RESOLUCIÓN 374 DE 2014
(marzo 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018>
Por la cual se adopta el reglamento Interno para la elección del Representante de los Servidores Públicos ante la Comisión de Personal de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 1o del artículo 5 del Decreto No. 025 de 2014 y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 156 de la Ley 201 de 1995, dispuso la creación de la comisión de personal, con el fin de asesorar al Defensor del Pueblo.
Que por su parte el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 025 de 2014, afirma que la Comisión de Personal, será un órgano de asesoría y coordinación, dentro de la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo.
Que el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, aplicado con carácter supletorio de conformidad con lo previsto en el numeral 2 del artículo 3 ibidem, prevé: “En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados.
Que en este mismo sentido el Decreto No 1228 de 2005, reglamentó el artículo 16 de la citada ley, estableciendo el proceso de conformación de las comisiones de personal.
Que si bien la Ley 201 de 1995 dispuso que la Comisión de Personal estaría integrada por un (1) representante de los servidores públicos y dos (2) representantes del nominador, dada la importancia de este órgano consultivo y asesor y en aras de propiciar espacios de participación, se considera procedente aumentar el número a dos (2) representantes de los servidores públicos, definiendo un estándar más alto que el contemplado en la citada norma.
Que igualmente teniendo en cuenta que la planta de personal de la Defensoría del Pueblo, ha aumentado considerablemente desde el año 2005, es pertinente aumentar la representación de los servidores públicos ante la Comisión de Personal.
Que así mismo, se considera de vital importancia armonizar el actual reglamento de la Comisión de Personal, con las disposiciones vigentes, y principios actuales que regulan la función pública.
Que, en consecuencia, es necesario adoptar un nuevo reglamento interno para la integración y funcionamiento de la Comisión de Personal.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DE LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO 1. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> La Comisión de Personal de la Defensoría del Pueblo, estará conformada por:
Dos (2) representantes del Defensor del Pueblo, quienes deberán ser designados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la elección de los representantes de los servidores públicos.
Dos (2) representantes de los servidores públicos de la Entidad, o sus suplentes.
ARTÍCULO 2. DEL PERIODO. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Los dos (2) representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos para períodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección, o de la designación realizada por el Defensor del Pueblo en el evento establecido en el numeral 3 del artículo 8 de la presente Resolución. Los representantes del Defensor del Pueblo, serán designados por el mismo período.
ARTÍCULO 3. DE LAS FALTAS TEMPORALES, DEFINITIVAS Y ABSOLUTAS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Las faltas temporales de los representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal serán llenadas por los suplentes. En caso de falta definitiva de un representante, el suplente asumirá tal calidad hasta el final el período.
PARÁGRAFO: En el caso de falta absoluta de los representantes de los servidores públicos y sus suplentes ante la Comisión de Personal, el Defensor del Pueblo convocará a elecciones dentro de los diez días (10) días hábiles siguientes a la fecha en que tenga conocimiento de tal hecho.
ARTÍCULO 4. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> La Comisión de Personal tendrá las siguientes funciones:
1. Participar en la elaboración del plan anual de capacitación.
2. Sugerir programas de bienestar social.
3. Formular recomendaciones al Defensor del Pueblo, en temas relacionados con administración de personal, que no sean de competencia de la Comisión de Carrera Administrativa.
4. Formar parte del Comité Nacional de Incentivos de la Entidad.
5. Proponer la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional.
6. Entregar un informe anual al Defensor del Pueblo sobre la gestión realizada durante la vigencia.
DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO 5. DERECHOS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Los miembros de la Comisión de Personal tendrán los siguientes derechos.
1. Elegir y ser elegido como presidente de la Comisión de Personal.
2. Participar en los diferentes proyectos de la Comisión de Personal de conformidad con las normas establecidas.
3. Representar a la Comisión de Personal en eventos o ante otras entidades u organismos cuando se requiera.
4. Ser escuchado por los restantes miembros de la Comisión, y ser atendido sus reclamaciones.
ARTÍCULO 6. DEBERES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Son deberes de los miembros de la Comisión:
1. Cumplir con el reglamento de funcionamiento de la Comisión de Personal.
2. Contribuir al logro de los objetivos de la Comisión, participando activamente en los proyectos y eventos que ésta determine.
3. Asistir cumplidamente a las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias que se convoquen y cumplir con las tareas que se asignen.
4. Cumplir con los principios establecidos en el Código de Ética de la Entidad.
5. Informar de las reclamaciones de los servidores públicos en los asuntos de competencia de la Comisión.
6. Seguir cumpliendo con sus funciones hasta cuando se encuentre integrada la nueva Comisión.
ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS ANTE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO 7. DE LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Los dos (2) representantes de los servidores públicos en la Comisión de Personal, serán elegidos por votación directa de empleados públicos de la entidad, y cada uno tendrá un suplente quien deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular.
ARTÍCULO 8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> La elección pública de los dos (2) representantes de los servidores públicos y sus suplentes tendrá el siguiente procedimiento:
1. El Defensor del Pueblo, mediante circular convocará con una antelación no inferior a treinta (30) días hábiles al vencimiento del respectivo periodo, a todos los servidores públicos para la inscripción de las candidaturas, y posterior elección de los representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal, de conformidad con el procedimiento establecido en la convocatoria.
Para lo anterior, la Subdirección de Gestión del Talento Humano, definirá el cronograma de las elecciones e informará oportunamente del mismo a todas las dependencias del nivel central y regional.
2. Podrán aspirar quienes acrediten, mediante certificación expedida por la Subdirección de Gestión del Talento Humano, las siguientes calidades:
Tener la condición de servidor público inscrito en el escalafón de la carrera administrativa de la Defensoría del Pueblo.
No haber sido sancionado disciplinariamente en ningún tiempo.
No haber sido elegido como representante de los servidores públicos, para el período que finaliza.
3. La solicitud de inscripción se hará por escrito ante el Subdirector de Gestión del Talento Humano, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la divulgación de la convocatoria y contendrá la siguiente información:
Nombres y apellidos completos del candidato.
Documento de identidad del candidato.
Certificación expedida por el Subdirector de Gestión del Talento Humano en la que conste que reúnen las calidades del numeral anterior.
Firma del candidato.
No podrán ser postulados para integrar la Comisión: el Subdirector de Gestión del Talento Humano, los miembros de la Comisión de Carrera Administrativa, y los contratistas de la Entidad.
Si dentro de dicho término no se inscribieren por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditaren los requisitos exigidos, el término para la inscripción se prorrogará por diez (10) días hábiles. Si a su vencimiento continuare alguno de los hechos previstos, serán designados los dos representes junto con sus suplentes, por el Defensor del Pueblo.
4. El Subdirector de Gestión del Talento Humano, a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término de la inscripción, divulgará ampliamente la lista de los candidatos y suplentes inscritos que hubieren reunidos los requisitos exigidos.
5. La elección de los representantes de los servidores públicos y sus suplentes, se hará el mismo día en el nivel central y regional, y se abrirá y cerrará en las horas previstas en la convocatoria.
La elección será vigilada por jurados de votación designados mediante comunicación escrita por el Defensor Regional o el Subdirector de Gestión del Talento Humano, según corresponda, a más tardar el día hábil anterior a la elección, a razón de dos (2) principales y dos (2) suplentes por cada mesa. Los jurados principales podrán ser reemplazados por los suplentes, antes o durante las votaciones.
La mencionada comunicación deberá contener el rol asignado, las funciones e Instrucción para el día de la elección y, el número y ubicación de la mesa de votación.
Para el día de la elección el funcionarlo competente organizará las mesas de votación de acuerdo con el potencial de los electores de la respectiva sede, las Identificará numéricamente, en forma consecutiva y las distribuirá de forma tal que garantice a todos los servidores públicos, el ejercicio del derecho a votar.
Entre sus funciones los jurados de votación tendrán que: recibir y verificar la lista de electores correspondientes a la respectiva mesa y los elementos de la misma, revisar la urna, instalar la mesa de votación, vigilar el proceso, verificar la Identidad de los votantes, realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en un acta.
6. La Subdirección de Gestión del Talento Humano publicará con al menos tres (3) días hábiles antes de las elecciones el listado de los servidores públicos que a la fecha se encuentren habilitados para votar.
7. Para el acto de la votación, el elector presentará al jurado su documento de Identidad o, el carné que lo Identifica como servidor público de la Entidad, el cual será confrontado con la lista de sufragantes de la mesa. Acto seguido el elector secretamente escribirá en una papeleta el número de plancha de su preferencia o la dejará en blanco y la depositará en la urna.
Aquellos servidores públicos que, por dificultades de distancia o transporte, o por encontrarse fuera de su sede de trabajo, no puedan votar el día previsto, podrán hacer uso del derecho a sufragar, remitiendo el mismo día de las elecciones su voto en sobre debidamente cerrado, donde deberán relacionar el nombre, documento de Identidad, cargo y dependencia, dirigido al Subdirector de Gestión del Talento Humano.
8. Cerrada la votación uno de los miembros del jurado leerá en voz alta el número total de sufragantes y abrirá públicamente la urna. Se contará uno a uno los votos depositados sin desdoblarlos; si el número de ellos supera el número de sufragantes, se Introducirán de nuevo en la urna y se sacarán al azar tantos votos cuantos sean los excedentes y sin desdoblarlos se destruirán. De tal evento se dejará constancia en el acta de escrutinio.
Realizado lo anterior, los jurados procederán a hacer el escrutinio parcial y registrar en un acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como los votos en blanco y nulos. Los jurados sólo tendrán en cuenta los votos que permitan Identificar claramente la voluntad del sufragante, por lo tanto, los votos que contengan más de un número de plancha o aquellos en los cuales aparezca ilegible, no serán contados y se declararán como nulos.
En el proceso de escrutinio parcial participarán: los jurados de votación; el Subdirector de Gestión del Talento Humano o su delegado, y los representantes de los candidatos inscritos.
Una vez terminado el escrutinio parcial se leerá el resultado en voz alta y se introducirán en un sobre los votos, separando los votos que fueron declarados nulos, y se certificará su contenido con las firmas de los integrantes del jurado. El sobre se entregará al Defensor Regional o al Subdirector de Gestión del Talento Humano, según corresponda.
Para el caso del nivel regional, los defensores deberán remitir a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, a más tardar el día siguiente a la elección, el acta de escrutinio, junto con los votos.
9. El escrutinio general se llevará a cabo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la elección, en el lugar y fechas señalados en la convocatoria, públicamente por una comisión integrada por el Defensor del Pueblo o su delegado, y por dos (2) representantes de los electores, escogidos por lo candidatos. Como secretario de la comisión escrutadora actuará el Subdirector de Gestión del Talento Humano o su delegado.
Los votos y a las actas relacionadas con los resultados de la votación a nivel regional que se reciban con posterioridad a la fecha y hora del escrutinio general, no se tendrán en cuenta.
Si el mayor número de votos fuere igual para dos de los candidatos, estos serán elegidos como representantes de los servidores públicos ante la Comisión de personal. Si el número de votos a favor de más de dos candidatos fuere igual, la elección se decidirá a la suerte, para lo cual se colocarán en una urna las papeletas con el nombre de los candidatos que hubieren obtenido igual número de votos, un servidor público designado por los respectivos candidatos, extraerá de la urna una de las papeletas. El nombre que en ésta aparezca será el del candidato a cuyo favor se declarará la elección. De lo anterior se dejará constancia en el acta de escrutinio.
Serán elegidos como representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal, los candidatos que obtengan mayoría de votos en estricto orden. Como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercer y cuarto lugar, quienes, en su orden, reemplazarán a los principales.
ARTÍCULO 9. DE LAS RECLAMACIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Los candidatos en el acto mismo del escrutinio general podrán formular reclamaciones por escrito debidamente sustentadas o solicitar verbalmente el recuento de votos, cuando en las actas de los jurados aparezcan tachaduras o enmendaduras en los nombres de los candidatos, números de las planchas o en los resultados de la votación. Así mismo, podrán solicitar el recuento de los votos cuando existiere duda sobre la exactitud de los cálculos hechos por los jurados.
DE LA REUNIONES Y DEL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO 10. REUNIONES, QUÓRUM Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> La Comisión de Personal por derecho propio se reunirá por lo menos una vez al mes. El presidente, determinará el día, lugar y la hora de las reuniones.
Extraordinariamente, se reunirá por convocatoria del Defensor del Pueblo o su delegado, por su propia iniciativa, o por solicitud de alguno de sus miembros.
Constituye quórum para deliberar en la Comisión de Personal, la presencia de tres (3) de sus miembros. Las decisiones de la Comisión, se tomarán por mayoría. En caso de empate se repetirá nuevamente la votación y de persistir, será dirimido por el Defensor del Pueblo o su delegado.
ARTÍCULO 11. PRESIDENCIA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> Los miembros de la Comisión de Personal elegirán de su seno, y de manera alternada, un presidente para períodos de seis (6) meses, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Presidir y dirigir las reuniones de la Comisión.
2. Suscribir con el Secretario, las actas de las reuniones.
3. Hacer el reparto entre sus miembros, de los asuntos de competencia de la Comisión.
4. Presentar un (1) informe de gestión al final del período a los restantes miembros de la Comisión.
5. Las demás funciones que le sean asignadas por la Comisión.
ARTÍCULO 12. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> El Subdirector de Gestión del Talento Humano, actuará como Secretario Técnico de la Comisión de Personal, no tendrá voto, y en ningún caso podrá ser miembro de la misma, tendrá las siguientes funciones:
1. Verificar la asistencia de los miembros de la Comisión a las reuniones programadas.
2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación de la Comisión.
3. Citar a sesiones de la Comisión, anexando el orden del día, proyecto del acta de la reunión anterior, y los documentos referentes para la misma.
4. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por la Comisión, y suministrar toda la información que sea requerida por el Defensor del Pueblo y los servidores públicos.
5. Las demás funciones que la asigne la Comisión.
ARTÍCULO 13. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 1085 de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deja sin efecto las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 854 de 2003.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLSE
Dada en Bogotá D.C. el 11 de marzo de 2014
JORGE ARMANDO OTÁLORA GÓMEZ
Defensor del Pueblo
