<Documento original con texto ilegible>
RESOLUCIÓN 641 DE 2001
(agosto)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución revocada por el artículo 22 de la Resolución 320 de 2005>
Por la cual se adopta el Manual de Calificación de Servicios de la Defensoría del Pueblo
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
En uso de sus atribuciones legales en especial las conferidas en la Ley 24 de 1992 y la Ley 201 de 1995, y
CONSIDERANDO
Que mediante Resolución No. 1255 del 29 de diciembre de 2000, se adoptó un nuevo Manual de Calificación de Servicios, que modificó el sistema de evaluación de desempeño anterior, establecido en la Resolución No. 2587 del 2 de octubre de 1995, en razón a la urgente necesidad de que la evaluación de desempeño respondiera a la concertación previa de objetivos entre evaluador y evaluado, teniendo en cuenta factores objetivos, medibles, cuantificables y verificares.
Que la Resolución 1255 de 2000, entró a regir a partir del 1 de enero de 2001, estableciéndose en la misma que los objetivos deberían concertarse durante el mes de enero.
Que a efecto de hacer seguimiento del proceso de evaluación se requirieron los formatos de concertación de objetivos en el mes de abril, de lo que se concluyó que en varias dependencias y Defensoras Regionales y Seccionales no fue posible concertar los objetivos en razón de la falta de capacitación en este proceso, y en otros casos se hizo con posterioridad a la fecha establecida para defecto.
Que además de lo anterior, la Asociación de Servidores Públicos de la Defensoría del Pueblo, de ASDEP, mediante comunicaciones del 6 de marzo y del 26 de abril de 2001, plantearon algunas observaciones a la Resolución 1255 de 2000.
Que por lo anterior, la Comisión de la Carrera Administrativa, en sesión del mes de junio, puso a consideración el proyecto de nuevo manual acogiendo las observaciones de ASDEP, el cual fue remitido a este Despacho mediante comunicación del 12 de junio de 2001, determinando en el mismo la revocatoria de la Resolución 1255 de 2000.
En mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución revocada por el artículo 22 de la Resolución 320 de 2005> Como instrumento contentivo del procedimiento para la evaluación del <texto ilegible> de los servidores de carrera del Organismo y los nombrados en periodo de prueba, se leí siguiente "Manual de Calificación de Servicios", para la Defensoría del Pueblo.
<texto ilegible> DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: La evaluación de desempeño es un tomento que permite determinar los logros institucionales alcanzados mediante la gestión del <texto ilegible> público e identificar las áreas potenciales de éste en el cumplimiento de unas titanes y objetivos precisos.
<texto ilegible> peño laboral de los empleados de carrera deberá ser evaluado respecto de los previamente concertados entre evaluador y evaluado, teniendo en cuenta factores medibles, cuantificables y verificares y expresado en una calificación de servicios.
Por la cual se del <texto ilegible> de Calificación de Servicios de la Defensoría del Pueblo.
Para efecto de lo formularse planes anuales de gestión, por dependencias, del <texto ilegible> como marco <texto ilegible> del <texto ilegible>., para la concertación de objetivos con cada empleado dentro del proceso de evaluación desempeño.
2. CONCEPTO DE CALIFICACIÓN: La calificación de servicios es el medio para evaluar el rendimiento, la calidad del trabajo y el comportamiento laboral de los servidores públicos 6 nombrados en periodo de prueba o inscritos en el escalafón de la Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo.
La calificación es el resultado de la evaluación del desempeño laboral en todo el período establecido o del promedio ponderado de las evaluaciones parciales que durante este período haya sido necesario efectuar.
3. FINES DE LA CALIFICACIÓN DE SERVICIOS: La calificación de servicios deberá tenerse en F cuenta para los siguientes objetivos:
1. Constituir factor de puntaje en los concursos de ascenso
2. Escalafonar en carrera
3. Conceder estímulos a los empleados
4. Formular programas de capacitación
5. Determinar la permanencia o el retiro del servicio, y
6. Autorizar comisiones de estudio acorde con las funciones del Ministerio Público y la Defensoría del Pueblo.
4. COMPETENCIA PARA CALIFICAR: Corresponde al superior inmediato la calificación de servicios de los servidores públicos bajo su dirección o quien ejerza la supervisión directa del servidor por calificar.
Se entienden por superiores inmediatos, los empleados que ejercen funciones de dirección, supervisión respecto del servidor a calificar, es decir, los Defensores Regionales, los Directores Nacionales, los Defensores Delegados, el Veedor, el Secretario General, el Secretario Privado, los Subdirectores, los Jefes de Oficina, los Profesionales Responsables de las Seccionales y demás profesionales a quienes mediante acto administrativo se le haya asignado la función de supervisión del empleado calificado. Con relación a los servidores que prestan servicios en el Despacho del Defensor, la calificación se surtirá por parte del Secretario Privado.
5. PERIODICIDAD DE LA CALIFICACIÓN: Los servidores de Carrera Administrativa de la Defensoría del Pueblo, serán calificados ordinariamente por períodos anuales.
6. PERIODO ANUAL: A partir de la vigencia de la presente Resolución la anualidad para efectos de evaluar el desempeño de los servidores Inscritos en Carrera Administrativa de la Entidad, será el comprendido entre el 1 de julio y el 30 de junio del siguiente año.
7. OPORTUNIDAD PARA CALIFICAR: Los servidores de la Defensoría del Pueblo serán calificados:
1. Por períodos anuales, según lo señalado en el precitado numeral. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año objeto de calificación, se evaluarán los servicios correspondientes al período laborado, cuando éste sea superior a treinta (30) días calendario. Si el empleado durante la anualidad ha desempeñado por encargo, empleos de carrera, su calificación definitiva comprenderá el término de duración del encargo.
2. Extraordinariamente cuando lo disponga el Defensor del Pueblo, en cualquier época.
3. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del periodo objeto de calificación, se calificarán los servicios correspondientes al período laboral, siempre y cuando éste sea superior a treinta (30) días calendario. Los períodos inferiores se computarán con el período siguiente.
4. Al vencimiento del periodo de prueba. En este evento, si la calificación es satisfactoria, el Secretario General, mediante acto administrativo, inscribirá al servidor en el Régimen de la Carrera Administrativa. De ser Insatisfactoria la calificación, se remitirá al Defensor del Pueblo, para que declare insubsistente el nombramiento en período de prueba.
8. EVALUACIONES PARCIALES: Se entenderán por evaluador, del <texto ilegible> efectuadas a los servidores inscritos en carrera en los siguientes:
1. Por cambio de Jefe.
2. Por traslado
3. Por separación temporal del ejercicio de las funciones propias del cargo, con ocasión de suspensión, comisión o licencia, en caso de que el término sea superior a treinta (30) días. En estos eventos, el término de duración de las referidas situaciones administrativas no se tendrá en cuenta para la ponderación del periodo anual.
4. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación parcial y el final de período, así éste sea inferior a treinta (30) días.
9. CALIFICACIÓN DEFINITIVA: La calificación definitiva será el resultado de la evaluación del desempeño del período anual o de la suma de la ponderación de las evaluaciones parciales que haya sido necesario efectuar, ponderación que se hará con base en la proporción de tiempo a la cual correspondió la evaluación parcial, teniendo en cuenta la siguiente fórmula:
CD = Califica. Definitiva = ( PEP )
PEP = Ponderado evaluación parcial ( E * n ) / N
E = Total evaluación parcial
n = Periodo de la evaluación parcial
N = Periodo total
En igual sentido se procederá cuando sé evalúe el desempeño del periodo de prueba.
10. OBLIGATORIEDAD DE CALIFICAR: Los servidores públicos responsables de calificar los servicios de los funcionarios a su cargo, deberán hacerlo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al 30 de junio del respectivo año, esto es, el vencimiento del periodo anual establecido en la presente Resolución.
Si la calificación no se surte en el precitado término, el servidor a evaluar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del referido término, deberá solicitar al superior de quien ha debido calificar, que ésta se produzca. En este evento el responsable de evaluar el desempeño del servidor deberá proferir la calificación dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del requerimiento. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias a que haya lugar con ocasión del Incumplimiento.
En estos eventos el Profesional Responsable de las Funciones de Personal, informará lo pertinente a la Veeduría del Organismo.
Cuando se encuentre vacante el empleo del responsable de la dependencia, o del superior inmediato del funcionario que ha debido ser. calificado, éste último, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del período anual, solicitará al superior que por jerarquía sigue al cargo vacante, que designe el funcionarlo que debe calificar, dentro del término de quince (15) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud. El designado, deberá proferir la evaluación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Cuando el responsable de calificar, se retire de la entidad sin efectuar las evaluaciones que le correspondan, éstas deberán ser realizadas por su superior inmediato o por el empleado que para el efecto sea designado por el Defensor del Pueblo. En caso de permanecer en la entidad, conserva la obligación de hacerlo, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que procedan por el incumplimiento.
En el evento en que la calificación no se produzca dentro de los términos antes establecidos, y el servidor no la haya solicitado, el puntaje asignado será el mínimo aprobatorio, que de conformidad con el numeral 11.6. del presente Manual, es de seiscientos cincuenta (650) puntos. En el evento en que el servidor haya solicitado la calificación dentro del término previsto y el evaluador no la haya proferido, ésta será satisfactoria y el puntaje asignado será de ochocientos cincuenta (850) puntos.
11. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Para efectos de evaluar el desempeño de los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, se adoptarán los siguientes formularios según la naturaleza de las funciones y de las responsabilidades asignadas, que variarán según el nivel en que se encuentren los cargos de los servidores a evaluar así:
11.1. CLASIFICACIÓN DE LOS GRUPOS
GRUPO A: Empleados que pertenecen al nivel Ejecutivo y Asesor con personal a cargo.
GRUPO B: Empleados que pertenecen al nivel Asesor sin personal a cargo.
GRUPO C: Empleados del nivel técnico con personal a cargo, o que tengan funciones de dirección, coordinación y/o supervisión.
GRUPO D: Empleados del nivel técnico y administrativo sin personal a cargo.
11.2. INDICADORES DE EVALUACIÓN
Para la valoración de los factores se tendrán en cuenta los siguientes indicadores de evaluación, según el grupo en que se encuentre ubicado el cargo del empleado a evaluar.
GRUPO A
Áreas de Productividad, Administración de Personal y de Comportamiento Laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar:
1. Planeación.
2. Utilización de los recursos
3. Calidad
4. Competencia técnica
5. Responsabilidad
AREA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Factores a evaluar:
1. Liderazgo
2. Toma de decisiones
3. Supervisión
4. Delegación
5. Trabajo en equipo
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar:
1. Compromiso institucional
2. Relaciones Interpersonales
3. Iniciativa
4. Tratamiento de la información
GRUPO B
Áreas de Productividad y de Comportamiento Laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar:
1. Planeación.
2. Utilización de los recursos
3. Calidad
4. Oportunidad
5. Responsabilidad
6. Competencia técnica
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar:
1. Planeación.
2. Utilización de los recursos
3. Calidad
4. Oportunidad
5. Competencia técnica
6. Responsabilidad
AREA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Factores a evaluar:
1. Liderazgo
2. Trabajo en equipo
3. Organización
4. Evaluación
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar:
1. Compromiso institucional
2. Confiabilidad
3. Relaciones Interpersonales
4. Iniciativa
5. Atención al usuario
GRUPO D
Áreas de Productividad y de Comportamiento Laboral
AREA DE PRODUCTIVIDAD:
Factores a evaluar:
1. Utilización de los recursos
2. Calidad
3. Oportunidad
4. Cantidad
5. Responsabilidad
6. Conocimiento del trabajo
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar:
1. Compromiso institucional
2. Relaciones Interpersonales
3. Iniciativa
4. Colaboración
5. Confiabilidad
6. Atención al usuario
AREA DE COMPORTAMIENTO LABORAL:
Factores a evaluar:
1. Compromiso institucional
2.Tratamiento de la información
3.Trabajo en equipo
4. Relaciones Interpersonales
La valoración de cada factor se encuentra establecida en los instrumentos de evaluación que se adoptan con el presente Manual.
11.3. COMPONENTES DEL FORMULARIO: El instrumento de evaluación para cada uno de del <texto ilegible> grupos señalados anteriormente, estará integrado por tres (3) formularios, discriminados asi:
1.Formulario de concertación de Objetivos
2 Evaluación de seguimiento
3. Valoración cuantitativa y cualitativa de los factores de desempeño.
Los formatos se clasificarán según el nivel y harán parte integrante del presente Manual de Calificación de Servicios.
11.4. ETAPAS DE LA EVALUACIÓN.
1 ETAPA DE CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS: La concertación de objetivos deberá realizarse dentro de los primeros quince (15) días hábiles contados a partir del 1 de julio del respectivo año. Esta se realizará de acuerdo con el Plan de Acción de cada dependencia y el cronograma de actividades, que se constituirán en herramientas para la concertación y el seguimiento. Copia del formato de concertación se enviará a la Oficina de Personal. Esta etapa tiene por objeto establecer conjuntamente entre el evaluador y el evaluado los objetivos que se van a asumir como un compromiso para éstos, la dependencia y la misión defensorial. Debe constituirse como un propósito compartido para lograr el resultado esperado, El evaluador y el evaluado acordarán los objetivos a alcanzar, los logros esperados y el valor porcentual de cada uno de ellos en múltiplos de cinco (5) sobre un total de cien (100).
Para efectos de la correcta concertación de los objetivos, se establecerá el Manual de Concertación de Objetivos, el cual hará parte de la presente Resolución.
2. SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOS: El seguimiento de los objetivos será permanente por parte del evaluador y tendrá como propósito determinar el grado de avance de los mismos, con el fin de adoptar los correctivos que sean necesarios y proceder a su modificación de manera concertada. Para tal fin deberá realizarse en la mitad del período un balance conjunto entre evaluador y evaluado sobre su desarrollo.
3. VALORACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA DE LOS FACTORES DE DESEMPEÑO: Esta etapa se surtirá al final del período, dentro de la cual se cuantifica la calificación del evaluado teniendo en cuenta el resultado alcanzado por este frente a los objetivos que se concertaron al inicio del período y la valoración de los factores de desempeño por cada una de las áreas establecidas para cada grupo evaluado.
11.5 ESCALAS DE VALORACIÓN: la valoración del logro de los objetivos tendrá un peso porcentual del 65% del total de la calificación y la valoración de los factores del desempeño el 35% restante. La calificación definitiva será la sumatoria de estos dos porcentajes que se expresará en una escala de cien (100) a mil (1000) puntos.
Para la puntuación tanto de los objetivos como de los factores de desempeño se procederá asi:
1. El grado de cumplimento de cada uno de los objetivos se valorará "con un puntaje dentro de la escala de 1 a 100, y dicho puntaje se multiplicará por el peso porcentual asignado al objetivo. El total de estos resultados se multiplicará por 10 para convertido a la escala de 1000 y se ponderará por 65%, según lo previsto en el precitado numeral.
2. Cada factor se calificará independientemente de los oíros, con el puntaje que a juicio del evaluador mejor represente el desempeño del evaluado dentro del intervalo en que haya sido ubicado, de acuerdo con los siguientes grados de valoración:
- Por encima
- Adecuado
- Por debajo
- Muy por debajo
3. La sumatoria de estos puntajes se ponderará por 35% de conformidad con lo señalado en el numeral 11.5
11.6 PUNTAJE SATISFACTORIO: Cuando el resultado de la evaluación total sea igual o superior a 650 puntos.
11.7 PUNTAJE INSATISFACTORIO: Cuando el resultado total de la evaluación sea inferior a 650 puntos.
12. NOTIFICACIONES: La calificación definitiva deberá ser notificada personalmente al evaluado por el evaluador, entregándosele una copia integra, auténtica y gratuita de la calificación definitiva.
Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, para hacer la notificación personal se le enviará por correo certificado una citación a la última dirección registrada en la Hoja de Vida, o en la nueva que figure en comunicación hecha especialmente para tal propósito. La constancia de envío de la citación se anexará al original de la calificación de servicios. El envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto.
Si transcurridos cinco (5) días después del envió de la comunicación la notificación personal no se surte, se fijará edicto en lugar público de la Defensoría del Pueblo, por el término de diez (10) días, con inclusión del puntaje obtenido por el servidor durante la respectiva vigencia.
13. RECURSOS: Contra las evaluaciones parciales no procede recurso alguno. Contra la calificación definitiva procede recurso de reposición ante el último evaluador y de apelación ante la Comisión de la Carrera Administrativa. La apelación podrá interponerse directamente o en subsidio de la reposición. En todo caso, la interposición del recurso de reposición contra la calificación definitiva no es obligatoria.
Los recursos se presentarán personalmente ante el último evaluador por escrito y debidamente sustentados en la diligencia de la notificación personal o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella.
Cuando el último evaluador deniegue el recurso de apelación, el evaluado podrá interponer el recurso de queja ante la Comisión de la Carrera Administrativa, para que ésta, de ser procedente, lo conceda. Para efecto de lo anterior, el evaluado deberá pedir reposición del auto que negó el recurso y en subsidio, que se expida copia del auto recurrido y de las demás piezas conducentes, Dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de las copias deberá formularse el recurso de queja ante la Comisión de la Carrera Administrativa, con expresión de los fundamentos que se invoquen para que se conceda la apelación denegada.
14. COMPETENCIA PARA RESOLVER LOS RECURSOS:
El recurso de reposición será resueltos por el funcionario evaluador en tratándose de una sola calificación anual, o por el último evaluador en casó de que la misma resulte de la ponderación de las evaluaciones parciales.
Si el empleado competente para resolver el recurso se ha retirado de la Entidad, será resuelto por el empleado de la misma o superior jerarquía del calificador saliente que designe el Defensor del Pueblo. Si el calificador ha pasado a desempeñar otro cargo dentro de la Entidad, conserva la competencia para resolver el recurso.
Los recursos de apelación y queja serán resueltos por la Comisión de la Carrera Administrativa, con sujeción al procedimiento previsto en el Acuerdo 003 de 1995 - Reglamento de la Comisión
En la resolución de los recursos que se interpongan contra la calificación definitiva se aplicarán los principios de la prohibición de la del <texto ilegible> los principios laborales fundamentales consagrados en el artículo 53 de la Constitución Política; el principio de buena fe asi como todos aquellos que garanticen el derecho de defensa y contradicción del evaluado.
IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES: A quienes corresponda evaluar el desempeño de los del <texto ilegible>, les serán aplicables las causales de impedimento y recusación consagradas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y las señaladas en el Código de Procedimiento Civil.
B evaluador dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del término para evaluar manifestará ante su superior inmediato" el impedimento por escrito y motivado, El superior Inmediato decidirá en el término de diez (10) días hábiles y en forma motivada, decisión respecto de la cual no procede ningún recurso. De encontrar procedente el impedimento designará un funcionario de igual o superior jerarquía del evaluador para que produzca la calificación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Contra dicha calificación proceden igualmente los recursos de reposición, apelación y queja.
Se aplicará el mismo procedimiento en el evento en que el funcionario evaluador sea recusado por el servidor a evaluar.
En ambos eventos, y mientras se resuelve a el impedimento o la recusación se interrumpirá el término legal para que se produzca la evaluación del desempeño por el período a que haya lugar.
DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA POR CALIFICACIÓN DE SERVICIOS: El nombramiento del servidor público escalafonado en carrera deberá declararse insubsistente por el Defensor del Pueblo, cuando obtenga calificación de servicios insatisfactoria. Esta declaratoria de insubsistencia será causal de inhabilidad para desempeñar cargos en la Defensoría del Pueblo, por el término de un (1) año.
ARTÍCULO SEGUNDO.- RÉGIMEN DE TRANSICIÓN: <Resolución revocada por el artículo 22 de la Resolución 320 de 2005> El período comprendido entre el 1 de enero de 2001 y el 31 de agosto de 2001, no será susceptible de evaluación alguna. Las evaluaciones parciales surtidas durante dicho lapso, en cumplimiento de lo previsto en la Resolución 1255 de 3000 quedarán sin efecto alguno.
Para efectos de la calificación definitiva correspondiente a la anualidad 2001 - 2002, se evaluara el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2001 y el 30 de junio de 2002. En lo sucesivo las anualidades corresponderán al periodo señalado en el numeral 6, del artículo primero de la presente resolución.
ARTÍCULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga la Resolución 1255 del 29 de diciembre de 2000.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
EDUARDO CIFUENTES MUÑOZ
Defensor del Pueblo