RESOLUCIÓN 235 DE 2021
( febrero 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023>
Por la cual se modifica la Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, modificada por la Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 1o y 25 del artículo 5 del Decreto-Ley 025 de 2014 y,
CONSIDERANDO:
Que con ocasión de la expedición del Decreto-Ley 025 del 2014, se modificó la estructura orgánica, se estableció la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.
Que el numeral 25 del artículo 5o del mencionado decreto determinó como función del Defensor del Pueblo la de: “Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio grupos internos de trabajo y comités internos para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas.”
Que el artículo 8 del Decreto No. 2489 de 2006, en relación a la conformación de los grupos internos de trabajo, dispone:
“Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.”(Negrilla fuera de texto)
Que en desarrollo de las citadas normas mediante Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, se crearon unos Grupos Internos de Trabajo en algunas dependencias del Área Administrativa y se les asignaron funciones.
Que por solicitud del Secretario General de la época, con Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020, que modificó la Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, se unificó el Grupo de Bienes con el Grupo de Servicios. No obstante, en atención a las condiciones actuales de la Entidad, el Subdirector Administrativo, elevó solicitud en el sentido de separar nuevamente las funciones en dos grupos, por un lado, el Grupo de Bienes y por el otro el Grupo de Servicios.
Que, en consecuencia, se requiere modificar nuevamente la Resolución No. 062 del 20 de enero de 2014, en el sentido de separar el Grupo de Bienes y Servicios en dos (2) grupos internos de trabajo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el ítem 3 del artículo 1 de la Resolución No. 062 de 2014, modificado por la Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020, el cual quedará así:
3. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
3.1. Grupo de Bienes
3.2. Grupo de Servicios.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 20 de la Resolución No. 62 de 2014, modificado por la Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020, el cual quedará así:
Artículo 20. Propósito del Grupo de Bienes. El grupo interno de trabajo de Bienes tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos, relacionados con la ejecución de las actividades de almacén, inventarios y pólizas de seguros de la institución.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 21 de la Resolución No. 62 de 2014, modificado por la Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020, el cual quedará así:
Artículo 21. Funciones del Grupo de Bienes. El Grupo tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir y almacenar los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características, verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o servicio) expedido por la Entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donación o compra por caja menor.
2. Registrar en el aplicativo de inventarios vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o traspaso, y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias y demás información de cada elemento, de acuerdo con la clasificación y codificación establecida, al igual que en el kárdex de almacén y en el estante mediante “tarjeta de identificación del bien”.
3. Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, por los menos dos (2) veces al año, en junio y diciembre o de acuerdo con las necesidades de la Entidad.
4. Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicios, por lo menos una vez al año.
5. Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo.
6. Tramitar los pedidos de los elementos devolutivos y de consumo de las dependencias, y efectuar su despacho, previo análisis y seguimiento de consumos.
7. Clasificar, relacionar y presentar para el trámite respectivo, los bienes que se deben dar de baja en la entidad.
8. Proyectar y elaborar el plan de seguros (pólizas de seguros).
9. Coordinar los procesos de adquisición de bienes cuando su cuantía no requiera contrato con formalidades plenas.
10. Velar porque las bajas definitivas de bienes de la Defensoría del Pueblo se efectúen con el lleno de los requisitos establecidos en los procedimientos administrativos y fiscales.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Inclúyase un artículo 22 en la Resolución No. 62 de 2014, revocado por la Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020, el cual quedará así:
Artículo 22. Propósito del Grupo de Servicios. El grupo interno de trabajo de Servicios tendrá como propósito coordinar la ejecución de los procesos y procedimientos, relacionados con la ejecución actividades de mantenimiento y reparación en las dependencias de la Entidad. Así como, tramitar las solicitudes de viáticos y gastos de viaje, y coordinar lo relacionado con la correcta operación de los vehículos, el servicio de vigilancia y servicios generales de la Entidad, con el fin de cubrir las necesidades de las dependencias en estos asuntos.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Inclúyase un artículo 23 en la Resolución No. 62 de 2014, revocado por la Resolución No. 183 del 30 de enero de 2020, el cual quedará así:
Artículo 23. Funciones del Grupo de Servicios. El Grupo tendrá las siguientes funciones:
1. Controlar el mantenimiento de las instalaciones y equipos, así como la reparación de equipos.
2. Efectuar regularmente inspecciones a las instalaciones de las diferentes sedes de la Entidad, para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes.
3. Planificar, coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos, sanitarios, electrógenos, hidráulicos y de ventilación de las instalaciones de la Entidad en coordinación y orientación de la Subdirección Administrativa.
4. Tramitar los requerimientos de compra de materiales de mantenimiento y reparaciones.
5. Asegurar la correcta operación de los vehículos de la Entidad y propender por su mantenimiento y conservación.
6. Realizar las actividades concernientes del proceso de remodelación y mantenimiento de las oficinas de la Defensoría del pueblo a nivel nacional conforme al Manual de Especificaciones Técnicas y de mobiliario para construcción y dotación de las sedes nacionales y regionales de la Entidad, buscando la optimización de las mismas.
7. Realizar labores de mantenimiento, reparación, traslado y adecuación de muebles, mobiliario, divisiones, puertas y elementos de oficina, y de cerraduras y llaves que se requieran en los bienes muebles e inmuebles de las instalaciones físicas de la Entidad.
8. Supervisar y efectuar el seguimiento de los contratos y órdenes de servicio que se celebren para asegurar su adecuada ejecución y el normal desarrollo de las actividades del personal de servicios generales, incluido el personal de planta.
9. Colaborar con la Subdirección de Gestión del Talento Humano en la implementación de medidas de seguridad industrial y de seguridad y salud en el trabajo en las instalaciones de la Entidad, especialmente en la adopción de las recomendaciones de adecuaciones locativas y de ergonomía.
ARTÍCULO SEXTO. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá, D.C., a los
CARLOS CAMARGO ASSIS
Defensor del Pueblo
