nivel nacional, de la importancia y las funciones desarrolladas por el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo; y se iniciará nuevamente con el procedimiento para la elección de los representantes de los trabajadores, en el citado Comité, de acuerdo con lo establecido en el presente artículo.
A partir del día hábil siguiente al vencimiento del término de la inscripción, se divulgará ampliamente la lista de los candidatos y suplentes inscritos que hubieren reunidos los requisitos exigidos, a través del correo electrónico institucional y la intranet.
4. Votación: La elección será vigilada, según corresponda, por el Defensor Regional o el Secretario General, o sus delegados; y por los jurados de votación designados mediante comunicación escrita por la Subdirección de Gestión del Talento Humano, a más tardar tres (3) días hábiles antes de la elección, a razón de dos (2) principales y dos (2) suplentes por cada mesa. Los jurados principales podrán ser reemplazados por los suplentes, antes o durante las votaciones.
La mencionada comunicación deberá contener el rol asignado, las funciones e instrucción para el día de la elección y, el número y ubicación de la mesa de votación. Para el día de la elección el servidor competente organizará las mesas de votación de acuerdo con el potencial de los electores de la respectiva sede, las identificará numéricamente, en forma consecutiva y las distribuirá de forma tal que garantice a todos los servidores públicos y/o contratistas, el ejercicio del derecho a votar.
Entre sus funciones los jurados de votación tendrán que: recibir y verificar la lista de electores correspondientes a la respectiva mesa y los elementos de la misma, revisar la urna, instalar la mesa de votación, vigilar el proceso, verificar la identidad de los votantes, realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en un acta. El Defensor Regional o el Secretario General, según corresponda, o sus delegados, deberán velar por el adecuado desarrollo del proceso electoral.
La Subdirección de Gestión del Talento Humano remitirá con al menos un (1) día hábil antes de las elecciones a los jurados de votación el listado de los servidores públicos y contratistas que a la fecha se encuentren habilitados para votar.
Para el acto de la votación, el elector presentará al jurado su documento de identidad o, el carné que lo identifica como servidor público o contratista de la Entidad, el cual será confrontado con la lista de sufragantes de la mesa. Acto seguido el elector secretamente escribirá en una papeleta el número de plancha de su preferencia o la dejará en blanco y lo depositara en la urna.
Aquellos servidores públicos y contratistas que por dificultades de distancia o transporte, o por encontrarse fuera de su sede de trabajo, no puedan votar el día previsto, podrán hacer uso del derecho a sufragar, remitiendo el mismo día de las elecciones su voto en sobre debidamente cerrado dirigido al Defensor Regional o Subdirector de Gestión del Talento Humano, según corresponda.
5. Conteo de votos: Cerrada la votación uno de los miembros del jurado leerá en voz alta el número total de sufragantes y abrirá públicamente la urna. Se contará uno a uno los votos depositados sin desdoblarlos; si el número de ellos supera el número de sufragantes, se introducirán de nuevo en la urna y se sacarán al azar tantos votos cuantos sean los excedentes y sin desdoblarlos se destruirán. De tal evento se dejará constancia en el acta de escrutinio.
Realizado lo anterior, los jurados procederán a hacer el escrutinio parcial y registrar en un acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como los votos en blanco y nulos. Para esto, los jurados sólo tendrán en cuenta los que permitan identificar claramente la voluntad del votante, por lo tanto los votos que contengan más de un número de aspirante o aquellos en los cuales aparezca ilegible, no serán contados y se declararán como nulos.
Una vez terminado el escrutinio se leerá el resultado en voz alta y se introducirán en un sobre los votos, separando los votos que fueron declarados nulos, y se certificará su contenido con las firmas de los integrantes del jurado. El sobre se entregará al Defensor Regional o al Subdirector de Gestión del Talento Humano, según corresponda.
Para el caso de los Defensores Regionales, estos deberán remitir a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la elección, el acta de escrutinio de la elección de los representantes de los servidores públicos y contratistas en el Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
De presentarse un empate, la elección se decidirá a la azar, para lo cual se colocarán en una urna las papeletas con el nombre de los candidatos que hubieren obtenido igual número de votos, un servidor público o contratista, designado por los respectivos candidatos, extraerá de la urna una de las papeletas. El nombre que en ésta aparezca será el del candidato a cuyo favor se declarará la elección. De lo anterior se dejará constancia en el acta de escrutinio.
6. Se designarán como ganadores los candidatos que obtuvieron mayor cantidad de votos.
Parágrafo. Cuando se presente ausencia definitiva del representante principal y su suplente, el Defensor Regional o el Defensor del Pueblo, según correspondan, designarán al representante de los servidores públicos y/o contratistas en el Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo que falte del periodo.
ARTÍCULO 4. DE LAS RECLAMACIONES. Los candidatos y suplentes en el acto mismo del escrutinio general podrán formular reclamaciones por escrito debidamente sustentadas o solicitar verbalmente el recuento de votos, cuando en las actas de los jurados aparezcan tachaduras o enmendaduras en los nombres de los candidatos, números de las planchas o en los resultados de la votación.
Además de los eventos previstos en el inciso anterior, se podrá solicitar el recuento de los votos cuando existiere duda sobre la exactitud de los cálculos hechos por los jurados.
DESIGNACIÓN DE LOS REPRESENTANTES DEL DEFENSOR DEL PUEBLO EN EL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
ARTÍCULO 5. DE LA DESIGNACIÓN. El Defensor del Pueblo para el nivel central y los Defensores Regionales para el nivel regional, deberán designar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la elección de los representantes de los servidores públicos y contratistas, a los representantes por parte de la Administración, con su respectivo suplente, en el Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2o de la Resolución No. 2013 de 1986 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
ARTÍCULO 6. DE LAS CALIDADES. Los representantes y sus suplentes, deberán acreditar las mismas calidades de los representantes de los servidores públicos y contratistas.
DE LA CONFORMACIÓN, FUNCIONES, REUNIONES Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
ARTÍCULO 7. CONFORMACIÓN. Una vez elegidos y/o designados la totalidad de los miembros del Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, se reunirán y suscribirán el Acta de Conformación, de la cual deben remitir copia a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
ARTÍCULO 8. DEL PERIODO. Los miembros del Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y sus suplentes, serán elegidos por un periodo de (2) dos años contados a partir de la fecha de la suscripción del Acta de Conformación del Comité.
PARÁGRAFO. Los miembros del anterior Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo no podrán desprenderse de sus funciones hasta cuando se encuentre suscrita el Acta de Conformación del nuevo Comité.
ARTÍCULO 9. DE LAS AUSENCIAS. En caso de ausencia temporal o falta absoluta de alguno de los miembros del Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo, éste será reemplazado por el respectivo suplente.
PARÁGRAFO. En caso de ausencia definitiva tanto del representante principal como de su suplente, el Defensor Regional o el Subdirector de Gestión del Talento Humano, según el caso, designará quien lo reemplace por el tiempo que faltare para culminar la totalidad del periodo correspondiente.
ARTÍCULO 10. ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y EL SECRETARIO. El Defensor del Pueblo o los Defensores Regionales, según el caso, elegirán al presidente del Comité entre los representantes por estos designados y el Comité en pleno elegirá al secretario de la totalidad de sus miembros.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES. Los Comités Paritarios de la Seguridad y Salud en el Trabajo cumplirán las siguientes funciones:
1. Proponer a la administración de la Entidad la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
2. Proponer y participar en actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo dirigidas a servidores y contratistas de la Defensoría del Pueblo.
3. Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de Seguridad y Salud en el Trabajo en las actividades que éstos adelanten en la Defensoría del Pueblo y recibir por derecho propio los informes correspondientes.
4. Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la Entidad de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia.
5. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer al Defensor del Pueblo las medidas correctivas que haya lugar para evitar su ocurrencia, de los servidores públicos y contratistas de la Entidad.
6. Evaluar los programas de promoción y prevención que se hayan realizado, y rendir informes que solicite al respecto, el encargado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Defensoría del Pueblo.
7. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las actividades realizadas por los servidores públicos y contratistas de la Entidad, e informar al encargado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Defensoría del Pueblo, sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
8. Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los servidores y contratistas en materia de medicina, higiene y seguridad industrial.
9. Servir como organismo de coordinación entre el Defensor del Pueblo, los servidores y contratistas en la solución de los problemas relativos a la Seguridad y Salud en el Trabajo.
10. Tramitar los reclamos de los servidores y contratistas relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo.
11. Solicitar periódicamente a la Entidad informes sobre accidentalidad y enfermedades laborales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 2013 de 1986 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
12. Elegir al Secretario del Comité.
13. Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del Defensor del Pueblo, los servidores, contratistas y las autoridades competentes.
14. Entregar un informe anual al Defensor del Pueblo de la gestión realizada durante la vigencia.
15. Servir como apoyo en cada sede de trabajo de la Entidad, para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Defensoría del Pueblo.
16. Las demás funciones que le señalen las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.
ARTÍCULO 13. DE LAS FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo:
1. Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.
2. Llevar a cabo los trámites necesarios para determinar el lugar de las reuniones.
3. Notificar por escrito a los miembros del Comité sobre la convocatoria a las reuniones por lo menos una vez al mes.
4. Preparar los temas que serán tratados en cada reunión.
5. Tramitar ante la Administración de la Entidad las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer todas sus actividades.
6. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los servidores públicos y contratistas de la Defensoría del Pueblo, acerca de las actividades del mismo.
ARTÍCULO 14. DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo:
1. Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas.
2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del Comité.
3. Recepcionar las inquietudes y sugerencias presentadas para someterlas a estudio de los miembros del Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieran el Defensor del Pueblo y los Servidores Públicos.
5. Las demás que el Comité le asigne.
ARTÍCULO 12. REUNIONES, QUORUM Y DECISIONES. Los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo, se reunirán por lo menos una vez al mes durante la jornada laboral. El día, lugar y la hora cuando habrá de celebrarse esta reunión deberá convenirse entre sus miembros y ser informado a cada uno de los Jefes Inmediatos de estos.
Los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigías, según corresponda, dispondrán de cuatro (4) horas semanales para cumplir las funciones que les han sido encomendadas.
El quorum para sesionar el comité estará constituido por la mitad más uno de sus miembros, pasados los primeros treinta minutos de la hora señalada para empezar la reunión del Comité sesionará con los miembros presentes y sus decisiones tendrán plena validez. De presentarse empate, este se dirimirá por el Presidente del Comité o por quien éste designe.
PARÁGRAFO: Extraordinariamente se reunirá por convocatoria del Presidente del Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo, o por solicitud de uno de sus miembros.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 15. OBLIGACIONES DEFENSOR DEL PUEBLO Y LOS DEFENSORES REGIONALES. Son obligaciones del Defensor del Pueblo y los Defensores Regionales:
1. Propiciar la elección de los representantes de los servidores y contratistas al Comité, de acuerdo con lo ordenado en el artículo 1o de la presente Resolución, garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones.
2. Designar sus representantes al Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. Designar al Presidente del Comité.
4. Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del Comité.
5. Estudiar las recomendaciones emanadas del Comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes o informarle las decisiones tomadas al respecto.
6. Brindar el espacio y tiempo requerido por los miembros del Comité Paritario para el adecuado desarrollo de sus funciones.
ARTÍCULO 16. OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS. Son obligaciones de los servidores públicos y contratistas de la Defensoría del Pueblo:
1. Elegir libremente sus representantes al Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con lo establecido en la presente Resolución.
2. Informar al Comité de las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo en cada sede.
3. Cumplir con las normas de la Seguridad y Salud en el Trabajo y con los reglamentos e instrucciones impartidas al respecto por la Entidad.
ARTÍCULO 17. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las demás que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 1112 del 26 de septiembre de 2011.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. el 4 de febrero de 2014
JORGE ARMANDO OTÁLORA GÓMEZ
Defensor del Pueblo