RESOLUCIÓN 1875 DE 2016
(noviembre 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018>
Por medio de la cual se actualiza y reglamenta el Comité Interno de Archivo de la Defensoría del Pueblo, se crea el Subcomité de Archivo en las Defensorías Regionales y se deroga la Resolución 0021 del 17 de enero de 1995.
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por la delegación de funciones del Defensor del Pueblo mediante Resolución No. 030 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 19 del acuerdo 07 de 1994 de la junta Directiva del Archivo General de la Nación ordena el establecimiento del Comité de Archivo en las entidades Oficiales.
Que mediante Resolución No. 0021 del 17 de enero de 1995 se establece el Comité de Archivo de la Defensoría del Pueblo.
Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000, (Ley General de Archivos) regula la función archivística de la administración pública y en su artículo 16 señala la responsabilidad de los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y su responsabilidad en la organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Que la misma Ley, en su artículo 5 literal b) establece que Integran el Sistema Nacional de Archivos: “el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura"
Que con la expedición del Decreto No. 2482 de 2012, “Por el cual se establecen los Lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión" en el artículo segundo se estipuló el objeto, cual es, “adoptar el modelo integrado de planeación y gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación”, y en el parágrafo que establece “las entidades autónomas y territoriales y las sujetas a regímenes especiales en virtud de mandato constitucional podrán adoptar, en lo pertinente, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión".
Que el Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 en su artículo 2.8.2.1.1. establece el ámbito de aplicación a “las entidades y organismos la Rama Ejecutiva del Poder Público orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.”
Que, en el mismo Decreto, en su artículo 2.8.2.1.2 establece los Fines del Sistema Nacional de Archivos: “El Sistema Nacional Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernización y desarrollo de archivos en todo el territorio nacional.”
Que la Defensoría del Pueblo elevó consulta al Archivo General de la Nación, respecto a la aplicabilidad de los decretos 2482 de diciembre de 2012 “lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, en cuanto a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo” y el Decreto 2578 de diciembre de 2012 por el cual se reglamentó el Sistema Nacional de Archivos, se estableció la red nacional de archivos, se derogó el decreto número 4124 de 2004 y se dictaron disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
Mediante Oficio No. 2-2013-3077 del 4 de junio de 2013, el Archivo General de la Nación dio respuesta a la consulta concluyendo que el Artículo 113 (SIC) de la Constitución Política de Colombia consagra que la Defensoría del Pueblo forma parte del Ministerio Publico y que es un Organismo Independiente, en consecuencia el Decreto 2482 de 2012 no resulta aplicable a la entidad, pero sí debe cumplir con lo ordenado en el Decreto 2578 de diciembre 13 de 2012, esto es, el Sistema Nacional de Archivos en los términos establecidos en su Artículo 33.
Que con la expedición del Decreto No. 1083 del 23 de mayo de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.” Se deroga el Decreto No. 2482 de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.
Que teniendo en cuenta las normas anteriormente descritas, es necesario derogar la resolución 021 del 17 de enero de 1995, por la cual se establece el Comité de Archivo en la Defensoría del Pueblo, con el fin de redefinir los integrantes de dicho comité, sus funciones, la conformación de un Subcomité Interno de Archivo en las Regionales de la Defensoría del Pueblo y sus funciones, de conformidad con la normatividad vigente que regula la materia.
Que el Decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.5.10 establece la Obligatoriedad de formular un Programa de Gestión Documental (PGD) a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual de todas las entidades del Estado.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> Actualizar y reglamentar el Comité Interno de Archivo de la Defensoría del Pueblo como un grupo asesor de la alta dirección en materia archivística y de gestión documental, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias
ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> El Comité Interno de Archivo de la Defensoría del Pueblo, estará conformado entre otras, por las siguientes personas:
1. El Secretario General o su delegado - quien lo preside.
2. El Responsable del Grupo de Gestión Documental, quien actuará como secretario técnico del Comité.
3. El Jefe de la Oficina Jurídica.
4. El Jefe de la Oficina de Planeación.
5. El Responsable del Grupo de Sistemas.
6. El Subdirector Administrativo.
7. Asesor del Despacho del Vicedefensor, quien actuara como representante de las áreas misionales.
8. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.
9. Podrán asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
10. El Acuerdo 004 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado” establece en el artículo 14o Invitación al Ministerio Público: “Los Comités de Desarrollo Administrativo, los Comités Internos de Archivo y las instancias articuladoras y asesoras del Sistema Nacional de Archivos, podrán invitar a Delegados de la Procuraduría General de la Nación, conforme lo establecen los artículos 8, parágrafo segundo y 15 numeral 8, según su competencia territorial, quien velará por la adecuada protección y aseguramiento de los documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, según lo reglamentado en el artículo 2 del presente acuerdo”.
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> El comité Interno de Archivo de la Defensoría del Pueblo, como órgano asesor de la alta Dirección, es el encargado de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas y la normatividad archivística, definir los programas y proyectos de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos, con las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la entidad y enviarlas al Archivo General de la Nación para su revisión o convalidación.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónica.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
PARÁGRAFO NO 1. La Defensoría del Pueblo deberá ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, Gobierno en Línea, la iniciativa cero papeles, y demás aspectos de competencia del Ministerio.
PARÁGRAFO NO 2. Sera de carácter obligatorio, la asistencia de los integrantes del Comité de Archivo, a las citaciones que haga el Secretario General quien lo preside, o el Responsable del Grupo de Gestión Documental.
PARÁGRAFO NO 3. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales al Comité de Archivo, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad Colombiana en materia de archivos y gestión documental.
ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> El presidente del Comité Interno de Archivo de la Defensoría del Pueblo le corresponde desempeñar las siguientes funciones:
1. Actuar como representante legal del Comité Interno de Archivo de la Defensoría del Pueblo y llevar la representación del mismo ante las diferentes entidades públicas o privadas en las actuaciones de competencia del Comité de Archivo.
2. Convocar, presidir y dirigir las sesiones del Comité en pleno.
3. Abrir y cerrar las sesiones una vez instaladas
4. Interpretar, hacer cumplir el reglamento, mantener el orden interno y decidir las cuestiones o dudas que se presenten sobre la aplicación del mismo
5. Suscribir las comunicaciones que, en cumplimiento de sus funciones, deba producir el Comité de Archivo
6. Firmar las actas de las reuniones una vez aprobadas.
ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE ARCHIVO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> El Responsable del Grupo de Gestión Documental de la Defensoría del Pueblo le corresponde desempeñar las siguientes funciones:
1. Asistir a todas las reuniones, levantar y firmar las respectivas actas, en coordinación con el funcionario responsable del Grupo de Gestión Documental
2. Dar lectura a los proyectos, proposiciones y demás documentos y mensajes que deban ser leídos en las reuniones.
3. Informar sobre los resultados de las votaciones que se cumplan en el Comité de Archivo.
4. Informar al presidente de todos los mensajes y documentos dirigidos al Comité de Archivo y acusar oportunamente su recibo. Igualmente elaborar las comunicaciones oficiales que deban ser enviadas por el presidente.
5. Expedir las certificaciones informes que soliciten las autoridades o los particulares, sobre las decisiones del Comité de Archivo.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> El Comité Interno de Archivo se reunirá por convocatoria del Presidente como mínimo tres (3) veces al año o cuantas veces sea necesario y lo acontecido en sus reuniones se consignará en actas que suscribirán conjuntamente el Presidente y el Secretario, de las cuales se llevará una secuencia numérica y se conformará un expediente que permita hacer seguimiento y verificaciones para medir su eficacia, eficiencia y efectividad.
PARÁGRAFO NO 1. Cuando sea necesario se realizará la programación de sesiones extraordinarias.
PARÁGRAFO NO 2. El Comité de Archivo de La Defensoría del Pueblo, deliberará con la mitad más uno de sus miembros.
ARTÍCULO SÉPTIMO. CONFORMACIÓN DE SUBCOMITÉ INTERNO DE ARCHIVO EN LAS DEFENSORÍA REGIONALES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> El Subcomité Interno de Archivo en las Defensorías Regionales, estará conformado entre otras, por las siguientes personas:
1. El Defensor Regional - quien lo preside.
2. El abogado asesor del Defensor Regional y/o Profesional Especializado o Profesional Universitario de la Regional
3. El funcionario que desempeñe el cargo de Secretario y/o Auxiliar en la Defensoría Regional, quien actuará como secretario del subcomité
4. Funcionario responsable de Gestión Documental en el Regional.
PARÁGRAFO NO 1. En todos los casos, el Defensor Regional deberá convocar como mínimo a dos empleados de la Oficina que estén nombrados de planta, para conformar el subcomité interno de archivo.
ARTÍCULO OCTAVO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> Funciones de los Subcomité Interno de Archivo en las Defensoría Regionales:
1. Seguir las instrucciones dadas por el Comité Interno de Archivo de la Defensoría y los lineamientos del Archivo General de la Nación, en coordinación con el Grupo de Gestión Documental.
2. Realizar revisión a la organización de los archivos de gestión y central de la Defensoría Regional dos veces al año, para realizar la validación de la implementación de los lineamientos dados por la Subdirección Administrativa - Gestión Documental y enviar informe al secretario del Comité de Archivo para su presentación ante el Comité del nivel central. Los informes deben estar acompañados de registros fotográficos.
3. Revisar y clasificar los documentos de archivo de acuerdo a la disposición final establecida en el Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental.
4. Evaluar la pertinencia de la eliminación documental, los integrantes del subcomité de archivo deberán emitir individualmente un concepto personal y escrito sobre la viabilidad de la eliminación de documentos de la Defensoría Regional.
5. Diligenciar el formato único de inventario documental - FUID establecido en el Sistema de Gestión de Calidad, con la información de la documentación objeto de eliminación de acuerdo a la Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental.
6.Mediante suscripción de un acta, recomendar al Comité de Archivo de la Defensoría del Pueblo, la eliminación de documentos de acuerdo a lo establecido en el Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental. Esta acta debe tener como anexo el formato único de inventario documental - FUID debidamente diligenciado.
7. Remitir copia de los anteriores documentos al secretario del Comité de Archivo para la presentación ante el Comité del nivel central.
8. La Subdirección Administrativa - Grupo de Gestión Documental realizara visitas de revisión a las Defensoría Regionales para validar la propuesta de eliminación documental.
9. Una vez aprobada la eliminación de documentos por parte del Comité de Archivo, el Subcomité Interno de Archivo de la Defensoría Regional podrá realizar la eliminación de documental, previa visita técnica de un integrante del Grupo de Gestión Documental del nivel central, para lo cual se debe dejar evidencia en acta de eliminación, la cual debe ir acompañada de un registro fotográfico.
10. Enviar copia del acta de eliminación al secretario del comité de archivo para la publicación de la información en la página web de la Defensoría del Pueblo.
El Subcomité de Archivo en las Defensorías Regionales, se reunirá ordinariamente 2 (dos) veces cada año, extraordinariamente cada vez que se requiera revisar y evaluar temas de Gestión Documental.
El Subcomité de Archivo sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.
El subcomité de archivo podrá invitar a sus reuniones a los demás servidores públicos de la Regional, que, según su criterio, pueden aportar elementos de juicio para sus decisiones. De las reuniones del Comité se dejará memoria escrita en acta que suscribirán todos los asistentes. Estas serán compiladas en orden numérico consecutivo para cada año y deberán contener la fecha y lugar de la reunión, la hora de iniciación y finalización de la sesión, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación sucinta de los asuntos tratados, las decisiones tomadas con sus respectivas motivaciones, de los salvamentos de voto y las constancias presentadas.
ARTÍCULO NOVENO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> Equipo de elaboración; implementación y seguimiento al Programa de Gestión Documental - PGD. Atendiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación, el equipo de elaboración y actualización del PGD de la Defensoría del Pueblo estará conformado por un (1) profesional de planta de cada una de las siguientes dependencias: Planeación, Sistemas y Gestión Documental.
La formulación, aprobación, publicación, implementación y control del PGD implica la responsabilidad y coordinación del Grupo de Gestión Documental, con la participación de las demás dependencias funcionales de la Entidad, según su responsabilidad y participación en las diferentes tareas y actividades del mismo.
Quienes deberán participar de manera obligatoria a las reuniones de trabajo sobre el PGD que cite el Grupo de Gestión Documental.
ARTÍCULO DÉCIMO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> Derogar la Resolución 021 del 17 de enero de 1995
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1360 de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Bogotá D.C. el 18 de noviembre de 2016
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
CLAUDIA MARCELA CONTRERAS PEÑA
Secretaria General (FA)