RESOLUCIÓN 1889 DE 2017
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adopta el manual de políticas contables de la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En uso de sus facultades Constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 5 numerales 1 y 25 del Decreto Ley 025 de 2014 y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1314 de 2009, regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, señala las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y determina las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
Que mediante la Resolución 533 de octubre 8 de 2015 la Contaduría General de la Nación incorporó en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y determinó el cronograma de aplicación del mismo, estableciendo los periodos de preparación obligatoria y primer periodo de aplicación, los cuales son de obligatorio cumplimiento para la Defensoría del Pueblo.
Que la Contaduría General de la Nación emitió el Instructivo No. 002 de octubre 8 de 2015, que deben seguir las entidades sujetas al ámbito de aplicación de la Resolución 533 de octubre 8 de 2015, para determinar los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo y elaborar y presentar los primeros estados financieros bajo dicha regulación, la cual tendrá aplicación una única vez durante el primer periodo de su aplicación.
Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 620 de noviembre 26 de 2015, "Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades del gobierno", con el fin de unificar la forma, plazo y modo de elaborar y presentar la Información Financiera de las Entidades del Gobierno.
Que dicho organismo expidió la Resolución No. 628 de diciembre 2 de 2015, mediante la cual incorporó al régimen de contabilidad pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, definiendo su alcance y estableciendo las bases para desarrollar el instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.
Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 193 de 5 de mayo de 2016, incorporando en los procedimientos transversales, el procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable, el cual se ve afectado como lo expresa esta resolución en uno de sus considerandos por “Que las características fundamentales de relevancia y representación fiel, que debe observar la información financiera de cada entidad u organismo del sector público, se ven afectadas por la efectividad de sus sistemas de Control Interno y, en particular por el control interno contable”.
Que la Contaduría General de la Nación expidió la resolución 525 del 13 de septiembre de 2016, incorporando en el Régimen de Contabilidad Pública, la norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable, cuyo “tiene como propósito definir las etapas del proceso contable para que los hechos económicos se registren conforme a los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación establecidos en los respectivos marcos normativos, de tal manera que información financiera que se genere atienda las características cualitativas definidas en los mismos. ” y “la regulación del sistema documental contable busca desarrollar aspectos que tienden a garantizar la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera, regulando aspectos relativos a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad".
Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 693 de diciembre 6 de 2016, "Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al régimen de Contabilidad Pública, mediante la Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo", estableciendo los nuevos periodos de preparación obligatoria y primer periodo de aplicación, los cuales son de obligatorio cumplimiento para la Defensoría del Pueblo.
Que con la Resolución 388 de Mayo 8 de 2007, se crea el Comité de Sostenibilidad Contable, modificado con la Resolución 1097 de julio 26 de 2013, el cual tiene por objeto prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la presentación de información razonable y oportuna.
Que dicho comité tiene la responsabilidad de asesorar al Defensor del pueblo en la adopción de Políticas para la sostenibilidad contable, tendientes a garantizar que la información financiera y económica que genere la entidad se registre y revele acorde con normas contables.
Que con la Resolución 540 de 30 de marzo de 2017, se creó y determinó el funcionamiento del comité de implementación y seguimiento a la transición del nuevo marco normativo contable bajo Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público-NICSP en la Defensoría del Pueblo, responsable de coordinar el diseño y emitir las políticas contables que deban ser adoptadas para el proceso de implementación de las NICSP.
Que el manual de políticas contables ha sido aprobado por el comité de implementación y seguimiento a la transición del nuevo marco normativo contable de la Defensoría del Pueblo, bajo las normas internacionales de contabilidad para el sector público NICSP.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de políticas contables de la Defensoría del Pueblo, anexo a la presente Resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO. Las disposiciones del Manual de políticas contables de la Defensoría del Pueblo, son de estricto cumplimiento para todos los funcionarios de la entidad.
ARTÍCULO TERCERO. La Subdirección financiera divulgará el manual de política^ contables de la entidad por los medios que considere necesarios.
ARTÍCULO CUARTO. En caso de actualización o modificación del Manual de Políticas Contables de la Defensoría del Pueblo, la Subdirección Financiera será la encargada de analizar si los cambios normativos contables, impactan o modifican en alguna forma las directrices contenidas en el Manual de Políticas Contables y presentará a consideración del Comité de Implementación y seguimiento a la Transición del Nuevo Marco Normativo Contable y/o Comité de Sostenibilidad Contable, los ajustes a que haya lugar, para modificar la versión del manual aquí adoptado y garantizar con ello su actualización y eficacia.
ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha.
Dada en Bogotá D.C., a los 2 9 DIC. 2017
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo
DEFENSORÍÁ DEL PUEBLO
MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES
TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO PRIMERO. CONSIDERACIONES GENERALES.
1.1 Introducción
1.2 Objetivo
1.3 Alcance
1.4Normograma
CAPÍTULO SEGUNDO. CARACTERIZACIÓN DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
2.1. Marco Jurídico
2.2. Entorno Económico
2.3. Entorno Social
CAPÍTULO TERCERO. INFORMACIÓN CONTABLE.
3.1 Marco Conceptual
3.2 Usuarios
3.3 Objetivos
3.4 Características cualitativas
3.4.1 Fundamentales
3.4.2 De mejora
3.5 Principios
3.6 Definición de los elementos que constituyen los estados financieros
3.7 Reconocimiento de los elementos en los estados financieros
3.8 Medición de los elementos en los estados financieros
3.9 Revelación de los elementos en los estados financieros
CAPÍTULO CUARTO. PROCESO CONTABLE-ESTRUCTURA FUNCIONAL CONTABLE.
4.1. Proceso Contable
4.1.1 Aplicativo contable
4.1.2 Depuración contable permanente y sostenibilidad
4.1.3 Soportes documentales
4.1.4 Actualización permanente y continuada
4.1.5 Registro total de las operaciones
4.1.6 Individualización de bienes, derechos y obligaciones
4.1.7 Conciliación cartera Incapacidades, almacén e Inventarios
4.1.8 Propiedades, planta y equipo
4.1.9 Reconocimiento contable de Procesos Judiciales
4.1.10 Libros de Contabilidad
4.1.11 Publicación información contable
4.1.12 Cambio de representante legal o contador público
4.1.13 Normas internacionales de contabilidad para el sector público - NICSP:
4.1.14 Cierre contable
CAPÍTULO QUINTO. POLÍTICAS CONTABLES Y DE INFORMACIÓN FINANCIERA.
5.1 Políticas Contables Generales
5.1.1. Cumplimiento Normativo.
5.1.2. Revisión de criterios para la contabilización de los hechos económicos.
5.2. Políticas de operación contable
5.3. Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.
5.3.1 Activos
5.3.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo
5.3.1.2 Cuentas por cobrar
5.3.1.3 Propiedad, planta y equipo
5.3.1.4 Activos intangibles
5.3.1.5 Arrendamientos
5.3.1.6 Deterioro de valor de los activos no generadores de efectivo
5.3.2 Pasivos
5.3.2.1 Cuentas por pagar
5.3.2.2 Beneficios a los empleados
5.3.2.3 Provisiones
5.3.3. Activos y pasivos contingentes
5.3.3.1 Activos contingentes
5.3.3.2 Pasivos contingentes
5.3.4 Ingresos
5.3.4.1 Ingresos de transacciones sin contraprestación
5,3.5. Normas para la presentación de estados financieros
5.3.5.1 Presentación de estados financieros
5.3.5.2 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores
5.3.5.3 Hechos ocurridos después del periodo contable
CONSIDERACIONES GENERALES.
1.1. Introducción
El propósito de este manual, es proveer una herramienta para la aplicación de las políticas contables de la Defensoría del Pueblo, bajo el nuevo marco normativo de las Entidades de Gobierno, expedido por la Contaduría General de la Nación, con la Resolución 533 de 8 de octubre de 2015. Cada Política de este manual se realiza teniendo en cuenta los estados financieros y proporciona principios contables relacionados con el reconocimiento, medición, presentación y revelación de cada cuenta o subcuenta contable
Las políticas contables han sido definidas para cada rubro de los estados financieros y son presentadas de la siguiente forma:
- Propósito
- Referencia de la normatividad aplicada
- Política contable de la Defensoría del Pueblo
- Reconocimiento
- Medición Inicial
- Medición Posterior
- Revelaciones Requeridas
- Presentación en los Estados financieros
1.2.1 Objetivo
El objetivo principal de este manual es asegurar la consistencia y uniformidad en los estados financieros aplicando los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la Defensoría del Pueblo para la elaboración y presentación de los estados financieros, conforme a las normas contables aplicables
1.3 Alcance
Este manual debe ser aplicado por los funcionarios que efectúan de forma cotidiana la operación contable, y constituye documento de referencia para las áreas de control y entes de vigilancia en sus actuaciones de auditoría, verificación y seguimiento.
Deben ser utilizadas de manera referencial las disposiciones normativas y conceptos vigentes sobre cada uno de los aspectos desarrollados a lo largo del manual, emitidas por la Contaduría General de la Nación.
1.4 Normograma
El siguiente cuadro es el referente normativo del actuar del proceso contable de la Defensoría del Pueblo y quienes tienen la responsabilidad de las actividades relacionadas:
| NORMA | NUMERO / FECHA | TITULO |
| Ley | 43 de 13 de diciembre de 1990 | Reglamentaria de la profesión de Contador Público. |
| Ley | 80 de 28 octubre de 1993 | Estatuto de Contratación Administrativa. |
| Ley | 87 de 29 noviembre de 1993 | Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones |
| Ley | 298 de 23 de julio de 1996 | Por medio del cual se crea la Contaduría General de la Nación |
| Decreto | 2145 de 4 Noviembre de 1999 | Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones |
| Decreto | 1914 de 10 julio de 2003 | Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, sobre Saneamiento Contable en el sector público y se dictan otras disposiciones |
| Decreto | 3361 de 14 octubre de 2004 | Por el cual se reglamenta el parágrafo 3o del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por el artículo 2o de la Ley 901 de 2004 |
| Decreto | 943 de 31 de mayo de 2014 | Actualiza el Modelo Estándar de Control Interno. |
| Resolución | 354 del 5 de septiembre de 2007 | Por la cual la Contaduría General de la Nación adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación. (La Resolución 156 de 2018 modifica los articulo 1 y 5 y Deroga los artículos 2, 3 y 4) |
| Resolución | 355 del 5 de septiembre de 2007 | Por la cual la Contaduría General de la Nación adopta el Plan General de Contabilidad Pública (Derogada Resolución 156 de 2018) |
| Resolución | 356 del 5 de septiembre de 2007 | Por la cual la Contaduría General de la Nación adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública (Derogada Resolución 156 de 2018) |
| Resolución | 388 del 8 de mayo de 2007 | Por la cual se crea el comité Técnico de Sostenibilidad del sistema contable de la Defensoría del Pueblo (modificada con resolución 1097 de julio 26 de 2013) |
| Resolución | 669 del 19 de diciembre de 2008 | Por la cual la Contaduría General de la Nación modifica el Plan General de Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. |
| Resolución | 237 del 20 de agosto de 2010 | Por la cual la Contaduría General de la Nación modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010. |
| Resolución | 1097 del 26 de julio de 2013 | Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 388 de Mayo 8 de 2007, sobre el comité de sostenibilidad contable |
| Resolución | 533 del 8 de octubre de 2015 | Por la cual se incorpora Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. (Modificada Resolución 693 de 2016 y Resolución 484 de 2017) |
| Resolución | 628 de diciembre 2 de 2015 | Por el cual se incorpora, en el régimen de contabilidad pública, el referente teórico y metodológico de regulación contable pública, el cual define el alcance del régimen de contabilidad y sirve de base para desarrollar instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera. |
| Instructivo | 002 de 8 de octubre de 2015 | Por el cual se incorporan instrucciones para la transición al Marco Normativo para entidades de gobierno. |
| Resolución | 193 de 5 de mayo de 2016 | Por medio del cual se incorpora el procedimiento transversal de Control Interno Contable, al régimen de contabilidad pública. |
| Resolución | 693 del 6 de diciembre de 2016 | Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015 y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo. |
| Resolución | 182 de Mayo 19 de 2017 | Por lo cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad pública, el procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales., que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. |
| Resolución | 484 de Octubre 17 de 2017 | Por la cual se modifican el anexo de la Resolución 533 de 2015 en lo relacionado con las Normas de Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y el Artículo 4 de la Resolución 533 de 2015, y se dictan otras disposiciones. |
CARACTERIZACIÓN DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
2.1. Marco jurídico
La ley 24 de 15 de diciembre de 1992, modificada por el Decreto 025 de 2014 “Por la cual se establecen la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones, en desarrollo del artículo 283 de la Constitución Política de Colombia”, enuncia en el titulo primero su naturaleza jurídica, mediante dos artículos a saber:
“ARTÍCULO 1o. La Defensoría del Pueblo es un organismo que forma parte del Ministerio Público, ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación y le corresponde esencialmente velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los Derechos Humanos.
La Defensoría del Pueblo tiene autonomía administrativa y presupuestal.
ARTÍCULO 2o. El Defensor del Pueblo es elegido por la Cámara de Representantes de terna elaborada por el Presidente de la República, para un período de cuatro años, contado a partir del 1o. de septiembre de 1992.
La terna será presentada en los primeros quince días siguientes a la instalación de las sesiones en el cuatrienio legislativo.
2.2. Entorno económico
De acuerdo con su función económica, la Defensoría del Pueblo está clasificada por la Contaduría General de la Nación, dentro de las “entidades de gobierno”, que de acuerdo con el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 628 de 02 diciembre de 2015, tiene las siguientes características:
- Su objetivo fundamental la definición, observancia y ejecución de políticas públicas.
- Su actividad se desarrolla generalmente en forma gratuita o a precios de no mercado.
- No tienen ánimo de lucro.
- Sus recursos provienen directa o indirectamente de la capacidad del estado.
2.3. Entorno social:
El Decreto 025 de 10 de enero de 2014, expresa la función social de la Defensoría del Pueblo, en el siguiente artículo:
“ARTÍCULO 2o. OBJETO. La Defensoría del Pueblo es la institución responsable de impulsar la efectividad de los Derechos Humanos mediante las siguientes acciones integradas:
Promover, ejercer, divulgar, proteger y defender los Derechos Humanos y prevenir sus violaciones; fomentar la observancia del Derecho Internacional Humanitario; atender, orientar y asesorar en el ejercicio de sus derechos a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior; y, proveer el acceso a la administración de justicia, en los casos señalados en la ley. ”
En este sentido, la Defensoría del Pueblo exige información sobre aspectos económicos, sociales, ambientales, culturales e históricos, entre otros, del sector público. Sus decisiones y actividades se desarrollan en procura de satisfacer las exigencias de su entorno social, acorde con su “Responsabilidad de impulsar la efectividad de los Derechos Humanos.”
INFORMACIÓN CONTABLE.
3.1 Marco conceptual
La Defensoría del Pueblo, prepara y presenta la información contable de acuerdo con la regulación de la Contaduría General de la Nación. Teniendo en cuenta el numeral 2 del “Referente teórico y metodológico de la Regulación Contable Publica”, la información contable publica puede ser financiera y no financiera, y a su vez, la información financiera poder ser de propósito general o especial.
La información financiera de propósito general es aquella que pretende cubrir las necesidades de los usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Los objetivos de la información financiera de propósito general (toma de decisiones, control y rendición de cuentas) se cumplan por medio de los estados financieros. La información financiera de propósito general sirve para el ejercicio del control fiscal, disciplinario, político y ciudadano sobre el manejo, uso, gestión, conservación y salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos.
La información financiera de propósito especial se prepara para satisfacer necesidades particulares de ciertos usuarios que están en capacidad de exigir información a la medida de sus necesidades. Por su parte, la información no financiera aborda aspectos económicos, sociales y ambientales para verificar el cumplimiento de diversos objetivos y se enfoca especialmente en evaluar la eficacia, eficiencia, economía, equidad y ecología de las actividades de la Defensoría.
3.2 Usuarios
En cumplimiento del marco normativo, son usuarios de la información contable de la Defensoría del Pueblo, la comunidad y los ciudadanos, los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social, los usuarios internos de la Defensoría del pueblo interesados en realizar seguimiento y control interno, los terceros que requieren de información para apoyo de la función de la Defensoría del Pueblo, los órganos de representación política, los organismos de control externo y la Contaduría General de la Nación.
3.3 Objetivos de la información financiera
El objetivo de los estados financieros de la Defensoría del Pueblo es proporcionar información útil, a partir de la satisfacción de necesidades de los usuarios. En este sentido, los objetivos de la información financiera de la Defensoría son: Rendición de cuentas, toma de decisiones y control.
Objetivo de la rendición de cuentas: implica que la información financiera sirve a los gestores públicos para suministrar información, a los destinatarios de los servicios y quienes proveen los recursos, sobre el uso y la gestión de estos y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulan la actividad de la Defensoría.
Objetivo de toma de decisiones: implica que la información financiera le sirve a la Defensoría para la gestión eficiente de sus recursos, y a los usuarios externos, para la definición de la política pública, la asignación de recursos y el otorgamiento de financiación.
Objetivo de control: implica que la información financiera sirve para el ejercicio del control en dos niveles interno y externo, a nivel interno, el control se ejerce mediante el sistema de control interno y a nivel externo, a través de diferentes instancias tales como la ciudadanía, las corporaciones públicas, el Ministerio público y los órganos de control, inspección y vigilancia.
La información financiera contribuye a obtener información relacionada con lo siguiente:
a) la medida en que la administración ha cumplido con su responsabilidad de gestionar y salvaguardar los recursos de la entidad;
b) la capacidad que tiene la entidad para continuar financiando sus actividades y cumplir sus objetivos operativos en el futuro;
c) la medida en que los recursos están disponibles para mantener las actividades futuras de prestación de servicios y los cambios, que se presenten durante el periodo contable, en el valor y composición de los recursos y en los derechos sobre estos;
d) la determinación de la producción y distribución de los bienes y recursos explotados por el sector público, y su impacto en la economía, lo cual facilita el seguimiento de comportamientos agregados a través de subsistemas estadísticos;
e) los importes de los flujos de efectivo futuros necesarios para pagar los intereses y reembolsar derechos existentes sobre los recursos de la entidad;
f) los costos de la prestación de servicios y su financiación a través de impuestos, cargos a usuarios, contribuciones y transferencias, o por medio de endeudamiento de la entidad;
g) la determinación de la situación del endeudamiento y la capacidad de pago de la Defensoría;
h) la liquidez y grado de solvencia de la Defensoría;
i) la forma en que la entidad obtuvo y utilizó el efectivo durante el periodo;
j) el cumplimiento, por parte de la Defensoría, de los mandatos de gasto expresados en términos de flujos de efectivo y de los flujos de efectivo necesarios para lograr los niveles de prestación de servicios previstos;
k) el origen de las variaciones en las partidas patrimoniales; y
l) la capacidad de la Defensoría para proveer bienes y prestar servicios a corto, mediano y largo plazo.
3.4 Características cualitativas de la información financiera
La Defensoría del Pueblo velará por el cumplimiento de los atributos de la información financiera, para que sea útil a los usuarios, es decir, para que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y el control. Estas se dividen en características fundamentales y de mejora.
3.4.1 Características fundamentales
Son aquellas que la información financiera debe cumplir necesariamente para que sea útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales de la información financiera, las siguientes: Relevancia y Representación fiel.
a. Relevancia
La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar los usuarios de la misma. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos.
La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico de la Defensoría que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la información en el contexto del informe financiero
La información financiera tiene valor predictivo si puede utilizarse como una variable de entrada en los procesos empleados por los usuarios para pronosticar resultados futuros. La información Financiera tiene valor confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y confirmatorios de la información están interrelacionados. Así, la información que tiene valor predictivo habitualmente tiene valor confirmatorio.
b. Representación fiel
Para ser útil, la información financiera debe representar fielmente los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral y libre de error significativo.
Una descripción completa incluye toda la información necesaria para que un usuario comprenda el hecho que está siendo representado, y todas las descripciones y explicaciones pertinentes.
Una descripción neutral no tiene sesgo en la selección o presentación de la información financiera ni de ningún otro tipo; tampoco está ponderada, enfatizada, atenuada o manipulada para incrementar la probabilidad de que la información financiera se reciba de forma favorable o adversa por los usuarios.
Una descripción libre de error significativo quiere decir que no hay errores u omisiones que sean materiales, de forma individual o colectiva, en la descripción del hecho económico y que el proceso utilizado para producir la información presentada se ha seleccionado y aplicado sin errores.
3.4.2 Características de mejora
Las características de mejora son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha información, así:
a. Verificabilidad
Ayuda a asegurar a los usuarios que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores independientes y debidamente firmados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular.
b. Oportunidad
Significa tener a tiempo información disponible para los usuarios con el fin de que pueda influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identificar y evaluar tendencias así como analizar información financiera de un periodo anterior.
c. Comprensibilidad
Significa que la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma clara y concisa.
d. Comparabilidad
Es la característica cualitativa que permite a los usuarios identificar y comprender similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes. La comparabilidad de la información financiera no se mejora al mostrar elementos diferentes como similares y viceversa.
3.5 Principios.
La Defensoría del Pueblo en cumplimiento del marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera, observará pautas básicas o macro-reglas que orientan el proceso contable, las cuales se conocen como principios de contabilidad.
Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón, hacen referencia a los criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los hechos económicos en los estados financieros de la Defensoría.
Los principios de contabilidad que observará la Defensoría en la preparación de los estados financieros de propósito general son: Entidad en marcha, Devengo, Esencia sobre forma, Asociación, Uniformidad, No compensación y Periodo contable.
Entidad en marcha: se presume que la actividad de la entidad se lleva a cabo por tiempo indefinido conforme a la ley o acto de creación; por tal razón, la regulación contable no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad, se deben observar los criterios que se definan para tal efecto.
Devengo: los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.
Esencia sobre forma: las transacciones y otros hechos económicos de las entidades se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.
Asociación: el reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos.
Uniformidad: los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no cambien los supuestos que motivaron su elección. Si se justifica un cambio en la aplicación de tales criterios para mejorar la relevancia y la representación fiel, la entidad debe revelar los impactos de dichos cambios, de acuerdo con lo establecido en las Normas.
No compensación: no se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos casos en que, de forma excepcional, así se regule.
Periodo contable: corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados financieros intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la ejecución de un cierre. En caso de conflicto entre los anteriores principios contables, prevalecerá el principio que mejor conduzca a la representación fiel y relevancia de la información financiera de la Defensoría.
3.6 Definición de los elementos que constituyen los estados financieros
Los estados financieros reflejan los efectos de las transacciones y otros sucesos agrupados en los elementos de los estados financieros. Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son los activos, los pasivos y el patrimonio. Los elementos directamente relacionados con la medida del rendimiento financiero son los ingresos, los gastos y los costos.
3.6.1 Activos
Son recursos controlados por la Defensoría, que resulten de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial del servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a:
a. Usar un bien para prestar servicios
b. Ceder el uso para que tercero preste un servicio
c. Convertir el recurso en efectivo a través de su disposición
d. Beneficiarse de la revalorización de los recursos, o
e. Recibir una corriente de flujos de efectivo
3.6.2 Pasivos
Es una obligación presente producto de Sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la Defensoría espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.
3.6.3 Patrimonio
El patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos), deducidas las obligaciones que tiene la Defensoría para cumplir las funciones de cometido estatal.
3.6.4 Ingresos
Son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicios producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos), que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la Defensoría.
3.6.5 Gastos
Son los decrementos en los beneficios económicos o el potencial de servicios producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones de valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos ni con la distribución de excedentes.
3.6.6 Costos
Son los decrementos en los beneficios económicos o el potencial de servicios producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de bienes y servicios vendidos con independencia de que, en el intercambio, se recuperen o no los costos y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.
3.7. Reconocimiento de los elementos en los estados financieros
Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación en el estado de situación financiera o en el estado de resultado, de un hecho económico que cumpla con la definición del elemento correspondiente, que tenga la probabilidad de generar una entrada o una salida de beneficios económicos o potencial de servicio asociado y que pueda medirse con fiabilidad.
La probabilidad, como condición para el reconocimiento, se utiliza con referencia al grado de incertidumbre con que los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio asociados llegarán o saldrán de la entidad. La evaluación del grado de incertidumbre correspondiente al flujo de los beneficios futuros o del potencial de servicio se hace a partir de la evidencia disponible cuando se preparan los estados financieros. Así, por ejemplo, cuando es probable que el deudor cancele una cuenta por cobrar, es justificable reconocer tal cuenta por cobrar como un activo. No obstante, algunas cuentas por cobrar podrían no ser canceladas y, por tanto, se reconoce un gasto que represente la reducción esperada en el valor del recurso.
La medición fiable, como criterio para el reconocimiento, implica que un elemento tiene un valor que se puede determinar con razonabilidad. En muchas ocasiones, el valor se debe estimar; por ello, la utilización de estimaciones razonables es una parte esencial en la elaboración de los estados financieros y no menoscaba su fiabilidad. Sin embargo, cuando no se puede hacer una estimación razonable, la partida no se reconoce. Así, por ejemplo, aunque las indemnizaciones asociadas a un litigio en contra de la entidad cumplan, tanto las definiciones de pasivo y gasto como la condición de probabilidad para ser reconocidas, no se reconoce ni el pasivo ni el gasto si no es posible medir de forma fiable la indemnización a pagar.
El no reconocimiento de un elemento en el estado de situación financiera o en el estado de resultado no se subsana revelando las políticas contables seguidas ni a través de notas u otro material explicativo. Sin embargo, la revelación puede proporcionar información sobre los elementos que cumplen algunas, aunque no todas, las características de su definición. La revelación también brinda información sobre los elementos que cumplen la definición pero que no se pueden medir fiablemente; en estos casos, la revelación es apropiada porque proporciona información relevante para la evaluación de la situación financiera neta de la Defensoría.
3.8 Medición de los elementos en los estados financieros
La medición es el proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento. Este proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes: en el reconocimiento y en la medición posterior.
En el reconocimiento, la medición de un elemento permite su incorporación en los estados financieros. Dependiendo de lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos y con el fin de lograr una representación fiel, el valor de este elemento puede ser objeto de ajuste según un criterio de medición diferente al utilizado en el reconocimiento.
Los criterios de medición se pueden clasificar dependiendo si son valores de entrada o salida, si son observables o no en un mercado abierto, y si son mediciones especificas o no para la Defensoría. Es de anotar que cada política específica indica las consideraciones a tener en cuenta para las mediciones.
3.8.1 Valores de Entrada y de Salida
Los criterios de medición pueden ser valores de entrada o de salida. Los valores de entrada reflejan los costos en los que se incurre o en los que se podría incurrir para adquirir o reponer un activo. Los valores de salida reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos derivados del uso continuo de un activo o de su venta. Los valores de entrada y de salida pueden diferir por aspectos como:
a. Recursos que se transan en mercados intermediados
b. Activos adaptados a los requisitos de funcionamiento
c. Costos de transacción en los que haya incurrido
d. Existencia de mercados activos para transar activos y
e. Existencia de activos especializados
Los criterios de medición para pasivos también se pueden clasificar en términos de si son valores de entrada o de salida. Los valores de entrada se refieren al valor de las transacciones a través de las cuales una obligación se recibe. Los valores de salida reflejan el valor que se requiere para cumplir una obligación o el valor que se requiere para liberar a la Defensoría de una obligación.
3.8.2 Mediciones observables y no observables
Algunas mediciones pueden clasificarse dependiendo si son o no observables en un mercado abierto, activo y ordenado. Las mediciones que son observables en un mercado, probablemente, son más comprensibles y verificables que las mediciones no observables y pueden representar más fielmente el fenómeno que están midiendo.
3.8.3 Mediciones específica y no especifica para la Defensoría
Las mediciones se pueden clasificar dependiendo si son o no específicas para la Defensoría, las mediciones específicas para la Defensoría reflejan las limitaciones económicas y las condiciones actuales que afectan los posibles usos de un activo y la liquidación de un pasivo; además, pueden reflejar oportunidades económicas que no están disponibles para otras entidades y riesgos que no tienen otras entidades. Las mediciones que no son específicas para la Defensoría reflejan oportunidades y riesgos del mercado general.
3.8.4 Medición de los activos
Las bases de medición aplicables a los activos son costo, costo re expresado, costo amortizado, costo de reposición valor de mercado, valor neto de realización y valor de uso.
a. Costo
El costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. El costo es un valor de entrada observable y específico para la Defensoría.
Según este criterio, los activos se reconocen inicialmente por el efectivo y otros cargos pagados o por pagar para la adquisición, formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación.
b. Costo re expresado
Corresponde a la actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición de fenómenos económicos exógenos.
Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real, o cualquier otra modalidad admitida formalmente. Cuando se adquieren bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe re expresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. El costo re expresado es un valor de entrada y específico para la Defensoría.
c. Costo amortizado
El costo amortizado corresponde al valor del activo inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor. El costo amortizado es un valor de entrada observable y específico para la Defensoría.
d. Costo de reposición
El costo de reposición corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El costo de reposición es un valor de entrada observable y específico para la Defensoría.
Según este criterio, los activos se miden por los recursos que se tendrían que sacrificar para reponer un activo que proporcione el mismo potencial de servicio o los beneficios económicos del activo existente. El costo de reposición refleja la situación específica de un activo de la Defensoría. Por ejemplo, el costo de reposición de un vehículo es menor para una entidad que usualmente adquiere un número muy elevado de vehículos en una única transacción y es regularmente, capaz de negociar descuentos que para una entidad que compra vehículos individualmente.
Dado que las entidades usualmente adquieren sus activos por los medios más económicos disponibles, el costo de reposición refleja los procesos de adquisición o construcción que la Defensoría sigue generalmente.
Aunque en muchos casos, la sustitución más económica del potencial de servicio será comprando un activo que sea similar al que se controla. El costo de reposición se basa en un activo alternativo si esa opción proporciona el mismo potencial de servicio o los mismos beneficios económicos a un precio más bajo. La determinación del costo de reposición de un activo según las bases de una decisión óptima refleja las necesidades potenciales del servicio prestado por el activo.
El potencial de servicio restante es aquel que la Defensoría es capaz de utilizar o espera utilizar, teniendo en cuenta la necesidad de mantener la capacidad de servicio suficiente para hacer frente a contingencias. Esto es así porque en determinadas circunstancias, se requiere mantener una mayor capacidad que la demandada por razones de seguridad o por otros motivos.
Cuando el costo de reposición se utiliza, el costo de los servicios refleja el valor de los activos en el momento en que se consumen para la prestación de los servicios (y no el costo de adquisición). Esto proporciona una base válida para evaluar el costo futuro de la prestación de servicios y los recursos que se necesitan en periodos futuros.
e. Valor de mercado
El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la Defensoría.
En una transacción en condiciones de mercado, el valor de mercado y el costo será el mismo si no existen costos asociados a la negociación. El grado en que el valor del mercado cumple los objetivos de la información financiera y las necesidades de información de los usuarios dependen de la calidad de la información del mercado y esta, a su vez depende de las características del mercado en el cual se negocia el activo. El valor del mercado es adecuado cuando se considera improbable que la diferencia entre los valores de entrada y de salida sea significativa o cuando el activo se mantiene para la venta.
Para la determinación del valor del mercado, el mercado en el cual se negocia un recurso debe ser abierto, activo y ordenado. Un mercado es abierto cuando no existen obstáculos que impidan a la Defensoría realizar transacciones en él, es activo si la frecuencia y el volumen de transacciones es suficiente para suministrar información sobre el precio y es ordenado si tiene muchos compradores y vendedores bien informados que actúan sin coacción., de modo que haya garantía de imparcialidad en la determinación de los precios actuales
En un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado proporciona información útil, dado que refleja fielmente el valor de los activos de la Defensoría porque estos no pueden valer menos que el valor del mercado ni pueden valer más que el valor del mercado debido a que la Defensoría puede obtener un potencial de servicio equivalente o la capacidad de generar beneficios económicos comprando el mismo activo.
f. Valor neto de realización
Es el valor que la Defensoría puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.
El valor neto de realización, a diferencia del valor de mercado, no requiere un mercado abierto, activo y ordenado, o la estimación de un precio en tal mercado. El valor neto de realización es un valor de salida observable y específico para la Defensoría. La utilidad potencial de medir los activos al valor neto de realización es que un activo no debe tener valor inferior para la Defensoría que el valor que podría obtener por la venta del mismo.
g. Valor de uso
Equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría la Defensoría por su disposición al final de la vida útil. El valor de uso es un valor de salida no observable y específico para la Defensoría.
El valor de uso es aplicable a los activos generadores de efectivo y refleja el valor que puede obtenerse de un activo a través de su operación y de su disposición al final de la vida útil.
3.8.5 Medición de los pasivos
Las bases de medición aplicables a los pasivos son costo, costo re expresado, costo amortizado, costo de cumplimiento y valor de mercado.
a. Costo
El costo de un pasivo es la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida, esto es, el efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o el valor de la contraprestación recibida, en el momento de incurrir en el pasivo. El costo es un valor de entrada observable y específico para una entidad.
b. Costo re expresado
Corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el fin de reconocer cambios ocasionados por la exposición de fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente.
c. Costo amortizado
Corresponde al valor del pasivo inicialmente reconocido más el costo efectivo menos los pagos de capital e intereses. El costo amortizado es un valor de entrada observable y específico para la Defensoría.
d. Costo de cumplimiento
Representa la mejor estimación de los costos en que la Defensoría incurriría para cumplir las obligaciones representadas por el pasivo. En un valor de salida no observable y específico para una entidad.
e. Valor de mercado
El valor de un mercado de un pasivo es el valor por el cual la obligación puede ser liquidada o transferida entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor del mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la Defensoría.
3.9 Revelación de los elementos en los estados financieros
La información financiera se revela en la estructura de los estados financieros, así como en sus notas explicativas. La revelación hace referencia a la selección, ubicación y organización de la información financiera. Las decisiones sobre estos tres asuntos se deben tomar teniendo en cuenta las necesidades que tienen los usuarios de conocer acerca de los hechos económicos que influyen en la estructura financiera de la Defensoría.
Las decisiones sobre la selección, ubicación y organización de la información están relacionadas y en la práctica, es probable que se consideren conjuntamente.
3.9.1 Selección de la Información
La selección de la información tiene como objetivo determinar qué información se reporta en los estados financieros y en las notas.
La información se selecciona para exponer, en la estructura de los estados financieros, los mensajes claves acerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la Defensoría, mientras que la información para revelar en las notas a los estados financieros se selecciona para hacer que la información expuesta sea más útil y proporcionando detalles que ayudarán a los usuarios a entenderla. La información a revelar en las notas no sustituye la información a exponer en la estructura de los estados financieros.
Por lo general se debe evitar la repetición de la información en los estados financieros, sin embargo, en ocasiones, la misma información puede estar a la vez expuesta y revelada. Por ejemplo, un total expuesto en el cuerpo de los estados financieros puede repetirse en las notas, cuando estas proporcionan una desagregación del total expuesto. De forma análoga, la misma información puede presentarse en diferentes estados financieros para abordar objetivos diferentes.
La información a revelar incluye, entre otras, lo siguiente: políticas aplicables o metodologías utilizadas para reconocer y medir la información expuesta; desagregaciones de la información expuesta; información sobre partidas que cumplen algunas características de la definición de un elemento e información sobre partidas que cumplen la definición de un elemento, pero no el criterio de reconocimiento.
La información revelada en las notas a los estados financieros tiene las siguientes características:
a) es necesaria para que los usuarios comprendan los estados financieros,
b) proporciona información que presentan los estados financieros de manera contextualizada y según el entorno en que opera la Defensoría, y
c) tiene, generalmente, una relación clara y demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados financieros a los que pertenece.
Las decisiones sobre selección de información requieren una revisión crítica y continua. Las transacciones materiales, sucesos y otras partidas presentadas se deben reflejar de forma que transmitan su esencia en lugar de su forma legal, a fin de que se cumplan las características cualitativas de la información financiera de Relevancia y Representación fiel.
3.9.2 Ubicación de la información
La Ubicación de la información tiene un impacto en la contribución que esta pueda realizar al logro de los objetivos de la información financiera. La ubicación puede afectar la comparabilidad de la información y la manera en que los usuarios la interpretan. La ubicación puede usarse para lo siguiente:
a. Transmitir la importancia relativa de la información y su conexión con otros elementos de información
b. Transmitir la naturaleza de la información
c. Vincular elementos diferentes de información que se combinan para cumplir una necesidad concreta del usuario y
d. Distinguir entre la información seleccionada para exponer e información seleccionada para revelar.
La ubicación de la información en los estados financieros contribuye a comunicar una imagen financiera integral-de la Defensoría. Para los estados financieros, la información expuesta se muestra en el cuerpo del estado respectivo, mientras que la información a revelar se muestra en las notas.
3.9.3 Organización de la información
La organización de la información se refiere a la clasificación que debe tener en los estados financieros. La manera como se organiza la información puede afectar la interpretación por parte de los usuarios.
La organización de la información ayuda a garantizar que los mensajes claves sean comprensibles, identifica claramente las relaciones importantes, destaca apropiadamente la información que comunica los mensajes claves y facilita las comparaciones
PROCESO CONTABLE-ESTRUCTURA FUNCIONAL CONTABLE.
En este capítulo se indican las principales políticas que adopta la Defensoría del Pueblo para el reconocimiento de los hechos contables y económicos, acorde con las características y principios establecidos en Régimen de Contabilidad Pública para entidades de gobierno y adoptados en el capítulo tercero del presente manual de operación contable de la Defensoría del Pueblo.
En observancia a la Resolución 193 de 5 de mayo de 2016 de la Contaduría General de la Nación, y normas que lo modifiquen o lo sustituyan, el proceso contable de la Defensoría del Pueblo dará cumplimiento a la aplicación del procedimiento para la evaluación del control interno contable.
4.1. Proceso Contable
4.1.1 Aplicativo contable
La contabilidad de la Defensoría del Pueblo, deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.
La contabilidad de la Defensoría del Pueblo opera bajo la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Mientras se implementa el módulo de cartera, nómina y almacén e inventarios en SIIF Nación, la Entidad llevará el detalle de esta información en el aplicativo SIAF.
4.1.2 Depuración contable permanente y sostenibilidad
La Defensoría del Pueblo mediante Resolución 388 de mayo 8 de 2007, modificada con la Resolución 1097 de Julio 26 de 2013 creó el COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA con el objetivo de prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, teniendo como propósito garantizar la presentación de información razonable y oportuna y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos financieros en la Defensoría del Pueblo.
Con ocasión al nuevo marco normativo contable bajo normas internacionales de contabilidad del sector público- NICSP, se crea el Comité de Implementación y seguimiento a la transición del nuevo marco normativo contable bajo normas internacionales de contabilidad del sector público NICSP en (a Defensoría del Pueblo con la Resolución 540 de marzo 30 de 2017 y tiene las siguientes funciones:
1. Diseñar el plan de trabajo para la transición a la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).
2. Establecer el cronograma para la transición a dicha normatividad.
3. Realizar seguimiento al proceso de transición a las NICSP y verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por las áreas encargadas de suministrar información depurada, oportuna y confiable a la Subdirección Financiera.
4. Coordinar el diseño y generar las políticas contables para el proceso de implementación de las NICSP, que deban ser adoptadas mediante acto administrativo expedido por el Defensor del Pueblo.
5. Emitir las políticas y asesorar al área contable en materia de los montos objeto de depuración de los registros contables, derechos, bienes y obligaciones de la Entidad, previo agotamiento de los mecanismos jurídicos y técnicos, así como, en la determinación de eliminar, incorporar e Implementar procedimientos aplicables para garantizar la transición a las NICSP y demás acciones complementarias a que haya lugar.
6. Revisar, analizar y recomendar la depuración de valores contables sobre los cuales se desconozca su origen o procedencia, con base en los informes pertinentes.
7. Realizar el seguimiento para garantizar que la información financiera, económica y social de este Organismo de Control, se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedí mentales del Régimen de Contabilidad Pública.
8. Coordinar las acciones para que las áreas de gestión identifiquen los riesgos inherentes a cada una de las actividades relacionadas con el proceso contable e implementen los controles que sean necesarios para garantizar la transición a la aplicación de las NICSP.
9. Realizar el seguimiento de la gestión financiera y administrativa requerida para implementar la transición al nuevo Marco normativo contable.
10. Estudiar y evaluar la información que presenten las áreas competentes sobre las partidas objeto de depuración para la transición al Marco normativo contable del sector público.
11. Tomar las demás decisiones necesarias para la implementación de las NICSP, la depuración de saldos contables y la aplicación de los procedimientos establecidos.
12. Las demás funciones necesarias para garantizar la transición a la aplicación de las NICSP, en cumplimiento de la normatividad vigente.
Nota Transitoria: Teniendo en cuenta que se creó este comité de implementación, el mismo mantendrá las funciones asignadas al comité de sostenibilidad contable hasta el término de su vigencia establecida para el mes de abril de 2019, fecha en que termina su vigencia. Así mismo se dispone que las decisiones sean contenidas en una sola acta.
4.1.3 Soportes documentales
La totalidad de las operaciones registradas por la Defensoría del Pueblo deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados.
4.1.4 Actualización permanente y continuada
Los Grupos responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales, tales como Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Administrativa, Oficina Jurídica, Talento Humano, Dirección Nacional de Recursos y acciones Judiciales, entre otros, deben tener la formación necesaria que contribuya a dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les permita la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información.
4.1.5 Registro total de las operaciones
La contabilidad de la Defensoría del Pueblo debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen este elemento.
Toda acción de registro a partir de información recibida de otras áreas deberá contar con la acción previa de evaluación de consistencia, por parte del funcionario de contabilidad, de manera que como resultado de esta acción solo resulte objeto de registro la información reportada de contenido y representación razonablemente correcta. De esta acción o tarea se dejará constancia documental dirigida al remitente, cuando como producto de la revisión de consistencia resultaren observaciones que impliquen ajustes o correctivos al informe objeto de registro o a corregir en los posteriores reportes.
4.1.6 Individualización de bienes, derechos y obligaciones
Los bienes, derechos y obligaciones de la Defensoría del Pueblo, esto es, cuentas por cobrar por concepto de multas, contribuciones, incapacidades por cobrar, prestación de servicios; propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo; Recursos entregados en Administración, proveedores y acreedores, deben estar identificados en forma individual.
Para lo anterior, hace parte de la contabilidad de la entidad la información contenida en el Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación SIIF NACIÓN y del aplicativo para el manejo de los auxiliares de Nómina, Almacén e inventarios.
4.1.7 Conciliación cartera Incapacidades, almacén, Inventarios, Fondo para la Defensa, Procesos Jurídicos.
La Defensoría del Pueblo realiza las conciliaciones mensuales con las demás áreas tales como Talento Humano, Almacén, inventarios, Fondo para la Defensa, Oficina Jurídica, para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos, verificando la realización de los ajustes contables, resultado de la conciliación.
4.1.8 Propiedades, planta y equipo
Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de tos bienes, la Defensoría del Pueblo aplicará la vida útil para la propiedad, planta y equipo así:
| GRUPO | VIDA ÚTIL EN MESES |
| EQUIPOS DE COMPUTO | 60 |
| SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN | 60 |
| VESTUARIO ROPA Y EQUIPO | 60 |
| ACCESORIOS EQUIPO DE TRANSPORTE | 120 |
| EQUIPO DE COMUNICACIONES | 120 |
| EQUIPO DE TRANSPORTE – FLUVIAL Y MARITIMO | 120 |
| EQUIPO Y MÁQUINAS DE OFICINA | 120 |
| EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEV. – TERRESTRE | 120 |
| MAQUINARIA Y EQUIPO DE RESTAURANTE Y CAFETERIA | 120 |
| MOBILIARIO Y ENSERES | 120 |
| ACCESORIOS PARA EQUIPOS Y MÁQUINAS DE LABORATORIO | 180 |
| EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN Y ELÉCTRICOS | 180 |
| EQUIPO DE INVESTIGACIÓN | 180 |
| EQUIPO DE RECREACIÓN Y DEPORTE | 180 |
| EQUIPO ELECTR. UPS | 180 |
| EQUIPO MÉDICO | 180 |
| EQUIPOS Y MÁQUINAS PARA LABORATORIO | 180 |
| HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS | 180 |
Los bienes de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos a los bienes muebles e inmuebles dependiendo del tiempo de uso después de su depreciación total; y se deprecia en el mismo periodo de tiempo, si su vida útil esta igual o inferior a 100% se da una valorización de los bienes muebles del 20%; si su vida útil esta entre el 100% y el 200% se da una valorización y vida útil del 15%; si su vida útil esta entre el 201% y el 300% se da una valorización y vida útil del 10% los registros pertinentes, si su vida útil está más del 300% se da una valorización y vida útil del 5% se realizan los registros pertinentes con una periodicidad anual.
4.1.9 Reconocimiento contable de Procesos Judiciales
4.1.9.1 Registro en cuentas de orden
El Grupo de Contabilidad es el encargado de registrar en Cuentas de Orden los procesos Judiciales a favor y en contra de la Entidad, que son suministrados por la Oficina Jurídica. El registro se realiza mediante Comprobante contable Manual SIIF, adicional se realiza en Excel un registro detallado de cada uno de los procesos judiciales contabilizados, con la finalidad de tener un control sobre la información que se contabiliza, ya que éstas solo se pueden registrar en SIIF de forma consolidada.
4.1.9.2 Provisiones en las cuentas del Pasivo
El Grupo de Contabilidad debe provisionar los procesos judiciales que son reportados por la Oficina Jurídica, cuando la probabilidad de perdida es alta.
4.1.10 Libros de Contabilidad
La Defensoría del Pueblo dará cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación en lo relacionado con la gestión documental contable establecida con la resolución 525 de 2016 y demás normas que la modifiquen o sustituyan. Igualmente observará dispuesto en la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 de la Contaduría General de la Nación indicando que la información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables, y que cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse.
A partir del 1 de enero de 2014 la Defensoría del Pueblo tiene sus libros contables principales en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACIÓN y es el Ministerio de Hacienda quien administra y custodia la información registrada en dicho sistema, y a su vez es el responsable de las copias de seguridad, por lo tanto, no se requiere imprimir copia de los libros principales y auxiliares (concepto Min hacienda número 2-2011-038838 del 28 de noviembre de 2011).
La Entidad prepara la contabilidad por medios electrónicos y ha previsto que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse y/o imprimirse. Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se llevan en castellano y deben ajustarse a la norma y a la Parametrización del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACIÓN, así mismo deben contener como mínimo: Tipo de libro, periodo, código contable, descripción y movimientos de las cuentas. Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte que la entidad haya definido en sus procedimientos.
Cada uno de los registros contables se efectuará sobre la base de documentos fuentes identificables y debidamente tramitadas, los cuales deberán ser referenciados en el detalle de los registros o asientos contables. Para tal efecto se organizarán, clasificaran y conservaran de forma que permita su fácil acceso y ubicación.
4.1.11 Publicación información contable
La Defensoría del Pueblo, prepara y presenta trimestralmente los estados contables de la entidad, con base en la información reportada por las áreas. La misma se constituye en información oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de cuentas a los distintos usuarios de la información contable.
De acuerdo con la Resolución 182 de mayo 19 de 2017, el estado situación financiera, el estado de resultados o el estado de resultado integral según corresponda, y las notas a los informes financieros y contables mensuales, deberán ser firmados por el Representante legal y el Contador de la entidad incluyendo los datos de nombres y números de identidad y, en el caso del Contador, el número de la tarjeta profesional.
Los informes financieros y contables mensuales se publicarán como máximo, en el transcurso del mes siguiente al mes informado, excepto los correspondientes a los meses de diciembre enero y febrero, los cuales se publicarán como máximo en el transcurso de los dos meses siguientes al mes informado, la Resolución tiene aplicación para la Defensoría a partir de enero de 2019.
La información contable pública de la Defensoría del Pueblo, se reporta a la Contaduría General de la Nación trimestralmente de manera virtual a través del portal CHIP establecido para tal fin, de conformidad con los plazos, fechas, formatos y requerimientos establecidos por el máximo ente rector de la contabilidad pública.
Igualmente efectúa de manera trimestral la publicación de información contable en la cartelera de la Entidad relacionada con el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, la cual se publica en la página Web de la entidad.
4.1.12 Cambio de representante legal o contador público
El Defensor del Pueblo y el Contador Público bajo cuya responsabilidad se procesa la información contable de la Entidad, al separarse de sus cargos, deben presentar, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable, para lo cual deberán 26 observar los lineamientos referidos en el procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, de que trata el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
A su vez, el numeral 10 del Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, contenido en el capítulo IV, título III, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, señala:
"1. CONTENIDO DEL INFORME
(...)
Cuando se produzcan cambios de representante legal se debe informar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Que se entrega el sistema de información contable con todos los elementos que lo integran.
b) Que están a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. De igual forma, que está a disposición la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad contable pública.
c) Que se han realizado y registrado los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los recursos destinados para el pago de estos pasivos. De lo contrario, evidenciar si se está realizando el estudio o se conoce el estado de esta obligación.
d) Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad contable pública.
e) Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable pública y si fueron entregados en administración o en fiducia.
f) Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable,
g) Los temas contables específicos acordados entre las partes, para ser entregados con posterioridad.
Al informe se le deben anexar:
a) Los estados contables básicos certificados, junto con sus notas, elaborados con corte al último día del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo.
b) Un informe del revisor fiscal cuando la entidad contable pública esté obligada a tenerlo, en el cual manifieste su opinión respecto a la concordancia entre el informe de gestión preparado por el representante legal saliente y los estados contables básicos que se entregan. Así mismo, si las cifras presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de la entidad.
c) El informe de control interno contable realizado conforme a la normatividad vigente."
4.1.13 Normas internacionales de contabilidad para el sector público - NICSP:
La Defensoría del Pueblo cumplirá con las normas regulatorias que expida la Contaduría General de la Nación, dentro de la estrategia de convergencia de la regulación contable publica hacia normas internacionales de contabilidad del Sector Público (NICSP) en especial con la Resolución 533 de 2015 el Instructivo 002 de 2015 de la Contaduría General de la Nación y las demás normas afines que la modifiquen o la sustituyan.
4.1.14 Cierre contable
La Defensoría del Pueblo al final del periodo contable y una vez definidos los canales de información contable para registro, los medios de reporte de los mismos, su contenido y características, la periodicidad y fechas de entrega, los coordinadores de cada una de los grupos responsables del envió o reporte de información para registro contable, mantendrán su responsabilidad sobre los contenidos e integralidad de la misma, no obstante las acciones de revisión totales o por muestreo que sobre ellas efectúen los funcionarios del área financiera o de la Oficina de Control Interno.
Para todos los efectos la única información oficial de contenido contable será la suministrada por el contador de la Entidad, debidamente firmada, definido su alcance y tomada fielmente de los registros de la contabilidad en el sistema SIIF o en el sistema que esté operando dentro de la entidad, en ausencia o suspensión oficial del SIIF.
En relación con los libros de contabilidad, se garantiza que realizado el cierre del período contable por parte de la Administración SIIF en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no se podrán modificar o eliminar los registros de origen. En fecha posterior podrán modificarse los saldos reflejados en el cierre, únicamente mediante ajustes contables manuales reconocidos en el período siguiente.
POLÍTICAS CONTABLES Y DE INFORMACIÓN FINANCIERA.
5.1 POLÍTICAS CONTABLES GENERALES
5.1.1. Cumplimiento Normativo.
La Defensoría del Pueblo verifica permanentemente el cumplimiento normativo contable que le es aplicable, en tal sentido de acuerdo con la clasificación de la Contaduría General de la Nación le corresponde el marco normativo para entidades de Gobierno. Igualmente actualizará el normograma del proceso de gestión financiera con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación en relación con regulación contable aplicable a la Defensoría.
5.1.2. Revisión de criterios para la contabilización de los hechos económicos.
La Defensoría del Pueblo revisa constantemente que se hayan contemplados todos los criterios necesarios emitidos para las entidades de gobierno por la Contaduría General de la Nación, para el reconocimiento, revelación, medición y presentación de los hechos económicos.
5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN CONTABLE
1. La Defensoría del Pueblo exige a todos los proveedores de información contable, mediante procedimientos, comunicaciones internas y demás medios de comunicación, el envío de la información que soporta todos los hechos económicos, en forma oportuna al grupo de contabilidad para los fines pertinentes.
2. La Defensoría del Pueblo identifica los bienes en forma individualizada.
3. La Defensoría del Pueblo implementa políticas para la realización de conciliaciones asociadas con cesantías consolidadas y sus intereses, prestamos por pagar, retenciones tributarias y demás pasivos significativos con el fin de lograr una adecuada clasificación contable.
4. La Defensoría del Pueblo implementa procedimientos administrativos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados; la autorización de los soportes realizada por funcionarios competentes; el manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos; el manejo de propiedades, planta y equipos, y demás bienes de la entidad, así como la respectiva verificación de su aplicación adecuada.
5. La Defensoría del Pueblo, presentará oportunamente a los entes de control y usuarios de la información contable, en forma oportuna y debidamente analizada.
6. La Defensoría del Pueblo, estará en constante depuración contable y de sostenibilidad de la calidad de la información mediante lineamientos o instrumentos emitidos por el área contable.
7. La Defensoría del Pueblo de acuerdo con los lineamientos de la Contaduría General de la Nación hará el cierre integral de las operaciones con corte 31 de diciembre de cada año.
8. Políticas contables de operación: Etapa de reconocimiento, Sub etapa de Identificación.
a) La Defensoría del Pueblo verifica que la identificación de los hechos económicos realizados por la entidad obedezca a la interpretación adecuada de las políticas contables establecidas.
b) La Defensoría del Pueblo verifica que los hechos económicos realizados por la entidad se registren individualmente para evitar el registro de partidas globales.
c) La Defensoría del Pueblo consulta, a la Contaduría General de la Nación, las situaciones en que se presente duda sobre la adecuada interpretación del marco normativo de su competencia.
9. Políticas contables de operación: Etapa de reconocimiento, Sub etapa de clasificación.
a) La Defensoría del Pueblo revisa que se esté aplicando el catálogo general de Cuentas actualizado, emitido por la Contaduría General de la Nación para entidades de gobierno y el uso de la cuenta contable adecuada al hecho económico.
b) La Defensoría del Pueblo verifica que los criterios de clasificación de los hechos económicos se hayan aplicado adecuadamente.
c) La Defensoría del Pueblo hace revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelen las diferentes cuentas y subcuentas.
10. Políticas contables de operación: Etapa de reconocimiento, Sub etapa de medición inicial.
a) La Defensoría del Pueblo verifica que los criterios de medición utilizados para el reconocimiento de los hechos económicos correspondan a los establecidos en el marco normativo aplicable a la entidad.
b) La Defensoría del Pueblo verifica que la medición monetaria de los hechos económicos sea confiable.
11. Políticas contables de operación: Etapa de reconocimiento, Sub etapa de registro
a) La Defensoría del Pueblo aplica, de manera adecuada, las normas establecidas en el Régimen de contabilidad pública para el registro de los hechos económicos.
b) La Defensoría del Pueblo registra los soportes contables generados por la entidad en orden consecutivo.
c) La Defensoría del Pueblo lleva los libros de contabilidad y su adecuada oficialización, según lo establece el Régimen de contabilidad pública.
d) La Defensoría del Pueblo cumple con la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes contables.
e) La Defensoría del Pueblo lleva su contabilidad por la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones contables.
f) La Defensoría del Pueblo verifica periódicamente que los sistemas de información realicen las interfaces y ajustes en forma adecuada.
g) La Defensoría del Pueblo implementa un sistema que permite verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios para revelar razonablemente la información contable, especialmente lo relacionado con depredación, amortización, agotamiento y deterioro, entre otros.
h) La Defensoría del Pueblo por intermedio de su área contable constata la completitud de los registros contables, antes de la emisión de los estados financieros y demás información contable para sus usuarios.
12. Políticas contables de operación: Etapa de medición posterior.
a) La Defensoría del Pueblo establece criterios de medición posterior para cada elemento de los estados financieros, con el fin de que los hechos económicos incorporados se midan con posterioridad.
b) La Defensoría del Pueblo por intermedio de su área contable, determina que los valores correspondientes a la depreciación, amortización, agotamiento y deterioro, entre otros, se han efectuado adecuadamente.
c) La Defensoría del Pueblo por intermedio de su área contable y en coordinación con el grupo de inventarios, revisa y ajusta periódicamente la vida útil de la propiedad planta y equipo.
d) La Defensoría del Pueblo aplica adecuadamente los procedimientos establecidos para la baja en cuentas.
13. Políticas contables de operación: Etapa de revelación, Sub etapa presentación de estados financieros.
a) La información revelada en los estados financieros que emite Defensoría del Pueblo, corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el régimen de contabilidad pública.
b) El área contable de la Defensoría del Pueblo suministra la información financiera oportunamente al representante legal de la entidad y demás usuarios internos de la información.
c) La Defensoría del Pueblo suministra el reporte de información financiera oportunamente a la Contaduría General de la Nación y que corresponda con los estados financieros.
d) La Defensoría del Pueblo Verificar que la información financiera sea suministrada oportunamente a los organismos de inspección, vigilancia y control y demás usuarios.
e) La Defensoría del Pueblo publica la información financiera para consulta de los interesados.
f) La Defensoría del Pueblo presenta la información financiera a la alta dirección acompañada de un adecuado análisis e interpretación.
g) La Defensoría del Pueblo establece indicadores pertinentes para realizar los análisis e informar adecuadamente la situación, resultados y tendencias en la gestión de la entidad.
14. Políticas contables de operación: Etapa de revelación, Sub etapa presentación de notas a los estados financieros.
a) La Defensoría del Pueblo determina los criterios específicos de revelación establecidos en el marco normativo aplicable a la Defensoría, para cada elemento de los estados financieros revelado en las notas.
b) La Defensoría del Pueblo comprueba que las notas a los estados financieros revelen información que, por su materialidad, requiera presentar una explicación a través de información que aporte valor agregado a los estados financieros.
c) La Defensoría del Pueblo, por intermedio del grupo contable, coteja la concordancia entre las cifras expuestas en los estados financieros y los saldos desagregados en las notas.
15. Políticas contables de operación: Rendición de cuentas e información a partes interesadas.
a) La Defensoría del Pueblo presenta los estados financieros en la rendición de cuentas.
b) La Defensoría del Pueblo coteja la consistencia de las cifras presentadas en los estados financieros, con las cifras reportadas a la Contaduría General de la Nación.
c) La Defensoría del Pueblo presenta explicaciones o aclaraciones importantes frente a las variaciones presentadas entre periodos.
16. Políticas contables de operación: Gestión de riesgo contable.
a) La Defensoría del Pueblo elabora el mapa de riesgos de índole contable.
b) La Defensoría del Pueblo divulga los mapas de riesgos contables a los funcionarios de la entidad.
c) La Defensoría del Pueblo efectúa un seguimiento a los controles establecidos en los mapas de riesgo.
d) La Defensoría del Pueblo Establece la probabilidad de ocurrencia y el impacto de la materialización de los riesgos de índole contable.
e) La Defensoría del Pueblo Establecer una instancia asesora para gestionar los riesgos de índole contable.
f) La Defensoría del Pueblo Identifica y establece controles que permitan mitigar, prevenir o neutralizar la ocurrencia de hechos, frente a cada riesgo de índole contable.
5.3. NORAAAS PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS.
5.3.1 ACTIVOS
5.3.1.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
- Propósito
- Referencia de la Normatividad aplicada
- Grupos de la Defensoría involucradas y responsable en la aplicación política
- Política Contable de la Defensoría del Pueblo
Propósito
El propósito de esta política es definir las directrices que se deben tener en cuenta por la Defensoría del Pueblo para el reconocimiento y presentación del efectivo y equivalentes al efectivo en los estados financieros.
Referencias de Normas Aplicables
Resolución 533 Capítulo VI Numeral 1.3.5 Normas para la presentación de Estados financieros y Revelaciones - Estado de Flujos de Efectivo.
Esta política se aplicará en la contabilización del efectivo y sus equivalentes, salvo cuando otra política exija o permita un tratamiento contable diferente.
Grupos de la Defensoría involucradas y responsable en la aplicación política
La aplicación de esta política de efectivo está bajo la responsabilidad del área que producen y/o generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, del grupo o grupos generadoras de la información estará a cargo del grupo de Tesorería y Contabilidad así:
Grupo de Tesorería:
1. Validar los tipos de conceptos que hacen parte de los rubros de efectivo y equivalente al efectivo.
2. Identificación del efectivo que se encuentra pendiente por identificar.
3. Informar las revelaciones pertinentes para su inclusión en las notas relacionadas
4. Depurar y aclarar las partidas de efectivo a cargo del grupo, indicando los casos especiales.
5. Gestión de los recursos ante la Dirección del Tesoro Nacional de las obligaciones que serán canceladas a través de las cuentas bancarias de la Defensoría del Pueblo, principalmente por concepto de servicios públicos, Impuestos, devolución de ingresos del Fondo para la Defensa, pagos de terceros de nómina.
6. Información del pago de las retenciones al Grupo de Contabilidad
Grupo de Contabilidad
1. Recepción de los extractos bancarios, Formularios de pagos de retenciones
2. Realizar las conciliaciones bancarias de las partidas de efectivo.
3. Conciliar las retenciones informadas por el Grupo de Tesorería y realizar el cierre de impuestos de los valores retenidos con dichas declaraciones
Política contable de la Defensoría del Pueblo
Esta política se aplicará al efectivo, equivalentes de efectivo y efectivo de uso restringido que tenga la Defensoría
a. Caja menor
b. Equivalentes al efectivo, depósitos en entidades financieras.
Cajas menores: para constitución, administración y funcionamiento de la caja menor, el responsable y usuarios de la Defensoría, deberán aplicar las disposiciones del Decreto 1068 de 2015, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
La constitución de la caja menor en la Defensoría se efectuará para cada vigencia fiscal mediante la expedición de un acto administrativo suscrito por el Ordenador del Gasto.
Los reembolsos se efectuarán mensualmente o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%) del monto asignado a la respectiva caja menor de algunos, o todos los valores de los rubros presupuéstales afectados.
La caja menor será manejada a través del aplicativo de SIIF Nación II, razón por la cual el responsable de éste debe tener completo conocimiento acerca de su funcionamiento y realizar las transacciones en tiempo real.
El responsable de caja menor deberá adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de los arqueos que realice la subdirección financiera y auditoria que realice la Oficina de Control Interno de la Defensoría.
Equivalentes al efectivo, depósitos en instituciones financieras: la administración de los depósitos financieros de la Defensoría se ejecutará bajo los parámetros y las directrices impartidas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, recursos entregados para cumplir con compromisos de pago a corto plazo.
Reconocimiento y medición Inicial
La Defensoría del Pueblo reconocerá como efectivo y equivalentes los recursos monetarios controlados por la entidad y se medirán al costo o valor de la transacción; es decir se reconocerá el valor del efectivo que verdaderamente sea abonado a las cuentas de la Defensoría del pueblo.
Su medición se realizará en pesos colombianos ($) que es la unidad de la moneda funcional de la entidad. De igual forma, los convertidos en la moneda en que indique la política de conversión de moneda extranjera para la transacción objeto del hecho económico, cuando haya lugar a ello.
Los pagos electrónicos que serán canceladas a través de las cuentas bancarias de la Defensoría del Pueblo principalmente por conceptos de servicios públicos, impuestos, terceros de nómina, devolución de ingresos, pueden ser devueltos por problemas de cuentas bancarias de los destinatarios, momento en el cual la Defensoría del pueblo, procede a reversar el registro contable mediante el cual se dio la cancelación del pasivo que lo originó.
La medición posterior
La medición posterior de los equivalentes al efectivo, se realizará en pesos colombianos que recibirán por la liquidación de los rubros que la componen con posterioridad al reconocimiento, el efectivo se mantendrá por el valor de la transacción.
- Consignaciones o abonos recaudados sin identificar. Se deberá reconocer un pasivo y una cuenta por cobrar por el concepto que corresponda, mientras que la Defensoría, identifica el tercero que realizó la consignación y/o abono.
- Cheques pendientes por consignar: como política contable la Tesorería dispondrá de máximo de cinco (5) días hábiles para realizar la correspondiente consignación en caso que por algún motivo se incumpla el plazo aquí estipulado el grupo de Tesorería deberá informar al Grupo de Contabilidad e iniciar el proceso de reversión de dicha transacción
Mensualmente los funcionarios del grupo de contabilidad y grupo de tesorería, deberán efectuar la conciliación de las cuentas bancarias y los diferentes rubros de efectivo y equivalente a efectivo.
Baja en cuentas
A continuación se relacionan situaciones sobre las cuales la Defensoría del Pueblo podrá dar de bajas el efectivo y equivalentes al efectivo:
- Con el valor correspondiente a los cheques devueltos que se trasladen a las acciones de cobro que correspondan.
- El valor de la cancelación o disminución de cajas menores.
- El valor de los faltantes que surjan al efectuar los arqueos de fondos.
- El valor de los cheques girados, así como de los retiros y traslados que efectúe la Defensoría del pueblo por diferentes conceptos.
- El valor de las notas debito que expidan las entidades financieras por conceptos de gastos bancarios, cheques devueltos.
- El valor del reintegro de los depósitos.
Revelaciones requeridas
- La Defensoría, revelará el importe de los saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos por la Defensoría que no están disponibles para ser utilizados (cuentas embargadas, fondo de destinación específica, convenios etc.)
- Revelará en las notas a los estados financieros o presentará en los estados financieros, los saldos para cada categoría de efectivo por separado, el plazo de los equivalentes al efectivo, las tasas de interés en caso de que aplique y las condiciones en las cuales se tienen los equivalentes
- El efecto de hechos posteriores que por su efecto hayan modificado sustancialmente la valuación del efectivo y equivalentes
- Los importes de efectivo y equivalentes de efectivo que estén destinados a un fin específico por parte de la Defensoría
- La integración del Efectivo y equivalentes de efectivo restringido, debe revelarse su importe y las razones de su restricción y fecha probable que expira.
Presentación en los estados financieros
En el estado de situación Financiera el efectivo y equivalentes de efectivo se presentarán como activos corrientes en el estado de Situación Financiera.
5.3.1.2 CUENTAS POR COBRAR
- Propósito
- Referencia de la Normatividad aplicada
- Grupos de la Defensoría involucradas y responsable en la aplicación política
- Política Contable de la Defensoría del Pueblo
Propósito:
La Defensoría del Pueblo aplica las normas a las cuentas por cobrar en cuanto a reconocimiento, clasificación en la categoría de costo, medición inicial por el valor de la transacción y medición posterior por el valor de la transacción, baja en cuentas y revelación. Corresponde a las cuentas por cobrar, todos los derechos adquiridos en desarrollo de las actividades, de los cuales se espera a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través del efectivo, equivalentes al afectivo u otro instrumento.
Nota 1: Al final del periodo contable el grupo de contabilidad verifica en forma objetiva indicios de deterioro utilizando técnicas que den confiabilidad del deterioro y baja en cuentas, ajustándose a la normatividad que la Contaduría General de la Nación expida para tal efecto.
Nota 2: La Defensoría del Pueblo dará cumplimiento a las revelaciones necesarias producto del manejo de las cuentas por cobrar.
Dentro de esta política se encuentran el manejo de las siguientes cuentas por cobrar:
- Multas
- Sanciones
- Enajenación de activos
- Pago por cuenta de terceros
- Avances o anticipos
- Responsabilidades
Referencias de Normas Aplicables
Resolución 533 Capitulo 1 Numeral 2 nombre estándar Cuentas por cobrar- Marco conceptual - Activo, control, beneficios
Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política de cuentas por cobrar está bajo la responsabilidad de las áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, del área o áreas generadoras de información, estará a cargo del grupo contable y financiera, así:
Oficina Jurídica
Envío de la información a la Subdirección Financiera de los estados de los procesos en contra y favor de la Entidad, tramitan el proceso ante la Superintendencia de salud, de las cuentas por cobrar a las EPS por concepto de incapacidades con más de seis meses de retraso del pago de esta cartera.
Subdirección Administrativa y/o grupo de bienes y servicios
Suministro de la información de las entradas y salidas de almacén, información concerniente a los retiros, traslados de inventarios, recuperaciones, indemnizaciones, reposición y otros de los bienes de la entidad
Recursos y Acciones Judiciales - Fondo para la Defensa de los derechos e intereses colectivos Control y seguimiento e identificación de las consignaciones efectuadas por concepto de multas, sanciones y por acciones populares.
Subdirección de Gestión de Talento Humano
La Defensoría del Pueblo realiza el recobro de las incapacidades cobradas y no pagadas, a través de derecho de petición, a las EPS, AFP y ARL, dos veces al año de la siguiente manera:
- Incapacidades cobradas y no pagadas entre enero y junio, realizar recobro en septiembre.
- Incapacidades cobradas y no pagadas entre julio y diciembre, realizar recobro en marzo.
En caso que en las respuestas de los derechos de petición las EPS, AFP y/o ARL informen que no reconocerán los pagos de las incapacidades por razones diferentes al cumplimiento de requisitos mínimos para el reconocimiento económico de las incapacidades, o no se reciba respuesta en los términos de la ley, la Subdirección de Talento Humano remitirá los casos a la Oficina Jurídica para realizar los respectivos cobros.
Las incapacidades expedidas por médico particular no son reconocidas económicamente por la Entidad Promotora de Salud EPS, y no son documentos aptos para la justificación de la ausencia laboral, razón por la cual en caso de no legalizarla ante la EPS, para efectos del pago del salario, la Defensoría solo reconocerá el tiempo efectivamente laborado, así mismo, el funcionario que no allegue los documentos necesarios para solicitar el reconocimiento de las prestaciones económicas por incapacidad, se procederá a pagar solo el tiempo efectivamente laborado.
Política Contable de la Defensoría
Reconocimiento
Se reconocerán como cuentas por cobrar, los derechos adquiridos por la Defensoría del Pueblo en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espere a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. Estas partidas incluyen los derechos originados en transacciones con o sin contraprestación.
Enajenación de activos
Los bienes muebles e inmuebles que vende la Defensoría del Pueblo, se registrarán reconociendo una cuenta por cobrar y a su vez disminuyendo el activo, así como la depreciación
Pago por cuenta de terceros (incapacidades)
La entidad reconocerá como cuentas por cobrar las incapacidades (mayores a tres días) que generen los funcionarios cuando se cumplan los requisitos descritos en el memorando oficiado por la Subdirección de Talento Humano, y esta a su vez hará las gestiones pertinentes para que las EPS, FONDOS DE PENSIONES Y ARL, que son las entidades a las que se les radica la documentación, tramitan el pago de dichas incapacidades
La Subdirección de Talento Humano informará al cabo de seis (6) meses, a la Oficina Jurídica - Cobro coactivo, todas las gestiones realizadas para el recaudo de las cuentas por cobrar por concepto de incapacidades, para que esta última realice y agote todos los recursos pertinentes para la recuperación de esta cartera. Así mismo informará a la Subdirección Financiera la dada de bajas de estas cuentas por cobrar cuando ésta ya no cumpla condiciones de activo según el marco normativo.
El valor reconocido por concepto de incapacidad será aquel que la Defensoría del Pueblo dentro de su sistema de información de nómina permita calcular para tal fin. Si en el momento del recaudo de dicha incapacidad existe diferencia entre el valor reconocido por la Defensoría del Pueblo y la liquidación de la EPS, ARL o Fondo de Pensiones, la Defensoría del Pueblo reconocerá como un ingreso o un gasto, según sea el caso, en el periodo que se haga el recaudo. Cuando la EPS no reconozca una incapacidad de manera totalmente justificada de un funcionario, este valor será descontado al funcionario y reintegrados estos valores a la Dirección del Tesoro Nacional y contablemente se realizará el registro contable de la disminución de la cuenta por cobrar a la EPS.
Otras cuentas por cobrar
Representa el valor de los derechos de cobro de la entidad por causación manual de los ingresos de la vigencia anterior, por cuanto en el módulo de ingresos de SIIF no se realiza en forma simultánea.
Clasificación
Las cuentas por cobrar se clasificarán en la categoría del costo
Medición inicial
La Defensoría medirá inicialmente las cuentas por cobrar por el valor de la transacción Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento inicial las cuentas por cobrar se mantendrán al valor de la transacción menos cualquier perdida por deterioro.
Deterioro
Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias a cargo de los organismos, así como de particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, las cuentas por cobrar por concepto de multas, sanciones, enajenación de activos, pago por cuenta de terceros indemnizaciones, responsabilidades entre otras, serán objeto de estimaciones de deterioro. Para tal efecto, por lo menos al final del periodo contable. La Defensoría verificará si existen índices de deterioro.
Dentro de los indicios de deterioro a evaluar se encuentran:
- Días de mora
- Desmejoramiento de las condiciones crediticias del deudor
- Quiebra, declarados en reestructuración o en proceso de liquidación
- Incumplimiento en acuerdos de pago.
Una vez exista indicio se debe proceder al cálculo de deterioro de las cuentas por cobrar, para esto se tendrá en cuenta aquellas cuentas por cobrar de entidades en proceso de liquidación se deterioran en un 100% y se reclasificarán a cuentas de difícil cobro.
Las cuentas por cobrar de entidades que pertenecen al Presupuesto General de la Nación, no serán objeto de deterioro puesto que esta atadas a trámite presupuéstales, salvo que la entidad no haya realizado las gestiones pertinentes para la asignación en el presupuesto, artículo 5 del Decreto 3361 de 2004. Deudas entre entidades estatales.
Si en una medición posterior, las perdidas por deterioro disminuyen debido a eventos relacionados con su origen, se disminuirá el valor del deterioro acumulado y se afectará el resultado del periodo. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superaran las perdidas por las pérdidas por deterioro previamente reconocidas.
Una vez se traslade a la Oficina Jurídica una cuenta por cobrar y esta inicie el cobro coactivo se entenderá este como un indicio de deterioro y se procederá a su medición, para esto se tendrá en cuenta:
1. Si se tienen cuentas por cobrar con entidades que entren en proceso de liquidación se deteriorarán en un 100% y se reclasificarán a cuentas de difícil cobro
2. Para las demás cuentas por cobrar el cálculo de deterioro se realizará teniendo en cuenta las siguientes variables
Valor actual = Valor futuro/ 
Valor futuro: Valor adeudado por la EPS
i = tasa de interés anual (TES en pesos), emitida por el Banco de la República
n: fecha estimada de pago de la cuenta por cobrar
La oficina Jurídica deberá informar el plazo en que se espera recuperar las cuentas por cobrar de difícil recaudo.
Con estas variables se realizará el cálculo, como mínimo una vez al finalizar el cierre contable.
El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de los flujos de efectivo futuros recuperables estimados descontados. Para ese efecto y como factor de descuento, se tomará el IPC anual para realizar el cálculo. Por su parte el grupo de contabilidad registrará el valor del deterioro informado por la oficina jurídica en forma separada, como un valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.
Baja en cuentas
La Defensoría dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando expiren los derechos, renuncie a ellos o cuando se transfieran los riesgos y ventajas inherentes a la misma. Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia entre este y el valor recibido, se reconocerá como un ingreso o un gasto en resultado del periodo.
Revelaciones requeridas
La Defensoría revelará información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por cobrar tales como plazos, tasas de interés si es el caso. Revelará el valor de las perdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente se revelará un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora, pero no deterioradas al final del periodo.
Presentación de los estados financieros
Estado de situación financiera
La Defensoría clasificará y presentará como cuentas por cobrar corrientes si su vencimiento es inferior a 12 meses, o se tienen el propósito de ser negociados; en caso contrario se clasificarán como cuentas por cobrar no corrientes.
Estado de Flujos de Efectivo
Los recursos provenientes por pago por cuenta de terceros no se incluirán dentro del Estado de Flujos de efectivo, debido a que estos recursos se reintegran a la Dirección del Tesoro Nacional, por lo cual no se materializa ningún tipo de liquidez para la Defensoría del Pueblo.
Estado de Resultados
La Defensoría presentará los ingresos sin contraprestación, gastos e ingresos por operaciones interinstitucionales, perdidas por deterioro y bajas en cuenta entre otras.
5.3.1.3 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
- Propósito
- Referencia de la Normatividad aplicada
- Grupos de la Defensoría involucradas y responsable en la aplicación política
- Reconocimiento
- Política Contable de la Defensoría del Pueblo
- Medición inicial
- Medición posterior
- Revelaciones
Propósito
Esta política contable establece el reconocimiento, medición y revelaciones que deberá realizar la Defensoría para efectos de obtener su información financiera referente a las propiedades planta y equipo que posea.
Las instrucciones contables detalladas en esta política contable deben ser aplicadas (pero no se limita a las siguientes partidas:
- Terrenos
- Construcciones y edificaciones
- Equipos y máquinas de comedor, cocina
- Equipos y máquinas de comunicación
- Equipos de construcción
- Equipos y máquinas para medicina y odontología
- Equipos y máquinas de oficina
- Equipo de transporte ¦/ Herramientas y Accesorios
- Mobiliarios y enseres ¦S Equipo de Computación
Referencias de Normas Aplicables
Resolución 533 Marco conceptual Numeral 6.1.1 Nombre estándar- Activo - Control Capítulo 1 Numeral 10- Propiedad Planta y Equipo
Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política de propiedades, planta y equipo está bajo la responsabilidad del grupo o grupos que producen y/o generan la información. El registro contable de la información recibida, del grupo o grupos generadoras de información, estará a cargo de la Subdirección financiera- contabilidad, así:
Almacén general
Efectuar la recepción, almacenamiento, selección y suministro de los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias de la Defensoría del Pueblo, registrar los ingresos y salida de los elementos en mención, remitir al grupo de Contabilidad movimiento diario de almacén debidamente soportado.
Así mismo se reconocerán los bienes de propiedad de terceros recibidos sin contraprestación de otras entidades del Gobierno en general, que cumplan con la definición de propiedades planta y equipo, esto es que cumpla con alguna de las condiciones descritas anteriormente.
Para el reconocimiento inicial de los elementos que cumplen con la definición de propiedad planta y equipo la Defensoría tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:
Mayor a 50 UVT, activos de mayor cuantía se reconocerá como PPYE y se deprecia de acuerdo a la política contable del grupo
Menor o igual a 50 UVT, activos de menor cuantía se reconocerá PPYE y se deprecia en el mismo mes de la compra
Sin embargo, pueden existir elementos que se reconocerán directamente al resultado del periodo y para estos se tendrán en cuenta lo siguiente:
Elementos consumibles: no serán activados y el control de los mismos es responsabilidad del Grupo de Bienes y Servicios.
Bienes entregados y recibidos en Comodato
Se define como contrato de comodato, aquel por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz. Para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
Cuando la Defensoría realiza transacciones con otras entidades a través de acuerdos de comodato se deberá analizar y determinar, de acuerdo con el criterio de control, quien debe realizar el reconocimiento del activo, con el fin de evitar el doble registro del activo entregado o recibido.
Valor residual
Él valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor estimado que la Defensoría podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por la disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad u las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
La Defensoría estableció las siguientes vidas útiles y valores residuales por cada clasificación de propiedad planta y equipo, sin embargo, la Defensoría podrá asignar vidas útiles diferentes a las establecidas debido a condiciones particulares de uso de los activos, tal decisión deberá ser revelada en las notas de información a revelar:
| CÓDIGO | GRUPO | VIDA ÚTIL meses |
| 01-00 | CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES | 600 |
| 06-00 | MAQ Y EQ. RESTAURANTE | 120 |
| 07-00 | EQ DE COMUNICACIONES | 120 |
| 08-00 | EQ DE CONSTRUCCIÓN Y ELÉCTRICOS | 80 |
| 08-01 | EQ. ELÉCTRICOS UPS | 80 |
| 09-00 | EQ. RECREACION Y DEPORTE | 80 |
| 10-00-10-01 | EQ. MÁQUINAS PARA LABORATORIO | 80 |
| 11-00 | EQUIPO MÉDICO INVESTIGACIÓN | 80 |
| CODIGO | GRUPO | VIDA UTIL meses |
| 12-00 | EQ. MÁQUINAS DE OFICINA | 120 |
| 13-00 | EQ. TRANSPORTE TRACCIÓN | 120 |
| 13-01 | EQ. TRANSPORTE FLUVIAL | 120 |
| 14-00 | HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS | 80 |
| 18-00 | MUEBLES Y ENSERES | 120 |
| 20-00 | VESTUARIO ROPA Y EQUIPO SEGURIDAD | 120 |
| 24-0 | EQUIPOS DE CÓMPUTO | 120 |
| 25-00 | SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN | 120 |
| Muebles recibidos de terceros, que cumplen las condiciones para ser reconocidos como activo por parte de la Defensoría | Plazo del Acuerdo Contractual | |
Vida Útil: Es la vida útil base establecida en el reconocimiento inicial para los activos adquiridos.
Limites Superior: es el rango de vida útil estimados que pueden ser asignados por la Defensoría cuando la utilización del activo difiera de la vida base asignada.
Sin embargo esta política estará sujeta al peritaje individual de los bienes, ya que los deméritos y afectaciones físicas varían en las diferentes regiones del país y particularmente podrían ser más fuertes en unos que en otros.
Los bienes de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos a los bienes muebles e inmuebles dependiendo del tiempo de uso después de su depreciación total; y se deprecia en el mismo periodo de tiempo, si su vida útil esta igual o inferior a 100% se da una valorización de los bienes muebles del 20%; si su vida útil esta entre el 100% y el 200% se da una valorización y vida útil del 15%; si su vida útil esta entre el 201% y el 300% se da una valorización y vida útil del 10% los registros pertinentes, si su vida útil está más del 300% se da una valorización y vida útil del 5% se realizan los registros pertinentes con una periodicidad anual.
La Defensoría revisará como mínimo, al término de cada periodo contable, el valor residual, la vida útil y el método de depreciación; si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo del beneficio económico futuro y potencial de servicio. Para esto el grupo de Bienes y servicios informará al grupo de Contabilidad cuales elementos resultado de rendición anual o inventario físico, según el caso, indican que su estado es regular o malo junto en el tiempo que se estiman utilizar por su condición, de tal manera que contabilidad pueda realizar los cambios es las estimaciones contables que correspondan.
Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la política contable de cambios en las estimaciones y corrección de errores.
Para efectos de determinar el deterioro de una propiedad planta y equipo, la Defensoría aplicará lo establecido en la política de deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo.
Cuando la Defensoría reciba de terceros alguna contraprestación por elementos de propiedad planta y equipo que se encuentren deteriorados, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos, la Defensoría no reversará el deterioro reconocido a la fecha, sino que por el contrario se registrará como un ingreso en el momento en que la compensación sea exigible.
Grupo de inventarios
Suministrará al Grupo de Contabilidad las vidas útiles y valores residuales que se asignarán para la medición posterior de las PPYE a su cargo, Para esto se apoyará en la información suministrada entre otros por los proveedores, el personal a cargo, área que solicita la compra, y manual de bienes.
Coordinará y reportará los resultados de la toma física al grupo de Contabilidad del 100% de
inventarios con una periodicidad mínima de cada año
Reconocimiento
La Defensoría del Pueblo reconocerá como propiedades, planta y equipo, a) los activos tangibles empleados por la entidad para la producción o suministro de bienes, para la prestación de servicios y para propósitos administrativos; b) los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento; y c) los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del arrendamiento. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
Política contable
Nota 1: Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades, planta y equipo se reconocerán por separado.
Nota 2: Los bienes históricos y culturales, que cumplan con la definición de propiedades, planta y equipo, se reconocerán como tal; en caso contrario, se aplicará lo establecido en la Norma de Bienes Históricos y Culturales.
Nota 3: Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad, planta y equipo se reconocerán como mayor valor de esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la depreciación. Las adiciones y mejoras son erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos. Para este efecto, se realizarán los avalúos a los bienes muebles e inmuebles dependiendo del tiempo de uso después de su depreciación total; y se depreda en el mismo periodo de tiempo, si su vida útil esta igual o inferior a 100% se da una valorización de los bienes muebles del 20%; si su vida útil esta entre el 100% y el 200% se da una valorización y vida útil del 15%; si su vida útil esta entre el 201% y el 300% se da una valorización y vida útil del 10% los registros pertinentes, si su vida útil está más del 300% se da una valorización y vida útil del 5% se realizan los registros pertinentes con una periodicidad anual.
Nota 4: Las reparaciones de las propiedades, planta y equipo se reconocerán como gasto en el resultado del periodo. Las reparaciones son erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.
Nota 5: El mantenimiento de las propiedades, planta y equipo se reconocerá como gasto en el resultado del periodo, salvo que deba incluirse en el valor en libros de otros activos de acuerdo con la Norma de Inventarios. El mantenimiento corresponde a erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.
Nota 6: Los bienes adquiridos durante el periodo contable cuyo valor de adquisición sea igual o inferior a cincuenta unidades de valor tributario (UVT), se contabilizan como activos de menor cuantía, y su depreciación se afectará durante el mismo periodo sin tener en cuenta su vida útil, en forma simultánea al registro de la adquisición o incorporación del activo.
Nota 7: Igual será aplicado a los bienes de medio salario mínimo mensual legal vigente.
Nota 8: El método de depreciación será el de línea recta, y cumplirá con las disposiciones que la Contaduría General de la Nación establezca para el valor residual, vida útil, método de depreciación, y bajas de inventario. Al término de cada periodo contable se revisará estas variables y se ajustará ante cambios significativos revelando el nuevo patrón y los beneficios futuros o del potencial de servicio.
Nota 9: Para efectos de los valores residuales de activos depreciados en su totalidad y que se encuentran en servicio de la Defensoría del Pueblo, mediante conceptos técnicos de los expertos de las áreas de sistemas e inventarios según el caso se les dará su valor y su vida útil, aplicando los parágrafos sexto y séptimo para los bienes cuyo valor estén dentro de los rangos de estos parágrafos.
Nota 10: Un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del elemento o cuando no se espera obtener un potencial de servicio o beneficios económicos futuros por su uso o enajenación. La pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Medición Inicial
Las propiedades planta y equipo se medirán por el costo, el cual comprende entre otros lo siguiente: el precio de adquisición; los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición; los costos para la preparación del lugar para su ubicación física; los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior; los costos de instalación y montaje; los honorarios profesionales; así como todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la Defensoría.
Cuando se adquiera una propiedad, planta y equipo en una transacción sin contraprestación, la Defensoría medirá el activo adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
Las propiedades planta y equipo que se reciban en permuta se medirán por su valor de mercado. A falta de este, se medirá por el valor de mercado los activos entregados, y en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
Las propiedades planta y equipo producto de un arrendamiento financiero se medirán de acuerdo con lo establecido en la norma de arrendamientos.
Medición posterior
Después del reconocimiento, las propiedades planta y equipo se medirán por el costo menos la depreciación acumulada menos el deterioro acumulado. La depreciación es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo a lo largo de su vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio.
La depreciación de una propiedad planta y equipo iniciará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración de la Defensoría. El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este, salvo que deba incluirse en el valor en libros de otros activos de acuerdo con las normas de Inventarios o de activos intangibles. Los terrenos no serán objeto de depreciación, salvo que se demuestre que tienen una vida útil finita, es decir que, por el uso dado al terreno, sea factible establecer el tiempo durante el cual estará en condiciones de generar beneficios económicos o de prestar el servicio previsto.
Si una parte significativa tiene una vida útil y un método de depreciación que coinciden con la vida útil y el método utilizado para otra parte significativa del mismo elemento, la entidad podrá agrupar ambas partes para determinar el cargo por depreciación. Si una parte de un elemento de propiedades, planta y equipo no tiene un costo significativo, la entidad podrá agruparla con el resto del elemento para el cálculo de la depreciación.
La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.
El valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor estimado que la Defensoría podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. Si la Defensoría considera que, durante la vida útil del activo, se consumen sus beneficios económicos o su potencial de servicio en forma significativa, el valor residual puede ser cero; de lo contrario, la Defensoría estimará dicho valor.
La distribución sistemática del valor depreciable del activo a lo largo de la vida útil se llevará a cabo mediante un método de depreciación que refleje el patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio del activo. Pueden utilizarse diversos métodos de depreciación para distribuir el valor depreciable, entre los cuales se incluyen el método lineal, el método de depreciación decreciente y el método de las unidades de producción. El método de depreciación que defina la entidad se aplicará uniformemente en todos los periodos, a menos que se produzca un cambio en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio incorporados en el activo.
La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo ni cuando el activo sea objeto de operaciones de reparación y mantenimiento.
El valor residual, la vida útil y el método de depreciación serán revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la Norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
Revelaciones requeridas
La Defensoría revelará para cada clase de propiedad, planta y equipo, los siguientes aspectos:
1. Los métodos de depreciación utilizados
2. las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
3. El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las perdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente;
- Adquisiciones
- Adiciones realizada
- Retiros
- Reclasificación a otro tipo de activos
- Perdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas
- Depreciación y
- Otros cambios
4. El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de los elementos de propiedades planta y equipo
5. El cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de los costos estimados de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;
6. El valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación
7. La información de bienes que se hayan reconocido como propiedad planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio, esta información estará relacionada con nombre de la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan los bienes, el monto la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar;
8. El valor en libro de los elementos de propiedades planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;
9. Las propiedades, planta y equipo, adquiridas en una transacción sin contraprestación y
10. La información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar
11. Bienes de arte y cultura
Presentación en los estados financieros
Estado de situación financiera
La Defensoría presentará un único rubro correspondiente a las partidas de Propiedad, Planta y Equipo, el cual contiene a su vez los siguientes grupos de bienes, sin limitarse a estos:
- Terrenos;
- Edificios;
- Equipos y máquinas de comedor, cocina;
- Equipos y máquinas de comunicación;
- Equipos de construcción;
- Equipos médico y científico
- Equipos y máquina de oficina;
- Equipo de Transporte, Tracción y elevación
- Herramientas y accesorios
- Muebles y enseres
- Equipo de computación y
- Otras propiedades, planta y equipo
Dichas partidas se presentan en el estado de situación financiera dentro de los activos No corrientes
Estado de flujos de efectivo
En lo referente a la presentación de las adquisiciones y venta de elementos de propiedad planta y equipo, en el estado de flujos de efectivo se reflejarán dentro de Actividades de inversión.
Estado de resultados
En lo referente a la presentación de las partidas de depreciación y deterioro de los elementos de propiedad, planta y equipo, estos se presentan en el Estado de Resultado dentro de los gastos de administración y operación.
Las pérdidas o ganancias originadas en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se presentarán como un ingreso o gasto en el Estado de resultados del periodo.
5.3.1.4 ACTIVOS INTANGIBLES
Se reconocerán como activos intangibles, los recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la entidad tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
- Propósito
- Referencia de la normatividad aplicada
- Política Contable de la Defensoría
- Reconocimiento
- Medición Inicial
- Medición posterior
- Revelaciones requeridas
- Presentación
Propósito
Esta política contable establece los lineamientos que tendrá en cuenta la Defensoría para la contabilización de los elementos que cumplan las condiciones de reconocimiento como activos intangibles, sin limitarse a Licencias y Software
Referencias de Normas Aplicables
Resolución 533 Nombre del Estándar - Activos intangibles Capítulo I Numeral 15
Grupos de la Defensoría involucradas y Responsables en la aplicación de la política
Oficina de Sistemas
Realizar el inventario físico de los elementos que cumplan el criterio de activo intangible, independiente de su cuantía; enviar como mínimo al cierre de periodo el inventario físico de activos intangibles de la Defensoría.
Establecer las vidas útiles entre finita o indefinida e informar al grupo de contabilidad y al grupo de bienes y servicios
Informar al Grupo de bienes y servicios y Contabilidad de la adquisición de activos intangibles.
Grupo de bienes y servicios y grupo de contabilidad
Recepción de información del Grupo de sistemas como principalmente altas, amortización, bajas e inventario para efectuar registros contables a que haya lugar.
Política Contable de la Defensoría
Reconocimiento
La Defensoría reconocerá como activos intangibles, los recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la entidad tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se esperan vender en el curso de las actividades de la entidad y se prevé usarlos más de un periodo contable.
La Defensoría controla un activo intangible cuando puede obtener los beneficios económicos futuros o el potencial del servicio de los recursos derivados de este y puede restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios o a dicho potencial de servicio. Un activo intangible produce un potencial de servicio a la Defensoría en las áreas misionales y de apoyo.
La medición de un activo intangible es fiable cuando existe evidencia de transacciones para el activo u otros similares, o cuando la estimación del valor depende de variables que se pueden medir en términos monetarios.
Para el reconocimiento inicial de los elementos que cumplen con la definición de activo intangible se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:
- Aquellos cuya vida útil se espere consumir durante el periodo contable, serán reconocidos directamente a resultados. Estos serán objeto de inventario controlado.
- Aquellos intangibles cuya vida útil se determina como indefinida, serán reconocidos como activos intangibles no amortizables.
- Aquellos intangibles cuya vida útil se espere consumir durante más de un periodo contable, serán reconocidos como activos intangibles y amortizados a lo largo de la vida útil
La Defensoría no reconocerá como activos intangibles:
- Las marcas;
- Los desembolsos por actividades de capacitación
- Los desembolsos por reubicación o reorganización de una parte o la totalidad de la entidad
- Los desembolsos necesarios para instalación o actividad o para comenzar una operación ni los costos de lanzamiento de procesos
Cuando un activo esté conformado por elementos tangibles e intangibles, la Defensoría determinara cuál de los dos elementos tiene un peso más significativo con respecto al valor total del activo, con el fin de tratarlo como propiedades planta y equipo o como activo intangible según corresponda.
Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este y en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización si y solo si la erogación cumple una de las siguientes características
- Aumento de la vida útil del activo
- Ampliación de la eficiencia operativa
- Mejoramiento en la calidad de los servicios
- Reducción significativa de los costos
De lo contrario se reconocerán directamente al resultado del periodo.
Medición inicial
La Defensoría medirá inicialmente los activos intangibles al costo, los cuales incluye:
Precio de adquisición, aranceles, otros impuestos no recuperables, costo atribuible a la preparación del activo menos cualquier descuento o rebaja; costos de financiación de activos aptos.
Cuando se adquiera un activo intangible en una transacción sin contraprestación, la Defensoría medirá el activo adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación, la cual indica que el costo será:
- Valor de mercado
- A falta de este, por el valor de mercado de activos entregados y
- En ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados
En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para uso previsto.
Medición posterior
La Defensoría medirá los activos intangibles al costo menor cualquier amortización acumulada y cualquier pérdida por deterioro de valor acumulada.
La amortización iniciará cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la Defensoría. El cargo por amortización de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este, salvo que deba incluirse en el valor en libros de otros activos.
| Activo intangible | Vida útil | Valor residual |
| Licencias | Más de 1 y hasta 3 años | 0% |
| Software | 2 a 10 años | 0% |
La Defensoría amortizará sus activos intangibles por el método lineal esta cesará cuando se produzca la baja en cuentas del elemento y no cuando el activo este sin utilizar.
La oficina de sistemas revisará la vida útil y el método de amortización, como mínimo, al término del periodo contable y si existiera un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial del servicio. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con lo establecido en la norma de políticas contables, cambio en las estimaciones contables y corrección de errores. El valor residual no será objeto de revisión de manera anual a no ser que para la Defensoría exista alguna posibilidad de venta del activo intangible.
Para efectos de determinar el deterioro de un activo intangible, la Defensoría aplicará lo establecido en la Norma de Deterioro del valor de los activos No generadores de efectivo.
Inventario físico
La oficina de sistemas deberá realizar mínimo una vez al año, al cierre del periodo contable, el inventario físico de los activos intangibles, y elaborar un informe acerca de la existencia y estado de los mismos, este informe será enviado a los grupos de bienes y servicios y Contabilidad para su correspondiente análisis y en caso de requerirse ajustes correspondientes por bajas por obsolescencias, reconocimientos de pérdidas por deterioro, entre otros.
Baja en cuentas
La Defensoría dará de baja un activo intangible cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando el activo intangible queda permanente retirado de uso y no se espera un potencial de servicio. La pérdida fruto de la baja de cuentas del activo intangible se reconocerá como gasto en el resultado del periodo por el valor del importe en libros existente.
Revelaciones requeridas
La Defensoría revelará, para cada clase de activos intangibles, lo siguiente:
- Las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;
- Los métodos de amortización utilizados;
- La descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;
- Las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;
- El valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las perdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;
- El valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo;
- Una conciliación del movimiento del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, adquisiciones, amortización, perdidas por deterioro del valor y otros cambios;
- El valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación;
- La descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad.
Presentación en los Estados financieros
Estado de Situación Financiera:
La Defensoría clasificará los activos intangibles como activos no corrientes, aquellos cuya vida útil sea inferior a 12 meses serán presentados como gastos del periodo.
Estado de Flujos de Efectivo:
La Defensoría presentará los movimientos de los activos intangibles como actividades de inversión.
Estado de Resultados
En lo referente a la presentación de las partidas de amortización y deterioro, se presentarán como gastos de administración en el Estado de Resultados.
5.3.1.5 ARRENDAMIENTOS
Un arrendamiento es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos.
- Propósito
- Referencia de la Normatividad aplicada
- Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
- Definiciones
- Política Contable de la Defensoría
Propósito:
Esta Política contable establece los lineamientos para el reconocimiento y medición de todos los arrendamientos que tiene la Defensoría y poder establecer si el arrendamiento cumple los criterios para clasificarse como un arrendamiento financiero o como un arrendamiento operativo.
Cuando un arrendamiento sea parte de un amplio conjunto de acuerdos celebrados por la Defensoría, se aplicarán las disposiciones de esta política a cada operación de arrendamiento que se identifique dentro del conjunto de acuerdos
Referencia de la Normatividad aplicada
Resolución 533 Capítulo I Numeral 16 - Arrendamientos
Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política de Arrendamientos está bajo la responsabilidad de las áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, del área o áreas generadoras de información, estará a cargo del área contable y financiera, así:
Grupo de Bienes y Servicios Subdirección Administrativa y Sistemas
1. Validación de los tipos de contratos de arrendamientos identificando su tratamiento contables en arrendamiento financiero u operativo para posterior registro.
2. Control y seguimiento a los contratos de arrendamientos
3. Envío de información oportuna para registro contable al grupo de Contabilidad y Financiera
Grupo de Contabilidad
Recepción de información de los Grupos de Bienes y Servicios y Sistemas para causación contable
Definiciones
Un arrendamiento: es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos o servicios.
Tasa Incremental: Es aquella en que incurrirá el arrendamiento si pidiera prestados los fondos necesarios para comprar el activo en un plazo y con garantías similares a las estipuladas en el contrato de arrendamiento.
Los costos directos iniciales para el arrendatario: son aquellos directamente imputables a la negociación del arrendamiento, es decir, los costos que el arrendatario habría evitado de no haber realizado el acuerdo.
Política Contable de la Defensoría
Clasificación
La Defensoría clasificará los arrendamientos de acuerdo a la transferencia, que haga el arrendador al arrendatario, de los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo, como:
a. Arrendamientos operativos
b. Arrendamientos financieros
Arrendamiento Financiero
Se clasificará como arrendamiento financiero cuando el arrendador transfiera, sustancialmente al arrendatario, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo, así su propiedad no sea transferida.
Arrendamiento Operativo
Se clasificará como arrendamiento operativo si el arrendador no transfiere, sustancialmente al arrendatario, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo. Dicha transferencia puede evaluarse en el cumplimiento o no de las situaciones que pueden conllevar a que el arrendamiento sea financiero abajo mencionado.
Cuando la Defensoría posea contratos de arrendamiento con otras entidades públicas, ambos clasificarán el arrendamiento de igual manera, esto es, como arrendamiento financiero o arrendamiento operativo, según corresponda, para lo cual deberá definirse entre las partes dentro del acuerdo contractual.
La Defensoría clasificará el arrendamiento, al inicio de éste, en arrendamiento financiero o arrendamiento operativo. La fecha de inicio del arrendamiento es la fecha más temprana entre la fecha del acuerdo del arrendamiento y la fecha en la que las partes se comprometen a cumplir las principales estipulaciones del acuerdo.
En el caso de un arrendamiento financiero, se determinarán los valores que reconocerán el arrendador y el arrendatario al comienzo del plazo del arrendamiento, el cual corresponde a la fecha a partir de la cual el arrendatario tiene el derecho de utilizar el activo arrendado.
La Clasificación del arrendamiento dependerá de la esencia económica y naturaleza de la transacción, más que de la forma legal del contrato.
La Defensoría clasificará un arrendamiento como financiero cuando por lo menos se cumplan dos de las siguientes situaciones:
a. El arrendador transfiere la propiedad del activo al arrendatario al finalizar el plazo de arrendamiento;
b. El arrendatario tiene la opción de comprar el activo a un precio que se espera sea suficientemente inferior al valor del mercado, en el momento en que la opción es ejercitable, de modo que, al inicio del arrendamiento, se prevé con razonable certeza que tal opción se ejercerá
c. El plazo del arrendamiento cubre la mayor parte de la vida económica del activo (la mayor parte será considerada cuando represente el 85% o más), incluso si la propiedad no se transfiere al final de la operación (la vida económica corresponde al periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable económicamente, por parte de uno o más usuarios, o a la cantidad de unidades de producción o similares que se espera obtener de este, por parte de uno o más usuarios);
d. El valor presente de los pagos que debe realizar el arrendatario al arrendador es al menos equivalente al 90%
e. Los activos arrendados son de una naturaleza tan especializada que solo el arrendatario tiene la posibilidad de usarlos sin realizar modificaciones importantes en ellos;
f. El arrendatario puede cancelar el contrato de arrendamiento y las pérdidas sufridas por el arrendador a causa de tal cancelación las asume el arrendatario
g. Las pérdidas o ganancias derivadas de las fluctuaciones en el valor de mercado del valor residual recaen sobre el arrendatario; y
h. El arrendatario tiene la posibilidad de prorrogar el arrendamiento, con unos pagos que son sustancialmente inferiores a los habituales del mercado.
La Clasificación del arrendamiento se mantendrá durante todo el plazo del mismo. Cuando el arrendador y el arrendatario acuerden cambiar las estipulaciones del contrato de tal forma que esta modificación dé lugar a una clasificación diferente del arrendamiento, el contrato revisado se considerará como un nuevo arrendamiento para el plazo restante, salvo que sea para renovarlo. No obstante, los cambios en las estimaciones o los cambios en las circunstancias no darán lugar a una nueva clasificación del arrendamiento para efectos contables.
Cuando un arrendamiento incluya componentes de terreno y de edificios conjuntamente, la Defensoría evaluará la clasificación de cada componente por separado como un arrendamiento financiero u operativo. No obstante, cuando resulte insignificante el valor que se reconocería para alguno de los componentes, los terrenos y edificios podrán tratarse como una unidad individual para la clasificación del arrendamiento.
Tanto los arrendamientos financieros como operativos, ambos dependen de la esencia de la transacción y no de la forma del contrato.
Arrendamientos Financieros
Para la Defensoría como arrendador en un arrendamiento financiero
Reconocimiento
Cuando el arrendamiento se clasifique como financiero, al comienzo del plazo del mismo, la Defensoría reconocerá un préstamo por cobrar, el cual se medirá de acuerdo con lo definido en esta norma. Cualquier diferencia con respecto al valor en libros del activo entregado o de la contraprestación pagada o por pagar se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del ejercicio.
Medición Inicial
El valor del préstamo por cobrar será igual a la inversión neta realizada por la Defensoría, la cual corresponde a la inversión bruta descontada a la tasa implícita del acuerdo. La inversión bruta es la suma de todos los pagos que recibirá la Defensoría por parte del arrendatario, o un tercero vinculado con él, a lo largo del plazo del contrato más el valor residual no garantizado por el arrendatario o por otra entidad vinculada con este. De estos pagos se excluirán las cuotas de carácter contingente y los costos de los servicios e impuestos, que pagó el arrendador y que le serán reembolsados.
La tasa implícita del acuerdo es la tasa de descuento que, al inicio del arrendamiento, produce la igualdad entre
a. El valor presente total de los pagos a cargo del arrendatario o un tercero vinculado con él más el valor residual no garantizado por arrendatario o por otra entidad vinculada con éste; y
b. La suma del valor de mercado del activo arrendado más los costos directos iniciales del arrendador.
Si para calcular la tasa implícita del contrato, la Defensoría no puede determinar el valor de mercado del bien arrendado, empleará el costo de reposición o, a falta de este, el valor de mercado y el costo de reposición se determinarán conforme a lo definido en el Marco Conceptual para estas bases dé medición.
Cuando la Defensoría no sea productor o distribuidor del activo arrendado, los costos directos iniciales (son aquellos directamente imputables a la negociación y contratación del arrendamiento, es decir, los costos que el arrendador habría evitado si no hubiera realizado el acuerdo) harán parte del cálculo de la inversión neta y no se reconocerán como gasto en el resultado como un menor valor del ingreso por intereses a lo largo del plazo del arrendamiento a través de la tasa de interés implícita.
Medición Posterior
Cada una de las cuotas del arrendamiento se dividirá en dos partes que representan los ingresos financieros y la reducción del préstamo por cobrar. Los ingresos financieros totales se distribuirán entre los periodos que constituyen el plazo del arrendamiento con base en la tasa implícita del contrato. Los pagos contingentes que realice el arrendatario se reconocerán como ingresos en los periodos en los que se incurra en ellos.
Las estimaciones de los valores residuales del activo (cuya realización por parte de la Defensoría no esté asegurada o quede garantizada exclusivamente por una parte vinculada con el arrendador) que se utilicen para determinar el préstamo por cobrar, serán objeto de revisiones regulares (al final de cada periodo o cuando se tenga la certeza de un cambio). Si se produce una reducción permanente en la estimación del valor residual, se procederá a revisar la distribución del ingreso del contrato y cualquier reducción respecto a las cantidades de ingresos ya devengados se reconocerá inmediatamente.
Revelaciones requeridas
En un arrendamiento Financiero, la Defensoría revelará la siguiente información:
a. Una conciliación entre la inversión bruta en el arrendamiento y el valor presente de los pagos mínimos por cobrar al final del periodo contable;
b. La inversión bruta en el arrendamiento y el valor presente de los pagos mínimos por cobrar para cada uno de los siguientes plazos; un año, entre uno y cinco años, y más de cinco años
c. Los ingresos financieros no ganados, es decir, la diferencia entre la inversión bruta y la inversión neta, al final del periodo contable;
d. El monto de los valores residuales no garantizados acumulables a favor del arrendador;
e. La estimación de incobrables relativa a los pagos que debe realizar el arrendatario al arrendador;
f. Las cuotas contingentes reconocidas como ingreso en el resultado del periodo; y
g. Una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos del arrendador incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes; opciones de renovación o adquisición y cláusulas de revisión, subarrendamientos y restricciones impuestas por los acuerdos arrendamiento.
En relación con la cuenta por cobrar, la Defensoría aplicará las exigencias de revelación contenidas en la Norma de Cuentas por Cobrar.
Para la Defensoría como arrendatario en un arrendamiento Financiero
Reconocimiento
Cuando el arrendamiento se clasifique como financiero, la Defensoría reconocerá un préstamo por pagar y el activo tomado en arrendamiento, el cual se tratará como propiedades planta y equipo; propiedades de inversión; o activos intangibles, según corresponda. El préstamo por pagar y al activo tomado en arrendamiento se medirán de acuerdo con lo definido en esta Norma.
Medición Inicial
El valor del préstamo por pagar así como el del activo reconocido, corresponderán al menor entre el valor de mercado del bien tomado en arrendamiento (o el costo de reposición si el valor de mercado no puede ser medido) y el valor presente de los pagos que la Defensoría debe realizar al arrendador, incluyendo el valor residual garantizado por la Defensoría o por una parte vinculada con él o, el valor de la opción de compra cuando esta sea significativamente inferior al valor del mercado del activo en el momento en que esta sea ejercitable. De estos pagos, se excluirán las cuotas de carácter contingente y los costos de los servicios e impuestos, que pagó la Defensoría y que le serán reembolsados.
Para el cálculo del valor presente, la Defensoría empleará como factor de descuento, la tasa implícita del acuerdo y si ésta no puede determinarse, empleará la tasa de interés incremental. La tasa implícita del acuerdo es la tasa de descuento utilizadas en transacciones similares que, al inicio del arrendamiento, produce la igualdad entre:
a. La suma del valor presente total de los pagos a cargo del arrendatario o un tercero vinculado con él más el valor residual no garantizado por el arrendatario o por otra entidad vinculada con este; y
b. La suma del valor de mercado del activo arrendado más los costos directos iniciales del arrendador, siempre que este no sea productor o distribuidor del activo arrendado.
Si la Defensoría no puede determinar el valor de mercado del activo, comparará el costo de reposición con el valor presente de los pagos a realizar el arrendador. El valor de mercado y el costo de reposición se determinarán conforme a lo definido en el Marco conceptual para estas bases de medición.
Si la Defensoría incurre en costos directos iniciales, estos se contabilizarán como un mayor valor del activo y se llevarán al resultado a través de la depreciación o amortización del recurso adquirido en arrendamiento.
Medición Posterior
Cada una de las cuotas del arrendamiento se dividirá en dos partes que representan los gastos financieros y la reducción del préstamo por pagar. Los gastos financieros totales se distribuirán entre los periodos que constituyan el plazo del arrendamiento con base en la tasa de interés efectiva calculada para el arrendamiento. Los pagos contingentes que realice al arrendador se reconocerán como gastos en los periodos en los que se incurra en ellos.
Para la medición posterior del activo recibido en arrendamiento. La Defensoría aplicará norma que corresponda, de acuerdo con la clasificación del activo, sea propiedades planta y equipo, propiedades de inversión o activos intangibles.
Para el cálculo de la depreciación o amortización de los activos recibidos en arrendamiento, la Defensoría utilizará la misma política definida para los demás activos similares que posea. Si no existe certeza razonable de que la Defensoría obtendrá la propiedad al término del plazo del arrendamiento, el activo se depreciará totalmente durante el periodo que sea menor entre su vida útil y el plazo del arrendamiento.
Revelaciones Requeridas
En un arrendamiento financiero la Defensoría revelará la siguiente información:
a. El valor neto en libros para cada clase de activos al final del periodo contable
b. El total de pagos futuros que debe realizar al arrendador, y su valor presente, para cada uno de los siguientes periodos; un año entre uno y cinco años, y más de cinco años
c. Las cuotas contingentes reconocidas como gasto en el resultado del periodo; y
d. Una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos del arrendatario incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes, opciones de renovación o adquisición y cláusulas de revisión, subarrendamientos y restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.
Arrendamientos Operativos:
Para la Defensoría como para el arrendador en un arrendamiento operativo
Reconocimiento y Medición
Cuando el arrendamiento se clasifique como operativo, la Defensoría seguirá reconociendo el activo arrendado, de acuerdo con su clasificación, la cual corresponderá a propiedades planta y equipo; propiedades de inversión; o activos intangibles.
La Defensoría reconocerá la cuenta por cobrar y los ingresos procedentes de los arrendamientos operativos (excluyendo lo que se reciba por servicios tales como seguros o mantenimientos) de forma lineal a lo largo del plazo de arrendamiento, incluso si los cobros no se perciben de tal forma. Lo anterior, salvo que otra base sistemática de reparto resulte más representativa para reflejar adecuadamente el patrón temporal del consumo de los beneficios derivados del uso del activo arrendado.
Los costos directos iniciales en los que incurra la Defensoría durante la negociación y contratación de un arrendamiento operativo se añadirán al valor en libros del activo arrendado y se reconocerán como gasto a lo largo del plazo de arrendamiento, sobre la misma base de los ingresos del uso del activo arrendado.
La depreciación o amortización de los activos arrendados se efectuará de forma coherente con las políticas normalmente seguidas por la Defensoría para activos similares, y se calculará con arreglo a las bases establecidas en la norma que le sea aplicable al activo arrendado.
Para efectos del deterioro y baja en las cuentas por cobrar por arrendamiento, la Defensoría aplicará lo dispuesto en la norma de cuentas por cobrar.
Revelaciones requeridas
En un arrendamiento operativo, la Defensoría revelará la siguiente información
a. Los pagos futuros del arrendamiento para cada uno de los siguientes periodos; un año entre uno y cinco años, y más de cinco años, según corresponda
b. Las cuotas contingentes totales reconocidas como ingreso en el resultado del periodo; y
c. Una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos, incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes; opciones de renovación o adquisición y cláusulas de revisión; así como restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.
En relación con la cuenta por cobrar, la Defensoría aplicará las exigencias de revelación contenidas en la Norma de Cuentas por Cobrar.
Reconocimiento y medición
Cuando el arrendamiento se clasifique como operativo, la Defensoría no reconocerá el activo arrendado en sus estados financieros.
Las cuotas derivadas de los arrendamientos operativos (excluyendo lo que se reciba por servicio tales como seguros o mantenimientos) se reconocerán como cuenta por pagar y gasto de forma lineal durante el transcurso del plazo del arrendamiento, incluso si los pagos no se realizan de tal forma. Esto, a menos que otra base sistemática de reparto resulte más representativa para reflejar adecuadamente el patrón temporal de los beneficios del arrendamiento.
Revelaciones requeridas
En un arrendamiento operativo, la Defensoría revelará la siguiente información:
a. El total de pagos futuros del arrendamiento para cada uno de los siguientes períodos: un año, entre uno y tres años y más de tres años.
b. Los pagos por arrendamiento reconocidos como gasto en el resultado del periodo.
En relación con la cuenta por pagar, la Defensoría aplicará las exigencias de revelación contenidas en la Norma de Cuentas por pagar.
Presentación de los Estados financieros
Estado de Situación Financiera
La Defensoría clasificará los activos arrendados de acuerdo a su naturaleza, en el caso en que se trate de propiedad planta y equipo, propiedades de inversión o activos intangibles los reconocerá como activos no corrientes, ya sea en arrendamientos financieros como arrendatario o como arrendador en un arrendamiento operativo.
Presentará los préstamos o cuentas por pagar por concepto de los arrendamientos financieros y/o operativos en calidad de arrendatario.
Estado de Flujos de Efectivo
La Defensoría presentará los movimientos de los arrendamientos financieros como actividades de financiación, toda vez que constituyen uso de recursos para la adquisición de un activo.
Los movimientos de los arrendamientos operativos, los presentará como actividades de operación, toda vez que constituyen pagos o cobros por la prestación de un servicio (uso del activo arrendado). O también pueden ser actividades de inversión en caso que sea arrendamiento financiero para compra de propiedades, planta y equipo, propiedades de inversión o activos intangibles.
5.3.1.6 DETERIORO DE VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO
- Propósito
- Referencia de la Normatividad aplicada
- Política Contable de la Defensoría
- Reconocimiento
- Medición Inicial
- Medición posterior
- Revelaciones requeridas
- Presentación
Propósito
Definir los criterios que aplicará la Defensoría para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las perdidas por deterioro de valor de los activos no generadores de efectivo que cumplan con las condiciones de materialidad y que estén clasificados como:
1. Propiedades, planta y equipo
2. Activos intangibles
Referencias de Normas Aplicables
Resolución 533 Nombre Estándar
Capítulo I Numeral 20 Deterioro de valor de los activos no generadores de efectivo
Definiciones
Activos Generadores de Efectivo: Son los activos que la Defensoría mantiene con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso la Defensoría pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión.
Activos no generadores de efectivo: Son los activos que la Defensoría mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado es decir, la Defensoría no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado. Los bienes y servicios generados por estos activos pueden ser para consumo individual o colectivo y se suministran en mercados no competitivos.
Adiciones y mejoras: Erogaciones en que incurre la Defensoría para aumentar la vida útil del activo, ampliar su eficiencia operativa, mejorar la calidad de los servicios prestados, o reducir significativamente los costos.
Costos de Disposición: Costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, impuestos de transacción, los costos de desmontaje o montaje por traslado del activo. Así como todos los demás costos increméntales para dejar el activo en condiciones para la venta.
Costo de Reposición: Corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este.
Deterioro acumulado de Propiedades, Planta y Equipo y/o Intangibles: Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de las propiedades, Planta y equipo y/o activos intangibles cuando el valor en libros excede el valor del servicio recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
Mantenimiento de un activo: Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.
Perdida por deterioro: Es el exceso del valor en libros de un activo sobre su valor recuperable.
Reparaciones: Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.
Valor de mercado: valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.
Valor del servicio recuperable: Es el mayor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición.
Valor en Libros: Es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.
Grupos de la Defensoría Involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política de deterioro de valor de los activos no generadores de efectivo está bajo la responsabilidad de los grupos que producen y/o generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, del área o áreas generadoras de la información, estará a cargo del grupo de Contabilidad, así:
Grupo de Sistemas:
1. Realizar las evaluaciones de indicios de deterioro de valor para los activos intangibles con vida útil finita.
2. Realizar el cálculo de deterioro de valor de los activos intangibles con vida útil indefinida y que aún no se encuentren disponibles para su uso.
3. Informar a Subdirección Administrativa- bienes y servicios, de los activos intangibles en los que se evidencia indicios de deterioro y cálculos correspondientes.
4. Conservar papeles de trabajo e informes que sustentan las evaluaciones de existencia de deterioro y cálculos realizados.
Grupo de Bienes y Servicios:
1. Identificar las propiedades planta y Equipo que son objeto de análisis de evidencias de deterioro.
2. Realizar evaluaciones de indicios de deterioro de valor de las propiedades planta y equipo, obtener el porcentaje de la evaluación y realizar el cálculo de deterioro de valor.
3. Determinar el valor del servicio recuperable
4. Realizar el cálculo de deterioro, comparando el servicio recuperable con el importe en libros del activo.
5. Informar al grupo de contabilidad los resultados de los cálculos de deterioro de las propiedades planta y equipo
6. Conservar papeles de trabajo e informes que sustentan las evaluaciones de existencia de deterioro y cálculos realizados
Grupo de Contabilidad
Recepción de información del grupo de bienes y servicios, grupo de sistemas y otros grupos involucrados en la identificación y cálculos de deterioro de valor de los activos, para efectuar el reconocimiento del mismo.
Política Contable de la Defensoría del Pueblo
Reconocimiento
Los activos no generadores de efectivo son aquellos que la Defensoría mantiene con el propósito fundamental de prestar sus servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado
El deterioro del valor de un activo no generador de efectivo es la perdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización
Para el reconocimiento del deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo la Defensoría determinará la existencia o no de indicios de deterioro que evidencien que los elementos que conforman los rubros de la propiedad, planta y equipo y activos intangibles esta reconocidos por un valor superior a su importe recuperable esto es si se han deteriorado, para lo anterior tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:
Materialidad:
Como mínimo, al final del periodo contable la entidad evaluará si existen indicios de deterioro del valor de sus activos no generadores de efectivo. Si existe algún indicio, la Defensoría estimará el valor de servicio recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado; en caso contrario, la entidad no estará obligada a realizar una estimación formal del valor del servicio recuperable.
Para los bienes que cumplan las condiciones para ser reconocidos como PPYE:
La evaluación de los indicios de deterioro se realizará como mínimo una vez al año al cierre del periodo (31 de diciembre) y procederá sobre los activos muebles cuyo valor de adquisición sea igual o superior a (50) SMMLV; no obstante, la Defensoría podrá realizar esta evaluación para aquellos activos que no cumplan esta condición, si como resultado del juicio profesional del funcionario o funcionarios encargados de la evaluación de los indicios de deterioro se determina que las condiciones internas o externas de otros activos pueden afectar de forma significativa su valor y su omisión puede influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera. Con respecto a los bienes inmuebles la evaluación de los indicios de deterioro se realizará independientemente del valor de los mismos.
Para los bienes que cumplan las condiciones para ser reconocidos como activos intangibles:
La evaluación de los indicios de deterioro se realizará como mínimo una vez al año al cierre del periodo (31 de diciembre) y procederá sobre los activos intangibles cuya vida útil sea finita superior a 3 años y valor de adquisición sea igual o superior a 100 SMMLV; para lo cual utilizará como técnica el valor de reposición con el fin de determinar si existe perdida de deterioro del valor; no obstante, la Defensoría podrá realizar esta evaluación para aquellos activos que no cumplan esta condición, si como resultado del juicio profesional del funcionario encargado de la evaluación de los indicios de deterioro se determina que las condiciones internas o externas de otros activos pueden afectar de forma significativa su valor y su omisión puede influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera.
Respecto de los activos intangibles de vida útil indefinida y aquellos que aún no se encuentren disponibles para uso, la Defensoría deberá comprobar anualmente si el activo se ha deteriorado (comparar el valor en libros con el valor de servicio recuperable), independientemente si existen indicios o no de deterioro de su valor.
Indicios del deterioro de valor:
El grupo de Sistemas y el Grupo de Bienes y Servicios, evaluará la existencia de indicios de deterioro de sus activos no generadores de efectivo, para esto recurrirá entre otras, a las siguientes fuentes externas e internas de información;
Fuentes externas: las fuentes externas hacen referencia a las condiciones inherentes del mercado en cuanto a los cambios tecnológicos, políticas gubernamentales y exigencias legales en referencia a las diferentes clases de activos. La Defensoría evaluará entre otros:
- El valor de mercado del activo ha disminuido más de lo razonable, por ejemplo, en bienes inmuebles, cuando se presentan disminuciones en el valor del metro cuadrado de las sedes o se presentan cambios cíclicos de la inversión en las construcciones, así como, en los cambios de la normatividad relacionada con el uso del suelo, y planes parciales que disminuyen el potencial en el sector, entre otras.
- Cambios significativos en el entorno con efectos adversos en la Defensoría, desde el punto de vista:
a. Tecnológico: cuando la Defensoría se encuentre en renovación tecnológica de activos y debe migrarse a nuevas tecnologías que sean de alto impacto.
b. Legal cuando se presenta modificaciones en la normatividad para el uso del activo como restricciones ambientales u otras.
Fuentes Internas: las fuentes internas hacen referencia a la información que se obtiene al interior de la Defensoría, información que viene del grupo de bienes y servicios, del funcionario a cargo del elemento, de informes de mantenimiento y capacidades e inspecciones visuales.
- Evidencia de obsolescencia o daño físico del activo que trae como consecuencia una pérdida total o parcial en el potencial del servicio recuperable.
- Cambios en el uso del activo que impliquen menores rendimientos futuros o uso ineficiente del mismo; ociosidad, discontinuación, obsolescencia o reestructuración.
- Se detiene la construcción o puesta en marcha de un activo.
- Información que indica un menor rendimiento del bien esperado, que puede ser a través de informes de expertos, planos, fotografías, videos o declaraciones de personal interno acerca de la situación operativa del activo cuyo deterioro físico se pretende probar.
- Informes del grupo de bienes y servicios
- El incremento significativo de los costos de mantenimiento y funcionamiento del activo.
Para los elementos reconocidos como PPYE, la Defensoría tendrá en cuenta la metodología descrita en el anexo de especificaciones técnicas para la determinación de vida útil de bienes muebles e inmuebles, en el que se incluyen los aspectos que evaluará el funcionario encargado para la determinación de indicios de los bienes muebles. La Defensoría evaluará los elementos para la calificación del indicio del deterioro serán:
TECNOLÓGICO
Resultado de la aplicación de las matrices para evaluar los indicios de deterioro, la Defensoría tendrá en cuenta la siguiente tabla para ponderar las respuestas obtenidas, de tal manera que aquellos elementos que obtuvieren un puntaje igual o mayor al 65% de demerito serán los elementos objeto de cálculo de deterioro de valor, es decir estarán inmersos en la determinación del servicio recuperable.
TABLA DE CALIFICACIÓN DE INDICIOS DE DETERIORO
| TIPO DE DETERIORO | FACTORES | A | B | C | D | E |
| TECNOLÓGICO | TECNOLÓGICO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| TECNOLÓGICO | USO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| TECNOLÓGICO | MERCADO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| FÍSICO | ESTADO DEL EQUIPO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| FÍSICO | MANTENIMIENTO DEL EQUIPO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
EL RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DEL DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS
- Identificar los elementos cuyo costo de adquisición sea igual o superior a cien (100) SMMLV, para los activos intangibles de vida útil finita adicionalmente identificar aquellos cuya vida útil sea superior a 5 años.
- Diligencia las matrices a través de las cuales se evalúan y ponderan los indicios de deterioro, obtener el resultado del análisis.
- Determinar las matrices a través de las cuales se evalúan y ponderan los indicios de deterioro, obtener el resultado del análisis.
- Determinar los elementos cuya ponderación de la existencia de indicios de deterioro son significativas (puntaje igual o superior al 65%).
- Proceder a realizar la determinación del servicio recuperable; valores de mercado menos los costos de venta versus el costo de reposición
- Elegir el mayor entre las dos variables anteriores, sin embargo, si alguno de los valores llegase a ser mayor que el importe en libros del elemento no hay necesidad de determinar el otro valor.
- Comparar el servicio recuperable versus el importe en libros, si al compararlos el servicio recuperable es menor al importe en libros del elemento, se entenderá que existe perdida por el deterioro del valor.
- Comparar el servicio recuperable versus el importe en libros, si al compararlos el servicio recuperable es menor al importe en libros del elemento, se entenderá que existe perdida por deterioro de valor.
- Reconocer la perdida por deterioro en el resultado del periodo, como un gasto y menor valor del elemento
- Conservar los análisis y cálculos realizados que servirán de soporte para las notas de información a revelar y posibles auditorias.
Posterior al reconocimiento de una perdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se determinan, para los periodos futuros, teniendo en cuenta el valor en libros ajustado por dicha perdida, con el fin de distribuir el valor el libro ajustado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática, a lo largo de su vida útil restante.
De no comprobarse la existencia de indicios de deterioro del valor no será necesario la estimación del valor del servicio recuperable del activo, sin embargo, en los casos en los que se presente será necesario revisar o ajustar la vida útil restante del activo. El método de depreciación o amortización o el valor residual del activo incluso si no se reconoce ninguna perdida por deterioro de valor del activo considerado.
Determinación del valor del servicio recuperable: el valor del servicio recuperable es el mayor entre:
- El valor del mercado menos los costos de disposición o venta
- Costo de reposición
No siempre será necesario determinar ambos valores, si cualquiera de los dos excede el valor en libros del activo, en este caso no habrá deterioro de valor y no será necesario estimar el otro valor.
Para la determinación de los valores en mención la Defensoría tendrá en cuenta lo siguiente:
Valor de mercado menos costos de venta: el valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua, para tal efecto el valor puede determinarse mediante proveedores de precios, de una entidad pública o privada o de una persona con la idoneidad necesaria para establecer precios. El valor del mercado será la mejor referencia, si se da alguna de las siguientes condiciones:
- Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos.
- Pueden encontrarse prácticamente en cualquier momento compradores o vendedores para un determinado bien o servicio.
- Los precios son conocidos y fácilmente accesibles para el público,
- Se reflejan en transacciones reales, actuales y producidas con periodicidad.
Los costos de venta, por su parte se deducirán al calcular el valor, costos que incluyan entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos, costos de desplazar los activos, los costos de desmantelamientos, comisión de intermediarios en la venta de activos (remates), entre otros, en lo que se incurre para dejar el activo en condiciones para la venta, información que será suministrada por el área encargada de la venta cuando sea procedente de los elementos de la Defensoría ( Subdirección administrativa, Grupo de Sistemas, entre otros).
Costo de Reposición: está determinado por el costo en que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente, la Defensoría podrá emplear los siguientes enfoques a efecto de estimar el costo de reposición.
- Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación: Corresponde a los recursos que tendrá que sacrificar la Defensoría para reponer el potencial del servicio del activo ajustado con la vida útil consumida del mismo, enfoque utilizado cuando el deterioro se origina por cambios significativos en el entorno tecnológico, legal o político, así como por cambios en el grado de utilización o uso del activo.
- Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación: Corresponde a los recursos que tendría que sacrificar la Defensoría para reponer el potencial del servicio del activo ajustado con la vida útil consumida del mismo y por el costo de rehabilitación, este último hace referencia al costo en que incurriría la Defensoría para devolver el potencial de servicio por el daño físico del activo, enfoque que se privilegia cuando el deterioro del valor se origina por un daño físico del activo.
REVERSIÓN POR PÉRDIDAS DE DETERIORO
- Determinar si al final del periodo contable, existe algún indicio de que la perdida por deterioro del valor reconocida, en periodos anteriores, para un activo ya no existe o podría haber disminuid
- Los indicadores que la Defensoría debe evaluar para determinar si una perdida por deterioro de valor se ha revertido, son los mismos que se analizan para determinar la perdida, pero en este caso causan un efecto contrario.
- Si existiera tal indicio, la Defensoría debe estimar de nuevo el valor de servicio recuperable del activo.
- Revertir la pérdida por deterioro de valor reconocida en periodos anteriores para un activo si, y solo si, se hubiere producido un cambio en las estimaciones utilizadas, para determinar el valor del servicio recuperable del mismo, desde que se reconoció la última pérdida por deterioro.
- Si este fuera el caso, el registro contable corresponderá a un aumento en el valor en libros del activo, hasta su valor de servicio recuperable. Dicho incremento se conocerá como una reversión de una pérdida por deterioro del valor afectando el resultado del periodo.
Al reconocer la reversión de una pérdida por deterioro de valor de un activo, el valor en libros del activo no debe ser aumentado por encima del menor de
a. Su valor de servicio recuperable; y
b. El valor en libros que habría sido determinado (neto de amortización o depreciación) de no haberse reconocido la pérdida por deterioro del valor del activo en periodos anteriores.
Revelaciones requeridas
Para los activos objeto de deterioro que se consideren materiales, la entidad revelará, en la clasificación que corresponda (propiedades, planta y equipo; y/o activos intangibles), la siguiente información:
a. El valor de las perdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;
b. El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;
c. Los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la perdida por deterioro del valor; y
d. Si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición (venta) o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último (costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación, costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación).
5.3.2 PASIVOS
5.3.2.1 CUENTAS POR PAGAR
Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.
- Propósito
- Referencia de la Normatividad Aplicada
- Áreas de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
- Política Contable de la Defensoría
- Reconocimiento
- Medición inicial
- Medición posterior
- Revelaciones requeridas
- Presentación en los Estados financieros
PROPÓSITO
Esta política contable establece el reconocimiento, medición, baja en cuentas e información a revelar de las cuentas por pagar de la Defensoría del pueblo.
Dentro de esta política se encuentran el manejo de las siguientes cuentas por pagar sin limitarse a ellas:
S Adquisición de bienes y servicios s Recursos a favor de terceros s Impuestos por pagar s Créditos judiciales S Avances y anticipos recibidos S Acreedores
REFERENCIAS DE NORMAS APLICABLES
Resolución 533 Capitulo II Numeral 3 Cuentas por pagar
GRUPOS DE LA DEFENSORÍA INVOLUCRADAS Y RESPONSABLES EN LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA
La correcta aplicación de esta política de cuentas por pagar está bajo la responsabilidad del grupo y/o áreas que producen la información. La causación o registro contable de la información recibida, del grupo y/o áreas generadoras de información, estará a cargo del grupo de Contabilidad y Subdirección Financiera, así:
Grupo de Tesorería: validar los soportes para proceder a los pagos
Grupo de Contabilidad: Registro contable de las obligaciones a cargo de la entidad para pago desde el grupo de Tesorería. Conciliar y depurar mensual conjuntamente con Tesorería, aclarando las partidas pendientes.
Se reconocerán como cuentas por pagar, entre otros:
Adquisición de bienes y servicios: Representa el valor de las obligaciones contraídas por la entidad con terceros por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios de proveedores nacionales e internacionales, en desarrollo de sus actividades.
Recursos a favor de Terceros: Representa el valor de los recursos recaudados, que son de propiedad de otras entidades públicas, entidades privadas o personas naturales, siempre que la entidad tenga el derecho de cobro o retención de dichos recursos, para el caso de la Defensoría en esta cuenta se registra todos los dineros que ingresan a la entidad por Acciones de Grupo, que a su vez la Defensoría los cancela a los beneficios de dichas Acciones.
Retención en la fuente e impuesto de timbre: Representa el valor que recaudan los agentes de retención, de todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto cuando no deben hacerlo por expresa disposición legal.
Impuestos, contribuciones y tasas por pagar: Representa el valor de las obligaciones a cargo de la entidad por concepto de impuestos, contribuciones y tasas, que se originan en las liquidaciones privadas y sus correcciones, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme;
Cheques no cobrados o por reclamar: Representa los valores que adeuda la Defensoría por valores no cobrados por diferentes conceptos.
Créditos Judiciales: Representa el valor de las obligaciones por concepto de fallos en contra de la entidad, debidamente ejecutoriados, así como los mandamientos ejecutivos, conciliaciones administrativas y otras órdenes judiciales falladas a favor de terceros y originadas en litigios de carácter civil, laboral o administrativo; y
Otras Cuentas por pagar: Representa el valor de las obligaciones contraídas por la entidad, en desarrollo de sus actividades, diferentes a las enunciadas en las cuentas anteriores.
Clasificación
La Defensoría clasificará las cuentas por pagar en la categoría del costo.
Medición inicial
La Defensoría medirá las cuentas por pagar por el valor de la transacción que genera la obligación.
Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción.
BAJA EN CUENTAS
Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extinga las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero con autorización o por orden legal.
La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se da de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto del resultado del periodo, si y solo si se han agotado todas las instancias para que la Defensoría pueda obtener la devolución del mayor valor pagado o el pago total de lo adeudado.
La extinción de una obligación presente puede llevarse a cabo de varias maneras, entre otras a través del pago efectivo, transferencia o traslado de otros activos; prestación de servicios; sustitución de esa obligación por otra; y prescripción de acuerdo con la normatividad sobre la materia.
Cuando el acreedor renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pagar la Defensoría aplicará la Norma de Ingresos de Transacciones sin Contraprestación.
Revelaciones requeridas
La Defensoría revelara la información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como:
a. Plazo,
b. Tasa de Interés,
c. Vencimiento y restricciones que éstas le impongan a la Defensoría, en caso de que esta situación llegue a presentarse. Las restricciones pueden llegar a ser impuestas por los acreedores
Así mismo, la Defensoría revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago.
Si la Defensoría infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará
a. Los detalles de esa infracción o incumplimiento,
b. El valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable y
c. La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Estado de Situación Financiera
La Defensoría clasificará como cuentas por pagar corrientes si su vencimiento es inferior a 12 meses, o si se tienen con el propósito de ser negociados, en caso contrario se clasificarán como cuentas por pagar no corrientes.
Estado de Flujos de Efectivo
La Defensoría presentara los movimientos de las cuentas por pagar como actividades de operación.
5.3.2.2 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
- Propósito
- Referencia de la Normatividad Aplicada
- Áreas de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
- Política Contable de la Defensoría
- Reconocimiento
- Medición inicial
- Medición posterior
- Revelaciones requeridas
- Presentación en los Estados financieros
Propósito
El objetivo de esta política es establecer los criterios que la Defensoría aplicará para el reconocimiento y medición de los beneficios que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual.
Para la Defensoría del pueblo el beneficio a empleados aplica para: los empleados públicos, de acuerdo con las normas relacionadas en esta política.
Estos beneficios abarcan cuando aplique, tanto los suministrados directamente a los empleados, como los que proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio.
Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por lo siguiente:
a. Acuerdos formales, legalmente exigibles, celebrados entre la entidad y sus empleados;
b. Requerimientos legales en virtud de los cuales la entidad se obliga a efectuar aportes o asumir obligaciones., o
c. Obligaciones implícitas asumidas por la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos formales que aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.
Se presume que no se ha creado una expectativa valida ante terceros, si el acuerdo no ha sido comunicado a los afectados de forma suficientemente específica y explícita, si se espera que transcurra un largo periodo antes de que la entidad cumpla con los compromisos asumidos o si el cumplimiento de estos se realiza durante un tiempo significativamente extenso.
Referencias De Normas Aplicables
Resolución 533: Capitulo II Numeral 5
Nombre Estándar; Beneficios a los empleados
Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política La correcta aplicación de esta política de beneficios a empleados está bajo la responsabilidad del área o grupos que generan la información. El registro contable de la información recibida, del área o áreas generadoras de información, estará a cargo de la Subdirección del Talento Humano.
Subdirección del Talento Humano:
- Generación de información para el reconocimiento y medición (valoración) de pasivos y provisiones por beneficios a los empleados (Corto plazo y largo plazo)
- Control de la información producida en el área y conciliación de partidas
- Envío de Información a la Subdirección financiera y Grupo de contabilidad para su reconocimiento contable.
Subdirección Financiera:
- Recepción de información del área de Talento Humano para registro presupuestad causación contable y el pago respectivo.
Definiciones
Beneficios a los empleados: Los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los empleados, como los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio.
Costo por el servicio presente: es el incremento en el valor presente de la obligación por beneficios a los empleados que procede de servicios prestados por los empleados durante el periodo contable.
Costo por servicios pasados: es el cambio en el valor presente de la obligación que se deriva de servicios prestados por los empleados en periodos anteriores, el cual se origina en una modificación de los beneficios otorgados a los empleados.
El interés sobre el pasivo: es el cambio que la obligación experimenta por el paso del tiempo
Las ganancias y pérdidas actuariales: son cambios en el valor presente de la obligación que procede de los ajustes por nueva información y los efectos de los cambios en las suposiciones actuariales.
Tablas de eventos contables: Es una herramienta que relaciona los tipos de registro con los catálogos de ingresos, gastos y no presupuéstales.
Política contable de la Defensoría del Pueblo
Teniendo en cuenta su aplicación, la Defensoría clasificará los beneficios a los empleados, en:
a) beneficios a los empleados a corto plazo,
b) beneficios a los empleados a largo plazo
c) beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual.
Beneficios a los empleados a corto plazo
Reconocimiento
Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable y cuya obligación de pago venza dentro de los doce meses siguientes al cierre de dicho periodo. Hacen parte de tales beneficios, los sueldos, prestaciones sociales y aportes a seguridad social; los incentivos pagados y los beneficios no monetarios entre otros.
Los beneficios a los empleados se reconocerán como un gasto un pasivo cuando la Defensoría consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados. Los beneficios a empleados a corto plazo que no se paguen mensualmente se reconocerán en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mes.
Los beneficios a corto plazo otorgados por la Defensoría comprenden:
- Sueldo básico
- Horas Extras (personal autorizado)
- Aportes a la seguridad social
- Prima de servicios
- Prima de Navidad
- Vacaciones
- Cesantías de liquidación anual
- Intereses sobre las cesantías
- Prima de vacaciones
- Auxilio de transporte
- Prima técnica
- Bonificación de servicios prestados
- Gastos de Representación
- Bonificación especial por recreación
- Incapacidades se reconocen de acuerdo con el porcentaje de reintegro y de acuerdo con el número de días que la Ley establezca, teniendo en cuenta el tipo de incapacidad
En caso de que la entidad efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido o parcial o totalmente, la entidad reconocerá un activo por dichos beneficios.
Las obligaciones laborales deben reconocerse por el valor de la obligación a pagar. Por lo menos al final del periodo contable debe registrarse la materialización de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, por concepto de las prestaciones a que tienen derecho los funcionarios.
Medición
El pasivo por beneficios a los empleados a corto plazo se medirá por el valor de la obligación derivada de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado si lo hubiera.
El activo reconocido cuando la Defensoría efectúe pagos por beneficios a corto plazo que están condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.
En las tablas de eventos del macro proceso contable del sistema, no se define el registro del gasto y el pasivo, de los beneficios a empleados a corto plazo que no se pagan mensualmente y que deben reconocerse cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mismo periodo. Este registro lo debe efectuar la Defensoría utilizando la funcionalidad de registros manuales, en aplicación del principio de Devengo, por no corresponder a un dato que se genere en las transacciones del sistema.
Por ser una operación de flujo, el pago corresponde a la ejecución presupuestal y se define en las tablas de eventos contables, debitando el pasivo constituido en el devengo.
Revelaciones
La Defensoría revelará como mínimo, la siguiente información sobre beneficios a los empleados a corto plazo:
a) La naturaleza de los beneficios a corto plazo y
b) La naturaleza, cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los empleados por incentivos
Consolidación de prestaciones sociales de conformidad con el régimen de Contabilidad pública 2007 y sus modificaciones.
Referencias de normas aplicables
Régimen de Contabilidad Pública 2007 y sus modificaciones Numeral 9.1.2.4 Obligaciones laborales y de seguridad social integral, de las normas técnicas relativas a los pasivos, establece:
Noción: Comprenden las obligaciones originadas en la relación laboral en virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos, así como las derivadas de la administración del sistema de seguridad social integral.
Reconocimiento
Las obligaciones laborales y de seguridad social integral deben reconocerse por el valor de la obligación a pagar. Por lo menos al final del periodo contable debe registrarse la materialización de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, por concepto de las prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios.
Revelación
Las obligaciones laborales se revelan atendiendo la naturaleza salarial o prestacional de las mismas, por su parte las de seguridad social se revelan atendiendo las prestaciones generales de los regímenes establecidos por el correspondiente sistema.
Por ser una operación de flujo, el pago de las prestaciones consolidadas corresponde a la ejecución presupuestal y se define en las tablas de eventos contables, debitando el pasivo que corresponda a la naturaleza prestacional (pasivo real).
5.3.2.3 PROVISIONES
Se reconocerán como provisiones, los pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos á condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento. Son ejemplos de hechos que pueden ser objeto de reconocimiento como provisiones, los litigios y demandas en contra de la entidad, las garantías otorgadas por la entidad, la devolución de bienes aprehendidos o incautados, los contratos onerosos, las reestructuraciones y los desmantelamientos
5.3.3. Activos y pasivos contingentes
5.3.3.1 Activos Contingentes
Los activos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un activo contingente es un activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad.
5.3.3.2 Pasivos contingentes
Los pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un pasivo contingente corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad. Un pasivo contingente también corresponde a toda obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, pero no reconocida en los estados financieros, bien sea porque no es probable que para satisfacerla, se requiera que la entidad tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio; o bien sea porque no puede estimarse el valor de la obligación con la suficiente fiabilidad.
5.3.4 Ingresos
5.3.4.1 Ingresos de transacciones sin contraprestación
Se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación, los recursos, monetarios o no monetarios, que reciba la entidad sin que deba entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso que se recibe, es decir, la entidad no entrega nada a cambio del recurso recibido o si lo hace, el valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido. También se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación aquellos que obtenga la entidad dada la facultada legal que esta tenga para exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor de mercado y que son suministrados únicamente por el gobierno.
5.3.5. Normas para la presentación de estados financieros
5.3.5.1 Presentación de estados financieros
- Propósito
- Referencias de Normas Aplicables
- Estados financieros
- Conjunto completo de estados financieros
- Identificación de los estados financieros
- Estado de situación financiera
- Estado de Resultados
- Estado de Cambios en el patrimonio
- Estado de flujos de efectivo
- Notas a los estados financieros
Propósito
Esta política contable suministra información referente a la presentación razonable de los estados financieros y establece el conjunto completo de estos, con el propósito de asegurar que los mismos sean comparables y que cubran las necesidades de diferentes usuarios de la información.
Referencias de normas aplicables
Resolución 533.
Marco conceptual: Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera de las entidades de gobierno.
Capítulo VI Normas para la presentación de estados financieros y revelaciones
Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política de la presentación de los estados financieros está bajo la responsabilidad del grupo o grupos que generan la información. La Causación o registro contable de la información recibida, del grupo o grupos generadoras de información, estará a cargo del grupo contable y financiera así:
Todas las áreas involucradas en la generación de la información
- Aplicar correctamente las políticas contables definidas y aprobadas por la Defensoría correspondientes al nuevo marco técnico normativo.
- Suministrar toda la información al grupo de contabilidad para su incorporación en los estados financieros de la Defensoría.
Grupo de contabilidad
- Recepción y registro de información de todas las áreas involucradas en la generación de información.
- Elaborar el conjunto completo de estados financieros de acuerdo a la política contable de presentación
- Realizar los reportes de transmisión al CHIP en los plazos estipulados por la Contaduría General de la Nación
- Asegurar los mismos sean autorizados para la transmisión del CHIP.
- El representante legal deberá garantizar la publicación de los Estados financieros en la página Web de la Defensoría junto con la certificación correspondiente.
Estados financieros
El objetivo de los estados financieros de la Defensoría es suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar y evaluar sus decisiones económicas respecto a la asignación de recursos. Los estados financieros también constituyen un medio para la rendición de cuentas de la Defensoría, por los recursos que han sido confiados y pueden ser utilizados como un instrumento de carácter predictivo o proyectivo en relación con los recursos requeridos, los recursos generados en el giro normal de la operación y los riesgos e incertidumbres asociados a estos.
Conjunto completo de estados financieros
Para la Defensoría un conjunto completo de estados financieros se presentará al menos al final del periodo contable y de forma uniforme y comparativa con los del periodo inmediatamente anterior. El conjunto completo incluirá:
a. Un estado de situación financiera al final del periodo contable
b. Un estado de resultados del periodo contable
c. Un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable
d. Un estado de Flujos de efectivo del periodo contable
e. Notas a los estados
El estado de flujos de efectivo será elaborado y presentado por la Defensoría del Pueblo, siempre y cuando sea una obligatoriedad del marco técnico normativo, de lo contrario la Defensoría no elaborará ni presentará el estado de flujos de efectivo.
El estado de flujo de efectivo no contemplará las partidas correspondientes a partidas que no tengan un registro en las cuentas de efectivo y/o equivalentes al efectivo de la entidad, dado que, aunque siendo fuente de financiación de los gastos de operación de la entidad, su recaudo y disposición es efectuado por un tercero, en este caso las cuentas de la Dirección del Tesoro de Crédito Público, del Tesoro Nacional- DTN. El cual no son objeto de registro contable en las cuentas bancarias de corrientes en las cuales se vería materializada la liquidez de la entidad.
Cuando el total de los recursos asignados a la Defensoría del Pueblo sean administrados a través de la CUN o por la DTN, la Defensoría no deberá elaborar el estado de flujos de efectivo.
Identificación de los estados financieros
La Defensoría diferenciará cada estado financiero y las notas de cualquier otro tipo de información que presente y destacará la siguiente información
a. Nombre de la entidad DEFENSORIA DEL PUEBLO
b. Fecha de cierre del periodo al que correspondan los estados financieros o el periodo cubierto;
c. La moneda de presentación es Peso Colombiano
d. Los estados financieros serán presentados en pesos colombianos Res.097 de 2017, emitida por la Contaduría General de la Nación
Estado de Situación Financiera
El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de la Defensoría a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones; y la situación del patrimonio.
Información a presentar en el estado de situación financiera
El estado de situación financiera de la Defensoría comprenderá partidas que presenten como mínimo, sin limitarse, los siguientes importes:
- Efectivo y equivalentes al efectivo
- Cuentas por cobrar por transacciones sin contraprestación
- Propiedades, planta y equipo
- Activos intangibles
- Otros activos (pagados por anticipados)
- Cuentas por pagar
- Provisiones
- Pasivos por beneficios a los empleados
- Capital fisca
- Resultado de ejercicios anteriores
- Resultado del ejercicio
Adicionalmente, la Defensoría presentará en el estado de situación financiera, a continuación de los activos, pasivos y patrimonio, los saldos de las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes, de control y fiscales.
Estado de Resultados
El estado de resultados presenta las partidas de ingresos y gastos de la Defensoría con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo
Información a presentar en el estado de resultados
En el estado de resultados de la Defensoría, se presentará como mínimo lo siguiente:
a. Los ingresos sin contraprestación
b. Los ingresos con contraprestación
c. Los gastos de administración y operación
d. Los gastos financieros
La Defensoría adicionalmente, presentará el resultado del periodo, así como, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales.
La Defensoría presentará un desglose de los gastos utilizando una clasificación basada en su función, según esta clasificación, como mínimo, se presentará los gastos asociados a las funciones principales llevadas a cabo de forma separada. Igualmente, se revelará información adicional sobre la naturaleza de los gastos que incluya, entre otros, los gastos por depreciación y amortización y el gasto por beneficios a los empleados.
Información a presentar en las notas
Cuando las partidas de ingreso o gasto sean materiales, de acuerdo con el proceso interno establecido por la Defensoría para su determinación, la Defensoría revelará de forma separada, información sobre su naturaleza e importe. En todo caso, con independencia de la materialidad, la Defensoría revelará de forma separada las partidas de ingresos o gastos relacionadas con lo siguiente:
a. Información adicional de los ingresos por concepto de Presupuesto General de la Nación, operaciones sin flujo de efectivo, multas, indemnizaciones y/o recuperaciones entre otros.
b. Ingresos y gastos financieros
c. Beneficios a los empleados
d. Depreciaciones y amortizaciones de activos
e. Deterioro del valor de los activos, reconocidos o revertido durante el periodo contable.
f. Información adicional de gastos administrativos y de operación
Estado de Cambios en el Patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro
Información a presentar en el estado en el patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio incluirá la siguiente información
a. Cada partida de ingresos y gastos del periodo que se hayan reconocido directamente en el patrimonio, según lo requerido por otras normas, y el total de estas partidas;
b. Los aumentos de capital fiscal y las variaciones de esta cuenta, derivadas de las reclasificaciones que establece la normatividad vigente
c. Los efectos de la aplicación o re expresión retroactiva reconocidos de acuerdo con la norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, para cada componente de patrimonio.
Información a presentar en las notas
La Defensoría presentará para cada componente del patrimonio, la siguiente información
a. El valor de los incrementos de capital y la destinación de los excedentes financieros
b. El sado de los resultados acumulados al inicio y al final del periodo contable, y los cambios durante el periodo;
c. Una conciliación entre los valores en libros al inicio y al final del periodo contable para cada componente del patrimonio, informando por separado cada cambio.
Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo será elaborado y presentado por la Defensoría siempre y cuando sea una obligatoriedad del marco técnico normativo, de lo contrario la Defensoría no elaborará ni presentará el estado de flujos de efectivo.
El estado de flujos de efectivo presenta los fondos provistos y utilizados por la Defensoría, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.
Los flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.
El efectivo comprende los recursos de liquidez inmediata que se registran en cuentas bancarias corrientes.
Los equivalentes de efectivo representan inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo, que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.
Cuando el total de los recursos asignados a la Defensoría del Pueblo sean administrados a través de la CUN por la DTN, la Defensoría no deberá elaborar el estado de flujos de efectivo.
Información a presentar en el estado de flujos de efectivo
Para la elaboración y presentación del Estado de flujos de efectivo, la Defensoría realizará una clasificación de los flujos de efectivo del periodo en actividades de operación, de inversión y de financiación, atendiendo la naturaleza de estas.
Actividades de operación
Son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de la entidad y aquellas que no puedan calificarse como de inversión o financiación, ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes
a. Los recaudos en efectivo procedentes de las cuentas por cobrar
b. Los pagos en efectivo a proveedores por el suministro de bienes y servicios; seguros por primas, y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas
c. Los pagos en efectivo a los empleados
d. Los pagos por concepto de impuestos
e. Los pagos en efectivo por gastos ejecutados a través de caja menor (recursos depositados en cuentas bancarias propias) y
f. Los recaudos o pagos en efectivo derivados de la resolución de litigios
Los flujos de efectivo derivados de las actividades de operación se presentarán por método directo. Según el cual se presentan, por separado, las principales categorías de recaudos y pagos en términos brutos.
Actividades de inversión
Son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas como equivalentes de efectivo. Ejemplos de flujo de efectivo por actividades de inversión son las siguientes:
a. Los pagos en efectivo por la adquisición de propiedades, planta y equipo - inmuebles
b. Los anticipos de efectivo y préstamos a terceros;
c. Los recaudos en efectivo derivados del rembolso de anticipos
Actividades de financiación
Son las actividades si se llegaran a presentar, aquellas que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la entidad.
Ejemplo de flujos de efectivo por actividades de financiación son los siguientes:
a. Los pagos en efectivo realizados por el arrendatario para reducir la deuda pendiente procedente de un arrendamiento financiero
Información a presentar en las notas
La Defensoría revelará la siguiente información
a. Los componentes de efectivo y equivalentes al efectivo (cuando aplique)
b. Una conciliación de los saldos del estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que la Defensoría presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes de efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera.
c. Cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado (uso está restringido),
d. Las transacciones de inversión o financiación que no hayan requerido el uso de efectivo o equivalente de efectivo; y
e. Un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes de efectivo y equivalentes a efectivo y, por el otro la información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior.
f. Las partidas de cada actividad que no tienen un registro directo en las cuentas bancarias, pero que, sin embargo, son partidas relevantes para la financiación del gasto de operación de la entidad, beneficiario final, cruce de cuentas y todo lo demás.
La Defensoría clasificará y revelará de forma separada, los intereses y excedentes financieros pagados como flujos de efectivo por actividades de financiación, y los intereses, excedentes financieros como flujos de efectivo por actividades de inversión.
Notas a los estados financieros
Las notas son desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática.
Estructura de las notas
La Defensoría revelará en las notas a los estados financieros lo siguiente:
a. Información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros y de las políticas contables específicas utilizadas;
b. Información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros;
c. Información comparativa mínima respecto del periodo anterior para todos los importes incluidos en los estados financieros, cuando sea relevante para entender los estados financieros del periodo corriente; y
d. Información adicional que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en estos.
La Defensoría presentará las notas de forma sistemática; para tal efecto, referenciará cada partida incluida en los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.
Revelaciones
La Defensoría revelará la siguiente información:
a. La información relativa a su naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal Para tal efecto, indicará su denominación; su naturaleza y régimen jurídico, indicando los órganos superiores de dirección y administración, y entidad a la cual está adscrita o vinculada, cuando sea el caso; su domicilio y la dirección del lugar donde desarrolla sus actividades; una descripción de la naturaleza de sus operaciones y de las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas; y los cambios ordenados que comprometen su continuidad como supresión, fusión escisión o liquidación.
b. La declaración explicita y sin reservas del cumplimiento del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual hace parte integral del Régimen de Contabilidad Pública.
c. Las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las otras políticas contables utilizadas que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros, en el resumen de políticas contables significativas.
d. Las limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto en el desarrollo normal del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad de las cifras.
e. La información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar los objetivos, las políticas y los procesos que aplica para gestionar el capital
5.3.5.2 Políticas Contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores
- Propósito
- Referencias de Normas Aplicables
- Políticas Contables
- Cambios en las Políticas contable
- Cambios en una estimación contable
- Corrección de errores de periodos anteriores
Propósito
Establecer las consideraciones que tendrá en cuenta la Defensoría para la selección y aplicación de políticas contables, que le permitirán dar uniformidad a la información financiera y que serán usadas para la preparación de los estados financieros. Así mismo se presentan los impactos en reconocimiento, medición, presentación y revelación que generarían:
Referencias de Normas Aplicables
Resolución 533 capítulo VI Numeral 4 - Políticas contables, Cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
Grupos de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política contable, estimaciones y errores está bajo la responsabilidad del grupo o grupos que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, del grupo o grupos de generadores de información, estará a cargo del Grupo de Contabilidad, así:
Todas las áreas involucradas en la generación de la información
- Garantizar que los eventos y sucesos registrados en la información contable y financiera no contienen errores y que los hechos fueron reconocidos pro causación correctamente.
- Informar al grupo de contabilidad y financiera en caso de identificarse que la información del periodo actual o un periodo anterior contiene un error sea material o inmaterial.
- Corregir tales errores de acuerdo a esta política contable
Contabilidad- Financiera
- Recepción de información de las áreas involucradas en la generación de información de los estados financieros.
- Realizar los ajustes a que haya lugar en presentación de estados financieros (re expresión)
- Garantizar que los ajustes de errores de acuerdo a la materialidad determinada por la Defensoría sean reconocidos en el periodo en el que se descubre el error, pero sin afectar los resultados sino la cuenta patrimonial correspondiente “Resultado de Ejercicios Anteriores”.
- Presentar el efecto de la corrección de errores de periodos anteriores en el Estado de Cambios en el Patrimonio.
- Revelar la información requerida por esta política contable
Políticas Contables
Las políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la Defensoría para la elaboración y presentación de estados financieros.
Las políticas contables establecidas por la Defensoría y contenidas en el Marco Normativo para entidades de gobierno serán aplicadas por la Defensoría de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares.
Sin embargo, en algunos casos específicos, se permite que la Defensoría, considerando lo definido en el Marco Normativo para entidades de gobierno y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política contable para el reconocimiento de un hecho económico, que permita mostrar la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la Defensoría atendiendo las características de representación fiel y relevancia de la información financiera; caso en el cual, se documentará la política definida en éste manual.
Ante hechos económicos que no se encuentren regulados en el Marco normativo para entidades de gobierno, que comprende, el marco conceptual; normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos procedimientos contables; guías de aplicación; el catálogo general de cuentas y la doctrina contables pública; la Defensoría solicitará a la Contaduría General de la Nación el estudio y la regulación del tema, para lo cual remitirá la información suficiente y pertinente.
Cambios en Políticas Contables
La Defensoría cambiará una política contable cuando se realice una modificación al marco normativo para entidades de gobierno o cuando, en los casos específicos que éste lo permita, la Defensoría considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y la relevancia de la información financiera.
f Para tal efecto, la Defensoría registrará el ajuste al valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vean afectadas por el cambio de política, en el periodo en el que este ocurra y re expresará para efectos de presentación de los estados financieros, los saldos iniciales (1 de enero) y finales (31 de diciembre) del periodo comparativo inmediatamente anterior para el que se presente información, de los activos, pasivos y patrimonio afectados por si cambio de política.
Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo especifico, del cambio de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que se presente información, la Defensoría aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales (1 de enero) de los activos y pasivos del periodo para el que la aplicación retroactiva sea practicable (el cual puede ser el inicio del propio periodo corriente o el inicio del periodo comparativo inmediatamente anterior) y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales de cada componente del patrimonio que se vea afectado por el cambio.
El cumplimiento de un requisito será impracticable cuando la Defensoría no pueda satisfacerlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo, así para un periodo anterior en particular, será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si los efectos de la aplicación retroactiva no son determinables; o si la aplicación retroactiva implica establecer suposiciones acerca de cuáles hubieran podido ser las intenciones de la gerencia en ese periodo.
También será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si dicha aplicación requiere estimaciones de valores significativos y si es imposible identificar objetivamente en tales estimaciones:
a) Información que suministre evidencia de las circunstancias existentes en la fecha en que tales valores se reconocieron o midieron o, de la fecha en que la correspondiente información se reveló;
b) Información que hubiera estado disponible cuando se autorizó la publicación de los estados financieros de los periodos anteriores.
De acuerdo a la norma de Presentación de Estados financieros, cuando la Defensoría haga un cambio en las políticas contables, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.
Cuando la Defensoría adopte un cambio en la política contable, revelará lo siguiente:
a) La naturaleza del cambio
b) Las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuya a la representación fiel y suministre información relevante
c) El valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el periodo actual, como en periodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que sea practicable; y
d) Una justificación de las razones por las cuales no se realizará una aplicación retroactiva por efecto del cambio en las políticas contables.
Cambios en una estimación contable
Una estimación contable es un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Ello implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas. Son estimaciones contables, entre otras, el deterioro del valor de los activos el valor residual y la vida útil de los activos depreciables, las obligaciones por beneficios a largo plazo y provisiones.
El uso de las estimaciones razonables constituye una parte fundamental del proceso contable y no menoscaba la confiabilidad de la información financiera. No obstante, si como consecuencia de obtener nueva información o de poseer más experiencia, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, esta se revisará y, de ser necesario, se ajustará. Lo anterior, no implica que esta se encuentre relacionada con periodos anteriores ni tampoco que constituya la corrección de un error, por lo cual su aplicación es prospectiva.
Un cambio en una estimación contable es el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos que afectan, bien el valor en libros de un activo o de un pasivo, o bien el consumo periódico de un activo. Estos cambios se producen tras la evaluación de la situación actual del elemento, de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes.
Un cambio en los criterios de medición aplicados implicará un cambio en una política contable y no un cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y un cambio en una estimación contable, se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable.
Los efectos que se deriven de un cambio en una estimación contable se aplicarán de manera prospectiva, afectando el resultado del periodo en el que tenga lugar el cambio si afecta solamente este periodo, o bien el resultado del periodo del cambio y de los periodos futuros que afecte. No obstante, si el cambio de estimación contable origina cambios en los activos o pasivos o se relaciona con una partida del patrimonio, este se reconocerá a través de un ajuste en el valor en libros del activo, pasivo o patrimonio en el periodo que se presente el cambio. Cuando la Defensoría realice el cambio en una estimación contable, revelará lo siguiente:
a. La naturaleza del cambio
b. El valor del cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo actual o que se espere los produzca en periodos futuros y
c. La justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros.
Corrección de errores periodos anteriores
Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la Defensoría del Pueblo, para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros. Se incluyen, entre otros, los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.
Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se autorice la publicación de los estados financieros.
La Defensoría corregirá los errores de periodos anteriores, sean materiales o no, en el periodo en el que se descubra el error, ajustando el valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vieron afectadas por este. En consecuencia, el efecto de la corrección de un error de periodos anteriores en ningún caso se incluirá en el resultado del periodo en el que se descubra el error.
En caso de errores de periodos anteriores que sean materiales, para efectos de presentación, la Defensoría re expresará de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error. Si el error ocurrió con antelación al periodo más antiguo para el que se presente información, de forma que los estados financieros se presenten como si los errores no se hubieran cometido nunca.
Cuando para efectos de presentación, sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo más antiguo para el que se presente la información, la Defensoría re expresará la información desde la fecha en la cual dicha re expresión sea practicable, o de forma prospectiva si no es practicable hacer la re expresión.
En caso de errores de periodos anteriores que sean inmateriales no se requerirá su re expresión retroactiva.
De acuerdo con la norma de Presentación de estados financieros, cuando la Defensoría corrija errores materiales de periodos anteriores, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.
Cuando la entidad efectúe una corrección de errores de periodos anteriores revelará lo siguiente:
a. La naturaleza del error de periodos anteriores;
b. El valor del ajuste para cada periodo anterior presentado, si es posible;
c. El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente la información; y
d. Una justificación de las razones por las cuales no se realizará una re expresión retroactiva por efecto de la corrección del error.
5.3.5.3 Hechos ocurridos después del periodo contable
- Propósito
- Referencia de la Normatividad Aplicable
- Áreas involucradas y responsables en la aplicación de la política
- Política contable de la Defensoría del Pueblo
- Revelaciones
Propósito
Establecer las consideraciones que tendrá en cuenta la Defensoría para determinar, los impactos en reconocimiento y revelación que generarían los hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa y su implicación en los estados financieros.
Referencia de la normatividad aplicable
Resolución 533 capítulo VI Numeral 5 Capitulo- hechos ocurridos después del periodo contable Áreas de la Defensoría involucradas y responsables en la aplicación de la política
La correcta aplicación de esta política de Hechos ocurridos después del periodo contable está bajo la responsabilidad del área que genera la información. La causación o registro contable de la información recibida, del área que genera la información, estará a cargo del Grupo de Contabilidad y financiera así:
Todas las áreas involucradas en la generación de la información
- Envío de la información al grupo de contabilidad para su causación y registro contable y/o revelaciones pertinentes.
Subdirección financiera
- Identificar y clasificar los eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros sobre el que se informa entre; los hechos que implican ajustes y los que no implican ajustes.
- Reconocer de acuerdo a la materialidad determinada por la Defensoría, los hechos que no implican ajustes en notas de información a revelar del periodo sobre el que se informa.
Política de hechos ocurridos después del periodo contable
Los hechos ocurridos después del periodo contable son todos aquellos eventos favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
El final del periodo contable se refiere al último día del periodo con el cual están relacionados los estados financieros y corresponderá al 31 de diciembre. Por su parte, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros corresponderá a la fecha en la que se apruebe que los diferentes usuarios tengan conocimiento de estos.
La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros de la Defensoría del Pueblo será la fecha establecida por la Contaduría General de la Nación para realizar la transmisión de información a través del Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), correspondiente a cada vigencia.
Pueden identificarse dos tipos de eventos: los que impliquen ajuste y los que no impliquen ajuste
1. Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste
Los que implican ajuste son aquellos hechos que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo, la Defensoría ajustará los valores reconocidos en sus estados financieros para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo contable que por su materialidad impliquen ajuste.
Para lo cual la Defensoría aplicará para el reconocimiento, medición, presentación e información a revelar la política contable a la cual corresponda el evento favorable o desfavorable.
2. Hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste
Son aquellos que indican condiciones surgidas después de este y que por su materialidad, serán objeto de revelación por parte de la Defensoría.
Revelaciones
La información revelada en las notas a los estados financieros y relacionada con las partidas objeto de ajuste se actualizarán en función de la información recibida.
Así mismo, la Defensoría del Pueblo revelará la siguiente información
a. La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros;
b. El responsable de la información
c. En caso que se requiera modificación a los estados financieros autorizados y publicados, será la Contaduría General de la Nación quien lo ordena.
d. La naturaleza de los eventos que no impliquen ajuste, y
e. La estimación del efecto financiero de los eventos que no impliquen ajuste o la aclaración de que no sea posible hacer tal estimación.