RESOLUCIÓN 1085 DE 2018
(septiembre 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adopta el reglamento Interno para la elección del Representante de los Servidores Públicos ante la Comisión de Personal de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones.
EL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO CON FUNCIONES ASIGNADAS DE DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 1o del artículo 5 del Decreto 025 de 2014 y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 156 de la Ley 201 de 1995, dispuso la creación de la comisión de personal, con el fin de asesorar al Defensor del Pueblo.
Que por su parte el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 025 de 2014, afirma que la Comisión de Personal, será un órgano de asesoría y coordinación, dentro de la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo.
Que con Resolución Interna No. 374 de 2014, se adoptó el reglamento Interno para la elección de los Representantes de los Servidores Públicos ante la Comisión de Personal de la Defensoría del Pueblo.
Que si bien, en la Resolución Interna No. 374 de 2014, se consideró pertinente aplicar el procedimiento contemplado para la elección de los representantes de los servidores en la Comisión de Personal, en el artículo 14 del Decreto 1228 de 2005, compilado en el artículo 2.2.14.2.11 del Decreto 1083 de 2015; en el desarrollo de las reuniones del citado comité, se observó que la participación de los suplentes como está definida en la citada norma obstaculiza la toma de decisiones, al no presentarse unidad de criterio entre los principales y los suplentes, de los representantes de los trabajadores, por cuanto sus postulaciones se realizan en forma independiente.
Que, en consecuencia, es necesario adoptar un nuevo reglamento interno para la integración y funcionamiento de la Comisión de Personal.
En mérito de lo expuesto
RESUELVE:
DE LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE PEROSNAL.
ARTÍCULO PRIMERO. INTEGRACIÓN. La Comisión de Personal de la Defensoría del Pueblo, estará conformada por:
Dos (2) representantes del Defensor del Pueblo, quienes deberán ser designados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de la elección de los representantes de los servidores públicos.
Dos (2) representantes de los servidores públicos de la Entidad, con sus respectivos suplentes.
ARTÍCULO SEGUNDO. DEL PERÍODO. Los dos (2) representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal y sus suplentes, serán elegidos para períodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección, o de la designación realizada por el Defensor del Pueblo en el evento establecido en el numeral 3 del artículo 8 de la presente Resolución. Los representantes del Defensor del Pueblo, serán designados para el mismo período.
ARTÍCULO TERCERO. DE LAS FALTAS TEMPORALES, DEFINITIVAS Y ABSOLUTAS. Las faltas temporales de los representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal serán cubiertas por su suplente. En caso de falta definitiva de un representante, su suplente asumirá tal calidad hasta el final el período.
PARÁGRAFO: En el caso de falta absoluta de los representantes de los servidores públicos y sus suplentes ante la Comisión de Personal, el Defensor del Pueblo convocará a elecciones dentro de los quince días (15) días hábiles siguientes a la fecha en que tenga conocimiento de tal hecho.
ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES. La Comisión de Personal tendrá las siguientes funciones:
1. Participar en la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación.
2. Sugerir actividades y estrategias para el Programa Anual de Bienestar Social Laboral.
3. Formular recomendaciones al Defensor del Pueblo, en temas relacionados con administración de personal, que no sean de competencia de la Comisión de Carrera Administrativa.
4. Formar parte del Comité Nacional de Incentivos de la Entidad.
5. Proponer la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional.
6. Entregar un informe anual al Defensor del Pueblo sobre la gestión realizada durante la vigencia.
DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO QUINTO. DERECHOS. Los miembros de la Comisión de Personal tendrán los siguientes derechos.
1. Elegir y ser elegido como presidente de la Comisión de Personal.
2. Participar en los diferentes proyectos de la Comisión de Personal de conformidad con las normas establecidas.
3. Representar a la Comisión de Personal en eventos o ante otras entidades u organismos cuando se requiera.
4. Ser escuchado por los restantes miembros de la Comisión, y ser atendidas sus reclamaciones.
ARTÍCULO SEXTO. DEBERES. Son deberes de los miembros de la Comisión:
1. Cumplir con el reglamento de funcionamiento de la Comisión de Personal.
2. Contribuir al logro de los objetivos de la Comisión, participando activamente en los proyectos y eventos que ésta determine.
3. Asistir cumplidamente a las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias que se convoquen y cumplir con las tareas que se asignen.
4. Cumplir con los principios establecidos en el Código de Ética de la Entidad.
5. Informar de las reclamaciones de los servidores públicos en los asuntos de competencia de la Comisión.
6. Seguir cumpliendo con sus funciones hasta cuando se encuentre integrada la nueva Comisión.
7. Guardar absoluta reserva sobre los asuntos tratados y decididos por la comisión de personal.
ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS ANTE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO SÉPTIMO. DE LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES. Los dos (2) representantes y suplentes, de los servidores públicos en la Comisión de Personal, serán elegidos por votación directa de los servidores públicos de la planta de personal de la entidad, quienes deberán acreditar los mismos requisitos y condiciones.
ARTÍCULO OCTAVO. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. La elección pública de los dos (2) representantes de los servidores públicos y sus suplentes tendrá el siguiente procedimiento:
1. El Defensor del Pueblo, mediante circular convocará con una antelación no Inferior a treinta (30) días hábiles al vencimiento del respectivo periodo, a todos los servidores públicos para la Inscripción de las candidaturas, y posterior elección de los representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal, de conformidad con el procedimiento establecido en la convocatoria.
Para lo anterior, la Subdirección de Gestión del Talento Humano, definirá e) cronograma de las elecciones e Informará oportunamente del mismo a todas las dependencias del nivel central y regional.
2. Podrán aspirar quienes acrediten, mediante certificación expedida por la Subdirección de Gestión del Talento Humano, las siguientes calidades:
Tener la condición de servidor público inscrito en el escalafón de la carrera administrativa de la Defensoría del Pueblo.
No haber sido sancionado disciplinariamente en ningún tiempo.
No haber sido elegido como representante de los servidores públicos, para el período que finaliza.
Para el caso de los suplentes, aplicarán las anteriores condiciones con la salvedad que podrán participar los servidores públicos vinculados mediante nombramiento en provisionalidad, que tengan más de dos (2) años de antigüedad en la Entidad.
3. Los candidatos a representar a los servidores públicos del organismo en la Comisión de Personal de la Defensoría del Pueblo deberán Inscribir su candidatura con la de su suplente personal, ante la Subdirección de Gestión de Talento Humano, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la divulgación de la convocatoria y contendrá la siguiente Información:
Nombres y apellidos completos del candidato y su suplente.
Documentos de Identidad del candidato y su suplente.
Certificación expedida por la Subdirección de Gestión del Talento Humano en la que conste que reúnen las calidades consagradas en el numeral anterior.
Firma del candidato y su suplente.
No podrán ser postulados para Integrar la Comisión de Personal: el subdirector de Gestión del Talento Humano, los miembros de la Comisión de Carrera Administrativa, y los contratistas de la Entidad.
Si dentro de dicho término no se inscribieren por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditaren los requisitos exigidos, el término para la inscripción se prorrogará por diez (10) días hábiles. Si a su vencimiento continuare alguno de los hechos previstos, serán designados los dos representes junto con sus suplentes, por el Defensor del Pueblo.
4. El Subdirector de Gestión del Talento Humano, a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término de la inscripción, divulgará ampliamente la lista de los candidatos y suplentes inscritos que hubieren reunidos los requisitos exigidos.
5. La elección de los representantes de los servidores públicos y sus suplentes, se hará el mismo día en el nivel central y regional, y se abrirá y cerrará en las horas previstas en la convocatoria.
La elección será vigilada por jurados de votación designados mediante comunicación escrita por el Defensor Regional o el Subdirector de Gestión del Talento Humano, según corresponda, a más tardar el día hábil anterior a la elección, a razón de dos (2) principales y dos (2) suplentes por cada mesa. Los jurados principales podrán ser reemplazados por los suplentes, antes o durante las votaciones.
La mencionada comunicación deberá contener el rol asignado, las funciones e instrucción para el día de la elección y, el número y ubicación de la mesa de votación.
Para el día de la elección el funcionario competente organizará las mesas de votación de acuerdo con el potencial de los electores de la respectiva sede, las identificará numéricamente, en forma consecutiva y las distribuirá de forma tal que garantice a todos los servidores públicos, el ejercicio del derecho a votar.
Entre sus funciones los jurados de votación tendrán que: recibir y verificar la lista de electores correspondientes a la respectiva mesa y los elementos de la misma, revisar la urna, instalar la mesa de votación, vigilar el proceso, verificar la identidad de los votantes, realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en un acta.
6. La Subdirección de Gestión del Talento Humano previo a la fecha de la elección de los representantes de los servidores públicos publicará el listado de los servidores públicos que se encuentran habilitados para participar de los comicios.
7. Para el acto de la votación, el elector presentará al jurado su documento de identidad o, el carné que lo identifica como servidor público de la Entidad, el cual será confrontado con la lista de sufragantes de la mesa. Acto seguido el elector secretamente escribirá en una papeleta el número de plancha de su preferencia o la dejará en blanco y la depositará en la urna.
Aquellos servidores públicos que por dificultades de distancia o transporte, o por encontrarse fuera de su sede de trabajo, no puedan votar el día previsto, podrán hacer uso del derecho a sufragar, remitiendo el mismo día de las elecciones su voto en sobre debidamente cerrado y firmado o a través de mensaje de dato desde su correo electrónico institucional, en ambos casos deberá relacionarse el nombre, documento de identidad, cargo y dependencia, dirigido al Subdirector de Gestión del Talento Humano. En caso de enviar su voto por correo electrónico se deberá remitir el voto escaneado.
8. Cerrada la votación uno de los miembros del jurado leerá en voz alta el número total de sufragantes y abrirá públicamente la urna. Se contará uno a uno los votos depositados sin desdoblarlos; si el número de ellos supera el número de sufragantes, se introducirán de nuevo en la urna y se sacarán al azar tantos votos cuantos sean los excedentes y sin desdoblarlos se destruirán. De tal evento se dejará constancia en el acta de escrutinio.
Realizado lo anterior, los jurados procederán a hacer el escrutinio parcial y registrar en un acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como los votos en blanco y nulos. Los jurados sólo tendrán en cuenta los votos que permitan identificar claramente la voluntad del sufragante, por lo tanto, los votos que contengan más de un número de plancha o aquellos en los cuales aparezca ilegible, no serán contados y se declararán como nulos.
En el proceso de escrutinio parcial participarán: los jurados de votación; el Subdirector de Gestión del Talento Humano o su delegado, y los representantes de los candidatos inscritos.
Una vez terminado el escrutinio parcial se leerá el resultado en voz alta y se introducirán en un sobre los votos, separando los votos que fueron declarados nulos, y se certificará su contenido con las firmas de los integrantes del jurado. El sobre se entregará al Defensor Regional o al Subdirector de Gestión del Talento Humano, según corresponda.
Para el caso del nivel regional, los defensores deberán remitir a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, a más tardar el día siguiente a la elección, el acta de escrutinio, junto con los votos.
9. El escrutinio general se llevará a cabo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la elección, en el lugar y fechas señalados en la convocatoria, públicamente por una comisión integrada por el Defensor del Pueblo o su delegado, y por dos (2) representantes de los electores, escogidos por lo candidatos. Como secretario de la comisión escrutadora actuará el Subdirector de Gestión del Talento Humano o su delegado.
Los votos y a las actas relacionadas con los resultados de la votación a nivel regional que se reciban con posterioridad a la fecha y hora del escrutinio general, no se tendrán en cuenta.
Si el mayor número de votos fuere igual para dos de los candidatos, estos serán elegidos como representantes de los servidores públicos ante la Comisión de personal. Si el número de votos a favor de más de dos candidatos fuere igual, la elección se decidirá a la suerte, para lo cual se colocarán en una urna las papeletas con el nombre de los candidatos que hubieren obtenido igual número de votos, un servidor público designado por los respectivos candidatos, extraerá de la urna una de las papeletas. El nombre que en ésta aparezca será el del candidato a cuyo favor se declarará la elección. De lo anterior se dejará constancia en el acta de escrutinio.
Serán elegidos como representantes de los servidores públicos ante la Comisión de Personal, los candidatos que obtengan mayoría de votos en estricto orden.
ARTÍCULO NOVENO. DE LAS RECLAMACIONES. Los candidatos en el acto mismo del escrutinio general podrán formular reclamaciones por escrito debidamente sustentadas o solicitar verbalmente el recuento de votos, cuando en las actas de los jurados aparezcan tachaduras o enmendaduras en los nombres de los candidatos, números de las planchas o en los resultados de la votación. Así mismo, podrán solicitar el recuento de los votos cuando existiere duda sobre la exactitud de los cálculos hechos por los jurados.
DE LA REUNIONES Y DEL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO DÉCIMO. REUNIONES, QUORUM Y DECISIONES. La Comisión de Personal por derecho propio se reunirá por lo menos una (1) vez cada semestre. El presidente, determinará el día, lugar y la hora de las reuniones.
Extraordinariamente, se reunirá por convocatoria del Defensor del Pueblo o su delegado, por su propia iniciativa, o por solicitud de alguno de sus miembros.
Constituye quorum para deliberar en la Comisión de Personal, la presencia de tres (3) de sus miembros. Las decisiones de la Comisión, se tomarán por mayoría. En caso de empate se aplicará lo contemplado en el artículo decimocuarto del presente acto administrativo.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. PRESIDENCIA. Los miembros de la Comisión de Personal elegirán de su seno, y de manera alternada, un presidente para períodos de seis (6) meses, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Presidir y dirigir las reuniones de la Comisión.
2. Representar a la comisión cuando se requiera.
3. Servir de canal de comunicación de las decisiones de la comisión. Únicamente el presidente podrá informar oficialmente los asuntos decididos por la comisión de personal.
4. Suscribir con el Secretario, las actas de las reuniones.
5. Hacer el reparto entre sus miembros, de los asuntos de competencia de la Comisión.
6. Presentar un (1) informe de gestión al final del período a los restantes miembros de la Comisión.
7. Las demás funciones que le sean asignadas por la Comisión.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. SECRETARIA TÉCNICA. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 844 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El Secretario General actuará como Secretario Técnico de la Comisión de Personal, sin voto, y en ningún caso podrá ser miembro de la misma, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Verificar la asistencia de los miembros de la Comisión a las reuniones programadas.
2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación de la Comisión.
3. Citar a sesiones de la Comisión, anexado el orden del día, proyecto del actade la reunión anterior, y los documentos referentes para la misma.
4. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por la Comisión, y suministrar toda la información que sea requerida por el Defensor del Puebloy los servidores públicos.
5. Las demás funciones que le asigne la Comisión.
PARÁGRAFO. El Secretario General podrá designar un funcionario de su área para que asista en su representación como Secretario Técnico de la Comisión de Personal en cada caso concreto a las reuniones convocadas cuando no fuere posible su asistencia, lo cual deberá hacerse por escrito para que actúe en las mismas condiciones contempladas en el presente acto administrativo.
ARTÍCULO DECIMO TERCERO. INVITADOS A LAS REUNIONES DE LA COMISIÓN DE PERSONAL. Cuando lo considere pertinente según los temas a tratar en el orden del día, el presidente de la comisión de personal, podrá invitar a servidores públicos de la entidad o particulares, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados. Los invitados no tienen poder de decisión.
El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado para que conozca de los casos de empate. No obstante, podrán asistir como invitados los miembros suplentes, quienes actuarán con voz y sin voto.
ARTÍCULO DECIMO CUARTO. DECISIONES DE LA COMISIÓN DE PERSONAL. Las decisiones de la Comisión se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Los actos que las contengan deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros de la comisión, sin perjuicio que, en casos particulares, puedan delegar en el presidente la firma.
El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado. En caso de presentarse empate se repetirá la votación y de persistir, el Jefe de la Oficina de Control Interno lo dirimirá.
ARTÍCULO DECIMO QUINTO. ACTAS DE LAS REUNIONES DE LA COMISIÓN DE PERSONAL. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los miembros. El contenido del acta deberá ser aprobado en la siguiente sesión.
ARTÍCULO DECIMO SEXTO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deja sin efecto las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 374 de 2014.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. el 26 de septiembre de 2018
EL VICÉDEFENSOR DEL PUEBLO CON FUNCIONES ASIGNADAS DE DEFENSOR DEL PUEBLO