RESOLUCIÓN 1097 DE 2013
(julio 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 388 de mayo 8 de 2007.
EL SECRETARIO GENERAL,
En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 24 de 1992, en usos de la delegación de funciones contenida en la Resolución No. 036 de 2013 y teniendo en cuenta lo contenido en las Ley 716 de 2001 y el Decreto 1282 de 2002, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades públicas para que las mismas diseñen y apliquen, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que el artículo 3 de la Ley 87 de 1993, establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad.
Que el artículo 7 del Decreto 1914 de 2003, señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública de que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.
Que el 8 de mayo de 2007 el Defensor del Pueblo expidió la Resolución No 388 mediante la cual se establecieron lineamientos para garantizar la sostenibilidad contable de la Defensoría del Pueblo.
Que el Contador General de la Nación expidió la Resolución 357 de Julio 23 de 2008, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”.
Que el numeral 3.11 del anexo de la Resolución 357 de 2008, -PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE faculta a los entes públicos para evaluar la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible.
Que, de acuerdo con algunas auditorías ordinarias realizadas por la Contraloría General de la República, la Defensoría del Pueblo, ha propuesto la elaboración y seguimiento de planes de Mejoramiento a la Defensoría del Pueblo en materia contable, que consisten en la conciliación de la información entre el área de contabilidad y algunas dependencias responsables del reporte de información financiera.
Que atendiendo lo establecido en la Resolución No. 357 de Julio 23 de 2008 y dada la estructura administrativa, financiera y presupuestal de la Defensoría del Pueblo, se considera pertinente la reorganización del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
En virtud de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Modifíquese el artículo tercero de la Resolución No. 388 del 8 de mayo de 2007 el cual quedará así:
“ARTÍCULO TERCERO. Integrantes. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Defensoría del Pueblo, estará integrado por los siguientes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.
El Subdirector Financiero.
El Profesional responsable del área de Contabilidad.
El Profesional responsable del área de Presupuesto.
El Profesional responsable del área de Pagaduría.
El Subdirector Administrativo.
El Jefe de la Oficina Jurídica
El Coordinador de Gestión del Talento Humano
El Director Nacional de Recursos y acciones Judiciales.
PARÁGRAFO PRIMERO: El comité podrá invitar a los funcionarios que estime convenientes, cuando los temas a tratar así lo requieran.
PARAGRAFO SEGUNDO. El Jefe de Control Interno o su Delegado, podrá participar en las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con voz pero sin voto".
ARTÍCULO SEGUNDO. Modifíquese el artículo cuarto de la Resolución No. 388 del 8 de mayo de 2007 el cual quedará así:
“ARTÍCULO CUARTO. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Defensoría del Pueblo:
1. Asesorar al Defensor del Pueblo, en la adopción de políticas para la Sostenibilidad Contable, tendientes a garantizar que la información financiera y económica que genere la entidad se registre y revele acorde con normas sustantivas dictadas por el Contador General de la Nación lo cual incluye la provisión de instrumentos tecnológicos actualizados.
2. Definir los procedimientos y controles que sean necesarios para llevar a cabo de manera eficiente, eficaz, económica e integral el proceso contable por los responsables directos de la información garantizando con ello la confiabilidad, razonabilidad y oportunidad permanente de la información contable.
3. Elaborar los instrumentos que sean del caso, tendientes a promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso tanto en el nivel central como en las regionales y seccionales.
4. Determinar las acciones a implementar a efectos de depurar ¡a información contable, cuando esta es necesaria, y aprobar los procedimientos que se establezcan para el efecto, así como el registro de los ajustes contables correspondientes, de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública.
5. Establecer controles que se deban implementar por las áreas responsables para mejorarla calidad de la información contable".
ARTÍCULO TERCERO. El comité Técnico de Sostenibilidad Contable, realizara sesiones ordinarias mensualmente dentro los diez (10) primeros días de cada mes, previa citación de sus integrantes. De las reuniones llevadas a cabo por el Comité se realizarán actas, las cuales serán aprobadas y suscritas por los miembros.
ARTÍCULO CUARTO. QUORUM. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Defensoría del Pueblo, sesionará válidamente por lo menos con cinco (5) de sus miembros y sus decisiones serán tomadas por la mayoría simple.
ARTÍCULO QUINTO. Modifíquese el artículo quinto de la Resolución No. 388 del 8 de mayo de 2007 el cual quedará así:
“El secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Defensoría del Pueblo, será el Profesional Responsable del Área de Contabilidad y tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité con una antelación no menor a tres (3) días a la misma, por escrito
2. Preparar el orden del día y presentar al Comité los temas a tratar
3. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité velando porque las mismas se ajusten a la verdad de lo actuado y suscribirlas junto con sus integrantes".
ARTÍCULO SEXTO. Las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por el Comité, requerirán para formalizar las mismas, los siguientes requisitos:
1. Copia del acta del comité en la cual constan las decisiones de registro o depuración contable adoptadas.
2. Documentos soporte idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos adelantados.
3. Los demás soportes que, a juicio del secretario del Comité, se consideren pertinentes para justificar los registros contables correspondientes.
Dada en Bogotá D.C., el 26 de julio de 2013
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General.