RESOLUCIÓN 461 DE 2008
(abril 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 606 de 2013>
Por la cual se nombra el Equipo de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad SGC en la Defensoría del Pueblo.
LA SECRETARIA GENERAL (E) CON ASIGNACIÓN DE FUNCIONES DE DEFENSOR DEL PUEBLO.
En ejercicio de sus facultades legales y constitucionales en especial las contenidas en los artículos 9o y 20 de la Ley 24 de 1992, los artículos 2o, 6o y 9o de la Ley 872 de 2003 y el artículo 6° de la Ley 87 de 1993.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 1o de la Ley 24 de 1992 determina que: “La DEFENSORÍA DEL PUEBLO es un organismo que forma parte del Ministerio Público y ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación y le corresponde esencialmente velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos. La Defensoría del Pueblo tiene autonomía administrativa y presupuestal".
Que la Constitución Política en su artículo 209 reza.”... La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley";
Que, a su vez, entre otros aspectos, el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley...”
Que, respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno también será responsabilidad de los Jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos";
Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 1o establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado decreto.
Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34, ordinal 31 señala entre los deberes de todo servidor público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de auditaría interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.
Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el anexo técnico al Sistema de Control Interno de la Entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que éste sea efectivo, eficiente y eficaz.
Que la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”, en su artículo 1o Creación del Sistema de Gestión de la Calidad: “Créase el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”.
Que el Decreto 4110 del 09 de diciembre de 2004, “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”, en su artículo 1o establece la obligación de adoptar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme el artículo 2o. de la Ley 872 de 2003, el cual forma parte Integral del citado decreto.
Que la circular 06 del 27 de junio de 2005, emitida por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública señala que la aplicación de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública debe estar a cargo de un funcionario de primer nivel, distinto al Jefe de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en cada una de las entidades, el cual tendrá a su cargo establecer los objetivos y procesos necesarios para lograr resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad, así como de los procesos y los servidores responsables de los mismos.
Que la Circular 1000-002-07 del 22 de enero de 2007, emitida por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública señala que la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004 es complementaria al Sistema de Control Interno y su adecuada armonización con el MECI persigue el doble propósito de lograr una mayor satisfacción social del ciudadano y un mejoramiento permanente de la gestión pública, por consiguiente establece que el equipo de Implementación del SGC y el MECI sea uno solo.
Que por medio de la Resolución 283 del 29 de marzo de 2007 el Defensor del Pueblo nombró al Jefe de la oficina de Planeación como representante de la entidad para el diseño e Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad SGC en la Defensoría del Pueblo.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 606 de 2013. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1904 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Conformar el Equipo para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y para el Sistema de Gestión de la Calidad SGC en la Defensoría del Pueblo, como órgano de análisis y apoyo de las actividades requeridas para la implantación, desarrollo y mantenimiento de los Sistemas del MECI y del SGC al interior de la entidad.
El Equipo de Implementación estará coordinado por el Secretario General de la entidad o su delegado, e integrado por los siguientes servidores públicos de diferentes disciplinas académicas y de diversas áreas de la Defensoría:
1. El Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas, en representación del proceso de Atención y Trámite de Quejas y un funcionario de esta Dirección.
2. El Director Nacional de Defensoría Pública, en representación del proceso de Defensoría Pública y un funcionario de esta Dirección.
3. El Director Nacional de Recursos y Acciones Judiciales, en representación del proceso de Recursos y Acciones Judiciales y un funcionario de esta Dirección.
4. El Director Nacional de Promoción y Divulgación, en representación del proceso de Educación en DDHH y un funcionario de esta Dirección.
5. El Sub-Director Financiero, en representación del proceso Gestión Financiera y un funcionario de esta Sub-Dirección.
6. El Sub-Director Administrativo, en representación del proceso Gestión Administrativa y del proceso Gestión Documental y dos funcionarios de esta Sub- Dirección.
7. El Jefe de la Oficina de Planeación, en representación del proceso de Direccionamiento Estratégico y del proceso Planeación y un funcionario de esta oficina.
8. El Jefe de la Oficina de Talento Humano, en representación del proceso Gestión del Talento Humano y un funcionario de esta oficina.
9. El Jefe de la Oficina de Sistemas, en representación del proceso Gestión de la Tecnología y un funcionario de esta oficina.
10. El Jefe de la Oficina Jurídica, en representación del proceso Apoyo Legal y un funcionario de esta oficina.
11. El Jefe de la Oficina de Prensa, en representación del proceso Comunicaciones y un funcionario de esta oficina.
12. El Jefe de la Oficina de Control Interno, en representación del proceso de Evaluación y Seguimiento y un funcionario de esta oficina.
13. Dos funcionarios del nivel profesional que representen las Defensorías Delegadas.
14. Cuatro funcionarios del nivel profesional de las Regionales.
PARÁGRAFO. Los funcionarios de cada dependencia designados para integrar el equipo MECI deben ser profesionales de planta de la entidad.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 606 de 2013> Establecer como funciones del Equipo de Implementación las siguientes:
1. Adelantar el proceso de diseño e implementación del modelo según las orientaciones del representante de la Dirección.
2. Capacitar a los servidores de la entidad en el modelo.
3. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del modelo.
4. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del modelo al representante de la Dirección, para su aplicación.
5. Adelantar, en coordinación con los servidores designados por área, las actividades requeridas para el diseño e implementación del modelo.
6. Implementar, ejecutar y mantener los procesos y procedimientos necesarios para los sistemas.
7. Promover los sistemas en toda la entidad.
8. Apoyar y dinamizar las actividades necesarias para el mantenimiento de los sistemas en la organización.
9. Revisar y evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad con base en los informes presentados por el Representante de la Dirección de acuerdo con los parámetros establecidos en las normas vigentes
10. Analizar los datos, evaluar los indicadores, tomar las acciones correctivas derivadas de las evaluaciones y proponer pautas y estrategias para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y presentar propuestas de ajustes.
11. Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la institución y que estos se efectúen considerando la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
12. Buscar el mejoramiento continuo del SGC a través de actividades, talleres y herramientas metodológicas que permitan que el servidor sea consciente de la importancia de satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios internos y externos.
13. Asegurar que los requerimientos de los usuarios se analicen, verifiquen y atiendan cabalmente.
14. Comunicar a la institución la importancia de satisfacer tanto los requisitos de los usuarios como los legales y reglamentarios.
15. Impulsar y verificar, de acuerdo con las normas institucionales, nacionales e internacionales de calidad, la coherencia de los procesos y procedimientos de la Dirección General, Regionales y Seccionales.
16. Asegurar que se revise la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad y se mantenga su integridad cuando haya cambios estructurales en la institución.
17. Asegurar la planificación y disponibilidad de recursos para el funcionamiento, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
18. Aprobar el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
19. Crear instrumentos adecuados de seguimiento y medición de los procesos y promover acciones preventivas y correctivas necesarias para garantizar el funcionamiento del SGC.
20. Las demás que señalen la ley o las normas relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 606 de 2013> El Equipo de Implementación se reunirá de manera ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando el representante de la Dirección lo determine. A estas reuniones podrán ser invitados los servidores públicos que se consideren necesarios para el análisis de los temas que así lo ameriten. De todas las reuniones se elaborará un acta.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 606 de 2013> Todos los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo están obligados a prestar su apoyo al Equipo de Implementación, en todo lo que tenga relación directa con la implementación y mantenimiento de los sistemas en la entidad.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 606 de 2013> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C. el 15 de abril de 2008
GLORIA ELSA RAMIREZ VANEGAS.
Secretaría General (E) con asignación de funciones de Defensor del Pueblo