RESOLUCIÓN 614 DE 2003
(julio 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006>
Por /a cuál se adopta el manual de procedimiento para pagos con cargo al Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos
EL SECRETARIO GENERAL
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 1, 2 y 3 del artículo 31 de la Ley 24 de 1992 y,
CONSIDERANDO
Que mediante el artículo 70 de la Ley 472 de 1998 se creó el Fondo para la Defensa de los Derechos, e Intereses Colectivos cuya función principal consiste en evaluar las solicitudes de financiación, financiar la presentación de acciones populares o de grupo, la consecución de pruebas y los demás gastos en que se pueda incurrir al adelantar el proceso y administrar y pagar las indemnizaciones dentro de las acciones de grupo, entre otras.
Que en el artículo 72 de la Ley 472 de 1998 se estipula que el manejo del Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos está a cargo de la Defensoría del Pueblo.
Que en cumplimiento del precitado artículo se expidió la Resolución Interna No. 288 de marzo 28 de 2003 “Por la cual el Defensor del Pueblo expide un nuevo reglamento para el manejo, organización y funcionamiento interno del Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos, previsto en el Título IV, Capítulo Único, de la Ley 472 de 1998 y se dictan otras disposiciones".
Que en el cuerpo de la Resolución No. 288 de marzo 28 de 2003 se señalaron entre otros aspectos, las funciones de las dependencias intervinientes en el proceso de desembolso con cargo al Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos, así como la existencia de una asesoría temática y un Comité de Funcionamiento Logístico del Fondo.
Que en aras de darle celeridad al procedimiento de desembolso con cargo al Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos, así como de lograr un seguimiento efectivo a los recursos con los que se financia el Fondo, se hace necesario estipular procedimientos claros y concretos señalando la forma y el momento en que interviene cada dependencia de la entidad.
Que teniendo en cuenta lo anterior es pertinente adoptar un manual de procedimientos para realizar los desembolsos con cargo al Fondo para los Derechos e Intereses Colectivos de la Defensoría del Pueblo.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO. - <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> Con el presente manual se describirán los procedimientos necesarios para efectuar los pagos por parte de la Defensoría del Pueblo correspondiente a las Acciones Populares y de Grupo, siguiendo los principios de economía, celeridad y eficacia.
ARTÍCULO SEGUNDO: DEPENDENCIAS INTERVINIENTES: <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> Las dependencias que intervienen dentro del proceso de desembolso con cargo al Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos son las siguientes:
a) Subdirección Financiera: Es la encargada de administrar los recursos pertenecientes al Fondo. Para tal fin debe llevar una relación que contenga los recursos existentes y los desembolsos que se han efectuado. De esa relación debe pasar reporte cuando el Comité de Funcionamiento Logístico del Fondo lo solicite con fin de determinar los pagos a aprobar.
b) Subdirección Administrativa: Es la encargada de efectuar las respectivas cotizaciones en ios casos de pago de publicaciones con cargo al Fondo. Una vez obtenidas las cotizaciones debe realizar la solicitud del el Certificado de Disponibilidad Presupuestal para firma del Secretario General y elaborar la Orden de servicios. Suscrita la Orden por parte del Secretario General debe efectuar la respectiva comunicación al proponente favorecido y la posterior legalización ante la Subdirección Financiera.
c) Oficina Jurídica: Se encargará de proyectar las Resoluciones de pago con cargo al Fondo, cuando estas sean de carácter indemnizatorio en el caso de acciones de grupo. Por otro lado brindará apoyo conceptuando en casos específicos cuando exista la necesidad de convocar a Comité.
d) Secretaría General: Esta dependencia es la encargada de coordinar e impulsar las solicitudes de pago a cargo del Fondo realizando el correspondiente seguimiento. Por otro lado, es la última instancia de revisión de los pagos de acciones populares y de grupo.
e) Delegada Para Los Derechos Colectivos y del Medio Ambiente: Esta delegada en ciertas ocasiones interviene en el proceso de desembolso cuando el Comité de Funcionamiento Logístico del Fondo lo solicite, con el fin de rendir conceptos sobre temas específicos y especializados propios de la delegada.
ARTÍCULO TERCERO: PAGO DE PUBLICACIONES. - <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> Para efectuar el pago de publicaciones se debe seguir el procedimiento que se describe a continuación:
1. La Secretaría General recepciona la solicitud de pago de publicación remitida por parte de la autoridad judicial que está conociendo de la acción.
2. Una vez recibida la solicitud verifica que se haya remitido la totalidad de los documentos, que son los siguientes:
- Auto admisorio de la demanda
- Auto mediante el cual se ordena la publicación
- Auto mediante el cual se concede el amparo de pobreza en los casos en los que se haya concedido.
Si la documentación está completa se remite al paso No. 4 si está incompleta se debe completar solicitando información al Registro de Acciones Populares y de Grupo de la Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales. Si en el registro no reposa lainformación se debe elevar solicitud a la autoridad judicial para que envíe la información complementaria.
4. Teniendo la totalidad de la información se elabora el contenido que debe figurar en la publicación especificando los demás requisitos como tamaño, letra, fecha probable de publicación, etc., y se diligencia el formato de aprobación de gasto.
5. Una vez recibido el formato de aprobación de gasto suscrito por el Secretario General acompañado de la información para publicar, la Subdirección Administrativa debe efectuar las respectivas cotizaciones de publicación. De acuerdo con dichas cotizaciones realiza la solicitud de disponibilidad presupuestal y la remite para firma del Secretario General, quien una vez firmada la remite a la Subdirección Administrativa.
6. Cuando se obtenga la solicitud de disponibilidad presupuestal firmada, la Subdirección Financiera expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y lo remite a la Subdirección Administrativa quien debe efectuar la correspondiente comunicación al proponente favorecido e informar a la Subdirección Financiera para que ésta expida el Registro Presupuestal.
7. Efectuada la publicación, la Subdirección Administrativa remite original de la misma al responsable por parte de Secretaria General quien debe dejar una copia en los archivos del Fondo y remitir el original a la autoridad judicial que hizo la solicitud.
Finalmente se efectúa la correspondiente legalización ante la Subdirección Financiera para que ésta efectúe el pago.
| PROCEDIMIENTO | RESPONSABLE | PRODUCTO | |
| 1 | Recepción solicitud de publicación y remisión a la dependencia correspondiente | Secretaría General | Remisión |
| 2 | Si la documentación está incompleta se realizan las solicitudes para completarla. | Secretaria General | Oficios |
| 3 | Remisión de la información faltante. | Registro A.A.P.P. | Lo solicitado |
| 4 | Elaboración del contenido de la publicación, diligencia- miento y firma del formato de aprobación de gasto y remisión a la Subdirección Administrativa. | Secretaría Genera) | Formato de autorización, y contenido de publicación. |
| 5 | hacer cotizaciones y realizar solicitud de disponibilidad presupuestal. | Subd. Administrativa | Cotizaciones Solicitud de C.D.P. |
| 6 | Firma de la solicitud de disponibilidad presupuestal | Secretaría General | Solicitud de C.D.P. |
| 7 | Expedición del C.D.P. | Subd. Financiera | C.D.P. |
| 8 | Comunicación al proponente favorecido. | Subd. Administrativa | Oficio. |
| 9 | Registro Presupuestal. | Subd. Financiera | Registro presupuesto. |
| 10 | Remisión del original de la publicación a Secretaría Gral. | Subd. Administrativa | diario publicado. |
| 11 | Legalización | Subd. Administrativa | soportes |
| 12 | Pago | Subd. Financiera | soportes |
| 13 | Informe y remisión de la publicación a la autoridad judie | Secretaría General | Oficio |
| 14 | Archivo. | Secretaría General | Copia publicación |
ARTÍCULO CUARTO: PERITAJES Y/O ESTUDIOS.- <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> Para efectuar el pago por concepto de peritajes y/o estudios se debe seguir el procedimiento que se describe a continuación:
1. La Secretaría General recibe la solicitud por parte de la autoridad judicial y analiza la viabilidad de efectuar o no el pago solicitado. Dependiendo de diferentes factores como la importancia de la acción para proteger derechos colectivos, la condición económica de los accionantes, el valor del estudio o peritaje solicitado, entre otros, se requiere el concepto de la Delegada para los Derechos Colectivos y del Medio Ambiente y de la Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales y se somete a la vez, a consideración del Comité de Funcionamiento Logístico del Fondo. A la vez se revisa que se hayan allegado completos los siguientes documentos:
- Auto mediante el cual se otorga amparo de pobreza al demandante en caso de haberse concedido.
- Auto mediante el cual se nombra y se fija el valor de los peritos o se ordena el estudio.
- Cuenta de cobro suscrita por los peritos en la cual se debe especificar claramente el número de la acción y la corporación que ordenó el experticio, los actores y ei valor y número de cuenta para hacer la cancelación. En el caso de estudios opera de la misma manera pero la cuenta se allega por la entidad que realizó el estudio.
2. De la decisión que se adopte con respecto al pago se envía un oficio a la corporación judicial dando información en tal sentido.
3. Si se decide efectuar el pago y una vez se encuentre completa la documentación se diligencia el formato para aprobación de gasto por parte de la Secretaría General y se remite a la Subdirección Administrativa.
4. La Subdirección Administrativa elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y la remite a Secretaría General para firma del Secretario, quien al firmarla la remite nuevamente a la Subdirección Administrativa.
5. La Subdirección Administrativa remite a la Subdirección Financiera la solicitud de disponibilidad presupuestal para que ésta expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
6. La Subdirección Financiera realiza el Registro Presupuestal.
7. La Subdirección Administrativa efectúa la correspondiente legalización ante la Subdirección Financiera para que esta efectúe el pago.
8. Efectuados los pagos la Secretaría General elabora un oficio comunicando a la corporación judicial la gestión realizada y se archivan los soportes del mismo.
| PROCEDIMIENTO | RESPONSABLE | PRODUCTO | |
| 1 | Recepción solicitud de pago de publicación y remisión a la dependencia correspondiente. | Secretaría General | Oficio |
| 2 | Análisis de la viabilidad de efectuar el pago. | Secretaría General Comité Operativo | Decisión |
| 3 | Información de inicio de trámite a la corporación judicial. | Secretaría General | Oficio |
| 4 | Diligenciamiento del formato para aprobación de gasto y remisión a la Subdirección Administrativa. | Secretaría General | Formato diligenciado |
| 5 | Elaboración de solicitud de disponibilidad presupuestal | Subd. Administrativa | solicitud de C.D.P. |
| 6 | Firma de solicitud de disponibilidad presupuestal. | Secretaría General | solicitud firmada |
| 7 | Expedición del C.D.P. | Subd. Financiera | C.D.P. |
| 8 | Registro Presupuestal. | Subd. Financiera | Registro |
| 9 | Pago | Subd. Financiera | soportes |
| 10 | Informe de la realización de pago a la autoridad judicial. | Secretaria General | Oficio |
| 11 | Archivo. | Secretaría General | Archivos |
ARTÍCULO QUINTO: INDEMNIZACIONES EN LAS ACCIONES DE GRUPO. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> -Para realizar el pago de las indemnizaciones en las acciones de grupo se debe seguir el procedimiento se describe a continuación:
1. Para iniciar el procedimiento de pago en las acciones de grupo se debe allegar por parte de la autoridad judicial el fallo condenatorio en firme.
2. Una vez se tenga conocimiento del fallo se debe iniciar acciones para recaudar el dinero a pagar. Esto se realiza a través del envío de oficio a la institución condenada.
3. La Secretaría General solicita a los beneficiarios de la condena y demás implicados en la misma la acreditación de requisitos para ser incluidos en el pago. Si se adhieren al fallo otras personas afectadas deben incluirse en los pagos.
4. Acreditados los requisitos, el pago se hará mediante la expedición de una Resolución elaborada por la Oficina Jurídica con apoyo de las demás dependencias que hacen parte del Comité de Funcionamiento Logístico del Fondo.
5. Elaborada la Resolución se debe comunicar al apoderado de los demandantes, así como informarlo a la corporación judicial.
6. En caso de que el pago se haga de manera parcial, los nuevos pagos deben realizarse mediante la expedición de resoluciones, las cuales al igual que la primera, deben comunicarse.
7. Una vez efectuados los pagos, si queda un remanente, este debe devolverse a la parte demandada que lo aportó.
| PROCEDIMIENTO | RESPONSABLE | PRODUCTO | |
| 1 | Recepción de documentos (condena en firme) | Secretaría General | Documentos |
| 2 | Acciones para recaudar el dinero a pagar | Secretaría General Subd. Financiera | Oficios |
| 3 | Solicitud de la acreditación de requisitos a los beneficiarios de la acción para incluirlos en el pago, e inclusión de los adherentes. | Secretaría General | Documentos |
| 4 | Proyecto de Resolución para el pago | Oficina Jurídica | Proyecto |
| 5 | Revisión y firma de la Resolución | Secretaría General | Resolución |
| 6 | Comunicación de la Resolución y envío de la información a la autoridad judicial. | Secretaría General | Comunicación Oficios |
| 7 | Pagos | Subd. Financiera | Comprobantes |
| 8 | Devolución del remanente si fuere el caso | Subd. Financiera | Comprobantes |
| 9 | Archivo | Secretaría General | Archivos |
ARTÍCULO SEXTO: SEGUIMIENTO Y COBROS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> Se deberá llevar el respectivo seguimiento, control y cobro de dinero a favor de la entidad con ocasión a las Acciones Populares y de grupo utilizando los siguientes mecanismos según el caso.
1. Cuando el Fondo Para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos haya financiado algún proceso, se remiten oficios a las diferentes corporaciones judiciales donde haya cursado el proceso para que una vez emitido el fallo remitan la información del resultado del mismo a la Secretaría General.
Solicitud de seguimiento de fallos a la Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales a través del Registro de Acciones Populares y de Grupo.
Cuando se conozcan los fallos se envía comunicación a la institución condenada que efectúe el respectivo pago.
4. Cuando se remitan recibos sin soportes se efectúa el seguimiento con apoyo de la Subdirección Financiera para conocer de que acción hace parte dicho pago.
ARTÍCULO SÉPTIMO: PROCEDIMIENTOS PARA REGIONALES Y SECCIONALES. - <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 263 de 2006> Las Regionales y Seccionales deben verse involucradas en el seguimiento de los pagos hechos a cargo al Fondo Para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos, de tal manera que deben tener en cuenta los pasos establecidos en la presente resolución.
Teniendo en cuenta lo anterior, las Regionales y Seccionales sólo podrán enviar las solicitudes de pago con cargo al Fondo Para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos para inicio de trámites a nivel central, cuando hayan completado la totalidad de los documentos requeridos para hacer el mencionado pago.
Por otro lado, deberán oficiar a las corporaciones judiciales solicitando que den aviso de los fallos donde la Defensoría haya colaborado con los gastos del proceso y en los cuales la parte demandante haya sido una entidad pública en aras a recuperar los recursos que por ley hacen parte del Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
DARIO MEJÍA VILLEGAS
Secretario General