RESOLUCIÓN 1378 DE 2018
(noviembre 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019>
Por medio de la cual se establece el esquema general de ejecución y administración del Proyecto de Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo, se adopta el manual de operaciones para la ejecución, el manual de funciones para su administración y se dictan otras disposiciones.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1,8, 13, 20, 23 y 25 del artículo 5o del Decreto Ley 025 de 2014.
CONSIDERANDO:
Que entre la República de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo se suscribió el Contrato de Préstamo BID N° 4550/OC-CO, cuyo objetivo es contribuir a mejorar la efectividad de la gestión institucional de la Defensoría del Pueblo.
Que la Defensoría del Pueblo es el organismo ejecutor y beneficiario de los recursos del crédito y corresponde a ésta Entidad, establecer las condiciones para la ejecución del programa dentro del contexto de las prescripciones señaladas en el contrato de préstamo.
Que la constitución del Comité de Gestión del Proyecto -CGP-, la Unidad Ejecutora del Proyecto-UEP- y el nombramiento del coordinador General de la UEP, según lo previsto en la Cláusula 3.01 del Contrato de Préstamo, son las condiciones previas para el primer desembolso.
Que se hace necesario establecer el esquema de ejecución del Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo, de conformidad con las obligaciones asumidas en el contrato de Préstamo BID N° 4550/OC-CO, en calidad de organismo ejecutor.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. ADOPTAR. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019> El siguiente Manual de Funciones para la administración del Programa de Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo.
El programa de Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo a ser financiado con los recursos del contrato de empréstito que celebró el Gobierno de Colombia con el Banco Interamericano de Desarrollo, será ejecutado y administrado de la manera como se establece en el presente Manual.
1.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO
El Objetivo General del Proyecto:
1. Mejorar la efectividad de la gestión institucional de la Defensoría del Pueblo. Los Objetivos Específicos de la operación incluirán:
1. Incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión institucional.
2. Mejorar la calidad y eficiencia en la atención y prestación de servicios.
3. Fortalecer la rendición de cuentas y la participación ciudadana.
1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1.2.1 Componentes El programa de Fortalecimiento de la Defensoría del Pueblo, se estructura en tres componentes a saber:
1. Incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión institucional.
Bajo este componente se busca mejorar la eficiencia y eficacia de la Defensoría mediante el fortalecimiento de capacidades de planeación y gestión estratégica por medio del diseño e implementación de un Modelo de Gestión Defensorial por Resultados que incluya los sistemas de planeación y gestión estratégica, presupuestación, monitoreo, seguimiento y evaluación.
Con el propósito de fortalecer el monitoreo y seguimiento a las alertas y/o recomendaciones emitidas por la Defensoría se diseñará e implementará una metodología apoyada en una herramienta tecnológica que incluirá criterios de priorización, monitoreo y seguimiento poblacional, temático y territorial. Adicionalmente, se dotará a la Entidad de instrumentos que le permitan mejorar la toma de decisiones en el marco del ejercicio misional. Para ello se realizará el diseño e implementación de un modelo de arquitectura empresarial, arquitectura de software, gobierno de tecnologías de información y datos, y de inteligencia de negocios y analítica.
En adición, se diseñará e implementará un Sistema Integrado para la Gestión defensorial, incluyendo un tablero de control de soporte al MGDR y un instrumento de reportes internos y externos. Este sistema se complementará con el diseño e implementación de una Plataforma de visualización y georreferenciación de la gestión de la Defensoría (Mapa Defensorial). La plataforma contará con mecanismos para la participación ciudadana y tendrá una interface específicamente diseñada para canalizar requerimientos ciudadanos con enfoque diferencial.
En el ámbito externo se pretende diseñar e implementar un modelo de integración tecnológica que permitirá intercambiar y acceder a información entre la Defensoría del Pueblo, las personerías municipales y la Procuraduría General de la Nación. Respecto a la integración con las personerías, el modelo facilitará la captura e intercambio de información sobre la gestión de requerimientos ciudadanos (presentados vs respuestas emitidas, especialmente en el nivel territorial), de tal forma que las dos entidades cuenten con información integrada y más detallada sobre la demanda de servicios ciudadanos (por ejemplo, discriminada por tema, población -género y grupos vulnerables- y territorio); mejore la toma de decisiones respecto a las acciones requeridas para su atención; y gestionen recomendaciones a agentes públicos y privados con mayor efectividad, especialmente, aprovechando la función investigativa de las personerías municipales.
Por último, se realizarán capacitaciones a los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo en gestión del cambio para la asimilación del MGDR, nuevos procesos y el uso de TIC. La capacitación incluirá una combinación de herramientas virtuales y presenciales coordinadas desde el nivel central que tendrán un despliegue territorial para su adecuada apropiación. Así mismo, se dispondrán recursos para la adquisición de servicios, infraestructura y software para el desarrollo de las actividades relacionadas con la mejora de TIC en el marco del programa.
2. Mejorar la calidad y eficiencia en la atención y prestación de servicios.
Este componente tendrá en cuenta un diagnóstico de procesos de gestión de requerimientos ciudadanos identificando brechas que afectan su desempeño, el cual comprenderá un análisis de brechas en la gestión de requerimientos con enfoque diferencial. De acuerdo con lo anterior, se realizará un diseño e implementación de un modelo de atención integrado de requerimientos ciudadanos con base en el diagnóstico realizado, incorporando lineamientos y herramientas que permitan gestionar requerimientos con enfoque diferencial.
En cuanto a la ampliación de cobertura se diseñará e implementará una estrategia a nivel territorial, la cual será definida a partir de un pilotaje en cinco territorios a ser priorizados por la Defensoría. Así mismo, se diseñará e implementará un sistema de relacionamiento con los ciudadanos (modelo Customer Relationship Management) con diversos canales de acceso.
3. Fortalecer la rendición de cuentas y la participación ciudadana.
El fin de este componente es mejorar la rendición de cuentas y la participación ciudadana mediante la optimización de los mecanismos a través de los cuales la Defensoría divulga información objetivo e interactúa con la ciudadanía y grupos de interés para la rendición de cuentas, la participación ciudadana e incidencia en políticas públicas a nivel nacional. Para este propósito el programa prevé la realización de un diagnóstico del estado actual donde se analizará el marco institucional existente, ajustes operativos necesarios para su institucionalización, protocolos y mecanismos para el involucramiento del sector público, privado y sociedad civil en la gestión defensorial e indicadores para el monitoreo y evaluación de esta. En el marco del programa se realizará el levantamiento de la línea base sobre rendición de cuentas, participación ciudadana e incidencia en políticas públicas de la gestión defensorial; y tendrá línea de trabajo específica en materia de género y poblaciones vulnerables.
Con el ánimo de fortalecer la interacción con la ciudadanía se diseñará e implementará un modelo de promoción, divulgación y comunicaciones de la oferta institucional que comprende: (i) un diagnóstico del estado actual de los procesos y mecanismos de promoción, divulgación y comunicaciones existentes; y (ii) el diseño y aplicación de encuestas de percepción tanto a agentes públicos y privados como a la ciudadanía, con el objetivo de levantar información que le permita a la Defensoría tomar decisiones para mejorar sus prácticas operativas, su imagen frente a la sociedad y para el diseño del modelo de promoción, divulgación y comunicación y (iii) una revisión del marco institucional existente, ajustes operativos necesarios para su institucionalización, una metodología de priorización y focalización de audiencias y la definición de protocolos que permitan tomar decisiones estratégicas y establecer contenidos pedagógicos y comunicacionales con base en datos.
Cada uno de los componentes mencionados se desagrega en actividades específicas y contienen un diagnóstico de la situación actual, la indicación de los objetivos y metas que se espera alcanzar con el cronograma de acción, los indicadores de avance y la definición de los recursos humanos, técnicos, y presupuéstales previstos para el desarrollo de cada actividad.
Con el propósito de garantizar la correcta ejecución de los Planes de Acción, se adoptará un Plan Operativo Anual, en el cual se detallarán las acciones específicas que se llevarán a cabo anualmente y los resultados que se espera alcanzar.
1.3. ASPECTOS INSTITUCIONALES
Para todos los efectos a que hubiere lugar, se tendrá en cuenta que:
1. El prestatario del financiamiento es la República de Colombia.
2. El organismo de crédito es el Banco Interamericano de Desarrollo -BID-.
3. El organismo ejecutor será la Defensoría del Pueblo.
4. El marco legal del Proyecto está constituido por las normas constitucionales y legales que establecen las funciones de la Defensoría del Pueblo, el contrato de empréstito con sus respectivos anexos, el Reglamento Operativo del Proyecto y el presente Manual de Funciones para la Administración del Proyecto.
5. El esquema general de ejecución y administración del Programa Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo está compuesto por:
5.1. Un Comité de Gestión del Proyecto -CGP- como máxima instancia para coordinar el avance general en la Defensoría del Pueblo.
5.2. Un Grupo de Apoyo Técnico -GAT- encargado de apoyar la ejecución de las actividades en cada uno de los subcomponentes.
5.3. Una Unidad Ejecutora del Proyecto -UEP-, encargada de actuar como instancia de coordinación y asesoría para la ejecución de dicho Programa al interior de la Entidad.
2. EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
2.1. COMITÉ DE GESTIÓN DEL PROYECTO
2.1.1. Integración
El Comité de Gestión del Proyecto, está integrado por el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor del Pueblo, el Secretario General, el Jefe de la Oficina de Planeación, y el Coordinador de la Unidad Ejecutora de La UEP. No obstante, a las sesiones podrán ser invitados otros servidores, cuando por la especialidad de sus funciones, éstas se relacionen con la ejecución del proyecto.
2.1.2. Secretaría Técnica
Actuará como Secretario Técnico del Comité, el Coordinador de la Unidad Ejecutora del Proyecto. El Secretario Técnico del Comité, será el encargado de la citación y organización de las reuniones, la preparación de los documentos e informes relacionados con el estado de ejecución de los planes de acción, la elaboración de las actas respectivas, el seguimiento de las decisiones que se adopten y la preparación de la correspondencia cuyo envió sea dispuesto por el
Comité de Gestión del Proyecto y que se relacione con las actividades propias para la ejecución del programa.
2.1.3. Funciones del Comité de Gestión del Proyecto
Son funciones del Comité de Gestión del Proyecto las siguientes:
1. Coordinar el avance general del Proyecto.
2. Aprobar y poner en vigencia el Plan de Ejecución del Programa (PEP) y el Plan de Adquisiciones (PA), antes de ser remitidos al Banco para su aprobación.
3. Revisar y aprobar posibles cambios que sea necesario implementar en el PEP y en el PA durante la ejecución del Proyecto
4. Informarse acerca de los resultados de las auditorias del Proyecto e implementar las recomendaciones que sean sugeridas;
5. Disponer la participación de otras dependencias o servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, en la ejecución de las actividades del Proyecto.
6.Supervisar el cabal cumplimiento de los compromisos asumidos en el contrato de préstamo.
7. Las demás que se deriven de su condición de instancia del programa.
2.1.5. Reuniones y decisiones
El Comité de Gestión del Proyecto se reunirá en forma ordinaria cada dos (2) meses y extraordinariamente, cuando así lo disponga el Defensor del Pueblo. El orden del día será preparado por el Secretario Técnico y remitido a cada uno de los miembros. Las decisiones se adoptarán por mayoría absoluta de votos.
2.1.6. Grupo de Apoyo Técnico -GAT- <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 637 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>
El Grupo de Apoyo Técnico - GAT, está integrado por:
Miembros con voz y voto:
1. Un representante del Defensor del Pueblo
2. Un representante de la Secretaría General, quien lo presidirá.
3. Un representante del área técnica que tenga a su cargo las temáticas a tratar durante la sesión.
Secretaría Técnica:
La Secretaría técnica del Grupo será ejercida por el Coordinador del Proyecto, o la persona que designen los miembros del Grupo al iniciar la sesión, en caso de no haber sido contratado o en caso de ausencia de este. Quien ejerza la Secretaría Técnica actuará como moderador de la sesión.
Invitados permanentes:
Participarán en calidad de invitados permanentes el Especialista de Adquisiciones y el Especialista Financiero del Proyecto.
Otros invitados:
Podrán ser invitados los funcionarios y/o contratistas de la Entidad que a juicio de los miembros del Grupo deban estar presentes durante la sesión.
Funcionamiento del Grupo:
- Sesionarán de manera presencial o virtual cuando se requiera.
- Las convocatorias serán efectuadas por el Coordinador del Proyecto o, en caso de ausencia, por quien preside el Grupo de Apoyo Técnico.
- El Secretario Técnico deberá remitir la agenda de la sesión a sus miembros de manera previa a su realización.- Las decisiones del Grupo se tomarán por mayoría simple.
- Las actas serán suscritas por el Presidente del Grupo y por el Secretario Técnico. Funciones del Grupo de Apoyo Técnico:
El Grupo actuará como apoyo técnico de la Unidad Ejecutora del Proyecto y asesorará la ejecución de las actividades previstas para cada uno de los componentes del Programa. Dicho Grupo actuará bajo las directrices del Comité de Gestión del Proyecto y cumplirá, entre otras, las siguientes funciones:
1. Revisar y aprobar los términos de referencia y/o especificaciones técnicas preparadas por la Unidad Ejecutora del Proyecto, así como sus modificaciones.
2. Aprobar las modificaciones sustanciales a los contratos que se encuentren en ejecución. Se entenderán por modificaciones sustanciales aquellas que impliquen adición de recursos, modificaciones en el alcance de los servicios contratados, y todas aquellas que a juicio de los miembros del Grupo deban ser sometidas a su consideración y aprobación.
3. En caso de requerirse, designar un equipo técnico que apoye la Unidad Ejecutora del Proyecto en las actividades orientadas al cumplimiento de los objetivos, metas y resultados del Programa.
4. Presentar recomendaciones y sugerencias para el desarrollo del Programa.
5. Las demás que sean definidas en el Reglamento Operativo del Programa.
2.2. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 637 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>
La Unidad Ejecutora del Proyecto de Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo actuará como instancia de coordinación y asesoría para la ejecución del Proyecto al interior de la Entidad y dependerá funcional y administrativamente del Despacho del Defensor del Pueblo.
La Unidad Ejecutora del Proyecto estará integrada por:
1. El Coordinador General
2. El Especialista de Adquisiciones
3. El Especialista en Tecnología
4. El Especialista en Seguimiento y Monitoreo
5. El Especialista Financiero
2.2.1. Funciones de la Unidad Ejecutora del Proyecto
La Unidad ejercerá las funciones específicas que se indican a continuación.
2.2.1.1. En relación con las demás dependencias de la Defensoría del Pueblo.
1. Liderar la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos que deban ser financiados con los recursos del Proyecto y verificar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el mismo.
2. Elaborar los documentos presupuéstales e indicadores de progreso y desempeño referidos a las actividades del Proyecto.
3. Brindar asistencia, asesoría y apoyo a las dependencias de la Defensoría del Pueblo encargadas de la ejecución del Proyecto.
4. Preparar los informes y documentos que sean requeridos por el Comité de Gestión, relacionados con el estado, avance y ejecución del Proyecto de Fortalecimiento de la Defensoría del Pueblo.
5. Formular recomendaciones al Comité de Gestión relacionadas con la ejecución del Proyecto y la adopción de los ajustes que se estimen conducentes.
6. Realizar el seguimiento de la ejecución de los recursos asignados al Proyecto, con el objeto de preparar los informes y reportes que corresponda someter a consideración del Comité de Gestión.
7. Mantener adecuados sistemas de administración y pago de contratos, registros contables, financieros, de control interno y de archivo de la documentación soporte de las transacciones
8. Participar con las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo en el estudio y evaluación de las iniciativas que se presenten en materia de desarrollo institucional, relacionadas con el Proyecto y su ejecución.
9. Elaborar los estudios técnicos, jurídicos, financieros y administrativos necesarios para la elaboración de pliegos de condiciones, términos de referencia, minutas y demás documentos relacionados con los procesos de contratación que deba adelantar la Entidad con cargo a los recursos asignados al Proyecto, conforme a los criterios, políticas y procedimientos señalados por el Banco.
10. Formular los términos de referencia y demás documentación de los procesos de selección y contratación de consultorías, bienes y servicios
11. Elaborar la evaluación jurídica, técnica, económica y financiera de las ofertas y propuestas que presenten los oferentes para la ejecución de los recursos del Proyecto, en lo relacionado con dichos recursos.
12. Supervisar la provisión, uso, mantenimiento y conservación de los bienes, equipos y materiales, sin perjuicio del ejercicio de la supervisión contractual propia de la Defensoría del Pueblo.
13. Coordinar las solicitudes de desembolso con la dependencia competente del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
2.2.1.2. En relación con el Banco Interamericano de Desarrollo
1. Actuar como único interlocutor entre el Banco y las dependencias de la Defensoría del Pueblo que tienen a su cargo la ejecución de los planes de acción y los trámites de carácter administrativo, operativo y financiero.
2. Mantener desde el inicio de la operación una estrecha coordinación con la Representación del Banco en Colombia para asegurar total concordancia entre los procedimientos internos de control contable y financiero y los utilizados por el Banco.
3. Preparar la documentación y efectuar los trámites de solicitudes de desembolsos del financiamiento y presentar las respectivas justificaciones de gastos elegibles del proyecto de acuerdo con lo establecido en los procedimientos del Banco.
4. Elaborar y presentar anualmente los estados financieros auditados conforme a los procedimientos del Banco.
5. Proveer información financiera y contable del Programa de acuerdo con los requerimientos del Banco.
6. Elaborar los informes periódicos relacionados con la ejecución, Plan de Ejecución del Programa, Plan de Adquisiciones.
7. Preparar los demás informes y documentos que sean requeridos por el Banco relacionados con el estado de avance y ejecución del Programa.
8. Las demás que le sean asignadas por la Defensoría del Pueblo y/o el Banco Interamericano de Desarrollo para la debida ejecución del Proyecto
2.3. Funciones específicas de los integrantes del Grupo
La asistencia técnica de la UEP será realizada por un grupo de especialistas y personal de apoyo, encargado de la realizar la gestión administrativa, financiera, contractual, de monitoreo y evaluación del Proyecto.
2.3.1. Funciones del Coordinador de la Unidad Ejecutora del Proyecto
Es responsabilidades del Coordinador organizar, proyectar y programar las iniciativas y proyectos durante el tiempo de ejecución de cada programa.
1. Actuar como enlace entre la Defensoría del Pueblo y el Banco Interamericano de Desarrollo y las demás entidades gubernamentales en todo lo desarrollado con el Proyecto.
2. Actuar como Secretario Técnico del Comité de Gestión, para lo cual deberá preparar la agenda, citar a sus miembros, elaborar las actas de las reuniones y someterlas a la aprobación de éstos. J
3. Coordinar el cumplimiento de las funciones asignadas a la Unidad Ejecutora, así como las relaciones de éste y las de sus integrantes con las demás dependencias y servidores de la Defensoría del Pueblo que actúen como responsables.
4. Ejercer la supervisión del desarrollo de las obligaciones de los integrantes de la Unidad Ejecutora del Proyecto.
5. Preparar los informes sobre los avances y la ejecución de las actividades del programa que sean requeridos por el Comité de Gestión, el Banco y las entidades externas competentes.
6. Brindar la asistencia y asesoría que se solicite por parte de las dependencias encargadas de la ejecución del Proyecto y apoyar las actividades de los responsables de cada uno de los componentes del mismo.
7. Velar porque se cumplan las metas del Proyecto.
8. Realizar el seguimiento de las decisiones adoptadas por el Comité de Gestión.
9. Revisar el estado de ejecución de los Planes de Ejecución del Programa, Planes de Acción del Proyecto y formular ante el Comité de Gestión y los responsables de componentes específicos, las recomendaciones y sugerencias que considere oportunas.
10. Verificar que los Planes de Acción sean incorporados y administrados en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA)
11. Mantener permanentemente informado al Defensor del Pueblo, al Comité de Gestión, al Banco Interamericano de Desarrollo, a la representación permanente del Banco Interamericano de Desarrollo en Colombia y a la Auditoría Externa, del estado de avance y ejecución del Proyecto.
12. Evaluar el avance de los objetivos del Proyecto teniendo en cuenta los indicadores establecidos, el presupuesto y el cronograma de desembolsos.
13. Liderar las actividades que deba desarrollar la UEP, de conformidad con la normatividad local vigente, las disposiciones contenidas en el contrato de préstamo y los procedimientos del Banco.
14. Coordinar la publicación de los documentos contractuales exigidos por el Banco, de conformidad con el trámite y las condiciones establecidas en el documento de préstamo.
15. Efectuar los trámites tendientes a obtener la "No objeción" del Banco respecto de los documentos precontractuales, contractuales y postcontractuales, en los términos señalados en el contrato de préstamo y sus anexos.
16. Suministrar de manera oportuna a las instancias pertinentes, la información del Proyecto que se requiera para adelantar los estudios de necesidad, oportunidad y conveniencia.
17. Facilitar el desarrollo de las actividades a cargo de la firma auditora que se contrate para supervisar la inversión de los recursos del Proyecto y suministrar la información que sea requerida.
18. Dirigir y coordinar la elaboración y revisión de los documentos financieros y contables del Proyecto exigidos por el Banco y remitirlos a la División Financiera para lo de su competencia.
19. Preparar las reuniones de seguimiento anual que debe realizar el Banco anualmente en desarrollo de su facultad de supervisión de la ejecución del Proyecto.
20. Las demás que le sean asignadas por la Defensoría del Pueblo y que se relacionen con la ejecución del Proyecto, de acuerdo con las recomendaciones del Banco Interamericano de Desarrollo.
2.3.2. Funciones del Especialista de Adquisiciones de la UEP
Es el encargado de la formulación o revisión de términos de referencia y preparación de la documentación necesaria para las licitaciones y contrataciones.
1. Elaborar los documentos precontractuales, contractuales y postcontractuales necesarios para los procesos de adquisición previstos en el Proyecto de conformidad con los procedimientos establecido por Banco
2. Elaborar el Plan General de adquisiciones del Proyecto
3. Mantener actualizada la información Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA)
4. Elaborar los informes que le sean solicitados por el Coordinador de la UEP
5. Elaborar los reportes e informes que deban someterse a consideración del BID, relacionados con el avance del proceso contractual, consolidando los informes específicos que presenten los servidores encargados de la ejecución de los Planes de Acción, siguiendo las directrices impartidas por el Comité de Gestión.
6. Formular las recomendaciones que considere convenientes con el propósito de obtener la no objeción del Banco, respecto de los documentos y trámites que surjan en las actividades precontractuales, contractuales y poscontactuales.
7. Las demás que le sean asignadas.
2.3.3. Funciones del Especialista Financiero de la UEP
Es el encargado del seguimiento contractual, presupuestal y financiero.
1. Elaborar la documentación y trámites necesarios para gestionar los desembolsos del crédito.
2. Elaborar los documentos de carácter financiero que deban ser sometidos a revisión por parte de la firma auditora del Proyecto.
3. Elaborar la documentación financiera requerida para gestionar los recursos del Proyecto.
4. Llevar el registro financiero de las diferentes actividades relacionadas con el Proyecto.
5. Elaborar conjuntamente con los responsables de componentes específicos, el Proyecto de distribución de los recursos asignados a cada uno de los Planes de Acción.
6. Brindar orientación técnica a los responsables de componentes específicos en aspectos de carácter financiero.
7. Asistir al Coordinador de la UEP en la dirección, ejecución y control de las actividades administrativo financieras del Proyecto, conforme a las disposiciones del BID y del Gobierno Colombiano.
8. Prestar asistencia financiera para la elaboración de los documentos precontractuales, contractuales y postcontractuales del Proyecto.
9. Elaborar los informes relacionados con la legalización de los anticipos recibidos del Banco y las solicitudes de desembolso.
10. Las demás que le sean asignadas.
2.3.4. Funciones del Especialista de Monitoreo de Proyectos
Es el responsable de verificar el cumplimiento de las metas del Proyecto, así como de proponer medidas correctivas en los casos en que sea necesario.
1. Coordinar la formulación, monitoreo y evaluación de los proyectos que deban financiarse con los recursos del Proyecto.
2. Diseñar el plan de seguimiento y evaluación del Proyecto.
3. Diseñar los indicadores de gestión e impacto y apoyar su aplicación.
4. Mantener actualizada la información relacionada con el estado y avance del Proyecto y elaborar los informes que le sean solicitados por el Coordinador de la UEP
5. Elaborar los reportes e informes que deban someterse a consideración del BID, relacionados con el avance del Proyecto, consolidando los informes específicos que presenten los servidores encargados de la ejecución de los Planes de Acción.
6. Monitorear las actividades del Proyecto y proponer al Coordinador de la UEP los correctivos a que haya lugar.
7. Preparar los documentos que deban ser sometidos a revisión por parte de la firma auditora del Proyecto.
8. Las demás que le sean asignadas.
2.3.5. Funciones del Especialista en Tecnología de la UEP
Tendrá a su cargo la supervisión y coordinación de las actividades relacionadas propiamente con los aspectos tecnológicos del Proyecto, así como la coordinación de éste con los otros componentes de la operación, y la elaboración de los términos de referencia de los proyectos de TIC'S.
1. Liderar las actividades relacionadas con el componente de tecnología de la información que hace parte del Proyecto y formular las sugerencias y recomendaciones que sobre el particular estime conducentes.
2. Acompañar en el diseño de las soluciones a los problemas técnicos que se presenten con ocasión de la instalación, operación y/o mantenimiento de los equipos y sistemas de información adquiridos con cargo a los recursos del Proyecto.
3. Asesorar al Coordinador de la UEP en el componente técnico para los procesos de adquisición de tecnología de información previstos en el Proyecto.
4. Liderar los procesos de evaluación de las propuestas presentadas en desarrollo y ejecución del Proyecto, observando los procedimientos del Banco, con el fin obtener la “No objeción" en dichos procesos.
5. Elaborar los informes y reportes que deban someterse a la consideración del Comité de Gestión y del BID, en todos aquellos aspectos referidos a las funciones asignadas.
6. Las demás que le sean asignadas.
3. ANEXOS <Numeral modificado por el artículo 3 de la Resolución 637 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>
Hacen parte de este Manual los siguientes Anexos:
| Anexo I | Contrato de Préstamo |
| Anexo II | Reglamento Operativo del Programa vigente |
ARTÍCULO 2. ADOPTAR. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019. Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 637 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> el Reglamento Operativo del Programa que forma parte integrante de la presente resolución. Este Reglamento podrá ser modificado por la Unidad Ejecutora del Proyecto, para efectos de lo cual se deberá contar con la aprobación del Comité de Gestión del Proyecto y con la No Objeción del Banco Interamericano de Desarrollo.
PARÁGRAFO. Las modificaciones del Reglamento Operativo del Programa no requerirán la expedición de una nueva resolución, salvo en aquellos casos en los cuales se modifiquen asuntos relacionados con el esquema general de ejecución y administración del Programa de qué trata el Manual de Funciones para la administración del Programa de Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 3. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DEL CRÉDITO. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019> Los recursos del programa de Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Defensoría del Pueblo serán administrados directamente por ésta, a través de los mecanismos administrativos y financieros establecidos. Para todos los efectos legales, actuará como ordenador del gasto el Defensor del Pueblo y de manera subsidiaria el Secretario General en los términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 025 de 2014. La Subdirección Financiera, por su parte, tendrá a su cargo el manejo financiero de dichos recursos y cumplirá todas las actividades relacionadas con su administración, en los términos establecidos en los términos establecidos en el artículo 22 del Decreto 025 de 2014, sin perjuicio de las funciones asignadas al especialista financiero de la Unidad Ejecutora del Proyecto.
ARTÍCULO 4. DE LA CELEBRACIÓN Y TRÁMITE DE LOS CONTRATOS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019> La celebración de los contratos se realizará de conformidad con los procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo suscrito entre la República de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo. La Secretaría General, las Subdirecciones Administrativa, Financiera y de Talento Humano, el Grupo de Sistemas y el Grupo de Contratación de la Defensoría del Pueblo, serán las encargadas de aplicar los procedimientos de contratación previstos en el presente artículo. La Unidad Ejecutora del Proyecto cumplirá, en materia contractual, las funciones que se le señalan en las disposiciones precedentes.
ARTÍCULO 5. AUDITORÍA EXTERNA. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019. Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 637 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> La Defensoría del Pueblo contratará los servicios de una firma independiente de auditores que tendrá a su cargo emitir una opinión sobre los estados financieros del Programa y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de adquisiciones de acuerdo con lo previsto en el Contrato de Préstamo. La contratación de los servicios de auditoría se ceñirá a las estipulaciones del Contrato de Préstamo celebrado con el Banco Interamericano de Desarrollo.
ARTÍCULO 6. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 1591 de 2019> La presente resolución rige partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., 16 NOV. 2018
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo