RESOLUCIÓN 1990 DE 2010
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adoptan instrumentos para implantar las acciones de mejoramiento individual, su seguimiento y efectividad para todos los funcionarios de la Defensoría del Pueblo
LA SECRETARIA GENERAL CON ASIGNACIÓN DE FUNCIONES DE DEFENSOR DEL PUEBLO,
En uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en los numerales 2 y 18 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley".
Que el artículo 269 de la Constitución Política establece que: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley".
Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y en el artículo 8 plantea, la obligación de velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación de control de gestión, según las características propias de la Entidad.
Que de acuerdo con el artículo 4 de la mencionada Ley 87 de 1993 se determina expresamente la necesidad de establecer sistemas modernos de información para facilitar la gestión y el control e implementar la "organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión".
Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”, en su artículo 1o impuso la obligación de adoptar el mencionado modelo “MECI 1000:2005”, el cual forma parte integral del citado decreto.
Que mediante Resolución 1047 del 27 de noviembre de 2006, “Por medio de la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno - MECI - 1000:2005 en la Defensoría del Pueblo”.
Que mediante Resolución 283 del 28 de marzo de 2007, “Por la cual se designa al Representante de la Dirección para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Plan de Mejoramiento por Procesos. Su responsabilidad recae directamente en cada servidor y su superior inmediato.
Fuente de la no conformidad: Es el documento donde se establece la no conformidad y objeto e la mejora por parte del servidor público. (Autoevaluación del control, autoevaluación de la gestión, la Evaluación independiente al sistema de control interno, y las recomendaciones de la auditoria interna efectuada por la oficina de control interno, y los resultados de las evaluaciones del desempeño y acuerdos de gestión)
Causa que genera la no conformidad. Dentro de las causas se deben tener en cuenta, entre otras: Falta de conocimientos establecidos para el cargo, identificando cual; el bajo desarrollo de las competencias establecidas para el cargo, identificando cuales; el puntaje obtenido dentro de los rangos normativamente establecidos, en los factores de desempeño; el acuerdo de gestión calificado con una eficacia menor a la requerida por la entidad.
Descripción del Hecho de la no conformidad. Es la irregularidad que se encuentra en el desarrollo de las actividades, procedimientos del proceso y/o conducta o comportamiento que afecta tanto el logro de los objetivos como el clima organizacional del proceso al cual pertenece el servidor público.
Descripción de la acción de mejora: Es la narración de la acción concertada para mejorar la situación o hecho encontrado. Se debe redactar empleando un verbo en infinitivo (Ej: programar, capacitar construir, etc.) que signifique una acción evidenciable de la cual se debe dejar soporte, teniendo cuidad que la acción de mejora suprima efectivamente la causa de la no conformidad.
Beneficios de la acción de mejora: Es el impacto de cumplimiento de la acción de mejora, se describen los logros positivos que se han generado con el cumplimiento de la acción de mejora
Evidencias acción de mejora: Se deben relacionar las fuentes de verificación del cumplimiento de la acción de mejora, para la verificación y/o seguimiento que pueda realizar la Oficina de Control Interno
Fecha de Cumplimiento: Plazo limite establecido para el cumplimiento para la acción de mejora.
Eficacia: Es la comprobación de que la acción de mejora implementada haya eliminado la no conformidad.
Descripción de la Efectividad: Son los efectos en la mejora del proceso, como consecuencia de la acción de mejora desplegada directa o indirectamente por el servidor público.
Observaciones: Casilla donde se deben efectuar comentarios adicionales que se considere necesarios dejar registrados
Control Interno - MECI - y del Sistema de Gestión de Calidad - SGS - en la Defensoría del Pueblo”.
Que mediante Resolución 1904 del 7 de diciembre de 2010 “Por la cual se modifica el articulo primero de la Resolución 461 del 15 de abril de 2008, mediante la cual se nombra el equipo de implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, y del Sistema de Gestión de Calidad, NTCGP 1000, en la Defensoría del Pueblo”
Que con base en las anteriores disposiciones se requiere adoptar mecanismos de autoevaluación del Sistema de Control Interno y de autoevaluación de la gestión, como base para adoptar planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual.
Con base en lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Adóptense los formatos anexos denominados “PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL” Y “ SEGUIMIENTO Y EFECTIVIDAD AL PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL”, como instrumentos para seguimiento y efectividad de los planes de mejoramiento individual, acorde con la implementación del elemento de control “Plan de Mejoramiento Individual" del MECI, los cuales son de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la Defensoría del Pueblo, en lo pertinente.
ARTÍCULO 2. INSUMOS REQUERIOS PARA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. Para la efectividad del instrumento aplicado para el seguimiento al elemento planes de mejoramiento individual, es fundamental contar con los insumos producto de la autoevaluación del control, autoevaluación de la gestión, la Evaluación independiente al sistema de control interno a través de las recomendaciones de la auditoria interna efectuada por la oficina de control interno y los resultados de las evaluaciones del desempeño ( Empleados de carrera administrativa) y de los acuerdos de gestión efectuados en la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 3. GLOSARIO. Para efectos de mantener unidad de criterio en el diligenciamiento de los instrumentos (formatos) que se adoptan por la presente resolución, se unifican los siguientes conceptos:
Definición de Plan de Mejoramiento Individual: Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
Los Planes de Mejoramiento Individual contienen los compromisos que asume el servidor con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de él. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y competencias de cada empleo, el instrumento de evaluación del desempeño, los Acuerdos de Gestión y el
ARTÍCULO 4. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA TENIENDO EN CUENTA SU EFICACIA Y/O EFECTIVIDAD. La responsabilidad de este seguimiento y verificación recae directamente en el líder del proceso al cual pertenece el servidor público como sujeto responsable directo de la acción de mejoramiento individual
La Oficina de Planeación de la Defensoría del Pueblo será la responsable de su administración, registro y control. En consecuencia, le corresponderá someter a consideración y aprobación del Comité de Coordinación de Control Interno, las modificaciones y ajustes que estime necesarias.
ARTÍCULO 5. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá, D.C., a los
GLORIA ELSA RAMÍREZ VENEGAS
Secretaria General (E)
