RESOLUCIÓN 1114 DE 2014
(agosto 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015>
Por la cual se modifica el procedimiento para conferir y legalizar comisiones de servicio en la Defensoría del Pueblo, se deroga la Resolución 134 de 2014 y sus adiciones o modificaciones
EL SECRETARIO GENERAL,
En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en el artículo 19 del Decreto-Ley 025 de 2014 y en ejercicio de la delegación de funciones contenida en la Resolución No. 030 de 2014
CONSIDERANDO:
Que el numeral 22 del artículo 5 del Decreto-Ley 025 de 2014 establece como una de las funciones atribuidas al Defensor del Pueblo: “Celebrar los contratos y expedir los actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la Entidad (…)
Que mediante Resolución No. 030 de 2014 el señor Defensor del Pueblo delegó en el Secretario General de la Entidad la ordenación del gasto y la expedición de los actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la Entidad, dentro del ámbito administrativo y financiero.
Que mediante Resolución No. 134 de 2014, modificada por la 424 de 2014, el Secretario General estableció el procedimiento para conferir y legalizar comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento.
Que el artículo 13 de la Ley 1169 de 2007, prohíbe “tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos”.
Que el Presidente de la República expidió el Decreto No. 2768 del 28 de diciembre de 2012, por la cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores.
Que el parágrafo primero del artículo 5 del Decreto 2768 de 2012 dispone: “Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizaran dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada vigencia”.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. COMISIONES. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> El Secretario General de la Defensoría del Pueblo conferirá las comisiones de servicio a los funcionarios públicos y autorizará los desplazamientos de los contratistas al servicio de la entidad, siempre que éstas respondan a actividades que desarrollen en forma adecuada el Plan Operativo Estratégico de la entidad y las actividades relevantes del Plan de Acción, en el marco de la misión constitucional y legal de la Entidad, sujeto a la disponibilidad presupuestal con que cuente la entidad al momento de la solicitud de la respectiva comisión.
ARTÍCULO 2o. SOLICITUD DE COMISIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> El Defensor del Pueblo, el Vicedefensor, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales, el Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario, el Secretario Privado, el Secretario General, los Subdirectores, los Jefes de Oficina y los Defensores Regionales, son los únicos funcionarios autorizados para solicitar comisiones de servicios para el personal adscrito a su despacho, y serán los responsables de ejercer la vigilancia de las labores a desarrollar por el comisionado.
ARTÍCULO 3o. PROGRAMACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Los funcionarios mencionados en el artículo Segundo deberán remitir y confirmar su recibo en la Subdirección Administrativa, dentro de los últimos ocho (8) días hábiles del mes, la programación de las solicitudes de comisión de servicios o autorización de desplazamientos del mes siguiente.
ARTÍCULO 4o. CLASES DE COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Las comisiones de servicios o autorizaciones de desplazamiento, según su carácter, pueden clasificarse en “urgentes y/o extraordinarias” y “ordinarias”.
ARTÍCULO 5o. COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO URGENTE Y/O EXTRAORDINARIA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Una comisión o desplazamiento urgente y/o extraordinario no es previsible y no hace parte de la programación mensual de comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento. Es de tramitación inmediata, impostergable y abreviada.
PARÁGRAFO. El formato individual de comisión de servicios o desplazamiento deberá ser presentado a la Secretaría General, con una antelación no inferior a veinticuatro (24) horas a la realización de la misma, o en forma inmediata, según sea el caso, con indicación clara de los hechos que dan origen a la urgencia de la comisión, previo visto bueno del superior.
ARTÍCULO 6o. COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO ORDINARIO. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Pertenecen a este grupo las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento que son objeto de programación.
PARÁGRAFO. El formato individual de comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento deberá ser remitido con mínimo ocho (8) días hábiles de antelación a su fecha de inicio a la Secretaría General, previa autorización del jefe inmediato y/o Director del proyecto al cual pertenecen o supervisor del contrato.
ARTÍCULO 7o. AVANCES. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> El porcentaje de avance de todas las comisiones o autorizaciones de desplazamiento oscilará entre el 50% y el 100% de su valor, siempre y cuando, el funcionario comisionado o el contratista no tengan pendientes legalizaciones de viajes anteriores y haya disponibilidad en caja.
PARÁGRAFO. Las comisiones de funcionarios o autorizaciones de desplazamiento de contratistas que incumplan las reglas establecidas para el trámite y legalización de viajes, en lo sucesivo, serán tramitadas por cadena presupuestal.
ARTÍCULO 8o. REGISTRO PRESUPUESTAL. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> De conformidad con lo dispuesto en la ley de Presupuesto General de la Nación, y los lineamientos de la Contraloría General de la República, todas las comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento requieren previa disponibilidad presupuestal.
ARTÍCULO 9o. RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Ningún funcionario o contratista tendrá derecho a reconocimiento de gastos de viaje sin que previamente se suscriba el acto administrativo que los autoriza.
ARTÍCULO 10. REPORTE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> En forma mensual, la Subdirección Administrativa entregará un reporte a la Secretaría General sobre las comisiones o desplazamientos realizados, revocados y legalizados, el cuál será tenido en cuenta para la autorización y trámite de nuevas comisiones y autorizaciones de desplazamiento y la adopción de medidas para garantizar un adecuado control sobre la programación y ejecución de los recursos destinados para viáticos y gastos de viaje.
PARÁGRAFO. El uso de cajas menores para viáticos y gastos de viaje estará supeditado a los resultados de los reportes mensuales y al impacto que tenga la medida en la gestión administrativa y financiera de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 11. TRÁMITE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Las solicitudes de comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento deben ser remitidas por el Director, Supervisor o Jefe de Dependencia a la Secretaría General únicamente en el formato establecido por la entidad para este evento, el cual debe estar completamente diligenciado y suscrito (Anexo 1). Adjunto con dicho documento se debe enviar la justificación de la solicitud de comisión o desplazamiento en el cual se especifique:
a. Fecha y hora a partir de la cual se inicia, y fecha y hora de retorno a la sede de trabajo o de ejecución contractual. (Cuando se trate de Comisiones de Servicios o desplazamientos que impliquen la expedición de tiquetes aéreos, esta información estará sujeta a los itinerarios de vuelos disponibles).
b. Lugar de comisión o desplazamiento.
c. SI los gastos son sufragados por una institución distinta a la Defensoría del Pueblo debe indicarse los mismos: transporte, hospedaje, alimentación, otros, y el nombre de la entidad que los sufraga.
d. Objeto de comisión o desplazamiento, en la cual deben especificarse las diligencias que van a realizarse, el objeto de las visitas especiales, la clase de intervención a realizarse, la descripción del evento o reunión en el que se participa, etc.
e. En la justificación de la comisión o autorización de desplazamiento debe establecerse las circunstancias que hacen indispensable la participación del comisionado o comisionados. En el caso de las comisiones y autorizaciones de desplazamiento urgentes y/o extraordinarias, deberán indicarse las razones por la cuales la misma no se incluyó dentro de la programación mensual establecida en el artículo tercero de la presente Resolución.
f. Cuando el desplazamiento requiera la expedición de tiquetes aéreos, los vuelos de ida y regreso al lugar de la comisión se deberán efectuar en la tarifa más económica existente y en el primer y último vuelo en la ruta respectiva, salvo que por necesidades del servicio, expresamente manifestadas en la solicitud, el funcionario o contratista deba desplazarse en horarios diferentes. Los tiquetes serán tramitados y emitidos según la solicitud de comisión y no podrá realizarse cambio alguno, excepto en caso de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados.
La administración, no incurrirá en gastos adicionales, cuando por causa imputable al servidor y/o contratista, se deban adquirir nuevos tiquetes o cancelar multas por no uso de los mismos.
g. Cuando el desplazamiento vaya a ser realizado en el vehículo institucional, en la solicitud deberá Indicarse la placa del mismo.
Cuando sea necesario contratar un vehículo particular para realizar el recorrido en zonas de difícil acceso, en la solicitud de comisión deberá indicarse esta situación y adjuntarse la ruta del recorrido a realizar.
h. Dependencia que solicita la Comisión y/o autorización de desplazamiento.
i. Información del comisionado o contratista: nombres, apellidos, cédula de ciudadanía y lugar de su expedición, número del teléfono celular, cargo que desempeña, grado y dependencia, incluyendo sede de trabajo del funcionario que se comisiona.
j. Junto con la solicitud de la comisión o autorización de desplazamiento, deben anexarse los soportes de la misma, estos es, misiones de trabajo, citaciones, invitaciones o cualquier documento que justifique la necesidad de realizar la comisión o el desplazamiento, de lo contrario la misma no será tramitada.
k. Toda comisión y/o autorización de desplazamiento debe remitirse con el Visto Bueno del funcionario del nivel directivo correspondiente. En el caso que el comisionado o autorizado a desplazarse preste sus servicios en alguna coordinación o unidad operativa, la comisión o desplazamiento debe contar con la aprobación del respectivo coordinador nacional y el jefe de la Dependencia, o quien haga sus veces.
l. Toda comisión y/o autorización de desplazamiento, “urgente y/o extraordinaria" deberá ser debidamente motivada, ajustarse a lo dispuesto en el artículo quinto de la presente resolución y autorizada por la Secretaría General.
PARÁGRAFO. Las comisiones o solicitudes de desplazamiento que no cumplan con los requisitos establecidos en el presente artículo no serán tenidas en cuenta y no se les dará el trámite respectivo.
ARTÍCULO 12. SITUACIONES EN LAS QUE NO PROCEDE EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> No habrá lugar al reconocimiento y pago de viáticos cuando la comisión o el desplazamiento se desarrollan dentro de la sede habitual de trabajo o ejecución contractual y en los casos que las mismas son financiadas por terceros, previa aprobación de la Defensoría.
PARÁGRAFO. Por sede habitual de trabajo o ejecución contractual se entiende que es el área metropolitana, ciudad, población, localidad, sector o área urbana-rural y cuya distancia sea inferior a 60 km en la cual el servidor público ha sido oficialmente designado para que desempeñe permanentemente las funciones del cargo o el contratista debe ejecutar el objeto del contrato.
ARTÍCULO 13. ACTO QUE CONFIERE LA COMISIÓN O AUTORIZA EL DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> El ordenador del gasto autorizará con su visto bueno las solicitudes descritas en el formato “SOLICITUD COMISIÓN DE SERVICIOS Y/O DESPLAZAMIENTO”, (anexo a la presente Resolución) y lo remitirá a la Subdirección Administrativa, para que proyecte la Resolución que confiere la comisión o autoriza el desplazamiento y ordena el reconocimiento y pago de viáticos y/o gastos de viaje.
PARÁGRAFO 1. En los casos en que el trámite se realice por cadena presupuestal deberá expedirse el certificado de disponibilidad presupuestal respectivo y efectuarse el registro presupuestal.
El acto administrativo que imparta la comisión o autorice el desplazamiento deberá expresar: nombres y apellidos completos del comisionado o autorizado a viajar, su identificación, cargo que desempeña, o su condición de contratista, su remuneración mensual, valor de los viáticos, gastos de viaje, o emolumentos para la manutención, lugar donde se cumplirá la comisión, término y objeto de la comisión, fecha de iniciación de la misma y la entidad o programa que sufragará los gastos cuando a ello hubiere lugar.
PARÁGRAFO 2. Los actos administrativos que ordenen comisión de servicios o autoricen desplazamientos a los funcionarios y contratistas de la entidad, podrán ser revisados en la eventualidad de presentarse hechos no previstos, que incidan en el valor de los viáticos y gastos de viajes ordenados con anterioridad.
ARTÍCULO 14. TÉRMINO DE LA COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO Y SU PRÓRROGA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> El término de cada comisión o desplazamiento no podrá exceder a treinta días (30 días) de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 65 del Decreto 1042 de 1978 y las normas que lo reglamentan. Las prórrogas deberán ser autorizadas por Secretaría General.
ARTÍCULO 15. DEL RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Sólo se reconocerá el 100% del valor completo de los viáticos o gastos de manutención si el comisionado o autorizado a desplazarse, por estrictas necesidades del servicio, pernocta en el lugar de comisión.
Cuando al servidor público o contratista le sea autorizado comisión de servicios o desplazamiento y no pernocte en el sitio de su desplazamiento, se le reconocerá únicamente el cincuenta (50%) del valor de los viáticos o gastos de manutención.
Cuando el servidor público o contratista deba desplazarse por fuera del lugar habitual de su trabajo o de ejecución de su contrato, hasta sitios ubicados a una distancia inferior a 60 kilómetros sólo se les reconocerá el pago de los gastos de viaje.
PARÁGRAFO 1. Si el funcionario comisionado, su jefe inmediato, el contratista o el supervisor de su contrato cancelan la comisión o desplazamiento, modifican el lugar del desplazamiento o las fechas de realización, una vez ésta haya sido autorizada, y de estos hechos se deriva la aplicación de penalidades a la Entidad por la cancelación de los vuelos, el servidor y/o contratista responsable de la cancelación deberá asumir los costos y/o multas a que haya lugar, siempre y cuando no medien razones de fuerza mayor o caso fortuito, o la decisión responda a la determinación exclusiva de la administración.
PARÁGRAFO 2. La liquidación de los viáticos se hará de conformidad con la tabla que anualmente expida la Secretaría General, según lo estipulen las normas que al respecto expidan los órganos competentes.
ARTÍCULO 16. LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> La legalización de las comisiones de servicios autorizadas, de los viáticos y gastos de viaje y de los desplazamientos efectuados por funcionario y contratistas deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su terminación, una vez cumplido este término se procederá con la revocatoria del acto administrativo que la concedió.
PARÁGRAFO 1. Cuando la comisión haya sido pagada por caja y esta no sea realizada o legalizada dentro del término estipulado en este artículo, deberá procederse con el reintegro de los dineros entregados. De no ser así se compulsarán copias a la Oficina de Control Interno Disciplinario para el caso de los funcionarios; y se informará al supervisor del contrato, en el caso de los contratistas, para que éste tome las medidas que considere necesarias.
PARÁGRAFO 2. No se autorizarán comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento, como tampoco pagos por concepto de gastos de viaje, viáticos o manutención a quienes tengan pendientes legalizaciones anteriores.
La Subdirección Administrativa, mensualmente remitirá un informe a la Secretaría General de los funcionarios y/o contratistas que no estén al día en las legalizaciones.
ARTÍCULO 17. REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Una vez cumplida la comisión o desplazamiento y dentro del plazo establecido en el artículo anterior, se legalizará la misma presentando ante la Subdirección Administrativa los siguientes documentos:
1. Informe detallado de las actividades desarrolladas, debidamente firmado por el jefe Inmediato o supervisor del programa; el cual podrá ser solicitado por el superior Inmediato para su revisión y visto bueno.
2. La constancia de permanencia en el lugar de la comisión, la cual deberá ser suscrita o expedida por autoridad competente de donde se llevó a cabo la comisión. Se exceptúan de este requisito el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales, el Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinarlo, el Secretario Privado y el Secretario General.
3. Pasabordos, tarjeta de embarque o constancia de viaje en medio físico o magnético, tanto de salida como de regreso, según sea el caso.
4. Vales, pasaje o recibos, en medio físico o magnético, los cuales deberán presentarse en papel membretado o con sello de la compañía transportadora, salvo que se trate de medios de transporte Inusuales, chalupa o vehículos particulares que ofrezcan este servicio en zonas de difícil acceso para el transporte público. Caso en el cual dicho comprobante deberá contener: nombre, cédula de ciudadanía o NIT, firma de quien presto el servicio, lugar (es) en donde se prestó el servicio, modalidad del transporte, fecha y hora del desplazamiento.
El servicio debe quedar prestado a nombre de la Defensoría del Pueblo.
PARÁGRAFO 1. Los vales, pasabordos, pasajes, recibos, etc.; no deberán tener enmendaduras, tachones o rayones que no permitan determinar con claridad las fechas y/o valores de prestación del servicio, so pena de que los gastos no sean reconocidos.
PARÁGRAFO 2. Los documentos enunciados en el presente artículo deben ser enviados por un solo medio con el fin de racionalizar el trámite y evitar la duplicidad.
PARÁGRAFO 3. La comisión o desplazamiento no será pagada en el evento en que los tiquetes no hayan sido utilizados en su totalidad; salvo que se haya Informado por escrito a la Subdirección Administrativa con antelación.
PARÁGRAFO 4. En caso de no realizarse la comisión o desplazamiento, quien la solicitó deberá Informar por escrito Inmediatamente a la subdirección administrativa, del hecho que justifica la suspensión o cancelación de la actividad, con el fin de efectuar los tramites a que haya lugar. Los viáticos y gastos de viaje deberán reintegrarse de Inmediato al responsable de la caja menor o al tesoro nacional según sea el caso, so pena de que se proceda tal y como lo establece el parágrafo 1 del artículo decimosexto.
La Subdirección Administrativa proyectará para firma del Secretario general las resoluciones de revocatoria o modificación de las comisiones proferidas y/o autorizaciones de desplazamiento.
PARÁGRAFO 5. No se reconocerán o pagarán como gastos de viaje las sumas destinadas a cubrir pagos de expresos, transporte puerta a puerta, a menos que se haya Indicado en la solicitud de comisión y al momento de la legalización, la Imperiosa necesidad de realizar dichos gastos.
En caso que la comisión o desplazamiento se realice en un vehículo oficial se podrá reconocer el pago de gastos asociados a peajes y gasolina, siempre que en la respectiva Regional no haya vigente contrato de suministro de combustible o se demuestre, que por las condiciones del lugar de destino es necesario el abastecimiento en lugar diferente.
En tal caso, la solicitud de comisión y el recibo presentado para llevar a cabo la legalización deberán contener la placa del vehículo oficial en que se realiza el desplazamiento y el lugar y la fecha en que se realizó la compra.
ARTÍCULO 18. GASTOS DE TRANSPORTE EN CASO DE TRASLADO DE SERVIDORES PÚBLICOS. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Sólo habrá lugar al reconocimiento de gastos para el funcionario, su cónyuge, compañero o compañera permanente, hijos y padres que dependan económicamente del servidor, cuando exista un traslado que implique el cambio de sede trabajo, siempre que sea una decisión oficiosa de la Entidad. Por tanto, no habrá lugar a este reconocimiento si el traslado proviene de solicitud del servidor, cuando se efectúe un nuevo nombramiento, incluyendo aquel en período de prueba, ni para encargo o comisión.
Los gastos de transporte comprenderán los necesarios para la movilización de sus muebles y enseres. Para su trámite, el interesado deberá presentar solicitud acompañada de las respectivas cotizaciones, a la Subdirección Administrativa. No se reconocerá el pago de los gastos ocasionados por el traslado, sin autorización previa del Secretario General.
PARÁGRAFO. El estado civil se demostrará con el respectivo registro; la dependencia económica de los padres e hijos mayores de edad, así como la condición de ser compañero o compañera permanente, con la afirmación escrita del servidor.
ARTÍCULO 19. VIGILANCIA Y CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política. Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la oficina de control interno.
PARÁGRAFO. Los casos referidos a funcionarios o contratistas que de manera reiterativa incumplen lo dispuesto en esta resolución, serán remitidos a los organismos de control correspondientes.
ARTÍCULO 20. DEROGATORIA Y VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1499 de 2015> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 134 de 2014 y 424 de 2014 y todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. el 8 de agosto de 2014
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General.
