RESOLUCIÓN 1408 DE 2016
(agosto 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adopta el Reglamento Interno del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo regional
Cundinamarca.
EL VICEDEFENSOR EN EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE DEFENSOR DEL PUEBLO,
en uso de sus atribuciones constituciones, legales y en especial las conferidas en el Decreto 025 de 2014 y
CONSIDERANDO:
Que en desarrollo del artículo 10 de la Ley 640 de 2001 según el cual “Las Entidades Públicas podrán crear Centro de Conciliación, previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho, la Defensoría del Pueblo fue autorizada para crear el Centro de Conciliación, mediante resolución 2704 del 27 de diciembre de 2005.
Que el Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, expidió la Resolución 0491 de 18 de julio de 2016, “Por la cual se autoriza la creación de Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regional Cundinamarca”.
Que el Decreto 1069 de 2015 que incorporó el Decreto 1829 de 2013 establece los parámetros para la reglamentación de los Centros de Conciliación en su artículo 2.2.4.2.2.5.
Que de conformidad con el inciso 1 del articulo 13 de la Ley 640 de 2001, es obligación del Centro de conciliación establecer un Reglamento Interno.
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar como Reglamento Interno del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regional Cundinamarca, el siguiente:
REGLAMENTO PARA EL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA DEFENSORIA
DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA.
ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
ÁMBITO DE APLICACIÓN, MISIÓN Y VISIÓN.
ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL REGLAMENTO. Este Reglamento señala el marco general para todos los miembros del Centro de Conciliación DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA, y regula aspectos como su funcionamiento, estructura, conformación, y finalidades del servicio, con sujeción a la normatividad vigente y los procesos y procedimientos que en materia de calidad sean objeto de estandarización, en atención a la implementación de la Norma Técnica de Calidad NTC5906:2012. En consecuencia, este Reglamento cobija a todas aquellas personas que se encuentran vinculadas de alguna manera con el Centro, permitiéndoles contar con un marco de actuación para el desarrollo de sus actividades y la prestación de los servicios.
ARTÍCULO 2. MISIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN. El Centro de Conciliación DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA, tendrá por Misión, la siguiente:
Promover el uso y aplicación de los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, a través del diseño e implementación de modelos que contribuyan a la solución pacífica de controversias, dirigidos a los ciudadanos de los 116 municipios de Cundinamarca, y, en suma, a todas aquellas personas que se encuentren inmersas en un conflicto, para que se apropien del mismo y generen una verdadera transformación del entorno, promoviendo la construcción de una sociedad armónica y pacífica.
ARTÍCULO 3. VISIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN. El Centro de Conciliación DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA, tendrá por Visión, la siguiente:
Ser un referente en la comunidad, y lograr identificación como un actor activo en la construcción de un entorno pacífico, buscando el logro de la paz, la convivencia, la reconstrucción del tejido social y el ejercicio legítimo de los Derechos Fundamentales, a través de la prestación de sus servicios, ofreciendo de manera Gratuita alternativas para la solución de conflictos a través de la aplicación de la conciliación.
CAPÍTULO II.
POLÍTICAS, METAS Y PARÁMETROS QUE GARANTICEN LA CALIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS SERVICIOS.
ARTÍCULO 4. Políticas institucionales. Son políticas del Centro de Conciliación DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA:
1) Liderar la transformación de la cultura ciudadana sobre la forma de solución de los conflictos.
2) Servir de terceros neutrales en la solución de un conflicto.
3) Crear y consolidar la confianza de los usuarios, diagnosticando y diseñando metodologías flexibles y adaptables para la solución pacífica de conflictos, reconocidas por la excelencia y la calidad humana.
4) Hacer de cada contacto con las personas involucradas por la intensidad de un conflicto, una oportunidad para la pedagogía de la paz y la tolerancia, con el respeto debido a la dignidad humana de todos los intervinientes en la solución de un conflicto.
PARÁGRAFO. Además de las anteriores, Los funcionarios del Centro de Conciliación en las áreas civil, Familia, infancia y Penal, observarán las políticas que establezcan el Defensor del Pueblo y el Defensor Regional Cundinamarca.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS. Para cumplir con la misión y alcanzar la visión del Centro de Conciliación DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA, todas las personas que se encuentran vinculadas al Centro o que presten sus servicios allí, guiarán su conducta de conformidad con los siguientes principios:
1) Principio de independencia. Todas las personas que se encuentran vinculadas al Centro de Conciliación, o que presten sus servicios allí, deberán actuar con libertad y autonomía, con los límites propios que fija la Constitución Política, el bloque de constitucionalidad y la ley.
2) Principio de Imparcialidad y Neutralidad. Todas las personas que se encuentran vinculadas al Centro de Conciliación, o que presten sus servicios allí, deberán garantizar en sus actuaciones la falta de prevención a favor, o en contra, de las partes inmersas en el conflicto que se someta a su conocimiento. La objetividad será un criterio rector en todas las actuaciones.
3) Principio de Idoneidad. Todos los funcionarios y en general todo aquel que preste sus servicios allí contarán con la aptitud necesaria para solucionar controversias.
4) Principio de Diligencia. Todas las personas que se encuentran vinculadas al Centro de Conciliación, o que presten sus servicios allí, deberán propender porque sus actuaciones cuenten con la celeridad y el cuidado debido en todos los asuntos que con ocasión de la actividad del Centro se le confíen.
5) Principio de Probidad. Todas las personas que se encuentran vinculadas al Centro de Conciliación, o que presten sus servicios allí, deberán actuar con integridad y honradez en el obrar y quehacer diario.
6) Principio de Discreción. Debe ser un principio rector para todas las personas que se encuentran vinculadas al Centro de Conciliación que presten sus servicios allí, contar con reserva en sus actuaciones.
7. ) Gratuidad. EL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA, se regirá por los requisitos para acceder a las conciliaciones gratuitas.
8. ) El conciliador que asume el conocimiento de la conciliación será el encargado de darle solución de continuidad y terminarlo.
ARTÍCULO 6. METAS. Son metas del Centro de Conciliación DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA, las siguientes:
1) Prestar el apoyo logístico y la infraestructura necesaria para que los Conciliadores en el Centro, cumplan con sus funciones como operadores de justicia, y en consecuencia coadyuven a asegurar la paz, la construcción de la convivencia en los valores de la igualdad, la democracia, la participación, el respeto al individuo y la realización de un orden justo.
2) Organizar y promover programas audaces e innovadores que impulsen las formas alternativas de solución de conflictos.
3) Auspiciar estudios y realizar programas tendientes a lograr la solución extrajudicial de los conflictos.
4) Poner al servicio de los usuarios y de la comunidad en general, los mecanismos de información al público relativos a la naturaleza y funcionamiento de los procesos de conciliación.
5) Coordinar programas permanentes con entidades que desarrollen actividades de conciliación.
6) Procurar la generación de conocimientos mediante la investigación, desarrollo, apropiación y difusión de metodologías de muy alta calidad, aplicables a la resolución de conflictos.
7) Ilustrar a las comunidades sobre el uso de los Centros de Conciliación, y los demás mecanismos alternativos de administración de justicia.
8) Controlar y evaluar el cumplimiento de sus propios objetivos para información y mejoramiento de la solución de conflictos.
9) Integrar esfuerzos y generar espacios de reflexión y concertación entre entidades afines, así como la necesaria relación con las estructuras estatales de administración de justicia y los órganos de control.
10) Ampliar y fortalecer la oferta de servicios en justicia no formal que brinde o pueda brindar el Centro.
11) Instruir a los conciliadores, y demás personas vinculadas al Centro, acerca de la responsabilidad penal, civil, disciplinaria, patrimonial y de otra índole que asumen al ejercer sus funciones.
12) Articularse dentro del Sistema del Instituto de Bienestar Familiar, en interés de los niños, niñas y adolescentes.
ARTÍCULO 7. CALIDAD DEL SERVICIO. Con el objetivo de cumplir con la calidad y eficiencia en los servicios que se prestan, el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regional Cundinamarca, realizará las siguientes actividades:
1) Diseñar y aplicar una herramienta para efectuar el control debido a la prestación de los servicios, al actuar de los funcionarios y los conciliadores inscritos.
2) En coordinación con los parámetros de evaluación, seguimiento, y mejora continua que prevé la NTC5906:2012, se aplicarán los indicadores de gestión, por medio de los cuales se mida la eficacia de la conciliación en el Centro, los cuales se evaluarán trimestralmente.
3) Disponer de un procedimiento para la recepción y solución de peticiones, quejas y reclamos, el cual será acompañado de un proceso de calificación del servicio, que será realizado de manera permanente por los usuarios para que dentro de un mejoramiento continuo se garantice la calidad del servicio prestado por el Centro.
4) Desarrollar, anualmente, una evaluación de la gestión adelantada por el Centro; esta evaluación será llevada a cabo por el Director, quien remitirá los resultados al Defensor del Pueblo Regional Cundinamarca, a fin de diseñar las políticas necesarias que permitan mejorar los aspectos en los cuales no se hayan cumplido las metas institucionales.
5) Como parte de la planeación anual, el Director del Centro, diseñará y desarrollará un plan de capacitación, tendiente a mejorar el nivel de efectividad en los trámites conciliatorios adelantados por el Centro. Estos planes de capacitación serán reportados en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición - SICAAC del Ministerio de Justicia y del Derecho.
6) Corregir las deficiencias y fallas que se establezcan en los reportes trimestrales, o con ocasión de las quejas, peticiones o reclamos, o en la evaluación de gestión antes mencionada.
ARTÍCULO 8. EFICACIA DE LOS SERVICIOS PRESTADOS Y EFICIENCIA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN. La eficacia en la prestación de los servicios y la eficiencia del centro de conciliación se medirá de acuerdo con el plan Operativo día a día, con base en las estadísticas mensuales que son entregadas a la oficina de Planeación de la Defensoría del Pueblo.
CAPÍTULO III.
COMPETENCIA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
ARTICULO 9. COMPETENCIA. Serán conciliables todos los asuntos susceptibles de transacción, desistimiento o conciliación, especialmente los asuntos que versen sobre asuntos económicos de acuerdo a lo establecido en el artículo 6 del Decreto 1818 de 1998 y demás normas que se expidan con posterioridad.
CAPÍTULO IV.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA
DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL CUNDINAMARCA.
ARTÍCULO 10. ORGANIZACIÓN. El Centro de Conciliación está integrado así:
1. El Director del Centro de Conciliación.
2. Las personas de nivel asistencial que sean necesarias
SECCIÓN PRIMERA.
POLÍTICAS Y DIRECTRICES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 11. POLÍTICAS Y DIRECTRICES
El Defensor Regional Cundinamarca bajo la dirección del Defensor del Pueblo, trazará las políticas y directrices relacionadas con el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regional Cundinamarca, conforme a los lineamientos constitucionales, legales y reglamentarios, expedidos por el legislador y el Ministerio de Justicia y del Derecho sobre la materia.
ARTÍCULO 12. DIRECTOR DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
El Centro de Conciliación contará con un Director, que será designado por el Defensor Regional, bajo cuya dirección y coordinación estarán todas las funciones encomendadas al Centro, sin perjuicio de las especialmente conferidas a otras personas u órganos en este reglamento.
ARTÍCULO 13. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL DIRECTOR
En ejercicio de sus funciones, el Director del Centro debe actuar con prudencia, cautela y alto sentido de la responsabilidad, desplegando en todo momento las siguientes actividades
1) Ejecutar las políticas y directrices fijadas por el Defensor del Pueblo Regional Cundinamarca, para el correcto funcionamiento del Centro de Conciliación en las áreas de civil, familia, Infancia y Adolescencia y Penal para los delitos queréllales conforme al art. 74 del Código de Procedimiento Penal.
2) Velar por el cumplimiento de la Constitución Política, la Ley, el Reglamento y las demás normas que se creen de manera interna para regular el marco de actuación del Centro de Conciliación.
3) Definir las políticas que habrá de seguir el Centro de Conciliación. En el desarrollo de sus actividades, y establecer la forma de su seguimiento y control.
4) Definir los protocolos para la atención de las solicitudes de los servicios que se prestan y velar porque los mismos se cumplan a cabalidad.
5) Definir y coordinar los programas de difusión, investigación, desarrollo e interrelación con los distintos estamentos educativos, gremiales y económicos vinculados a la actividad que despliega el Centro.
6) Coordinar los acuerdos correspondientes con otros Centros y con las Universidades, sobre labores de tipo académico que se puedan llevar a cabo tanto con las
7) instituciones como con sus practicantes relacionados con la difusión, capacitación y cualquier otro programa que resulte de mutua conveniencia.
8) Ser garante de la aplicación siempre y ante cualquier situación, del reglamento del Centro de Conciliación.
9) Llevar el Registro contentivo de las solicitudes de conciliaciones y en general de todos los servicios relacionados con la Conciliación.
10) Organizar el archivo del Centro contentivo de las actas de conciliación y su correspondiente registro, garantizando su digitalización o archivo magnético.
11) Presentar informes sobre las actividades del Centro de Conciliación ante el Defensor Regional Cundinamarca y el Ministerio de Justicia y del Derecho, cuando se le solicite.
12) Verificar el cumplimiento de los deberes de los Conciliadores y elaborar los informes pertinentes.
13) Presentar al Defensor Regional Cundinamarca los proyectos de modificación o reforma que identifique necesarios para la mejora del presente Reglamento.
14) Velar por la transparencia, diligencia, cuidado y responsabilidad en ios trámites para que se surtan de manera eficiente, ágil, justa y acorde con la Ley, este Reglamento, las reglas de la ética y las buenas costumbres.
15) Ingresar al sistema del centro de conciliación, las informaciones atinentes a las radicaciones con las que ingresan las solicitudes, incluyendo partes y cuantías, asignando el número de radicación interna.
16) Realizar el reparto aleatorio de las solicitudes de conciliación a cada uno de los conciliadores.
17) Ingresar la información a la agenda de conciliación, previa programación efectuada por los conciliadores, mantenerla actualizada y publicarla semanalmente en un lugar visible de la entrada del centro de conciliación.
18) Entregar a cada conciliador las solicitudes o derechos de petición que se efectúen en relación con una conciliación en concreto, en compañía del respectivo expediente.
19) Las demás que sean necesarias para el cumplimiento de las políticas del Centro de conciliación y que no están asignadas a ningún servidor público del Centro de Conciliación.
SECCIÓN II.
CONCILIADORES.
ARTÍCULO 14. REQUISITOS PARA SER CONCILIADOR.
Podrán hacer parte de la lista de conciliadores las personas que cumplan con los siguientes requisitos:
1) Ser abogado titulado.
2) Capacitado en mecanismos alternativos de solución de conflictos avalada por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
3) Inscrito en uno o más centros de conciliación autorizados por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
4) Ser Defensor público o funcionario Público de la Regional Cundinamarca
5) No registrar sanciones disciplinarias en los sistemas de información de la Procuraduría General de la Nación, Contralora General de la República, ni sanciones impuestas por el Consejo Superior de la Judicatura.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES DE LOS CONCILIADORES.
Además de las funciones que la Ley asigna, los Conciliadores, estos deberán sujetarse a los procedimientos establecidos por el Centro.
Son responsabilidades de los Conciliadores las siguientes:
1) Aceptar el conocimiento de los casos asignados a ellos, cuando no haya causal de impedimento o inhabilidad.
2) Asistir a las audiencias y sesiones el día y la hora que se establezcan.
3) Tramitar los asuntos asignados, gobernados sólo por los principios éticos que rigen la Conciliación, obrando de manera neutral, objetiva, transparente e imparcial.
4) Comunicar al Director del Centro sobre la existencia de inhabilidades e incompatibilidades para fungir como conciliador en determinado asunto que le haya sido asignado.
5) Aportar la información exacta y fidedigna que se les requiera.
6) Participar en los cursos de actualización que como política imponga el Centro dentro del programa de educación continuada.
7) Coadyuvar en la aplicación de políticas de seguimiento y control establecidas por el Centro y por las autoridades nacionales.
8) Auspiciar la integración, la evaluación y los actos de investigación que coordine el Centro y que tengan relación con sus funciones.
9) Guardar estricta reserva de los casos confiados a su gestión.
10) Cumplir con los preceptos del Reglamento Interno del Centro.
11) . Preparar la teoría del caso conciliable, para tener la problemática muy clara del asunto sometido a conciliación.
SECCIÓN III.
PERSONAL ADMINISTRATIVO.
ARTÍCULO 16. CALIDADES. El personal administrativo del Centro de Conciliación corresponderá a funcionarios de la Defensoría del Pueblo Regional Cundinamarca.
ARTÍCULO 17. FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO. Corresponderá al personal administrativo del centro de conciliación las siguientes funciones:
1) Orientar a los usuarios acerca de los servicios que presta el Centro de Conciliación y apoyar el servicio al público ya sea personal o telefónicamente.
2) Realizar el registro en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC) del Ministerio de Justicia y del Derecho de los trámites, solicitudes recibidas y procedimientos de los casos atendidos en el Centro de Conciliación.
3) Brindar apoyo administrativo al Director del Centro y a los demás funcionarios del Centro de Conciliación, en relación con sus funciones.
4) Cooperar con la organización de expediente contentivo de solicitudes de conciliación.
5) Numerar y fechar las citaciones que se remiten a las partes para la fijación de audiencias de conciliación; previa revisión de la comunicación, verificando los siguientes datos: a.) número de solicitud, las partes y la dirección de citación que corresponda a la información suministrada en el expediente, b.) que la fecha de programación de audiencia que aparece la citación corresponda a la fecha fijada en el auto admisorio de la solicitud de conciliación, c.) que en la citación se indique el objeto o asunto a tratar en la conciliación, d.) que se incluye la mención de las consecuencias jurídicas a la no comparecencia, e.) que se mencione que puede acudir con apoderado y aportar los documentos que considere necesarios.
6) Enviar las comunicaciones de convocatoria de audiencia de conciliación a las direcciones aportadas por el convocante.
7) Anexar inmediatamente las copias de las comunicaciones o citaciones recibidas por la oficina de correspondencia, devoluciones, justificaciones y desistimientos al respectivo expediente de conciliación.
8) Radicar los libros correspondientes a: “Acuerdos Conciliatorios” y “Constancias” expedidas por los conciliadores.
9) Realizar el archivo físico de los expedientes de conciliación una vez finiquitado el trámite,
10) Dejar constancia de la entrega de documentos, fotocopias, actas o constancias solicitadas por las partes.
11) Hacer seguimiento a los acuerdos conciliatorios para verificar su cumplimiento.
12) Desarrollar las actividades que sean asignadas por el Director del Centro de Conciliación para el adecuado funcionamiento del Centro.
PARTE SEGUNDA.
PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO.
CAPÍTULO I.
GRATUIDAD DEL SERVICIO Y POBLACIÓN BENEFICIADA.
ARTÍCULO 18. PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO.
Además de los principios y valores adoptados en el código de ética del Centro, durante el trámite conciliatorio, los funcionarios del Centro velarán especialmente por la aplicación de los principios autonomía de la voluntad de las partes, celeridad, economía e informalidad para que las partes como protagonistas del conflicto encuentren en la conciliación una vía eficaz en la solución de la controversia y tengan acceso a la justicia.
ARTÍCULO 19. GRATUIDAD DEL SERVICIO
Todos los trámites y servicios que se prestan al interior del Centro de Conciliación serán totalmente gratuitos.
CAPÍTULO II.
TIEMPOS DE ATENCIÓN Y PRELACIÓN A LOS ASUNTOS QUE REQUIEREN EL AGOTAMIENTO PREVIO DEL REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.
ARTÍCULO 20. CESE DE ACTIVIDADES EN EL PERIODO DE VACANCIA JUDICIAL. Habrá cese de actividades en el Centro de conciliación durante el periodo de la vacancia judicial.
ARTÍCULO 21. SUSPENSIÓN DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES.
Cuando la programación de audiencia de conciliación supere los dos (2) meses siguientes a la radicación de la misma, se suspenderá la recepción de solicitudes hasta por dos (2) semanas, con la finalidad que no se presente vencimiento del término de los tres (3) meses de que trata el artículo 20 de la Ley 640 de 2001.
ARTÍCULO 22. PRELACIÓN EN LA ATENCION.
Se dará prelación en la atención a sujetos de especial protección constitucional; a las personas de los estratos 1,2,3; y cuando se hiciere indispensable, a los asuntos que requieren el agotamiento previo del requisito de procedibilidad.
CAPÍTULO III.
SOLICITUD DE CONCILIACIÓN, REQUISITOS, ASIGNACIÓN DE ASUNTOS Y
CALIFICACIÓN.
ARTÍCULO 23. REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE CONCILIACIÓN. La solicitud del servicio de conciliación podrá ser presentada de común acuerdo o individualmente por las partes, por escrito o a través de la suscripción del formato que el Centro dispone para este fin. Los requisitos mínimos de toda solicitud, son los siguientes:
1) Nombre, domicilio y dirección de las partes y de los representantes o apoderados, si los tienen.
2) Los hechos objeto de controversia y su cuantía o la afirmación de no tener valor determinado.
3) Las diferencias o cuestiones materia de la conciliación.
4) Los documentos que deseen aportar.
5) Valor y cuantía de las pretensiones
6) Una relación de los documentos aportados.
7) Firma o nombre legible, con número de identificación.
ARTÍCULO 24. ASIGNACIÓN DE ASUNTOS. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de conciliación, el Director del Centro designará el conciliador que orientará el ejercicio de la facultad conciliadora.
Recibida la solicitud de conciliación, el conciliador dispondrá:
a.) ADMISIÓN. En este caso se expedirá auto fijando fecha para celebrar Audiencia de Conciliación.
b.) RECHAZO. Se rechazará de plano la solicitud cuando se carezca de competencia, o cuando el asunto no sea conciliable, transigible o desistible.
PARÁGRAFO. Si en la solicitud de conciliación se presentaren pretensiones conciliables y no conciliables, solo se dará trámite a las conciliables.
ARTÍCULO 25. IMPEDIMIENTOS Y RECUSACIONES DEL CONCILIADOR. De acuerdo con lo previsto en la Ley 640 de 2001, en materia de impedimentos y recusaciones de los conciliadores, debe tenerse en cuenta las causales establecidas en los artículos 140 y 141 de la Ley 1564 de 2012.
El Director del Centro de Conciliación resolverá lo pertinente a impedimentos, recusaciones, conflicto de intereses, inhabilidades e incompatibilidades en única instancia.
ARTÍCULO 26. CITACIÓN A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN. Dentro de los 5 días hábiles siguientes, el conciliador citará a las partes que en su criterio sea indispensable que asistan a la audiencia, mediante comunicación a la dirección o domicilio registrado en la petición respectiva, señalándole el sitio, fecha y hora en el que tendrá lugar la audiencia de conciliación, la cual siempre se deberá realizar en las instalaciones del Centro e indicando sucintamente el objeto de la conciliación e incluyendo la mención de las consecuencias jurídicas de la no comparecencia.
El conciliador deberá procurar que las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la reunión, convengan por igual a los intereses de las partes.
PARÁGRAFO 1. La fecha de celebración de la audiencia de conciliación se fijará en el menor tiempo posible luego de recibida la solicitud, y en todo caso dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de la misma.
PARÁGRAFO 2. En desarrollo de lo dispuesto en el Artículo 20 de la Ley 640 de 2001, las citaciones a la parte convocada se entregarán preferentemente por secretaria del Centro de Conciliación a la parte convocada, quien las remitirá por el medio más eficaz inmediatamente a los convocados con no menos de diez (10) días de antelación a la celebración de la Audiencia de Conciliación.
Copia de la constancia de entrega al destinatario deberá allegarse al centro a más tardar, antes de la fecha fijada para la audiencia de conciliación.
PARÁGRAFO 3. Conforme a lo signado en el Artículo 22 de la Ley 640 de 2001, el Director debe tener presente que salvo en materia Laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.
ARTÍCULO 27. DESISTIMIENTO DE LA SOLICITUD Y TRANSACCIÓN.
El convocante o su apoderado debidamente facultado para ello, podrá desistir por escrito de la solicitud de conciliación. El conciliador emitirá auto aceptándolo, disponiendo el correspondiente archivo de las diligencias, ordenando la devolución de los documentos presentados y copia del respectivo auto se archivara en el expediente.
Igual tratamiento deberá darse a los escritos presentados personalmente y en los cuales se informa al conciliador sobre la existencia de un contrato de transacción que dé por terminado el trámite conciliatorio.
CAPÍTULO IV.
CELEBRACIÓN DE LA AUDIENCIA.
ARTÍCULO 28. OBJETO DE LA AUDIENCIA.
La audiencia de conciliación tendrá por objeto reunir a las partes con el fin de explorar el conflicto y las posibilidades para llegar a un acuerdo, para lo cual se les dará la debida importancia en todo el desarrollo del proceso conciliatorio, y el conciliador haber estudiado la teoría del caso para tener claro el asunto sometido a conciliación.
ARTÍCULO 29. FACULTADES DEL CONCILIADOR
El Conciliador ilustrará a las partes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación, luego las motivará a presentar fórmulas de solución con base en los fundamentos de hecho expuestos por cada una de ellas, y podrá proponer las fórmulas de arreglo que considere.
En todo caso, el conciliador deberá velar porque no se menoscaben derechos fundamentales ciertos, indiscutibles, mínimos o intransigibles.
ARTÍCULO 30. INASISTENCIA. Verificada la correcta citación a las partes citantes y citadas, y vencidos los tres días hábiles para presentar justificación, el conciliador expedirá al día siguiente la constancia de inasistencia.
ARTÍCULO 31. CONSTANCIA DE INASISTENCIA.
La constancia de inasistencia deberá contener lo señalado en el numeral 2o del artículo 2 de la Ley 640 de 2001 y deberá expedirse una vez trascurridos tres (3) días hábiles a la fecha en que se debió realizar la audiencia para que la parte recurrente presente la excusa válida de su no comparecencia. En el evento en que no se presente excusa, se procede a expedir la respectiva Constancia de Inasistencia.
ARTÍCULO 32. JUSTIFICACIÓN DE LA INASISTENCIA Y NUEVA AUDIENCIA.
Presentada la justificación de la inasistencia a la audiencia de conciliación, el conciliador procederá a expedir la constancia respectiva, en la cual indicará de manera expresa “las excusas presentadas por la inasistencia” si las hubiere, de conformidad con lo preceptuado en el numeral 2o del artículo 2 de la Ley 640 de 2001.
ARTÍCULO 33. CONCILIACIÓN A TRAVES DE APODERADO JUDICIAL.
Las partes deberán asistir personalmente a la audiencia de conciliación. Pueden comparecer con apoderado judicial, en calidad de asesor. Solo podrá celebrarse la audiencia de conciliación por conducto de abogado debidamente facultado en los casos previstos en el artículo 1 parágrafo 2 de la Ley 640 de 2001.
Tratándose de personas jurídicas, estas deberán comparece a través de sus representantes legales o convencionales debidamente acreditados.
Cuando la representación sea de hijos con respecto a los padres o viceversa, será obligatorio presentar prueba del parentesco y carácter de representación legal
ARTÍCULO 34. PROCEDIMIENTO EN LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN.
En la fecha y hora prevista para la celebración de la audiencia, se procederá de la siguiente manera:
1) El conciliador dará a las partes un margen de máximo quince (15) minutos para su llegada, y las recibirá en la sala de espera del Centro.
2) Una vez trasladados a la sala de audiencia, se harán las presentaciones personales de rigor y se brindará a las partes la información relacionada con las facultades del conciliador y el objeto de la audiencia. De manera inmediata, el conciliador declarará instalada la audiencia y procederá a interrogar a las partes con el objeto de fijar las diferentes posiciones y pretensiones en conflicto.
3) Posteriormente, escuchará las propuestas que las partes tengan sobre fórmulas de solución.
4) Escuchadas esas propuestas, el Conciliador orientará a las partes con sus propuestas, si las tiene.
4) Realizado lo anterior, guiará la discusión, en torno a negociar la mejor salida al conflicto. El conciliador podrá discutir por separado con cada una de las partes, las razones que puedan ser vistas como impedimentos en la búsqueda de la fórmula de conciliación.
5) Culminada la audiencia con acuerdo conciliatorio sobre todos los asuntos relacionados con el objeto de la controversia, el conciliador está obligado a levantar acta de conciliación que será suscrita por las partes y el conciliador. Sí la Audiencia culmina con acuerdo parcial, en este mismo sentido se realizará y suscribirá el acta.
6) En aquellos casos donde la audiencia termine sin acuerdo conciliatorio, o haya sido manifiesta la imposibilidad de conciliar, es función del conciliador elaborar una constancia en este sentido, la cual deberá ser firmada por el conciliador.
7) Cuando el tiempo no sea suficiente para abordar todos los temas, la audiencia podrá ser suspendida a petición de las partes, cuantas veces sea concertado por ellas; en estos casos, es función del Conciliador levantar informe detallado de cada sesión.
8) Con el fin de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes y el conciliador tendrán a su disposición toda la asistencia administrativa por parte del Centro.
Parágrafo. El Conciliador deberá actuar con absoluta equidad, razonando sobre las distintas argumentaciones propuestas por las partes, estimulará y realizará la presentación de fórmulas de arreglo que beneficien los intereses de las partes y sugieran una salida armónica para las cuestiones controvertidas.
ARTÍCULO 35. ACUERDO ENTRE LAS PARTES.
Una vez finalizada la audiencia, si las partes logran un acuerdo, se procederá a la elaboración de un acta que deberá cumplir los requisitos previstos en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001, dejando constancia de los puntos tratados, y que fueron resueltos favorablemente, además de los diferentes compromisos y obligaciones que las partes hubieran pactado. Dicha acta será elaborada por el Conciliador, y se consignarán de manera clara y definida los puntos de acuerdo, discriminando las obligaciones de cada parte, el plazo para su cumplimiento y, si se trata de prestaciones económicas, se especificará su monto, el plazo y condiciones para su cumplimiento y se anotará el mérito ejecutivo. El acuerdo hace tránsito a cosa juzgada, pudiéndose discutir en posterior juicio solamente las diferencias no conciliadas.
El acta deberá ser firmada por las partes y por el conciliador, en original y tantas copias como partes haya. El Acta Original debe ser registrada por el Conciliador dentro de los dos días siguientes a la celebración de la Audiencia y digitalizada para su archivo.
ARTICULO 36. CONTENIDO DEL ACTA
Toda acta de conciliación deberá contener, por lo mínimo:
1) Lugar, fecha y hora de la celebración de la audiencia de conciliación.
2) Identificación del conciliador.
3) Identificación de todas las personas citadas, así como señalamiento expreso de quienes sí asistieron a la audiencia.
4) Resumen de los hechos y pretensiones motivo de conciliación.
5) Acuerdo logrado entre las partes, que especifique cuantía, modo, tiempo, lugar de cumplimiento que las obligaciones acordadas.
ARTÍCULO 37. FALTA DE ACUERDO.
Si no se lograra un acuerdo entre las partes, el conciliador levantará la constancia pertinente de fracaso del intento conciliatorio y se procederá a su archivo únicamente para efectos de control, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles posteriores al día de celebración de la audiencia, con la cual se dará constancia que a pesar que se intentó, no se pudo lograr acuerdo conciliatorio. De igual forma se procederá cuando se presente la inasistencia de las partes o una de ellas, sin que se hubiese allegado justificación alguna.
ARTÍCULO 38. CONTENIDO DE LA CONSTANCIA.
El conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en cualquiera de los siguientes eventos:
1) Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo.
2) Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia, En este evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia, si las hubiere. En este evento la constancia deberá expedirse al cuarto (4) día calendario siguiente a aquel en que debió tener lugar la audiencia de conciliación.
3) Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento la constancia deberá expedirse dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la presentación de la solicitud.
En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados.
CAPITULO V.
REGISTRO, COPIAS Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 39. ACTAS Y CONSTANCIAS. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 44 del Decreto 1829 de 2013 incorporado en el Decreto 1069 de 2015, los conciliadores, deberán registrar en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC), las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante ellos, incluyendo la dirección física y electrónica de quienes asistieron a la audiencia.
Las actas y constancias de las que tratan los artículos 1o y 2o de la Ley 640 de 2001 son documentos públicos y por tanto hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el conciliador que las firma.
ARTÍCULO 40. DETERIORO. Los documentos que se deterioren serán archivados y sustituidos por una reproducción exacta de ellos, con anotación del hecho y su oportunidad, la cual será suscrita por el Director del Centro o la del funcionario o notario conciliador.
ARTÍCULO 41. PÉRDIDA. En caso de pérdida de algún documento, se procederá a su reconstrucción con base en los duplicados, originales o documentos auténticos que se encuentren en poder de las partes, del propio Centro, del conciliador, del funcionario o del notario, según sea el caso.
ARTÍCULO 42. REPORTE DE INFORMACIÓN. El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo-Regional Cundinamarca, deberá registrar en el SICAAC, los datos relacionados con los conciliadores, con los trámites que se adelanten ante el Centro. La información deberá ser registrada a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que el Centro asume conocimiento del caso o a la generación de la respectiva documentación, según sea el caso.
ARTÍCULO 43. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ARCHIVO DE ACTAS DE CONCILIACIÓN. El conciliador, deberá tramitar el registro de las actas de conciliación de que trata el artículo 14 de la Ley 640 de 2001, ante el Centro de Conciliación, entregando copia de los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta de conciliación y tantas copias del acta como partes haya.
El Director del Centro de Conciliación verificará el cumplimiento de los requisitos formales del acta de conciliación establecidos en el artículo 1o de la Ley 640 de 2001 y verificará que quien haya realizado la conciliación sea un conciliador de su Centro. Si se cumplen las condiciones anteriores, el Centro imprimirá al reverso del acta de conciliación, el formulario de resultado del caso ingresado en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
El Director del Centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán los originales de las actas de conciliación a las personas interesadas. El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, se conservará en el archivo del Centro y deberán ser digitalizados para garantizar la seguridad de lo actuado y utilizar en caso de pérdida.
ARTÍCULO 44. PAPELERÍA DEL CENTRO. Se aplicarán los formatos establecidos en listado maestro de documentos contenidos en la página web de la Defensoría del Pueblo www.defensoria.gov.co los cuales deberán incluir la mención de que están sujetos a inspección, control y vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho.
TERCERA PARTE.
CAPÍTULO I.
CÓDIGO DE ÉTICA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 45. CAMPO DE APLICACIÓN.
El Centro de Conciliación adopta el presente Código de Ética que contiene los principios rectores del comportamiento de todos los funcionarios, quienes sin perjuicio de lo previsto en la Constitución Nacional y la ley deberán sujetarse al mismo y a las demás disposiciones del Reglamento.
La reglamentación aquí prevista es complementaria de las normas que regulan su profesión y no limitan su responsabilidad u obligaciones como funcionario de la Defensoría del Pueblo.
Todos sus integrantes y colaboradores son participantes activos en la solución de conflictos; los conciliadores tienen un deber hacia las partes, hacia su profesión o actividad y para con ellos mismos.
Deben actuar de manera clara en relación con los usuarios, deben ser honestos e imparciales, promover la confianza de las partes, obrar de buena fe, ser diligentes y no buscar el propio interés
ARTÍCULO 46. PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
La gratuidad, confidencialidad, imparcialidad, respeto y solidaridad, guiaran la conducta de los funcionarios que presten sus servicios al Centro de Conciliación. La misión institucional del Centro de Conciliación se orientará de conformidad con el acto administrativo por medio de la cual se adopte el Plan Estratégico de la Defensoría del Pueblo y al Código de Ética de la Defensoría del Pueblo; es decir bajo los principios de transparencia, pluralismo, independencia, y participación y probidad, acorde con los valores éticos institucionales de libertad, integridad, rectitud, honestidad, justicia, responsabilidad para el posicionamiento y cumplimiento efectivo de los Derechos Humanos, tolerancia, respeto, compromiso, efectividad y solidaridad.
a. ) Transparencia. Consiste en ser claro, visible y abierto. Las acciones de la
Defensoría del Pueblo deben ser comunicadas de manera abierta. Las comunicaciones internas y externas deben ser la expresión del compromiso de todos sus integrantes. La Defensoría del Pueblo debe manejar la información de forma ágil, completa y veraz para sus integrantes, así como para los interesados y la comunidad en general, de manera que se asegure una constante retroalimentación y se garantice el derecho al control ciudadano sobre su gestión. La Defensoría es una institución confiable, dispuesta a ser observada por las demás entidades, la comunidad y los individuos en particular, en el cumplimiento de su misión constitucional. El comportamiento y las expresiones de todos los integrantes de la Defensoría del Pueblo corresponden al carácter de transparencia que caracteriza todas las acciones de la Institución.
b. ) Probidad. Se entiende por probidad la rectitud e integridad en las actuaciones de los individuos. Significa que las acciones de todos los integrantes de la Defensoría del Pueblo deben distinguirse por su honestidad, integridad y rectitud.
c. ) La honestidad. Entendida como la coherencia de la acción con los fines constitucionales y valores de la Institución.
d. ) La integridad. Es la lealtad con los fines legítimos.
e. ) La rectitud. Es anteponer el interés misional a los intereses particulares. Por lo anterior, los integrantes de la Defensoría del Pueblo viven un compromiso decidido, firme, diligente y coherente con la Institución.
f. ) Pluralismo. Es el reconocimiento del otro, y el respeto y valoración a la diferencia.
Las acciones y decisiones de la Defensoría están orientadas hacia el reconocimiento y promoción del pluralismo étnico, cultural, religioso, político y de pensamiento. Como resultado de lo anterior, los integrantes de la Defensoría del Pueblo construyen relaciones respetuosas, libres, solidarias y suficientemente informadas.
g. ) Independencia. Es actuar de manera autónoma e imparcial. Las acciones de los colaboradores de la Defensoría del Pueblo se basan en un conocimiento plural, ínter disciplinario y objetivo sobre los asuntos que competen a la actividad de la Institución. Los integrantes de la Defensoría del Pueblo son autónomos en la medida en que sus acciones son producto de la autodeterminación. A su vez, estas acciones se autorregulan con principios de justicia y equidad.
h. ) Participación. Es la actitud de colaboración para construir. Las acciones de la Defensoría del Pueblo buscan promover procesos participativos en Derechos Humanos, con el propósito de lograr la realización efectiva de los fines de la Institución. Los integrantes de la Defensoría del Pueblo se caracterizan por su capacidad de intervención y de trabajo en equipo en diversos escenarios dentro y fuera de la Institución.
CAPITULO II.
DEBERES Y OBLIGACIONES.
ARTÍCULO 47. DEBERES Y OBLIGACIONES GENERALES.
Además de los deberes que se derivan de su condición de profesionales y servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, así como las establecidas en la Ley 734 de 2002, los integrantes del Centro de Conciliación, deberán:
a. ) Cumplir con las funciones y acatar las obligaciones y deberes contenidos en la normatividad vigente en materia de conciliación, así como las del presente Reglamento.
b. ) Poner a disposición de los usuarios las habilidades inherentes a su cargo, con el propósito de materializar el objeto de la conciliación.
c. ) Cumplir estrictamente con los horarios previstos para la celebración de las audiencias de conciliación y con los demás tramites de deban adelantar.
d. ) Atender las orientaciones del Centro de Conciliación, acatando las políticas de calidad y atención al usuario.
e. ) Atender el trámite de las solicitudes de conciliación y demás comisiones que le asignen, en desarrollo de la función social que le señala la Ley y teniendo en cuenta la Misión y Visión del Centro de Conciliación.
ARTICULO 48. DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS CONCILIADORES.
Además de lo previsto en el artículo anterior, y el artículo 8 de la Ley 640 de 2001, los conciliadores del Centro de Conciliación deberán:
a.) Desempeñar las funciones de conciliador, de acuerdo con la Ley, los parámetros y las políticas establecidas en el Reglamento, con el fin de garantizar un eficiente servicio a la comunidad.
b. ) Hacer el estudio detenido de las solicitudes de conciliación y preparar con suficiente antelación las audiencias de conciliación.
c. ) Hacer estudio del caso sometido a conciliación y plantear la teoría del caso.
d. ) Expedir, remitir para su registro y entregar a los interesados las actas y constancias, en las condiciones previstas en las normas vigentes.
e. ) Celebrar las audiencias de conciliación, o reuniones referentes a las mismas, en las instalaciones del Centro de Conciliación.
f. ) No aprobar acuerdos conciliatorios que violen el ordenamiento jurídico, ni imponer a las partes fórmulas de arreglo.
g. ) No utilizar estrategias de que intimiden a una o ambas partes.
h. ) No utilizar en beneficio propio o de un tercero, la información obtenida en el proceso de conciliación.
i. ) Acatar el trámite y términos establecidos en el instructivo o manual interno de procedimiento conciliatorio.
CAPÍTULO III.
DEL REGIMEN SANCIONATORIO.
ARTICULO 49. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Los Conciliadores deberán:
1. - Cumplir con el Manual Integrado de Contratación de la Defensoría del Pueblo, adoptado mediante Resolución número 1070 de 2010, modificado mediante la Resolución número 273 de 2011, el Instructivo General del Sistema de Atención Integral, la Ley 941 de 2001, el Plan Operativo del Sistema Nacional de Defensoría Pública, las directrices y reglamentos que expida el Defensor del Pueblo, el Secretario General y el Director Nacional de Defensoría Pública, lo cual se entiende incorporado en el presente contrato.
2. - Cumplir sus obligaciones de acuerdo con las normas que regulan el ejercicio de la profesión de abogado y en especial las establecidas en la Ley 1123 de 2007.
CAPÍTULO IV.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 50. VIGILANCIA.
El Centro de Conciliación estará sometido a la inspección, control y vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho. En este sentido, estará obligado a:
1. ) Atender las solicitudes y requerimientos que reciba por parte de este.
2. ) Remitir al Ministerio de Justicia y del derecho, en los meses de enero y julio, una relación del número de solicitudes radicadas, de las materias objeto de las controversias, del número de acuerdos conciliatorios y del número de audiencias realizadas en cada periodo.
3. ) Proporcionar toda la información adicional que el Ministerio de Justicia y del Derecho le solicite en cualquier momento.
4. ) Registrar las actas que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 1 de esta Ley y entregar a las partes las copias.
5. ) Las demás contenidas en las Circulares y Resoluciones que ha expedido el Ministerio de Justicia y del Derecho, sobre el particular.
ARTÍCULO 51. APROBACIÓN, CORRECCIÓN, ENMIENDAS, COMPLEMENTOS Y COMPETENCIA.
El Defensor del Pueblo Regional Cundinamarca, es responsable de la aprobación, corrección, enmiendas y complementaciones del presente reglamento interno. Sin embargo, este solo entrará en vigencia, adquiriendo fuerza vinculante para todos aquellos que pertenecen a su ámbito de aplicación, cuando sea aprobado por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.
ARTÍCULO 52. MECANISMOS DE INFORMACIÓN.
Información sobre el proceso conciliatorio. Al iniciar la Conciliación, el conciliador deberá informar detalladamente a las partes sobre sus funciones específicas, procedimiento a seguirse, las características propias de las audiencias y la naturaleza del acuerdo que firmarían eventualmente. El Conciliador deberá asegurarse de la comprensión de los participantes y su consentimiento sobre esos puntos.
Parágrafo: Los interesados en acceder a los servicios y obtener información del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regional Cundinamarca se pueden contactar a través de los siguientes canales de comunicación:
Sede central: Carrera 9 No. 16-21 piso 3 en la Ciudad de Bogotá. Teléfonos: 3147300 ext. 2580 - 2336 Fax: 3147300 ext 2336
E-mail: conciliacióncundinamarca@defensoria.gov.co
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los 25 AGO 2016
ALFONSO CAJIAO CABRERA
